Prosjektkostnadsestimering og budsjettering i prosjektledelse

Kostnaden for prosjektet kan estimeres fra ulike prosesskilder (eksempler nedenfor)

• Opprette arbeidssammenbruddsstruktur (WBS)
• Utvikle tidsplan
• Planlegg menneskelige ressurser
• Identifisere risikoer

Innspillene til kostnadsstyring inkluderer,

• Prosjektledelsesplan
• Prosjekt charter
• Bedriftens miljøfaktorer
• Organisasjonsprosessmidler

Mens utgangen av dette er

• Plan for kostnadsstyring.

Å lage estimering og kostnadsberegning for prosjekt er en ekstremt avgjørende del av enhver prosjektledelse. Ulike ting tas i betraktning når budsjettet for prosjektet beregnes, som arbeidskostnader, nødvendig utstyrsanskaffelse, materialkostnader, etc.

Hva er prosjektkostnadsestimat?

Prosjektkostnadsestimat er definert som prosessen med å tilnærme de totale utgiftene til prosjektet. Nøyaktigheten av kostnadsestimatet og budsjetteringen i prosjektledelse avhenger av nøyaktigheten og detaljene i prosjektomfanget, som er omfangets grunnlinje. Omfanget vil også definere eventuelle begrensninger som dato, ressurser eller budsjett. Risikoregisteret vil bidra til å beregne estimattyper av kostnader, utgifter som er gjort bak betingede tiltak og utgifter som er gjort for å håndtere risiko.

For å estimere kostnadene for prosjektet må du kategorisere ulike kostnadstyper i kategorier som

• Arbeidskostnad
• Utstyrskostnad
• Kostnader for forsyninger
• Reisekostnad
• Treningskostnad
• Overheadkostnader osv.

Teknikker som brukes til å estimere prosjektkostnad

Det er noen teknikker som brukes til å estimere en prosjektkostnad, som: Ekspertvurdering, trepunktsestimat, reserveanalyse og kvalitetskostnad.

For å estimere prosjektkostnadene er det imidlertid formelt sett få hovedmetoder (teknikker) som brukes som følger:

Analog estimering

Denne estimeringsteknikken er basert på ekspertvurderinger og informasjon basert på lignende tidligere prosjekter. Der tidligere utført tilsvarende prosjektkostnad vurderes med pluss eller minus på 20% for eksisterende prosjekt.

Parametrisk estimering

Tidligere data eller registrering brukes til å estimere kostnadene for det nåværende prosjektet.

Nedenfra og opp estimering

Når du har definert omfanget av prosjektet, er det den mest pålitelige formen for teknikk. I denne teknikken, basert på WBS, estimerer du kostnaden for hver ressurs eller leveranser.

På samme måte er det andre metoder (teknikker) som kan være nyttige for å estimere kostnader som PERT-estimering, leverandørbudanalyse, etc.

Prosjektbudsjettplanlegging

Hovedformålet med denne aktiviteten er å allokere og autorisere de økonomiske ressursene som kreves for å fullføre prosjektet. Hovedresultatet for å fastsette budsjettet inkluderer kostnadsresultatets grunnlinje. Det spesifiserer ikke bare hvilke kostnader som vil påløpe, men også når kostnader vil påløpe. Inndataene for å fastsette budsjett inkluderer følgende budsjetteringsmetoder for prosjektledelse:

• Aktivitetskostnadsestimater
• Grunnlag for estimater
• Omfang grunnlinje
• Prosjektplan
• Ressurskalendere
• Kontrakter
• Organisasjonsprosessmidler

Resultatet av denne prosessen er

• Baseline for kostnadsytelse
• Krav til prosjektfinansiering
• Prosjektdokumentoppdateringer

Prosjektbudsjetteringen utføres parallelt med prosjektplanleggingsprosessen. Det er svært avhengig av tre komponent -

• Kostnadsoverslag
• Oppgavens varighet
• Tildelte ressurser

Under prosjektbudsjettering og kostnadsberegning kommuniserer prosjektleder med ulike personer som er ansvarlige for å styre arbeidsinnsatsen samt estimere prosjektkostnader.

Han vil bruke ulike prosjektprospekter som arbeidssammenbruddsstruktur for prosjektet, kostnadsestimatene, historiske data og poster, ressursinformasjon og retningslinjer.

Uten risikovurdering er ikke budsjetteringsprosessen fullført. Risikovurderingsprosessen tar hensyn til faktorer som tidsmangel, tilgjengelighet av ressurser, erfaring fra utviklingsteamet, teknologien som brukes, osv. Risikovurderingen kan være et beløp mellom 25 og 30 prosent av den totale prosjektkostnaden.

Prosjektkvalitetsstyringsplan

Kvalitetsledelsesprosessgruppen består av tre prosesser,

Plankvalitet

Plan Kvalitetsprosess innebærer å identifisere hvilken standardkvalitet som er relevant for prosjektet og hvordan de skal oppfylles. Det inkluderer også identifisering av kvalitetsmålinger og standardmål for prosjektprosesser, regulatoriske overholdelseskrav, produktfunksjonalitet, dokumentasjon, etc.

