13 Migliori Software di Gestione Documentale nel 2025

Il sistema di gestione dei documenti è una soluzione automatizzata basata su cloud per la creazione, l'organizzazione, la condivisione e la protezione di documenti e file aziendali. Ti consente di tenere traccia della versione del tuo documento senza problemi. Questo sistema di archiviazione cloud fornisce un flusso di lavoro di revisione e approvazione più rapido per le diverse parti interessate situate in più posizioni geografiche. Ti consente di accedere facilmente al tuo documenti aziendali da tablet e smartphone.

Di seguito è riportato un elenco selezionato di I migliori sistemi di gestione dei documenti con le loro funzionalità popolari e collegamenti a siti Web. L'elenco contiene sia software open source (gratuito) che commerciale (a pagamento). Per saperne di più ...

Migliori Sistema di Gestione Documentale

Nome	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Condivisione pubblica	Si	Si	Si	Si
Prova Gratuita	Prova gratuita di 15 giorni	Prova gratuita di 30 giorni	Piano di base gratuito a vita	Gratuito per 5 utenti
applicazioni mobili	Si	Si	Si	Si
File system locale Sync	Si	Si	Si	Si
Autorizzazioni di gruppo	Si	Si	Si	Non
Gestione dei conflitti di file	Si	Non	Si	Si
Digigestione dei diritti tal	Non	Si	Non	Si
Archiviazione cloud senza file system locale Sync	Si	Si	Si	N/A
Piattaforme	Windows, Mac e Linux	Windows, Mac e Linux	WindowsMac, Linux, Androide iOS	Windows, Mac e Linux
Link	Scopri di più	Scopri di più	Scopri di più	Scopri di più

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive è una piattaforma di archiviazione di file online e di collaborazione sui contenuti per team moderni, piccole imprese e grandi imprese. Sia che i team lavorino dall'ufficio, da casa o da entrambi, WorkDrive li aiuta a creare, condividere, collaborare e archiviare dati da una console centralizzata. La gestione dei file è molto più di una semplice soluzione di archiviazione. Combina gestione di documenti e team, controllo delle versioni dei file, ricerca avanzata, mobilità e molto altro. Zoho WorkDriveLo scopo di è consentire un accesso più rapido alle informazioni, in modo che gli utenti possano prendere decisioni tempestive e ottenere di più.

Zoho WorkDrive ti consente di condividere, gestire e proteggere i file in modo efficiente. Offre una ricerca intelligente per il recupero istantaneo dei file e una cronologia delle versioni illimitata per ripristinare i documenti. Con WorkDrive Snap, la collaborazione asincrona è semplificata. La sicurezza è prioritaria con standard di crittografia e conformità come HIPAA e GDPR. Lo strumento è ottimo per sincronizzare i file cloud direttamente sul desktop e si integra con oltre 5000 applicazioni. Il branding personalizzato e MFA garantiscono la sicurezza e la professionalità dei tuoi dati.

Caratteristiche:

• Zoho WorkDrive è stato lanciato nel 2019 e precedentemente si chiamava Zoho Docs, creato nel 2008.
• Crea uno spazio di lavoro virtuale per il tuo team con WorkDrivele cartelle del team di.
• Fornisce controlli di accesso granulari agli utenti.
• Zoho WorkDrive viene fornito con una suite per ufficio integrata.
• Assistenza 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX tramite chat, telefono ed e-mail.
• Supporto OperaSistemi di automazione: Windows, iOS, Linux, Android.
• Browser supportati: Google Chrome, Firefoxsafari, Microsoft Edge, Opera.

Prezzi:

Zoho WorkDrive è una piattaforma di archiviazione, sincronizzazione e collaborazione di file online. I piani partono da $2.5/utente/mese, con una prova gratuita di 15 giorni disponibile. Ideale per la produttività di gruppo.

Visita Zoho WorkDrive

Prova gratuita di 15 giorni

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2) SmartSheet

Smartsheet è un sistema di gestione dei documenti che offre collaborazione e gestione del lavoro. Automatizza i processi ripetitivi inviando avvisi, richiedendo aggiornamenti e bloccando le modifiche basate su righe.

