Prosjektledelse livssyklusfaser: Hva er stadiene?
Jonathan Reed
Hva er en livssyklus for prosjektledelse?
Prosjektledelse livssyklus er en serie viktige aktiviteter for å nå prosjektmål eller mål. Det er et rammeverk som inkluderer stadiene for å transformere en idé til virkelighet. Prosjekter kan ha forskjellige dimensjoner og vanskelighetsgrader, men de kan tilordnes prosjektledelsens livssyklusstruktur, uansett størrelsen på prosjektet.
Prosjektledelse livssyklusfaser
Prosjektledelseslivssyklusprosessen er delt inn i fire hoveddeler: Initieringsfase, Planleggingsfase, Gjennomføringsfase og Overvåking, Kontroll og Avslutningsfase som vist i diagrammet nedenfor.
Vi vil se på alle prosjektlivssyklusfaser:
Prosjektinitieringsstadiet
Startfasen definerer de prosessene som kreves for å starte et nytt prosjekt. Formålet med prosjektinitieringsfasen er å bestemme hva prosjektet skal oppnå.
Denne fasen består hovedsakelig av to hovedaktiviteter
- Utvikle et prosjektcharter og
- Identifiser interessenter
All informasjon knyttet til prosjektet er lagt inn i Prosjektcharter og interessentregister. Når prosjektcharteret er godkjent, blir prosjektet offisielt autorisert.
Prosjekt charter
Prosjektcharteret definerer prosjektets hovedelementer
- Prosjektmål
- Prosjektbegrensninger og problemformuleringer
- Tildel prosjektleder
- Interessentliste
- Tidsplan og budsjett på høyt nivå
- milepæler
- Godkjenninger
Dette dokumentet lar en prosjektleder bruke organisatoriske ressurser for prosjektets skyld. For å lage et prosjektcharter, vil innspillene som kreves være bedriftsmiljøfaktor, forretningscase, avtaler, en prosjekterklæring om arbeid og organisatoriske prosesselementer.
Identifisere interessenter
A interessent kan påvirke prosjektets suksess og fiasko. For å notere informasjonen om interessenten brukes et interessentregister.
Interessentregisteret vil ha informasjon som
- Type interessent
- Forventning til interessenter
- Rolle i prosjekt (forretningsanalytiker, teknisk arkitekt, klient PM)
- Betegnelse (direktør, forretningsleder, etc.)
- Type kommunikasjon (ukentlig/månedlig)
- Innflytelse på prosjektet (delvis/støttende/påvirkende)
De andre aktivitetene som er involvert i å starte prosessgruppen er:
- Tildele prosjektleder
- Bestemme interessentenes behov, forventninger og krav på høyt nivå
- Definer suksesskriteriene for prosjektet
- Identifiser et bestemt budsjett for et bestemt stadium
- Sørg for at prosjektet er på linje med organisasjonens strategiske mål
Interessentregisteret og prosjektdokumentet brukes som innspill til de andre utviklingsgruppene som planprosessgruppe.
Prosjektplanleggingsstadiet
Prosjektplanleggingsfasen dekker omtrent 50 % av hele prosessen. Planleggingsfasen bestemmer omfanget av prosjektet samt målet for prosjektet. Det begynner med utgangene fra initieringsfasen (charter, foreløpig omfangserklæring og prosjektleder). Utgangen fra planleggingsfasen fungerer som input for utførelsesfasen.
De viktige aspektene ved planleggingsprosessen er
- Planleggingsfasen bør ikke utføres før den første planleggingen er ferdig
- Før utførelsesprosessen ikke starter, bør du ikke slutte å revidere planer
Opprett arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS)
For ethvert vellykket prosjekt er WBS (Work Breakdown Structure) viktig. Følgende er trinn for å lage WBS.
- Gjennomfør en idédugnad for å liste opp alle oppgavene
- Involver hele teamet ditt for idédugnad
- Skriv ned strukturtreet for oppgaven også kjent som WBS (work breakdown structure)
- Videre bryte ned din topp WBS i et hierarkisk sett med aktiviteter, for eksempel kategorier, underkategorier, etc. For eksempel maskinvare, programvare, trainee, lederteam, etc.
- Definer hvordan elementene skal registreres i WBS
- Spør andre mennesker – det kan være en ekspert, erfarent personell osv.
