Correspondência em SAP – Configuração e Tipos

⚡ Resumo Inteligente

Correspondência de contas a receber em SAP Entrega correspondências como faturas e extratos de conta aos clientes. Os tipos de correspondência padrão e personalizados são configurados, gerados durante o lançamento ou posteriormente, e emitidos como impressão, e-mail ou fax.

✉️ Tipos de correspondência: Os tipos padrão incluem impressão de fatura e extrato de conta; tipos personalizados podem ser definidos.
🛠️ Configuração: A correspondência é configurada na personalização e vinculada aos códigos da empresa.
⚙️ Geração: A correspondência pode ser criada durante o lançamento da transação ou posteriormente, para documentos já existentes.
🖨️ Impressão: A correspondência solicitada é produzida através do programa de impressão e da bobina de papel.
📧 Entrega de e-mail: A correspondência pode ser enviada por e-mail ou fax, e não apenas impressa.
👥 Cliente e Fornecedor: As cartas podem ser enviadas tanto para clientes quanto para fornecedores.
🤖 Automação: As ferramentas de IA personalizam e agendam a comunicação com os clientes e a cobrança de dívidas em grande escala.

Saiba Mais

Existem vários tipos de correspondência padrão disponíveis, como impressão de faturas, extrato de conta, etc. Tipos de correspondência personalizados também podem ser criados.

As correspondências podem ser criadas no momento do processamento de uma transação comercial específica ou posteriormente para lançamentos de transações já criadas.

A correspondência pode ser enviada ao cliente/fornecedor em vários formatos, como e-mail e fax. A correspondência é basicamente cartas, etc., que são enviadas de SAP para fornecedor/cliente etc.

A correspondência pode ser criada individual ou coletivamente, ad-hoc ou por meio de trabalho em lote automatizado.

Tipos de correspondência

A seguir está uma lista de exemplos de vários tipos de correspondência padrão, que podem ser copiados para criar um formulário personalizado específico, programa, etc.

Tipo de correspondência	Correspondência Descriptíon	imprimir programa	Dados requeridos	Padrão de amostra SAP Formulário de roteiro
SAP01	Avisos de pagamento	RFKORD00	Número do documento	F140_PAY_CONF_01
SAP06	Extratos de conta	RFKORD10	Número e data da conta	F140_ACC_STAT_01
SAP07	Bill de declarações de encargos cambiais	RFKORD20	Número do documento	F140_BILL_CHA_01
SAP09	Documentos internos	RFKORD30	Número do documento	F140_INT_DOCU_01
SAP10	Cartas individuais	RFKORD40	Número da conta	F140_IND_TEXT_01
SAP11	Documento extracts	RFKORD50	Número do documento	F140_DOCU_EXC_01
SAP13	Declarações do cliente	RFKORD11	Número e data do cliente	F140_CUS_STAT_01

Como fazer a configuração de correspondência

Configuração de Correspondência em SAP pode ser realizado nas seguintes etapas abaixo

Etapa 1) Definir o tipo de correspondência

Caminho: – SPRO > Contabilidade Financeira (Novo) > Contas a Receber e Contas a Pagar > Contas de Clientes > Itens de Linha > Correspondência > Criar e Verificar Configurações para Correspondência > Definir Tipos de Correspondência

transação Code:-OB77

Aqui vários SAP tipos de correspondência padrão estão disponíveis. Você também pode criar seus tipos de correspondência personalizados. Você pode especificar quais dados são necessários para gerar uma correspondência, por exemplo, para o extrato da conta, você pode especificar que o cadastro do cliente/fornecedor é necessário para o extrato. Além disso, você pode especificar os parâmetros de data e o texto que será exibido na seleção da data.

Etapa 2) Atribuir programa ao tipo de correspondência

Caminho: -SPRO > Contabilidade Financeira (Novo) > Contas a Receber e Contas a Pagar > Contas de Clientes > Itens de Linha > Correspondência > Criar e Verificar Configurações para Correspondência > Atribuir Programas para Tipos de Correspondência

transação Code: -OB78

Aqui você precisa vincular o programa gerador de correspondência ao tipo de correspondência. Você também pode especificar programas diferentes para empresas diferentes. (Além disso, você pode especificar aqui a variante padrão para o programa executar. Você pode criar essa variante a partir da transação SE38/ SA38 para o programa.)