SmartSheet, fondata nel 2005, ti consente di gestire facilmente le risorse e la condivisione del dominio. Con Crittografia 256-AES e TLS 1.2, garantisce la sicurezza dei tuoi dati e offre standard conformi come SOC e HIPAA. Integrazione con applicazioni come Google, Salesforce e Slack è senza soluzione di continuità. Fornisce modelli per varie esigenze, incluso il marketing, e supporta più formati di file. Le funzionalità di check-out e check-in dei documenti sono essenziali per tenere traccia dei piani e delle pianificazioni del progetto.

Caratteristiche:

• Smartsheet ti consente di automatizzare il flusso di lavoro, compresi i moduli.
• Puoi alternare rapidamente tra la visualizzazione scheda, la visualizzazione griglia e la visualizzazione calendario.
• Supporta la segnalazione in tempo reale.
• Puoi facilmente collaborare con gli altri.
• Fornisce assistenza clienti tramite chat e modulo di contatto
• Piattaforme supportate: Windows, Mac OS, Android, iOS e Linux

Prezzi:

Smartsheet è uno spazio di lavoro dinamico che consente ai team di gestire progetti, automatizzare i flussi di lavoro e raggiungere rapidamente gli obiettivi. I piani partono da $ 9 al mese. Goditi una prova gratuita di 30 giorni. Non è richiesta alcuna carta di credito.

Visita SmartSheet >>

Prova gratuita di 30 giorni (non è richiesta la carta di credito)

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3) Icedrive

Icedrive fornisce molte funzionalità per la condivisione e la collaborazione di file e cartelle. Utilizza un sistema di memorizzazione nella cache intelligente per garantire che tutti i tuoi file siano prontamente disponibili e scaricati a velocità senza pari. È tra le migliori alternative a Google Drive, con crittografia a conoscenza zero per garantire che solo tu possa accedere e decrittografare i tuoi dati.

È uno strumento di archiviazione cloud gratuito che ti fa sentire come se stessi utilizzando un disco rigido fisico. Ottieni tutte le funzionalità per i servizi di hosting di file come modifica, eliminazione, caricamento, apertura, ecc. È una delle migliori piattaforme di archiviazione cloud che include un'operazione di controllo della cache intelligente che ti aiuta ad accedere ai tuoi file immediatamente dopo l'installazione senza dover attendere la sincronizzazione.

Caratteristiche:

• Icedrive fornisce un'interfaccia pulita e facile da usare per gestire i tuoi file.
• Ti consente di riprodurre in streaming contenuti multimediali dal cloud storage e condividerli con gli amici.
• Offre crittografia Twofish, privacy a conoscenza zero e crittografia lato client
• Fornisce assistenza clienti tramite live chat, telefono e modulo di contatto
• Supporta standard di conformità come GDPR
• Non è necessaria alcuna sincronizzazione che richiede molto tempo, poiché puoi montare IceDrive con un semplice clic.
• Offre 10 GB gratuiti e un limite di caricamento a pagamento di 150 GB
• Piattaforme supportate: iOS, Android, Windows, Mac e Linux

Prezzi:

Icedrive offre I piani partono da $ 1.67 al mese per 150 GB di spazio di archiviazione. Sconto dello 0.25% sul pagamento annuale.

Visita Icedrive >>

Piano base gratuito a vita con 10 GB di spazio di archiviazione gratuito

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4) bit.ai

Bit.ai è un sistema di gestione intelligente dei documenti che aiuta le aziende a organizzare la conoscenza per progetti, team e dipartimenti. Questo strumento ti consente di creare un numero illimitato di aree di lavoro senza problemi e di organizzare il contenuto del tuo documento in cartelle e sottocartelle. Questo programma offre temi per trasformare i tuoi documenti in un nuovo aspetto con un solo clic del mouse.

