أنواع نظم المعلومات: MIS ، TPS ، DSS ، مخطط الهرم
أطلس فينيكس
تنقسم المنظمة النموذجية إلى مستويات تشغيلية ومتوسطة وعليا. وتختلف متطلبات المعلومات للمستخدمين في كل مستوى. وتحقيقًا لهذه الغاية، يوجد عدد من أنظمة المعلومات التي تدعم كل مستوى في المنظمة.
سوف يستكشف هذا البرنامج التعليمي الأنواع المختلفة لأنظمة المعلومات، والمستوى التنظيمي الذي يستخدمها وخصائص نظام المعلومات المعين.
المخطط الهرمي للمستويات التنظيمية ومتطلبات المعلومات
إن فهم المستويات المختلفة للمنظمة أمر ضروري لفهم المعلومات المطلوبة من قبل المستخدمين الذين يعملون على مستوياتهم الخاصة.
يوضح الرسم البياني التالي المستويات المختلفة للمنظمة النموذجية.
Operaمستوى الإدارة الوطنية
المستوى التشغيلي يهتم بإجراء المعاملات التجارية اليومية للمنظمة.
تشمل أمثلة المستخدمين في هذا المستوى من الإدارة أمناء الصندوق في نقطة البيع، وصرافي البنوك، والممرضات في المستشفى، وموظفي رعاية العملاء، وما إلى ذلك.
يستخدم المستخدمون في هذا المستوى اتخاذ قرارات منظمة. وهذا يعني أن لديهم قواعد محددة ترشدهم أثناء اتخاذ القرارات.
على سبيل المثال، إذا كان أحد المتاجر يبيع سلعًا بالائتمان ولديه سياسة ائتمانية تتضمن حدًا معينًا للاقتراض، فإن كل ما يحتاج إليه مندوب المبيعات لاتخاذ قرار بشأن منح الائتمان للعميل أم لا يعتمد على معلومات الائتمان الحالية من النظام.
مستوى الإدارة التكتيكية
يهيمن على هذا المستوى التنظيمي المديرون المتوسطو المستوى ورؤساء الأقسام والمشرفون وما إلى ذلك. وعادةً ما يشرف المستخدمون في هذا المستوى على أنشطة المستخدمين على مستوى الإدارة التشغيلية.
يتخذ المستخدمون التكتيكيون قرارات شبه منظمة. تعتمد القرارات جزئيًا على المبادئ التوجيهية المحددة والدعوات التقديرية. على سبيل المثال، يمكن للمدير التكتيكي التحقق من الحد الائتماني وسجل الدفعات للعميل ويقرر إجراء استثناء لرفع الحد الائتماني لعميل معين. تم تنظيم القرار جزئيًا بمعنى أنه يتعين على المدير التكتيكي استخدام المعلومات الموجودة لتحديد سجل المدفوعات الذي يفيد المنظمة ونسبة الزيادة المسموح بها.
مستوى الإدارة الاستراتيجية
هذا هو المستوى الأعلى في المنظمة. يتخذ المستخدمون في هذا المستوى قرارات غير منظمة. يهتم كبار المديرين بالتخطيط طويل المدى للمنظمة. ويستخدمون المعلومات من المديرين التكتيكيين والبيانات الخارجية لإرشادهم عند اتخاذ قرارات غير منظمة.
نظام معالجة المعاملات (TPS)
تُستخدم أنظمة معالجة المعاملات لتسجيل المعاملات التجارية اليومية للمنظمة. ويستخدمها المستخدمون على مستوى الإدارة التشغيلية. والهدف الرئيسي لنظام معالجة المعاملات هو الإجابة على الأسئلة الروتينية مثل؛
- كيف تم بيع الطابعات اليوم؟
- ما مقدار المخزون الذي لدينا في متناول اليد؟
- ما هو المبلغ المستحق على جون دو؟
من خلال تسجيل المعاملات التجارية اليومية، يوفر نظام TPS إجابات على الأسئلة المذكورة أعلاه في الوقت المناسب.
