Компоненти на МИС (Управленска информационна система)

Facebook е един от най-печелившите бизнеси в света и цялото му съществуване зависи от използването на информационни технологии и информационни системи.

Други успешни компании, като например Google, Amazon, eBay и финансовите институции дължат по-голямата част от успеха си на технологиите.

Този урок ще разгледа ролите на MIS в организацията и как една организация може да се възползва от MIS, за да спечели конкурентно предимство.

Дефиниция на данни и информация и характеристики на добрата информация

Данните се отнасят до сурови основни факти, т.е. цената на даден продукт, броя на закупените продукти и др., които все още не са обработени.

Например цена от $6 и количество от 10 не предават никакво значение на клиент в точка на продажба. Информацията трябва да бъде обработена информация, която предава значение на получателя.

Например, умножаването на $6 по 10 ни дава $60, което е общата сметка, която клиентът трябва да плати.

Добрата информация трябва да бъде навременна и достъпна, когато е необходима. Следните характеристики са свързани с добрата информация.

• точен – информацията трябва да бъде без грешки и пропуски. Това се постига чрез спазване на строг набор от стандарти за обработка на данни в информация. Например, добавянето на $6 + 10 би ни дало неточна информация. Точна информация за нашия пример е умножаването на $6 по 10.
• Пълен – цялата информация, необходима за вземане на добро решение, трябва да е налична. Нищо не трябва да липсва. Ако ДАНЪК се прилага към изчисляването на общата сума, която клиентът трябва да плати, тогава той също трябва да бъде включен. Пропускането му може да подведе клиента да мисли, че трябва да плати само 60 долара, когато всъщност той също трябва да плати данък.
• Рентабилен – разходите за получаване на информация не трябва да надвишават ползите от информацията в парично изражение.
• Фокусиран върху потребителя – информацията трябва да бъде представена по такъв начин, че да отговаря на информационните изисквания на целевия потребител. Например, оперативните мениджъри изискват много подробна информация и това трябва да се има предвид при представянето ѝ. Същата информация не би била подходяща за висши мениджъри, защото те ще трябва да я обработват отново. За тях тя би била данни, а не информация.
• съответен – информацията трябва да е от значение за получателя. Тя трябва да е пряко свързана с проблема, пред който е изправен целевият получател. Ако ИКТ отделът иска да закупи нов сървър, информацията, която говори за 35% отстъпка за лаптопи, не би била от значение в такъв сценарий.
• авторитетен – информацията трябва да идва от надежден източник. Да приемем, че имате банкова сметка и искате да прехвърлите пари към друга банкова сметка, която използва валута, различна от вашата. Използването на обменния курс от обменно бюро няма да се счита за авторитетно в сравнение с получаването на обменния курс директно от вашата банка.
• навременен – информацията трябва да е налична, когато е необходима. Да кажем, че вашата компания иска да се слее с друга компания. Информацията, която оценява другата компания, трябва да бъде предоставена преди сливането и трябва да имате достатъчно време, за да проверите информацията.

Конкурентно предимство на информацията и MIS

Конкурентното предимство е позиция, която прави бизнеса по-печеливш от неговите конкуренти. Например, производството на продукти на по-ниска цена от вашите конкуренти ви прави по-печеливши.

Информационните системи имат капацитета да помогнат на организацията да постигне такава позиция. Те го правят по следните начини:

Operaционно съвършенство – оперативното съвършенство се стреми да подобри операциите на бизнеса. Да вземем пример за магазин за търговия на дребно. Магазин за търговия на дребно може да използва информационни системи, за да направи автоматично поръчка при доставчик, след като нивото на запасите достигне лимита за повторна поръчка. Това гарантира, че магазинът никога няма да изчерпи запасите си и клиентите винаги могат да разчитат, че ще намерят това, от което се нуждаят.

Нови бизнес модели, продукти и услуги – нека продължим с примера за магазин за търговия на дребно. Магазинът за търговия на дребно може да разработи уеб-базирана система за поръчки или приложение за смартфони, които клиентите могат да използват, за да купуват артикули от комфорта на домовете си или където и да се намират. Системата за поръчки може да бъде свързана с фирма за доставки и да поддържа онлайн плащания. Това е нов бизнес модел в сравнение с клиентите, които влизат, за да правят покупки.

Подобрени отношения с доставчици и клиенти – историческите данни се използват, за да се разберат нуждите на клиентите и доставчиците. След това тези данни се използват за създаване на услуги и продукти, които отговарят на тези нужди. Това води до дългосрочни взаимоотношения с клиентите и бизнеса, което поставя организацията в по-печеливша позиция.

