Komponen & Peran MIS (Sistem Informasi Manajemen)

Facebook adalah salah satu bisnis paling menguntungkan di dunia, dan seluruh keberadaannya bergantung pada penggunaan teknologi informasi dan sistem informasi.

Perusahaan sukses lainnya seperti Google, Amazon, eBay, dan Lembaga Keuangan- sebagian besar kesuksesan mereka disebabkan oleh teknologi.

Tutorial ini akan melihat peran SALAH dalam organisasi dan bagaimana organisasi dapat memanfaatkan MIS untuk mendapatkan keunggulan kompetitif.

Pengertian data dan informasi serta ciri-ciri informasi yang baik

Data mengacu pada fakta dasar mentah, misalnya harga suatu produk, jumlah produk yang dibeli, dll. yang belum diproses.

Misalnya, harga $6 dan jumlah 10 tidak memberikan arti apa pun kepada pelanggan di tempat penjualan. Informasi harus merupakan data olahan yang menyampaikan makna kepada penerimanya.

Misalnya, mengalikan $6 dengan 10 menghasilkan $60, yang merupakan total tagihan yang harus dibayar pelanggan.

Informasi yang baik harus tepat waktu dan tersedia ketika dibutuhkan.

Berikut ini adalah ciri-ciri informasi yang baik.

• Tepat – informasi harus bebas dari kesalahan dan kekeliruan. Hal ini dicapai dengan mengikuti standar ketat yang ditetapkan untuk memproses data menjadi informasi. Misalnya, menambahkan $6 + 10 akan menghasilkan informasi yang tidak akurat. Informasi yang akurat untuk contoh kita adalah mengalikan $6 dengan 10.
• Menyelesaikan – semua informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan yang baik harus tersedia. Tidak ada yang boleh hilang. Jika PAJAK adalah aplikasi untuk menghitung jumlah total yang harus dibayar pelanggan, maka PAJAK juga harus disertakan. Mengabaikannya dapat menyesatkan pelanggan dengan berpikir bahwa mereka seharusnya membayar $60 hanya padahal kenyataannya, mereka juga harus membayar pajak.
• Biaya Efektif – biaya untuk memperoleh informasi tidak boleh melebihi manfaat informasi dalam bentuk uang.
• Berfokus pada pengguna – informasi harus disajikan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi dari pengguna sasaran. Misalnya, manajer operasional memerlukan informasi yang sangat rinci, dan hal ini harus dipertimbangkan ketika menyajikan informasi kepada manajer operasional. Informasi yang sama tidak akan sesuai untuk manajer senior karena mereka harus memprosesnya lagi. Bagi mereka, itu adalah data dan bukan informasi.
• Relevan – informasi harus relevan bagi penerimanya. Informasi tersebut harus berkaitan langsung dengan masalah yang dihadapi penerima yang dituju. Jika departemen ICT ingin membeli server baru, informasi yang menyebutkan diskon 35% untuk laptop tidak akan relevan dalam skenario seperti itu.
• Berwibawa – informasi harus berasal dari sumber yang dapat dipercaya. Katakanlah Anda memiliki rekening bank dan ingin mentransfer uang ke rekening bank lain yang menggunakan mata uang berbeda dari mata uang Anda. Menggunakan nilai tukar dari biro perubahan tidak akan dianggap otoritatif dibandingkan dengan mendapatkan nilai tukar langsung dari bank Anda.
• Tepat waktu – informasi harus tersedia ketika dibutuhkan. Katakanlah perusahaan Anda ingin merger dengan perusahaan lain. Informasi yang mengevaluasi perusahaan lain yang ingin Anda merger harus diberikan sebelum merger, dan Anda harus memiliki waktu yang cukup untuk memverifikasi informasi tersebut.