- القرارات التي يتخذها المديرون التشغيليون هي قرارات روتينية ومنظمة للغاية.
- المعلومات الناتجة عن نظام معالجة المعاملات مفصلة للغاية.
على سبيل المثال، تشترط البنوك التي تمنح القروض أن يكون لدى الشركة التي يعمل بها الشخص مذكرة تفاهم مع البنك. إذا تقدم شخص ما، لدى صاحب عمله مذكرة تفاهم مع البنك، بطلب للحصول على قرض، فكل ما يتعين على الموظفين التشغيليين فعله هو التحقق من المستندات المقدمة. إذا كانت المستندات تلبي المتطلبات، فسيتم معالجة مستندات طلب القرض. إذا كانت لا تلبي المتطلبات، فينصح العميل بمقابلة موظفي الإدارة التكتيكية لمعرفة إمكانية توقيع مذكرة تفاهم.
تتضمن أمثلة أنظمة معالجة المعاملات ما يلي:
- نقطة بيع أنظمة – تسجيل المبيعات اليومية
- أنظمة الرواتب - معالجة رواتب الموظفين وإدارة القروض وما إلى ذلك.
- أنظمة مراقبة المخزون - متابعة مستويات المخزون
- أنظمة حجز الطيران – إدارة حجز الرحلات الجوية
نظام المعلومات الإدارية (MIS)
نظم المعلومات الإدارية (MIS) يتم استخدامها من قبل المديرين التكتيكيين لمراقبة حالة الأداء الحالية للمنظمة. يتم استخدام المخرجات من نظام معالجة المعاملات كمدخلات لنظام المعلومات الإدارية.
يقوم نظام إدارة المعلومات بتحليل المدخلات باستخدام خوارزميات روتينية، أي تجميع النتائج ومقارنتها وتلخيصها لإنتاج التقارير التي يستخدمها المديرون التكتيكيون لمراقبة الأداء المستقبلي والتحكم فيه والتنبؤ به.
على سبيل المثال، يمكن استخدام المدخلات من نظام نقاط البيع لتحليل اتجاهات المنتجات ذات الأداء الجيد وتلك التي لا تعمل بشكل جيد. يمكن استخدام هذه المعلومات لعمل أوامر مخزون مستقبلية، أي زيادة الطلبات على المنتجات ذات الأداء الجيد وتقليل طلبات المنتجات التي لا تعمل بشكل جيد.
ومن أمثلة نظم المعلومات الإدارية ما يلي:
- أنظمة إدارة المبيعات – يحصلون على مدخلات من نظام نقاط البيع
- أنظمة الموازنة – يعطي لمحة عامة عن مقدار الأموال التي يتم إنفاقها داخل المنظمة على المدى القصير والطويل.
- نظام إدارة الموارد البشرية - الرفاهية العامة للموظفين، ودوران الموظفين، وما إلى ذلك.
المديرون التكتيكيون مسؤولون عن القرار شبه المنظم. توفر أنظمة MIS المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار المنظم، واستنادًا إلى خبرة المديرين التكتيكيين، يقومون باتخاذ القرارات، أي التنبؤ بكمية البضائع أو المخزون الذي يجب طلبه للربع الثاني بناءً على مبيعات الربع الأول.
نظام دعم القرار (DSS)
نظم دعم القرار يتم استخدامها من قبل الإدارة العليا لاتخاذ قرارات غير روتينية. تستخدم أنظمة دعم القرار مدخلات من الأنظمة الداخلية (أنظمة معالجة المعاملات وأنظمة المعلومات الإدارية) والأنظمة الخارجية.
