एमआईएस (प्रबंधन सूचना प्रणाली) के घटक और भूमिका

फेसबुक दुनिया के सबसे लाभदायक व्यवसायों में से एक है, और इसका संपूर्ण अस्तित्व सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना प्रणालियों के उपयोग पर निर्भर करता है।

गूगल जैसी अन्य सफल कम्पनियां भी... Amazon, ईबे, और वित्तीय संस्थाएं- उनकी अधिकांश सफलता प्रौद्योगिकी के कारण है।

यह ट्यूटोरियल निम्नलिखित की भूमिकाओं पर नज़र डालेगा एमआईएस संगठन में क्या चल रहा है और कैसे कोई संगठन प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्राप्त करने के लिए एमआईएस का लाभ उठा सकता है।

डेटा और सूचना की परिभाषा और अच्छी सूचना की विशेषताएं

डेटा से तात्पर्य कच्चे बुनियादी तथ्यों से है, जैसे किसी उत्पाद की कीमत, खरीदे गए उत्पादों की संख्या आदि, जिन पर अभी तक प्रक्रिया नहीं की गई है।

उदाहरण के लिए, 6 डॉलर की कीमत और 10 डॉलर की मात्रा किसी ग्राहक को बिक्री केंद्र पर कोई अर्थ नहीं बताती। सूचना को संसाधित डेटा होना चाहिए जो प्राप्तकर्ता को अर्थ बताता हो।

उदाहरण के लिए, $6 को 10 से गुणा करने पर $60 प्राप्त होता है, जो कि ग्राहक द्वारा भुगतान किया जाने वाला कुल बिल है।

अच्छी जानकारी समय पर और जरूरत पड़ने पर उपलब्ध होनी चाहिए।

अच्छी जानकारी की विशेषताएँ निम्नलिखित हैं।

• Accurate, सटीक - जानकारी में कोई त्रुटि या गलती नहीं होनी चाहिए। डेटा को सूचना में बदलने के लिए सख्त निर्धारित मानकों का पालन करके इसे हासिल किया जाता है। उदाहरण के लिए, $6 + 10 जोड़ने पर हमें गलत जानकारी मिलेगी। हमारे उदाहरण के लिए सटीक जानकारी $6 को 10 से गुणा करना है।
• पूर्ण - एक अच्छा निर्णय लेने के लिए आवश्यक सभी जानकारी उपलब्ध होनी चाहिए। कुछ भी छूटना नहीं चाहिए। यदि कर ग्राहक द्वारा भुगतान की जाने वाली कुल राशि की गणना के लिए एक आवेदन है, तो इसे भी शामिल किया जाना चाहिए। इसे छोड़ देने से ग्राहक को यह सोचने में गुमराह किया जा सकता है कि उन्हें केवल $60 का भुगतान करना चाहिए, जबकि वास्तव में, उन्हें कर भी देना होगा।
• प्रभावी लागत - सूचना प्राप्त करने की लागत मौद्रिक दृष्टि से सूचना के लाभ से अधिक नहीं होनी चाहिए।
• उपयोगकर्ता के ध्यान केंद्रित - जानकारी को इस तरह से प्रस्तुत किया जाना चाहिए कि यह लक्षित उपयोगकर्ता की सूचना आवश्यकताओं को संबोधित करे। उदाहरण के लिए, परिचालन प्रबंधकों को बहुत विस्तृत जानकारी की आवश्यकता होती है, और परिचालन प्रबंधकों को जानकारी प्रस्तुत करते समय इस पर विचार किया जाना चाहिए। वही जानकारी वरिष्ठ प्रबंधकों के लिए उपयुक्त नहीं होगी क्योंकि उन्हें इसे फिर से संसाधित करना होगा। उनके लिए, यह डेटा होगा और जानकारी नहीं।
• रिपोर्ट कर रहा है - जानकारी प्राप्तकर्ता के लिए प्रासंगिक होनी चाहिए। जानकारी सीधे उस समस्या से संबंधित होनी चाहिए जिसका सामना इच्छित प्राप्तकर्ता कर रहा है। यदि आईसीटी विभाग एक नया सर्वर खरीदना चाहता है, तो लैपटॉप पर 35% छूट की बात करने वाली जानकारी ऐसी स्थिति में प्रासंगिक नहीं होगी।
• आधिकारिक - जानकारी विश्वसनीय स्रोत से आनी चाहिए। मान लीजिए कि आपके पास एक बैंक खाता है और आप किसी दूसरे बैंक खाते में पैसे ट्रांसफर करना चाहते हैं जो आपकी मुद्रा से अलग मुद्रा का उपयोग करता है। ब्यूरो डी चेंज से विनिमय दर का उपयोग करना आपके बैंक से सीधे विनिमय दर प्राप्त करने की तुलना में आधिकारिक नहीं माना जाएगा।
• समय पर - जानकारी तब उपलब्ध होनी चाहिए जब इसकी आवश्यकता हो। मान लीजिए कि आपकी कंपनी किसी दूसरी कंपनी के साथ विलय करना चाहती है। जिस दूसरी कंपनी के साथ आप विलय करना चाहते हैं, उसका मूल्यांकन करने वाली जानकारी विलय से पहले प्रदान की जानी चाहिए, और आपके पास जानकारी को सत्यापित करने के लिए पर्याप्त समय होना चाहिए।

