Як імпортувати дані бази даних SQL у файл Excel [Приклад]

Імпорт даних SQL у файл Excel

У цьому посібнику ми збираємося імпортувати дані із зовнішньої бази даних SQL. Ця вправа передбачає, що у вас є робочий екземпляр SQL Server і основи SQL Server.

Спочатку створюємо SQL файл для імпорту в Excel. Якщо у вас уже є готовий експортований файл SQL, ви можете пропустити наступні два кроки та перейти до наступного.

1. Створіть нову базу даних під назвою EmployeesDB
2. Виконайте наступний запит

USE EmployeeDB
GO

CREATE TABLE [dbo].[employees](
	[employee_id] [numeric](18, 0) NOT NULL,
	[full_name] [nvarchar](75) NULL,
	[gender] [nvarchar](50) NULL,
	[department] [nvarchar](25) NULL,
	[position] [nvarchar](50) NULL,
	[salary] [numeric](18, 0) NULL,
 CONSTRAINT [PK_employees] PRIMARY KEY CLUSTERED
(
	[employee_id] ASC
)WITH (PAD_INDEX = OFF, STATISTICS_NORECOMPUTE = OFF, IGNORE_DUP_KEY = OFF, ALLOW_ROW_LOCKS = ON, ALLOW_PAGE_LOCKS = ON) ON [PRIMARY]
) ON [PRIMARY]

GO

INSERT INTO employees(employee_id,full_name,gender,department,position,salary)
VALUES
('4','Prince Jones','Male','Sales','Sales Rep',2300)
,('5','Henry Banks','Male','Sales','Sales Rep',2000)
,('6','Sharon Burrock','Female','Finance','Finance Manager',3000);

GO

Як імпортувати дані в Excel за допомогою діалогового вікна майстра

• Створіть нову книгу в MS Excel
• Натисніть вкладку ДАНІ

1. Виберіть із кнопки «Інші джерела».
2. Виберіть із SQL Server, як показано на зображенні вище

1. Введіть назву/IP-адресу сервера. Для цього підручника я підключаюся до localhost 127.0.0.1
2. Виберіть тип входу. Оскільки я користуюся локальною машиною та ввімкнуто автентифікацію Windows, я не надаватиму ідентифікатор користувача та пароль. Якщо ви підключаєтеся до віддаленого сервера, вам потрібно буде надати ці дані.
3. Натисніть на наступну кнопку

Після підключення до сервера бази даних. Відкриється вікно, у якому потрібно ввести всі дані, як показано на знімку екрана

• Виберіть EmployeesDB зі спадного списку
• Натисніть таблицю співробітників, щоб вибрати її
• Натисніть на наступну кнопку.

Відкриється майстер підключення даних, щоб зберегти з’єднання даних і завершити процес підключення до даних співробітника.

• Ви отримаєте таке вікно

• Натисніть кнопку OK

Завантажте файл SQL і Excel

Як імпортувати дані MS Access в Excel за допомогою прикладу

Тут ми збираємося імпортувати дані з простої зовнішньої бази даних, що працює на основі Microsoft Доступ до бази даних. Ми імпортуємо таблицю продуктів в Excel. Ви можете завантажити Microsoft Доступ до бази даних.

• Відкрийте нову книгу
• Натисніть вкладку ДАНІ
• Натисніть кнопку «Доступ», як показано нижче

• Ви отримаєте діалогове вікно, показане нижче

• Перейдіть до бази даних, яку ви завантажили, і
• Натисніть кнопку Відкрити

• Натисніть кнопку OK
• Ви отримаєте наступні дані

Завантажте базу даних і файл Excel

Оновлення та керування підключенням до бази даних

Перевага імпорту над вставкою полягає в тому, що Excel підтримує активне з’єднання з базою даних, тому одне оновлення додає найновіші рядки без повторення роботи майстра. Керування цим з’єднанням забезпечує актуальність та безпеку звіту.

1. Оновіть дані: Клацніть будь-яку клітинку в імпортованій таблиці, відкрийте вкладку ДАНІ та виберіть «Оновити» або «Оновити все», щоб оновити кожне підключення.
2. Оновити при відкритті: У властивостях підключення поставте позначку навпроти пункту «Оновлювати дані під час відкриття файлу», щоб звіт оновлювався щоразу під час його відкриття.
3. Керування з’єднаннями: Використовуйте «Запити та підключення», щоб перейменувати, редагувати або видалити підключення, а також перевірити сервер і базу даних, на які воно вказує.
4. Захист облікових даних: Віддавайте перевагу Windows автентифікацію, де це можливо, і ніколи не зберігайте пароль бази даних у спільній книзі.

⚠️ Попередження: Книга, яка містить активне підключення до бази даних, може розкривати ім’я сервера та запит. Видаліть підключення за допомогою «Запити та підключення», перш ніж надати спільний доступ до файлу за межами організації, або спочатку вставте значення як статичні дані.

Поширені запитання