11 Migliori Software di Gestione Documentale nel 2025

Il sistema di gestione dei documenti è una soluzione automatizzata basata su cloud per la creazione, l'organizzazione, la condivisione e la protezione di documenti e file aziendali. Ti consente di tenere traccia della versione del tuo documento senza problemi. Questo sistema di archiviazione cloud fornisce un flusso di lavoro di revisione e approvazione più rapido per le diverse parti interessate situate in più posizioni geografiche. Ti consente di accedere facilmente al tuo documenti aziendali da tablet e smartphone.

Dopo aver trascorso oltre 110 ore di ricerca, ne ho esaminati più di 39 sistemi di gestione dei documenti e ho selezionato attentamente i migliori, tra cui opzioni gratuite e a pagamento. Questa guida completa e ben documentata offre uno sguardo approfondito alle funzionalità, ai pro e ai contro e ai prezzi di ogni sistema. Se stai cercando informazioni affidabili, il mio articolo ti fornirà tutti i dettagli di cui hai bisogno per prendere una decisione informata. Non perdere l'occasione di scoprire gli strumenti definitivi che possono trasformare il modo in cui gestisci i documenti. Per saperne di più ...

Migliori DigiSistemi di gestione (controllo) dei documenti tal

Nome	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	DocHub
Condivisione pubblica	Si	Si	Si	Si
Prova Gratuita	Prova gratuita di 15 giorni	Prova gratuita di 30 giorni	Rimborso entro 14 giorni	Piano di base gratuito a vita
applicazioni mobili	Si	Si	Si	Si
File system locale Sync	Si	Si	Si	Si
Autorizzazioni di gruppo	Si	Si	Si	Si
Gestione dei conflitti di file	Si	Non	Si	Si
Digigestione dei diritti tal	Non	Si	Non	Si
Archiviazione cloud senza file system locale Sync	Si	Si	Si	Si
Piattaforme	Windows, Mac e Linux	Windows, Mac e Linux	WindowsMac, Linux, Androide iOS	Windows, Mac, Linux, iOS, Android
Link	Leggi di più	Leggi di più	Leggi di più	Leggi di più

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive è un eccellente piattaforma di archiviazione e collaborazione di file online per team e aziende. Apprezzo particolarmente il modo in cui supporta sia gli scenari di lavoro in ufficio che quelli da remoto, rendendolo un'ottima opzione per i team ibridi. Lo strumento semplifica la creazione, la condivisione e la collaborazione tramite una console centralizzata. Non è solo una piattaforma di archiviazione. Infatti, offre il controllo delle versioni dei file, la ricerca avanzata e l'organizzazione del team, che sono essenziali per gestire le attività efficientemente. Nel corso della mia valutazione, ho scoperto che la sua capacità di fornire un rapido accesso alle informazioni ti aiuta a rimanere al passo con il tuo lavoro e a prendere decisioni informate più velocemente.

Zoho WorkDrive consente di condividere, gestire e proteggere i file in modo efficiente. Offre una ricerca intelligente per il recupero immediato dei file e cronologia delle versioni illimitata per ripristinare i documenti. Con WorkDrive Snap, la collaborazione asincrona è semplificata. Lo strumento è ottimo per sincronizzare i file cloud direttamente sul desktop e si integra con oltre 5000 applicazioni. Il branding personalizzato e l'MFA garantiscono la sicurezza e la professionalità dei tuoi dati.

Caratteristiche:

• Cartelle del team: Posso collaborare senza problemi con il mio team utilizzando le cartelle del team, perfette per condividere file e garantire aggiornamenti in tempo reale, contribuendo a semplificare i flussi di lavoro e centralizzare la gestione dei documenti.
• Modelli di raccolta file: Ciò consente di creare modelli personalizzati per organizzare i dati, migliorare i flussi di lavoro e raccogliere documenti in modo strutturato, il che risulta utile per i team che gestiscono progetti di grandi dimensioni.
• Sicurezza avanzata dei dati: Ritengo essenziale avere la conformità GDPR e HIPAA per i dati sensibili. Questa soluzione ti aiuta a evitare rischi con un'archiviazione sicura, su misura per le esigenze aziendali.
• Zoho WorkDrive Integrazione con le app: Zoho WorkDrive si integra con Salesforce, Slack, Jira e Gmail, consentendo di creare flussi di lavoro personalizzati. È ottimo per le aziende che mirano a operazioni multipiattaforma semplificate.
• Zoho WorkDrive Console di amministrazione: Zoho WorkDriveLa console di amministrazione di consente di monitorare l'attività degli utenti, gestire l'accesso ai dati e garantire la conformità. Questo è uno dei migliori strumenti per il controllo centralizzato.
• Archiviazione scalabile: È ottimo per le aziende che cercano uno storage flessibile. Con piani a livelli da 1 TB a 5 TB e oltre, Zoho WorkDrive si adatta facilmente alle esigenze aziendali.

