Hur man lägger till, uppdaterar och ändrar signatur i Outlook: 4 metoder

Outlook är en e-postklient och personuppgiftshanterare utvecklad av Microsoft Företag. Outlook erbjuder ett brett utbud av funktioner för att hantera e-post. Förmågan att lägg till en signatur Outlook e-post är en av de mest användbara funktionerna. Om du använder signaturfunktionen förstår du förmodligen hur viktigt det är att behålla en professionell e-postsignatur. Din signatur representerar din personlighet och bilden du vill förmedla till andra, så det är viktigt att uppdatera den regelbundet.

En e-postsignatur är ett textblock som vanligtvis läggs till längst ner i ett e-postmeddelande. Den innehåller ofta namn, befattning, företagsnamn, kontakt och e-postadress till avsändaren. Det kan också innehålla en logotyp eller andra varumärkeselement. Din e-postsignatur kan fungera som ett varumärkes- och kommunikationsverktyg oavsett ditt yrke.

Man kan enkelt redigera en signatur i Outlook genom att följa några enkla steg. I den här handledningen visar vi dig hur du ändrar din Microsoft Outlook signatur steg för steg.

Metod 1: Så här ändrar du signaturen i outlook på webben

Outlook på webben är tillgänglig via vilken webbläsare som helst, vilket gör det enkelt att komma åt din e-post var som helst. Till uppdatera en signatur i Outlook webbapp, följ dessa steg:

Steg 1) Besök login.microsoftonline.com i din webbläsare och logga in på din Microsoft konto. Ange din Microsoft e-post och klicka på "Nästa".

Steg 2) Ange ditt kontolösenord och klicka på "logga in".

Steg 3) Klicka eller tryck på Outlook ikonen från menyn till vänster på "Microsoft 365" sida. Det tar dig till ditt outlook-konto.

Steg 4) Klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet på sidan för att öppna inställningsmenyn för Outlook.

Steg 5) I fönstret "Inställningar" väljer du "Visa alla Outlook inställningar", som finns längst ned i listan.

Steg 6) Till vänster på sidan

Välj "Mail".
Välj "Skriv och svara" från alternativen som visas.

Steg 7) Välj den signatur du vill ändra genom att klicka på rullgardinsmenyn under "Ny signatur".

Steg 8) Klicka på "Spara"-knappen längst ned i rutan för redigering av signatur när du ändrar signatursektionen. Det kommer att spara din nya signatur.

Obs: Det finns många webbplatser och resurser tillgängliga på internet som erbjuder en mängd olika Outlook signaturmallar. Du kan kopiera valfri signaturmall och klistra in den i signaturredigeringsrutan.

Metod 2: Så här ändrar du signaturen i Outlook Desktop-appen

Outlook stationär app har fler funktioner och anpassningsmöjligheter än outlook på webben.

Här är stegen för att ändra signaturen i Outlook Desktop-appen:

Steg 1) Starta eller öppna Outlook app på ditt skrivbord.

Steg 2) Klicka på fliken "Arkiv" i det övre vänstra hörnet Outlook programmenyraden.

Steg 3) På vänster sida av skärmen väljer du "Alternativ" från menyn.

Steg 4) Klicka på "Mail" alternativ i popup-fönstret Alternativ.

Steg 5) Under avsnittet "Skriv meddelanden", klicka på knappen "Signaturer".

Steg 6) I fönstret Signaturer och brevpapper väljer du den signatur du vill redigera från listan.

Steg 7) Redigera signaturblocket i 'signaturtextrutan'/'Redigera signaturrutan' efter önskemål.

Steg 8) Om du uppmanas, välj om du vill ställa in den redigerade signaturen som standard för nya meddelanden, svar eller vidarebefordran.

Steg 9) När du är klar med att redigera din signatur klickar du på "OK" för att spara ändringarna.

Din redigerade signatur bör nu vara sparad och redo att användas i din Outlook e-postmeddelanden.

Metod 3: Så här ändrar du signaturen i Outlook Mobile-appen

Ocuco-landskapet Outlook appen är tillgänglig för både iOS och Android enheter. Med hjälp av mobilappen kan du enkelt kontrollera din e-post och uppdatera din e-postsignatur i outlook snabbare. Processen att uppdatera din signatur i Outlook Android och iOS-appar är i huvudsak samma.

För att redigera eller lägg till en signatur i Outlook mobilapp kan du följa dessa steg:

Steg 1) Öppna Outlook applikation på din mobila enhet.

Steg 2) Klicka på Microsoft Office-ikonen i det övre vänstra hörnet för att öppna sidofältsmenyn.

Steg 3) Rulla ner till botten av menyn och tryck på inställningarna eller kugghjulsikonen. Det tar dig till skärmen för Outlook-inställningar.

Steg 4) Under "Mail" i inställningarna, tryck på alternativet "Signatur" för att öppna signaturredigeraren.

Steg 5) Ange en ny e-postsignatur eller redigera en befintlig signatur i textrutan på signaturskärmen.

Steg 6) När du är klar med redigeringen, tryck på "✓" eller bockknappen för att spara dina ändringar.

Dina Uppdaterad signatur in Outlook kommer att sparas och läggs till i nya meddelanden eller e-postmeddelanden du skriver.

