Компоненти и роля на MIS (Информационна система за управление)

Facebook е един от най-печелившите бизнеси в света и цялото му съществуване зависи от използването на информационни технологии и информационни системи.

Други успешни компании като Google, Amazon, eBay и финансови институции – по-голямата част от техния успех се дължи на технологията.

Този урок ще разгледа ролите на MIS в организацията и как една организация може да се възползва от MIS, за да спечели конкурентно предимство.

Дефиниция на данни и информация и характеристики на добрата информация

Данните се отнасят до необработени основни факти, напр. цена на продукт, брой закупени продукти и т.н., които все още не са обработени.

Например цена от $6 и количество от 10 не предават никакво значение на клиент в точка на продажба. Информацията трябва да бъде обработена информация, която предава значение на получателя.

Например, умножаването на $6 по 10 ни дава $60, което е общата сметка, която клиентът трябва да плати.

Добрата информация трябва да бъде навременна и достъпна, когато е необходима.

Следват характеристиките на добрата информация.

• точен – информацията не трябва да съдържа грешки и грешки. Това се постига чрез спазване на стриктно определени стандарти за обработка на данни в информация. Например добавянето на $6 + 10 би ни дало неточна информация. Точната информация за нашия пример е умножаването на $6 по 10.
• Пълен – трябва да е налична цялата необходима информация за вземане на добро решение. Нищо не трябва да липсва. Ако TAX е приложение за изчисляване на общата сума, която клиентът трябва да плати тогава, то също трябва да бъде включено. Изоставянето му може да заблуди клиента да мисли, че трябва да плати $60 само когато в действителност трябва да плати и данък.
• Рентабилен – разходите за получаване на информация не трябва да надвишават ползите от информацията в парично изражение.
• Фокусиран върху потребителя – информацията трябва да бъде представена по такъв начин, че да отговаря на информационните изисквания на целевия потребител. Например, оперативните мениджъри изискваха много подробна информация и това трябва да се вземе предвид при представянето на информация на оперативните мениджъри. Същата информация не би била подходяща за висши мениджъри, защото те ще трябва да я обработват отново. За тях това ще бъдат данни, а не информация.
• съответен – информацията трябва да е подходяща за получателя. Информацията трябва да е пряко свързана с проблема, пред който е изправен целевият получател. Ако ICT отделът иска да закупи нов сървър, информацията, която говори за 35% отстъпка за лаптопи, не би била уместна при такъв сценарий.
• авторитетен – информацията трябва да идва от надежден източник. Да приемем, че имате банкова сметка и искате да прехвърлите пари към друга банкова сметка, която използва валута, различна от вашата. Използването на обменния курс от обменно бюро няма да се счита за авторитетно в сравнение с получаването на обменния курс директно от вашата банка.
• навременен – информацията трябва да е достъпна, когато е необходима. Да приемем, че вашата компания иска да се слее с друга компания. Информацията, която оценява другата компания, с която искате да се слеете, трябва да бъде предоставена преди сливането и трябва да имате достатъчно време, за да проверите информацията.

Конкурентно предимство на информацията и MIS

Конкурентното предимство е позиция, която прави бизнеса по-печеливш от неговите конкуренти. Например, производството на продукти на по-ниска цена от вашите конкуренти ви прави по-печеливши.

Информационните системи имат капацитета да помогнат на една организация в такава позиция. Те го правят по следните начини

Operaционно съвършенство – оперативното съвършенство се стреми да подобри операциите на бизнеса. Да вземем пример за магазин за търговия на дребно. Магазин за търговия на дребно може да използва информационни системи, за да направи автоматично поръчка при доставчик, след като нивото на запасите достигне лимита за повторна поръчка. Това гарантира, че магазинът никога няма да изчерпи запасите си и клиентите винаги могат да разчитат, че ще намерят това, от което се нуждаят.

Нови бизнес модели, продукти и услуги – нека продължим с примера на магазин за търговия на дребно. Магазинът за търговия на дребно може да разработи уеб базирана система за поръчки или приложение за смартфон, което клиентите могат да използват, за да купуват артикули от комфорта на домовете си или където и да се намират. Системата за поръчки може да бъде свързана с фирма за доставка и да има поддръжка за онлайн плащания. Това е нов бизнес модел в сравнение с клиентите, влизащи да правят покупки, вместо да го правят от уеб базирани приложения или приложения за смартфони.

Подобрени отношения с доставчици и клиенти – исторически данни се използват за разбиране на нуждите на клиентите и доставчиците. След това тези данни се използват за създаване на услуги и продукти, които отговарят на нуждите. Това води до дългосрочни взаимоотношения с клиентите и бизнеса, което поставя организацията в по-печеливша позиция.