Prezzi:

Zoho WorkDrive è una piattaforma di archiviazione, sincronizzazione e collaborazione di file online. I piani partono da $2.5/utente/mese, con una prova gratuita di 15 giorni disponibile. Ideale per la produttività di gruppo.

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Prova gratuita di 15 giorni

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2) SmartSheet

Smartsheet è un sistema di gestione dei documenti L'ho esaminato e l'ho trovato uno strumento ideale per il lavoro di squadra. È una soluzione che automatizza le attività ripetitive come l'invio di avvisi e la gestione degli aggiornamenti. Mentre eseguivo la mia valutazione, ho notato che i suoi metodi di crittografia (256-AES e TLS 1.2) erano affidabili e sicuri. Smartsheet si collega senza problemi a strumenti come Google, Salesforce e Slack. I suoi modelli per il marketing e il supporto multi-formato sono utili per la gestione dei progetti. Nella mia esperienza, le funzionalità Check-Out e Check-In sono ottime per mantenere le attività organizzate.

Caratteristiche:

• Archiviazione centralizzata dei documenti: SmartSheet fornisce una piattaforma unificata per archiviare e organizzare i documenti, garantendo la sicurezza dei file e il loro recupero da un archivio centrale, utile per semplificare la gestione dei file.
• Cartelle del team: Posso collaborare in modo efficiente con il mio team utilizzando le cartelle del team, che sono ottime per organizzare i documenti condivisi. Ciò può aiutare a semplificare la comunicazione e garantire che tutti accedano ai file più recenti.
• Controllo della versione: Il mio obiettivo è gestire le revisioni dei documenti con SmartSheetcontrollo delle versioni, che ti aiuta a evitare confusione garantendo l'accesso ai file più aggiornati e conservando una cronologia completa delle modifiche.
• Autorizzazione granulare: Ti aiuta a controllare l'accesso ai file con impostazioni di autorizzazione essenziali, un ottimo modo per garantire che i file sensibili vengano visualizzati solo da utenti autorizzati.
• Accessibilità basata sul cloud: Questa soluzione consente di accedere e modificare documenti in modo sicuro da qualsiasi luogo: un'opzione perfetta per migliorare la collaborazione in tempo reale tra team.
• Flussi di lavoro dei documenti: Automatizza le attività ripetitive, come i promemoria di approvazione, e rappresenta uno dei modi migliori per ridurre lo sforzo manuale e velocizzare i processi.
• Supporto per vari tipi di file: Questa funzionalità è ideale per accogliere team eterogenei, poiché supporta formati tradizionali e moderni, utili per gestire senza problemi qualsiasi tipo di documento.

Prezzi:

Smartsheet è uno spazio di lavoro dinamico che consente ai team di gestire progetti, automatizzare i flussi di lavoro e raggiungere rapidamente gli obiettivi. I piani partono da $ 9 al mese. Goditi una prova gratuita di 30 giorni. Non è richiesta alcuna carta di credito.

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Prova gratuita di 30 giorni (non è richiesta la carta di credito)

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3) Icedrive

Icedrive fornisce caratteristiche notevoli per collaborare e condividere fileNel corso della mia valutazione, ho trovato il suo sistema di caching intelligente impressionante nel fornire un accesso ai file rapido e semplice. È un'alternativa ideale a Google Drive, offrendo la crittografia a conoscenza zero che mantiene le tue informazioni al sicuro e disponibile solo per te.

È una cloud storage gratuito strumento che ti fa sentire come se stessi usando un disco rigido fisico. Ottieni tutte le funzionalità per i servizi di file hosting come modifica, eliminazione, caricamento, apertura, ecc. È uno dei migliori piattaforme di archiviazione cloud dotato di un'operazione di controllo della cache intelligente che ti aiuta ad accedere ai tuoi file immediatamente dopo l'installazione, senza dover attendere la sincronizzazione.

Caratteristiche:

• Versione file: Potrei contare su File Versioning per mantenere le versioni precedenti dei file, il che ti aiuta a tornare alle iterazioni precedenti quando necessario. Questo è essenziale per tracciare le modifiche in modo efficiente.
• Integrazione unità virtuale: Icedrive consente di montare l'archiviazione cloud come unità virtuale sul computer, offrendo uno dei modi più semplici per accedere ai file senza problemi, come se fossero archiviati localmente, evitando la sincronizzazione manuale.
• Crittografia lato client: Icedrive fornisce la crittografia zero-knowledge più efficace. Garantisce che i file siano crittografati sul tuo dispositivo prima del caricamento, il che è essenziale per mantenere riservatezza e sicurezza.
• Document Viewer: Include un visualizzatore di documenti integrato che consente di visualizzare in anteprima i formati di file più diffusi senza scaricarli. Questo è un ottimo modo per migliorare l'efficienza del flusso di lavoro e risparmiare tempo.
• Condivisione avanzata: Ciò consente la condivisione sicura dei file con protezione tramite password e date di scadenza, che rappresenta il modo migliore per garantire che i documenti rimangano accessibili solo ai destinatari previsti.
• Caching intelligente: Utilizza un meccanismo di memorizzazione nella cache intelligente che consente di accedere rapidamente ai file utilizzati di frequente, riducendo al minimo l'utilizzo dello spazio di archiviazione locale: un'ottima opzione per garantire un recupero efficiente dei documenti.

