Analiza și harta părților interesateping cu exemplu și șablon
Charles Moore
⚡ Rezumat inteligent
Analiza și harta părților interesateping identifică cine are putere, interes și impact asupra unui proiect, apoi îi grupează astfel încât analiștii de business să poată planifica implicarea, să prioritizeze comunicarea și să reducă riscul proiectului în fiecare fază a livrării.
Ce este analiza părților interesate?
Analiza părților interesate este un proces de cartografiereping interesul părților interesate. Este un proces de analiză sistematică și colectare a informațiilor calitative pentru a determina ale cui interese ar trebui luate în considerare. Ajută liderii și managerii de proiect să evalueze interesele, pozițiile, alianțele și cunoștințele părților interesate legate de proiect.
Ce este o hartă a părților interesateping?
Harta părților interesateping este un proces eficient de găsire a părților interesate cheie legate de proiect. Vă ajută să aflați despre părțile interesate și să identificați toți indivizii interesați de rezultatul proiectului. Odată ce toate părțile interesate sunt identificate, aceștia pot fi mapați și clasificați în funcție de diferitele interese și niveluri de implicare.
Când ar trebui efectuată analiza părților interesate?
Analiza părților interesate ar trebui să fie întotdeauna efectuată la începutul unui proiect. O astfel de analiză este utilă în elaborarea unui cadru logic. Un cadru logic este o abordare generală a planificării, monitorizării și evaluării proiectului, sub forma unei „matrice a cadrului logic”. Ori de câte ori cadrele logice sunt reconsiderate în timpul ciclului de viață al unui proiect, o analiză a părților interesate va fi utilă. Aceasta înseamnă că, ori de câte ori au loc evaluări intermediare sau monitorizări anuale, analiza părților interesate ar trebui să facă parte din exercițiu.
Categorizarea părților interesate
Părțile interesate sunt clasificate în două categorii
| Părțile interesate interne | Părțile interesate externe |
|---|---|
| În cadrul organizației: angajați și conducere | În afara organizației: Government & Trade Association |
Procesul de analiză și hartă a părților interesateping
Următoarea hartă a părților interesateping Exemplul explică aspectele principale care trebuie luate în considerare pentru analiza părților interesate.
Pas 1) Identificați-vă părțile interesate: șeful dvs., echipa dvs., directorii executivi, potențialii clienți, familia dvs. etc.
Pas 2) Evaluați modul în care acești părți interesate ar putea fi afectați sau pot avea un efect asupra organizației
Pas 3) Acordați prioritate părților interesate-
| Tipul părților interesate | Acțiune |
|---|---|
| Putere mare, oameni interesați | – Gestionați îndeaproape |
| Putere mare, oameni mai puțin interesați | – Rămâneți mulțumit |
| Putere scăzută, oameni interesați | - Stai informat |
| Putere scăzută, oameni mai puțin interesați | – Monitorizați cu minim efort |
Pas 4) Identificați zonele de conflicte (organizație vs. părți interesate, părți interesate vs. părți interesate)
Pas 5) Prioritizează, reconciliază și echilibrează părțile interesate
Pas 6) Aliniați nevoile părților interesate semnificative cu strategiile și acțiunile organizației
În continuare, în acest exemplu de hartă a părților interesateping, haideți să învățăm despre lucrurile de care trebuie să avem grijă atunci când interacționăm cu părțile interesate
- Ați putea elimina procesele care nu adaugă valoare pentru părțile interesate?
- Cum ați comunica cu părțile interesate?
- Comunicările dumneavoastră încurajează schimbul de părți interesate?
- Comunicați părții interesate valoarea tranzacției?
Întrebări importante de pus în timpul analizei și hărții părților interesateping
| Verificarea atributelor diferite pentru părțile interesate | Întrebare de adresat părților interesate |
|---|---|
| Identificarea părților interesate | Cine plătește pentru proiect? Cine va primi rezultatele sau profiturile din proiect? Atât din partea organizației dumneavoastră, cât și din partea organizației client, care va lucra cu dumneavoastră pentru a implementa proiectul? Identificați expertul pentru domeniul proiectului din cadrul organizației. |
| Interes | Ce beneficii directe așteaptă părțile interesate să obțină de pe urma proiectului? Ce rezultate așteaptă părțile interesate ca urmare a proiectului? Ce schimbări trebuie să facă părțile interesate ca urmare a proiectului? Există conflicte de interese între părțile interesate? |
| Influența | Ce autoritate legitimă au părțile interesate în cadrul organizației? Cine controlează activele și resursele proiectului? Ce grad de influență sau putere de negociere au părțile interesate identificate în cadrul organizației? |
| Impact | Cât de mare ar putea fi impactul pe care o parte interesată l-ar putea avea asupra proiectului și dacă acest lucru va afecta succesul proiectului. |
De asemenea, trebuie să vă dați seama când părțile interesate se vor implica în următoarele:
- Viziunea proiectului
- Definirea domeniului proiectului
- Analiza proceselor de afaceri
- Necesită elicitare
- Validarea cerințelor
- Recenzii de design
- Testarea acceptării utilizatorilor
Puteți crea un „Tabelul matricei de participare” pentru părțile interesate, așa cum este prezentat în exemplul de mai jos al hărții părților interesate:
| Tip de participare | Informa | Recomandare | Partener | Mod de control: |
|---|---|---|---|---|
| Necesită evaluare | ||||
| Planificare | ||||
| aplica | ||||
| Monitorizare și evaluare |
Șablon de analiză a părților interesate
Mai jos este un șablon de analiză a părților interesate. Acesta vă va ajuta să identificați părțile interesate și să le grupați după diferite categorii și criterii.
