مكونات نظام المعلومات الإدارية (MIS)
أطلس فينيكس
⚡ ملخص ذكي
يصف قسم مكونات ودور نظم المعلومات الإدارية كيفية عمل الأفراد وعمليات الأعمال والبيانات والأجهزة والبرامج معًا في نظام المعلومات الإدارية لتقديم معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب ومساعدة المؤسسات على اكتساب ميزة تنافسية من خلال اتخاذ قرارات أفضل.
يعد الفيسبوك أحد أكثر الشركات ربحية في العالم، ويعتمد وجوده بالكامل على استخدام تكنولوجيا المعلومات وأنظمة المعلومات.
شركات ناجحة أخرى مثل Google, Amazonيعود الفضل في معظم نجاح شركات مثل إيباي والمؤسسات المالية إلى التكنولوجيا.
سينظر هذا البرنامج التعليمي في أدوار MIS في المنظمة وكيف يمكن للمنظمة الاستفادة من نظم المعلومات الإدارية للحصول على ميزة تنافسية.
تعريف البيانات والمعلومات وخصائص المعلومات الجيدة
تشير البيانات إلى الحقائق الأساسية الخام، أي سعر المنتج، وعدد المنتجات المشتراة، وما إلى ذلك، والتي لم تتم معالجتها بعد.
على سبيل المثال، سعر 6 دولارات وكمية 10 لا ينقلان أي معنى للعميل في نقطة البيع حتى. يجب أن تتم معالجة المعلومات كبيانات تنقل المعنى إلى المتلقي.
على سبيل المثال، ضرب 6 دولارات في 10 يعطينا 60 دولارًا، وهو إجمالي الفاتورة التي يجب على العميل دفعها.
ينبغي أن تكون المعلومات الجيدة متاحة وفي الوقت المناسب عند الحاجة إليها. وفيما يلي خصائص المعلومات الجيدة.
- دقيق يجب أن تكون المعلومات خالية من الأخطاء. ويتحقق ذلك باتباع معايير صارمة لمعالجة البيانات وتحويلها إلى معلومات. على سبيل المثال، جمع 6 دولارات + 10 دولارات يعطينا معلومات غير دقيقة. أما المعلومات الدقيقة في مثالنا فهي ضرب 6 دولارات في 10 دولارات.
- اكتملت يجب توفير جميع المعلومات اللازمة لاتخاذ قرار سليم، فلا ينبغي إغفال أي معلومة. إذا كانت الضريبة مشمولة في حساب المبلغ الإجمالي الذي يجب على العميل دفعه، فيجب تضمينها أيضاً. قد يؤدي إغفالها إلى تضليل العميل وإيهامه بأنه سيدفع 60 دولاراً فقط، بينما في الواقع عليه دفع الضريبة أيضاً.
- منظور التكلفه – يجب ألا تتجاوز تكلفة الحصول على المعلومات الاستفادة من المعلومات من الناحية النقدية.
- تركز على المستخدم يجب عرض المعلومات بطريقة تلبي احتياجات المستخدم المستهدف. على سبيل المثال، يحتاج مديرو العمليات إلى معلومات مفصلة للغاية، ويجب مراعاة ذلك عند تقديم المعلومات لهم. أما بالنسبة لكبار المديرين، فلن تكون المعلومات نفسها مناسبة، لأنهم سيضطرون إلى معالجتها مرة أخرى، وستبدو لهم مجرد بيانات وليست معلومات.
- ذو صلة يجب أن تكون المعلومات ذات صلة بالمتلقي، وأن ترتبط ارتباطًا مباشرًا بالمشكلة التي يواجهها. فإذا أرادت إدارة تقنية المعلومات شراء خادم جديد، فإن المعلومات التي تتحدث عن خصم 35% على أجهزة الكمبيوتر المحمولة لن تكون مناسبة في هذه الحالة.
- موثوق – يجب أن تأتي المعلومات من مصدر موثوق. لنفترض أن لديك حسابًا مصرفيًا وترغب في تحويل الأموال إلى حساب مصرفي آخر يستخدم عملة مختلفة عن عملتك. إن استخدام سعر الصرف من مكتب التغيير لن يعتبر موثوقًا مقارنة بالحصول على سعر الصرف مباشرة من البنك الذي تتعامل معه.