Prezzi:

Icedrive offre I piani partono da $ 3.99 al mese per 150 GB di spazio di archiviazione. Sconto dello 20% sul pagamento annuale.

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Piano base gratuito a vita con 10 GB di spazio di archiviazione gratuito

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4) DocHub

DocHub è una piattaforma completa per la gestione dei documenti e l'editing dei PDF. Nel corso della mia valutazione, l'ho trovata eccellente per semplificare i flussi di lavoro documentali e migliorare la produttività. Questa applicazione consente di modificare, firmare e condividere documenti in modo fluido, senza dover passare da uno strumento all'altro. Utilizza misure di sicurezza avanzate, uno dei modi migliori per garantire la gestione sicura dei documenti e la conformità agli standard di settore.

Permette di gestire in modo efficiente i documenti PDF con strumenti come firme elettroniche, compilazione di moduli e collaborazione in tempo reale. L'assistenza clienti di DocHub è accessibile tramite diversi canali, garantendo la disponibilità di supporto in caso di necessità.

Caratteristiche:

• Modifica e annotazione PDF: Posso affermare che le funzionalità di modifica dei PDF di DocHub sono uno dei modi migliori per modificare i documenti in modo efficiente. Permette di aggiungere testo, immagini e annotazioni direttamente ai PDF, evitando la necessità di software aggiuntivi.
• Firme elettroniche: Con DocHub, ho potuto migliorare l'elaborazione dei documenti utilizzando firme elettroniche legalmente vincolanti. Aiuta a ridurre i tempi di elaborazione eliminando la necessità di stampare e apporre firme fisiche, un ottimo modo per accelerare i processi aziendali.
• Creazione e compilazione di moduli: È fondamentale semplificare la raccolta dati. Le funzionalità di creazione e compilazione di moduli di DocHub offrono una soluzione con modelli personalizzabili e rilevamento automatico dei campi, perfetta per un'elaborazione efficiente dei documenti.
• Integrazione nel cloud: Questo può aiutare a unificare il tuo flusso di lavoro. DocHub ti consente di integrarti perfettamente con Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, un'ottima opzione per una sincronizzazione fluida dei documenti tra le piattaforme.
• Collaborazione in tempo reale: Potrebbe essere utile migliorare il lavoro di squadra. Le funzionalità di collaborazione in tempo reale di DocHub consentono a più utenti di lavorare contemporaneamente sui documenti, garantendo flussi di lavoro strutturati ed efficienti.
• Modelli di documenti: Uno dei modi più semplici per velocizzare la creazione di documenti è utilizzare l'ampia libreria di modelli di DocHub. Permette di personalizzare i modelli per una standardizzazione dei documenti più efficace.
• Ricerca Avanzata: Un'ottima idea per trovare rapidamente le informazioni è utilizzare la funzionalità di ricerca avanzata di DocHub. Aiuta a trovare contenuti specifici all'interno dei documenti utilizzando parole chiave e metadati per un recupero dei documenti più efficace.

Prezzi:

DocHub offre un piano gratuito con funzionalità di base. I piani Pro partono da 8 dollari al mese per utente, con funzionalità avanzate e documenti illimitati.

Visita DocHub >>

Piano di base gratuito a vita

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5) bit.ai

Bit.ai è un sistema di gestione intelligente dei documenti che aiuta le aziende a gestire le informazioni tra progetti, team e reparti. Durante la mia ricerca, ho scoperto che questo strumento consente di creare spazi di lavoro illimitati con facilità. È importante organizza i tuoi documenti in cartelle e sottocartelle, e Bit.ai offre un modo semplice per farlo. I temi forniti da questo programma sono eccellenti per dare ai tuoi documenti un design nuovo e moderno.

Bit.ai, fondato nel 2016, è uno strumento poliedrico ottimo per la gestione e la creazione di contenuti. Supporta oltre 100 formati di file e offre 1 GB di spazio di archiviazione gratuito. Gli utenti beneficiano della soluzione senza soluzione di continuità integrazione con Tableau, Box, Tavolo gonfiabile, Figma, Dropbox. Inoltre, Bit.ai fornisce modelli adatti a vari settori, tra cui marketing e istruzione, e garantisce la sicurezza dei tuoi dati con la crittografia 256-AES e TLS, conforme agli standard GDPR e PCI.

