Prosjektledelse livssyklusfaser: Hva er stadiene?
Jonathan Reed
⚡ Smart oppsummering
Prosjektledelsens livssyklus er et rammeverk av essensielle aktiviteter som forvandler en idé til et fullført prosjekt. Den består av fire faser – initiering, planlegging, utførelse og overvåking, kontroll og avslutning – hver med definerte prosesser, innspill og utganger.
Hva er en livssyklus for prosjektledelse?
Prosjektledelse livssyklus er en serie viktige aktiviteter for å nå prosjektmål eller mål. Det er et rammeverk som inkluderer stadiene for å transformere en idé til virkelighet. Prosjekter kan ha forskjellige dimensjoner og vanskelighetsgrader, men de kan tilordnes prosjektledelsens livssyklusstruktur, uansett størrelsen på prosjektet.
Prosjektledelse livssyklusfaser
Prosjektledelseslivssyklusprosessen er delt inn i fire hoveddeler: initieringsfasen, planleggingsfasen, utførelsesfasen og overvåkings-, kontroll- og avslutningsfasen, som vist i diagrammet nedenfor.
Fire faser av prosjektledelseslivssyklus
Vi vil se på hver fase i prosjektets livssyklus nedenfor.
Prosjektinitieringsstadiet
Initieringsfasen definerer de prosessene som kreves for å starte et nytt prosjekt. Formålet med prosjektinitieringsfasen er å bestemme hva prosjektet skal oppnå.
Denne fasen består hovedsakelig av to hovedaktiviteter:
- Utvikle et prosjektcharter, og
- Identifiser interessenter
All informasjon knyttet til prosjektet registreres i prosjektcharteret og interessentregisteret. Når prosjektcharteret er godkjent, blir prosjektet offisielt autorisert.
Prosjekt charter
Prosjektcharteret definerer prosjektets hovedelementer:
- Prosjektmål
- Prosjektbegrensninger og problemstillinger
- Tildel prosjektleder
- Interessentliste
- Tidsplan og budsjett på høyt nivå
- milepæler
- Godkjenninger
Dette dokumentet lar en prosjektleder bruke organisatoriske ressurser til prosjektets skyld. For å lage et prosjektdokument vil de nødvendige innspillene være faktorer i bedriftsmiljøet, en forretningsplan, avtaler, en prosjektbeskrivelse og ressurser knyttet til organisatoriske prosesser.
Identifisere interessenter
A interessent kan påvirke prosjektets suksess og fiasko. For å notere informasjonen om interessenten brukes et interessentregister.
Interessentregisteret vil inneholde informasjon som:
- Type interessent
- Forventning til interessenter
- Rolle i prosjektet (forretningsanalytiker, teknologiarkitekt, kundeprosjektleder)
- Betegnelse (direktør, forretningsleder, etc.)
- Type kommunikasjon (Ukentlig/Månedlig)
- Innflytelse på prosjektet (Delvis/Støttende/Innflytelsesrik)
De andre aktivitetene som er involvert i gruppen som starter prosessen er:
- Tildele prosjektleder
- Fastslå interessentenes behov, forventninger og overordnede krav
- Definer suksesskriteriene for prosjektet
- Identifiser et bestemt budsjett for en bestemt fase
- Sørg for at prosjektet er i tråd med organisasjonens strategiske mål
Interessentregisteret og prosjektcharteret brukes som innspill til de andre utviklingsgruppene, som for eksempel planleggingsprosessgruppen.
Prosjektplanleggingsstadiet
Prosjektplanleggingsfasen dekker omtrent 50 % av hele prosessen. Planleggingsfasen bestemmer prosjektets omfang samt prosjektets mål. Den starter med resultatene fra initieringsfasen (avtale, foreløpig omfangsbeskrivelse og prosjektleder). Resultatene fra planleggingsfasen fungerer som input for utførelsesfasen.
De viktigste aspektene ved planleggingsprosessen er:
- Planleggingsfasen bør ikke gjennomføres før den første planleggingen er fullført.
- Før utførelsesprosessen starter, bør du ikke slutte å revidere planer.
