ما هو نظام المعلومات الإدارية (MIS)؟ الاسم الكامل والمعنى
أطلس فينيكس
⚡ ملخص ذكي
تجمع نظم المعلومات الإدارية بين الأفراد والبيانات وإجراءات العمل والأجهزة والبرامج لتسجيل المعاملات وتحويل البيانات الخام إلى تقارير تساعد المديرين على اتخاذ قرارات مستنيرة وفي الوقت المناسب في جميع أنحاء المؤسسة.
ما هو MIS؟
MIS هو استخدام تكنولوجيا المعلومات والأشخاص والعمليات التجارية لتسجيل البيانات وتخزينها ومعالجتها لإنتاج معلومات يمكن لصانعي القرار استخدامها لاتخاذ القرارات اليومية. الشكل الكامل لـ MIS هو نظم المعلومات الإداريةالغرض من نظم المعلومات الإدارية هو تحقيقtracجمع البيانات من مصادر متنوعة واستخلاص رؤى تدفع نمو الأعمال.
الحاجة إلى نظم المعلومات الإدارية
وفيما يلي بعض المبررات لوجود نظام المعلومات الإدارية.
- يحتاج صناع القرار إلى المعلومات لاتخاذ قرارات فعالة. نظم المعلومات الإدارية (MIS) تجعل هذا ممكنا.
- تعمل أنظمة MIS على تسهيل الاتصال داخل وخارج المنظمة – يتمكن الموظفون داخل المؤسسة من الوصول بسهولة إلى المعلومات اللازمة للعمليات اليومية. وتتيح وسائل مثل الرسائل النصية القصيرة (SMS) والبريد الإلكتروني التواصل مع العملاء والموردين من داخل نظام إدارة المعلومات الذي تستخدمه المؤسسة.
- حفظ السجلاتping – تقوم أنظمة المعلومات الإدارية بتسجيل جميع المعاملات التجارية للمؤسسة وتوفر نقطة مرجعية للمعاملات.
مكونات نظم المعلومات الإدارية
المكونات الرئيسية لنظام المعلومات الإدارية النموذجي هي:
- الأفراد – الأشخاص الذين يستخدمون نظام المعلومات
- البيانات - البيانات التي يسجلها نظام المعلومات
- إجراءات العمل – الإجراءات الموضوعة حول كيفية تسجيل البيانات وتخزينها وتحليلها
- أجهزة التبخير – وتشمل هذه الخوادم ومحطات العمل ومعدات الشبكات والطابعات وما إلى ذلك.
- تطبيقات الكمبيوتر – هذه هي البرامج المستخدمة للتعامل مع البيانات. وتشمل هذه البرامج مثل برامج جداول البيانات، وبرامج قواعد البيانات، وما إلى ذلك.
أنواع نظم المعلومات
يعتمد نوع نظام المعلومات الذي يستخدمه المستخدم على مستواه في المؤسسة. يوضح الرسم التخطيطي التالي المستويات الثلاثة الرئيسية للمستخدمين في المؤسسة ونوع نظام المعلومات الذي يستخدمونه.
أنظمة معالجة المعاملات (TPS)
يستخدم هذا النوع من نظام المعلومات لتسجيل المعاملات اليومية للشركة. مثال على نظام معالجة المعاملات هو نظام نقاط البيع (POS). يتم استخدام نظام نقاط البيع لتسجيل المبيعات اليومية.
نظم المعلومات الإدارية (MIS)
تُستخدم نظم المعلومات الإدارية، المختصرة بـ MIS، لتوجيه المديرين التنفيذيين في اتخاذ قرارات شبه منظمة. وتُستخدم مخرجات نظام معالجة المعاملات كمدخلات لنظام المعلومات الإدارية.
أنظمة دعم القرار (DSS)
يستخدم كبار المديرين أنظمة دعم القرار لاتخاذ قرارات شبه منظمة وغير منظمة. وتُستخدم مخرجات نظام المعلومات الإدارية كمدخلات لنظام دعم القرار. كما تتلقى أنظمة دعم القرار بيانات من مصادر خارجية، مثل قوى السوق الحالية والمنافسة، وغيرها.
أنظمة المعلومات اليدوية مقابل أنظمة المعلومات المحوسبة (MIS)
البيانات هي مجرى الدم لأي كيان تجاري. يحتاج كل فرد في المنظمة إلى معلومات لاتخاذ القرارات. نظام المعلومات هو وسيلة منظمة لتسجيل وتخزين البيانات واسترجاع المعلومات.
في هذا القسم، سنلقي نظرة على أنظمة المعلومات اليدوية مقابل أنظمة المعلومات المحوسبة.
نظام المعلومات اليدوي
لا يستخدم نظام المعلومات اليدوي أي أجهزة محوسبة. يتم تسجيل البيانات وتخزينها واسترجاعها يدويًا من قبل الأشخاص المسؤولين عن نظام المعلومات.
فيما يلي المكونات الرئيسية لنظام المعلومات اليدوي:
- اشخاص - الناس هم متلقو نظام المعلومات
- إجراءات العمل – وهي التدابير المتخذة التي تحدد قواعد معالجة البيانات وتخزينها وتحليلها وإنتاج المعلومات
- البيانات - هذه هي المعاملات اليومية المسجلة
- نظام الايداع - هذه طريقة منظمة لتخزين المعلومات
- التقارير - يتم إنشاء التقارير بعد تحليل البيانات يدويًا من نظام حفظ الملفات وتجميعها.