- Granularitet – hvor detaljert bør du ha? Det er vanskelig å estimere kostnad og tid for høyere granularitet, mens for lavere granularitet vil det være fastlåst med for detaljert informasjon
- Granulariteten bør være av riktig nivå, ikke for høy eller ikke for lav
Planleggingsplanstyring
Planplanlegging er prosessen med å etablere prosedyre, retningslinjer og dokumentasjon for planlegging, administrasjon, utførelse og kontroll av prosjektplanen. Innspillene i disse aktivitetene inkluderer
- Prosjektledelsesplan
- Prosjekt charter
- Bedriftens miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Utdataene fra Planleggingsplanstyringen inkluderer
- Planlegg forvaltningsplan
Definere aktiviteter
Definere aktiviteter er prosedyren for å dokumentere og identifisere spesifikke handlinger som skal utføres for å produsere prosjektleveransene.
I definer aktiviteter er hver arbeidspakke brutt ned i individuelle arbeidsplanaktiviteter. Innspillene til de definerende aktivitetene inkluderer
- Planlegg forvaltningsplan
- Omfang grunnlinje
- Bedriftens miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Mens utgangene av disse aktivitetene er
- Aktivitetsliste
- Aktivitetsattributter
- Milepælliste
Sekvensaktiviteter
Sekvensaktiviteter er ikke annet enn å logisk organisere produksjonen av "definer aktiviteter". Den bestemmer rekkefølgen aktivitetene skal utføres i.
Hovedutgangen fra sekvensaktivitetsprosessen er "Nettverksdiagram".
Nettverksdiagram er ingenting annet enn å legge oppgaven ut på en tavle i en logisk rekkefølge.
For eksempel, vil du starte en virksomhet i et fremmed land, hva vil være listen over aktiviteter og hva vil være rekkefølgen det skal gjøres?
Du vil utføre aktiviteter i denne rekkefølgen
- Velg et land
- Få virksomhetstillatelse
- Ansette en leder
- Kjøper en eiendom
- Kjøpe møbler osv.
- Åpning av virksomheten
Estimere aktivitetsressurser
Dette stadiet forklarer prosessen med å estimere arbeidsinnsatsen og ressursene som kreves for å fullføre oppgaven. Den andre faktoren som må vurderes på dette stadiet er tilgjengeligheten av ressursene.
Når du estimerer ressurser, bør fokuset være på den lengste veien i planen (Critical Path), som kommer til å forbruke mer tid og penger.
Du må beregne ressurser for to oppgaver
- Kritiske oppgaver
- Flytende oppgaver
Sørg for at dine kritiske oppgaver er nøyaktig estimert (gjennomføringstid).
Det er fem inndata som brukes til å estimere aktivitetsressurser
- Plan for forvaltningsplan
- Aktivitetsliste
- Ressurskalender
- Bedriftens miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Utgangen fra dette trinnet er
- Krav til aktivitetsressurs
- Ressursnedbrytningsstruktur
- Oppdatering av prosjektdokumenter
MERKNADER: All aktiviteten som er gjort så langt (definer aktiviteter + sekvensaktiviteter + Estimer aktivitetsressurser) kommer til å hjelpe i "Utvikle tidsplan."
Anslå aktivitetsvarighet
Estimering av aktivitetsvarighet er prosessen med å estimere antall arbeidsperioder (uker/måneder) som kreves for å fullføre den enkelte oppgaven med estimerte ressurser. Dette trinnet definerer hvor lang tid en individuell oppgave vil ta å fullføre.
Du kan ikke beregne aktivitetsvarighet uten å beregne arbeidsinnsatsen og ressursene som kreves for å fullføre oppgaven. Estimeringsprosessen bør gjøres i denne rekkefølgen
- Beregn arbeidsinnsats først
- Etterfulgt av estimering av ressursene
- Etterfulgt av Estimering av oppgavens varighet
For å estimere aktivitetsvarighetene trenger du inndata
- Aktivitetsliste
- Aktivitetsattributter
- Ressurskalendere
- Prosjektomfangserklæring
- Organisasjonsprosessmidler
- Bedriftens miljøfaktorer
Mens det er to hovedutganger
- Estimer aktivitetsvarighetene
- Estimer aktivitetsvarighet-prosjektdokumentoppdateringer
Denne teknikken er også referert til som PERT (Project Evaluation and Review Techniques) estimater.
