Hvad er MIS? Introduktion og definition

Behovet for MIS

Det følgende er nogle af begrundelserne for at have en MIS system.

• Beslutningstagere har brug for information for at træffe effektive beslutninger. Management Information Systems (MIS) gør dette muligt.
• MIS-systemer letter kommunikationen i og uden for organisationen – medarbejdere i organisationen har let adgang til den nødvendige information til den daglige drift. Faciliteter som Short Message Service (SMS) & Email gør det muligt at kommunikere med kunder og leverandører inde fra det MIS-system, som en organisation bruger.
• Journalføring – ledelsesinformationssystemer registrerer alle forretningstransaktioner i en organisation og giver et referencepunkt for transaktionerne.

Komponenter af MIS

Hovedkomponenterne i en typisk MIS lang form (Management Information System) er:

• Medarbejdere – personer, der bruger informationssystemet
• Data – de data, som informationssystemet registrerer
• Forretningsprocedurer – indførte procedurer for, hvordan man registrerer, lagrer og analyserer data
• Hardware – disse omfatter servere, arbejdsstationer, netværksudstyr, printere osv.
• Software – det er programmer, der bruges til at håndtere dataene. Disse omfatter programmer som regnearksprogrammer, databasesoftware osv.

Typer af informationssystemer

Den type informationssystem, som en bruger bruger, afhænger af deres niveau i en organisation. Følgende diagram viser de tre overordnede niveauer af brugere i en organisation og den type informationssystem, de bruger.

Transaktionsbehandlingssystemer (TPS)

Denne type informationssystem bruges til at registrere en virksomheds daglige transaktioner. Et eksempel på et transaktionsbehandlingssystem er et POS-system (Point of Sale). Et POS-system bruges til at registrere det daglige salg.

Management Information Systems (MIS)

Management Information Systems forkortet som MIS, bruges til at guide taktiske ledere til at træffe semi-strukturerede beslutninger. Outputtet fra transaktionsbehandlingssystemet bruges som input til MIS-systemet.

Decision Support Systems (DSS)

Beslutningsstøttesystemer bruges af ledere på øverste niveau til at træffe semi-strukturerede beslutninger. Outputtet fra Management Information System bruges som input til beslutningsstøttesystemet.DSS-systemer får også datainput fra eksterne kilder såsom aktuelle markedskræfter, konkurrence mv.

Manuelle informationssystemer vs computeriserede informationssystemer (MIS)

Data er blodbanen i enhver forretningsenhed. Alle i en organisation har brug for information for at træffe beslutninger. Et informationssystem er en organiseret måde at registrere, gemme data og hente information på.

I dette afsnit vil vi se på manuelle informationssystemer vs. computeriserede informationssystemer.

Manuelt informationssystem

Et manuelt informationssystem bruger ingen computeriserede enheder. Registrering, lagring og genfinding af data sker manuelt af de personer, som er ansvarlige for informationssystemet.

Følgende er hovedkomponenterne i et manuelt informationssystem

• Mennesker -mennesker er modtagere af informationssystem
• Forretningsprocedurer –disse er foranstaltninger, der er på plads, der definerer reglerne for behandling af data, lagring, analyse og produktion af information
• Data -disse er de registrerede daglige transaktioner
• Arkivsystem – dette er en organiseret måde at gemme information på
• Rapporter –rapporterne genereres efter manuelt at analysere data fra arkivsystemet og kompilere dem.

Følgende diagram illustrerer, hvordan et typisk manuelt informationssystem fungerer

Fordele og ulemper ved et manuelt informationssystem

fordele:

Følgende er fordelene ved manuelle informationssystemer

• Omkostningseffektiv - det er billigere sammenlignet med et edb-system, fordi der ikke er behov for at købe dyrt udstyr som servere, arbejdsstationer, printere osv.
• Fleksibel –skiftende forretningskrav kan nemt implementeres i forretningsprocedurerne og implementeres med det samme

Ulemper:

Det følgende er nogle af ulemperne ved et manuelt informationssystem.