Opprett arbeidsnedbrytningsstruktur (WBS)
For ethvert vellykket prosjekt er WBS (Work Breakdown Structure) viktig. Følgende er trinnene for å opprette en WBS:
- Lag en idémyldring for å liste opp alle oppgavene.
- Involver hele teamet ditt til idémyldring.
- Skriv ned strukturtreet for oppgaven, også kjent som WBS (arbeidsnedbrytningsstruktur).
- Del videre opp den viktigste arbeidsstokken din i et hierarkisk sett med aktiviteter, for eksempel kategorier, underkategorier osv. For eksempel maskinvare, programvare, traineer, lederteam osv.
- Definer hvordan elementene skal registreres i WBS-en din.
- Spør andre mennesker – det kan være en ekspert, erfarent personell osv.
- Granularitet – hvor detaljert bør oppgaven din være? Det er vanskelig å estimere kostnader og tid for høyere granularitet, mens det for lavere granularitet vil bli overveldet av for detaljert informasjon.
- Granulariteten bør være på riktig nivå, ikke for høy eller for lav.
Planleggingsplanstyring
Planlegging er prosessen med å etablere prosedyrer, retningslinjer og dokumentasjon for planlegging, styring, utførelse og kontroll av prosjektplanen. Innspillene i disse aktivitetene inkluderer:
- Prosjektledelsesplan
- Prosjekt charter
- Bedriftens miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Resultatet fra planleggingsplanstyringen inkluderer:
- Planlegg forvaltningsplan
Definere aktiviteter
Definere aktiviteter er prosedyren for å dokumentere og identifisere spesifikke handlinger som skal utføres for å produsere prosjektleveransene.
I definerte aktiviteter er hver arbeidspakke delt opp i individuelle arbeidsplanaktiviteter. Inndataene fra de definerende aktivitetene inkluderer:
- Planlegg forvaltningsplan
- Omfang grunnlinje
- Bedriftens miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Mens resultatene av disse aktivitetene er:
- Aktivitetsliste
- Aktivitetsattributter
- Milepælliste
Sekvensaktiviteter
Sekvensaktiviteter er ikke annet enn logisk organisering av resultatet av «definer aktiviteter». Det bestemmer rekkefølgen aktivitetene må utføres i.
Hovedutdataene fra sekvensaktivitetsprosessen er «nettverksdiagrammet».
A nettverksdiagram er ikke annet enn å legge ut oppgavene på en tavle i en logisk rekkefølge.
Hvis du for eksempel ønsker å starte en bedrift i et fremmed land, hva vil være listen over aktiviteter, og i hvilken rekkefølge vil det være?
Du skal utføre aktivitetene i denne rekkefølgen:
- Velg et land
- Få en forretningstillatelse
- Ansett en leder
- Kjøp en eiendom
- Kjøpe møbler osv.
- Åpne bedriften
Estimere aktivitetsressurser
Dette stadiet forklarer prosessen med å estimere arbeidsinnsatsen og ressursene som kreves for å fullføre oppgaven. Den andre faktoren som må vurderes på dette stadiet er tilgjengeligheten av ressursene.
Når man estimerer ressurser, bør fokuset være på planens lengste vei (den kritiske veien), som vil ta mest tid og penger.
Du må beregne ressursene for to oppgaver:
- Kritiske oppgaver
- Flytende oppgaver
Sørg for at dine kritiske oppgaver er nøyaktig estimert (gjennomføringstid).
Det er fem inndata som brukes til å estimere aktivitetsressurser:
- Plan for forvaltningsplan
- Aktivitetsliste
- Ressurskalender
- Bedriftens miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Resultatet av denne fasen er:
- Krav til aktivitetsressurs
- Ressursnedbrytningsstruktur
- Oppdatering av prosjektdokumenter
NOTAT: All aktiviteten som er gjort så langt (definer aktiviteter + sekvenser aktiviteter + estimer aktivitetsressurser) vil hjelpe i «Utvikle tidsplan».
Anslå aktivitetsvarighet
Estimering av aktivitetsvarighet er prosessen med å estimere antall arbeidsperioder (uker/måneder) som kreves for å fullføre den enkelte oppgaven med estimerte ressurser. Dette trinnet definerer hvor lang tid en individuell oppgave vil ta å fullføre.
