تقدير تكلفة المشروع ووضع الميزانية في إدارة المشاريع

إدارة تكلفة المشروع

إدارة تكلفة المشروع يُعرَّف التخطيط والتنفيذ بأنه عملية تخطيط ومراقبة تكلفة المشروع وميزانيته بكفاءة وفعالية. وهو يُحدد التكاليف المطلوبة لكل مُخرَج من مُخرَجات المشروع. ويشمل وظائف إدارة المشاريع المختلفة مثل التقدير، ومراقبة العمل، وجمع البيانات الميدانية، والجدولة، والمحاسبة، والتصميم، وغيرها.

يمكن تقدير تكلفة المشروع من مصادر مختلفة للعمليات (أمثلة أدناه):

• إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)
• تطوير الجدول الزمني
• تخطيط الموارد البشرية
• تحديد المخاطر

تشمل مدخلات إدارة التكاليف ما يلي:

• خطة إدارة المشروع
• ميثاق المشروع
• العوامل البيئية للمؤسسة
• أصول العملية التنظيمية

بينما تكون نتيجة ذلك كالتالي:

• خطة إدارة التكاليف

يُعدّ إعداد التقديرات وتحديد التكاليف للمشروع جزءًا بالغ الأهمية في أي مشروع. ادارة مشروعتُؤخذ أمور مختلفة في الاعتبار عند حساب ميزانية المشروع، مثل تكاليف العمالة، وشراء المعدات اللازمة، وتكاليف المواد، وغير ذلك.

ما هو تقدير تكلفة المشروع؟

يتم تعريف تقدير تكلفة المشروع على أنه عملية تقريبية لإجمالي نفقات المشروع. دقة تقدير التكاليف والميزانية في ادارة مشروع يعتمد ذلك على دقة وتفاصيل نطاق المشروع، الذي يمثل خط الأساس للنطاق. كما يحدد النطاق أي قيود مثل التاريخ والموارد والميزانية. ويساعد سجل المخاطر في حساب أنواع التكاليف التقديرية، والنفقات المتكبدة نتيجة الإجراءات الطارئة، والنفقات المتكبدة لمواجهة المخاطر.

لتقدير تكلفة مشروع ما، عليك تصنيف أنواع التكاليف المختلفة إلى فئات مثل:

• تكلفة العمالة
• تكلفة المعدات
• تكلفة التوريدات
• تكاليف السفر
• تكلفة التدريب
• التكلفة العامة ، إلخ.

الأساليب المستخدمة لتقدير تكلفة المشروع

هناك بعض التقنيات المستخدمة لتقدير تكلفة المشروع، مثل حكم الخبراء، وتقدير النقاط الثلاث، وتحليل الاحتياطيات، وتكلفة الجودة.

ومع ذلك، لتقدير تكلفة المشروع، هناك بعض الطرق (التقنيات) الرئيسية المستخدمة رسميًا، كما يلي:

تقدير مماثل

تعتمد تقنية التقدير هذه على حكم الخبراء والمعلومات المستقاة من مشاريع سابقة مماثلة، حيث يتم أخذ تكلفة مشروع مماثل تم تنفيذه سابقًا في الاعتبار مع هامش زيادة أو نقصان بنسبة 20٪ للمشروع الحالي.

تقدير حدودي

تُستخدم البيانات أو السجلات السابقة لتقدير تكلفة المشروع الحالي.

التقدير التصاعدي

بعد تحديد نطاق المشروع، تُعدّ هذه الطريقة الأكثر موثوقية. في هذه الطريقة، وبناءً على هيكل تجزئة العمل، يتم تقدير تكلفة كل مورد أو مُخرَج.

وبالمثل، هناك طرق (تقنيات) أخرى يمكن أن تكون مفيدة لتقدير التكلفة، مثل تقدير PERT، وتحليل عروض الموردين، وغير ذلك.