- في الوقت المناسب ينبغي أن تكون المعلومات متاحة عند الحاجة إليها. لنفترض أن شركتك ترغب في الاندماج مع شركة أخرى. يجب تقديم معلومات تقييم الشركة الأخرى قبل الاندماج، ويجب أن يكون لديك وقت كافٍ للتحقق من هذه المعلومات.
الميزة التنافسية للمعلومات ونظم المعلومات الإدارية
الميزة التنافسية هي المركز الذي يجعل الشركة أكثر ربحية من منافسيها. على سبيل المثال، إنتاج المنتجات بتكلفة أقل من منافسيك يجعلك أكثر ربحية.
تتمتع نظم المعلومات بالقدرة على مساعدة المؤسسة في الوصول إلى هذا الوضع. وهي تفعل ذلك بالطرق التالية:
Operaالتميز الوطني – تسعى التميز التشغيلي إلى تحسين عمليات العمل. لنأخذ مثالاً لمتجر بيع بالتجزئة. يمكن لمتجر بيع بالتجزئة استخدام أنظمة المعلومات لتقديم طلب تلقائي إلى المورد بمجرد وصول مستوى المخزون إلى حد إعادة الطلب. وهذا يضمن عدم نفاد مخزون متجر البيع بالتجزئة أبدًا ويمكن للعملاء الاعتماد عليه دائمًا للعثور على ما يحتاجون إليه.
نماذج الأعمال والمنتجات والخدمات الجديدة لنواصل مثال متجر البيع بالتجزئة. يمكن لهذا المتجر تطوير نظام طلبات عبر الإنترنت أو تطبيق للهواتف الذكية، يُمكّن العملاء من شراء المنتجات من منازلهم أو أي مكان آخر. ويمكن ربط نظام الطلبات بخدمة التوصيل، مع دعم الدفع الإلكتروني. يُعدّ هذا نموذج عمل جديدًا مقارنةً بالتسوق التقليدي الذي يتطلب دخول العملاء إلى المتجر.
تحسين العلاقات مع الموردين والعملاء تُستخدم البيانات التاريخية لفهم احتياجات العملاء والموردين، ثم تُستخدم هذه البيانات لإنشاء خدمات ومنتجات تلبي تلك الاحتياجات. ويؤدي ذلك إلى بناء علاقات طويلة الأمد مع العملاء والشركات، مما يُعزز من ربحية المؤسسة.
تحسين اتخاذ القرار تُعدّ المعلومات عنصراً بالغ الأهمية في اتخاذ القرارات. فأنظمة المعلومات، إذا صُممت وشُغّلت بكفاءة، تُنتج معلومات تتسم بجميع خصائص المعلومات الجيدة المذكورة في القسم السابق. وهذا يمكّن المؤسسة من اتخاذ قرارات تعود عليها بالنفع.
مكونات نظم المعلومات الإدارية وعلاقتها
يتكون نظام إدارة المعلومات من خمسة مكونات رئيسية، هي: الأفراد، والعمليات التجارية، والبيانات، والأجهزة، والبرمجيات. ويجب أن تعمل جميع هذه المكونات معًا لتحقيق أهداف العمل.
الأفراد هؤلاء هم المستخدمون الذين يستخدمون نظام المعلومات لتسجيل المعاملات التجارية اليومية. عادةً ما يكون المستخدمون من المهنيين المؤهلين مثل المحاسبين ومديري الموارد البشرية، وما إلى ذلك. ويضم قسم تكنولوجيا المعلومات والاتصالات عادةً فريق دعم يضمن تشغيل النظام بشكل سليم.
إجراءات العمل – هذه أفضل الممارسات المتفق عليها والتي توجه المستخدمين وجميع المكونات الأخرى حول كيفية العمل بكفاءة. يتم تطوير إجراءات العمل من قبل الأشخاص، أي المستخدمين والمستشارين وغيرهم.
البيانات - المعاملات التجارية اليومية المسجلة. بالنسبة للبنك، يتم جمع البيانات من أنشطة مثل الإيداعات والسحوبات، وما إلى ذلك.
أجهزة التبخير - تتكون الأجهزة من أجهزة الكمبيوتر والطابعات وأجهزة الشبكات وما إلى ذلك. وتوفر الأجهزة القدرة الحاسوبية لمعالجة البيانات. كما يوفر إمكانات الشبكات والطباعة. تعمل الأجهزة على تسريع معالجة البيانات إلى معلومات.
