एमआईएस क्या है? इसका पूरा रूप और अर्थ क्या है?

एमआईएस क्या है?

एमआईएस सूचना प्रौद्योगिकी, लोगों और व्यावसायिक प्रक्रियाओं का उपयोग डेटा को रिकॉर्ड करने, संग्रहीत करने और संसाधित करने के लिए किया जाता है ताकि ऐसी जानकारी तैयार की जा सके जिसका उपयोग निर्णयकर्ता दिन-प्रतिदिन के निर्णय लेने के लिए कर सकें। MIS का पूरा नाम है प्रबंधन सूचना प्रणालीएमआईएस का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि...tracविभिन्न स्रोतों से डेटा एकत्र करें और ऐसे निष्कर्ष निकालें जो व्यवसायिक विकास को गति प्रदान करें।

एमआईएस की आवश्यकता

निम्नलिखित कुछ औचित्य हैं जिनके लिए एमआईएस प्रणाली.

• निर्णयकर्ताओं को प्रभावी निर्णय लेने के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है। प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) इसे संभव बनाती है।
• एमआईएस प्रणालियाँ संगठन के भीतर और बाहर संचार को सुगम बनाती हैं संगठन के कर्मचारी दैनिक कार्यों के लिए आवश्यक जानकारी आसानी से प्राप्त कर सकते हैं। लघु संदेश सेवा (एसएमएस) और ईमेल जैसी सुविधाओं के माध्यम से संगठन द्वारा उपयोग किए जा रहे एमआईएस सिस्टम से ही ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ संवाद करना संभव हो जाता है।
• रिकॉर्ड कीping - प्रबंधन सूचना प्रणाली किसी संगठन के सभी व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करती है और लेनदेन के लिए संदर्भ बिंदु प्रदान करती है।

एमआईएस के घटक

एक सामान्य एमआईएस (प्रबंधन सूचना प्रणाली) के प्रमुख घटक निम्नलिखित हैं:

• स्टाफ़ – सूचना प्रणाली का उपयोग करने वाले लोग
• जानकारी - वह डेटा जिसे सूचना प्रणाली रिकॉर्ड करती है
• व्यावसायिक प्रक्रियाएँ - डेटा को रिकॉर्ड करने, संग्रहीत करने और उसका विश्लेषण करने के लिए प्रक्रियाएं लागू की गईं
• हार्डवेयर - इनमें सर्वर, वर्कस्टेशन, नेटवर्किंग उपकरण, प्रिंटर आदि शामिल हैं।
• सॉफ्टवेयर - ये डेटा को संभालने के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले प्रोग्राम हैं। इनमें स्प्रेडशीट प्रोग्राम, डेटाबेस सॉफ़्टवेयर आदि जैसे प्रोग्राम शामिल हैं।

सूचना प्रणालियों के प्रकार

उपयोगकर्ता द्वारा उपयोग की जाने वाली सूचना प्रणाली का प्रकार संगठन में उनके स्तर पर निर्भर करता है। नीचे दिया गया आरेख संगठन में उपयोगकर्ताओं के तीन प्रमुख स्तरों और उनके द्वारा उपयोग की जाने वाली सूचना प्रणाली के प्रकार को दर्शाता है।

लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली (टीपीएस)

इस प्रकार की सूचना प्रणाली का उपयोग किसी व्यवसाय के दिन-प्रतिदिन के लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। लेन-देन प्रसंस्करण प्रणाली का एक उदाहरण पॉइंट ऑफ़ सेल (POS) प्रणाली है। POS प्रणाली का उपयोग दैनिक बिक्री को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।

प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस)

प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) का उपयोग सामरिक प्रबंधकों को अर्ध-संरचित निर्णय लेने में मार्गदर्शन करने के लिए किया जाता है। लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली से प्राप्त आउटपुट को एमआईएस प्रणाली के इनपुट के रूप में उपयोग किया जाता है।

निर्णय समर्थन प्रणाली (डीएसएस)

उच्च स्तरीय प्रबंधक अर्ध-संरचित और असंरचित निर्णय लेने के लिए निर्णय समर्थन प्रणालियों का उपयोग करते हैं। प्रबंधन सूचना प्रणाली से प्राप्त जानकारी को निर्णय समर्थन प्रणाली में इनपुट के रूप में उपयोग किया जाता है। डीएसएस प्रणालियाँ बाहरी स्रोतों जैसे वर्तमान बाजार स्थितियों, प्रतिस्पर्धा आदि से भी डेटा इनपुट प्राप्त करती हैं।

