Видове информационни системи: MIS, TPS, DSS, Pyramid Diagram

Типичната организация е разделена на оперативно, средно и висше ниво. Изискванията за информация за потребителите на всяко ниво са различни. За тази цел има редица информационни системи, които поддържат всяко ниво в организацията.

Този урок ще изследва различните видове информационни системи, организационното ниво, което ги използва, и характеристиките на конкретната информационна система.

Пирамидална диаграма на организационните нива и изискванията за информация

Разбирането на различните нива на една организация е от съществено значение за разбирането на информацията, изисквана от потребителите, които работят на съответните им нива.

Следната диаграма илюстрира различните нива на типична организация.

Operaнационално ниво на управление

Оперативното ниво се занимава с извършване на ежедневни бизнес транзакции на организацията.

Примери за потребители на това ниво на управление включват касиери в точка на продажба, банкови касиери, медицински сестри в болница, персонал за обслужване на клиенти и др.

Потребителите на това ниво вземат структурирани решения. Това означава, че те имат определени правила, които ги ръководят, докато вземат решения.

Например, ако магазин продава артикули на кредит и има кредитна политика, която има определен лимит за заемане. Всичко, което продавачът трябва да реши дали да даде кредит на клиент или не, се основава на текущата кредитна информация от системата.

Тактическо ниво на управление

Това организационно ниво е доминирано от мениджъри на средно ниво, ръководители на отдели, супервайзори и т.н. Потребителите на това ниво обикновено наблюдават дейностите на потребителите на ниво оперативно управление.

Тактическите потребители вземат полуструктурирани решения. Решенията отчасти се основават на определени насоки и преценки. Като пример, тактически мениджър може да провери кредитния лимит и историята на плащанията на клиент и да реши да направи изключение, за да повиши кредитния лимит за конкретен клиент. Решението е частично структурирано в смисъл, че тактическият мениджър трябва да използва съществуваща информация, за да идентифицира история на плащанията, която е от полза за организацията, и разрешен процент на увеличение.

Ниво на стратегическо управление

Това е най-високото ниво в една организация. Потребителите на това ниво вземат неструктурирани решения. Мениджърите на висше ниво са загрижени за дългосрочното планиране на организацията. Те използват информация от тактически мениджъри и външни данни, за да ги насочват, когато вземат неструктурирани решения.

Система за обработка на транзакции (TPS)

Системите за обработка на транзакции се използват за записване на ежедневните бизнес транзакции на организацията. Те се използват от потребителите на ниво оперативно управление. Основната цел на системата за обработка на транзакции е да отговаря на рутинни въпроси като;

Как се продаваха принтерите днес?
С колко инвентара разполагаме?
Каква е дължимата сума за Джон Доу?

Като записва ежедневните бизнес транзакции, системата TPS дава отговори на горните въпроси своевременно.

Решенията, взети от оперативните мениджъри, са рутинни и силно структурирани.
Информацията, получена от системата за обработка на транзакции, е много подробна.

Например банките, които отпускат заеми, изискват компанията, за която работи дадено лице, да има меморандум за разбирателство (MoU) с банката. Ако за кредит кандидатства лице, чийто работодател има сключен меморандум за разбирателство с банката, единственото, което оперативният персонал трябва да направи, е да провери представените документи. Ако отговарят на изискванията, документите за кандидатстване за кредит се обработват. Ако те не отговарят на изискванията, тогава на клиента се препоръчва да се срещне с тактически управленски персонал, за да види възможността за подписване на меморандум за разбирателство.

Примери за системи за обработка на транзакции включват;

Системи за продажба – записва ежедневни продажби
Системи за заплати – обработка на заплатите на служителите, управление на кредити и др.
Системи за контрол на запасите – следене на нивата на запасите
Резервационни системи за авиокомпании – управление на резервации за полети

Информационна система за управление (MIS)

Информационни системи за управление (MIS) се използват от тактическите мениджъри за наблюдение на текущото състояние на ефективността на организацията. Резултатът от система за обработка на транзакции се използва като вход към информационна система за управление.

Системата MIS анализира входа с рутинни алгоритми, т.е. агрегира, сравнява и обобщава резултатите в изготвени отчети, които тактическите мениджъри използват за наблюдение, контрол и прогнозиране на бъдещо представяне.

