Interessentanalyse og -kortping med eksempel og skabelon
Charles Moore
⚡ Smart opsummering
Interessentanalyse og -kortping identificerer, hvem der har magt, interesse og indflydelse på et projekt, og grupperer dem derefter, så forretningsanalytikere kan planlægge engagement, prioritere kommunikation og reducere projektrisiko på tværs af alle faser af leveringen.
Hvad er interessentanalyse?
Interessentanalyse er en kortlægningsprocesping dine interessenters interesser. Det er en proces til systematisk at analysere og indsamle kvalitativ information for at bestemme, hvis interesser der skal tages i betragtning. Det hjælper projektledere og -managere med at vurdere interessenternes interesser, positioner, alliancer og viden relateret til projektet.
Hvad er et interessentkortping?
Interessentkortping er en effektiv proces til at finde de vigtigste interessenter relateret til projektet. Det hjælper med at lære om interessenterne og identificere alle de personer, der er interesserede i projektets resultat. Når alle interessenterne er identificeret, kan de kortlægges og kategoriseres afhængigt af forskellige interesser og engagementsniveauer.
Hvornår skal en interessentanalyse udføres?
Interessentanalyse bør altid udføres i starten af et projekt. En sådan analyse er nyttig i udarbejdelsen af en logramme. En logramme er en generel tilgang til projektplanlægning, overvågning og evaluering i form af en 'logrammematrix'. Når logrammer genovervejes i løbet af et projekts livscyklus, vil en interessentanalyse være nyttig. Det betyder, at når der finder midtvejsevalueringer eller årlig overvågning sted, bør interessentanalyse være en del af øvelsen.
Kategorisering af interessenter
Interessenter er kategoriseret i to kategorier
| Interne interessenter | Eksterne interessenter |
|---|---|
| I organisationen: Medarbejdere og ledelse | Uden for organisationen: Government & Trade Association |
Proces for interessentanalyse og -kortlægningping
Følgende interessentkortping Eksemplet forklarer de primære aspekter, der skal overvejes i forbindelse med interessentanalyse.
Trin 1) Identificer dine interessenter: Din chef, dit team, ledende medarbejdere, potentielle kunder, din familie osv.
Trin 2) Vurder, hvordan disse interessenter kan blive påvirket eller have en effekt på organisationen
Trin 3) Prioriter dine interessenter-
| Interessenttype | Handling |
|---|---|
| Høj magt, interesserede mennesker | – Styr tæt |
| Høj magt, mindre interesserede mennesker | – Hold dig tilfreds |
| Lav effekt, interesserede mennesker | – Hold dig orienteret |
| Lav effekt, mindre interesserede mennesker | – Overvåg med minimal indsats |
Trin 4) Identificer områder med konflikter (organisation vs. interessent, interessent vs. interessent)
Trin 5) Prioritere, afstemme og balancere interessenter
Trin 6) Afstem vigtige interessenters behov med organisationens strategier og handlinger
Næste i dette eksempel på interessentkortping, lad os lære om ting, man skal være opmærksom på, når man har med interessenter at gøre
- Kunne du eliminere processer, som ikke tilføjer interessentværdi?
- Hvordan ville du kommunikere med interessenter?
- Opmuntrer din kommunikation til udveksling af interessenter?
- Kommunikerer du interessenten værdien af handlen?
Vigtige spørgsmål at stille under interessentanalyse og -kortlægningping
| Forskellige egenskabstjek for interessenter | Spørgsmål til dine interessenter |
|---|---|
| Identifikation af interessenter | Hvem betaler for projektet? Hvem modtager leverancerne eller overskuddet fra projektet? Både fra din organisation og klientorganisationen, som vil samarbejde med dig om at implementere projektet? Identificér eksperten for projektdomænet i organisationen. |
| Renter | Hvilken direkte fordel forventer interessenterne at få fra projektet? Hvilke resultater forventer interessenterne som følge af projektet? Hvilke ændringer skal interessenterne foretage som følge af projektet? Er der interessekonflikter blandt interessenterne? |
| Indflydelse | Hvilken legitim autoritet har interessenterne i organisationen? Hvem kontrollerer projektets aktiver og ressourcer? Hvilken grad af indflydelse eller forhandlingsstyrke har dine identificerede interessenter i organisationen? |
| Impact | Hvor stor indflydelse en interessent kan have på projektet, og om dette vil påvirke projektets succes. |
Du skal også finde ud af, hvornår interessenter vil blive involveret i følgende-
- Projektvision
- Definition af projektomfang
- Forretningsproces Analyse
- Trænger til opmuntring
- Kravvalidering
- Design anmeldelser
- Bruger Acceptance Testing
Du kan oprette en "Deltagelsesmatrix tabel” for interessenterne som angivet i nedenstående eksempel på interessentkort:
| Type deltagelse | Informere | Consult | Partner | kontrol |
|---|---|---|---|---|
| Behøver vurdering | ||||
| Planlægning | ||||
| Implement | ||||
| Overvågning og evaluering |
Skabelon til interessentanalyse
Nedenfor er en skabelon til interessentanalyse. Den vil hjælpe dig med at identificere dine interessenter og gruppere dem efter forskellige kategorier og kriterier.