Descărcați șablonul de analiză a părților interesate
Sfaturi pentru a vă gestiona părțile interesate
- Nu te plînge. Acceptați părțile interesate așa cum sunt
- Pentru un succes garantat, implicați conducerea cheie.
- Asigurați-vă că implicați părțile interesate încă de la începutul procesului de analiză a afacerii
- Pentru probleme sensibile, asigurați confidențialitatea deplină cu toate părțile interesate pentru a le câștiga încrederea.
- Pentru a evita conflictele, ajutați toate părțile interesate să-și realizeze câștigurile personale din proiect.
- Harta părților interesateping și analiza ajută întotdeauna.
Harta părților interesate populareping tehnici
Odată ce părțile interesate au fost identificate, există câteva tehnici dovedite care ajută un analist de afaceri să le vizualizeze și să aleagă strategia potrivită de implicare. Majoritatea proiectelor utilizează una sau două dintre următoarele tehnici, uneori în combinație.
- Grila Putere-Interes (Matricea lui Mendelow): Trasează fiecare parte interesată pe o grilă 2×2 de putere versus interes, producând cele patru grupuri deja utilizate în Pasul 3 al procesului de mai sus — Gestionare atentă, Menținere satisfacție, Menținere informare și Monitorizare. Este cea mai utilizată hartă.ping instrument și funcționează bine pentru proiecte mici și mijlocii.
- Modelul de proeminență: Introdusă de Mitchell, Agle și Wood, aceasta clasifică părțile interesate în funcție de trei atribute - putere, legitimitate și urgență - și produce șapte tipuri de părți interesate, cum ar fi dominante, dependente și definitive. Este utilă atunci când un proiect are multe părți interesate cu pretenții concurente.
- Matricea Putere-Dinamism: Cartografiază părțile interesate aflate în poziții de putere în raport cu cât de repede se schimbă pozițiile lor. Evidențiază părțile interesate imprevizibile, dar puternice, care necesită o monitorizare atentă în timpul schimbărilor organizaționale.
- Matricea Influență-Impact: Similară cu Grila Putere-Interes, dar înlocuiește interesul cu impactul asupra rezultatelor proiectului. Este adesea utilizată atunci când aceeași parte interesată poate influența mai multe rezultate.
- Analiza câmpului de forță: O tehnică a lui Kurt Lewin care enumeră forțele care favorizează și împotrivă unei schimbări și le evaluează intensitatea. Este utilă atunci când un proiect depinde de acordul părților interesate pentru o anumită decizie.
- Diagramă de rețea / Sociogramă: Desenează părțile interesate ca noduri și relațiile lor ca margini. Dezvăluie influențatori informali și căi de comunicare pe care o grilă le poate rata.
Alegeți tehnica în funcție de dimensiunea și complexitatea proiectului. Un proiect scurt poate necesita doar Grila Putere-Interes. O schimbare organizațională majoră combină de obicei Modelul de Proeminență cu o diagramă de rețea, astfel încât atât autoritatea formală, cât și influența informală să fie vizibile pe o singură pagină.
Greșeli frecvente de evitat în analiza părților interesate
Analiza părților interesate este ușor de realizat prost. Următoarele greșeli apar frecvent în proiecte și merită verificate în raport cu propria abordare.
- Tratarea hărții ca un exercițiu singular: Pozițiile părților interesate se schimbă pe măsură ce proiectul avansează prin faze. RevVizitați harta la fiecare etapă importantă, nu doar la început.
- Ignorarea părților interesate indirecte: Utilizatorii finali, autoritățile de reglementare și echipele de asistență influențează adesea adoptarea chiar și atunci când nu sunt factori de decizie. Adăugați-i pe hartă din timp.
- Concentrându-se doar pe putere, nu pe interes: O parte interesată puternică, cu un interes scăzut, are nevoie totuși de un plan de actualizare superficială, altfel o obiecție târzie poate deraia proiectul.
- Confuzia dintre preferință și prioritate: Fiecare parte interesată are o opinie. Doar unele dintre aceste opinii se aliniază cu obiectivele proiectului. Ponderați harta în funcție de potrivirea strategică, nu de frecvența exprimărilor.
- Săriping planuri de angajament scrise: Un registru al părților interesate fără un plan de comunicare corespunzător este rar utilizat. Asociați fiecare cadran cu o cadență, un canal și un proprietar documentate.
RevVizualizarea hărții părților interesate în raport cu aceste greșeli la începutul fiecărei faze menține analiza corectă și proiectul pe drumul cel bun.