Caratteristiche:

• Spazi di lavoro scalabili: È meglio usare gli spazi di lavoro scalabili di Bit.ai per organizzare progetti tra team. Ciò consente di mantenere l'efficienza, sia che si gestisca un piccolo gruppo o una grande organizzazione.
• Ricerca universale: La funzione di ricerca universale di Bit.ai è perfetta per trovare rapidamente contenuti e documenti incorporati. Ti aiuta a risparmiare tempo fornendo tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto.
• Condivisione avanzata: Bit.ai consente opzioni di condivisione avanzate, come link tracciabili e documenti protetti da password, ideali per la condivisione sicura e il controllo delle informazioni sensibili.
• Documenti intelligenti interattivi: Posso creare senza problemi documenti "vivi" interattivi con Bit.ai, perfetti per integrare video, immagini e altri rich media. Questo può aiutare a migliorare la collaborazione di squadra.
• Scrittore geniale dell'intelligenza artificiale: AI Genius Writer di Bit.ai è un'ottima soluzione per la creazione di contenuti. Ti aiuta a generare modelli, fare brainstorming di idee e semplificare la ricerca, risparmiando tempo e fatica.
• Collaborazione in tempo reale: Il mio obiettivo è collaborare con il mio team in tempo reale utilizzando Bit.ai, che mi consente di lavorare insieme senza sforzo, indipendentemente dalla posizione. È uno dei modi più efficaci per migliorare la produttività.
• Modelli personalizzabili: Questa funzionalità fornisce centinaia di modelli predefiniti per SOP, note di riunione e tutorial. È un ottimo modo per rendere la creazione di contenuti veloce e professionale.

Prezzi:

Tool Bit.ai offre piani a partire da $ 8 mensili, con uno sconto del 25% per i pagamenti annuali. Puoi anche provarlo con una prova gratuita di 7 giorni.

link: https://bit.ai/

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6) IncoDoc

IncoDocs è una soluzione che ti aiuta gestire i documenti digitalmente per esportatori e società commerciali. Durante la mia analisi, ho scoperto che è uno degli strumenti migliori per creare file di vendita e spedizione in meno tempo. Riduce al minimo l'inserimento manuale dei dati e aiuta a evitare ritardi nelle spedizioni. IncoDocs consente ai team di lavorare insieme in uno spazio di lavoro condiviso, essenziale per le attività da remoto. Inoltre, archivia i modelli di documenti in modo sicuro nel cloud, offrendo un processo di esportazione più efficiente.

IncoDocs è un software di gestione documentale versatile, fondato nel 2016, accessibile da qualsiasi dispositivo. Ti permette di farlo creare facilmente fatture commerciali e offre modelli per vari documenti di vendita. Lo strumento si integra perfettamente con Xero e QuickBooks e supporta più formati di file.

Caratteristiche:

• Librerie dati riutilizzabili: Trovo utile usare le Reusable Data Libraries, che consentono di archiviare i dettagli dei prodotti e le informazioni di contatto. Questo è uno dei modi più semplici per risparmiare tempo sulle voci ripetitive.
• Digital Firma: Questa fantastica soluzione ti aiuta a firmare e timbrare digitalmente i documenti con DigiFirme ufficiali e sigilli aziendali, eliminando la necessità di stampare e scansionare, per un flusso di lavoro fluido e senza carta.
• Integrazione: Una buona idea è quella di considerare le sue API e System Integrations, che consentono di connettersi con ERP, TMS e altri sistemi. Questo è uno dei modi più efficaci per ridurre il carico di lavoro manuale.
• Modelli di documenti: È essenziale avere accesso a oltre 30 modelli allineati con UNLK, tra cui fatture commerciali, Billdi carico e certificati di origine. Ciò ti aiuta a garantire la conformità agli standard internazionali.
• Dati Synccronizzazione: Questa funzionalità consente di ridurre al minimo gli errori inserendo i dettagli della spedizione una sola volta nel file master e sincronizzando automaticamente i dati tra i documenti correlati.
• Spazio di lavoro basato su cloud: È perfetto per collaborare con i membri del team in un ambiente condiviso basato sul cloud, consentendo di accedere ai documenti in tempo reale e migliorando la trasparenza operativa.
• Condivisione sicura dei documenti: Questa funzionalità è ideale per trasmettere in modo sicuro informazioni sensibili a partner e clienti, aiutandoti a evitare violazioni dei dati e garantendo efficienza.

Prezzi:

IncoDocs semplifica la documentazione di importazione/esportazione, migliorando l'efficienza del commercio globale. Prezzo: $ 29 al mese, sconto del 20% annuale. Goditi un piano base gratuito a vita. Semplifica, organizza e accelera il tuo commercio.

link: https://incodocs.com/

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7) Modello

Templafy è un'eccellente soluzione di gestione dei documenti. Ho analizzato le sue funzionalità e mi ha colpito la sua capacità di mostrare il contenuto giusto ai dipendenti in base ai loro ruoli. la dashboard è facile da navigare e ti consente di gestire i contenuti senza problemiNel corso della mia valutazione, ho visto come collega i dati DMS direttamente ai documenti, creando flussi di lavoro più rapidi. Lo consiglio alle aziende che desiderano mantenere l'archiviazione dei documenti accurata e affidabile.

