Какво е MIS? Въведение и определение

Необходимостта от MIS

По-долу са някои от основанията за наличието на MIS система.

• Вземащите решения се нуждаят от информация, за да вземат ефективни решения. Информационните системи за управление (MIS) правят това възможно.
• MIS системите улесняват комуникацията в и извън организацията – служителите в организацията имат лесен достъп до необходимата информация за ежедневните операции. Улеснения като услуга за кратки съобщения (SMS) и имейл правят възможна комуникация с клиенти и доставчици от системата MIS, която организацията използва.
• Водене на отчетност – информационните системи за управление записват всички бизнес транзакции на една организация и осигуряват отправна точка за транзакциите.

Компоненти на MIS

Основните компоненти на типичната MIS дълга форма (информационна система за управление) са:

• Хора – хора, които използват информационната система
• Дата – данните, които информационната система записва
• Бизнес процедури – въведени процедури за това как да се записват, съхраняват и анализират данни
• железария – това включва сървъри, работни станции, мрежово оборудване, принтери и др.
• Софтуер – това са програми, използвани за обработка на данните. Те включват програми като програми за електронни таблици, софтуер за бази данни и др.

Видове информационни системи

Типът информационна система, която потребителят използва, зависи от неговото ниво в организацията. Следващата диаграма показва трите основни нива на потребители в една организация и вида на информационната система, която използват.

Системи за обработка на транзакции (TPS)

Този тип информационна система се използва за записване на ежедневните транзакции на даден бизнес. Пример за система за обработка на транзакции е система за продажба (POS). Използва се POS система за отчитане на ежедневните продажби.

Информационни системи за управление (MIS)

Информационните системи за управление, съкратено MIS, се използват за насочване на тактическите мениджъри към вземане на полуструктурирани решения. Резултатът от системата за обработка на транзакции се използва като вход към системата MIS.

Системи за подпомагане на вземането на решения (DSS)

Системите за подпомагане на вземането на решения се използват от мениджъри от висше ниво за вземане на полуструктурирани решения. Резултатът от Информационната система за управление се използва като вход към системата за подпомагане на вземането на решения. DSS системите също получават входни данни от външни източници, като текущи пазарни сили, конкуренция и др.

Ръчни информационни системи срещу компютъризирани информационни системи (MIS)

Данните са кръвообращението на всеки бизнес субект. Всеки в една организация се нуждае от информация, за да взема решения. Информационната система е организиран начин за записване, съхраняване на данни и извличане на информация.

В този раздел ще разгледаме ръчните информационни системи срещу компютъризираните информационни системи.

Ръчна информационна система

Ръчната информационна система не използва никакви компютъризирани устройства. Записването, съхраняването и извличането на данни се извършва ръчно от лицата, които отговарят за информационната система.

По-долу са основните компоненти на ръчната информационна система

• Хора -хората са получателите на информационната система
• Бизнес процедури –това са въведени мерки, които определят правилата за обработка на данни, съхраняването им, анализирането им и производството на информация
• Данни -това са записаните ежедневни транзакции
• Система за архивиране – това е организиран начин за съхраняване на информация
• Доклади –отчетите се генерират след ръчно анализиране на данните от регистрационната система и тяхното компилиране.

Следващата диаграма илюстрира как работи типична ръчна информационна система

Предимства и недостатъци на ръчната информационна система

Предимства:

Следват предимствата на ръчните информационни системи

• Рентабилен - тя е по-евтина в сравнение с компютъризирана система, тъй като не е необходимо да се закупува скъпо оборудване като сървъри, работни станции, принтери и т.н.
• Гъвкав –променящите се бизнес изисквания могат лесно да бъдат внедрени в бизнес процедурите и незабавно приложени

Недостатъци:

Следните са някои от недостатъците на ръчната информационна система.