Bit.ai, fondato nel 2016, è uno strumento poliedrico ottimo per la gestione e la creazione di contenuti. Supporta oltre 100 formati di file e offre 1 GB di spazio di archiviazione gratuito. Gli utenti beneficiano della soluzione senza soluzione di continuità integrazione con Tableau, Box, Tavolo gonfiabile, Figmae Dropbox. Inoltre, Bit.ai fornisce modelli adatti a vari settori, tra cui marketing e istruzione, e garantisce la sicurezza dei tuoi dati con la crittografia 256-AES e TLS, conforme agli standard GDPR e PCI.

Caratteristiche:

• Ti aiuta a ottenere informazioni utili sui documenti.
• È possibile eseguire un rapporto di analisi su qualsiasi documento.
• Questo software di gestione dei documenti cloud ti consente di gestire i ruoli e le autorizzazioni degli utenti.
• Bit.ai ti consente di personalizzare il flusso di lavoro.
• Fornisce assistenza clienti tramite e-mail e modulo di contatto
• Piattaforme supportate: Windows, Mac OS e Linux

Prezzi:

Tool Bit.ai offre piani a partire da $ 12 mensili, con uno sconto del 30% per i pagamenti annuali. Puoi anche provarlo con una prova gratuita di 7 giorni.

link: https://bit.ai/

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5) IncoDoc

IncoDocs è uno strumento che consente di digitalizzare la gestione dei documenti per esportatori e società commerciali. Questa applicazione ti aiuta a creare file di vendita e spedizione più velocemente. Ti consente di eliminare il lavoro di inserimento manuale dei dati e costosi ritardi nelle spedizioni. IncoDocs ti consente di connettere il tuo team in uno spazio di lavoro condiviso per il lavoro remoto. Offre modelli di documenti che possono essere facilmente archiviati in un ambiente cloud sicuro. Questa applicazione ti aiuta a ridurre al minimo l'inefficiente processo di esportazione dei documenti.

IncoDocs è un software di gestione documentale versatile, fondato nel 2016, accessibile da qualsiasi dispositivo. Ti permette di farlo creare facilmente fatture commerciali e offre modelli per vari documenti di vendita. Lo strumento si integra perfettamente con Xero e QuickBooks e supporta più formati di file. Con la crittografia 256-AES e TLS, garantisce che i tuoi dati siano sicuri, rispettando gli standard GDPR.

Caratteristiche:

• Offre firme e timbri digitali.
• Consente di importare dati da origini esistenti.
• Questo prodotto ti consente di integrarti con il tuo software esistente.
• Offre esportazione di documentazione, fatturazione, pagamenti online, ordini di acquisto, compilazione automatica, condivisione sicura di documenti e altro ancora
• Fornisce assistenza clienti tramite e-mail, chat e modulo di contatto
• Piattaforme supportate: Windows

Prezzi:

IncoDocs semplifica la documentazione di importazione/esportazione, migliorando l'efficienza del commercio globale. Prezzo: $ 18 al mese, sconto del 20% annuale. Goditi un piano base gratuito a vita. Semplifica, organizza e accelera il tuo commercio.

link: https://incodocs.com/

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6) Modello

Templafy è un sistema di gestione dei documenti che aiuta le aziende a semplificare le attività. Questo software mostra automaticamente i contenuti più rilevanti per ciascun dipendente in base alla posizione e all'utilizzo. Ti consente di gestire i contenuti da una semplice dashboard. Templafy ti consente di connettere tutti Dati DMS direttamente ai documenti. Fornisce un flusso di lavoro più veloce per la creazione di documenti aziendali. Questa applicazione garantisce che tutti i documenti creati tramite DMS siano archiviati correttamente.

Templafy, fondata nel 2016, consente di connettere e combinare i dati provenienti dal DMS, offrendo un soluzione di archiviazione cloud che ti garantisce l'accesso ai documenti da diversi dispositivi come tablet e smartphone. Si integra perfettamente con piattaforme come Salesforce e Microsoft Teams e supporta più formati di file, tra cui PPTX, DOCX e JPG. Inoltre, il software supporta la crittografia 256-AES ed è conforme agli standard GDPR e ISO 27001. Offre anche la gestione delle versioni, migliorando il controllo dei documenti.