Utvikle tidsplan
Utvikle tidsplan er prosessen med å analysere aktivitetssekvenser, ressurskrav, varigheter og tidsplanbegrensninger for å lage prosjektplanmodellen. For å planlegge hver oppgave tas tre hovedfaktorer i betraktning
- Varighet
- Oppgaveavhengigheter
- begrensninger
Ved å bruke disse faktorene beregner prosjektet startdatoen og sluttdatoen for hver oppgave.
En planleggingsprogramvare kan brukes til å lage en tidsplan. Den genererer en tidsplanmodell med planlagte datoer for å fullføre prosjektaktiviteter.
Innspillet til dette verktøyet inkluderer
- Planlegg forvaltningsplan
- Aktivitetsliste
- Aktivitetsattributter
- Prosjektplan – nettverksdiagrammer
- Krav til aktivitetsressurs
- Ressurskalendere
- Anslag for aktivitetsvarighet
- Prosjektomfangserklæring
- Risikoregister
- Prosjektmedarbeideroppdrag
- Ressursnedbrytningsstruktur
- Bedriftens miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Utgangen fra dette ville være
- Prosjektplan
- Prosjektnettverksdiagram
- Gantt-diagrammer eller søylediagrammer
- Milepældiagram
- Planlegg grunnlinje
- Planlagte data
- Prosjektdokumentoppdateringer
Kontrollplan
Den siste fasen av planleggingsfasen er Kontrollplan. Det er prosessen med å overvåke statusen til prosjektaktiviteter for å oppdatere prosjektprosessen og administrere endringer i tidsplanens grunnlinje.
Hvis det kreves endringer i timeplanen, må de gå gjennom endringskontrollprosess. Tidsplanen bør administreres eller kontrolleres av lederen proaktivt.
Det er fire hovedutganger av kontrollplanprosessen
- Prosjektledelsesplan
- Planlegg grunnlinje
- Planlegg forvaltningsplan
- Prosjektplan
- Informasjon om arbeidsytelse
- Organisasjonsprosessmidler
Det er fem utganger av kontrollplanen
- Arbeidsprestasjonsledelse
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
- Forespørsel om endring
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
Prosjektgjennomføringsstadiet
Gjennomføringsfasen består av de aktivitetene som er definert i prosjektstyringsplanen. Denne prosessen innebærer å administrere interessentenes forventninger, koordinere med mennesker og ressurser, samt utføre andre aktiviteter knyttet til prosjektleveranser.
I løpet av utførelsesfasen kan resultatet kreve re-baselining og oppdateringer til eksisterende prosjektkrav. Tiltak i utførelsesfasen kan påvirke prosjektstyringsplanen eller -dokumentene.
Direkte og administrere prosjektgjennomføring
Dette stadiet bruker det meste prosjektkostnad, tid og ressurser ettersom dette er prosessen som produserer prosjektleveranser.
Det er fire innganger til Direct and Manage Project Execution
- Prosjektledelsesplan
- Godkjent endringsforespørsel
- EEF-er (Enterprise Environmental Factors)
- OPAer (Organisatoriske Prosess Assets)
Mens det er fem utganger
- leveransen
- Arbeidsytelsesdata
- Forespørsel om endring
- Oppdateringer av prosjektledelsesplan
- Oppdatering av prosjektdokumenter
I løpet av dette stadiet er ekspertens vurderinger, møter og rapporterings-KPI (Key Performance Indicators) av største betydning.
Utføre kvalitetssikring
Utføre Kvalitetssikring: er prosessen med å revidere kvalitetskravene og resultatene fra kvalitetskontrollmålinger. Det er prosessen med å registrere og overvåke resultatene av kvalitetsaktivitetene for å vurdere ytelsen. Ulike verktøy som kontrolldiagrammer, kostnad-nytte-analyse, flytskjemaer, kjørediagrammer, spredningsdiagrammer, inspeksjon og vurderinger, etc., kan brukes til denne prosessen.
