Az MIS (menedzsment információs rendszer) összetevői és szerepe

A Facebook a világ egyik legjövedelmezőbb vállalkozása, léte az információs technológia és információs rendszerek használatától függ.

Más sikeres cégek, mint például a Google, Amazon, az eBay és a pénzintézetek – sikerük nagy része a technológiának köszönhető.

Ez az oktatóanyag bemutatja a szerepeit MIS a szervezetben, és hogyan tudja egy szervezet kihasználni az MIS előnyeit versenyelőny megszerzése érdekében.

Az adatok és információk meghatározása és a jó információ jellemzői

Az adatok nyers alaptényekre vonatkoznak, pl. egy termék ára, a megvásárolt termékek száma stb., amelyeket még nem dolgoztak fel.

Például a 6 dolláros ár és a 10 dolláros mennyiség nem ad semmilyen jelentést a vásárló számára az értékesítési ponton. Az információ olyan feldolgozott adat, amely jelentést közvetít a címzett számára.

Például, ha megszorozzuk 6 dollárt 10-zel, 60 dollárt kapunk, ami az a teljes számla, amelyet az ügyfélnek ki kell fizetnie.

A jó információnak időszerűnek és elérhetőnek kell lennie, amikor szükséges.

A jó információ jellemzői a következők.

• Pontos – az információnak mentesnek kell lennie a hibáktól és hibáktól. Ezt az adatok információvá történő feldolgozására vonatkozó szigorú előírások betartásával érik el. Például 6 + 10 dollár hozzáadásával pontatlan információkat kapnánk. Példánk pontos információja: 6 dollár 10-zel.
• teljes – a jó döntéshez szükséges összes információnak rendelkezésre kell állnia. Semminek sem szabad hiányoznia. Ha az ADÓ egy alkalmazás az ügyfélnek akkor fizetendő teljes összeg kiszámításához, akkor azt is bele kell foglalni. Ennek elhagyása félrevezetheti az ügyfelet, hogy azt gondolja, csak 60 dollárt kell fizetnie, miközben valójában adót is kell fizetnie.
• Költséghatékony – az információszerzés költsége nem haladhatja meg az információ pénzben kifejezett hasznát.
• Felhasználó-központú – az információt úgy kell bemutatni, hogy az megfeleljen a célfelhasználó információs követelményeinek. Például az operatív vezetőknek nagyon részletes információkra volt szükségük, és ezt figyelembe kell venni az operatív vezetők tájékoztatása során. Ugyanez az információ nem lenne megfelelő a felsővezetők számára, mert újra fel kellene dolgozniuk azokat. Számukra ez adat lenne és nem információ.
• jelentő – az információnak relevánsnak kell lennie a címzett számára. Az információnak közvetlenül kapcsolódnia kell ahhoz a problémához, amellyel a kívánt címzett szembesül. Ha az ICT részleg új szervert szeretne vásárolni, a laptopok 35%-os árengedményéről szóló információ ilyen esetben nem lenne releváns.
• Irányadó – az információnak megbízható forrásból kell származnia. Tegyük fel, hogy van bankszámlája, és pénzt szeretne átutalni egy másik bankszámlára, amelyen az Ön pénzneme eltér. A valutaváltó átváltási árfolyamának használata nem tekinthető mérvadónak ahhoz képest, hogy az árfolyamot közvetlenül a bankjától kapja meg.
• időszerű – az információnak rendelkezésre kell állnia, amikor szükséges. Tegyük fel, hogy cége egy másik céggel szeretne egyesülni. Az egyesülni kívánt másik társaságot értékelő információkat az egyesülés előtt meg kell adni, és elegendő időt kell hagynia az információk ellenőrzésére.

Az információ és az MIS versenyelőnye

A versenyelőny olyan pozíció, amely nyereségesebbé teszi a vállalkozást versenytársainál. Például, ha a versenytársainál alacsonyabb költséggel állít elő termékeket, akkor nyereségesebbé válik.

