Intressentanalys och kartaping med exempel och mall
Charles Moore
⚡ Smart sammanfattning
Intressentanalys och kartaping identifierar vem som har makt, intresse och inverkan på ett projekt och grupperar dem sedan så att affärsanalytiker kan planera engagemang, prioritera kommunikation och minska projektrisken i varje fas av leveransen.
Vad är intressentanalys?
Interessentanalys är en kartläggningsprocessping dina intressenters intressen. Det är en process för att systematiskt analysera och samla in kvalitativ information för att avgöra vems intressen som ska beaktas. Det hjälper projektledare och chefer att bedöma intressenternas intressen, positioner, allianser och kunskap relaterad till projektet.
Vad är en intressentkartaping?
Intressentkartaping är en effektiv process för att hitta nyckelintressenter relaterade till projektet. Det hjälper till att lära sig om intressenterna och identifiera alla individer som är intresserade av projektets resultat. När alla intressenter är identifierade kan de kartläggas och kategoriseras beroende på olika intressen och engagemangsnivåer.
När bör en intressentanalys göras?
Intressentanalys bör alltid göras i början av ett projekt. Sådan analys är till hjälp vid utarbetandet av en loggram. En loggram är en generell metod för projektplanering, övervakning och utvärdering i form av en "loggramsmatris". Närhelst loggramar omprövas under ett projekts livscykel kommer en intressentanalys att vara användbar. Det betyder att närhelst halvtidsöversyner eller årlig övervakning äger rum bör intressentanalys vara en del av övningen.
Kategorisering av intressenter
Intressenter delas in i två kategorier
| Interna intressenter | Externa intressenter |
|---|---|
| Inom organisationen: Anställda och Ledning | Utanför organisationen: Regering & Handelsförbund |
Process för intressentanalys och kartläggningping
Följande intressentkartaping Exemplet förklarar de primära aspekterna som behöver beaktas vid intressentanalys.
Steg 1) Identifiera dina intressenter: din chef, ditt team, ledande befattningshavare, potentiella kunder, din familj, etc.
Steg 2) Bedöm hur dessa intressenter kan påverkas eller ha en effekt på organisationen
Steg 3) Prioritera dina intressenter-
| Typ av intressent | Handling |
|---|---|
| Hög makt, intresserade människor | – Hantera nära |
| Hög makt, mindre intresserade människor | – Håll dig nöjd |
| Låg effekt, intresserade människor | - Hålla uppdaterad |
| Låg effekt, mindre intresserade människor | – Övervaka med minimal ansträngning |
Steg 4) Identifiera områden av konflikter (organisation vs. intressent, intressent vs. intressent)
Steg 5) Prioritera, stämma av och balansera intressenter
Steg 6) Anpassa viktiga intressenters behov till organisationens strategier och åtgärder
Nästa exempel på intressentkartaping, låt oss lära oss om saker att ta hänsyn till när vi har med intressenter att göra
- Skulle du kunna eliminera processer som inte tillför intressentvärde?
- Hur skulle du kommunicera med intressenter?
- Uppmuntrar din kommunikation utbyte av intressenter?
- Kommunicerar du intressenten om värdet av affären?
Viktiga frågor att ställa under intressentanalys och kartläggningping
| Olika attributkontroll för intressenter | Fråga att ställa dina intressenter |
|---|---|
| Identifiering av intressent | Vem betalar för projektet? Vem kommer att få leveranserna eller vinsterna från projektet? Både från din organisation och från kundorganisationen som kommer att arbeta med dig för att genomföra projektet? Identifiera experten för projektområdet i organisationen. |
| Räntor | Vilken direkt nytta förväntar sig intressenterna att få av projektet? Vilka resultat förväntar sig intressenterna som ett resultat av projektet? Vilka förändringar behöver intressenterna göra till följd av projektet? Finns det några intressekonflikter mellan intressenterna? |
| Inflytande | Vilken legitim auktoritet har intressenterna i organisationen? Vem kontrollerar projektets tillgångar och resurser? Vilken grad av inflytande eller förhandlingsmakt har dina identifierade intressenter i organisationen? |
| Inverkan | Hur stor påverkan en intressent kan ha på projektet, och om detta kommer att påverka projektets framgång. |
Du måste också ta reda på när intressenter kommer att bli involverade i följande-
- Projektvision
- Definition av projektomfattning
- Affärsprocessanalys
- Behöver framkallning
- Kravvalidering
- Design recensioner
- Testning av användaracceptans
Du kan skapa en "Deltagande matristabell” för intressenterna enligt nedanstående exempel på intressentkarta:
| Typ av deltagande | Underrätta | Konsultation | Partner | kontroll |
|---|---|---|---|---|
| Behöver granskning | ||||
| Planering | ||||
| Implementera | ||||
| Övervakning och utvärdering |
Mall för intressentanalys
Nedan finns en mall för intressentanalys. Den hjälper dig att identifiera dina intressenter och gruppera dem efter olika kategorier och kriterier.