सूचना और एमआईएस का प्रतिस्पर्धात्मक लाभ

प्रतिस्पर्धात्मक लाभ वह स्थिति है जो किसी व्यवसाय को उसके प्रतिस्पर्धियों की तुलना में अधिक लाभदायक बनाती है। उदाहरण के लिए, अपने प्रतिस्पर्धियों की तुलना में कम लागत पर उत्पाद बनाना आपको अधिक लाभदायक बनाता है।

सूचना प्रणालियों में किसी संगठन को ऐसी स्थिति में लाने में मदद करने की क्षमता होती है। वे निम्नलिखित तरीकों से ऐसा करते हैं

Operaराष्ट्रीय उत्कृष्टता - परिचालन उत्कृष्टता व्यवसाय के संचालन में सुधार करना चाहती है। आइए एक खुदरा स्टोर का उदाहरण लेते हैं। एक खुदरा स्टोर सूचना प्रणाली का उपयोग करके स्वचालित रूप से आपूर्तिकर्ता के साथ ऑर्डर दे सकता है जब इन्वेंट्री का स्तर पुनः ऑर्डर सीमा तक पहुँच जाता है। यह सुनिश्चित करता है कि खुदरा स्टोर में कभी भी इन्वेंट्री खत्म न हो और ग्राहक हमेशा अपनी ज़रूरत की चीज़ें पाने के लिए इस पर भरोसा कर सकें।

नये व्यापार मॉडल, उत्पाद और सेवाएँ - चलिए रिटेल स्टोर के उदाहरण के साथ आगे बढ़ते हैं। रिटेल स्टोर एक वेब आधारित ऑर्डर सिस्टम या स्मार्टफोन एप्लीकेशन विकसित कर सकता है जिसका उपयोग ग्राहक अपने घर या जहाँ भी वे हों, आराम से सामान खरीदने के लिए कर सकते हैं। ऑर्डर सिस्टम को डिलीवरी व्यवसाय से जोड़ा जा सकता है और ऑनलाइन भुगतान के लिए समर्थन हो सकता है। यह ग्राहकों द्वारा खरीदारी करने के लिए चलने की तुलना में एक नया व्यवसाय मॉडल है, न कि वेब आधारित या स्मार्टफोन ऐप से।

आपूर्तिकर्ता और ग्राहक संबंधों में सुधार - ऐतिहासिक डेटा का उपयोग ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं की ज़रूरतों को समझने के लिए किया जाता है। फिर इस डेटा का उपयोग उन सेवाओं और उत्पादों को बनाने के लिए किया जाता है जो ज़रूरतों को पूरा करते हैं। इससे ग्राहकों और व्यवसाय के साथ दीर्घकालिक संबंध बनते हैं जो संगठन को अधिक लाभदायक स्थिति में रखते हैं।