تخطيط ميزانية المشروع

الهدف الرئيسي من هذا النشاط هو تخصيص الموارد المالية اللازمة لإنجاز المشروع واعتمادها. وتشمل المخرجات الرئيسية لتحديد الميزانية خط الأساس لأداء التكاليف، والذي لا يحدد فقط التكاليف المتوقعة، بل يحدد أيضًا توقيت تكبدها. وتشمل مدخلات تحديد الميزانية أساليب إعداد ميزانية إدارة المشاريع التالية:

• تقديرات تكلفة النشاط
• أساس التقديرات
• نطاق خط الأساس
• الجدول الزمنى للمشروع
• تقويمات الموارد
• معtracts
• أصول العملية التنظيمية

ناتج هذه العملية هو:

• خط الأساس لأداء التكلفة
• متطلبات تمويل المشروع
• تحديثات وثيقة المشروع

تتم عملية إعداد ميزانية المشروع بالتوازي مع عملية جدولة المشروع، وهي تعتمد بشكل كبير على ثلاثة عناصر:

• تقدير التكاليف
• مدد المهام
• الموارد المخصصة

أثناء إعداد ميزانية المشروع وتحديد تكاليفه، يتواصل مدير المشروع مع مختلف الأشخاص المسؤولين عن إدارة جهود العمل بالإضافة إلى تقدير تكاليف المشروع.

سيستخدم هو أو هي مختلف جوانب المشروع مثل هيكل تقسيم العمل للمشروع، وتقديرات التكلفة، والبيانات والسجلات التاريخية، ومعلومات الموارد، والسياسات.

لا تكتمل عملية إعداد الميزانية دون تقييم المخاطر. يأخذ تقييم المخاطر في الاعتبار عوامل مثل ضيق الوقت، وتوافر الموارد، وخبرة فريق التطوير، والتقنية المستخدمة، وغيرها. ويمكن أن تتراوح تكلفة تقييم المخاطر بين 25 و30 بالمئة من التكلفة الإجمالية للمشروع.

خطة إدارة جودة المشروع

تتكون مجموعة عمليات إدارة الجودة من ثلاث عمليات.

جودة الخطة

تتضمن عملية تخطيط الجودة تحديد معايير الجودة ذات الصلة بالمشروع وكيفية تحقيقها. كما تشمل تحديد مقاييس الجودة ومعايير القياس لعمليات المشروع، ومتطلبات الامتثال التنظيمي، ووظائف المنتج، والوثائق، وغير ذلك.

تشمل مدخلات إدارة جودة الخطة ما يلي:

• خطة إدارة المشروع
• سجل أصحاب المصلحة
• سجل المخاطر
• وثائق المتطلبات
• العوامل البيئية للمؤسسة
• أصول العملية التنظيمية

تتمثل مخرجات إدارة الجودة فيما يلي:

• خطة إدارة الجودة
• خطة تحسين العملية
• مقاييس الجودة
• قوائم فحص الجودة
• تحديثات مستندات المشروع

خدمة ضمان الجودة

تتضمن هذه المرحلة نشاطين رئيسيين: أولهما تحليل جودة المشروع، وثانيهما تحسينها. وهي عملية تدقيق لمتطلبات الجودة ونتائج قياسات مراقبة الجودة لضمان الحفاظ على معايير الجودة طوال العملية. وتكون مدخلات هذه المرحلة مماثلة لمخرجات إدارة جودة الخطة.

ستكون نتيجة هذه العملية كالتالي:

• طلب تغيير
• خطة إدارة المشروع
• تحديثات مستندات المشروع
• تحديثات أصول عملية المنظمة

ضبط الجودة

سيتم تنفيذ ذلك لضمان الجودة طوال دورة حياة المشروع. ويحدد هذا كيفية توافق معيار الجودة مع معايير الجودة المحددة. مخرجات خدمة ضمان الجودة ستكون هذه المدخلات خاصة بمراقبة الجودة.

بينما ستكون النتيجة كالتالي:

• قياسات ضبط الجودة
• تحقق من صحة التغييرات
• التسليمات التي تم التحقق منها
• معلومات أداء العمل
• طلب تغيير
• خطة إدارة المشروع
• تحديثات مستندات المشروع
• تحديثات أصول العملية التنظيمية

مشروع إدارة الموارد البشرية

تشمل إدارة الموارد البشرية عملية تنظيم وإدارة وقيادة فريق المشروع. ويتألف هذا الفريق من الأفراد الذين تم تحديد أدوارهم ومسؤولياتهم لإنجاز المشروع. وتتناول إدارة الموارد البشرية أربع عمليات رئيسية.

