Как да създадете еднократен клиент FD01 в SAP
Мейсън Гарсия
⚡ Умно обобщение
Еднократни основни записи на клиенти в SAP ФИ събират нередовни купувачи, без да поддържат отделни, постоянни основни данни. Това ръководство обяснява как кодът на транзакцията FD01 и групата сметки в стил CPDA позволяват на финансовите екипи да събират адреси, комуникации и данни за сметката за съгласуване по време на осчетоводяване.
Какво е еднократен клиентски майстор в SAP FI?
Еднократен майстор на клиенти в SAP FI е специален вид клиентски запис, използван за купувачи, които не генерират чест бизнес и следователно не се нуждаят от собствени постоянни основни данни. Вместо да се създава отделен запис за всеки клиент, който посещава магазина, или случаен клиент, се създава един споделен основен запис, а действителното име, адрес, телефонен номер и други общи данни се въвеждат по-късно, по време на транзакцията.
Записът е създаден с код на транзакцията FD01 и е присвоен на група сметки за еднократни клиенти (обикновено CPDA). Избирането на тази група акаунти е това, което показва SAP да се запазят полетата с общи данни отворени по време на осчетоводяване на фактури, вместо да се изтеглят от основната книга на клиента. Резултатът е щателна под-книга за вземания, която поддържа продажби на място, без да се увеличават обемите на основните данни.
Защо да използваме еднократен основен запис на клиент?
Поддържането на пълен главен запис за всеки рядък клиент добавя шум към под-книгата за регистър на активите, забавя отчитането и увеличава усилията за поддръжка на данните. Еднократният главен запис за клиент решава това, като действа като заместител, който приема нов набор от общи данни при всяко осчетоводяване, като същевременно осчетоводява чисто към една и съща сметка за съгласуване на главната книга.
Този подход е за предпочитане пред общите записи в главните книги, защото запазва анализите на ниво клиент, поддържа определянето на данъци и запазва логиката на отворените артикули непокътната в транзакции като FB70 (фактура на клиента) и F-28 (входящо плащане). Следователно финансовите екипи получават предимствата на прилагането на парични средства от AR осчетоводяване, без режийните разходи за постоянни основни данни за всеки случаен купувач.
Стъпки за създаване на еднократен клиент в SAP
Следвайте последователността по-долу, за да създадете еднократен основен клиент в SAP FI използва транзакция FD01. Уверете се, че групата сметки за еднократни клиенти (CPDA) и сметката за съгласуване в главната книга вече са конфигурирани в целевия фирмен код, преди да започнете.
Стъпка 1) Отваряне на транзакция FD01
За да създадете еднократен основен клиент, въведете код на транзакцията FD01 в SAP Командно поле и натиснете Enter.
Стъпка 2) Отворете прегледа на групата акаунти
В началния екран FD01 изберете Група акаунти бутон за общ преглед, за да можете да изберете правилната група еднократни клиентски акаунти.
Стъпка 3) Изберете групата еднократни клиентски сметки
В диалоговия прозорец изберете групата акаунти, където Еднократен клиент свойството е отметнато (обикновено групата сметки на CPDA). Това гарантира, че полетата за адрес остават отворени при осчетоводяване на фактурата.
Стъпка 4) Въведете идентификационен номер на клиента и фирмата Code
Обратно в главния екран на FD01, въведете следното:
- Въведете идентификационния номер на клиента съгласно диапазона от номера, присвоен на групата акаунти на еднократни клиенти.
- Влезте в компанията Code в който ще се създаде главният запис.
Стъпка 5) Поддържайте раздела „Общи данни за адрес“
На следващия екран, в раздела Общи данни – Адрес, въведете следното:
- Въведете името за основния запис за еднократни клиенти.
- Въведете термина за търсене.
- Въведете езика за комуникация.
Стъпка 6) Преминете към компанията Code раздел
От менюто на приложението изберете Компанията Code раздел за поддържане на специфични за финансовата институция данни за еднократния клиент.
Стъпка 7) Въведете сметката за съгласуване на главната книга
В компанията Code раздел:
- Изберете Account Management раздела.
- Въведете помирението Главна сметка номерът, по който трябва да се осчетоводи помощната книга за регистъра.
Стъпка 8) Запазете основния файл за еднократни клиенти
Натискане Спестявания за да създадете новия запис „Еднократен основен клиент“ в избрания фирмен код.
Стъпка 9) Проверете създаването в лентата на състоянието
Проверете лентата на състоянието в долната част на екрана за съобщението за потвърждение, генерирано от FD01. Съобщението съдържа новия номер на клиент, което потвърждава, че е създаден еднократният основен номер на клиента.
Еднократният основен клиент вече е готов за използване в низходящи FI-AR транзакции.
Как да проверите и използвате еднократния клиентски запис
След запазване, използвайте FD03 or XD03 за да се покаже новият главен адрес за еднократни клиенти и да се потвърдят групата сметки, сметката за съгласуване и заместителят в раздела за адрес. Тъй като главният адрес се споделя между много редки купувачи, проверете дали не се съхраняват постоянни данни за адрес: адресът трябва да остане празен или общ, така че всяко осчетоводяване на фактура да обхваща данните на действителния клиент.
При осчетоводяване на клиентска фактура с FB70 за този запис, SAP ще ви подкани с екран за еднократни данни, за да въведете името, адреса и банковите данни на купувача. Осчетоводяването все още се отнася до конфигурираната сметка за съгласуване на главната книга, така че записът се прехвърля правилно в общия Ledger и в доклади като FBL5N и анализа на стареенето на AR.
Често срещани грешки и съвети за отстраняване на неизправности
Няколко съобщения за валидиране могат да се появят при създаване или публикуване в еднократен основен клиентски документ. Най-често срещаните са изброени по-долу, заедно с типичното решение.
- „Групата акаунти не е разрешена“: Липсва групата акаунти за еднократни клиенти в стил CPDA за фирмения код; конфигурирайте я чрез транзакция OBD2.
- „Диапазонът от числа не се поддържа“: Присвоете валиден диапазон от номера на групата акаунти на еднократни клиенти чрез XDN1, преди да създадете главния акаунт.
- „Липсва сметка за съгласуване“: Поддържайте сметката за съгласуване на главната книга в раздела „Управление на акаунти“; полето е задължително за осчетоводявания на рефинансиране.
- „Клиент XXXX не е разширен до фирмен код YYYY“: Изпълнете FD01 отново в липсващия фирмен код, за да може еднократният клиент да осчетоводи в тази книга.
Най-добри практики за еднократни основни данни за клиенти
Прилагайте следните практики, за да поддържате главния регистр на еднократния клиент чист и готов за одит. Те намаляват създаването на дубликати, предотвратяват грешки при осчетоводяване и поддържат подрегистрацията за AR надеждна.
- Използвайте специална група акаунти в стил CPDA само за купувачи, които наистина не се нуждаят от постоянен запис; насочвайте редовните клиенти към редовен главен акаунт.
- Оставете полетата за адрес и банкова сметка празни в главния формуляр, така че всяко публикуване във FB70 да обхваща данните на действителния купувач.
- Поддържайте една сметка за съгласуване на главна книга за еднократни клиенти, за да опростите отчитането и съгласуването.
- Ограничете правата за създаване за еднократни шаблони на клиенти чрез SAP роли за оторизация, за да се избегнат дублиращи се или неоторизирани записи.
- Периодично преглеждайте еднократни публикации чрез FBL5N, за да откриете повтарящи се купувачи, които трябва да бъдат повишени до главен клиент за редовни клиенти.