Du kan ikke beregne aktivitetsvarighet uten å beregne arbeidsinnsatsen og ressursene som kreves for å fullføre oppgaven. Estimeringsprosessen bør gjøres i denne rekkefølgen:
- Beregn arbeidsinnsats først
- Etterfulgt av estimering av ressursene
- Etterfulgt av å estimere oppgavens varighet
For å estimere aktivitetsvarigheter trenger du følgende inndata:
- Aktivitetsliste
- Aktivitetsattributter
- Ressurskalendere
- Prosjektomfangserklæring
- Organisasjonsprosessmidler
- Bedriftens miljøfaktorer
Selv om det er to hovedutganger:
- Estimer aktivitetsvarighetene
- Estimer aktivitetsvarigheter – oppdateringer av prosjektdokumenter
Denne teknikken kalles også PERT (Prosjektevaluering og Review Techniques) estimater.
Utvikle tidsplan
Utvikle tidsplan er prosessen med å analysere aktivitetssekvenser, ressurskrav, varighet og tidsplanbegrensninger for å lage prosjektets tidsplanmodell. For planlegging av hver oppgave tas tre hovedfaktorer i betraktning:
- Varighet
- Oppgaveavhengigheter
- begrensninger
Ved hjelp av disse faktorene beregner prosjektet startdatoen og sluttdatoen for hver oppgave.
Planleggingsprogramvare kan brukes til å lage en tidsplan. Den genererer en tidsplanmodell med planlagte datoer for fullføring av prosjektaktiviteter.
Inndataene til dette verktøyet inkluderer:
- Planlegg forvaltningsplan
- Aktivitetsliste
- Aktivitetsattributter
- Prosjektplan – nettverksdiagrammer
- Krav til aktivitetsressurs
- Ressurskalendere
- Anslag for aktivitetsvarighet
- Prosjektomfangserklæring
- Risikoregister
- Prosjektmedarbeideroppdrag
- Ressursnedbrytningsstruktur
- Bedriftens miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Resultatet fra dette ville være:
- Prosjektplan
- Prosjektnettverksdiagram
- Gantt-diagrammer eller søylediagrammer
- Milepældiagram
- Planlegg grunnlinje
- Planlagte data
- Prosjektdokumentoppdateringer
Kontrollplan
Den siste fasen i planleggingsfasen er kontrollplan. Det er prosessen med å overvåke statusen til prosjektaktiviteter for å oppdatere prosjektets fremdrift og håndtere endringer i planens grunnlinje.
Hvis det kreves endringer i timeplanen, må de gå gjennom endringskontrollprosessTimeplanen bør styres eller kontrolleres proaktivt av lederen.
Det er følgende hovedinndata i kontrollplanprosessen:
- Prosjektledelsesplan
- Planlegg grunnlinje
- Planlegg forvaltningsplan
- Prosjektplan
- Informasjon om arbeidsytelse
- Organisasjonsprosessmidler
Det er fem utganger av kontrollplanen:
- Arbeidsprestasjonsledelse
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
- Forespørsel om endring
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
Prosjektgjennomføringsstadiet
Utførelsesfasen består av de aktivitetene som er definert i prosjektstyringsplanen. Denne prosessen innebærer å håndtere interessentenes forventninger, koordinere med mennesker og ressurser, samt utføre andre aktiviteter knyttet til prosjektleveranser.
Prosjektgjennomføringsfase av prosjektledelseslivssyklus
I løpet av utførelsesfasen kan resultatet kreve rebaselining og oppdateringer av eksisterende prosjektkrav. Tiltak som iverksettes i utførelsesfasen kan påvirke prosjektstyringsplanen eller -dokumentene.
Direkte og administrere prosjektgjennomføring
Dette stadiet bruker det meste prosjektkostnad, tid og ressurser, ettersom dette er prosessen som produserer prosjektleveranser.
