एमआईएस (प्रबंधन सूचना प्रणाली) के घटक

फेसबुक दुनिया के सबसे लाभदायक व्यवसायों में से एक है, और इसका संपूर्ण अस्तित्व सूचना प्रौद्योगिकी और सूचना प्रणालियों के उपयोग पर निर्भर करता है।

गूगल जैसी अन्य सफल कंपनियां, AmazoneBay और वित्तीय संस्थानों जैसी कंपनियों की अधिकांश सफलता प्रौद्योगिकी की बदौलत है।

यह ट्यूटोरियल निम्नलिखित की भूमिकाओं पर नज़र डालेगा एमआईएस संगठन में क्या चल रहा है और कैसे कोई संगठन प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्राप्त करने के लिए एमआईएस का लाभ उठा सकता है।

डेटा और सूचना की परिभाषा और अच्छी सूचना की विशेषताएं

डेटा से तात्पर्य कच्चे बुनियादी तथ्यों से है, जैसे कि किसी उत्पाद की कीमत, खरीदे गए उत्पादों की संख्या आदि, जिन्हें अभी तक संसाधित नहीं किया गया है।

उदाहरण के लिए, 6 डॉलर की कीमत और 10 डॉलर की मात्रा किसी ग्राहक को बिक्री केंद्र पर कोई अर्थ नहीं बताती। सूचना को संसाधित डेटा होना चाहिए जो प्राप्तकर्ता को अर्थ बताता हो।

उदाहरण के लिए, $6 को 10 से गुणा करने पर $60 प्राप्त होता है, जो कि ग्राहक द्वारा भुगतान किया जाने वाला कुल बिल है।

अच्छी जानकारी समय पर और आवश्यकता पड़ने पर उपलब्ध होनी चाहिए। अच्छी जानकारी की निम्नलिखित विशेषताएं हैं।

• Accurate, सटीक जानकारी त्रुटियों और गलतियों से मुक्त होनी चाहिए। यह जानकारी में डेटा को संसाधित करने के लिए निर्धारित सख्त मानकों का पालन करके प्राप्त किया जाता है। उदाहरण के लिए, $6 + 10 जोड़ने से हमें गलत जानकारी मिलेगी। हमारे उदाहरण के लिए, सही जानकारी $6 को 10 से गुणा करना है।
• पूर्ण सही निर्णय लेने के लिए आवश्यक सभी जानकारी उपलब्ध होनी चाहिए। कोई भी जानकारी अधूरी नहीं होनी चाहिए। यदि ग्राहक द्वारा भुगतान की जाने वाली कुल राशि की गणना में कर शामिल है, तो उसे भी शामिल किया जाना चाहिए। इसे शामिल न करने से ग्राहक को यह भ्रम हो सकता है कि उसे केवल 60 डॉलर का भुगतान करना है, जबकि वास्तव में उसे कर भी देना होगा।
• प्रभावी लागत - सूचना प्राप्त करने की लागत मौद्रिक दृष्टि से सूचना के लाभ से अधिक नहीं होनी चाहिए।
• उपयोगकर्ता के ध्यान केंद्रित जानकारी को इस प्रकार प्रस्तुत किया जाना चाहिए कि वह लक्षित उपयोगकर्ता की सूचना संबंधी आवश्यकताओं को पूरा करे। उदाहरण के लिए, परिचालन प्रबंधकों को बहुत विस्तृत जानकारी की आवश्यकता होती है, और उन्हें जानकारी प्रस्तुत करते समय इस बात का ध्यान रखा जाना चाहिए। यही जानकारी वरिष्ठ प्रबंधकों के लिए उपयुक्त नहीं होगी, क्योंकि उन्हें इसे दोबारा संसाधित करना होगा। उनके लिए यह डेटा होगा, सूचना नहीं।
• रिपोर्ट कर रहा है जानकारी प्राप्तकर्ता के लिए प्रासंगिक होनी चाहिए। यह सीधे तौर पर उस समस्या से संबंधित होनी चाहिए जिसका सामना लक्षित प्राप्तकर्ता कर रहा है। यदि सूचना एवं संचार प्रौद्योगिकी विभाग नया सर्वर खरीदना चाहता है, तो लैपटॉप पर 35% छूट के बारे में जानकारी ऐसे परिदृश्य में प्रासंगिक नहीं होगी।
• आधिकारिक - जानकारी विश्वसनीय स्रोत से आनी चाहिए। मान लीजिए कि आपके पास एक बैंक खाता है और आप किसी दूसरे बैंक खाते में पैसे ट्रांसफर करना चाहते हैं जो आपकी मुद्रा से अलग मुद्रा का उपयोग करता है। ब्यूरो डी चेंज से विनिमय दर का उपयोग करना आपके बैंक से सीधे विनिमय दर प्राप्त करने की तुलना में आधिकारिक नहीं माना जाएगा।
• समय पर जानकारी आवश्यकता पड़ने पर उपलब्ध होनी चाहिए। मान लीजिए आपकी कंपनी किसी दूसरी कंपनी के साथ विलय करना चाहती है। विलय से पहले दूसरी कंपनी का मूल्यांकन करने वाली जानकारी उपलब्ध कराई जानी चाहिए, और आपके पास जानकारी को सत्यापित करने के लिए पर्याप्त समय होना चाहिए।

