أنواع نظم المعلومات: MIS ، TPS ، DSS ، مخطط الهرم

تنقسم المؤسسات عادةً إلى مستويات تشغيلية ومتوسطة وعليا. وتختلف احتياجات المعلومات للمستخدمين في كل مستوى. ولتحقيق ذلك، توجد عدة أنظمة معلوماتية تدعم كل مستوى في المؤسسة.

ستتناول هذه الدورة التعليمية الأنواع المختلفة لأنظمة المعلومات، والمستوى التنظيمي الذي يستخدمها، وخصائص نظام المعلومات المحدد.

المخطط الهرمي للمستويات التنظيمية ومتطلبات المعلومات

إن فهم المستويات المختلفة للمنظمة أمر ضروري لفهم المعلومات المطلوبة من قبل المستخدمين الذين يعملون على مستوياتهم الخاصة.

يوضح الرسم البياني التالي المستويات المختلفة للمنظمة النموذجية.

Operaمستوى الإدارة الوطنية

يهتم المستوى التشغيلي بتنفيذ المعاملات التجارية اليومية للمنظمة.

تشمل أمثلة المستخدمين في هذا المستوى من الإدارة أمناء الصندوق في نقطة البيع، وصرافي البنوك، والممرضات في المستشفى، وموظفي رعاية العملاء، وما إلى ذلك.

يتخذ المستخدمون في هذا المستوى قرارات منظمة. وهذا يعني أن لديهم قواعد محددة توجههم أثناء اتخاذ القرارات.

على سبيل المثال، إذا كان المتجر يبيع سلعًا بالتقسيط ولديه سياسة ائتمانية تتضمن حدًا معينًا للاقتراض، فإن كل ما يحتاجه البائع ليقرر ما إذا كان سيمنح ائتمانًا للعميل أم لا يعتمد على معلومات الائتمان الحالية من النظام.

مستوى الإدارة التكتيكية

يهيمن على هذا المستوى التنظيمي مديرو المستوى المتوسط، ورؤساء الأقسام، والمشرفون، وما إلى ذلك. وعادة ما يشرف المستخدمون في هذا المستوى على أنشطة المستخدمين في مستوى الإدارة التشغيلية.

يتخذ المستخدمون التكتيكيون قرارات شبه منظمة. تعتمد القرارات جزئيًا على المبادئ التوجيهية المحددة والدعوات التقديرية. على سبيل المثال، يمكن للمدير التكتيكي التحقق من الحد الائتماني وسجل الدفعات للعميل ويقرر إجراء استثناء لرفع الحد الائتماني لعميل معين. تم تنظيم القرار جزئيًا بمعنى أنه يتعين على المدير التكتيكي استخدام المعلومات الموجودة لتحديد سجل المدفوعات الذي يفيد المنظمة ونسبة الزيادة المسموح بها.

مستوى الإدارة الاستراتيجية

هذا هو المستوى الأعلى في المنظمة. يتخذ المستخدمون في هذا المستوى قرارات غير منظمة. يهتم كبار المديرين بالتخطيط طويل المدى للمنظمة. ويستخدمون المعلومات من المديرين التكتيكيين والبيانات الخارجية لإرشادهم عند اتخاذ قرارات غير منظمة.

نظام معالجة المعاملات (TPS)

تُستخدم أنظمة معالجة المعاملات لتسجيل المعاملات التجارية اليومية للمؤسسة. ويستخدمها المستخدمون على مستوى الإدارة التشغيلية. والهدف الرئيسي من نظام معالجة المعاملات هو الإجابة على الأسئلة الروتينية مثل:

• كم عدد الطابعات التي تم بيعها اليوم؟
• ما مقدار المخزون الذي لدينا في متناول اليد؟
• ما هو المبلغ المستحق على جون دو؟

من خلال تسجيل المعاملات التجارية اليومية، يوفر نظام معالجة المعاملات إجابات على الأسئلة المذكورة أعلاه في الوقت المناسب.