Download skabelon til interessentanalyse
Tips til at styre dine interessenter
- Klag ikke. Accepter interessenter, som de er
- Få nøgleledelsen involveret for garanteret succes.
- Sørg for at involvere dine interessenter tidligt i forretningsanalyseprocessen
- Ved følsomme emner skal du sikre fuld fortrolighed med alle interessenter for at vinde deres tillid.
- For at undgå konflikter skal du hjælpe alle interessenter med at realisere deres personlige gevinster fra projektet.
- Interessentkortping og analyse hjælper altid.
Populært interessentkortping Teknikker
Når interessenterne er blevet identificeret, hjælper adskillige gennemprøvede teknikker en forretningsanalytiker med at visualisere dem og vælge den rette engagementsstrategi. De fleste projekter bruger en eller to af følgende teknikker, nogle gange i kombination.
- Magt-interesse-gitter (Mendelows matrix): Placerer hver interessent på et 2×2-gitter af magt versus interesse, hvilket producerer de fire grupper, der allerede blev brugt i trin 3 i ovenstående proces — Styr tæt, Hold tilfreds, Hold dig informeret og Overvåg. Det er det mest anvendte kort.ping værktøj og fungerer godt til små og mellemstore projekter.
- Fremtrædelsesmodel: Den blev introduceret af Mitchell, Agle og Wood og klassificerer interessenter ud fra tre egenskaber – magt, legitimitet og hastende karakter – og producerer syv interessenttyper, såsom dominerende, afhængige og definitive. Den er nyttig, når et projekt har mange interessenter med konkurrerende krav.
- Power-Dynamism-matrix: Kortlægger interessenters magt i forhold til, hvor hurtigt deres positioner ændrer sig. Den fremhæver uforudsigelige, men magtfulde interessenter, der har brug for nøje overvågning under organisatoriske forandringer.
- Indflydelses-påvirkningsmatrix: Ligner Power-Interest Grid, men erstatter interesse med indflydelse på projektresultater. Det bruges ofte, når den samme interessent kan påvirke flere leverancer.
- Kraftfeltanalyse: En teknik fra Kurt Lewin, der oplister de kræfter, der taler for og imod en forandring, og vurderer deres styrke. Den er nyttig, når et projekt afhænger af interessenternes opbakning til en specifik beslutning.
- Netværksdiagram / Sociogram: Tegner interessenter som noder og deres relationer som kanter. Det afslører uformelle influencere og kommunikationsveje, som et gitter kan overse.
Vælg teknikken baseret på projektets størrelse og kompleksitet. Et kort projekt behøver muligvis kun magt-interesse-gitteret. En stor organisationsændring kombinerer normalt fremtrædelsesmodellen med et netværksdiagram, så både formel autoritet og uformel indflydelse er synlige på én side.
Almindelige fejl, der skal undgås i interessentanalyse
Interessentanalyse er let at udføre dårligt. Følgende fejl opstår ofte i projekter og er værd at sammenligne med din egen tilgang.
- Behandling af kortet som en engangsøvelse: Interessenternes positioner ændrer sig, efterhånden som projektet bevæger sig gennem faser. RevSe kortet ved alle større milepæle, ikke kun i starten.
- Ignorering af indirekte interessenter: Slutbrugere, regulatorer og supportteams påvirker ofte implementeringen, selv når de ikke selv er beslutningstagere. Tilføj dem til kortet tidligt.
- Fokuser kun på magt, ikke interesse: En magtfuld interessent med lav interesse har stadig brug for en let opdateringsplan, ellers kan en sen indsigelse afspore projektet.
- Forveksler præference med prioritet: Enhver interessent har en mening. Kun nogle af disse meninger stemmer overens med projektets mål. Vægt kortet efter strategisk tilpasning, ikke mundtlig frekvens.
- Springping skriftlige engagementsplaner: Et interessentregister uden en matchende kommunikationsplan bruges sjældent. Forbind hver kvadrant med en dokumenteret kadence, kanal og ejer.
RevVed at sammenligne interessentkortet med disse fejl i starten af hver fase, sikrer du en ærlig analyse og holder projektet på rette spor.
