Jenis Sistem Informasi : SIM, TPS, DSS, Diagram Piramida

Suatu organisasi pada umumnya terbagi menjadi tingkat operasional, menengah, dan atas. Kebutuhan informasi bagi pengguna di setiap tingkat berbeda. Untuk itu, terdapat sejumlah sistem informasi yang mendukung setiap tingkat dalam suatu organisasi.

Tutorial ini akan membahas berbagai jenis sistem informasi, tingkat organisasi yang menggunakannya, dan karakteristik dari sistem informasi tertentu.

Diagram Piramida Tingkat Organisasi dan kebutuhan informasi

Memahami berbagai tingkatan suatu organisasi sangat penting untuk memahami informasi yang dibutuhkan oleh pengguna yang beroperasi di tingkatnya masing-masing.

Diagram berikut menggambarkan berbagai tingkatan organisasi pada umumnya.

Operatingkat manajemen nasional

Tingkat operasional berkaitan dengan pelaksanaan transaksi bisnis sehari-hari organisasi.

Contoh pengguna pada tingkat manajemen ini termasuk kasir di tempat penjualan, teller bank, perawat di rumah sakit, staf layanan pelanggan, dll.

Pengguna pada level ini membuat keputusan yang terstruktur. Ini berarti bahwa mereka memiliki aturan yang jelas yang memandu mereka saat membuat keputusan.

Sebagai contoh, jika sebuah toko menjual barang secara kredit dan mereka memiliki kebijakan kredit yang menetapkan batasan tertentu pada pinjaman, maka yang perlu dilakukan oleh tenaga penjualan untuk memutuskan apakah akan memberikan kredit kepada pelanggan atau tidak hanyalah berdasarkan informasi kredit terkini dari sistem.

Tingkat Manajemen Taktis

Tingkat organisasi ini didominasi oleh manajer tingkat menengah, kepala departemen, supervisor, dan lain-lain. Pengguna di tingkat ini biasanya mengawasi aktivitas pengguna di tingkat manajemen operasional.

Pengguna taktis membuat keputusan semi-terstruktur. Keputusan tersebut sebagian didasarkan pada pedoman yang ditetapkan dan keputusan yang menghakimi. Sebagai contoh, manajer taktis dapat memeriksa batas kredit dan riwayat pembayaran pelanggan dan memutuskan untuk membuat pengecualian guna menaikkan batas kredit untuk pelanggan tertentu. Keputusan tersebut sebagian terstruktur dalam arti bahwa manajer taktis harus menggunakan informasi yang ada untuk mengidentifikasi riwayat pembayaran yang menguntungkan organisasi dan persentase kenaikan yang diperbolehkan.

Tingkat Manajemen Strategis

Ini adalah level paling senior dalam sebuah organisasi. Pengguna pada tingkat ini membuat keputusan tidak terstruktur. Manajer tingkat senior prihatin dengan perencanaan jangka panjang organisasi. Mereka menggunakan informasi dari manajer taktis dan data eksternal untuk memandu mereka ketika membuat keputusan tidak terstruktur.

Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS)

Sistem pemrosesan transaksi digunakan untuk mencatat transaksi bisnis sehari-hari suatu organisasi. Sistem ini digunakan oleh pengguna di tingkat manajemen operasional. Tujuan utama dari sistem pemrosesan transaksi adalah untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan rutin seperti:

• Berapa banyak printer yang terjual hari ini?
• Berapa banyak persediaan yang kita miliki?
• Berapa tunggakan John Doe?

Dengan mencatat transaksi bisnis sehari-hari, sistem TPS memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan di atas secara tepat waktu.

• Keputusan yang dibuat oleh manajer operasional bersifat rutin dan sangat terstruktur.
• Informasi yang dihasilkan dari sistem pemrosesan transaksi sangat detail.

Sebagai contoh, bank yang memberikan pinjaman mensyaratkan bahwa perusahaan tempat seseorang bekerja harus memiliki nota kesepahaman (MoU) dengan bank tersebut. Jika seseorang yang perusahaan tempatnya bekerja memiliki MoU dengan bank tersebut mengajukan pinjaman, yang perlu dilakukan oleh staf operasional hanyalah memverifikasi dokumen yang diajukan. Jika memenuhi persyaratan, maka dokumen permohonan pinjaman akan diproses. Jika tidak memenuhi persyaratan, maka klien disarankan untuk menemui staf manajemen taktis untuk melihat kemungkinan penandatanganan MoU.

Contoh sistem pemrosesan transaksi meliputi:

• Sistem Point of Sale – mencatat penjualan harian.
• Sistem penggajian – memproses gaji karyawan, pengelolaan pinjaman, dll.
• Sistem Kontrol Stok – keeping track dari tingkat persediaan.
• Sistem pemesanan maskapai penerbangan – manajemen pemesanan penerbangan.

Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) digunakan oleh manajer taktis untuk memantau status kinerja organisasi saat ini. Output dari sistem pemrosesan transaksi digunakan sebagai input ke sistem informasi manajemen.

Sistem MIS menganalisis input dengan algoritma rutin, yaitu, menggabungkan, membandingkan, dan meringkas hasilnya untuk menghasilkan laporan yang digunakan oleh manajer taktis untuk memantau, mengendalikan, dan memprediksi kinerja di masa mendatang.