Hovedinnspillet til dette er
- Prosjektledelsesplan
- Kvalitetsmålinger
- Kvalitetskontrollmålinger
- Informasjon om arbeidsytelse
Mens utgangen av dette er
- Forespørsel om endring
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
Anskaffelse av prosjektteam
I løpet av utførelsesfasen finner prosjektteaminnhenting sted, dette er fordi det er mer sannsynlig at det vil kreves personer med ulike ferdigheter under prosessen.
Det er tre hovedinnspill for å skaffe prosjektteam
- Roller og ansvar
- Prosjektets organisasjonskart
- Bemanningsplan
Mens det er tre utganger
- Prosjektmedarbeideroppdrag
- Ressurskalendere
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
Utvikle prosjektteam
Flertallet av menneskelige ressursprosesser involverer å utføre prosesser, utvikling av prosjektteam er også en del av det. Hovedformålet med å utvikle prosjektteam er å forbedre den generelle ytelsen til teammedlemmer. Denne fasen må starte tidlig i prosjektet.
Innspillene i prosjektutviklingsteamet inkluderer
- Personalledelsesplan
- Prosjektmedarbeideroppdrag
- Ressurskalendere
Utgang av denne prosessen inkluderer
- Teamytelsesvurderinger
- EEFs oppdateringer
Administrere prosjektteam
Ledelse av prosjektteam er en av de viktige delene av prosjektledelse. Det er det mest komplekse området for prosjektledelse fordi mange ganger ledere ikke ville være i direkte kontakt med teammedlemmer, i en slik situasjon blir det vanskelig å analysere ytelsen og bestemme deres godtgjørelse.
Det er fem innspill for å administrere prosjektteamprosessen
- Prosjektmedarbeideroppdrag
- Teamytelsesvurderinger
- Ytelsesrapporter
- Prosjektledelsesplan
- Organisasjonsprosessmidler
Det er fire hovedutganger
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
- Oppdateringer av miljøfaktorer for bedrifter
- Forespørsel om endring
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
Administrer kommunikasjon
Av tre kommunikasjonsattributter faller en i utførelsesprosessen. I kommunikasjonsstyringsprogrammet er det tre hovedkommunikasjonsaspekter som må overvåkes.
- Prosjektteammedlemmer til prosjektleder
- Prosjektledere til programleder
- Programleder til interessenter eller andre sponsorer
Innspillet til å administrere kommunikasjon inkluderer
- Styringsplan for kommunikasjon
- Arbeidsresultatrapporter
- EEF-er
- OPA-er
Utgangen av dette stadiet ville være
- Prosjektkommunikasjon
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Oppdatering av prosjektdokumenter
- OPA-oppdateringer
Gjennomføre anskaffelser
I dette stadiet er det to hovedroller involvert kjøper og selger. Under anskaffelsesprosessen er aktivitetene involvert
- Utsted budpakken til potensielle selgere
- Holde tilbudskonferanser
- Vurder potensielle selgerforslag
- Velg de vinnende selgerforslagene
Resultatet av anskaffelsesprosessen inkluderer
- Prosjektledelsesplan
- Gjennomføre innkjøpsdokumenter
- Kildevalgskriterier
- Kvalifisert selgerliste
- Selger forslag
- Prosjektdokumenter
- Ta eller kjøp beslutninger
- Partnerskapsavtale (samarbeidsavtale)
- Organisasjonsprosessmidler
Mens du vil ha seks utganger
- Utvalgte selgere
- Tildeling av anskaffelseskontrakt
- Ressurskalendere
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
Administrer interessentengasjement
Dette stadiet inkluderer aktiv styring av interessenter gjennom hele prosjektet. For å unngå uventet prosjektforsinkelse eller å forlate prosjektet i mellom, identifiseres interessentenes forventninger og løses raskt.