Caratteristiche:

• Fornisce un facile accesso ai contenuti aziendali rilevanti dal documento.
• Ti consente di creare rapidamente contenuti accurati.
• Corregge automaticamente l'incoerenza dei contenuti con un solo clic del mouse.
• Puoi integrare questo strumento con Dropbox, Forza vendita, Box, G Suite e altro ancora.
• Fornisce assistenza clienti tramite e-mail, chat e modulo di contatto
• Piattaforme supportate: Windows e Mac

Prezzi:

Templafy offre efficienza nella creazione e gestione dei documenti. I piani partono da $ 1 al mese, con una prova gratuita di 14 giorni disponibile.

link: https://www.templafy.com/document-management-software/

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7)Bitrix24

Bitrix24 è uno strumento collaborativo di gestione dei documenti per team di grandi e piccole dimensioni. Questo software è disponibile sia nel cloud che in sede con accesso al codice sorgente. Ti consente di inserire documenti, presentazioni e video per il download o per uso privato. Bitrix24 gestisce la versione dei documenti precedenti. Ti consente di modificare i file sul tuo PC senza problemi. Questa applicazione può essere integrata con siti di archiviazione online esterni come Dropbox, OneDrive, Google Drive, ecc.

Bitrix24, fondata nel 2012, fornisce un hub per la gestione dei documenti con 5 GB di spazio di archiviazione gratuito. Salva automaticamente i documenti sul tuo account, supporta più formati di file e offre autorizzazioni di accesso configurabili. Integrazione con piattaforme come MailScimpanzé e Slack garantisce che i tuoi documenti siano facilmente accessibili e sicuri. La conformità agli standard GDPR e SOC è una grande garanzia della sicurezza dei dati. Bitrix24 è perfetto per chi cerca una soluzione di gestione dei documenti completa, sicura ed efficiente.

Caratteristiche:

• Questo sistema di archiviazione digitale è completamente personalizzabile.
• I dipendenti della tua organizzazione possono caricare file da account personali.
• Ti aiuta a creare un flusso di lavoro personalizzato per l'invio di bozze e le revisioni dei contratti.
• Bitrix24 ti consente di aprire documenti utilizzando OpenOffice e ufficio MS.
• Fornisce assistenza clienti via e-mail
• Piattaforme supportate: Windows, iOS e Android

Prezzi:

Bitrix24 offre piani convenienti a partire da $ 5 al mese. Approfitta di uno sconto del 35% sui pagamenti annuali. Esplora con una prova gratuita di 30 giorni.

link: https://www.bitrix24.com/features/docs.php

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8) Bynder

Bynder è un CMS con oltre un milione di utenti in tutto il mondo. Fornisce diverse funzionalità di gestione dei documenti. Aiuta i professionisti ad accelerare la creazione di video e altri contenuti e a fornire le risorse giuste alle persone e ai sistemi che ne hanno bisogno, oltre a garantire la conformità del marchio.

Bynder è stata fondata nel 2013 ed è apprezzata per aver accelerato il ciclo di vita e l'abilitazione dei contenuti creativi condivisione sicura dei file, internamente ed esternamente. Si integra con piattaforme come SAP e Salesforce, supporta più formati di file e aderisce a rigorosi standard di sicurezza, inclusa la crittografia 256-AES. I vantaggi includono risultati di ricerca immediati e controllo completo degli accessi. La gestione dei documenti è stata migliorata con funzionalità come check-out e check-in e gestione delle versioni. È ottimo per le organizzazioni che mirano a una gestione e una collaborazione dei contenuti efficienti e sicure.

Caratteristiche:

• Ottimi strumenti di collaborazione
• Facile creare guide di stile condivisibili.
• Ideale per il marketing
• Digigestione patrimoniale totale
• Offre un flusso di lavoro creativo.
• Fornisce assistenza clienti tramite e-mail, chat, telefono e modulo di contatto
• Piattaforme supportate: Windows, iOS e Android

Prezzi:

Bynder offre una gamma di funzionalità di gestione del marchio e delle risorse digitali. I piani partono da $ 59 al mese, con una prova gratuita di 14 giorni disponibile.

link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

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9) Documentario

Docuware è uno strumento di gestione dei documenti e di automazione del flusso di lavoro. Ti consente di mantenere le tue informazioni aziendali critiche sicure e accessibili. Questa applicazione ti consente di condividere, modificare e archiviare contratti. Utilizza la crittografia dei dati per accedere in modo sicuro al contenuto. Questo strumento ti consente di aggiungere note, commenti, firme nei documenti.