Подобрено вземане на решения – информацията е от решаващо значение при вземането на решения. Информационните системи, ако са проектирани и функционират ефективно, извеждат информация, която притежава всички характеристики на добра информация, описани в горния раздел. Това позволява на организацията да взема решения, които ще ѝ бъдат от полза.

Компоненти на MIS и тяхната връзка

Информационната система за управление се състои от пет основни компонента, а именно хора, бизнес процеси, данни, хардуер и софтуер. Всички тези компоненти трябва да работят заедно, за да постигнат бизнес целите.

Хора – това са потребителите, които използват информационната система за записване на ежедневните бизнес транзакции. Потребителите обикновено са квалифицирани специалисти, като счетоводители, мениджъри човешки ресурси и др. Отделът по информационни и комуникационни технологии (ИКТ) обикновено разполага с помощен персонал, който гарантира, че системата работи правилно.

Бизнес процедури – това са договорени най-добри практики, които насочват потребителите и всички останали компоненти как да работят ефективно. Бизнес процедурите се разработват от хората, т.е. потребители, консултанти и др.

Дата – записаните ежедневни бизнес транзакции. За една банка данните се събират от дейности като депозити, тегления и др.

железария – хардуерът се състои от компютри, принтери, мрежови устройства и т.н. Хардуерът осигурява изчислителната мощност за обработка на данни. Той също така предоставя възможности за работа в мрежа и печат. Хардуерът ускорява обработката на данните в информация.

Софтуер – това са програми, които работят на хардуера. Софтуерът се разделя на две основни категории, а именно системен софтуер и приложен софтуер. Системният софтуер се отнася до операционната система, т.е. Windows, Mac OS и Ubuntuи т.н. Приложният софтуер се отнася до специализиран софтуер за изпълнение на бизнес задачи като a ведомост програма, банкова система, система за продажба и др.

Верига на стойността на Портър

Помислете за компания като Apple Inc. Защо са успешни? Защо клиентите обичат и купуват iPhone? Това е така, защото iPhone добавя стойност към живота им. Ето защо Apple Inc. е успешен бизнес. Веригата на стойността се отнася до дейности, които една компания извършва, за да създаде стойност за своите клиенти.

Концепцията за верига на стойността е разработена от Майкъл Портър. Веригата на стойността на Портър има два вида дейности, а именно:

• Основни дейности – това са дейности, свързани със създаването на продукти/услуги, маркетинг и продажби, както и поддръжка. Основните дейности се състоят от входяща логистика, операции, изходяща логистика, маркетинг и продажби и сервизно обслужване.
• Спомагателни дейности – това са дейности, които поддържат основните дейности. Спомагателните дейности се състоят от снабдяване (закупуване), управление на човешките ресурси, технологично развитие и инфраструктура.

Следната диаграма изобразява веригата на стойността:

Следната илюстрация показва веригата на стойността на Apple Inc.

Общата цел на веригата за създаване на стойност е да помогне на бизнеса да получи конкурентно предимство. Конкурентното предимство е позицията на бизнеса на пазара, която го прави по-печеливш от преките му конкуренти.

Влияние на ИТ върху организационните цели

Организационните цели се отнасят до задачите и мисията на организацията, особено в дългосрочен план. Независимо от вида бизнес, с който се занимава една организация, общата цел е да се създава стойност за клиентите, както е посочено в горния раздел.

Съгласуването на бизнес информационните технологии се отнася до използването на информационни технологии за ефективно постигане на бизнес цели.

Два от най-често срещаните начини, по които една организация може да осигури стойност, са като предлага качествен продукт на по-ниска цена от конкурента или на висока цена, но с повече функции, които добавят стойност за клиентите.

Информационните технологии позволяват на бизнеса да обработва и анализира големи количества данни на по-евтина цена и в рамките на възможно най-кратко време. Това позволява на организациите да предоставят качествени продукти на по-ниска цена.

Да вземем пример с банка. Банката може да използва банкомат, за да позволи на клиентите си да теглят пари, както и други автоматизирани средства за депозиране на пари. Клиентите с въпроси могат да бъдат насочени към уебсайт с често задавани въпроси. Както физическите лица, така и фирмите могат да преглеждат своите извлечения онлайн, ако се абонират за интернет банкиране.

Горепосочените ИТ бизнес практики водят до намалени разходи за правене на бизнес и създаване на нови продукти и услуги. Намалените разходи за правене на бизнес позволяват на банката да намали банковите такси, като по този начин предлага качествен продукт или услуга на по-ниска цена.

Въпроси и Отговори