Innspillene til planens kvalitetsstyring inkluderer

• Prosjektledelsesplan
• Interessentregister
• Risikoregister
• Kravdokumentasjon
• Bedriftens miljøfaktorer
• Organisasjonsprosessmidler

Resultatet for kvalitetsstyringen er

• Kvalitetsstyringsplan
• Prosessforbedringsplan
• Kvalitetsmålinger
• Kvalitetssjekklister
• Oppdatering av prosjektdokumenter

Kvalitetssikring:

Denne fasen inkluderer hovedsakelig to aktiviteter, først å analysere prosjektkvalitet og forbedre prosjektkvaliteten. Det er en prosess med å revidere kvalitetskravene og resultatene fra kvalitetskontrollmålinger for å sikre at kvalitetsstandarden opprettholdes gjennom hele prosessen. Innspillet for dette vil være det samme som resultatet av plankvalitetsstyring mens

Resultatet av denne prosessen vil være

• Forespørsel om endring
• Prosjektledelsesplan
• Oppdatering av prosjektdokumenter
• Oppdatering av eiendeler i organisasjonen

Kvalitetskontroll

Dette vil bli utført for å kontrollere kvaliteten gjennom hele prosjektets livssyklus. Den definerer hvordan kvalitetsstandarden kan overholde de definerte kvalitetsstandardene. Utgangen av Kvalitetssikring: vil være innspill til Kvalitetskontroll. Mens utgangen vil

• Kvalitetskontrollmålinger
• Valider endringer
• Verifiserte leveranser
• Informasjon om arbeidsytelse
• Forespørsel om endring
• Prosjektledelsesplan
• Oppdatering av prosjektdokumenter
• Oppdateringer av organisasjonsprosesser

Prosjekt Human Resource Management

HR-ledelse inkluderer prosessen med å organisere, lede og lede prosjektteamet. Den består av personer med tildelte roller og ansvar for å fullføre prosjektet. HR-ledelsen skal forholde seg til fire prosesser.

Utvikle menneskelig ressursplan

Dette stadiet definerer prosjektets roller og ansvar, prosjektorganisasjonskart og personalledelsesplan

Innspillet til dette vil

• Prosjektledelsesplan
• Krav til aktivitetsressurs
• Bedriftens miljøfaktorer
• Organisasjonsprosessmidler

Utgangen for dette vil være

• Personalledelsesplan

Anskaffe prosjektteam

Dette stadiet bekrefter tilgjengeligheten av den menneskelige ressursen og skaffe teamet som er nødvendig for å fullføre prosjektaktiviteter. Inndata for dette trinnet vil være utdata fra forrige trinn. Mens utgangen av dette stadiet ville være

• Prosjektmedarbeideroppdrag
• Ressurskalendere
• Oppdatering av prosjektstyringsplan

Utvikle prosjektteam

I dette stadiet er fokuset å forbedre teameffektiviteten, samhandlingen med teammedlemmene og forbedre den generelle team- og prosjektytelsen. Inndata for dette trinnet vil være utdata fra forrige trinn. Mens utgangen for dette stadiet ville være

• Teamytelsesvurderinger
• Oppdateringer av miljøfaktorer for bedrifter

Administrere prosjektteam

Denne prosessen inkluderer sporing av teammedlemmers ytelse, løse problemer, gi tilbakemelding og administrere et team for å optimalisere prosjektytelsen. Inndata for dette trinnet vil være utdata fra forrige trinn. Mens utgangen for dette stadiet ville være

• Forespørsel om endring
• Oppdatering av prosjektstyringsplan
• Prosjektdokumentoppdateringer
• Oppdateringer av miljøfaktorer for bedrifter
• Oppdateringer av organisasjonsprosesser

Prosjektkommunikasjonsledelse

Her betyr ikke prosjektkommunikasjon å samhandle verbalt med hverandre, men å overføre prosjektrelatert informasjon effektivt med prosjektteamet, interessenter, prosjektledere osv. Det bør ta for seg risikohandlinger og -vurderinger, prosjektplaner, møteledelse og handlinger, gjennomganger og gjennomganger. -gjennomganger osv.

Dette segmentet dekker hovedsakelig fem områder

Kommunisere med interessenter

Det er prosessen med å utvikle en tilnærming for å kommunisere med interessenter effektivt og forstå deres krav. Innspillet til dette vil være

• Prosjektledelsesplan
• Interessentregister
• Bedriftens miljøfaktorer
• Organisasjonsprosessmidler

Mens utgangen for dette vil være

• Kommunikasjonsstyringsplan
• Oppdatering av prosjektdokumenter

Administrer kommunikasjon

Det er prosessen med å lagre, distribuere, samle inn og hente prosjektinformasjon i samsvar med en kommunikasjonsplan. Innspillet til dette stadiet ville være

• Bedriftens miljøfaktorer
• Organisasjonsprosessmidler
• Arbeidsresultatrapporter
• Kommunikasjonsstyringsplan

Mens utgangen ville være

• Prosjektkommunikasjon
• Oppdatering av prosjektstyringsplan
• Oppdatering av prosjektdokumenter
• Oppdateringer av organisasjonsprosesser

Kontroll kommunikasjon

Det er prosessen med å kontrollere og overvåke kommunikasjon gjennom hele prosjektets livssyklus. Innspillet for dette stadiet vil være

• Prosjektledelsesplan
• Prosjektkommunikasjon
• Utgivelseslogg
• Arbeidsytelsesdata
• Organisasjonsprosessmidler

Mens utgangen av dette stadiet ville være

• Informasjon om arbeidsytelse
• Endre forespørsler
• Oppdatering av prosjektstyringsplan
• Prosjektdokumentoppdateringer
• Oppdateringer av organisasjonsprosesser

Oppsummering

Kostnadsstyring er prosessen med å planlegge og kontrollere prosjektet kostnadseffektivt. Kostnadsbudsjettering i prosjektledelse hjelper deg med å registrere og spore utgiftene som er gjort etter prosjektet.

For å se at prosjektet ditt er fullført innen en gitt tidslinje og budsjett, vil vi se hvilken risikofaktor som må reduseres i neste veiledning.

Prosjektkostnadsestimat og budsjettering er definert som prosessen med å tilnærme de totale utgiftene til prosjektet.