Sebagai contoh, input dari sistem penjualan (point of sale) dapat digunakan untuk menganalisis tren produk yang berkinerja baik dan produk yang berkinerja buruk. Informasi ini dapat digunakan untuk membuat pesanan inventaris di masa mendatang, yaitu meningkatkan pesanan untuk produk yang berkinerja baik dan mengurangi pesanan produk yang berkinerja buruk.

Contoh sistem informasi manajemen meliputi:

• Sistem manajemen penjualan – mereka mendapatkan masukan dari sistem titik penjualan.
• Sistem penganggaran – memberikan gambaran tentang berapa banyak uang yang dikeluarkan dalam organisasi untuk jangka pendek dan panjang.
• Sistem manajemen sumber daya manusia – kesejahteraan karyawan secara keseluruhan, pergantian staf, dll.

Manajer taktis bertanggung jawab atas keputusan semi-terstruktur. Sistem MIS menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan terstruktur, dan berdasarkan pengalaman manajer taktis, mereka membuat penilaian, yaitu, memprediksi berapa banyak barang atau persediaan yang harus dipesan untuk kuartal kedua berdasarkan penjualan kuartal pertama.

Sistem Pendukung Keputusan (DSS)

Sistem pendukung keputusan digunakan oleh manajemen senior untuk membuat keputusan non-rutin. Sistem pendukung keputusan menggunakan masukan dari sistem internal (sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi manajemen) dan sistem eksternal.

Tujuan utama sistem pendukung keputusan adalah untuk memberikan solusi terhadap masalah yang unik dan sering berubah. Sistem pendukung keputusan menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti:

• Apa dampaknya terhadap kinerja karyawan jika kita menggandakan lot produksi di pabrik?
• Apa yang akan terjadi pada penjualan kita jika ada pesaing baru yang memasuki pasar?

Sistem pendukung keputusan menggunakan model matematika dan teknik statistik yang canggih (probabilitas, pemodelan prediktif, dll.) untuk memberikan solusi, dan sistem ini sangat interaktif.

Contoh sistem pendukung keputusan meliputi:

• Sistem perencanaan keuangan – Sistem ini memungkinkan para manajer untuk mengevaluasi berbagai cara alternatif untuk mencapai tujuan. Tujuannya adalah untuk menemukan cara optimal dalam mencapai tujuan tersebut. Misalnya, laba bersih suatu bisnis dihitung menggunakan rumus Total Penjualan dikurangi (Harga Pokok Penjualan + Biaya). Sistem perencanaan keuangan akan memungkinkan para eksekutif senior untuk mengajukan pertanyaan "bagaimana jika" dan menyesuaikan nilai total penjualan, harga pokok penjualan, dan lain-lain, untuk melihat dampak keputusan tersebut terhadap laba bersih dan menemukan cara yang paling optimal.
• Sistem manajemen pinjaman bank – digunakan untuk memverifikasi kredit pemohon pinjaman dan memprediksi kemungkinan pengembalian pinjaman.

Teknik kecerdasan buatan dalam bisnis

kecerdasan buatan sistem meniru keahlian manusia untuk mengidentifikasi pola dalam kumpulan data besar. Perusahaan seperti Amazon, Facebook, dan Google, dll., menggunakan teknik kecerdasan buatan untuk mengidentifikasi data yang paling relevan bagi Anda.

Mari kita gunakan Facebook sebagai contoh. Facebook biasanya membuat prediksi yang sangat akurat tentang orang-orang yang mungkin Anda kenal atau pernah satu sekolah dengan Anda. Mereka menggunakan data yang Anda berikan kepada mereka, data yang diberikan oleh teman-teman Anda, dan berdasarkan informasi ini membuat prediksi tentang orang-orang yang mungkin Anda kenal.

Amazon juga menggunakan teknik kecerdasan buatan untuk menyarankan produk yang sebaiknya Anda beli berdasarkan apa yang sedang Anda dapatkan saat ini.

Google juga menggunakan kecerdasan buatan untuk memberikan Anda hasil pencarian yang paling relevan berdasarkan interaksi Anda dengan Google dan lokasi Anda.

Teknik-teknik ini telah memberikan kontribusi besar dalam menjadikan perusahaan-perusahaan ini sangat sukses karena mereka mampu memberikan nilai tambah kepada pelanggan mereka.

Pemrosesan Analitik Online (OLAP)

Pemrosesan analitis online (OLAP) digunakan untuk menanyakan dan menganalisis data multidimensi dan menghasilkan informasi yang dapat dilihat dengan cara berbeda menggunakan beberapa dimensi.

Katakanlah sebuah perusahaan menjual laptop, desktop, dan Nomor WhatsApp perangkat. Mereka memiliki empat (4) cabang: A, B, C, dan D. OLAP dapat digunakan untuk melihat total penjualan setiap produk di semua wilayah dan membandingkan penjualan aktual dengan penjualan yang diproyeksikan.

Setiap informasi, seperti produk, jumlah penjualan, dan nilai penjualan, mewakili dimensi yang berbeda.

Tujuan utama sistem OLAP adalah memberikan jawaban atas pertanyaan ad hoc dalam waktu sesingkat mungkin, berapa pun ukuran kumpulan data yang digunakan.

Pertanyaan Umum Demo Slot