Templafy, fondata nel 2016, consente di connettere e combinare i dati provenienti dal DMS, offrendo un soluzione di archiviazione cloud che garantisce l'accesso ai documenti da vari dispositivi come tablet e smartphone.

Caratteristiche:

• Generazione automatica di documenti: Potrei compilare documenti completamente formati usando l'automazione basata su regole e GenAI. Questo è uno dei modi più semplici per estrarre contenuti aggiornati da librerie interne o integrazioni di terze parti.
• Librerie di contenuti centralizzate: Templafy ti consente di accedere a tutte le risorse in un unico posto, il che è ottimo per creare librerie personalizzate. Ciò può aiutare a migliorare l'efficienza senza dover passare da un'applicazione all'altra.
• Gestione delle firme e-mail: Templafy ti aiuta a creare e gestire firme email in un ambiente low-code. È meglio distribuire aggiornamenti o campagne rapidamente senza richiedere assistenza IT.
• Modelli intelligenti: Posso garantire coerenza e conformità incorporando automaticamente identità visiva, linee guida del marchio e disclaimer legali nei modelli. Ciò ti aiuta a risparmiare tempo ed evitare errori manuali nei vari tipi di documenti.
• Integrazione dei contenuti dinamici: È un ottimo modo per automatizzare gli elementi necessari estraendo contenuti da librerie interne ed esterne. Ciò consente di personalizzare in modo efficiente mantenendo la conformità laddove necessario.
• Gestione dei modelli in tempo reale: Questo ti aiuta a tenere tutto aggiornato con la gestione centralizzata dei template. Potrebbe essere utile garantire che tutti gli utenti possano accedere alle ultime versioni in tempo reale.
• Gestione utenti: È essenziale gestire i profili utente e i livelli di accesso tramite un pannello di amministrazione centralizzato. Ciò consente di scalare e proteggere la gestione dei contenuti in modo intuitivo.

Prezzi:

Templafy migliora l'efficienza nella creazione e gestione dei documenti. Contatta il team vendite per i prezzi.

link: https://www.templafy.com/home/platform/

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8)Bitrix24

Bitrix24 offre un soluzione eccellente per i team che necessitano di un software di gestione dei documentiHo esaminato le sue caratteristiche e sono perfetto per team piccoli o grandi. Supporta sia i sistemi cloud che quelli on-premise e fornisce l'accesso al codice sorgente. Questo strumento è utile per archiviare file importanti, tra cui video, documenti e presentazioni, per uso privato o condiviso. Ho trovato il suo sistema di monitoraggio delle versioni impressionante per l'organizzazione dei file.

Bitrix24, fondata nel 2012, fornisce un hub per la gestione dei documenti con 5 GB di spazio di archiviazione gratuito. Salva automaticamente i documenti sul tuo account, supporta più formati di file e offre permessi di accesso configurabili. Bitrix24 è perfetto per chi cerca una soluzione di gestione dei documenti completa, sicura ed efficiente.

Caratteristiche:

• Collaborazione in tempo reale: È essenziale avere un lavoro di squadra senza soluzione di continuità. Bitrix24 ti consente di co-editare documenti con colleghi o utenti esterni contemporaneamente, assicurando che i progetti rimangano aggiornati e organizzati.
• Archiviazione e condivisione dei file: Un ottimo modo per proteggere i file è usare le opzioni di archiviazione file di Bitrix24. Ti aiuta ad archiviare e condividere file senza sforzo, garantendo al contempo l'accesso da desktop e dispositivi mobili.
• Cronologia delle versioni: Questa funzionalità consente di tenere traccia delle modifiche tramite la cronologia delle versioni e il blocco dei documenti aiuta a evitare modifiche accidentali durante gli aggiornamenti critici. È la soluzione migliore per garantire l'integrità dei dati.
• Permessi di accesso: Una buona idea è configurare i diritti di accesso per proteggere i dati sensibili. Bitrix24 ti aiuta a garantire che solo il personale autorizzato possa visualizzare e modificare i documenti critici.
• Creazione e modifica dei documenti: Posso creare e modificare documenti, fogli di calcolo e presentazioni in tempo reale con Bitrix24, che supporta formati come docx, pptx e xlsx. Questo può aiutare a migliorare la collaborazione tra team in modo efficace.
• Accesso mobile: È utile usare l'app mobile di Bitrix24 per accedere, modificare e condividere documenti mentre sei in movimento. È perfetto per rimanere produttivi fuori dall'ufficio.
• Flussi di lavoro automatizzati dei documenti: Uno dei modi più efficaci per semplificare le approvazioni dei documenti è tramite i flussi di lavoro automatizzati di Bitrix24. Ti aiuta a garantire coerenza e tempestività nell'elaborazione tra i team.

