SAP FB65: विक्रेता क्रेडिट मेमो और खरीद वापसी के बाद की जानकारी
मेसन गार्सिया
⚡ स्मार्ट सारांश
खरीद वापसी में SAP विक्रेता क्रेडिट मेमो के माध्यम से लेनदेन FB65 के तहत रिकॉर्ड किया जाता है, जो आपूर्तिकर्ता चालान के कुछ हिस्से या पूरे हिस्से को उलट देता है और संबंधित इनपुट टैक्स के साथ देय शेष राशि को कम कर देता है।
खरीद वापसी का निपटान वित्तीय लेखांकन में विक्रेता क्रेडिट मेमो के साथ किया जाता है। लेनदेन FB65 उस क्रेडिट मेमो को सीधे आपूर्तिकर्ता के खाते में दर्ज करता है, बिना किसी खरीद आदेश का संदर्भ दिए, और यह मूल रूप से चालान बुक करते समय की गई प्रविष्टि को प्रतिबिंबित करता है।
खरीदारी वापसी कैसे दर्ज करें SAP FB65 का उपयोग करना
चरण 1) नीचे दिखाए अनुसार, कमांड फ़ील्ड में लेनदेन कोड FB65 दर्ज करें।
चरण 2) अगली स्क्रीन में, उस कंपनी का कोड दर्ज करें जिसके लिए दस्तावेज़ पोस्ट किया जाना है। सत्र में पहली बार FB65 खोलने पर नीचे दिया गया पॉप-अप दिखाई देगा।
चरण 3) बेसिक डेटा टैब पर, निम्नलिखित जानकारी दर्ज करें। सूची के बाद दिया गया स्क्रीनशॉट दिखाता है कि प्रत्येक फ़ील्ड कहाँ स्थित है।
- क्रेडिट मेमो जारी किए जाने वाले विक्रेता की विक्रेता आईडी दर्ज करें।
- दस्तावेज़ दिनांक दर्ज करें
- जमा की जाने वाली राशि दर्ज करें
- मूल चालान में प्रयुक्त कर कोड दर्ज करें
- कर गणना चेक बॉक्स पर टिक करें
चरण 4) आइटम विवरण अनुभाग में, निम्नलिखित डेटा दर्ज करें। नीचे दिखाए गए ग्रिड में ऑफसेटिंग लाइन है।
- दर्ज करें खरीद खाता जिस पर मूल चालान पोस्ट किया गया था
- डेबिट की जाने वाली राशि दर्ज करें
- क्रेडिट चुनें
- कर संहिता की जाँच करें
चरण 5) दस्तावेज़ की स्थिति जांचें। शून्य शेष राशि और हरी बत्ती, जैसा कि नीचे दी गई पट्टी में दिखाया गया है, का अर्थ है कि क्रेडिट मेमो पूरा हो गया है।
चरण 6) नीचे हाइलाइट किए गए मानक टूलबार पर पोस्ट बटन दबाएं।
चरण 7) नीचे दिए गए संदेश में पुष्टि किए गए अनुसार, जनरेट किए गए दस्तावेज़ संख्या के लिए स्टेटस बार की जाँच करें।
खरीद वापसी के लिए विक्रेता क्रेडिट मेमो सफलतापूर्वक पोस्ट कर दिया गया है, और यह आपूर्तिकर्ता खाते पर एक खुले डेबिट आइटम के रूप में दिखाई देता है।
FB65 में प्रमुख फ़ील्ड और दस्तावेज़ प्रकार
FB65 का स्क्रीन लेआउट विक्रेता इनवॉइस लेनदेन के समान है, इसलिए कुछ फ़ील्ड यह निर्धारित करते हैं कि दस्तावेज़ क्रेडिट मेमो के रूप में कार्य करता है या नहीं। नीचे दी गई तालिका बताती है कि प्रत्येक फ़ील्ड क्या नियंत्रित करता है।
| क्षेत्र | यह क्या नियंत्रित करता है? |
|---|---|
| लेनदेन (शीर्षक) | FB65 में यह डिफ़ॉल्ट रूप से क्रेडिट मेमो पर सेट होता है। इसे इनवॉइस में बदलने से वही स्क्रीन FB60-शैली की पोस्टिंग में बदल जाती है, इसलिए खरीदारी वापसी के लिए इसे अपरिवर्तित छोड़ देना चाहिए। |
| कागजातों की तारीख | आपूर्तिकर्ता के क्रेडिट नोट पर छपी तारीख, जो आमतौर पर आधार तिथि का निर्धारण करती है। |
| तिथि पोस्टिंग | जिस तिथि को खाता बही में प्रविष्टि दर्ज होती है, और इस प्रकार प्रविष्टि अवधि और वित्तीय वर्ष भी उसी तिथि पर निर्धारित होते हैं। |
| संदर्भ | आपूर्तिकर्ता क्रेडिट नोट संख्या। मूल चालान संख्या को यहाँ दर्ज करने से बाद में मिलान करना बहुत आसान हो जाता है। |
| दस्तावेज़ प्रकार | विक्रेता क्रेडिट मेमो के लिए KG और विक्रेता इनवॉइस के लिए KR का प्रयोग किया जाता है। प्रकार के आधार पर संख्या सीमा निर्धारित होती है। |
| कर Code | मूल इनवॉइस पर इस्तेमाल किए गए कोड को दोहराना आवश्यक है ताकि इनपुट टैक्स उसी दर पर रिवर्स हो सके। |