Det er fem innspill for å styre interessentprosessen
- Interessentregister
- Interessentstyringsstrategi
- Prosjektledelsesplan
- Utgivelseslogg
- Endringslogg
- Organisasjonsprosessmidler
Utgangen av denne prosessen inkluderer
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
- Forespørsel om endring
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Oppdatering av prosjektdokumentasjon
Prosjektfase Revforhåndsvisning
Ved slutten av utførelsesfasen gjøres prosjektfasegjennomgang. Det hjelper deg å dokumentere i følgende aktiviteter
- Dokumenter resultatet av gjennomgangen av prosjektledelsen
- Informer sponsoren om fremdriften i prosjektet
- Identifisere enhver risiko eller problemer som påvirket prosjektet
- Viser leveranse til interessenter produsert i løpet av prosjektet
- Søk godkjenning for å gå videre til neste fase
Prosjektovervåking og kontroll og avslutningsfase
Etter utførelsesfasen, for å kontrollere at prosjektet er på rett spor, blir overvåkings- og kontrollfasen aktiv. I løpet av denne fasen gjøres det ulike endringer og vurderinger for å forbedre prosjektets ytelse.
Overvåke og kontrollere prosjektarbeid
Dette stadiet innebærer sporing, gjennomgang og regulering av fremdriften for å nå målet med prosjektet. Det sikrer også at leveransene er i henhold til prosjektstyringsplanen. Hovedfokuset for dette trinnet er å identifisere eventuelle endringer som er gjort fra punktet i prosjektstyringsplanen for å bestemme passende forebyggende tiltak.
Innspillene for dette stadiet inkluderer
- Prosjektledelsesplan
- Ytelsesrapporter
- Kostnadsprognoser
- Planlegg prognoser
- Valider endringer
- Bedriftens miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Mens utgangen inkluderer
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
Utfør integrert endringskontroll
Det er en av de viktigste prosessene for prosjektledelse. Det er i dette stadiet hvor virkningen av enhver endring vurderes opp mot prosjektet. Hvis en endring i dette stadiet skjer i en del av et prosjekt, vil hele prosjektet bli vurdert. Det er bedre å implementere endringer på et tidlig stadium av prosjektet, fordi etter hvert som prosjektet skrider frem, øker også kostnadene ved å implementere endringer.
Innspillet til dette stadiet inkluderer
- Prosjektledelsesplan
- Arbeidsresultatrapporter
- Endre forespørsler
- EEF-er
- OPA-er
Mens utgangene er
- Godkjente endringsforespørsler
- Endringslogg
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
Bekreft omfang
Validering av omfang innebærer å verifisere om leveransene oppfyller kundens akseptkriterier. Den eksterne kontrollen med kunden eller interessentene er en del av Validating Scope Management.
Inndataene for validering av omfang inkluderer
- Prosjektledelsesplan
- Krav
- Teknisk dokumentasjon
- Krav sporbarhetsmatrise
- Verifiserte leveranser
- Arbeidsytelsesdata
Mens resultatet av omfangsvalideringen inkluderer
- Aksepterte leveranser
- Endre forespørsler
- Informasjon om arbeidsytelse
- Prosjektdokumentoppdateringer
Kontrollomfang
Kontrollomfang sikrer at det er det eneste arbeidet som er identifisert i omfang som leveres. Det faktiske resultatet sammenlignes med scope baseline og sikrer at alt av godkjent scope faktisk blir levert.
Inndataene for å kontrollere omfangsprosessen inkluderer
- Prosjektledelsesplan
- Informasjon om arbeidsytelse
- Kravdokumentasjon
- Krav sporbarhetsmatrise
- Organisasjonsprosessmidler
Mens utgangen inkluderer
- Arbeidsytelsesmålinger
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
Kontrollplan
Kontrollplanprosessen hjelper deg på mange måter. Det hjelper deg med å fange opp gjeldende tidsplanstatus, bestemme avviket fra tidsplanens grunnlinje, forstå arten av avviket og svare ved å iverksette passende tiltak.
Hvis det er behov for endringer i tidsplanen, må de gå gjennom endringskontrollprosessen, endringen bør revurderes og først da skal den brukes til å oppdatere tidsplanens grunnlinje.
Det er fire hovedinnganger til kontrollplanen
- Prosjektledelsesplan
- Planlegg grunnlinje
- Planlegg forvaltningsplan
- Prosjektplan
- Informasjon om arbeidsytelse
- Organisasjonsprosessmidler
Utgangen inkluderer
- Arbeidsytelsesmålinger
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
Kontrollkostnad
Kontrollkostnad er å sammenligne grunnkostnadene for hver leveranse med den faktiske kostnaden. Kostnadsbasislinjen skal bare endres som svar på en endringsforespørsel som har gått gjennom prosessen med Utfør integrert endringskontroll. Kontrollkostnad sikrer at prosjektet ditt holder seg innenfor finansieringsbegrensninger.