Prezzi:

Bitrix24 offre piani convenienti a partire da $ 49 al mese. Approfitta di uno sconto fino al 20% sui pagamenti annuali. Esplora con una prova gratuita di 30 giorni.

link: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

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9) Bynder

Bynder è una scelta di prima qualità per la gestione dei contenuti. Ho testato le sue capacità di gestione dei documenti e ha reso i miei flussi di lavoro più rapidi ed efficienti. È ottimo per i professionisti che hanno bisogno di creare video rapidamente e di consegnarli ai loro team. Consiglio di prestare attenzione alla sua capacità di garantire la conformità del marchio. Nella mia esperienza, questo strumento è eccellente per semplificare la gestione delle risorse.

Bynder è stata fondata nel 2013 ed è apprezzata per aver accelerato il ciclo di vita e l'abilitazione dei contenuti creativi condivisione sicura dei file, internamente ed esternamente. È ottimo per le organizzazioni che mirano a una gestione dei contenuti e a una collaborazione efficienti e sicure.

Caratteristiche:

• DigiGestione patrimoniale (DAM): Bynder ti aiuta a organizzare e controllare asset come immagini, video e documenti in un unico sistema. Questo può aiutare a semplificare i flussi di lavoro e garantire l'uso più efficace delle risorse.
• Supporto Rich Media: Posso affermare con sicurezza che Bynder è ottimo per gestire tipi di file complessi. Ti consente di gestire immagini e video con facilità, migliorando la flessibilità della gestione dei documenti.
• Tagging automatico delle immagini: Bynder consente di automatizzare il tagging delle immagini tramite AI, semplificando la categorizzazione e la ricerca efficiente dei file. È ideale per semplificare le attività ripetitive.
• Riproduzione video: Potrei usare Bynder per rivedere e collaborare su contenuti video senza sforzo, grazie alla sua funzione di riproduzione diretta. Questa è un'ottima opzione per i team che hanno bisogno di una condivisione video fluida.
• Biblioteca centralizzata: È essenziale disporre di un repository unificato e Bynder ti aiuta a gestire una libreria sicura per un accesso coerente del team e per l'organizzazione delle risorse.
• Coerenza del marchio: Questa soluzione è ottima per garantire l'identità del marchio con strumenti che consentono di allineare i materiali alle linee guida del marchio. Potrebbe essere utile per un messaggio coerente.

Prezzi:

Bynder offre una gamma di funzionalità di gestione di brand e asset digitali. Contatta il team di vendita per ottenere un preventivo.

link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

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10) Gestore dei contenuti FileNet

FileNet Content Manager è uno strumento notevole che consente di recuperare informazioni preziose dai documenti. Ho esaminato le sue funzionalità e ho scoperto che fornisce soluzioni di sicurezza, archiviazione e contenuti di livello aziendale insieme ai flussi di lavoro che sono facili da implementare. Ho potuto accedere a più archivi di contenuti in modo sicuro e ho notato come automatizza la classificazione dei file senza problemi. Questo può aiutare i team che vogliono collaborare più velocemente e con meno problemi, rendendolo una scelta superiore per la gestione dei documenti.

FileNet Content Manager, fondato nel 1982, ti consente di creare e integrare senza problemi servizi di contenuto nella tua attività tramite la sua API. Beneficiando di integrazioni come Salesforce, fornisce modelli per PowerPoint ed e-mail.

Caratteristiche:

• Acquisizione e indicizzazione dei contenuti: Con FileNet Content Manager, posso catturare, indicizzare e organizzare automaticamente i documenti, riducendo lo sforzo manuale. È fantastico per garantire un accesso e un recupero senza interruzioni, specialmente quando si gestiscono grandi quantità di dati.
• Funzionalità di ricerca avanzata: FileNet Content Manager consente di individuare rapidamente i documenti tramite metadati e ricerca full-text. Ciò consente di trovare contenuti specifici in modo efficiente, il che è ottimo per risparmiare tempo nelle attività di gestione dei documenti.
• Informazioni sui contenuti basate sull'intelligenza artificiale: È essenziale analizzare dati non strutturati e FileNet Content Manager lo rende possibile sfruttando strumenti basati sull'intelligenza artificiale. Ciò ti aiuta a estrarre informazioni e automatizzare la classificazione dei contenuti, il che è un ottimo modo per migliorare la produttività.
• Collaborazione sui contenuti: Questa funzionalità è perfetta per facilitare la collaborazione in tempo reale. Posso facilmente condividere, modificare e annotare documenti all'interno di FileNet Content Manager senza dover passare da uno strumento all'altro. È una delle migliori opzioni per semplificare il lavoro di squadra.
• Archiviazione sicura dei documenti: È utile garantire la sicurezza dei dati con controlli di accesso basati sui ruoli e crittografia. FileNet Content Manager mira a proteggere le informazioni sensibili mantenendo la conformità alle normative del settore.
• Automazione del flusso di lavoro: Questa soluzione è ottima per automatizzare i flussi di lavoro incentrati sui documenti. FileNet Content Manager consente di migliorare l'efficienza e gestire le attività in modo coerente, il che è il modo più efficace per semplificare i processi ripetitivi.
• Gestione dei contenuti scalabile: Considero la scalabilità essenziale quando si gestiscono esigenze aziendali in crescita. FileNet Content Manager offre un ottimo modo per gestire grandi volumi di documenti con la sua architettura scalabile, rendendolo una soluzione perfetta per organizzazioni di tutte le dimensioni.

