Πώς να γράψετε μακροεντολές στο Excel: Εκμάθηση μακροεντολών – Τι είναι και χρήση

Γιατί χρησιμοποιούνται οι μακροεντολές Excel στο Excel;

Ως άνθρωποι, είμαστε πλάσματα της συνήθειας. Υπάρχουν ορισμένα πράγματα που κάνουμε σε καθημερινή βάση, κάθε εργάσιμη μέρα. Δεν θα ήταν καλύτερα να υπήρχε κάποιος μαγικός τρόπος να πατάμε ένα μόνο κουμπί και να έχουν ολοκληρωθεί όλες οι καθημερινές μας εργασίες; Σε ακούω να λες ναι. Η μακροεντολή στο Excel σάς βοηθά να το πετύχετε. Σε μια απλή γλώσσα, μια μακροεντολή ορίζεται ως η εγγραφή των βημάτων ρουτίνας στο Excel που μπορείτε να αναπαράγετε χρησιμοποιώντας ένα μόνο κουμπί.

Για παράδειγμα, εργάζεστε ως ταμίας σε μια εταιρεία ύδρευσης. Ορισμένοι από τους πελάτες πληρώνουν μέσω της τράπεζας και στο τέλος της ημέρας, πρέπει να κατεβάσετε τα δεδομένα από την τράπεζα και να τα μορφοποιήσετε με τρόπο που να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις της επιχείρησής σας.

Μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα σε Excel και μορφή. Την επόμενη μέρα θα σας ζητηθεί να κάνετε το ίδιο τελετουργικό. Σύντομα θα γίνει βαρετό και κουραστικό. Οι μακροεντολές επιλύουν τέτοια προβλήματα αυτοματοποιώντας τέτοιες εργασίες ρουτίνας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια μακροεντολή για να καταγράψετε τα βήματα του

• Εισαγωγή των δεδομένων
• Μορφοποίηση για να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις αναφοράς της επιχείρησής σας.

Τι είναι το VBA σε μια Layman's Language;

Το VBA είναι το ακρωνύμιο του Visual Basic for Applications. Είναι μια γλώσσα προγραμματισμού που χρησιμοποιεί το Excel για να καταγράφει τα βήματά σας καθώς εκτελείτε εργασίες ρουτίνας. Δεν χρειάζεται να είστε προγραμματιστής ή πολύ τεχνικό άτομο για να απολαύσετε τα οφέλη των μακροεντολών στο Excel. Το Excel διαθέτει λειτουργίες που δημιούργησαν αυτόματα τον πηγαίο κώδικα για εσάς. Διαβάστε το άρθρο στο VBA Για περισσότερες πληροφορίες.

Βασικά στοιχεία μακροεντολών του Excel

Οι μακροεντολές είναι ένα από τα χαρακτηριστικά του προγραμματιστή. Από προεπιλογή, η καρτέλα για προγραμματιστές δεν εμφανίζεται στο Excel. Θα χρειαστεί να το εμφανίσετε μέσω προσαρμογής αναφοράς

Οι μακροεντολές Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να παραβιάσουν το σύστημά σας από εισβολείς. Από προεπιλογή, είναι απενεργοποιημένα στο Excel. Εάν πρέπει να εκτελέσετε μακροεντολές, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε τις εκτελούμενες μακροεντολές και να εκτελέσετε μόνο μακροεντολές που γνωρίζετε ότι προέρχονται από αξιόπιστη πηγή

Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε μακροεντολές Excel, τότε πρέπει να αποθηκεύσετε το βιβλίο εργασίας σας σε μορφή με δυνατότητα μακροεντολής *.xlsm

Το όνομα της μακροεντολής δεν πρέπει να περιέχει κενά.

Να συμπληρώνετε πάντα την περιγραφή της μακροεντολής κατά τη δημιουργία μιας. Αυτό θα βοηθήσει εσάς και άλλους να καταλάβετε τι κάνει η μακροεντολή.

Βήμα προς βήμα Παράδειγμα εγγραφής μακροεντολών στο Excel

Τώρα σε αυτό το σεμινάριο μακροεντολών Excel, θα μάθουμε πώς να δημιουργήσουμε μια μακροεντολή στο Excel:

Θα εργαστούμε με το σενάριο που περιγράφεται στη σημασία των μακροεντολών Excel. Για αυτό το σεμινάριο μακροεντολών του Excel, θα εργαστούμε με το ακόλουθο αρχείο CSV για να γράψουμε μακροεντολές στο Excel.

Μπορείτε να κατεβάσετε το παραπάνω αρχείο εδώ

Κατεβάστε το παραπάνω αρχείο CSV και μακροεντολές

Θα δημιουργήσουμε ένα πρότυπο με δυνατότητα μακροεντολής που θα εισάγει τα παραπάνω δεδομένα και θα τα μορφοποιήσει ώστε να ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις αναφορών της επιχείρησης.

Ενεργοποιήστε την επιλογή προγραμματιστή

Για να εκτελέσετε το πρόγραμμα VBA, πρέπει να έχετε πρόσβαση στην επιλογή προγραμματιστή στο Excel. Ενεργοποιήστε την επιλογή προγραμματιστή όπως φαίνεται στο παρακάτω παράδειγμα μακροεντολής Excel και καρφιτσώστε την στην κύρια κορδέλα σας στο Excel.