• Отнема много време –всички въведени данни трябва да бъдат проверени преди попълване, това е трудоемка задача, когато се извършва от хора. Извличането на данни от файловата система също отнема значително време
• Склонен към грешки – точността на данните, когато се проверяват и валидират от хора, е по-склонна към грешки в сравнение с проверката и валидирането, извършвани от компютъризирани системи.
• Липса на сигурност – сигурността на ръчните системи се осъществява чрез ограничаване на достъпа до файловата стая. Опитът показва, че неоторизирани хора могат лесно да получат достъп до стаята за архивиране
• Дублиране на данни –повечето отдели в една организация трябва да имат достъп до едни и същи данни. В ръчна система е обичайно тези данни да се дублират, за да бъдат лесно достъпни за всички оторизирани потребители. Предизвикателството идва, когато едни и същи данни трябва да бъдат актуализирани
• Несъответствие в данните – поради дублирането на данни, много често се актуализират данни в един файл и не се актуализират другите файлове. Това води до несъответствие в данните
• Липса на резервни копия – ако файлът се изгуби или се борави неправилно, шансовете за възстановяване на данните са почти нулеви.

Компютъризирана информационна система

Компютъризираните системи бяха разработени за справяне с предизвикателствата на ръчните информационни системи. Основната разлика между ръчна и компютъризирана информационна система е, че компютъризираната система използва комбинация от софтуер и хардуер за запис, съхраняване, анализиране и извличане на информация.

Предимства и недостатъци на компютъризирана информационна система (MIS)

Следните са някои от недостатъците на компютъризираната информационна система.

Предимства:

Следват предимствата на компютъризираните информационни системи

• Бърза обработка на данни и извличане на информация – това е едно от най-големите предимства на компютъризираната информационна система. Той обработва данни и извлича информация с по-висока скорост. Това води до подобрено обслужване на клиента/клиента
• Подобрена точност на данните – лесни за прилагане валидиране на данни и проверки за проверка в компютъризирана система в сравнение с ръчна система.
• Подобрена сигурност – в допълнение към ограничаването на достъпа до сървъра на базата данни, компютъризираната информационна система може да прилага други контроли за сигурност, като удостоверяване на потребителя, биометрични системи за удостоверяване, контрол на правата за достъп и др.
• Намалено дублиране на данни – системите за бази данни са проектирани по такъв начин, че дублирането на данни е сведено до минимум. Това означава, че актуализирането на данните в един отдел автоматично ги прави достъпни за другите отдели
• Подобрени системи за архивиране – с модерната технология, резервните копия могат да се съхраняват в облака, което улеснява възстановяването на данните, ако нещо се случи с хардуера и софтуера, използвани за съхраняване на данните
• Лесен достъп до информация – повечето бизнес ръководители трябва да пътуват и въпреки това да могат да вземат решение въз основа на информацията. Мрежата и подвижен технологиите правят възможен достъп до данни отвсякъде.

Недостатъци:

• Скъпо е да се настройва и конфигурира – организацията трябва да закупи хардуер и необходимия софтуер, за да управлява информационната система. В допълнение към това ще трябва да се преразгледат бизнес процедурите и персоналът да бъде обучен как да използва компютъризираната информационна система.
• Силно разчитане на технологиите – ако нещо се случи с хардуера или софтуера, което го кара да спре да функционира, тогава информацията не може да бъде достъпна, докато необходимият хардуер или софтуер не бъде заменен.
• Риск от измама – ако не са налице подходящи контроли и проверки, нарушителят може да публикува неразрешени транзакции, като например фактура за стоки, които никога не са били доставени и т.н.

Oбобщение

• MIS означава Информационна система за управление. Това е колекция от хора, процедури, данни и информационни технологии, които помагат на мениджърите да вземат информирани решения.
• Компютъризираните информационни системи са по-ефективни в сравнение с ръчните информационни системи. Ръчните информационни системи са по-евтини в сравнение с компютъризираните информационни системи.
• Системите за обработка на транзакции (TPS) са от оперативен персонал за записване на ежедневни бизнес транзакции и се използват за вземане на структурирани решения
• Информационните системи за управление (MIS) се използват от мениджъри на средно ниво за вземане на полуструктурирани решения
• Системите за подпомагане на вземането на решения се използват от мениджъри от най-високо ниво и помагат на мениджърите от най-високо ниво да вземат неструктурирани решения.