Você também pode criar seu próprio programa personalizado como uma cópia do programa padrão e fazer alterações adequadas para atender a qualquer necessidade específica do seu cliente.

Etapa 3) Determinar funções de chamada para tipo de correspondência

Caminho: -SPRO > Contabilidade financeira (nova) > Contas a receber e contas a pagar > Contas de clientes > Itens de linha > Correspondência > Criar e verificar configurações para correspondência > Determinar funções de chamada

transação Code:-OB79

Aqui você precisa especificar em que momento você pode gerar o tipo de correspondência específico. Você também pode especificar uma configuração diferente para empresas diferentes. As várias opções disponíveis são: -

No momento da entrada do documento (ex. FB50, FB60, etc.)
No momento do lançamento dos pagamentos (por exemplo, F-28, F-26, etc.)
No momento da exibição ou alteração do documento (ex. FB02, FB03, etc.)
No momento da exibição da conta (por exemplo, FBL1N, FBL5N, etc.)

Etapa 4) Atribuir formulário de correspondência ao programa de impressão de correspondência

Caminho: -SPRO > Contabilidade Financeira (Novo) > Contas a Receber e Contas a Pagar > Contas de Clientes > Correspondência de Itens de Linha > Criar e Verificar Configurações para Correspondência > Definir Nomes de Formulários para Impressão de Correspondência

transação Code: -OB96

Aqui você precisa especificar qual definição de formulário será usada pelo programa de impressão de correspondência. Você também pode especificar uma configuração diferente para empresas diferentes. (O SAP O formulário do script é definido usando a transação SE71, onde os vários dados são organizados no formato de saída para serem processados. Esse SAP O formulário de script define o layout na saída.)

Você também pode usar IDs de formulário de dois dígitos, por meio dos quais é possível chamar formulários diferentes para IDs de formulário diferentes na mesma empresa.

Este ID do formulário pode ser fornecido na tela de seleção do programa de impressão que gera a correspondência. Você pode selecionar apenas um ID de formulário por vez para um tipo de correspondência. Você pode criar vários tipos de correspondência, acionando diferentes IDs de formulário.

Etapa 5) Definir detalhes do remetente para correspondência

transação Code:-OBB1

Você pode vincular aqui os detalhes de cabeçalho, rodapé, assinatura e remetente. Este texto é definido usando a transação SO10 com ID de texto conforme link acima (por exemplo, ADRS). Você também pode especificar uma configuração diferente para diferentes empresas. (Também pode ser definida uma variante de remetente de dois dígitos, que pode ser fornecida aos parâmetros de seleção do programa de impressão. Isso permitirá diferentes detalhes do remetente dentro da mesma empresa.)

Etapa 6) Definir variantes de classificação para correspondência

Caminho: -SPRO > Contabilidade Financeira (Nova) > Contas a Receber e Contas a Pagar > Contas de Clientes > Itens de Linha > Correspondência > Criar e Verificar Configurações para Correspondência > Definir Variantes de Classificação para Correspondência

transação Code: -O7S4

Você pode especificar aqui a ordem em que as cartas de correspondência serão geradas. Por exemplo, se você estiver gerando extrato de conta para vários fornecedores, os fornecedores serão classificados nesta ordem e a carta será gerada. Esta Variante de Ordenação pode ser informada na tela de seleção do programa de impressão gerando correspondência.

Etapa 7) Definir variantes de classificação para itens de linha na correspondência

transação Code: -O7S6

Você pode especificar aqui a ordem em que os vários itens de linha aparecerão nas cartas de correspondência. Por exemplo, se o extrato da conta de um fornecedor tiver várias faturas, as faturas serão classificadas nesta ordem e a carta será gerada.

Esta Variante de Ordenação pode ser informada na tela de seleção do programa de impressão gerando correspondência.

Geração de Correspondência

Conforme mostrado anteriormente, também durante a configuração do ponto de chamada, a correspondência pode ser gerada nos momentos abaixo: -

No momento da entrada do documento (ex. FB50, FB60, etc.)
No momento do lançamento dos pagamentos (por exemplo, F-28, F-26, etc.)
No momento da exibição ou alteração do documento (ex. FB02, FB03, etc.)
No momento da exibição da conta (por exemplo, FBL1N, FBL5N, etc.)