क्योंकि क्रेडिट मेमो विक्रेता के खाते से राशि डेबिट करता है और व्यय या स्टॉक खाते में राशि क्रेडिट करता है, इसलिए यह मूल इनवॉइस की हूबहू प्रतिलिपि होती है। केवल वास्तव में लौटाई गई या अधिक बिल की गई राशि ही दर्ज की जानी चाहिए, न कि पूरे इनवॉइस का मूल्य, जब तक कि पूरी डिलीवरी वापस न कर दी गई हो।
FB65 बनाम MIRO क्रेडिट मेमो बनाम अनुवर्ती क्रेडिट
तीन अलग-अलग दस्तावेजों को आमतौर पर "क्रेडिट मेमो" कहा जाता है। SAPऔर गलत विकल्प चुनने से खरीद ऑर्डर का इतिहास गड़बड़ा जाता है।
| पहलू | FB65 क्रेडिट मेमो | मिरो क्रेडिट मेमो | मिरो अनुवर्ती क्रेडिट |
|---|---|---|---|
| मॉड्यूल | वित्तीय लेखांकन (एफआई) | लॉजिस्टिक्स इनवॉइस सत्यापन (एमएम) | लॉजिस्टिक्स इनवॉइस सत्यापन (एमएम) |
| खरीद आदेश लिंक | कोई नहीं | खरीद आदेश या माल प्राप्ति का संदर्भ देता है | खरीद आदेश का संदर्भ देता है |
| पीओ इतिहास पर प्रभाव | कोई प्रभाव नहीं | बिल में दर्ज मात्रा और मूल्य को कम करता है | मूल्य में ही कमी आती है; मात्रा अपरिवर्तित रहती है। |
| विशिष्ट उपयोग | गैर-पीओ रिटर्न, सेवा क्रेडिट, वित्तीय मंत्रालय के चालानों पर अधिक शुल्क | खरीद आदेश के विरुद्ध भौतिक रूप से लौटाया गया सामान | बिल का भुगतान हो जाने के बाद कीमत में कमी पर सहमति बनी। |
जहां सामग्री प्रबंधन मॉड्यूल सक्रिय है और माल वापसी डिलीवरी पर वापस चला गया है, वहां क्रेडिट MIRO में दर्ज किया जाना चाहिए ताकि GR/IR क्लियरिंग खाता और खरीद ऑर्डर इतिहास सुसंगत रहें। FB65 तब सही विकल्प है जब खर्च के पीछे कोई खरीद ऑर्डर लंबित न हो।
किसी इनवॉइस के विरुद्ध विक्रेता क्रेडिट मेमो को कैसे क्लियर करें
क्रेडिट मेमो पोस्ट करने से केवल एक खुला डेबिट आइटम बनता है। आपूर्तिकर्ता खाता तब तक व्यवस्थित नहीं होता जब तक कि उस आइटम का मिलान संबंधित इनवॉइस से न हो जाए।
- विक्रेता के लिए FBL1N चलाएँ और पुष्टि करें कि चालान और क्रेडिट मेमो दोनों खुले मदों के रूप में दिखाई दे रहे हैं।
- लेनदेन F-44 दर्ज करें, विक्रेता खाता, कंपनी कोड, समाशोधन तिथि और मुद्रा दर्ज करें, फिर खुली मदों को संसाधित करें चुनें।
- इनवॉइस और क्रेडिट मेमो को सक्रिय करें ताकि केवल वे दो लाइनें ही चयनित हों।
- 'असाइन नहीं किया गया' फ़ील्ड की जाँच करें। शून्य मान का अर्थ है कि दोनों राशियाँ बिल्कुल बराबर हैं और दस्तावेज़ पोस्ट किया जा सकता है।
- यदि क्रेडिट मेमो इनवॉइस से छोटा है, तो इनवॉइस को खुला छोड़ने के लिए आंशिक भुगतान टैब का उपयोग करें, या इसे बंद करने और शेष राशि के लिए एक नया खुला आइटम बनाने के लिए अवशिष्ट आइटम टैब का उपयोग करें।
- क्लियरिंग दस्तावेज़ पोस्ट करने के बाद, दोनों आइटमों को क्लियर के रूप में दिखाने की पुष्टि करने के लिए FBL1N को दोबारा चलाएँ।
आंशिक और अवशिष्ट भुगतान के बीच का अंतर एजिंग रिपोर्ट के लिए महत्वपूर्ण है। आंशिक भुगतान में मूल इनवॉइस और उसकी मूल देय तिथि खाते में बनी रहती है। अवशिष्ट भुगतान में मूल इनवॉइस बंद हो जाता है और एक नया आइटम बनता है जिसकी बेसलाइन तिथि फिर से शुरू होती है। यदि इसका लापरवाही से उपयोग किया जाए तो यह एजिंग विश्लेषण को प्रभावित कर सकता है।
जहां क्रेडिट मेमो का उद्देश्य केवल अगले भुगतान को कम करना है, वहां किसी भी प्रकार की मैन्युअल क्लियरिंग की आवश्यकता नहीं होती है। F110 में स्वचालित भुगतान प्रक्रिया, भुगतान राशि प्रस्तावित करने से पहले, एक ही आपूर्तिकर्ता के लिए जारी किए गए सभी क्रेडिट मेमो को चालानों के साथ समायोजित कर लेती है, बशर्ते भुगतान की शर्तें और भुगतान विधियां मेल खाती हों।
यदि क्रेडिट मेमो में ही गलत जानकारी दर्ज की गई थी, तो क्षतिपूर्ति चालान पोस्ट करने के बजाय FB08 का उपयोग करके इसे उलट दें, और विक्रेता लाइन आइटमों की दोबारा जांच करें। देय खाते एक बार उलटफेर हो जाने के बाद।
