सूचना प्रणाली के प्रकार: एमआईएस, टीपीएस, डीएसएस, पिरामिड आरेख

एक सामान्य संगठन को परिचालन, मध्य और उच्च स्तरों में विभाजित किया जाता है। प्रत्येक स्तर पर उपयोगकर्ताओं की सूचना संबंधी आवश्यकताएं भिन्न होती हैं। इसी उद्देश्य से, संगठन के प्रत्येक स्तर को सहयोग प्रदान करने वाले कई सूचना तंत्र मौजूद हैं।

इस ट्यूटोरियल में विभिन्न प्रकार के सूचना प्रणालियों, उनका उपयोग करने वाले संगठनात्मक स्तर और विशिष्ट सूचना प्रणाली की विशेषताओं का पता लगाया जाएगा।

संगठनात्मक स्तरों और सूचना आवश्यकताओं का पिरामिड आरेख

किसी संगठन के विभिन्न स्तरों को समझना आवश्यक है ताकि अपने-अपने स्तर पर कार्य करने वाले उपयोगकर्ताओं द्वारा अपेक्षित जानकारी को समझा जा सके।

निम्नलिखित चित्र एक विशिष्ट संगठन के विभिन्न स्तरों को दर्शाता है।

Operaराष्ट्रीय प्रबंधन स्तर

परिचालनात्मक स्तर संगठन के दिन-प्रतिदिन के व्यावसायिक लेन-देन को पूरा करने से संबंधित है।

प्रबंधन के इस स्तर पर उपयोगकर्ताओं के उदाहरणों में बिक्री केन्द्र पर कैशियर, बैंक टेलर, अस्पताल में नर्स, ग्राहक सेवा कर्मचारी आदि शामिल हैं।

इस स्तर पर उपयोगकर्ता संरचित निर्णय लेते हैं। इसका अर्थ है कि उनके पास परिभाषित नियम होते हैं जो निर्णय लेते समय उनका मार्गदर्शन करते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि कोई स्टोर उधार पर सामान बेचता है और उनकी एक क्रेडिट नीति है जिसमें उधार लेने की एक निश्चित सीमा है, तो विक्रेता को ग्राहक को उधार देना है या नहीं, यह तय करने के लिए केवल सिस्टम से प्राप्त वर्तमान क्रेडिट जानकारी की आवश्यकता होती है।

सामरिक प्रबंधन स्तर

इस संगठनात्मक स्तर पर मध्य-स्तरीय प्रबंधक, विभागाध्यक्ष, पर्यवेक्षक आदि का वर्चस्व होता है। इस स्तर पर मौजूद उपयोगकर्ता आमतौर पर परिचालन प्रबंधन स्तर पर मौजूद उपयोगकर्ताओं की गतिविधियों की देखरेख करते हैं।

सामरिक उपयोगकर्ता अर्ध-संरचित निर्णय लेते हैं। निर्णय आंशिक रूप से निर्धारित दिशा-निर्देशों और निर्णयात्मक कॉल पर आधारित होते हैं। उदाहरण के लिए, एक सामरिक प्रबंधक किसी ग्राहक की क्रेडिट सीमा और भुगतान इतिहास की जांच कर सकता है और किसी विशेष ग्राहक के लिए क्रेडिट सीमा बढ़ाने के लिए अपवाद बनाने का निर्णय ले सकता है। निर्णय आंशिक रूप से इस अर्थ में संरचित है कि सामरिक प्रबंधक को संगठन को लाभ पहुंचाने वाले भुगतान इतिहास और अनुमत वृद्धि प्रतिशत की पहचान करने के लिए मौजूदा जानकारी का उपयोग करना होगा।

रणनीतिक प्रबंधन स्तर

यह किसी संगठन में सबसे वरिष्ठ स्तर है। इस स्तर पर उपयोगकर्ता असंरचित निर्णय लेते हैं। वरिष्ठ स्तर के प्रबंधक संगठन की दीर्घकालिक योजना से संबंधित होते हैं। असंरचित निर्णय लेते समय वे सामरिक प्रबंधकों और बाहरी डेटा से प्राप्त जानकारी का उपयोग मार्गदर्शन के लिए करते हैं।

लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली (टीपीएस)

लेनदेन प्रसंस्करण प्रणालियों का उपयोग संगठन के दैनिक व्यावसायिक लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है। इनका उपयोग परिचालन प्रबंधन स्तर पर उपयोगकर्ताओं द्वारा किया जाता है। लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली का मुख्य उद्देश्य नियमित प्रश्नों के उत्तर देना है, जैसे:

• आज कितने प्रिंटर बिके?
• हमारे पास कितनी इन्वेंट्री है?
• जॉन डो का बकाया क्या है?