बेहतर निर्णय लेना - निर्णय लेते समय सूचना महत्वपूर्ण होती है। यदि सूचना प्रणाली को कुशलतापूर्वक डिजाइन और संचालित किया जाए, तो वह ऐसी सूचना आउटपुट करेगी जिसमें उपरोक्त अनुभाग में वर्णित अच्छी सूचना की सभी विशेषताएँ होंगी। यह किसी संगठन को ऐसे निर्णय लेने में सक्षम बनाता है जो संगठन को लाभ पहुँचाएँगे।

एमआईएस के घटक और उनका संबंध

प्रबंधन सूचना प्रणाली पाँच प्रमुख घटकों से बनी होती है, अर्थात् लोग, व्यावसायिक प्रक्रियाएँ, डेटा, हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर। व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए इन सभी घटकों को एक साथ काम करना चाहिए।

स्टाफ़ - ये वे उपयोगकर्ता हैं जो दिन-प्रतिदिन के व्यावसायिक लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए सूचना प्रणाली का उपयोग करते हैं। उपयोगकर्ता आमतौर पर योग्य पेशेवर होते हैं जैसे कि एकाउंटेंट, मानव संसाधन प्रबंधक, आदि। आईसीटी विभाग में आमतौर पर सहायक कर्मचारी होते हैं जो यह सुनिश्चित करते हैं कि सिस्टम ठीक से चल रहा है।

व्यावसायिक प्रक्रियाएँ - ये सर्वोत्तम प्रथाओं पर सहमति है जो उपयोगकर्ताओं और अन्य सभी घटकों को कुशलतापूर्वक काम करने के तरीके के बारे में मार्गदर्शन करती हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाएँ लोगों द्वारा विकसित की जाती हैं, अर्थात उपयोगकर्ता, सलाहकार, आदि।

जानकारी - प्रतिदिन दर्ज किए गए व्यावसायिक लेनदेन। बैंक के लिए, जमा, निकासी आदि जैसी गतिविधियों से डेटा एकत्र किया जाता है।

हार्डवेयर - हार्डवेयर कंप्यूटर, प्रिंटर, नेटवर्किंग डिवाइस आदि से बना होता है। हार्डवेयर डेटा को प्रोसेस करने के लिए कंप्यूटिंग पावर प्रदान करता है। यह नेटवर्किंग और प्रिंटिंग क्षमताएं भी प्रदान करता है। हार्डवेयर डेटा को सूचना में बदलने की प्रक्रिया को तेज़ करता है।

सॉफ्टवेयर - ये ऐसे प्रोग्राम हैं जो हार्डवेयर पर चलते हैं। सॉफ्टवेयर को दो प्रमुख श्रेणियों में विभाजित किया गया है, अर्थात् सिस्टम सॉफ्टवेयर और एप्लीकेशन सॉफ्टवेयर। सिस्टम सॉफ्टवेयर से तात्पर्य है ऑपरेटिंग सिस्टम यानी Windows, मैक ओएस, और Ubuntu, आदि। अनुप्रयोग सॉफ्टवेयर व्यवसाय कार्यों को पूरा करने के लिए विशेष सॉफ्टवेयर को संदर्भित करता है जैसे पेरोल कार्यक्रम, बैंकिंग प्रणाली, बिक्री केन्द्र प्रणाली, आदि।

पोर्टर की मूल्य श्रृंखला

एप्पल इंक जैसी कंपनी के बारे में सोचें। वे सफल क्यों हैं? ग्राहक iPhone क्यों पसंद करते हैं और खरीदते हैं? ऐसा इसलिए है क्योंकि iPhone उनके जीवन में मूल्य जोड़ता है। यही कारण है कि एप्पल इंक एक सफल व्यवसाय है। मूल्य श्रृंखला उन गतिविधियों को संदर्भित करती है जो एक कंपनी अपने ग्राहकों के लिए मूल्य बनाने के लिए करती है।

मूल्य श्रृंखला की अवधारणा माइकल पोर्टर द्वारा विकसित की गई थी। पोर्टर की मूल्य श्रृंखला में दो गतिविधियाँ हैं;