Inndataene for kontrollkostnaden inkluderer
- Prosjektledelsesplan
- Krav til prosjektfinansiering
- Informasjon om arbeidsytelse
- Kontroll kostnad Organisasjonsprosess eiendeler
Utgangen for dette inkluderer
- Opptjente verdi målinger av arbeidsytelse
- Opptjent verdi budsjettprognoser i kontrollkostnader
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
Kontrollkvalitet
Kontrollkvaliteten sikrer at prosjektet og produktet leveres med kvalitetsstyringsplanen. Det sikrer at om arbeidet utføres riktig. Den største produksjonen av kontrollkvaliteten er Kvalitetsstyringsplan. Mens den andre informasjonen som vil være nyttig er
- Eksisterende flytskjema
- Øvre og nedre kontroll- og spesifikasjonsgrenser i kontrollskjemaene
- Det refereres til informasjon som prøvekriterier, prøvetakingstall, målinger og variabel prøvetaking
- Kvalitetsmålinger - det er en standardmåling for å oppfylle kvalitetskravene
- Det sikrer at de riktige trinnene blir fulgt for å overholde aspekter som prosess, retningslinjer eller forskrifter
Det er fire hovedresultater fra kvalitetskontrollprosessen:
- Integrert endringskontroll
- Godkjente endringsforespørsler
- Godkjente endringsforespørsler gjennomgang
- Validerte endringer
Kontroll kommunikasjon
Kontrollkommunikasjon sikrer at riktig informasjon når ut til interessenten. Kontrollkommunikasjonsinformasjon inkluderer input, verktøy og teknikker og utdata som hører til denne prosessen.
Kontrollkommunikasjon kan være i hvilket som helst format, det kan det være
- Trenddata
- Informasjon i tabellform
- S-kurve
- Dashboard-formater
- Bruk histogram
I kontrollkommunikasjonsprosessen hentes arbeidsinformasjon fra ulike andre prosesser, og resultatrapporten brukes som input for ulike overvåkings- og styringsprosesser. Hovedresultatene fra kontrollkommunikasjonsprosessen er ytelsesrekorden.
Kontrollrisiko
Gjennom hele prosjektsyklusen er risikoanalyse en kontinuerlig prosess. Det er viktig at du kontinuerlig analyserer, identifiserer og reagerer på risikoer. Aktivitetene inkluderer i kontrollrisiko er
- Sporing av eksisterende risiko
- Overvåking av gjenværende risiko
- Identifisere nye risikoer
- Implementere risikoresponsplaner
- Kontinuerlig evaluering av risikoprosessen
Innspillet for kontrollrisiko er
- Risikoregister
- Informasjon om arbeidsytelse
- Ytelsesrapporter
- Reserveanalyse
- Risikorevisjoner
Utgangen for kontrollrisikoen er
- Oppdatering av risikoregister
- Risikostyringsplan
Kontroller innkjøp
Av fire anskaffelsesplaner faller den tredje anskaffelsesprosessen i prosessgruppen Overvåking og utførelse. Dette stadiet innebærer å overvåke leverandørens ytelse og sikre at alle kontraktskrav blir oppfylt.
Kontrollanskaffelsesprosessen innebærer verifisering
- Enten varer eller tjenester leveres
- Om det blir levert til rett tid
- Hvorvidt faktura belastet er for riktig mengde
- Om alle betingelsene i kontrakten er oppfylt
- Hvorvidt forholdet mellom kjøper eller selger forvaltes riktig
De viktigste innspillene til anskaffelsesprosessen er
- Prosjektledelsesplan
- Anskaffelsesdokumenter
- Avtaler
- Godkjente endringsforespørsler
- Arbeidsresultatrapporter
- Arbeidsytelsesdata
Utgangen for anskaffelser er
- Informasjon om arbeidsytelse
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
- OPA-oppdateringer
Kontroll Stakeholder Management
Mange prosjekter snubler på grunn av mangelfull styring av interessenter. Hvis interessentene styres riktig, er det flere sjanser for prosjektsuksess. I denne prosessen overvåker vi gjeldende engasjementsnivå for interessenter og iverksetter tiltak deretter.