Metod 4: Lägg till ett "visitkort" till ditt Outlook namnteckning

En digital representation av din personliga information och kontaktinformation kan kallas ett visitkort. Använda ett visitkort i din Outlook signatur är ett professionellt sätt att dela din information med andra.

Dessa steg kan följas för att lägga till ett visitkort till din Outlook signatur:

Steg 1) Starta Outlook appen och klicka sedan på fliken "Arkiv".

Steg 2) Klicka nu på "Alternativ" från menyn för att öppna Outlook Alternativ popup-fönster.

Steg 3) Klicka på "Mail” från menyn i det popup-fönstret Alternativ.

Steg 4) Klicka på knappen "Signatur" som finns under avsnittet "Skriv meddelanden".

Steg 5) I fönstret Signaturer och brevpapper väljer du en befintlig signatur från rutan "Välj signatur att redigera". Om ingen finns eller är tillgänglig kan du skapa en.

Steg 6) I rutan Redigera signatur klickar du på knappen "Visitkort" i verktygsfältet.

Steg 7) I fönstret "Infoga visitkort" väljer du en kontakt att inkludera som ett visitkort till ditt Outlook signatur.

Steg 8) Klicka på "OK" för att spara ändringarna i din valda signatur efter att ha lagt till och redigerat visitkortet.

Tips: Din nya signatur med visitkortet ska nu sparas. Dessutom läggs det automatiskt till i alla nya meddelanden eller e-postmeddelanden du skriver i Outlook.

Obs: Om inget visitkort finns tillgängligt i din Outlook Kontakter, du måste skapa den först.

Tips för en bra e-signatur

Här är några tips för att skapa en bra e-postsignatur:

Håll det enkelt: Det är bäst att hålla din e-postsignatur enkel. Att använda för många färger, teckensnitt och grafik kan få det att se rörigt och mindre interaktivt ut.
Inkludera relevant information: Du bör lägga till korrekt information om ditt namn, tjänstetitel, företagsnamn, kontakt osv.
Använd ett professionellt foto: Om du bestämt dig för att lägga till en bild i din e-postsignatur, välj ett snyggt porträtt som ser professionellt ut. Du kan också använda din företagslogotyp om du vill.
Använd konsekvent varumärke: Det är en god praxis att få ditt e-postsignaturinnehåll att matcha ditt företags varumärke. Detta kan innefatta färger och logotyper.
Inkludera en uppmaning: Inkludera länkar till dina sociala medieprofiler i dina e-postsignaturer. Det kommer att ge e-postklienter eller mottagare fler alternativ att engagera sig eller interagera med dig.
Gör det mobilanpassat: Dina e-postsignaturer bör vara mobilskärmsoptimerade. Detta beror på att många användare kollar sin e-post på mobila enheter.

Vanliga frågor

Det finns flera anledningar till varför du kan överväga att ändra dina e-postsignaturer. Följande är några goda skäl:

En professionellt utformad e-postsignatur kan hjälpa dig att göra ett positivt intryck på dina mottagare. Det presenterar dig också som en trovärdig och pålitlig individ.
Om du är en del av en organisation kan du behöva använda en specifik e-postsignatur som följer varumärkesriktlinjerna.
Att uppdatera e-postsignaturer med uppdaterad information hjälper till att undvika förvirring.

Du kan skapa olika signaturer i Outlook och tilldela dem till specifika e-postkonton eller typer av e-postmeddelanden. Följ dessa steg för att göra det:

Steg 1) Öppet Outlook och gå till "Meddelande"-fönstret genom att klicka på "Ny e-post" i det övre vänstra hörnet.

Steg 2) Klicka på "Signatur" i verktygsfältet under fliken "Meddelande" och välj sedan "Signaturer".

Steg 3) Klicka på "Ny" i fönstret "Signaturer och brevpapper" för att lägga till en ny e-postsignatur.

Steg 4) För att använda en signatur för ett specifikt e-postkonto, välj det e-postkontot under avsnittet "Välj standardsignatur".

Steg 5) Välj signaturen du skapade från rullgardinsmenyn under "Nya meddelanden" och "Svar/vidarebefordrar".

Steg 6) Klicka på "OK" för att spara din signatur och stänga fönstret.

Steg 7) Upprepa steg 3-6 för att skapa och tilldela signaturer till andra e-postkonton eller typer av e-postmeddelanden.

Obs: Din uppdaterade Outlook-signatur kommer automatiskt att infogas när du skriver ett nytt e-postmeddelande eller svarar/vidarebefordrar. Om du vill ändra signaturen, gå till verktygsfältet och välj en annan från rullgardinsmenyn "Signatur".

För att lägga till en handskriven signatur i ett e-postmeddelande i Outlook, kan du skanna din handskrivna signatur. Du kan också använda en digital penna för att skriva din signatur på en pekskärmsenhet och spara den som en bildfil. Du kan sedan infoga signaturbilden i din Outlook signatur och använd den när du skriver e-postmeddelanden.

Slutsats

Outlook signaturer speglar ens personlighet och bild för andra.
Vi kan ändra outlook-signaturen oavsett om vi använder webbappen online, skrivbordsappen för PC eller mobilappen.
Att lägga till ett visitkort i din signatur kan vara ett bra sätt att dela din kontaktinformation med andra. Här är en lista över bästa gratis programvara för elektroniska signaturer du kanske tycker är användbar.