• القرارات التي يتخذها المديرون التشغيليون هي قرارات روتينية ومنظمة للغاية.
• المعلومات الناتجة عن نظام معالجة المعاملات مفصلة للغاية.

على سبيل المثال، تشترط البنوك المانحة للقروض وجود مذكرة تفاهم بين الشركة التي يعمل بها الشخص والبنك. إذا تقدم شخصٌ يعمل لدى جهة عمل لديها مذكرة تفاهم مع البنك بطلب قرض، فإن كل ما على الموظفين المختصين فعله هو التحقق من المستندات المقدمة. إذا استوفت المستندات الشروط، تتم معالجة طلب القرض. أما إذا لم تستوفِ الشروط، فيُنصح العميل بمراجعة الإدارة المختصة للنظر في إمكانية توقيع مذكرة تفاهم.

تتضمن أمثلة أنظمة معالجة المعاملات ما يلي:

• نقطة بيع أنظمة – يسجل المبيعات اليومية.
• أنظمة الرواتب – معالجة رواتب الموظفين، وإدارة القروض، وما إلى ذلك.
• أنظمة مراقبة المخزون – كيping tracمستويات المخزون k.
• أنظمة حجز الطيران – إدارة حجوزات الرحلات الجوية.

نظام المعلومات الإدارية (MIS)

نظم المعلومات الإدارية (MIS) يتم استخدامها من قبل المديرين التكتيكيين لمراقبة حالة الأداء الحالية للمنظمة. يتم استخدام المخرجات من نظام معالجة المعاملات كمدخلات لنظام المعلومات الإدارية.

يقوم نظام إدارة المعلومات بتحليل المدخلات باستخدام خوارزميات روتينية، أي تجميع النتائج ومقارنتها وتلخيصها لإنتاج تقارير يستخدمها المديرون التكتيكيون لمراقبة الأداء المستقبلي والتحكم فيه والتنبؤ به.

على سبيل المثال، يمكن استخدام بيانات نظام نقاط البيع لتحليل اتجاهات أداء المنتجات، سواءً كانت جيدة الأداء أو ضعيفة. ويمكن الاستفادة من هذه المعلومات في تحديد طلبات المخزون المستقبلية، أي زيادة طلبات المنتجات جيدة الأداء وتقليل طلبات المنتجات ضعيفة الأداء.

تشمل أمثلة نظم المعلومات الإدارية ما يلي:

• أنظمة إدارة المبيعات – يحصلون على المدخلات من نظام نقاط البيع.
• أنظمة الموازنة – يعطي لمحة عامة عن مقدار الأموال التي يتم إنفاقها داخل المنظمة على المدى القصير والطويل.
• نظام إدارة الموارد البشرية - الرفاهية العامة للموظفين، ودوران الموظفين، وما إلى ذلك.

يتحمل المديرون التكتيكيون مسؤولية اتخاذ القرارات شبه المنظمة. توفر أنظمة المعلومات الإدارية البيانات اللازمة لاتخاذ القرار المنظم، وبناءً على خبرة المديرين التكتيكيين، يتخذون قرارات تقديرية، أي يتوقعون كمية البضائع أو المخزون التي يجب طلبها للربع الثاني بناءً على مبيعات الربع الأول.

نظام دعم القرار (DSS)

نظم دعم القرار يتم استخدامها من قبل الإدارة العليا لاتخاذ قرارات غير روتينية. تستخدم أنظمة دعم القرار مدخلات من الأنظمة الداخلية (أنظمة معالجة المعاملات وأنظمة المعلومات الإدارية) والأنظمة الخارجية.