Det er fire innganger for å styre og administrere prosjektutførelse:
- Prosjektledelsesplan
- Godkjent endringsforespørsel
- EEF-er (Enterprise Environmental Factors)
- OPAer (Organisatoriske Prosess Assets)
Selv om det er fem utganger:
- leveransen
- Arbeidsytelsesdata
- Forespørsel om endring
- Oppdateringer av prosjektledelsesplan
- Oppdatering av prosjektdokumenter
I denne fasen er ekspertenes vurderinger, møter og rapportering av KPI-er (nøkkelindikatorer for ytelse) av største betydning.
Utføre kvalitetssikring
Utføre Kvalitetssikring: er prosessen med å revidere kvalitetskravene og resultatene fra kvalitetskontrollmålinger. Det er prosessen med å registrere og overvåke resultater av kvalitetsaktiviteter for å vurdere ytelse. Ulike verktøy som kontrolldiagrammer, kost-nytte-analyser, flytskjemaer, kjørediagrammer, punktdiagrammer, inspeksjon og gjennomganger, osv., kan brukes til denne prosessen.
Hovedinnspillet til dette er:
- Prosjektledelsesplan
- Kvalitetsmålinger
- Kvalitetskontrollmålinger
- Informasjon om arbeidsytelse
Mens resultatet av dette er:
- Forespørsel om endring
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
Anskaffelse av prosjektteam
I løpet av gjennomføringsfasen skjer det en innsamling av prosjektteamet. Dette er fordi det er mer sannsynlig at det vil være behov for personer med ulike ferdigheter i løpet av prosessen.
Det er tre hovedinnganger for å skaffe et prosjektteam:
- Roller og ansvar
- Prosjektets organisasjonskart
- Bemanningsplan
Selv om det er tre utganger:
- Prosjektmedarbeideroppdrag
- Ressurskalendere
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
Utvikle prosjektteam
De fleste HR-prosesser er involvert i utførelsesprosessen; utviklingping Prosjektteamet er også en del av det. Hovedformålet med utviklingenping Prosjektteamet skal forbedre teammedlemmenes generelle ytelse. Denne fasen må starte tidlig i prosjektet.
Innspillene i prosjektutviklingsteamet inkluderer:
- Personalledelsesplan
- Prosjektmedarbeideroppdrag
- Ressurskalendere
Resultatet av denne prosessen inkluderer:
- Teamytelsesvurderinger
- EEFs oppdateringer
Administrere prosjektteam
Å lede prosjektteamet er en av de viktigste delene av prosjektledelse. Det er det mest komplekse området innen prosjektledelse fordi ledere ofte ikke er i direkte kontakt med teammedlemmene. I en slik situasjon blir det vanskelig å analysere ytelsen deres og bestemme kompensasjonen deres.
Det er fem innspill til prosessen med å administrere prosjektteamet:
- Prosjektmedarbeideroppdrag
- Teamytelsesvurderinger
- Ytelsesrapporter
- Prosjektledelsesplan
- Organisasjonsprosessmidler
Det er fire hovedutganger:
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
- Oppdateringer av miljøfaktorer for bedrifter
- Forespørsel om endring
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
Administrer kommunikasjon
Av tre kommunikasjonsattributter faller én inn i utførelsesprosessen. I kommunikasjonsstyringsprogrammet er det tre hovedkommunikasjonsaspekter som må overvåkes:
- Prosjektteammedlemmer til prosjektleder
- Prosjektledere til programleder
- Programleder til interessenter eller andre sponsorer
Innsatsen i kommunikasjonshåndteringen inkluderer:
- Styringsplan for kommunikasjon
- Arbeidsresultatrapporter
- EEF-er
- OPA-er
Resultatet av denne fasen ville være:
- Prosjektkommunikasjon
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Oppdatering av prosjektdokumenter
- OPA-oppdateringer
Gjennomføre anskaffelser
I denne fasen er det to hovedroller involvert: kjøper og selger. Under anskaffelsesprosessen er aktivitetene involvert:
- Utsted budpakken til potensielle selgere
- Holde tilbudskonferanser
- Vurder potensielle selgerforslag
- Velg de vinnende selgerforslagene
Innspillet i anskaffelsesprosessen inkluderer:
- Prosjektledelsesplan
- Gjennomføre innkjøpsdokumenter
- Kildevalgskriterier
- Kvalifisert selgerliste
- Selger forslag
- Prosjektdokumenter
- Ta eller kjøp beslutninger
- Partnerskapsavtale (samarbeidsavtale)
- Organisasjonsprosessmidler
Mens du vil ha følgende utganger:
- Utvalgte selgere
- Innkjøpskonvensjontract-prisen
- Ressurskalendere
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
Administrer interessentengasjement
Denne fasen inkluderer aktiv håndtering av interessenter gjennom hele prosjektet. For å unngå uventede prosjektforsinkelser eller at prosjektet må avbrytes i mellomtiden, identifiseres interessentenes forventninger og løses raskt.