Ladda ner mall för intressentanalys
Tips för att hantera dina intressenter
- Klaga inte. Acceptera intressenter som de är
- För garanterad framgång, engagera nyckelledarskapet.
- Se till att du involverar dina intressenter tidigt i affärsanalysprocessen
- För känsliga frågor, säkerställ full sekretess med alla intressenter för att vinna deras förtroende.
- För att undvika konflikter, hjälp alla intressenter att förverkliga sina personliga vinster av projektet.
- Intressentkartaping och analys hjälper alltid.
Populär intressentkartaping tekniker
När intressenterna har identifierats finns det flera beprövade tekniker som hjälper en affärsanalytiker att visualisera dem och välja rätt engagemangsstrategi. De flesta projekt använder en eller två av följande tekniker, ibland i kombination.
- Makt-intresse-rutnät (Mendelows matris): Placerar varje intressent i ett 2×2-rutnät av makt kontra intresse, vilket ger de fyra grupper som redan använts i steg 3 i processen ovan – Hantera noggrant, Håll dig nöjd, Håll dig informerad och Övervaka. Det är den mest använda kartan.ping verktyg och fungerar bra för små och medelstora projekt.
- Framträdande modell: Den introducerades av Mitchell, Agle och Wood och klassificerar intressenter utifrån tre attribut – makt, legitimitet och brådska – och producerar sju intressenttyper som dominerande, beroende och definitiva. Den är användbar när ett projekt har många intressenter med konkurrerande anspråk.
- Makt-dynamismmatris: Kartlägger intressenters makt i förhållande till hur snabbt deras positioner förändras. Den belyser oförutsägbara men kraftfulla intressenter som behöver noggrann övervakning under organisatoriska förändringar.
- Inflytande-påverkansmatris: Liknar Power-Interest Grid, men ersätter intresse med påverkan på projektresultat. Det används ofta när samma intressent kan påverka flera leveranser.
- Kraftfältsanalys: En teknik från Kurt Lewin som listar de krafter som driver för och emot en förändring och betygsätter deras styrka. Den är användbar när ett projekt är beroende av intressenternas stöd för ett specifikt beslut.
- Nätverksdiagram / Sociogram: Ritar intressenter som noder och deras relationer som kanter. Det avslöjar informella påverkare och kommunikationsvägar som ett nät kan missa.
Välj teknik baserat på projektets storlek och komplexitet. Ett kort projekt kanske bara behöver makt-intresse-nätet. En stor organisationsförändring kombinerar vanligtvis framträdandemodellen med ett nätverksdiagram så att både formell auktoritet och informellt inflytande syns på en sida.
Vanliga misstag att undvika vid intressentanalys
Intressentanalys är lätt att utföra dåligt. Följande misstag förekommer ofta i projekt och är värda att kontrollera mot din egen metod.
- Att behandla kartan som en engångsövning: Intressenternas positioner förändras allt eftersom projektet går igenom olika faser. RevBesök kartan vid varje viktig milstolpe, inte bara i början.
- Ignorerar indirekta intressenter: Slutanvändare, tillsynsmyndigheter och supportteam påverkar ofta implementeringen även när de inte är beslutsfattare. Lägg till dem på kartan tidigt.
- Fokusera bara på makt, inte intresse: En mäktig intressent med lågt intresse behöver fortfarande en lätt uppdateringsplan, annars kan en sen invändning spåra ur projektet.
- Förväxla preferens med prioritet: Varje intressent har en åsikt. Endast några av dessa åsikter överensstämmer med projektets mål. Vikta kartan efter strategisk anpassning, inte efter hur man yttrar sig.
- Hoppaping skriftliga engagemangsplaner: Ett intressentregister utan en matchande kommunikationsplan används sällan. Koppla ihop varje kvadrant med en dokumenterad kadens, kanal och ägare.
RevAtt jämföra intressentkartan med dessa misstag i början av varje fas håller analysen ärlig och projektet på rätt spår.