मैनुअल सूचना प्रणाली बनाम कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली (एमआईएस)

डेटा किसी भी व्यावसायिक इकाई का रक्तप्रवाह है। किसी संगठन में हर किसी को निर्णय लेने के लिए जानकारी की आवश्यकता होती है। सूचना प्रणाली डेटा को रिकॉर्ड करने, संग्रहीत करने और जानकारी प्राप्त करने का एक संगठित तरीका है।

इस अनुभाग में, हम मैनुअल सूचना प्रणाली बनाम कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली पर विचार करेंगे।

मैनुअल सूचना प्रणाली

मैन्युअल सूचना प्रणाली किसी भी कम्प्यूटरीकृत डिवाइस का उपयोग नहीं करती है। डेटा की रिकॉर्डिंग, भंडारण और पुनर्प्राप्ति उन लोगों द्वारा मैन्युअल रूप से की जाती है, जो सूचना प्रणाली के लिए जिम्मेदार हैं।

मैनुअल सूचना प्रणाली के प्रमुख घटक निम्नलिखित हैं:

• लोग - लोग सूचना प्रणाली के प्राप्तकर्ता हैं।
• व्यावसायिक प्रक्रियाएँ – ये ऐसे उपाय हैं जो डेटा के प्रसंस्करण, भंडारण, विश्लेषण और सूचना उत्पादन के नियमों को परिभाषित करते हैं
• डेटा - ये दिन-प्रतिदिन दर्ज किए गए लेनदेन हैं
• भरण तंत्र - यह जानकारी संग्रहीत करने का एक व्यवस्थित तरीका है
• रिपोर्ट- रिपोर्टें फाइलिंग सिस्टम से डेटा का मैन्युअल रूप से विश्लेषण करने और उसे संकलित करने के बाद तैयार की जाती हैं।

निम्नलिखित आरेख दर्शाता है कि एक विशिष्ट मैनुअल सूचना प्रणाली कैसे काम करती है:

मैनुअल सूचना प्रणाली के लाभ और हानियाँ

लाभ:

मैनुअल सूचना प्रणालियों के निम्नलिखित लाभ हैं:

• प्रभावी लागत - यह कम्प्यूटरीकृत प्रणाली की तुलना में सस्ता है क्योंकि इसमें सर्वर, वर्कस्टेशन, प्रिंटर आदि जैसे महंगे उपकरण खरीदने की आवश्यकता नहीं होती है।
• लचीला - उभरती हुई व्यावसायिक आवश्यकताओं को आसानी से व्यावसायिक प्रक्रियाओं में शामिल किया जा सकता है और तुरंत क्रियान्वित किया जा सकता है

नुकसान:

मैनुअल सूचना प्रणाली के कुछ नुकसान निम्नलिखित हैं:

• बहुत समय लगेगा - सभी डेटा प्रविष्टियों को फाइल करने से पहले सत्यापित करने की आवश्यकता होती है, यह मनुष्यों द्वारा किया जाने वाला समय लेने वाला कार्य है। फाइलिंग सिस्टम से डेटा प्राप्त करने में भी काफी समय लगता है
• त्रुटि प्रवण - कम्प्यूटरीकृत प्रणालियों द्वारा किए गए सत्यापन और मान्यता की तुलना में, जब डेटा को मानव द्वारा सत्यापित और मान्य किया जाता है, तो उसमें त्रुटियों की संभावना अधिक होती है।
• सुरक्षा की कमी - मैनुअल सिस्टम की सुरक्षा फ़ाइल रूम तक पहुँच को प्रतिबंधित करके लागू की जाती है। अनुभव से पता चलता है कि अनधिकृत लोग आसानी से फ़ाइलिंग रूम तक पहुँच सकते हैं
• डेटा का दोहराव – किसी संगठन के अधिकांश विभागों को एक ही डेटा तक पहुंच की आवश्यकता होती है। मैन्युअल सिस्टम में, इस डेटा की डुप्लिकेट कॉपी बनाना आम बात है ताकि यह सभी अधिकृत उपयोगकर्ताओं के लिए आसानी से उपलब्ध हो सके। चुनौती तब आती है जब उसी डेटा को अपडेट करने की आवश्यकता होती है।
• डेटा असंगतता – डेटा के दोहराव के कारण, एक फ़ाइल में डेटा अपडेट करना और अन्य फ़ाइलों को अपडेट न करना बहुत आम बात है। इससे डेटा असंगतता होती है
• बैकअप का अभाव – यदि फाइलें खो जाती हैं या उनके साथ दुर्व्यवहार होता है, तो डेटा को पुनर्प्राप्त करने की संभावना लगभग शून्य होती है।

कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली

कम्प्यूटरीकृत प्रणालियों को मैन्युअल सूचना प्रणालियों की चुनौतियों का समाधान करने के लिए विकसित किया गया था। मैन्युअल और कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली के बीच मुख्य अंतर यह है कि कम्प्यूटरीकृत प्रणाली सूचना को रिकॉर्ड करने, संग्रहीत करने, विश्लेषण करने और पुनः प्राप्त करने के लिए सॉफ़्टवेयर और हार्डवेयर के संयोजन का उपयोग करती है।

कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली (एमआईएस) के लाभ और नुकसान

कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली के निम्नलिखित लाभ और हानियां हैं।

लाभ:

कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणालियों के निम्नलिखित लाभ हैं:

• तेज़ डेटा प्रसंस्करण और सूचना पुनर्प्राप्ति – यह कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली का सबसे बड़ा लाभ है। यह डेटा को प्रोसेस करता है और सूचना को तेज़ गति से प्राप्त करता है। इससे क्लाइंट/ग्राहक सेवा में सुधार होता है
• बेहतर डेटा सटीकता – मैन्युअल प्रणाली की तुलना में कम्प्यूटरीकृत प्रणाली में डेटा सत्यापन और सत्यापन जांच को लागू करना आसान है।
• बेहतर सुरक्षा - डेटाबेस सर्वर तक पहुंच को प्रतिबंधित करने के अलावा, कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली उपयोगकर्ता प्रमाणीकरण, बायोमेट्रिक प्रमाणीकरण प्रणाली, पहुंच अधिकार नियंत्रण आदि जैसे अन्य सुरक्षा नियंत्रणों को भी लागू कर सकती है।
• डेटा दोहराव में कमी – डेटाबेस सिस्टम इस तरह से डिज़ाइन किए गए हैं कि डेटा की पुनरावृत्ति कम से कम हो। इसका मतलब है कि एक विभाग में डेटा अपडेट करने पर वह स्वचालित रूप से अन्य विभागों के लिए भी उपलब्ध हो जाता है।
• बेहतर बैकअप सिस्टम – आधुनिक तकनीक के साथ, बैकअप को क्लाउड में संग्रहीत किया जा सकता है, जिससे डेटा को पुनर्प्राप्त करना आसान हो जाता है यदि डेटा को संग्रहीत करने के लिए उपयोग किए जाने वाले हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर के साथ कुछ हुआ हो
• सूचना तक आसान पहुंच – अधिकांश व्यावसायिक अधिकारियों को यात्रा करने की आवश्यकता होती है और फिर भी वे सूचना के आधार पर निर्णय लेने में सक्षम होते हैं। वेब और मोबाइल प्रौद्योगिकियां कहीं से भी डेटा तक पहुंच को संभव बनाती हैं।

नुकसान:

• इसे स्थापित करना और कॉन्फ़िगर करना महंगा है – संगठन को सूचना प्रणाली को चलाने के लिए हार्डवेयर और आवश्यक सॉफ़्टवेयर खरीदना होगा। इसके अलावा, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को संशोधित करने की आवश्यकता होगी, और कर्मचारियों को कम्प्यूटरीकृत सूचना प्रणाली का उपयोग करने के तरीके के बारे में प्रशिक्षित करने की आवश्यकता होगी।
• प्रौद्योगिकी पर भारी निर्भरता – यदि हार्डवेयर या सॉफ्टवेयर में कुछ ऐसा घटित हो जाए जिससे वह काम करना बंद कर दे, तो सूचना तक तब तक नहीं पहुंचा जा सकता जब तक कि आवश्यक हार्डवेयर या सॉफ्टवेयर को प्रतिस्थापित नहीं कर दिया जाता।
• धोखाधड़ी का खतरा – यदि उचित नियंत्रण और जांच नहीं की गई है, तो घुसपैठिया अनधिकृत लेनदेन पोस्ट कर सकता है, जैसे कि ऐसे माल का चालान जो कभी वितरित ही नहीं किया गया, आदि।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न