DocuWare, fondata nel 1988, vanta feedback positivi da parte dei clienti e numerose funzionalità. Ti consente di gestire in modo efficiente i documenti con strumenti come Intelligent Indexing e Automazione dei flussi di lavoroIl software si integra perfettamente con SAP, Oraclee altro ancora e supporta vari formati di file. Con la crittografia 256-AES, garantisce che i tuoi documenti soddisfino gli standard di conformità come GDPR e HIPAA. L'assistenza clienti di DocuWare è accessibile tramite diversi mezzi, garantendo che l'aiuto sia a portata di mano quando necessario.

Caratteristiche:

• Questo sistema di archiviazione digitale offre l'elaborazione automatizzata delle fatture.
• Puoi accedere ai tuoi contenuti da qualsiasi dispositivo.
• Ti consente di organizzare facilmente i record dei tuoi dipendenti.
• Ti consente di archiviare tutti i tuoi documenti su uno spazio di archiviazione basato su cloud.
• Piattaforme supportate: Windows e Linux

Prezzi:

Docuware offre piani a partire da $ 40 mensili, con uno sconto del 25% sui pagamenti annuali. È disponibile una prova gratuita di 30 giorni per la valutazione.

link: https://start.docuware.com/

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10) All'aperto

Alfresco è uno strumento che rende il processo di gestione dei documenti semplice e facile. Ti consente di tenere traccia del tuo documento con il minimo sforzo. Questo strumento raggruppa i file per scoprire facilmente i contenuti. Ti consente di gestire i tuoi documenti su oltre 60 applicazioni come FileNet, Documentum e OpenText. Questo software dispone di un flusso di lavoro integrato per semplificare l'approvazione e la revisione dei documenti. Offre filtri che ti consentono di recuperare contenuti pertinenti più velocemente.

Alfresco è stata fondata nel 2005, è un potente strumento che semplifica il controllo delle versioni dei documenti e si integra con piattaforme come SAP e Salesforce. Supporta vari formati di file e garantisce la sicurezza dei dati con la crittografia 256-AES. Alfresco aderisce agli standard di conformità internazionali e offre inoltre funzionalità come l'etichettatura dei documenti, la ricerca potente e la gestione sicura dei contenuti.

Caratteristiche:

• Puoi accedere ai tuoi documenti offline.
• Ti consente di aggiungere un indice al tuo documento.
• Consente di archiviare il documento.
• È possibile accedere a questo software da dispositivo mobile, Web e desktop.
• Fornisce assistenza clienti tramite telefono, chat e modulo di contatto
• Piattaforme supportate: Windows e Linux

Prezzi:

Alfresco offre una solida gestione dei contenuti e collaborazione a un prezzo conveniente. I piani partono da $ 5 al mese, con una prova gratuita di 30 giorni disponibile.

link: https://www.alfresco.com/ecm-software/document-management

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11) Apertikm

Openkm è uno dei migliori sistemi di gestione dei documenti per archiviare e gestire i tuoi contenuti. Questa applicazione rende la distribuzione dei file semplice e facile. Consente di monitorare lo stato del flusso di lavoro, le attività e i processi. Il software Openkm può scansionare e archiviare in modo sicuro tutti i tuoi documenti cartacei. Ti consente di creare un documento personale per ciascun utente. Questa app può eseguire una scansione antivirus di tutti i documenti caricati.