Az információs rendszerek képesek egy szervezetet ilyen helyzetbe segíteni. Ezt a következő módokon teszik

Operanemzeti kiválóság – a működési kiválóság a vállalkozás működésének javítására törekszik. Vegyünk egy példát egy kiskereskedelmi üzletre. A kiskereskedelmi üzletek információs rendszerek segítségével automatikusan megrendelést adhatnak le a szállítónak, amint a készletszint eléri az újrarendelési korlátot. Ez biztosítja, hogy a kiskereskedelmi üzlet soha ne fogyjon ki a készletből, és a vásárlók mindig számíthatnak rá, hogy megtalálják, amire szükségük van.

Új üzleti modellek, termékek és szolgáltatások – folytassuk a kiskereskedelmi üzlet példáját. A kiskereskedelmi üzlet webalapú rendelési rendszert vagy okostelefon-alkalmazást fejleszthet, amellyel az ügyfelek kényelmesen otthonukból vagy bárhol is vásárolhatnak termékeket. A rendelési rendszer összekapcsolható egy kézbesítési vállalkozással, és támogatja az online fizetést. Ez egy új üzleti modell ahhoz képest, hogy az ügyfelek bemennek vásárolni, és nem webalapú vagy okostelefon-alkalmazásokból teszik ezt.

Javított beszállítói és vevői kapcsolatok – a múltbeli adatokat a vevők és beszállítók igényeinek megértéséhez használjuk fel. Ezeket az adatokat azután az igényeket kielégítő szolgáltatások és termékek létrehozására használják fel. Ez hosszú távú kapcsolatokhoz vezet az ügyfelekkel és a vállalkozásokkal, ami jövedelmezőbb helyzetbe hozza a szervezetet.

Javított döntéshozatal – az információ kritikus a döntéshozatal során. Az információs rendszerek, ha hatékonyan vannak megtervezve és működtetve, olyan információt adnak ki, amely rendelkezik a jó információ fenti szakaszban leírt összes jellemzőjével. Ez lehetővé teszi a szervezet számára, hogy olyan döntéseket hozzon, amelyek hasznot hoznak a szervezetek számára.

Az MIS összetevői és kapcsolatuk

A vezetői információs rendszer öt fő összetevőből áll, nevezetesen emberekből, üzleti folyamatokból, adatokból, hardverből és szoftverből. Ezen összetevőknek együtt kell működniük az üzleti objektumok elérése érdekében.

Emberek (People) – ezek azok a felhasználók, akik az információs rendszert használják a napi üzleti tranzakciók rögzítésére. A felhasználók általában képzett szakemberek, például könyvelők, humánerőforrás-menedzserek stb. Az IKT-részleg általában rendelkezik a rendszer megfelelő működését biztosító támogató személyzettel.

Üzleti eljárások – ezek megegyeztek a legjobb gyakorlatokról, amelyek a felhasználókat és az összes többi összetevőt a hatékony munkavégzésre irányítják. Az üzleti folyamatokat az emberek dolgozzák ki, azaz a felhasználók, tanácsadók stb.

dátum – a rögzített napi üzleti tranzakciók. Egy bank esetében olyan tevékenységekről gyűjtenek adatokat, mint a befizetések, kifizetések stb.

hardver – a hardvert számítógépek, nyomtatók, hálózati eszközök stb. alkotják. A hardver biztosítja a számítási teljesítményt az adatok feldolgozásához. Hálózati és nyomtatási lehetőségeket is biztosít. A hardver felgyorsítja az adatok információvá történő feldolgozását.

szoftver – ezek a hardveren futó programok. A szoftver két nagy kategóriába sorolható, nevezetesen a rendszerszoftverre és az alkalmazásszoftverre. A rendszerszoftver a operációs rendszer azaz Windows, Mac OS és Ubuntustb. Az alkalmazásszoftverek olyan speciális szoftverekre utalnak, amelyek olyan üzleti feladatok elvégzésére szolgálnak, mint pl Payroll program, bankrendszer, értékesítési pont rendszer stb.