Prezzi:

FileNet Content Manager è una soluzione di gestione dei contenuti solida. Richiedi un preventivo al reparto vendite.

link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

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11) Progetti Zoho

Zoho Projects è uno strumento fantastico per la gestione dei documenti e la collaborazione. Ho testato questo strumento e l'ho trovato eccellente per pianificare progetti, assegnare compiti e tenersi in contatto con il mio team. A mio parere, è una delle migliori soluzioni per gestire diversi tipi di file come documenti, grafici, video, report e fogli di calcolo in un unico posto. È utile condividere i file della tua organizzazione senza alcuna complessità. Consiglio questo strumento per monitoraggio e gestione delle versioni dei documenti con facilità. La sua funzione di ricerca ti consente di individuare rapidamente i file tramite parole chiave nel titolo o nel contenuto, rendendolo una scelta superiore.

Caratteristiche:

• Archiviazione file centralizzata: Zoho Projects ti consente di gestire tutti i tuoi file, inclusi documenti, fogli di calcolo e grafici, in un'unica posizione centralizzata. Questo ti aiuta a evitare confusione e a tenere tutto organizzato in un unico posto.
• Controllo della versione: Posso confermare che Zoho Projects fornisce uno dei modi migliori per tenere traccia di modifiche, revisioni e aggiornamenti. Ti aiuta a mantenere chiarezza sulle versioni dei file con note dettagliate e informazioni sull'autore.
• Potenti strumenti di ricerca: È essenziale individuare rapidamente i file e i potenti strumenti di ricerca di Zoho Projects consentono di trovare documenti utilizzando titoli o parole chiave. Ciò può aiutare a semplificare i flussi di lavoro dei progetti.
• Collaborazione in tempo reale: Questa funzionalità consente di annotare, commentare e rivedere i file in tempo reale. È un ottimo modo per ridurre le incomprensioni e garantire un lavoro di squadra senza intoppi.
• Organizzazione gerarchica delle cartelle: È una buona idea usare cartelle gerarchiche in Zoho Projects. Ciò ti consente di organizzare i file in base al flusso di lavoro del tuo team, rendendo la navigazione semplice e intuitiva.
• Registri di controllo: I registri di controllo in Zoho Projects ti aiutano a mantenere trasparenza e conformità. Ciò può aiutarti a tracciare tutte le attività sui documenti, incluse modifiche e visite, in modo strutturato.
• Gestione automatizzata del flusso di lavoro: L'automazione di attività ripetitive come il monitoraggio delle revisioni è uno dei modi più semplici per risparmiare tempo. Zoho Projects ti aiuta a migliorare l'efficienza gestendo i flussi di lavoro senza problemi.

Prezzi:

Zoho Projects offre piani a partire da $ 4.25 mensili, con uno sconto del 20% sui pagamenti annuali. Provalo gratuitamente con una prova di 10 giorni. Non è richiesta alcuna carta di credito.

link: https://www.zoho.com/projects/

Che cosa è un sistema di gestione dei documenti?

Il sistema di gestione dei documenti è una soluzione automatizzata basata su cloud per la creazione, l'organizzazione, la condivisione e la protezione di documenti e file aziendali. Ti consente di tenere traccia della versione del tuo documento senza problemi. Questo sistema di archiviazione cloud fornisce un flusso di lavoro di revisione e approvazione più rapido per le diverse parti interessate situate in più posizioni geografiche. Ti permette di accedere facilmente ai documenti aziendali da tablet e smartphone.

Come abbiamo scelto il miglior software di gestione dei documenti?