सूचना और एमआईएस का प्रतिस्पर्धात्मक लाभ

प्रतिस्पर्धात्मक लाभ वह स्थिति है जो किसी व्यवसाय को उसके प्रतिस्पर्धियों की तुलना में अधिक लाभदायक बनाती है। उदाहरण के लिए, अपने प्रतिस्पर्धियों की तुलना में कम लागत पर उत्पाद बनाना आपको अधिक लाभदायक बनाता है।

सूचना प्रणालियाँ किसी संगठन को ऐसी स्थिति में लाने में मदद कर सकती हैं। वे निम्नलिखित तरीकों से ऐसा करती हैं:

Operaराष्ट्रीय उत्कृष्टता - परिचालन उत्कृष्टता व्यवसाय के संचालन में सुधार करना चाहती है। आइए एक खुदरा स्टोर का उदाहरण लेते हैं। एक खुदरा स्टोर सूचना प्रणाली का उपयोग करके स्वचालित रूप से आपूर्तिकर्ता के साथ ऑर्डर दे सकता है जब इन्वेंट्री का स्तर पुनः ऑर्डर सीमा तक पहुँच जाता है। यह सुनिश्चित करता है कि खुदरा स्टोर में कभी भी इन्वेंट्री खत्म न हो और ग्राहक हमेशा अपनी ज़रूरत की चीज़ें पाने के लिए इस पर भरोसा कर सकें।

नये व्यापार मॉडल, उत्पाद और सेवाएँ चलिए, खुदरा दुकान के उदाहरण से शुरुआत करते हैं। खुदरा दुकान एक वेब-आधारित ऑर्डर सिस्टम या स्मार्टफोन एप्लिकेशन विकसित कर सकती है, जिसका उपयोग ग्राहक अपने घर या कहीं भी आराम से बैठकर सामान खरीदने के लिए कर सकते हैं। ऑर्डर सिस्टम को डिलीवरी सेवा से जोड़ा जा सकता है और इसमें ऑनलाइन भुगतान की सुविधा भी हो सकती है। यह ग्राहकों के दुकान पर आकर खरीदारी करने की प्रथा की तुलना में एक नया व्यावसायिक मॉडल है।

आपूर्तिकर्ता और ग्राहक संबंधों में सुधार ऐतिहासिक आंकड़ों का उपयोग ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं की आवश्यकताओं को समझने के लिए किया जाता है। फिर इन आंकड़ों का उपयोग उन आवश्यकताओं को पूरा करने वाले उत्पादों और सेवाओं को विकसित करने के लिए किया जाता है। इससे ग्राहकों और व्यवसायों के साथ दीर्घकालिक संबंध बनते हैं, जो किसी संगठन को अधिक लाभदायक स्थिति में लाते हैं।