Følgende innspill er tilgjengelige i prosessen med å håndtere interessenter:
- Interessentregister
- Interessentstyringsstrategi
- Prosjektledelsesplan
- Utgivelseslogg
- Endringslogg
- Organisasjonsprosessmidler
Resultatet av denne prosessen inkluderer:
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
- Forespørsel om endring
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Oppdatering av prosjektdokumentasjon
Prosjektfase Revforhåndsvisning
På slutten av utførelsesfasen gjøres det en gjennomgang av prosjektets fase. Den hjelper deg med å dokumentere følgende aktiviteter:
- Dokumenter resultatet av gjennomgangen av prosjektledelsen
- Informer sponsoren om fremdriften i prosjektet
- Identifisere enhver risiko eller problemer som påvirket prosjektet
- Vis leveranser til interessenten som er produsert i løpet av prosjektet
- Søk godkjenning for å gå videre til neste fase
Prosjektovervåking og kontroll og avslutningsfase
Etter utførelsesfasen, for å kontrollere at prosjektet er i riktig rekkefølge track, overvåkings- og kontrollfasen blir aktiv. I løpet av denne fasen gjøres det diverse endringer og evalueringer for å forbedre prosjektets ytelse.
Overvåke og kontrollere prosjektarbeid
Dette stadiet innebærer tracking, gjennomgang og regulering av fremdriften for å nå prosjektets mål. Det sikrer også at leveransene er i samsvar med prosjektstyringsplanen. Hovedfokuset i dette trinnet er å identifisere eventuelle endringer som er gjort fra prosjektstyringsplanens synspunkt for å bestemme passende forebyggende tiltak.
Inndataene for denne fasen inkluderer:
- Prosjektledelsesplan
- Ytelsesrapporter
- Kostnadsprognoser
- Planlegg prognoser
- Valider endringer
- Bedriftens miljøfaktorer
- Organisasjonsprosessmidler
Mens utdataene inkluderer:
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
Utfør integrert endringskontroll
Det er en av de viktigste prosessene innen prosjektledelse. Det er i denne fasen at virkningen av enhver endring vurderes mot prosjektet. Hvis en endring i denne fasen skjer på en hvilken som helst del av et prosjekt, vil hele prosjektet bli vurdert. Det er bedre å implementere endringer tidlig i prosjektet, fordi kostnadene ved å implementere endringer øker også etter hvert som prosjektet skrider frem.
Innspillet i denne fasen inkluderer:
- Prosjektledelsesplan
- Arbeidsresultatrapporter
- Endre forespørsler
- EEF-er
- OPA-er
Mens utgangene er:
- Godkjente endringsforespørsler
- Endringslogg
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
Bekreft omfang
Validering av omfang innebærer å verifisere om leveransene oppfyller kundens akseptkriterier. Den eksterne kontrollen med kunden eller interessenter er en del av validering av omfangsstyring.
Inndataene for validering av omfang inkluderer:
- Prosjektledelsesplan
- Krav
- Teknisk dokumentasjon
- Krav tracevnematrise
- Verifiserte leveranser
- Arbeidsytelsesdata
Mens resultatet av omfangsvalideringen inkluderer:
- Aksepterte leveranser
- Endre forespørsler
- Informasjon om arbeidsytelse
- Prosjektdokumentoppdateringer
Kontrollomfang
Kontrollomfanget sikrer at det kun er arbeidet som er identifisert som innenfor omfanget som leveres. Det faktiske resultatet sammenlignes med omfangsgrunnlinjen, noe som sikrer at hele det godkjente omfanget faktisk leveres.