Βήμα 1)Μεταβείτε στο κύριο μενού "ΑΡΧΕΙΟ"

Επιλέξτε την επιλογή "Επιλογές".

Βήμα 2) Τώρα θα ανοίξει ένα άλλο παράθυρο, σε αυτό το παράθυρο κάντε τα εξής

• Κάντε κλικ στο Προσαρμογή κορδέλας
• Σημειώστε το πλαίσιο ελέγχου για την επιλογή Προγραμματιστής
• Κάντε κλικ στο κουμπί ΟΚ

Βήμα 3) Καρτέλα προγραμματιστή

Τώρα θα μπορείτε να δείτε την καρτέλα DEVELOPER στην κορδέλα

Βήμα 4) Κάντε λήψη του CSV

Αρχικά, θα δούμε πώς μπορούμε να δημιουργήσουμε ένα κουμπί εντολής στο υπολογιστικό φύλλο και να εκτελέσουμε το πρόγραμμα.

• Δημιουργήστε έναν φάκελο στη μονάδα δίσκου C με το όνομα Τραπεζικές αποδείξεις
• Επικολλήστε το αρχείο receipts.csv που κατεβάσατε

Βήμα 5) Εγγραφή μακροεντολής

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΤΗΣ
2. Κάντε κλικ στο Record Macro όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα

Θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου

1. Εισαγάγετε ImportBankReceipts ως όνομα μακροεντολής.
2. Το δεύτερο βήμα θα είναι εκεί από προεπιλογή
3. Εισαγάγετε την περιγραφή όπως φαίνεται στο παραπάνω διάγραμμα
4. Κάντε κλικ στην καρτέλα "OK".

Βήμα 6) Εκτελέστε Μακροεντολή Operaθέσεις/Βήματα που θέλετε να καταγράψετε

• Βάλτε τον κέρσορα στο κελί A1
• Κάντε κλικ στην καρτέλα DATA
• Κάντε κλικ στο κουμπί Από κείμενο στη γραμμή κορδέλας Λήψη εξωτερικών δεδομένων

Θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου

1. Μεταβείτε στην τοπική μονάδα δίσκου όπου έχετε αποθηκεύσει το αρχείο CSV
2. Επιλέξτε το αρχείο CSV
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή

Θα λάβετε τον ακόλουθο οδηγό

Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο αφού ακολουθήσετε τα παραπάνω βήματα

Ακολουθήστε τα παραπάνω βήματα και κάντε κλικ στο κουμπί επόμενο

• Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος
• Το βιβλίο εργασίας σας θα πρέπει τώρα να έχει την εξής μορφή

Βήμα 7) Μορφοποιήστε τα Δεδομένα

Κάντε τις στήλες έντονες, προσθέστε το γενικό σύνολο και χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση SUM για να λάβετε το συνολικό ποσό.

Βήμα 8) Διακοπή εγγραφής μακροεντολής

Τώρα που τελειώσαμε τις εργασίες ρουτίνας, μπορούμε να κάνουμε κλικ στο κουμπί διακοπή εγγραφής μακροεντολής όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα

Βήμα 9) Επαναλάβετε τη μακροεντολή

Πριν αποθηκεύσουμε το βιβλίο εργασίας μας, θα χρειαστεί να διαγράψουμε τα εισαγόμενα δεδομένα. Θα το κάνουμε αυτό για να δημιουργήσουμε ένα πρότυπο που θα αντιγράφουμε κάθε φορά που έχουμε νέες αποδείξεις και θέλουμε να εκτελούμε τη μακροεντολή ImportBankReceipts.

• Επισημάνετε όλα τα εισαγόμενα δεδομένα
• Κάντε δεξί κλικ στα επισημασμένα δεδομένα
• Κάντε κλικ στο Διαγραφή
• Κάντε κλικ στο κουμπί αποθήκευση ως
• Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας σε μορφή με δυνατότητα μακροεντολής όπως φαίνεται παρακάτω

• Δημιουργήστε ένα αντίγραφο του πρόσφατα αποθηκευμένου προτύπου
• Ανοίξτε το
• Κάντε κλικ στην καρτέλα DEVELOPER
• Κάντε κλικ στο κουμπί Μακροεντολές

Θα εμφανιστεί το ακόλουθο παράθυρο διαλόγου

1. Επιλέξτε ImportBankReceipts
2. Επισημαίνει την περιγραφή της μακροεντολής σας
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Εκτέλεση

Θα λάβετε τα ακόλουθα δεδομένα

Συγχαρητήρια, μόλις δημιουργήσατε την πρώτη σας μακροεντολή στο Excel.

Περίληψη

Οι μακροεντολές απλοποιούν τη ζωή της εργασίας μας αυτοματοποιώντας τις περισσότερες εργασίες ρουτίνας που κάνουμε. Οι μακροεντολές Excel τροφοδοτούνται από τη Visual Basic για Εφαρμογές.