• Tidskrævende -alle dataindtastninger skal verificeres før arkivering, dette er en tidskrævende opgave, når det udføres af mennesker. Det tager også lang tid at hente data fra arkivsystemet
• Udsat for fejl - nøjagtigheden af ​​dataene, når de verificeres og valideres af mennesker, er mere tilbøjelige til fejl sammenlignet med verifikation og validering udført af computeriserede systemer.
• Mangel på sikkerhed – sikkerheden i manuelle systemer implementeres ved at begrænse adgangen til filrummet. Erfaringen viser, at uvedkommende nemt kan få adgang til arkiveringsrummet
• Duplikering af data –de fleste afdelinger i en organisation skal have adgang til de samme data. I et manuelt system er det almindeligt at duplikere disse data for at gøre det let tilgængeligt for alle autoriserede brugere. Udfordringen kommer, når de samme data skal opdateres
• Datainkonsistens – grundet duplikering af data er det meget almindeligt at opdatere data i én fil og ikke opdatere de andre filer. Dette fører til datainkonsistens
• Mangel på sikkerhedskopier – hvis filen går tabt eller bliver mishandlet, er chancerne for at gendanne dataene næsten nul.

Computerstyret informationssystem

Computeriserede systemer blev udviklet til at imødegå udfordringerne ved manuelle informationssystemer. Den største forskel mellem et manuelt og edb-informationssystem er et edb-system, der bruger en kombination af software og hardware til at registrere, gemme, analysere og hente information.

Fordele og ulemper ved et computeriseret informationssystem (MIS)

Følgende er nogle af ulemperne ved et computeriseret informationssystem.

fordele:

Følgende er fordelene ved computeriserede informationssystemer

• Hurtig databehandling og informationssøgning – dette er en af ​​de største fordele ved et computeriseret informationssystem. Den behandler data og henter information hurtigere. Dette fører til forbedret kunde-/kundeservice
• Forbedret datanøjagtighed – let at implementere datavalidering og verifikationstjek i et edb-system sammenlignet med et manuelt system.
• Forbedret sikkerhed – ud over at begrænse adgangen til databaseserveren, kan det computeriserede informationssystem implementere andre sikkerhedskontroller såsom brugerens autentificering, biometriske autentificeringssystemer, adgangsretskontrol osv.
• Reduceret dataduplikering – databasesystemer er designet på en sådan måde, at duplikering af data minimeres. Det betyder, at opdatering af data i én afdeling automatisk gør dem tilgængelige for de andre afdelinger
• Forbedrede backup-systemer – med moderne teknologi kan sikkerhedskopier gemmes i skyen, hvilket gør det nemt at gendanne dataene, hvis der skulle ske noget med hardwaren og softwaren, der blev brugt til at gemme dataene
• Nem adgang til information – de fleste virksomhedsledere skal rejse og stadig være i stand til at træffe en beslutning baseret på oplysningerne. Internettet og Mobil teknologier gør det muligt at få adgang til data overalt.

Ulemper:

• Det er dyrt at sætte op og konfigurere – organisationen skal købe hardware og den nødvendige software til at køre informationssystemet. Derudover skal forretningsgange revideres, og personalet skal trænes i, hvordan man bruger det edb-informationssystem.
• Stor afhængighed af teknologi – hvis der sker noget med hardwaren eller softwaren, der får den til at holde op med at fungere, så kan informationen ikke tilgås, før den nødvendige hardware eller software er blevet udskiftet.
• Risiko for svindel – hvis korrekt kontrol og kontrol ikke er på plads, kan en ubuden gæst bogføre uautoriserede transaktioner såsom en faktura for varer, der aldrig blev leveret mv.

Resumé

• MIS står for Management Information System. Det er en samling af mennesker, procedurer, data og informationsteknologi, der hjælper ledere til at træffe informerede beslutninger.
• Computeriserede informationssystemer er mere effektive sammenlignet med manuelle informationssystemer. Manuelle informationssystemer er billigere sammenlignet med computeriserede informationssystemer.
• Transaktionsbehandlingssystemer (TPS) er af driftspersonale til at registrere daglige forretningstransaktioner, og de bruges til at træffe strukturerede beslutninger
• Management Information Systems (MIS) bruges af ledere på mellemniveau til at træffe semi-strukturerede beslutninger
• Beslutningsstøttesystemer bruges af ledere på øverste niveau, og de hjælper ledere på øverste niveau med at træffe ustrukturerede beslutninger.