At Guru99, diamo priorità alla credibilità e ci impegniamo a fornire informazioni accurate, pertinenti e oggettive. Dopo aver dedicato oltre 110 ore alla ricerca di 39+ migliori sistemi di gestione dei documenti, ho selezionato attentamente le migliori opzioni, sia gratuite che a pagamento. Questo completo la guida offre un approfondimento esaminare le caratteristiche, i pro e i contro e i prezzi di ogni sistema, assicurandosi di avere informazioni affidabili necessari per prendere una decisione informata. Quando si seleziona il miglior software di controllo o gestione dei documenti, fattori come sicurezza, interfaccia utente e capacità di integrazione sono cruciali. Dai un'occhiata ai fattori importanti di seguito per assicurarti che il software sia in linea con i tuoi requisiti specifici.

• Ricerca: Devi cercare un'ampia varietà di opzioni per trovare rapidamente i file necessari. È positivo che ti consenta di cercare documenti per nome, contenuto, tipo e data di modifica.
• Struttura semplice dei file: Il sistema di gestione dei documenti deve avere una struttura di file di facile utilizzo.
• Controllo della versione: Il controllo delle versioni o versioning è una caratteristica importante del software di gestione dei documenti che consente di tenere traccia delle modifiche nei file. Il miglior DMS dovrebbe anche mantenere un archivio delle vecchie versioni. Pertanto, è possibile vedere facilmente le modifiche nei documenti.
• Accesso mobile: Devi cercare il sistema di gestione dei documenti accessibile tramite tablet e smartphone. Ciò ti consentirà di visualizzare, modificare e condividere file da qualsiasi luogo.
• Integrazione: Il sistema di gestione dei documenti dovrebbe integrarsi facilmente con altri software già in uso, come software CRM e client di posta elettronica.
• scansione: Il software di gestione dei documenti dovrebbe fornire una funzionalità di scansione dei documenti.
• Sicurezza: Il sistema di gestione dei documenti deve consentire di assegnare autorizzazioni per un particolare utente all'accesso a cartelle e file.

Qual è il modo migliore per archiviare i documenti?

Ecco i modi migliori per archiviare i documenti:

• Sistema di archiviazione alfabetico: Il modo migliore per archiviare i documenti è archiviarli in ordine alfabetico. Il nome di una cartella dovrebbe corrispondere al nome dei documenti.
• Sistema di archiviazione numerica: Le aziende che necessitano di una serie di documenti come le fatture dovrebbero creare un sistema di archiviazione numerica.
• Sistema di archiviazione delle categorie: È necessario organizzare i file in base a categorie quali dati personali, marketing, amministrazione e clienti. È anche possibile includere sottoargomenti per ciascuna categoria secondo le proprie necessità.

Come funziona un sistema elettronico di gestione dei documenti?

Ecco il processo di lavoro di un sistema di gestione dei documenti:

• Acquisizione documenti: La funzione di cattura dei documenti ti aiuterà a salvare i tuoi file in modo da poterli trovare facilmente in seguito. Ciò è possibile grazie alla funzione di indicizzazione di DMS. Puoi anche aggiungere alcuni metadati per cercarli senza problemi.
• Archiviazione centrale dei documenti: Un DMS dispone di un archivio centrale dei documenti. Questo è importante per la gestione e la conservazione dei documenti che provengono da più luoghi.
• Recupero e distribuzione dei documenti: Un DMS include il recupero e la distribuzione dei documenti. È importante assicurarti di utilizzare e condividere i tuoi documenti senza problemi.

Quali sono le opzioni di distribuzione per il software di gestione dei documenti?

Sono disponibili due opzioni di distribuzione per il software di gestione dei documenti: 1) Software basato su cloud e 2) Software locale.

1. Software basato su cloud:

I software basati su cloud sono ospitati su Internet anziché installati sul PC. Ti consente di accedere ai tuoi documenti da qualsiasi luogo.

Il software basato su cloud offre le seguenti opzioni di distribuzione:

• Ha costi di gestione dei documenti inferiori e offre una facile scalabilità.
• I dati vengono archiviati in server di terze parti. Ciò ridurrà l’onere di controllarlo.
• Accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

2. Software on-premise:

I software locali sono generalmente applicazioni installate sul sistema locale. Ti consente di configurare, gestire e controllare i tuoi dati con facilità.

Il software on-premise offre le seguenti opzioni di distribuzione:

• Questo tipo di software ha costi iniziali più elevati ma non presenta spese ricorrenti.
• Richiede tempi di implementazione lunghi.
• Gli aggiornamenti sono responsabilità dell'utente.
• Tutti i tuoi dati sono archiviati su server autogestiti che offrono agli utenti un buon controllo su di essi.
• È personalizzabile in termini di controllo e sicurezza dei dati.

Giudizio

Software di gestione dei documenti semplifica l'organizzazione, l'archiviazione e l'accesso ai file in modo sicuro. Lo trovo essenziale per le aziende che vogliono semplificare i flussi di lavoro e migliorare la collaborazione di gruppo. È una soluzione sicura e affidabile che offre controllo delle versioni, conformità e funzionalità di integrazione. Controlla il mio verdetto qui sotto per gli strumenti più votati in questa categoria.

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Domande frequenti