Inndataene til kontrollomfangsprosessen inkluderer:
- Prosjektledelsesplan
- Informasjon om arbeidsytelse
- Kravdokumentasjon
- Krav tracevnematrise
- Organisasjonsprosessmidler
Mens utdataene inkluderer:
- Arbeidsytelsesmålinger
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
Kontrollplan
Kontrollplanprosessen hjelper deg på mange måter. Den hjelper deg med å fange opp gjeldende planstatus, bestemme avviket fra planens grunnlinje, forstå avvikets art og reagere ved å iverksette passende tiltak.
Hvis det er behov for endringer i planen, må de gå gjennom endringskontrollprosessen. Endringen bør evalueres på nytt, og først da bør den brukes til å oppdatere planens grunnlinje.
Det er følgende hovedinndata til kontrollplanen:
- Prosjektledelsesplan
- Planlegg grunnlinje
- Planlegg forvaltningsplan
- Prosjektplan
- Informasjon om arbeidsytelse
- Organisasjonsprosessmidler
Utdataene inkluderer:
- Arbeidsytelsesmålinger
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
Kontrollkostnad
Kontrollkostnad er å sammenligne grunnkostnaden for hver leveranse med den faktiske kostnaden. Kostnadsgrunnkostnaden skal bare endres som svar på en endringsforespørsel som har gått gjennom prosessen for å utføre integrert endringskontroll. Kontrollkostnad sikrer at prosjektet holder seg innenfor finansieringsbegrensningene.
Inndataene for kontrollkostnaden inkluderer:
- Prosjektledelsesplan
- Krav til prosjektfinansiering
- Informasjon om arbeidsytelse
- Kontroll kostnad Organisasjonsprosess eiendeler
Resultatet for dette inkluderer:
- Opptjente verdi målinger av arbeidsytelse
- Opptjent verdi budsjettprognoser i kontrollkostnader
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
- Oppdateringer av organisasjonsprosesser
Kontrollkvalitet
Kvalitetskontrollen sikrer at prosjektet og produktet leveres i tråd med kvalitetsstyringsplanen. Den sikrer at arbeidet utføres riktig. Hovedresultatet av kvalitetskontrollen er Kvalitetsstyringsplan. Mens annen informasjon som vil være nyttig er:
- Eksisterende flytskjema
- Øvre og nedre kontroll- og spesifikasjonsgrenser i kontrollskjemaene
- Det refereres til informasjon, for eksempel utvalgskriterier, utvalgstall, målinger og variabel utvalgsanalyse.
- Kvalitetsmålinger – det er en standardmåling for å oppfylle kvalitetskravene
- Det sikrer at de riktige trinnene følges for å overholde aspekter som prosesser, retningslinjer eller forskrifter.
Det er fire hovedresultater fra kvalitetskontrollprosessen:
- Integrert endringskontroll
- Godkjente endringsforespørsler
- Godkjente endringsforespørsler gjennomgang
- Validerte endringer
Kontroll kommunikasjon
Kontrollkommunikasjon sikrer at riktig informasjon når interessenten. Kontrollkommunikasjonsinformasjon omfatter innspill, verktøy og teknikker, samt utdata som tilhører denne prosessen.
Kontrollkommunikasjon kan være i et hvilket som helst format. Det kan være:
- Trenddata
- Informasjon i tabellform
- S-kurve
- Dashboard-formater
- Bruk histogram
I kontrollkommunikasjonsprosessen hentes arbeidsinformasjon fra diverse andre prosesser, og ytelsesrapporten brukes som input for diverse overvåkings- og styringsprosesser. Hovedresultatet fra kontrollkommunikasjonsprosessen er ytelsesrapporten.
Kontrollrisiko
Risikoanalyse er en kontinuerlig prosess gjennom hele prosjektsyklusen. Det er viktig at du kontinuerlig analyserer, identifiserer og reagerer på risikoer. Aktivitetene som er inkludert i kontrollrisiko er:
- Tracking eksisterende risikoer
- Overvåking av gjenværende risiko
- Identifisere nye risikoer
- Implementere risikoresponsplaner
- Kontinuerlig evaluering av risikoprosessen
Inndataene for kontrollrisiko er:
- Risikoregister
- Informasjon om arbeidsytelse
- Ytelsesrapporter
- Reserveanalyse
- Risikorevisjoner
Utdataene for kontrollrisikoen er:
- Oppdatering av risikoregister
- Risikostyringsplan
Kontroller innkjøp
Av fire anskaffelsesplaner faller den tredje anskaffelsesprosessen inn i prosessgruppen Overvåking og utførelse. Denne fasen innebærer å overvåke leverandørens ytelse og sikre at alle kontracKravene blir oppfylt.