OpenKM, fondata nel 2005, ti consente di trovare e commentare documenti senza sforzo, garantendo uno spazio di lavoro collaborativo ed efficiente. Supporta più formati di file e si integra perfettamente con Google Drivee offre la crittografia SSL per la sicurezza. Il check-out e il check-in dei documenti e gli standard conformi come HIPAA e ISO ne sottolineano i vantaggi. Sono inoltre facilitati l'etichettatura dei documenti e l'accesso alle versioni precedenti, rendendolo uno strumento completo per gestire e proteggere i documenti in modo efficace.

Caratteristiche:

• Ti aiuta a controllare i tuoi contenuti aziendali.
• Puoi collaborare con altre persone su progetti e documenti.
• Offre componenti aggiuntivi per Excel, Outlooks, PowerPoint e Word.
• Consente di inviare un documento come allegato e-mail o tramite URL del documento.
• Offre amministrazione, motore di ricerca, sicurezza, previsualizzazione dei documenti e capitalizzazione
• Fornisce assistenza clienti tramite e-mail, telefono e modulo di contatto
• Piattaforme supportate: Linux, Windows e Mac OS

Prezzi:

OpenKM offre soluzioni di gestione dei documenti a partire da $ 29 al mese. Gli utenti possono esplorare le sue funzionalità con una prova gratuita di 30 giorni.

link: https://www.openkm.com/

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12) Gestore dei contenuti FileNet

FileNet Content Manager è uno strumento che ti consente di estrarre facilmente informazioni utili dai documenti. Questa applicazione combina funzionalità di contenuti aziendali, sicurezza e archiviazione con un flusso di lavoro pronto all'uso. Fornisce un accesso sicuro a più di un archivio di contenuti e automatizza la classificazione dei file. Questa applicazione ti consente di collaborare rapidamente con altre persone.

FileNet Content Manager, fondato nel 1982, ti consente di creare e integrare senza problemi servizi di contenuto nella tua attività tramite la sua API. Beneficiando di integrazioni come Salesforce, fornisce modelli per PowerPoint ed e-mail. Lo strumento supporta più formati di file come JPEG, BMP e TIFF. Con 256-AES e crittografia end-to-end, garantisce la sicurezza dei tuoi dati. Inoltre, offre funzionalità come il check-out e il check-in dei documenti e aderisce a standard come ISO/IEC 9075-10:2003.

Caratteristiche:

• Ti aiuta a gestire il controllo delle versioni dei documenti.
• Questa applicazione modifica automaticamente i documenti in base al ruolo dell'utente.
• Può creare campi indice e tipi di contenuto.
• Offre condivisione sicura, gestione nativa del cloud, strumenti per sviluppatori low-code e API GraphQL e altro ancora
• Fornisce assistenza clienti tramite e-mail, chat, telefono e modulo di contatto
• Piattaforme supportate: Windows e Linux

Prezzi:

FileNet Content Manager è una solida soluzione di gestione dei contenuti. Prezzo: richiedere un preventivo alle vendite. Prova gratuita: goditi una prova gratuita di 30 giorni.

link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager/details

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13) Progetti Zoho

Zoho Projects è uno strumento di collaborazione e gestione dei documenti creato da Zoho. Questo software ti aiuta a pianificare i tuoi progetti, assegnare compiti e comunicare in modo efficace. Ti consente di unire documenti, grafica, video clip, report e fogli di calcolo in un unico posto. Zoho Projects ti consente di condividere file della tua organizzazione con altre persone. Ti aiuta anche a tenere traccia delle versioni dei tuoi documenti. Questo strumento ti consente di cercare file utilizzando le parole scritte nel contenuto o nel titolo e visualizzare immediatamente il risultato.

Zoho Projects, fondata nel 1996, è elogiata per le buone recensioni dei clienti e offre 5 GB di spazio di archiviazione gratuito. Supporta la crittografia 2FA, MFA, 256-AES e TLS 1.2/1.3, garantendo la sicurezza dei tuoi dati. Standard di conformità come GDPR, CCPA e altro ancora. Ti consente di gestire facilmente i progetti, offrendo una perfetta integrazione con varie piattaforme e supportando più formati di file. Lo strumento fornisce modelli specializzati per diversi settori e garantisce una gestione efficiente dei documenti con funzionalità di check-out e check-in, tagging e gestione delle versioni.