Keunggulan kompetitif informasi dan MIS

Keunggulan kompetitif adalah posisi yang membuat suatu bisnis lebih menguntungkan dibandingkan pesaingnya. Misalnya, memproduksi produk dengan biaya lebih rendah dibandingkan pesaing membuat Anda lebih menguntungkan.

Sistem informasi memiliki kapasitas untuk membantu organisasi mencapai posisi tersebut. Sistem informasi melakukannya dengan cara berikut:

Operakeunggulan nasional – keunggulan operasional berupaya meningkatkan operasi bisnis. Mari kita ambil contoh toko ritel. Sebuah toko ritel dapat menggunakan sistem informasi untuk secara otomatis melakukan pemesanan ke pemasok setelah tingkat persediaan mencapai batas pemesanan ulang. Hal ini memastikan bahwa toko ritel tidak pernah kehabisan inventaris dan pelanggan selalu dapat mengandalkannya untuk menemukan apa yang mereka butuhkan.

Model bisnis, produk, dan layanan baru – mari kita lanjutkan dengan contoh toko ritel. Toko ritel dapat mengembangkan sistem pemesanan berbasis web atau aplikasi ponsel pintar yang dapat digunakan klien untuk membeli barang dari kenyamanan rumah mereka atau di mana pun mereka berada. Sistem pemesanan dapat dihubungkan dengan bisnis pengiriman dan mendapat dukungan untuk pembayaran online. Ini adalah model bisnis baru dibandingkan dengan pelanggan yang datang untuk melakukan pembelian vs melakukannya dari aplikasi berbasis web atau ponsel pintar.

Peningkatan hubungan pemasok dan pelanggan – data historis digunakan untuk memahami kebutuhan pelanggan dan pemasok. Data ini kemudian digunakan untuk menciptakan layanan dan produk yang memenuhi kebutuhan. Hal ini mengarah pada hubungan jangka panjang dengan pelanggan dan bisnis yang menempatkan organisasi pada posisi yang lebih menguntungkan.

Pengambilan keputusan yang lebih baik – informasi sangat penting ketika membuat keputusan. Sistem informasi jika dirancang dan dioperasikan secara efisien, menghasilkan informasi yang memiliki semua karakteristik informasi baik yang dijelaskan pada bagian di atas. Hal ini memungkinkan suatu organisasi untuk membuat keputusan yang akan menguntungkan organisasi.

Komponen MIS dan hubungannya

Sistem informasi manajemen terdiri dari lima komponen utama yaitu manusia, proses bisnis, data, perangkat keras, dan perangkat lunak. Semua komponen tersebut harus bekerja sama untuk mencapai tujuan bisnis.

Konsultan Ahli – ini adalah pengguna yang menggunakan sistem informasi untuk mencatat transaksi bisnis sehari-hari. Penggunanya biasanya adalah para profesional yang berkualifikasi seperti akuntan, manajer sumber daya manusia, dll. Departemen ICT biasanya memiliki staf pendukung yang memastikan bahwa sistem berjalan dengan baik.

Prosedur Bisnis – ini adalah praktik terbaik yang disepakati yang memandu pengguna dan semua komponen lainnya tentang cara bekerja secara efisien. Prosedur bisnis dikembangkan oleh orang-orang yaitu pengguna, konsultan, dll.

Data – transaksi bisnis sehari-hari yang dicatat. Bagi bank, data dikumpulkan dari aktivitas seperti penyetoran, penarikan, dll.

Perangkat keras – perangkat keras terdiri dari komputer, printer, perangkat jaringan, dll. Perangkat keras menyediakan daya komputasi untuk memproses data. Ini juga menyediakan kemampuan jaringan dan pencetakan. Perangkat keras mempercepat pengolahan data menjadi informasi.

Perangkat lunak – ini adalah program yang dijalankan pada perangkat keras. Perangkat lunak dibagi menjadi dua kategori besar yaitu perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi. Perangkat lunak sistem mengacu pada sistem operasi yaitu Windows, Mac OS, dan Ubuntu, dll. Perangkat lunak aplikasi mengacu pada perangkat lunak khusus untuk menyelesaikan tugas bisnis seperti a Daftar gaji program, sistem perbankan, sistem titik penjualan, dll.