बेहतर निर्णय लेना निर्णय लेने में सूचना अत्यंत महत्वपूर्ण है। सूचना प्रणालियाँ, यदि कुशलतापूर्वक डिज़ाइन और संचालित की जाएँ, तो ऐसी सूचना प्रदान करती हैं जिनमें ऊपर वर्णित अच्छी सूचना की सभी विशेषताएँ होती हैं। इससे संगठन को लाभप्रद निर्णय लेने में सहायता मिलती है।

एमआईएस के घटक और उनका संबंध

एक प्रबंधन सूचना प्रणाली पाँच प्रमुख घटकों से मिलकर बनी होती है, अर्थात् लोग, व्यावसायिक प्रक्रियाएँ, डेटा, हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर। व्यावसायिक उद्देश्यों को प्राप्त करने के लिए इन सभी घटकों का एक साथ मिलकर काम करना आवश्यक है।

स्टाफ़ ये वे उपयोगकर्ता हैं जो सूचना प्रणाली का उपयोग दैनिक व्यावसायिक लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए करते हैं। ये उपयोगकर्ता आमतौर पर योग्य पेशेवर होते हैं जैसे लेखाकार, मानव संसाधन प्रबंधक आदि। सूचना एवं संचार प्रौद्योगिकी विभाग में आमतौर पर सहायक कर्मचारी होते हैं जो यह सुनिश्चित करते हैं कि प्रणाली सुचारू रूप से चल रही है।

व्यावसायिक प्रक्रियाएँ ये सर्वसम्मत सर्वोत्तम कार्यप्रणालियाँ हैं जो उपयोगकर्ताओं और अन्य सभी घटकों को कुशलतापूर्वक कार्य करने का मार्गदर्शन करती हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाएँ लोगों द्वारा विकसित की जाती हैं, अर्थात् उपयोगकर्ताओं, सलाहकारों आदि द्वारा।

जानकारी – इसमें दैनिक व्यावसायिक लेन-देन का रिकॉर्ड शामिल होता है। बैंक के लिए, जमा, निकासी आदि जैसी गतिविधियों से डेटा एकत्र किया जाता है।

हार्डवेयर - हार्डवेयर कंप्यूटर, प्रिंटर, नेटवर्किंग डिवाइस आदि से बना होता है। हार्डवेयर डेटा को प्रोसेस करने के लिए कंप्यूटिंग पावर प्रदान करता है। यह नेटवर्किंग और प्रिंटिंग क्षमताएं भी प्रदान करता है। हार्डवेयर डेटा को सूचना में बदलने की प्रक्रिया को तेज़ करता है।

सॉफ्टवेयर – ये वे प्रोग्राम हैं जो हार्डवेयर पर चलते हैं। सॉफ्टवेयर को दो मुख्य श्रेणियों में बांटा गया है, सिस्टम सॉफ्टवेयर और एप्लिकेशन सॉफ्टवेयर। सिस्टम सॉफ्टवेयर से तात्पर्य उन प्रोग्रामों से है जो हार्डवेयर पर चलते हैं। ऑपरेटिंग सिस्टम, अर्थात, Windows, मैक ओएस, और Ubuntu, आदि। अनुप्रयोग सॉफ्टवेयर व्यवसाय कार्यों को पूरा करने के लिए विशेष सॉफ्टवेयर को संदर्भित करता है जैसे पेरोल कार्यक्रम, बैंकिंग प्रणाली, बिक्री केन्द्र प्रणाली, आदि।

पोर्टर की मूल्य श्रृंखला

एप्पल इंक जैसी किसी कंपनी के बारे में सोचें। वे सफल क्यों हैं? ग्राहक उन्हें क्यों पसंद करते हैं और खरीदते हैं? क्योंकि उनके जीवन में मूल्य जोड़ता है। यही कारण है कि एप्पल इंक एक सफल व्यवसाय है। मूल्य श्रृंखला उन गतिविधियों को संदर्भित करती है जो एक कंपनी अपने ग्राहकों के लिए मूल्य बनाने के लिए करती है।