Porter értéklánca

Gondoljon egy olyan cégre, mint az Apple Inc. Miért sikeresek? Miért szeretik és vásárolják meg az ügyfelek az iPhone-t? Ez azért van, mert az iPhone értéket ad az életükhöz. Ez az oka annak, hogy az Apple Inc. sikeres vállalkozás. Az értéklánc olyan tevékenységekre utal, amelyeket a vállalat azért végez, hogy értéket teremtsen ügyfelei számára.

Az értéklánc koncepcióját Michael Porter dolgozta ki. A Porter értékláncának két tevékenysége van, nevezetesen;

• Elsődleges tevékenységek – ezek a termékek/szolgáltatások létrehozásához, marketinghez és értékesítéshez, támogatáshoz kapcsolódó tevékenységek. Az elsődleges tevékenységek a bejövő logisztikát, a műveleteket, a kimenő logisztikát, a marketinget és az értékesítést, valamint a szolgáltatást foglalják magukban.
• Támogató tevékenységek – ezek az elsődleges tevékenységeket támogató tevékenységek. A támogató tevékenységek beszerzésből (beszerzésből), humánerőforrás menedzsmentből, technológiai fejlesztésből és infrastruktúrából állnak.

Az alábbi ábra az értékláncot mutatja be

Az alábbi ábra az Apple Inc. értékláncát mutatja be.

Az értéklánc általános célja, hogy segítsen egy vállalkozásnak versenyelőnyhöz jutni. A versenyelőny egy vállalkozás azon piaci pozíciója, amely nyereségesebbé teszi, mint közvetlen versenytársai.

Az IT befolyása a szervezeti célokra

A szervezeti célok a szervezet célkitűzéseire és küldetésére vonatkoznak, különösen hosszú távon. Függetlenül attól, hogy egy szervezet milyen típusú vállalkozást folytat, az általános cél az, hogy értéket teremtsen az ügyfelek vagy ügyfelek számára, ahogyan azt a fenti szakaszban leírtuk.

Az üzleti információs technológia összehangolása az információs technológia felhasználásával foglalkozik az üzleti célok hatékony elérése érdekében.

A két leggyakoribb módja annak, hogy egy szervezet értéket biztosítson, ha minőségi terméket kínál a versenytársnál alacsonyabb áron, vagy magas áron, de több olyan funkcióval, amely hozzáadott értéket biztosít az ügyfelek számára.

Az információs technológia lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy olcsóbban és a lehető legrövidebb időn belül nagy mennyiségű adatot dolgozzanak fel és elemezzenek. Ez lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy minőségi termékeket kínáljanak olcsóbb áron.

Vegyünk egy banki példát. A bank használhatja az ATM-et, hogy lehetővé tegye az ügyfelek számára a pénzfelvételt, és más automatizált eszközöket is befizethet. A kérdésekkel rendelkező ügyfelek egy olyan webhelyre irányíthatók, amely gyakran feltett kérdéseket tartalmaz. Magánszemélyek és vállalkozások is megtekinthetik a kivonatokat az interneten, ha előfizetnek internetbanki szolgáltatásra.

A fenti informatikai üzleti gyakorlatok csökkentik az üzletvitel és az új termékek és szolgáltatások létrehozásának költségeit. A csökkentett üzleti költségek lehetővé teszik a bank számára, hogy csökkentse a banki költségeket, így minőségi terméket vagy szolgáltatást kínál olcsóbban.

Összegzésként

Az üzleti egységek azért léteznek, hogy profitot termeljenek. A nonprofit szervezetek azért léteznek, hogy minőségi szolgáltatásokat vagy termékeket költséghatékonyan nyújtsanak.

A szervezet típusától függetlenül az MIS-nek nagy szerepe van a célok elérésében.

Az MIS lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy megalapozott döntéseket hozzanak azáltal, hogy információkkal látják el a döntéshozókat.