Rantai Nilai Porter

Bayangkan sebuah perusahaan seperti Apple Inc. Mengapa mereka sukses? Mengapa pelanggan menyukai dan membeli iPhone? Itu karena iPhone memberi nilai tambah pada kehidupan mereka. Inilah sebabnya mengapa Apple Inc. adalah bisnis yang sukses. Rantai nilai mengacu pada aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk menciptakan nilai bagi pelanggannya.

Konsep rantai nilai dikembangkan oleh Michael Porter. Rantai nilai Porter mempunyai dua aktivitas yaitu;

• Kegiatan utama – ini adalah aktivitas yang terkait dengan penciptaan produk/jasa, pemasaran dan penjualan, serta dukungan. Kegiatan utama terdiri dari logistik masuk, operasi, logistik keluar, pemasaran dan penjualan, dan layanan.
• mendukung kegiatan – ini adalah kegiatan yang mendukung kegiatan utama. Kegiatan pendukung terdiri dari pengadaan (purchasing), pengelolaan sumber daya manusia, pengembangan teknologi dan infrastruktur.

Diagram berikut menggambarkan rantai nilai

Ilustrasi berikut menunjukkan rantai nilai untuk Apple Inc.

Tujuan keseluruhan dari rantai nilai adalah untuk membantu bisnis memperoleh keunggulan kompetitif. Keunggulan kompetitif adalah posisi bisnis di pasar yang menjadikannya lebih menguntungkan dibandingkan pesaing langsungnya.

Pengaruh TI terhadap tujuan organisasi

Tujuan organisasi mengacu pada tujuan dan misi organisasi, terutama dalam jangka panjang. Terlepas dari jenis bisnis yang dijalankan suatu organisasi, tujuan keseluruhannya adalah menciptakan nilai bagi pelanggan atau klien seperti yang dinyatakan pada bagian di atas.

Penyelarasan Teknologi Informasi Bisnis berkaitan dengan penggunaan teknologi informasi untuk mencapai tujuan bisnis secara efektif.

Dua cara paling umum yang dilakukan organisasi untuk memberikan nilai adalah dengan menawarkan produk berkualitas dengan harga lebih rendah dibandingkan pesaing atau dengan harga tinggi namun dengan lebih banyak fitur yang menambah nilai kepada pelanggan.

Teknologi informasi memungkinkan bisnis memproses dan menganalisis data dalam jumlah besar dengan biaya lebih murah dan dalam waktu sesingkat mungkin. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menyediakan produk berkualitas dengan harga lebih murah.

Mari kita ambil contoh bank. Bank dapat menggunakan ATM untuk memungkinkan klien menarik uang dan cara otomatis lainnya untuk menyetor uang. Pelanggan yang memiliki pertanyaan dapat diarahkan ke situs web yang memiliki pertanyaan umum. Baik individu maupun bisnis dapat melihat laporan secara online jika mereka berlangganan internet banking.

Praktik bisnis TI di atas menghasilkan pengurangan biaya dalam menjalankan bisnis dan menciptakan produk dan layanan baru. Mengurangi biaya menjalankan bisnis memungkinkan bank mengurangi biaya bank, oleh karena itu, menawarkan produk atau layanan berkualitas dengan harga lebih murah.

Kesimpulan

Badan usaha ada untuk mendapatkan keuntungan. Organisasi nirlaba hadir untuk memberikan layanan atau produk berkualitas dengan biaya efektif.

Terlepas dari jenis organisasinya, MIS memiliki peran besar dalam mencapai tujuan.

MIS memungkinkan organisasi untuk membuat keputusan yang tepat dengan memberikan informasi kepada pengambil keputusan.