Kontrollinnkjøpsprosessen innebærer å verifisere:
- Om varer eller tjenester leveres
- Om det blir levert til rett tid
- Om fakturaen som er belastet er for riktig mengde
- Om alle vilkårene for betingelsenetract blir møtt
- Om forholdet mellom kjøper og selger håndteres riktig
De viktigste innspillene i anskaffelsesprosessen er:
- Prosjektledelsesplan
- Anskaffelsesdokumenter
- Avtaler
- Godkjente endringsforespørsler
- Arbeidsresultatrapporter
- Arbeidsytelsesdata
Resultatet for anskaffelser er:
- Informasjon om arbeidsytelse
- Endre forespørsler
- Oppdatering av prosjektstyringsplan
- Prosjektdokumentoppdateringer
- OPA-oppdateringer
Kontroll Stakeholder Management
Mange prosjekter snubler på grunn av utilstrekkelig styring av interessenter. Hvis interessentene styres riktig, er det større sjanser for at prosjektet lykkes. I denne prosessen overvåker vi interessentenes nåværende engasjementsnivå og iverksetter tiltak deretter.
Input og output for alle disse aktivitetene inkluderer:
| Input | Produksjon |
|---|---|
| Planlegge interessentstyring | Informasjon om arbeidsytelse |
| Utgivelseslogg | Endre forespørsler |
| Arbeidsytelsesdata | Oppdatering av prosjektstyringsplan |
| Prosjektdokumenter | Oppdatering av prosjektdokumenter |
| OPA-oppdateringer |
Avslutningsfase
Avslutningsfasen er prosessen som utfører en kontrollert nedstengning av prosjektet på slutten. I et prosjekt er det tre avslutningsaktiviteter som pågår:
- Avslutning av produktet – Få kunden til å akseptere de endelige leveransene, hvis prosjektet er eksternt
- Avslutning av prosjektet – Dette inkluderer formell avslutning av administrative prosedyrer, oppdatering av prosjektdokumenter og arkivering av disse databasene og dokumentene.
- Avslutning av ressursen bak prosjektet – Den økonomiske avslutningen av prosjektet; ressurser tildelt prosjektet skal returneres
Inndataene for denne prosessen inkluderer:
- Prosjektledelsesplan
- Aksepterte leveranser
- OPA-er
Resultatet av denne prosessen inkluderer:
- Endelig utgang, tjeneste eller resultatovergang
- OPA-oppdateringer
Lukk innkjøp
For hver fase i prosjektets utviklingssyklus – planlegging, utførelse, overvåking og kontroll, og avslutning – finnes det én anskaffelsesprosess. Den endelige avslutningsanskaffelsen gjøres i henhold til kontrakten.tracmellom selger og kjøper.
Avslutningsaktivitetene og leveransene inkluderer:
- Gjennomgang av prosjektytelse, inkludert håndtering av risikoer og problemer
- Oppdatert prosjektstyringsplan for å gjenspeile faktiske resultater
- Sluttrapporter distribuert til aktuelle interessenter
Innspillene for å avslutte anskaffelsen inkluderer:
- Prosjektledelsesplan
- Anskaffelsesdokumenter
Mens utdataene inkluderer:
- Lukket anskaffelse
- OPA-oppdateringer
Prosjektledelse Etikk av kode og oppførsel
Til slutt vil du komme over prosjektledelsens etikk i kodeks og oppførsel, som omhandler ulike menneskelige atferdsmessige aspekter som:
- Ansvar
- Respekt
- Rettferdighet
- Ærlighet
- Kulturell kompetanse
Denne koden praktiseres for å indusere tillit og bringe et felles atferdsrammeverk hos prosjektlederen.