A correspondência pode ser gerada para um documento específico ou para conta de fornecedor(es)/cliente(s). Os slides subsequentes explicarão a geração de correspondência por diferentes meios e sua impressão.

Geração de correspondência (Método A): -

A correspondência pode ser gerada enquanto você cria, altera ou exibe o documento.

Para isso vá em Ambiente > Correspondência e selecione o tipo de correspondência relevante, por exemplo, veja a tela abaixo em FB70 criação de fatura do cliente: -

Da mesma forma, você pode criar a correspondência a partir da exibição/alteração do documento da transação, como em FB02/ FB03/ FBl1N/ FLB5N, etc.

Geração de Correspondência (Método B)

Para existentes contabilidade documentos que você pode usar o código de transação FB12.

A seguir inserindo o código da empresa, será solicitado o tipo de correspondência. Selecione Tipo de correspondência e será solicitado que você insira o número do documento/número da conta. etc. com base na configuração do tipo de correspondência. Depois disso, a correspondência é solicitada.

Geração de Correspondência (Método C)

A partir da transação F.27, é possível gerar a correspondência (Extrato de Conta) para fornecedor(es)/cliente(s).

Aqui, em “Indicador no Registro Mestre”, o valor fornecido deve corresponder ao valor fornecido nos dados mestres do cliente/fornecedor > Empresa Code > Correspondência.

Se você selecionar a caixa de seleção “Solicitação individual”, se o mesmo fornecedor/cliente tiver itens de linha em várias empresas, para cada empresa será gerado um extrato separado.

Impressão de correspondência

Impressão de correspondência (Método A): -

Usar código de transação F.61 para imprimir o tipo de correspondência relevante já gerado. Na execução, simplesmente imprimirá a correspondência (se E-mail/Fax, etc. estiver configurado, a saída será gerada nesse formato)

Impressão de correspondência (Método B): -

Da transação F.64, você pode ver a carta de correspondência (Spool) gerada e imprimi-la. (A diferença do F.61 é que no F.64 você também pode fazer outras operações (como deletar, visualizar impressão, etc.) para solicitações de correspondência já geradas.)

O spool gerado pode ser visto e impresso a partir da transação SP02 ou Sistema > Solicitação de spool próprio.

Correspondência por e-mail

Mantenha o endereço de e-mail na configuração em cliente/ mestre do fornecedor > Dados Gerais > Guia Endereço > Comunicação e selecione o método de comunicação como e-mail.

Mantenha também o endereço de e-mail atualizado no cadastro de clientes/fornecedores > Empresa. Code Dados > Aba Correspondência.

Em seguida, a correspondência para este cliente/fornecedor será gerada em formato de e-mail em vez de impressão (levando em consideração a configuração da saída de usuário feita para determinar o método de comunicação na saída de usuário fornecida no próximo slide).

(Nota: Da mesma forma, você pode definir a saída de fax selecionando a comunicação padrão como FAX e mantendo o número do fax.)

Perguntas Frequentes

Os tipos padrão mais comuns incluem impressão de fatura, extrato de conta, lista de itens em aberto, aviso de pagamento e letra de câmbio. Cada um possui um programa e formulário de impressão específicos, e tipos personalizados podem ser criados para cartas especiais.

Sim. Com SAPCom o sistema conectado e o BCS configurado, correspondências como faturas e extratos podem ser enviadas aos clientes por e-mail ou fax em vez de impressas, reduzindo custos de postagem e atrasos.

A área de correspondência produz cartas como faturas e extratos mediante solicitação. A área de cobrança envia lembretes de itens em atraso de acordo com um cronograma. Ambas auxiliam no recebimento de contas, mas a cobrança se concentra especificamente na busca de pagamentos pendentes de clientes.

Sim. As ferramentas de IA geram cartas personalizadas, escolhem o melhor canal e momento para o envio e preveem quais clientes precisam de lembretes. Isso melhora a cobrança e reduz o trabalho manual de correspondência.

inteligência artificial Prevê o comportamento de pagamento, prioriza contas em atraso, recomenda estratégias de cobrança e redige mensagens para clientes, ajudandoping As equipes recebem pagamentos mais rapidamente e reduzem o prazo médio de recebimento.