Например входът от система за точка на продажба може да се използва за анализиране на тенденциите на продукти, които се представят добре и тези, които не се представят добре. Тази информация може да се използва за извършване на бъдещи поръчки за инвентаризация, т.е. увеличаване на поръчките за добре работещи продукти и намаляване на поръчките на продукти, които не се представят добре.

Примери за информационни системи за управление включват;

Системи за управление на продажбите – те получават информация от системата за продажба
Системи за бюджетиране – дава преглед на това колко пари се изразходват в рамките на организацията в краткосрочен и дългосрочен план.
Система за управление на човешките ресурси – цялостно благосъстояние на служителите, текучество на персонала и др.

Тактическите мениджъри са отговорни за полуструктурираното решение. MIS системите предоставят информацията, необходима за вземане на структурирано решение и въз основа на опита на тактическите мениджъри, те правят преценка, т.е. предвиждат колко стоки или инвентар трябва да бъдат поръчани за второто тримесечие въз основа на продажбите от първото тримесечие.

Система за подпомагане на вземането на решения (DSS)

Системи за подпомагане на вземането на решения се използват от висшето ръководство за вземане на нерутинни решения. Системите за подпомагане на вземането на решения използват информация от вътрешни системи (системи за обработка на транзакции и информационни системи за управление) и външни системи.

Основната цел на системите за подпомагане на вземането на решения е да предоставят решения на проблеми, които са уникални и се променят често. Системите за подпомагане на вземането на решения отговарят на въпроси като;

Какво би било въздействието върху представянето на служителите, ако удвоим производствената партида във фабриката?
Какво ще се случи с нашите продажби, ако на пазара навлезе нов конкурент?

Системите за подпомагане на вземането на решения използват сложни математически модели и статистически техники (вероятност, прогнозно моделиране и т.н.), за да предоставят решения, и са много интерактивни.

Примерите за системи за подпомагане на вземането на решения включват;

Системи за финансово планиране – дава възможност на мениджърите да оценят алтернативни начини за постигане на целите. Целта е да се намери оптималният начин за постигане на целта. Например нетната печалба за даден бизнес се изчислява с помощта на формулата Общи продажби минус (разходи за стоки + разходи). Системата за финансово планиране ще позволи на висшите ръководители да задават въпроси какво ще стане, ако и да коригират стойностите за общите продажби, цената на стоките и т.н., за да видят ефекта от решението и върху нетната печалба и да намерят най-оптималния начин.
Системи за управление на банкови кредити – използва се за проверка на кредита на кредитоискателя и прогнозиране на вероятността заемът да бъде възстановен.

Техники за изкуствен интелект в бизнеса

Изкуствен интелект системите имитират човешки опит, за да идентифицират модели в големи набори от данни. Фирми като Amazon, Facebook и Google и др. използват техники за изкуствен интелект, за да идентифицират данните, които са най-подходящи за вас.

Нека използваме Facebook като пример, Facebook обикновено прави много точни прогнози за хора, които може да познавате или с които сте ходили на училище. Те използват данните, които вие им предоставяте, данните, които вашите приятели предоставят, и въз основа на тази информация правят прогнози за хора, които може би познавате.

Amazon използва и техники за изкуствен интелект, за да предложи продукти, които трябва да закупите и въз основа на това, което получавате в момента.

Google също използва изкуствен интелект за да ви дадем най-подходящите резултати от търсенето въз основа на вашите взаимодействия с Google и вашето местоположение.

Тези техники са допринесли значително за това тези компании да станат много успешни, защото са в състояние да предоставят стойност на своите клиенти.

Онлайн аналитична обработка (OLAP)

Онлайн аналитична обработка (OLAP) се използва за запитване и анализ на многоизмерни данни и създаване на информация, която може да се разглежда по различни начини с помощта на множество измерения.

Да приемем, че една компания продава лаптопи, настолни компютри и подвижен устройство. Те имат четири (4) клона A, B, C и D. OLAP може да се използва за преглед на общите продажби на всеки продукт във всички региони и сравняване на действителните продажби с прогнозираните продажби.

Всяка част от информацията като продукт, брой продажби, стойност на продажбите представлява различно измерение

Основната цел на OLAP системите е да предоставят отговори на ad hoc заявки в рамките на възможно най-кратко време, независимо от размера на използваните набори от данни.