تطبيقات الكمبيوتر – هذه برامج تعمل على الأجهزة. ينقسم البرنامج إلى فئتين رئيسيتين، وهما برامج النظام وبرامج التطبيقات. تشير برامج النظام إلى نظام التشغيل، أي، Windowsونظام التشغيل ماك و Ubuntu، إلخ. تشير برامج التطبيقات إلى برامج متخصصة لإنجاز مهام العمل مثل كشف رواتب البرنامج، النظام البنكي، نظام نقاط البيع، الخ.
سلسلة قيمة بورتر
فكر في شركة مثل شركة Apple Inc. لماذا تنجح؟ لماذا يحب العملاء ويشترون iPhone؟ ذلك لأن iPhone يضيف قيمة إلى حياتهم. وهذا هو السبب وراء نجاح شركة Apple Inc. تشير سلسلة القيمة إلى الأنشطة التي تقوم بها الشركة لخلق قيمة لعملائها.
طوّر مايكل بورتر مفهوم سلسلة القيمة. تتضمن سلسلة القيمة عند بورتر نوعين من الأنشطة، وهما:
- الأنشطة الأساسية – تشمل هذه الأنشطة ما يتعلق بإنشاء المنتجات/الخدمات، والتسويق والمبيعات، والدعم. وتتضمن الأنشطة الأساسية الخدمات اللوجستية الواردة، والعمليات، والخدمات اللوجستية الصادرة، والتسويق والمبيعات، والخدمة.
- أنشطة الدعم – هذه أنشطة تدعم الأنشطة الأساسية. وتشمل أنشطة الدعم: المشتريات، وإدارة الموارد البشرية، والتطوير التكنولوجي، والبنية التحتية.
يوضح الرسم التخطيطي التالي سلسلة القيمة:
يوضح الرسم التوضيحي التالي سلسلة القيمة لشركة Apple Inc.
يتمثل الهدف العام لسلسلة القيمة في مساعدة الشركات على اكتساب ميزة تنافسية. والميزة التنافسية هي موقع الشركة في السوق الذي يجعلها أكثر ربحية من منافسيها المباشرين.
تأثير تكنولوجيا المعلومات على الأهداف التنظيمية
تشير الأهداف التنظيمية إلى غايات المنظمة ورسالتها، لا سيما على المدى البعيد. وبغض النظر عن نوع النشاط الذي تمارسه المنظمة، فإن الهدف العام هو خلق قيمة للعملاء، كما ورد في القسم السابق.
تهتم محاذاة تكنولوجيا معلومات الأعمال باستخدام تكنولوجيا المعلومات لتحقيق أهداف العمل بشكل فعال.
من أكثر الطرق شيوعاً التي يمكن للمؤسسة من خلالها تقديم قيمة هي تقديم منتج عالي الجودة بسعر أقل من المنافس، أو بسعر مرتفع ولكن مع المزيد من الميزات التي تضيف قيمة للعملاء.
تمكن تكنولوجيا المعلومات الشركات من معالجة وتحليل كميات كبيرة من البيانات بتكلفة أرخص وفي أقصر وقت ممكن. وهذا يمكّن المنظمات من توفير منتجات عالية الجودة بسعر أرخص.
لنأخذ مثالاً على ذلك أحد البنوك. يمكن للبنك استخدام أجهزة الصراف الآلي لتمكين العملاء من سحب الأموال، ووسائل آلية أخرى لإيداعها. ويمكن توجيه العملاء الذين لديهم استفسارات إلى موقع إلكتروني يحتوي على الأسئلة الشائعة. كما يمكن للأفراد والشركات الاطلاع على كشوف حساباتهم عبر الإنترنت في حال اشتراكهم في الخدمات المصرفية الإلكترونية.
تؤدي ممارسات تكنولوجيا المعلومات المذكورة أعلاه إلى خفض تكاليف ممارسة الأعمال التجارية، وإلى ابتكار منتجات وخدمات جديدة. ويُمكّن انخفاض تكاليف ممارسة الأعمال التجارية البنك من خفض الرسوم المصرفية، وبالتالي تقديم منتج أو خدمة عالية الجودة بسعر أقل.