Caratteristiche:

• Tutti coloro che lavorano a un progetto possono registrare le proprie ore fatturabili e non fatturabili utilizzando le schede attività.
• Ti consente di creare un problema e monitorarlo man mano che viene risolto e testato.
• Il team avrà sempre accesso all'ultima versione di tutti i documenti del progetto.
• Si integra facilmente con app di terze parti come Google, Zapier, GitHub e Dropbox.
• Offre editor di documenti integrati, collaborazione e governance amministrativa
• Fornisce assistenza clienti via e-mail e telefono
• Piattaforme supportate: Windows, iOS e Android

Prezzi:

Zoho Projects offre piani a partire da $ 4.25 mensili, con uno sconto del 20% sui pagamenti annuali. Provalo gratuitamente con una prova di 10 giorni. Non è richiesta alcuna carta di credito.

link: https://www.zoho.com/projects/

Come si sceglie il software di gestione dei documenti?

Ecco gli aspetti importanti che ti aiutano a scegliere il software di gestione documentale:

• Ricerca: Devi cercare un'ampia varietà di opzioni per trovare rapidamente i file necessari. È positivo che ti consenta di cercare documenti per nome, contenuto, tipo e data di modifica.
• Struttura dei file semplice: Il sistema di gestione dei documenti deve avere una struttura di file di facile utilizzo.
• Controllo della versione: Il controllo delle versioni o versioning è una caratteristica importante del software di gestione dei documenti che consente di tenere traccia delle modifiche nei file. Il miglior DMS dovrebbe anche mantenere un archivio delle vecchie versioni. Pertanto, è possibile vedere facilmente le modifiche nei documenti.
• Accesso mobile: Devi cercare il sistema di gestione dei documenti accessibile tramite tablet e smartphone. Ciò ti consentirà di visualizzare, modificare e condividere file da qualsiasi luogo.
• Integrazione: Il sistema di gestione dei documenti dovrebbe integrarsi facilmente con altri software già in uso, come software CRM e client di posta elettronica.
• scansione: Il software di gestione dei documenti dovrebbe fornire una funzionalità di scansione dei documenti.
• Sicurezza: Il sistema di gestione dei documenti deve consentire di assegnare autorizzazioni per un particolare utente all'accesso a cartelle e file.

Qual è il modo migliore per archiviare i documenti?

Ecco i modi migliori per archiviare i documenti:

• Sistema di archiviazione alfabetico: Il modo migliore per archiviare i documenti è archiviarli in ordine alfabetico. Il nome di una cartella dovrebbe corrispondere al nome dei documenti.
• Sistema di archiviazione numerico: Le aziende che necessitano di una serie di documenti come le fatture dovrebbero creare un sistema di archiviazione numerica.
• Sistema di classificazione per categorie: È necessario organizzare i file in base a categorie quali dati personali, marketing, amministrazione e clienti. È anche possibile includere sottoargomenti per ciascuna categoria secondo le proprie necessità.

Come funziona un sistema elettronico di gestione dei documenti?

Ecco il processo di lavoro di un sistema di gestione dei documenti:

• Cattura documenti: La funzione di cattura dei documenti ti aiuterà a salvare i tuoi file in modo da poterli trovare facilmente in seguito. Ciò è possibile grazie alla funzione di indicizzazione di DMS. Puoi anche aggiungere alcuni metadati per cercarli senza problemi.
• Archiviazione centralizzata dei documenti: Un DMS dispone di un archivio centrale dei documenti. Questo è importante per la gestione e la conservazione dei documenti che provengono da più luoghi.
• Recupero e distribuzione dei documenti: Un DMS include il recupero e la distribuzione dei documenti. È importante assicurarti di utilizzare e condividere i tuoi documenti senza problemi.

Quali sono le opzioni di distribuzione per il software di gestione dei documenti?

Sono disponibili due opzioni di distribuzione per il software di gestione dei documenti: 1) Software basato su cloud e 2) Software locale.

1. Software basato su cloud:

I software basati su cloud sono ospitati su Internet anziché installati sul PC. Ti consente di accedere ai tuoi documenti da qualsiasi luogo.