दिन-प्रतिदिन के व्यावसायिक लेन-देन को रिकॉर्ड करके, एक टीपीएस प्रणाली उपरोक्त प्रश्नों के उत्तर समय पर प्रदान करती है।

• परिचालन प्रबंधकों द्वारा लिए गए निर्णय नियमित एवं अत्यधिक संरचित होते हैं।
• लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली से प्राप्त जानकारी बहुत विस्तृत होती है।

उदाहरण के लिए, ऋण देने वाले बैंक यह शर्त रखते हैं कि जिस कंपनी में कोई व्यक्ति काम करता है, उसका बैंक के साथ समझौता ज्ञापन (MoU) होना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति, जिसके नियोक्ता का बैंक के साथ समझौता ज्ञापन है, ऋण के लिए आवेदन करता है, तो परिचालन कर्मचारियों को केवल प्रस्तुत दस्तावेजों का सत्यापन करना होता है। यदि वे आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, तो ऋण आवेदन दस्तावेजों पर कार्रवाई की जाती है। यदि वे आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं, तो ग्राहक को सामरिक प्रबंधन कर्मचारियों से मिलने और समझौता ज्ञापन पर हस्ताक्षर करने की संभावना तलाशने की सलाह दी जाती है।

लेनदेन प्रसंस्करण प्रणालियों के उदाहरणों में शामिल हैं:

• पॉइंट ऑफ़ सेल सिस्टम – दैनिक बिक्री का रिकॉर्ड रखता है।
• पेरोल सिस्टम – कर्मचारियों के वेतन का प्रसंस्करण, ऋण प्रबंधन आदि।
• स्टॉक नियंत्रण प्रणाली – कीping tracइन्वेंट्री स्तरों का k।
• एयरलाइन बुकिंग सिस्टम – फ्लाइट बुकिंग प्रबंधन।

प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस)

प्रबंधन सूचना प्रणाली (एमआईएस) सामरिक प्रबंधकों द्वारा संगठन की वर्तमान प्रदर्शन स्थिति की निगरानी के लिए उपयोग किया जाता है। लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली से आउटपुट का उपयोग प्रबंधन सूचना प्रणाली में इनपुट के रूप में किया जाता है।

एमआईएस प्रणाली नियमित एल्गोरिदम का उपयोग करके इनपुट का विश्लेषण करती है, अर्थात् परिणामों को एकत्रित करती है, उनकी तुलना करती है और उनका सारांश प्रस्तुत करती है ताकि ऐसी रिपोर्ट तैयार की जा सकें जिनका उपयोग सामरिक प्रबंधक निगरानी, ​​नियंत्रण और भविष्य के प्रदर्शन की भविष्यवाणी करने के लिए करते हैं।

उदाहरण के लिए, बिक्री प्रणाली से प्राप्त जानकारी का उपयोग उन उत्पादों के रुझान का विश्लेषण करने के लिए किया जा सकता है जो अच्छा प्रदर्शन कर रहे हैं और जो अच्छा प्रदर्शन नहीं कर रहे हैं। इस जानकारी का उपयोग भविष्य के इन्वेंट्री ऑर्डर करने के लिए किया जा सकता है, अर्थात् अच्छा प्रदर्शन करने वाले उत्पादों के ऑर्डर बढ़ाना और खराब प्रदर्शन करने वाले उत्पादों के ऑर्डर घटाना।

प्रबंधन सूचना प्रणालियों के उदाहरणों में निम्नलिखित शामिल हैं:

• बिक्री प्रबंधन प्रणालियाँ – उन्हें प्वाइंट ऑफ सेल सिस्टम से इनपुट मिलता है।
• बजट प्रणालियाँ - यह बताता है कि संगठन में अल्पावधि और दीर्घावधि में कितना धन खर्च किया जाता है।
• मानव संसाधन प्रबंधन प्रणाली - कर्मचारियों का समग्र कल्याण, स्टाफ टर्नओवर, आदि।

सामरिक प्रबंधक अर्ध-संरचित निर्णय लेने के लिए जिम्मेदार होते हैं। एमआईएस सिस्टम संरचित निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी प्रदान करते हैं, और सामरिक प्रबंधकों के अनुभव के आधार पर, वे विवेकपूर्ण निर्णय लेते हैं, अर्थात्, पहली तिमाही की बिक्री के आधार पर दूसरी तिमाही के लिए कितनी वस्तुओं या इन्वेंट्री का ऑर्डर दिया जाना चाहिए, इसका अनुमान लगाते हैं।

निर्णय समर्थन प्रणाली (डीएसएस)

निर्णय समर्थन प्रणाली वरिष्ठ प्रबंधन द्वारा गैर-नियमित निर्णय लेने के लिए उपयोग किया जाता है। निर्णय समर्थन प्रणालियाँ आंतरिक प्रणालियों (लेनदेन प्रसंस्करण प्रणाली और प्रबंधन सूचना प्रणाली) और बाहरी प्रणालियों से इनपुट का उपयोग करती हैं।

निर्णय समर्थन प्रणालियों का मुख्य उद्देश्य उन समस्याओं का समाधान प्रदान करना है जो अद्वितीय होती हैं और लगातार बदलती रहती हैं। निर्णय समर्थन प्रणालियाँ निम्नलिखित जैसे प्रश्नों के उत्तर देती हैं:

• यदि हम कारखाने में उत्पादन को दोगुना कर दें तो कर्मचारियों के प्रदर्शन पर क्या प्रभाव पड़ेगा?
• यदि कोई नया प्रतिस्पर्धी बाज़ार में प्रवेश कर जाए तो हमारी बिक्री पर क्या असर होगा?

