Hur man skapar pivottabell i Excel: Handledning för nybörjare

Det kommer att finnas tillfällen då du kommer att behöva analysera stora mängder data och producera lättlästa och förståeliga rapporter. Pivottabeller tillåter oss att analysera sådan data och producera rapporter som uppfyller våra affärsrapporteringskrav.

Vad är en pivottabell?

En pivottabell är en sammanfattning av en stor datamängd som vanligtvis inkluderar de totala siffrorna, medeltal, minimum, maximum, etc. låt oss säga att du har försäljningsdata för olika regioner, med en pivottabell kan du sammanfatta data efter region och hitta den genomsnittliga försäljningen per region, den högsta och lägsta försäljningen per region, etc. Pivottabeller låter oss analysera, sammanfatta och visa endast relevant data i våra rapporter.

Steg för steg handledning om att skapa pivottabeller

Bilden nedan visar exempel på försäljningsdata som samlats in från North Wind Access-databasen.

Du kan ladda ner exempel på Excel-data här.

Ladda ner ovanstående Excel-datafil

Som du kan se från bilden ovan innehåller vårt kalkylblad mycket data. Låt oss säga att vi vill skapa en sammanfattning av kunder, gruppera alla deras beställningar efter produkt och visa kvantiteter, enhetspris och delsummor för alla transaktioner.

Öppna Excel-filen som du laddade ner
Klicka på INSERT-fliken på menyfliksområdet

Du kommer att få upp följande fönster

Klicka på knappen Välj tabell/intervall som visas i bilden ovan
Du kommer att få följande minifönster

Klicka i celladress A1
Tryck på Ctrl + A på tangentbordet för att markera alla dataceller
Ditt minifönster som visas visas nu enligt följande

Klicka på knappen Stäng för att gå tillbaka till alternativfönstret
Klicka på OK-knappen

Välj följande fält
- Företagsnamn
- Produktnamn
- Enhetspris
- Antal
- Delsumma
Ditt kalkylblad bör nu se ut som följer

Observera att ovanstående data har grupperats efter kundens företagsnamn, produktnamn, enhetspris, summan av kvantiteter och summan av delsummorna.
Lägg märke till rullgardinsknappen bredvid Radetiketter. Denna knapp låter oss sortera/filtrera vår data. Låt oss anta att vi bara är intresserade av Alfreds Futterkiste
Klicka på rullgardinsmenyn Radetiketter som visas nedan

Ta bort bocken från (Markera alla)
Välja Alfreds Futterkiste
Klicka på OK-knappen
Du kommer att få följande data

2-dimensionella vridbord

En tvådimensionell pivottabell är en tabell som har fält på både rader och kolumner. Låt oss säga att vi vill lista anställdas namn som rader och använda kolumner för att representera kundnamn och fylla i cellerna med den totala försäljningen.

Aktivera försäljningsdatabladet
Klicka på INSERT-fliken
Klicka på Pivotdiagram & Tabell-knappen
Välj alla data. Excel bör nu komma ihåg det tidigare intervallet så du behöver bara klicka på OK-knappen
Ett nytt ark kommer att skapas med pivottabellverktygen
Välj fälten som visas i bilden nedan

Din pivottabell kommer nu att se ut som följer

Visualisera pivottabellsdata med hjälp av diagram

Med Excel 2013 behöver du inte skapa diagrammen manuellt. Excel kommer att skapa diagram för dig när du skapar dina pivottabeller, ändrar aggregatfunktioner, tillämpar filter osv.

Diagrammet nedan skapades automatiskt för oss från den enkla pivotdiagramövningen som filtrerade data för Alfreds Endast Futterkiste.

Sammanfattning

Pivottabeller och diagram gör det möjligt för oss att sammanfatta och analysera stora datamängder. Vi kan använda aggregerade funktioner som SUM, MINIMUM, MAXIMUM, AVERAGE, etc. diagrammen skapas automatiskt och uppdateras åt oss av excel när vi arbetar med data.