Il software basato su cloud offre le seguenti opzioni di distribuzione:

• Ha costi di gestione dei documenti inferiori e offre una facile scalabilità.
• I dati vengono archiviati in server di terze parti. Ciò ridurrà l’onere di controllarlo.
• Accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

2. Software locale:

I software locali sono generalmente applicazioni installate sul sistema locale. Ti consente di configurare, gestire e controllare i tuoi dati con facilità.

Il software on-premise offre le seguenti opzioni di distribuzione:

• Questo tipo di software ha costi iniziali più elevati ma non presenta spese ricorrenti.
• Richiede tempi di implementazione lunghi.
• Gli aggiornamenti sono responsabilità dell'utente.
• Tutti i tuoi dati sono archiviati su server autogestiti che offrono agli utenti un buon controllo su di essi.
• È personalizzabile in termini di controllo e sicurezza dei dati.

Quali sono le integrazioni comuni del software di gestione dei documenti?

Ecco alcune importanti integrazioni del software di gestione dei documenti:

• Accounting: Ti aiuterà a gestire e archiviare i tuoi documenti fiscali, le informazioni finanziarie, le fatture dei clienti e la gestione dei progetti.
• CRM: Consente di trasferire, archiviare e organizzare i dettagli dei lead dei clienti.
• E-mail: È possibile integrare Microsoft Outlook sul tuo PC poiché ti consente di archiviare e gestire facilmente le tue e-mail.
• Digital Firma: Ti consente automaticamente di acquisire una firma digitale sui file.

Menzionare le applicazioni comuni del software di gestione dei documenti

Ecco le applicazioni comuni del software di gestione dei documenti:

• Acquisizione e imaging dei documenti: Utilizza la più recente tecnologia di imaging per digitalizzare i documenti stampati. Queste applicazioni sono integrate con lettori di file e funzionalità di ricerca.
• Gestione delle registrazioni: Un moderno sistema di gestione dei documenti può proteggere i record classificando e archiviando le informazioni sensibili.
• Gestione dei contratti: Il software di gestione dei documenti può facilitare il flusso di lavoro per la creazione e la revisione di particolari tipi di contratti.
• indicizzazione: Assegna dati ai documenti in una biblioteca o in un archivio per renderli ricercabili. Questi metadati possono essere proprietà come autore e formato file.

Quali sono le ultime tendenze nella gestione dei documenti?

Ecco alcune delle tendenze importanti che possono essere viste nel mercato dei sistemi di gestione dei documenti:

• Strumenti ottimizzati per dispositivi mobili: I fornitori di sistemi di gestione dei documenti stanno sviluppando strumenti ottimizzati per i dispositivi mobili che offrono un'esperienza fluida tra il PC e lo smartphone. Diventa quindi cruciale anche fornire un’interfaccia intuitiva sul telefono.
• Concentrati sulle capacità di collaborazione: il software di gestione dei documenti offre funzionalità di collaborazione come l'accesso ai file di blocco. Molti strumenti integrano anche siti social per migliorare le capacità di lavoro di squadra e ridurre gli errori quando più di un utente lavora sullo stesso documento.

FAQs

i migliori software di gestione dei documenti

Nome	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Condivisione pubblica	Si	Si	Si	Si
Prova Gratuita	Prova gratuita di 15 giorni	Prova gratuita di 30 giorni	Piano di base gratuito a vita	Gratuito per 5 utenti
applicazioni mobili	Si	Si	Si	Si
File system locale Sync	Si	Si	Si	Si
Autorizzazioni di gruppo	Si	Si	Si	Non
Gestione dei conflitti di file	Si	Non	Si	Si
Digigestione dei diritti tal	Non	Si	Non	Si
Archiviazione cloud senza file system locale Sync	Si	Si	Si	N/A
Piattaforme	Windows, Mac e Linux	Windows, Mac e Linux	WindowsMac, Linux, Androide iOS	Windows, Mac e Linux
Link	Scopri di più	Scopri di più	Scopri di più	Scopri di più