الهدف الرئيسي لأنظمة دعم القرار هو تقديم حلول للمشكلات الفريدة والتي تتغير بشكل متكرر. أنظمة دعم القرار تجيب على أسئلة مثل؛
- ما هو تأثير أداء الموظفين إذا قمنا بمضاعفة كمية الإنتاج في المصنع؟
- ماذا سيحدث لمبيعاتنا إذا دخل منافس جديد إلى السوق؟
تستخدم أنظمة دعم القرار نماذج رياضية متطورة، وتقنيات إحصائية (الاحتمالات، والنمذجة التنبؤية، وما إلى ذلك) لتقديم الحلول، وهي تفاعلية للغاية.
تتضمن أمثلة أنظمة دعم القرار ما يلي:
- أنظمة التخطيط المالي - تمكن المديرين من تقييم الطرق البديلة لتحقيق الأهداف. الهدف هو إيجاد الطريقة المثلى لتحقيق الهدف. على سبيل المثال، يتم حساب صافي ربح الشركة باستخدام الصيغة إجمالي المبيعات أقل (تكلفة البضائع + النفقات). سيمكن نظام التخطيط المالي كبار المسؤولين التنفيذيين من طرح الأسئلة "ماذا لو" وضبط قيم إجمالي المبيعات وتكلفة البضائع وما إلى ذلك لمعرفة تأثير القرار وعلى صافي الربح وإيجاد الطريقة الأمثل.
- أنظمة إدارة القروض البنكية – يتم استخدامه للتحقق من ائتمان طالب القرض والتنبؤ باحتمالية استرداد القرض.
تقنيات الذكاء الاصطناعي في الأعمال
الذكاء الاصطناعي تحاكي الأنظمة الخبرة البشرية لتحديد الأنماط في مجموعات البيانات الكبيرة. شركات مثل Amazonيستخدم كل من Facebook وGoogle وغيرها تقنيات الذكاء الاصطناعي لتحديد البيانات الأكثر صلة بك.
دعونا نستخدم فيسبوك كمثال، عادةً ما يقدم فيسبوك تنبؤات دقيقة جدًا للأشخاص الذين قد تعرفهم أو يذهبون معك إلى المدرسة. إنهم يستخدمون البيانات التي تقدمها لهم، والبيانات التي يقدمها أصدقاؤك، وبناءً على هذه المعلومات يقومون بالتنبؤ بالأشخاص الذين قد تعرفهم.
Amazon يستخدم تقنيات الذكاء الاصطناعي أيضًا لاقتراح المنتجات التي يجب عليك شراؤها أيضًا بناءً على ما تحصل عليه حاليًا.
يستخدم جوجل أيضا الذكاء الاصطناعي لتزويدك بنتائج البحث الأكثر صلة بناءً على تفاعلاتك مع Google وموقعك.
وقد ساهمت هذه التقنيات بشكل كبير في جعل هذه الشركات ناجحة للغاية لأنها قادرة على تقديم قيمة لعملائها.
المعالجة التحليلية عبر الإنترنت (OLAP)
المعالجة التحليلية عبر الإنترنت (OLAP) يُستخدم للاستعلام عن البيانات متعددة الأبعاد وتحليلها وإنتاج معلومات يمكن عرضها بطرق مختلفة باستخدام أبعاد متعددة.
لنفترض أن الشركة تبيع أجهزة الكمبيوتر المحمولة، وأجهزة الكمبيوتر المكتبية، و الجوال جهاز. لديهم أربعة (4) فروع A وB وC وD. ويمكن استخدام OLAP لعرض إجمالي المبيعات لكل منتج في جميع المناطق ومقارنة المبيعات الفعلية بالمبيعات المتوقعة.
تمثل كل معلومة مثل المنتج وعدد المبيعات وقيمة المبيعات بُعدًا مختلفًا
الهدف الرئيسي لأنظمة OLAP هو تقديم إجابات للاستعلامات المخصصة في أقصر وقت ممكن بغض النظر عن حجم مجموعات البيانات المستخدمة.