मूल्य श्रृंखला की अवधारणा माइकल पोर्टर द्वारा विकसित की गई थी। पोर्टर की मूल्य श्रृंखला में दो प्रकार की गतिविधियाँ शामिल हैं, अर्थात्:

• प्राथमिक गतिविधियाँ – ये वे गतिविधियाँ हैं जो उत्पाद/सेवाओं के निर्माण, विपणन और बिक्री तथा सहायता से संबंधित हैं। प्राथमिक गतिविधियों में इनबाउंड लॉजिस्टिक्स, संचालन, आउटबाउंड लॉजिस्टिक्स, विपणन और बिक्री तथा सेवा शामिल हैं।
• सहायक गतिविधियाँ – ये वे गतिविधियाँ हैं जो प्राथमिक गतिविधियों का समर्थन करती हैं। सहायक गतिविधियों में खरीद (क्रय), मानव संसाधन प्रबंधन, तकनीकी विकास और अवसंरचना शामिल हैं।

निम्नलिखित आरेख मूल्य श्रृंखला को दर्शाता है:

निम्नलिखित चित्रण एप्पल इंक. के लिए मूल्य श्रृंखला को दर्शाता है।

मूल्य श्रृंखला का समग्र लक्ष्य किसी व्यवसाय को प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्राप्त करने में सहायता करना है। प्रतिस्पर्धात्मक लाभ बाजार में किसी व्यवसाय की वह स्थिति है जो उसे उसके प्रत्यक्ष प्रतिस्पर्धियों की तुलना में अधिक लाभदायक बनाती है।

संगठनात्मक लक्ष्यों पर आईटी का प्रभाव

संगठनात्मक लक्ष्य संगठन के उद्देश्यों और मिशन को संदर्भित करते हैं, विशेष रूप से दीर्घकालिक रूप से। संगठन चाहे जिस प्रकार का व्यवसाय करता हो, उसका समग्र लक्ष्य ग्राहकों के लिए मूल्य सृजित करना होता है, जैसा कि उपरोक्त अनुभाग में बताया गया है।

व्यावसायिक सूचना प्रौद्योगिकी संरेखण का संबंध व्यावसायिक लक्ष्यों को प्रभावी ढंग से प्राप्त करने के लिए सूचना प्रौद्योगिकी का उपयोग करने से है।

किसी संगठन द्वारा मूल्य प्रदान करने के दो सबसे सामान्य तरीके हैं: प्रतिस्पर्धी की तुलना में कम कीमत पर गुणवत्तापूर्ण उत्पाद की पेशकश करना, या उच्च कीमत पर लेकिन अधिक सुविधाओं के साथ उत्पाद पेश करना जो ग्राहकों के लिए मूल्यवर्धन करते हैं।

सूचना प्रौद्योगिकी व्यवसायों को कम लागत पर और कम से कम समय में बड़ी मात्रा में डेटा को संसाधित और विश्लेषण करने में सक्षम बनाती है। यह संगठनों को सस्ती कीमत पर गुणवत्तापूर्ण उत्पाद प्रदान करने में सक्षम बनाता है।

चलिए एक बैंक का उदाहरण लेते हैं। बैंक एटीएम के ज़रिए ग्राहकों को पैसे निकालने की सुविधा देता है और पैसे जमा करने के लिए अन्य स्वचालित साधनों का उपयोग करता है। ग्राहकों के सवालों के जवाब उन्हें अक्सर पूछे जाने वाले सवालों वाली वेबसाइट पर भेज सकते हैं। इंटरनेट बैंकिंग की सुविधा लेने वाले व्यक्ति और व्यवसाय दोनों ही अपने वित्तीय विवरण ऑनलाइन देख सकते हैं।

ऊपर बताई गई आईटी व्यापार पद्धतियों से व्यापार करने की लागत कम होती है और नए उत्पाद और सेवाएं विकसित होती हैं। व्यापार करने की लागत कम होने से बैंक अपने बैंक शुल्क कम कर सकता है, जिससे वह गुणवत्तापूर्ण उत्पाद या सेवा कम कीमत पर उपलब्ध करा सकता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न