يوضح الرسم التخطيطي التالي كيفية عمل نظام المعلومات اليدوي النموذجي:
مزايا وعيوب نظام المعلومات اليدوي
المزايا:
فيما يلي مزايا أنظمة المعلومات اليدوية:
- فعاله من حيث التكلفه - إنه أرخص مقارنة بالنظام المحوسب لأنه ليست هناك حاجة لشراء معدات باهظة الثمن مثل الخوادم ومحطات العمل والطابعات وما إلى ذلك.
- مرن - يمكن بسهولة تنفيذ متطلبات العمل المتطورة في إجراءات العمل وتنفيذها على الفور
العيوب:
فيما يلي بعض عيوب نظام المعلومات اليدوي:
- استهلاك الوقت - يجب التحقق من جميع إدخالات البيانات قبل حفظها، فهذه مهمة تستغرق وقتًا طويلاً عندما يقوم بها البشر. يستغرق استرداد البيانات من نظام حفظ الملفات أيضًا قدرًا كبيرًا من الوقت
- معرض للخطأ - تكون دقة البيانات عند التحقق منها والتحقق من صحتها من قبل البشر أكثر عرضة للأخطاء مقارنة بالتحقق والتحقق من الصحة الذي يتم بواسطة الأنظمة المحوسبة.
- نقص الحماية - يتم تنفيذ أمان الأنظمة اليدوية من خلال تقييد الوصول إلى غرفة الملفات. تظهر التجربة أن الأشخاص غير المصرح لهم يمكنهم بسهولة الوصول إلى غرفة الملفات
- ازدواجية البيانات – تحتاج معظم أقسام المؤسسة إلى الوصول إلى البيانات نفسها. في الأنظمة اليدوية، من الشائع تكرار هذه البيانات لتسهيل الوصول إليها لجميع المستخدمين المصرح لهم. يكمن التحدي عند الحاجة إلى تحديث البيانات نفسها.
- عدم تناسق البيانات – ونظرًا لتكرار البيانات، فمن الشائع جدًا تحديث البيانات في ملف واحد وعدم تحديث الملفات الأخرى. وهذا يؤدي إلى عدم تناسق البيانات
- عدم وجود نسخ احتياطية – إذا فُقدت الملفات أو أُسيء التعامل معها، فإن فرص استعادة البيانات تكاد تكون معدومة.
نظام المعلومات المحوسب
تم تطوير الأنظمة المحوسبة لمواجهة تحديات أنظمة المعلومات اليدوية. الفرق الرئيسي بين نظام المعلومات اليدوي والمحوسبة هو أن النظام المحوسب يستخدم مجموعة من البرامج والأجهزة لتسجيل المعلومات وتخزينها وتحليلها واسترجاعها.
مزايا وعيوب نظام المعلومات المحوسب (MIS)
فيما يلي مزايا وعيوب نظام المعلومات المحوسب.
المزايا:
فيما يلي مزايا أنظمة المعلومات المحوسبة:
- معالجة سريعة للبيانات واسترجاع المعلومات – وهذه واحدة من أكبر مزايا نظام المعلومات المحوسب. يقوم بمعالجة البيانات واسترجاع المعلومات بمعدل أسرع. وهذا يؤدي إلى تحسين خدمة العملاء/العملاء
- تحسين دقة البيانات – سهولة تنفيذ عمليات التحقق من صحة البيانات والتحقق منها في نظام محوسب مقارنة بالنظام اليدوي.
- تحسين الأمن – بالإضافة إلى تقييد الوصول إلى خادم قاعدة البيانات، يمكن لنظام المعلومات المحوسب تنفيذ ضوابط أمنية أخرى مثل مصادقة المستخدم، وأنظمة المصادقة البيومترية، والتحكم في حقوق الوصول، وما إلى ذلك.
- تقليل ازدواجية البيانات – صُممت أنظمة قواعد البيانات بطريقة تقلل من تكرار البيانات. وهذا يعني أن تحديث البيانات في قسم ما يجعلها متاحة تلقائيًا للأقسام الأخرى.
- تحسين أنظمة النسخ الاحتياطي – مع التكنولوجيا الحديثة، يمكن تخزين النسخ الاحتياطية في السحابة مما يجعل من السهل استرداد البيانات في حالة حدوث شيء ما للأجهزة والبرامج المستخدمة لتخزين البيانات
- سهولة الوصول إلى المعلومات – يحتاج معظم مديري الأعمال إلى السفر ويظلون قادرين على اتخاذ القرار بناءً على المعلومات. الويب و الهاتف تجعل التقنيات الوصول إلى البيانات من أي مكان ممكنًا.
العيوب:
- يعد الإعداد والتكوين مكلفًا - يتعين على المنظمة شراء الأجهزة والبرامج اللازمة لتشغيل نظام المعلومات. بالإضافة إلى ذلك، ستحتاج إجراءات العمل إلى مراجعة، وسيحتاج الموظفون إلى التدريب على كيفية استخدام نظام المعلومات المحوسب.
- الاعتماد الكبير على التكنولوجيا – إذا حدث شيء ما للجهاز أو البرنامج مما أدى إلى توقفه عن العمل، فلا يمكن الوصول إلى المعلومات حتى يتم استبدال الجهاز أو البرنامج المطلوب.
- خطر الاحتيال – إذا لم تكن هناك ضوابط وعمليات تحقق مناسبة، يمكن للمتسلل نشر معاملات غير مصرح بها مثل فاتورة للسلع التي لم يتم تسليمها أبدًا، وما إلى ذلك.