يتمثل الهدف الرئيسي لأنظمة دعم القرار في توفير حلول للمشاكل الفريدة والمتغيرة باستمرار. وتجيب أنظمة دعم القرار على أسئلة مثل:

• ما هو تأثير أداء الموظفين إذا قمنا بمضاعفة كمية الإنتاج في المصنع؟
• ماذا سيحدث لمبيعاتنا إذا دخل منافس جديد إلى السوق؟

تستخدم أنظمة دعم القرار نماذج رياضية متطورة وتقنيات إحصائية (الاحتمالات، والنمذجة التنبؤية، وما إلى ذلك) لتقديم الحلول، وهي تفاعلية للغاية.

تشمل أمثلة أنظمة دعم القرار ما يلي:

• أنظمة التخطيط المالي تُمكّن هذه الأنظمة المديرين من تقييم الطرق البديلة لتحقيق الأهداف، بهدف إيجاد الطريقة الأمثل. فعلى سبيل المثال، يُحسب صافي ربح الشركة باستخدام الصيغة التالية: إجمالي المبيعات مطروحًا منه (تكلفة البضائع المباعة + المصروفات). كما يُمكّن نظام التخطيط المالي كبار المديرين التنفيذيين من طرح أسئلة "ماذا لو" وتعديل قيم إجمالي المبيعات وتكلفة البضائع المباعة، وغيرها، لمعرفة تأثير القرار على صافي الربح، ومن ثمّ إيجاد الطريقة الأمثل.
• أنظمة إدارة القروض البنكية – يتم استخدامه للتحقق من ائتمان طالب القرض والتنبؤ باحتمالية استرداد القرض.

تقنيات الذكاء الاصطناعي في الأعمال

الذكاء الاصطناعي تحاكي الأنظمة الخبرة البشرية لتحديد الأنماط في مجموعات البيانات الكبيرة. شركات مثل Amazonو Facebook و Googleإلخ، تستخدم تقنيات الذكاء الاصطناعي لتحديد البيانات الأكثر صلة بك.

لنأخذ فيسبوك كمثال. عادةً ما يُجري فيسبوك تنبؤات دقيقة للغاية بشأن الأشخاص الذين قد تعرفهم أو درست معهم. يستخدم فيسبوك البيانات التي تُقدمها أنت، والبيانات التي يُقدمها أصدقاؤك، وبناءً على هذه المعلومات، يُجري تنبؤات بشأن الأشخاص الذين قد تعرفهم.

Amazon كما تستخدم تقنيات الذكاء الاصطناعي لاقتراح المنتجات التي يجب عليك شراؤها بناءً على ما تحصل عليه حاليًا.

Google يستخدم أيضا الذكاء الاصطناعي لنقدم لك نتائج البحث الأكثر صلة بناءً على تفاعلاتك مع Google وموقعك.

لقد ساهمت هذه التقنيات بشكل كبير في جعل هذه الشركات ناجحة للغاية لأنها قادرة على توفير قيمة لعملائها.

المعالجة التحليلية عبر الإنترنت (OLAP)

المعالجة التحليلية عبر الإنترنت (OLAP) يُستخدم للاستعلام عن البيانات متعددة الأبعاد وتحليلها وإنتاج معلومات يمكن عرضها بطرق مختلفة باستخدام أبعاد متعددة.

لنفترض أن الشركة تبيع أجهزة الكمبيوتر المحمولة، وأجهزة الكمبيوتر المكتبية، و الهاتف الأجهزة. ولها أربعة (4) فروع: أ، ​​ب، ج، د. يمكن استخدام OLAP لعرض إجمالي مبيعات كل منتج في جميع المناطق ومقارنة المبيعات الفعلية بالمبيعات المتوقعة.

كل معلومة، مثل المنتج وعدد المبيعات وقيمة المبيعات، تمثل بُعداً مختلفاً.

الهدف الرئيسي لأنظمة OLAP هو تقديم إجابات للاستعلامات المخصصة في أقصر وقت ممكن بغض النظر عن حجم مجموعات البيانات المستخدمة.

الأسئلة الشائعة