Inndata og utdata for alle disse aktivitetene inkluderer
| Input | Produksjon |
|---|---|
| Planlegge interessentstyring | Informasjon om arbeidsytelse |
| Utgivelseslogg | Endre forespørsler |
| Arbeidsytelsesdata | Oppdatering av prosjektstyringsplan |
| Prosjektdokumenter | Oppdatering av prosjektdokumenter |
| OPA-oppdateringer |
Avslutningsfase
Avslutningsfasen er prosessen som utfører en kontrollert nedleggelse av prosjektet på slutten. I et prosjekt er det tre nedleggelsesaktiviteter som pågår
- Lukking av produktet- Få kunden til å akseptere de endelige leveransene, hvis prosjektet er eksternt
- Avslutning av prosjektet - Dette inkluderer formelt lukking av administrative prosedyrer, oppdatering av prosjektdokumenter og arkivering av disse databasene og dokumentene
- Stenging av ressursen bak prosjektet- Den økonomiske avslutningen av prosjektet, ressurser tildelt prosjektet skal returneres
Innspillene for denne prosessen inkluderer
- Prosjektledelsesplan
- Aksepterte leveranser
- OPA-er
Utgangen av denne prosessen inkluderer
- Endelig produksjon, tjeneste eller resultatovergang
- OPA-oppdateringer
Lukk innkjøp
For hver prosjektutviklings livssyklusfaseplanlegging, gjennomføring, overvåking og kontroll og avslutning er det én anskaffelsesprosess. Den endelige avsluttende anskaffelsen gjøres i henhold til kontrakten mellom selger og kjøper.
Avslutningsaktivitetene og leveransene inkluderer:
-
Gjennomgang av prosjektresultater inkludert styring av risikoer og problemer
-
Oppdatert prosjektstyringsplan for å gjenspeile faktiske resultater
-
Sluttrapporter distribuert til aktuelle interessenter
Innspillet for å avslutte anskaffelse inkluderer
- Prosjektledelsesplan
- Anskaffelsesdokumenter
Mens utgangen inkluderer
- Lukket anskaffelse
- OPA-oppdateringer
Prosjektledelse Etikk av kode og oppførsel
Til slutt vil du komme over prosjektledelsesetikk for kode og oppførsel som omhandler ulike menneskelige atferdsaspekter som f.eks.
- Ansvar
- Respekt
- Rettferdighet
- Ærlighet
- Kulturell kompetanse
Denne koden praktiseres for å indusere tillit og bringe en felles oppførselsramme i prosjektlederen.
Sammendrag
Startfasen definerer de prosessene som kreves for å starte et nytt prosjekt. Den definerer hva prosjektet skal oppnå med tiden.
Startfasen består hovedsakelig av to hovedaktiviteter
- Utvikle et prosjektcharter
- Identifiser interessenter
Interessentregisteret og prosjektcharteret er også nyttige i andre prosessgrupper innen prosjektledelse som planleggingsprosess.
Planleggingsfasen bestemmer omfanget og målet for prosjektet. Det innebærer å lage et sett med planer som veileder deg gjennom gjennomførings- og avslutningsfasene av prosjektet.
Gjennomføringsfasen består av de aktivitetene som er definert i prosjektstyringsplanen. Det er den lengste fasen av prosjektets livssyklus og bruker maksimal energi og ressurser. Tiltak i utførelsesfasen kan påvirke prosjektstyringsplanen eller -dokumentene.
Nøkkeloppgaver i utførelsesprosjektets livssyklusfaser er
- Utføre prosjektledelsesplaner
- Direkte og administrere prosjektgjennomføring
- Utfør oppgaveoppdrag
- Gjennomføre fremdriftsstatusmøter osv.
I løpet av utførelsesfasen kan resultatet kreve re-baselining og oppdateringer til eksisterende prosjektkrav.
Overvåkings- og kontrollfasen sikrer at leveransene er i henhold til prosjektstyringsplanen før avslutningsfasen.
Hovedfokuset i denne fasen er å identifisere eventuelle endringer som er gjort fra punktet i prosjektstyringsplanen for å bestemme forebyggende tiltak mot ethvert uventet resultat.
Avslutningsfasen er prosessen som utfører en kontrollert nedleggelse av prosjektet på slutten.