निर्णय समर्थन प्रणालियाँ समाधान प्रदान करने के लिए परिष्कृत गणितीय मॉडल और सांख्यिकीय तकनीकों (संभावना, पूर्वानुमान मॉडलिंग, आदि) का उपयोग करती हैं, और वे बहुत ही अंतःक्रियात्मक होती हैं।

निर्णय समर्थन प्रणालियों के उदाहरणों में शामिल हैं:

• वित्तीय नियोजन प्रणालियाँ वित्तीय नियोजन प्रणाली प्रबंधकों को लक्ष्य प्राप्ति के वैकल्पिक तरीकों का मूल्यांकन करने में सक्षम बनाती है। इसका उद्देश्य लक्ष्य प्राप्ति का सर्वोत्तम तरीका खोजना है। उदाहरण के लिए, किसी व्यवसाय का शुद्ध लाभ कुल बिक्री में से (माल की लागत + व्यय) घटाकर निकाला जाता है। एक वित्तीय नियोजन प्रणाली वरिष्ठ अधिकारियों को "क्या होगा यदि" जैसे प्रश्न पूछने और कुल बिक्री, माल की लागत आदि के मूल्यों को समायोजित करने में सक्षम बनाती है, ताकि शुद्ध लाभ पर निर्णय के प्रभाव को देखा जा सके और सर्वोत्तम तरीका खोजा जा सके।
• बैंक ऋण प्रबंधन प्रणालियाँ - इसका उपयोग ऋण आवेदक की क्रेडिट स्थिति को सत्यापित करने और ऋण की वसूली की संभावना का अनुमान लगाने के लिए किया जाता है।

व्यवसाय में कृत्रिम बुद्धिमत्ता तकनीक

आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस सिस्टम बड़े डेटा सेट में पैटर्न की पहचान करने के लिए मानव विशेषज्ञता की नकल करते हैं। Amazonफेसबुक, गूगल आदि कंपनियां कृत्रिम बुद्धिमत्ता तकनीकों का उपयोग करके आपके लिए सबसे प्रासंगिक डेटा की पहचान करती हैं।

चलिए फेसबुक का उदाहरण लेते हैं। फेसबुक आमतौर पर उन लोगों के बारे में काफी सटीक अनुमान लगाता है जिन्हें आप जानते होंगे या जिनके साथ आप स्कूल गए होंगे। वे आपके द्वारा दी गई जानकारी और आपके दोस्तों द्वारा दी गई जानकारी का उपयोग करते हैं और इस जानकारी के आधार पर उन लोगों के बारे में अनुमान लगाते हैं जिन्हें आप जानते होंगे।

Amazon यह कृत्रिम बुद्धिमत्ता तकनीकों का भी उपयोग करता है, ताकि आपको वर्तमान में मिल रही चीजों के आधार पर यह सुझाव दिया जा सके कि आपको कौन से उत्पाद खरीदने चाहिए।

गूगल भी उपयोग करता है कृत्रिम बुद्धिमत्ता गूगल के साथ आपकी बातचीत और आपके स्थान के आधार पर आपको सबसे प्रासंगिक खोज परिणाम प्रदान करने के लिए।

इन तकनीकों ने इन कंपनियों को बेहद सफल बनाने में बहुत योगदान दिया है क्योंकि वे अपने ग्राहकों को मूल्य प्रदान करने में सक्षम हैं।

ऑनलाइन विश्लेषणात्मक प्रसंस्करण (OLAP)

ऑनलाइन विश्लेषणात्मक प्रसंस्करण (OLAP) का उपयोग बहुआयामी डेटा की जांच और विश्लेषण करने तथा ऐसी जानकारी तैयार करने के लिए किया जाता है, जिसे कई आयामों का उपयोग करके विभिन्न तरीकों से देखा जा सकता है।

मान लीजिए कि कोई कंपनी लैपटॉप, डेस्कटॉप और अन्य उपकरण बेचती है। मोबाइल डिवाइस। इनमें चार (4) शाखाएँ हैं: A, B, C और D। OLAP का उपयोग सभी क्षेत्रों में प्रत्येक उत्पाद की कुल बिक्री देखने और वास्तविक बिक्री की अनुमानित बिक्री से तुलना करने के लिए किया जा सकता है।

उत्पाद, बिक्री की संख्या और बिक्री मूल्य जैसी प्रत्येक जानकारी एक अलग आयाम का प्रतिनिधित्व करती है।

ओएलएपी प्रणालियों का मुख्य उद्देश्य, उपयोग किए जा रहे डेटासेट के आकार की परवाह किए बिना, कम से कम समय में तदर्थ प्रश्नों के उत्तर प्रदान करना है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न