Як створити одноразового клієнта FD01 у SAP
Мейсон Гарсія
⚡ Розумний підсумок
Основні записи одноразових клієнтів у SAP Фінансові інспекторки фіксують нечастих покупців, не ведучи окремі, постійні основні дані. У цьому покроковому посібнику пояснюється, як код транзакції FD01 та група рахунків у стилі CPDA дозволяють фінансовим командам фіксувати адреси, комунікаційні дані та дані рахунків узгодження під час проводки.
Що таке майстер-клас для одноразових клієнтів у SAP FI?
Майстер-клієнт одного разу в SAP FI – це спеціальний тип обліку клієнтів, який використовується для покупців, які не генерують частих покупок і тому не потребують власних постійних основних даних. Замість створення окремого запису для кожного клієнта, який приходить особисто або випадково, створюється один спільний основний запис, а фактичне ім'я, адреса, номер телефону та інші загальні дані вводяться пізніше, під час транзакції.
Запис створюється з кодом транзакції FD01 і призначено групі облікових записів одноразових клієнтів (зазвичай CPDA). Вибір цієї групи облікових записів показує, що SAP щоб залишати поля загальних даних відкритими під час проводки рахунків-фактур, замість того, щоб витягувати їх з основної книги клієнта. Результатом є зручна підреєстр дебіторської заборгованості, яка підтримує продажі без завищення обсягів основних даних.
Навіщо використовувати одноразовий основний запис клієнта?
Ведення повного основного запису для кожного нечастого клієнта додає шуму до додаткової книги обліку AR, уповільнює звітність і збільшує зусилля на обслуговування даних. Одноразовий основний запис клієнта вирішує цю проблему, діючи як заповнювач, який приймає новий набір загальних даних під час кожної проводки, водночас виконуючи проводку чисто на той самий рахунок основної книги узгодження.
Цей підхід є кращим за універсальні записи в журналі головної книги, оскільки він зберігає аналітику на рівні клієнта, підтримує визначення податків і зберігає логіку відкритих позицій недоторканою в таких транзакціях, як FB70 (рахунок-фактура клієнта) та F-28 (вхідний платіж). Таким чином, фінансові команди отримують переваги застосування готівки за допомогою проводки AR без накладних витрат на постійні основні дані для кожного випадкового покупця.
Кроки для створення одноразового клієнта в SAP
Виконайте наведену нижче послідовність, щоб створити основну реєстрацію одноразового клієнта в SAP FI використовує транзакцію FD01. Перед початком переконайтеся, що група рахунків одноразового клієнта (CPDA) та рахунок узгодження G/L вже налаштовані в цільовому коді компанії.
Крок 1) Відкрийте транзакцію FD01
Щоб створити основну рахунок одноразового клієнта, введіть код транзакції FD01 , SAP Командне поле та натисніть Enter.
Крок 2) Відкрийте огляд групи облікових записів
На початковому екрані FD01 виберіть Група облікових записів кнопка огляду, щоб ви могли вибрати правильну групу облікових записів одноразових клієнтів.
Крок 3) Виберіть групу одноразових рахунків клієнтів
У діалоговому вікні виберіть групу облікових записів, де Одноразовий клієнт властивість позначено (зазвичай група облікових записів CPDA). Це гарантує, що поля адреси залишаються відкритими під час проводки рахунку-фактури.
Крок 4) Введіть ідентифікатор клієнта та компанію Code
Повернувшись на головний екран FD01, введіть наступне:
- Введіть ідентифікатор клієнта відповідно до діапазону номерів, призначеного групі облікових записів одноразових клієнтів.
- Введіть компанію Code в якому має бути створений головний запис.
Крок 5) Ведення вкладки «Загальна адреса даних»
На наступному екрані, на вкладці Загальні дані – Адреса, введіть наступне:
- Введіть ім'я для основного запису одноразового клієнта.
- Введіть пошуковий термін.
- Введіть мову спілкування.
Крок 6) Перейдіть до компанії Code розділ
У меню програми виберіть пункт Компанія Code розділ для зберігання даних, специфічних для фінансової установи, про одноразового клієнта.
Крок 7) Введіть рахунок головного рахунку для узгодження
У компанії Code розділ:
- Оберіть Управління рахунками .
- Введіть узгодження Основний рахунок номер, на який має бути здійснена проводка в допоміжній книзі AR.
Крок 8) Збережіть основну таблицю одноразового клієнта
Преса Зберегти щоб створити новий запис основного облікового запису одноразового клієнта у вибраному балансі компанії.
Крок 9) Перевірте створення в рядку стану
Перевірте рядок стану внизу екрана на наявність повідомлення з підтвердженням, згенерованого FD01. Повідомлення містить новий номер клієнта, який підтверджує створення основного запису одноразового клієнта.
Одноразовий основний обліковий запис клієнта тепер готовий до використання в наступних транзакціях FI-AR.
Як перевірити та використовувати одноразовий обліковий запис клієнта
Після збереження використовуйте FD03 or XD03 щоб відобразити новий основний запис одноразового клієнта та підтвердити групу рахунків, рахунок узгодження та заповнювач вкладки адреси. Оскільки основний запис спільний для багатьох рідкісних покупців, перевірте, чи не зберігаються постійні дані адреси: адреса має залишатися порожньою або загальною, щоб кожна проводка рахунку-фактури фіксувала фактичні дані клієнта.
Під час публікації рахунку-фактури клієнта з FB70 для цього запису, SAP відкриє екран одноразових даних для введення імені, адреси та банківських реквізитів покупця. Проводка все одно надходить до налаштованого рахунку головного рахунку для узгодження, тому запис коректно переходить до загальних даних. Ledger а також у такі звіти, як FBL5N та аналіз старіння AR.
Поширені помилки та поради щодо усунення несправностей
Під час створення або публікації основного запису одноразового клієнта може з’явитися кілька повідомлень про перевірку. Найчастіші з них наведено нижче разом із типовими способами вирішення.
- «Група облікових записів не дозволена»: Для коду компанії відсутня група облікових записів одноразового клієнта в стилі CPDA; налаштуйте її через транзакцію OBD2.
- «Діапазон номерів не підтримується»: Призначте дійсний діапазон номерів групі облікових записів одноразового клієнта через XDN1, перш ніж створювати головний номер.
- «Рахунок узгодження відсутній»: Ведіть рахунок узгодження основної книги на вкладці «Керування рахунками»; це поле є обов’язковим для проводок AR.
- «Клієнт XXXX не має розширення до коду компанії YYYY»: Знову запустіть FD01 у відсутньому коді компанії, щоб одноразовий клієнт міг внести дані до цієї книги.
Найкращі практики для одноразових основних даних клієнтів
Застосовуйте наступні методи, щоб підтримувати основну книгу одноразових клієнтів чистою та готовою до аудиту. Вони зменшують створення дублікатів, запобігають помилкам проводки та забезпечують надійність допоміжної книги AR.
- Використовуйте спеціальну групу облікових записів у стилі CPDA лише для покупців, яким дійсно не потрібен постійний запис; направляйте постійних клієнтів до звичайного основного облікового запису.
- Залиште поля адреси та банківського рахунку порожніми, щоб кожна проводка FB70 фіксувала дані фактичного покупця.
- Ведіть єдиний головний рахунок для узгодження для разових клієнтів, щоб спростити звітність та узгодження.
- Обмежте права на створення для одноразових основних об'єктів клієнтів через SAP ролі авторизації, щоб уникнути дублювання або несанкціонованих записів.
- Періодично переглядайте разові публікації через FBL5N, щоб виявити постійних покупців, яких слід підвищити до основних постійних клієнтів.