تطوير خطة الموارد البشرية

تحدد هذه المرحلة أدوار المشروع ومسؤولياته، ومخططات تنظيم المشروع، وخطة إدارة الموظفين.

ستكون المدخلات لهذا كالتالي:

• خطة إدارة المشروع
• متطلبات موارد النشاط
• العوامل البيئية للمؤسسة
• أصول العملية التنظيمية

ستكون النتيجة كالتالي:

• خطة إدارة الموارد البشرية

اكتساب فريق المشروع

تؤكد هذه المرحلة توافر الموارد البشرية وتكوين الفريق اللازم لإنجاز أنشطة المشروع. وتكون مدخلات هذه المرحلة هي مخرجات الخطوة السابقة. أما مخرجات هذه المرحلة فهي:

• تعيينات موظفي المشروع
• تقويمات الموارد
• تحديثات خطة إدارة المشروع

تطوير فريق المشروع

في هذه المرحلة، ينصب التركيز على تحسين كفاءة الفريق، وتفاعل أعضائه، وتعزيز الأداء العام للفريق والمشروع. وستكون مدخلات هذه المرحلة هي مخرجات الخطوة السابقة. أما مخرجات هذه المرحلة فهي:

• تقييمات أداء الفريق
• تحديثات العوامل البيئية للمؤسسة

إدارة فريق المشروع

تتضمن هذه العملية tracتقييم أداء أعضاء الفريق، وحل المشكلات، وتقديم الملاحظات، وإدارة الفريق لتحسين أداء المشروع. ستكون مدخلات هذه المرحلة هي مخرجات الخطوة السابقة. وستكون مخرجات هذه المرحلة كالتالي:

• طلب تغيير
• تحديثات خطة إدارة المشروع
• تحديثات وثيقة المشروع
• تحديثات العوامل البيئية للمؤسسة
• تحديثات أصول العملية التنظيمية

إدارة اتصالات المشروع

هنا، لا يعني التواصل في المشروع التفاعل اللفظي مع بعضنا البعض، ولكن transmitيجب أن يشمل ذلك تبادل المعلومات المتعلقة بالمشروع بشكل فعال مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة ومديري المشاريع وغيرهم. وينبغي أن يتناول هذا الأمر إجراءات تقييم المخاطر، وخطط المشروع، وإدارة الاجتماعات وإجراءاتها، والمراجعات والجولات التفقدية، وغير ذلك.

يغطي هذا الجزء المجالات الرئيسية التالية:

التواصل مع أصحاب المصلحة

إنها عملية التطويرping نهجٌ للتواصل الفعال مع أصحاب المصلحة وفهم متطلباتهم. وتتمثل المدخلات اللازمة لذلك فيما يلي:

• خطة إدارة المشروع
• سجل أصحاب المصلحة
• العوامل البيئية للمؤسسة
• أصول العملية التنظيمية

بينما ستكون النتيجة كالتالي:

• خطة إدارة الاتصالات
• تحديثات مستندات المشروع

إدارة الاتصالات

هي عملية تخزين معلومات المشروع وتوزيعها وجمعها واسترجاعها وفقًا لخطة اتصال. وتشمل مدخلات هذه المرحلة ما يلي:

• العوامل البيئية للمؤسسة
• أصول العملية التنظيمية
• تقارير أداء العمل
• خطة إدارة الاتصالات

بينما ستكون النتيجة كالتالي:

• اتصالات المشروع
• تحديثات خطة إدارة المشروع
• تحديثات مستندات المشروع
• تحديثات أصول العملية التنظيمية

اتصالات التحكم

هي عملية التحكم في الاتصالات ومراقبتها طوال دورة حياة المشروع بأكملها. وتشمل مدخلات هذه المرحلة ما يلي:

• خطة إدارة المشروع
• اتصالات المشروع
• سجل المشكلة
• بيانات أداء العمل
• أصول العملية التنظيمية

بينما ستكون مخرجات هذه المرحلة كالتالي:

• معلومات أداء العمل
• تغيير الطلبات
• تحديثات خطة إدارة المشروع
• تحديثات وثيقة المشروع
• تحديثات العمليات التنظيمية

الأسئلة الشائعة