Подобрено вземане на решения – информацията е критична при вземането на решения. Информационните системи, ако са проектирани и работят ефективно, извеждат информация, която притежава всички характеристики на добра информация, описани в горния раздел. Това позволява на организацията да взема решения, които ще бъдат от полза за организациите.

Компоненти на MIS и тяхната връзка

Информационната система за управление се състои от пет основни компонента, а именно хора, бизнес процеси, данни, хардуер и софтуер. Всички тези компоненти трябва да работят заедно, за да постигнат бизнес цели.

Хора – това са потребителите, които използват информационната система за записване на ежедневните бизнес транзакции. Потребителите обикновено са квалифицирани професионалисти като счетоводители, мениджъри по човешки ресурси и т.н. ИКТ отделът обикновено има помощен персонал, който гарантира, че системата работи правилно.

Бизнес процедури – това са съгласувани най-добри практики, които насочват потребителите и всички други компоненти как да работят ефективно. Бизнес процедурите се разработват от хората, т.е. потребители, консултанти и т.н.

Дата – записаните ежедневни бизнес транзакции. За една банка данните се събират от дейности като депозити, тегления и др.

железария – хардуерът се състои от компютри, принтери, мрежови устройства и т.н. Хардуерът осигурява изчислителната мощност за обработка на данни. Той също така предоставя възможности за работа в мрежа и печат. Хардуерът ускорява обработката на данните в информация.

Софтуер – това са програми, които работят на хардуера. Софтуерът е разделен на две основни категории, а именно системен софтуер и приложен софтуер. Системният софтуер се отнася до операционната система т.е. Windows, Mac OS и Ubuntuи т.н. Приложният софтуер се отнася до специализиран софтуер за изпълнение на бизнес задачи като a ведомост програма, банкова система, система за продажба и др.

Верига на стойността на Портър

Помислете за компания като Apple Inc. Защо са успешни? Защо клиентите обичат и купуват iPhone? Това е така, защото iPhone добавя стойност към живота им. Ето защо Apple Inc. е успешен бизнес. Веригата на стойността се отнася до дейности, които една компания извършва, за да създаде стойност за своите клиенти.

Концепцията за верига на стойността е разработена от Майкъл Портър. Веригата на стойността на Porter има две дейности, а именно;

• Основни дейности – това са дейности, които са свързани със създаването на продукти/услуги, маркетинг и продажби и поддръжка. Основните дейности се състоят от входяща логистика, операции, изходяща логистика, маркетинг и продажби и обслужване.
• Спомагателни дейности – това са дейности, които подпомагат основните дейности. Поддържащите дейности се състоят от снабдяване (закупуване), управление на човешките ресурси, технологично развитие и инфраструктура.

Следващата диаграма изобразява веригата на стойността

Следната илюстрация показва веригата на стойността на Apple Inc.

Общата цел на веригата на стойността е да помогне на бизнеса да спечели конкурентно предимство. Конкурентното предимство е позицията на даден бизнес на пазара, която го прави по-печеливш от неговите преки конкуренти.

Влияние на ИТ върху организационните цели

Организационните цели се отнасят до целите и мисията на организацията, особено в дългосрочен план. Независимо от типа бизнес, с който се занимава една организация, общата цел е да създаде стойност за клиентите или клиентите, както е посочено в горния раздел.

Съгласуването на бизнес информационните технологии се отнася до използването на информационни технологии за ефективно постигане на бизнес цели.

Два от най-често срещаните начини, по които една организация може да осигури стойност, е като предлага качествен продукт на по-ниска цена от тази на конкурента или на висока цена, но с повече функции, които добавят стойност към клиентите.

Информационните технологии позволяват на бизнеса да обработва и анализира големи количества данни на по-евтина цена и в рамките на възможно най-кратко време. Това позволява на организациите да предоставят качествени продукти на по-ниска цена.

Да вземем пример с банка. Банката може да използва банкомат, за да позволи на клиентите да теглят пари и други автоматизирани средства за депозиране на пари. Клиентите със запитвания могат да бъдат насочени към уебсайт, който има често задавани въпроси. И физически лица, и фирми могат да преглеждат извлеченията онлайн, ако се абонират за интернет банкиране.

Горните ИТ бизнес практики водят до намалени разходи за правене на бизнес и създаване на нови продукти и услуги. Намалените разходи за правене на бизнес позволяват на банката да намали банковите такси, като по този начин предлага качествен продукт или услуга на по-ниска цена.

Oбобщение

Бизнес субектите съществуват, за да печелят. Организациите с нестопанска цел съществуват, за да предоставят качествени услуги или продукти рентабилно.

Независимо от вида на организацията, MIS има основна роля за постигане на целите.

MIS позволява на организациите да вземат разумни решения, като предоставя информация на хората, които вземат решения.