Jenis Sistem Informasi : SIM, TPS, DSS, Diagram Piramida

Organisasi tipikal dibagi menjadi tingkat operasional, menengah, dan atas. Persyaratan informasi bagi pengguna di setiap tingkat berbeda. Untuk mencapai tujuan tersebut, terdapat sejumlah sistem informasi yang mendukung setiap level dalam suatu organisasi.

Tutorial ini akan mengeksplorasi berbagai jenis sistem informasi, tingkat organisasi yang menggunakannya dan karakteristik sistem informasi tertentu.

Diagram Piramida Tingkat Organisasi dan kebutuhan informasi

Memahami berbagai tingkatan suatu organisasi sangat penting untuk memahami informasi yang dibutuhkan oleh pengguna yang beroperasi di tingkatnya masing-masing.

Diagram berikut menggambarkan berbagai tingkatan organisasi pada umumnya.

Operatingkat manajemen nasional

Tingkat operasional berkaitan dengan pelaksanaan transaksi bisnis sehari-hari organisasi.

Contoh pengguna pada tingkat manajemen ini termasuk kasir di tempat penjualan, teller bank, perawat di rumah sakit, staf layanan pelanggan, dll.

Pengguna pada tingkat ini menggunakan pengambilan keputusan terstruktur. Artinya, mereka telah menetapkan aturan-aturan yang memandu mereka dalam mengambil keputusan.

Misalnya, jika sebuah toko menjual barang secara kredit dan mereka memiliki kebijakan kredit yang memiliki batasan tertentu pada pinjaman, yang perlu diputuskan oleh tenaga penjual apakah akan memberikan kredit kepada pelanggan atau tidak didasarkan pada informasi kredit terkini dari sistem.

Tingkat Manajemen Taktis

Tingkat organisasi ini didominasi oleh manajer tingkat menengah, kepala departemen, supervisor, dll. Pengguna pada tingkat ini biasanya mengawasi aktivitas pengguna di tingkat manajemen operasional.

Pengguna taktis membuat keputusan semi-terstruktur. Keputusan tersebut sebagian didasarkan pada pedoman yang ditetapkan dan keputusan yang menghakimi. Sebagai contoh, manajer taktis dapat memeriksa batas kredit dan riwayat pembayaran pelanggan dan memutuskan untuk membuat pengecualian guna menaikkan batas kredit untuk pelanggan tertentu. Keputusan tersebut sebagian terstruktur dalam arti bahwa manajer taktis harus menggunakan informasi yang ada untuk mengidentifikasi riwayat pembayaran yang menguntungkan organisasi dan persentase kenaikan yang diperbolehkan.

Tingkat Manajemen Strategis

Ini adalah level paling senior dalam sebuah organisasi. Pengguna pada tingkat ini membuat keputusan tidak terstruktur. Manajer tingkat senior prihatin dengan perencanaan jangka panjang organisasi. Mereka menggunakan informasi dari manajer taktis dan data eksternal untuk memandu mereka ketika membuat keputusan tidak terstruktur.

Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)

Sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk mencatat transaksi bisnis sehari-hari organisasi. Mereka digunakan oleh pengguna di tingkat manajemen operasional. Tujuan utama dari sistem pemrosesan transaksi adalah untuk menjawab pertanyaan rutin seperti;

• Bagaimana printer dijual hari ini?
• Berapa banyak persediaan yang kita miliki?
• Berapa tunggakan John Doe?

Dengan mencatat transaksi bisnis sehari-hari, sistem TPS memberikan jawaban atas pertanyaan di atas secara tepat waktu.

• Keputusan yang dibuat oleh manajer operasional bersifat rutin dan sangat terstruktur.
• Informasi yang dihasilkan dari sistem pemrosesan transaksi sangat detail.

Misalnya, bank yang memberikan pinjaman mengharuskan perusahaan tempat seseorang bekerja memiliki nota kesepahaman (MoU) dengan bank tersebut. Jika seseorang yang majikannya mempunyai MoU dengan bank mengajukan pinjaman, yang harus dilakukan staf operasional hanyalah memverifikasi dokumen yang diserahkan. Jika memenuhi persyaratan barulah dokumen pengajuan pinjaman diproses. Apabila tidak memenuhi persyaratan, maka klien disarankan menemui staf manajemen taktis untuk melihat kemungkinan penandatanganan MoU.

Contoh sistem pemrosesan transaksi meliputi;

• Sistem Point of Sale – mencatat penjualan harian
• Sistem penggajian – memproses gaji karyawan, manajemen pinjaman, dll.
• Sistem Kontrol Stok – melacak tingkat inventaris
• Sistem pemesanan maskapai penerbangan – manajemen pemesanan penerbangan

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) digunakan oleh manajer taktis untuk memantau status kinerja organisasi saat ini. Output dari sistem pemrosesan transaksi digunakan sebagai input ke sistem informasi manajemen.

Sistem MIS menganalisis masukan dengan algoritma rutin yaitu mengagregasi, membandingkan dan merangkum hasil untuk menghasilkan laporan yang digunakan manajer taktis untuk memantau, mengendalikan dan memprediksi kinerja masa depan.