• प्राथमिक गतिविधियाँ - ये ऐसी गतिविधियाँ हैं जो उत्पाद/सेवाएँ बनाने, विपणन और बिक्री, तथा सहायता से संबंधित हैं। प्राथमिक गतिविधियों में इनबाउंड लॉजिस्टिक्स, संचालन, आउटबाउंड लॉजिस्टिक्स, विपणन और बिक्री, तथा सेवा शामिल हैं।
• सहायक गतिविधियाँ - ये वे गतिविधियाँ हैं जो प्राथमिक गतिविधियों का समर्थन करती हैं। सहायक गतिविधियों में खरीद (क्रय), मानव संसाधन प्रबंधन, तकनीकी विकास और बुनियादी ढाँचा शामिल हैं।

निम्नलिखित आरेख मूल्य श्रृंखला को दर्शाता है

निम्नलिखित चित्रण एप्पल इंक. के लिए मूल्य श्रृंखला को दर्शाता है।

मूल्य श्रृंखला का समग्र लक्ष्य किसी व्यवसाय को प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्राप्त करने में मदद करना है। प्रतिस्पर्धात्मक लाभ किसी व्यवसाय की बाज़ार में वह स्थिति है जो उसे उसके प्रत्यक्ष प्रतिस्पर्धियों की तुलना में अधिक लाभदायक बनाती है।

संगठनात्मक लक्ष्यों पर आईटी का प्रभाव

संगठनात्मक लक्ष्य संगठन के उद्देश्यों और मिशन को संदर्भित करते हैं, विशेष रूप से दीर्घकालिक रूप से। कोई भी संगठन जिस भी प्रकार का व्यवसाय करता है, उसका समग्र लक्ष्य ग्राहकों या क्लाइंट के लिए मूल्य बनाना होता है, जैसा कि ऊपर दिए गए अनुभाग में बताया गया है।

व्यावसायिक सूचना प्रौद्योगिकी संरेखण का संबंध व्यावसायिक लक्ष्यों को प्रभावी ढंग से प्राप्त करने के लिए सूचना प्रौद्योगिकी का उपयोग करने से है।

किसी संगठन द्वारा मूल्य प्रदान करने के दो सबसे सामान्य तरीके हैं - प्रतिस्पर्धी की तुलना में कम कीमत पर गुणवत्तापूर्ण उत्पाद की पेशकश करना, या अधिक कीमत पर लेकिन अधिक सुविधाओं के साथ, जो ग्राहकों के लिए मूल्य जोड़ते हैं।

सूचना प्रौद्योगिकी व्यवसायों को कम लागत पर और कम से कम समय में बड़ी मात्रा में डेटा को संसाधित और विश्लेषण करने में सक्षम बनाती है। यह संगठनों को सस्ती कीमत पर गुणवत्तापूर्ण उत्पाद प्रदान करने में सक्षम बनाता है।

आइए एक बैंक का उदाहरण लेते हैं। बैंक ग्राहकों को पैसे निकालने के लिए एटीएम और पैसे जमा करने के लिए अन्य स्वचालित साधनों का उपयोग कर सकता है। प्रश्नों वाले ग्राहकों को एक वेबसाइट पर निर्देशित किया जा सकता है, जिस पर अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न होते हैं। यदि वे इंटरनेट बैंकिंग की सदस्यता लेते हैं तो व्यक्ति और व्यवसाय दोनों ही ऑनलाइन स्टेटमेंट देख सकते हैं।

उपरोक्त आईटी व्यवसाय प्रथाओं से व्यवसाय करने और नए उत्पाद और सेवाएँ बनाने की लागत कम हो जाती है। व्यवसाय करने की लागत कम होने से बैंक को बैंक शुल्क कम करने में मदद मिलती है, इसलिए, सस्ती दर पर गुणवत्तापूर्ण उत्पाद या सेवा प्रदान की जाती है।

सारांश

व्यावसायिक संस्थाएँ लाभ कमाने के लिए अस्तित्व में हैं। गैर-लाभकारी संगठन गुणवत्तापूर्ण सेवाएँ या लागत प्रभावी उत्पाद प्रदान करने के लिए अस्तित्व में हैं।

संगठन के प्रकार की परवाह किए बिना, उद्देश्यों को प्राप्त करने में एमआईएस की प्रमुख भूमिका होती है।

एमआईएस निर्णयकर्ताओं को सूचना उपलब्ध कराकर संगठनों को सही निर्णय लेने में सक्षम बनाता है।