Misalnya, masukan dari sistem tempat penjualan dapat digunakan untuk menganalisis tren produk yang berkinerja baik dan yang tidak berkinerja baik. Informasi ini dapat digunakan untuk membuat pesanan persediaan di masa depan, yaitu meningkatkan pesanan untuk produk yang berkinerja baik dan mengurangi pesanan untuk produk yang tidak berkinerja baik.

Contoh sistem informasi manajemen antara lain;

• Sistem manajemen penjualan – mereka mendapat masukan dari sistem point of sale
• Sistem penganggaran – memberikan gambaran tentang berapa banyak uang yang dikeluarkan dalam organisasi untuk jangka pendek dan panjang.
• Sistem manajemen sumber daya manusia – kesejahteraan karyawan secara keseluruhan, pergantian staf, dll.

Manajer taktis bertanggung jawab atas keputusan semi-terstruktur. Sistem MIS menyediakan informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan terstruktur dan berdasarkan pengalaman para manajer taktis, mereka membuat keputusan, yaitu memprediksi berapa banyak barang atau inventaris yang harus dipesan untuk kuartal kedua berdasarkan penjualan kuartal pertama.

Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

Sistem pendukung keputusan digunakan oleh manajemen senior untuk membuat keputusan non-rutin. Sistem pendukung keputusan menggunakan masukan dari sistem internal (sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi manajemen) dan sistem eksternal.

Tujuan utama sistem pendukung keputusan adalah untuk memberikan solusi terhadap permasalahan yang unik dan sering berubah. Sistem pendukung keputusan menjawab pertanyaan seperti;

• Apa dampaknya terhadap kinerja karyawan jika kita menggandakan lot produksi di pabrik?
• Apa yang akan terjadi pada penjualan kita jika ada pesaing baru yang memasuki pasar?

Sistem pendukung keputusan menggunakan model matematika yang canggih, dan teknik statistik (probabilitas, pemodelan prediktif, dll.) untuk memberikan solusi, dan keduanya sangat interaktif.

Contoh sistem pendukung keputusan meliputi;

• Sistem perencanaan keuangan – memungkinkan manajer untuk mengevaluasi cara-cara alternatif untuk mencapai tujuan. Tujuannya adalah untuk menemukan cara optimal untuk mencapai tujuan. Misalnya laba bersih suatu bisnis dihitung dengan menggunakan rumus Total Penjualan dikurangi (Harga Pokok + Beban). Sistem perencanaan keuangan akan memungkinkan para eksekutif senior untuk mengajukan pertanyaan bagaimana jika dan menyesuaikan nilai total penjualan, harga pokok barang, dll. untuk melihat pengaruh keputusan dan laba bersih serta menemukan cara yang paling optimal.
• Sistem manajemen pinjaman bank – digunakan untuk memverifikasi kredit pemohon pinjaman dan memprediksi kemungkinan pengembalian pinjaman.

Teknik kecerdasan buatan dalam bisnis

kecerdasan buatan sistem meniru keahlian manusia untuk mengidentifikasi pola dalam kumpulan data besar. Perusahaan seperti Amazon, Facebook, dan Google, dll. menggunakan teknik kecerdasan buatan untuk mengidentifikasi data yang paling relevan bagi Anda.

Mari kita gunakan Facebook sebagai contoh, Facebook biasanya membuat prediksi yang sangat akurat tentang orang-orang yang mungkin Anda kenal atau temui di sekolah. Mereka menggunakan data yang Anda berikan kepada mereka, data yang diberikan teman Anda dan berdasarkan informasi ini membuat prediksi tentang orang-orang yang mungkin Anda kenal.

Amazon menggunakan teknik kecerdasan buatan juga untuk menyarankan produk yang harus Anda beli juga berdasarkan apa yang Anda dapatkan saat ini.

Google juga menggunakan kecerdasan buatan untuk memberi Anda hasil penelusuran paling relevan berdasarkan interaksi Anda dengan Google dan lokasi Anda.

Teknik-teknik ini telah memberikan kontribusi besar dalam menjadikan perusahaan-perusahaan ini sangat sukses karena mampu memberikan nilai kepada pelanggannya.

Pemrosesan Analitik Online (OLAP)

Pemrosesan analitis online (OLAP) digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data multidimensi dan menghasilkan informasi yang dapat dilihat dengan cara berbeda menggunakan beberapa dimensi.

Katakanlah sebuah perusahaan menjual laptop, desktop, dan mobil perangkat. Mereka memiliki empat (4) cabang A, B, C dan D. OLAP dapat digunakan untuk melihat total penjualan setiap produk di seluruh wilayah dan membandingkan penjualan aktual dengan proyeksi penjualan.

Setiap informasi seperti produk, jumlah penjualan, nilai penjualan mewakili dimensi yang berbeda

Tujuan utama sistem OLAP adalah memberikan jawaban atas pertanyaan ad hoc dalam waktu sesingkat mungkin, berapa pun ukuran kumpulan data yang digunakan.