مراحل دورة حياة إدارة المشروع: ما هي المراحل؟
جوناثان ريد
ما هي دورة حياة إدارة المشاريع؟
دورة حياة إدارة المشاريع هي سلسلة من الأنشطة الأساسية لتحقيق أهداف المشروع أو غاياته. وهو إطار يتضمن مراحل تحويل الفكرة إلى واقع. قد يكون للمشاريع أبعاد ومستويات صعوبة مختلفة، ولكن يمكن تعيينها إلى هيكل دورة حياة إدارة المشروع، مهما كان حجم المشروع.
مراحل دورة حياة إدارة المشروع
تنقسم عملية دورة حياة إدارة المشروع إلى أربعة أجزاء رئيسية: مرحلة البدء، ومرحلة التخطيط، ومرحلة التنفيذ، ومرحلة المراقبة والتحكم والإغلاق كما هو موضح في الرسم البياني أدناه.
سننظر في كل مراحل دورة حياة المشروع:
مرحلة بدء المشروع
تحدد مرحلة البدء تلك العمليات المطلوبة لبدء مشروع جديد. الغرض من مرحلة بدء المشروع هو تحديد ما يجب أن ينجزه المشروع.
تتكون هذه المرحلة بشكل رئيسي من نشاطين رئيسيين
- تطوير ميثاق المشروع و
- تحديد أصحاب المصلحة
يتم إدخال جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع في ميثاق المشروع وسجل أصحاب المصلحة. عند الموافقة على ميثاق المشروع، يصبح المشروع معتمدًا رسميًا.
ميثاق المشروع
يحدد ميثاق المشروع العناصر الرئيسية للمشروع
- أهداف المشروع
- قيود المشروع وبيانات المشكلة
- تعيين مدير المشروع
- قائمة أصحاب المصلحة
- جدول رفيع المستوى والميزانية
- الإنجازات
- الإعتمادات
تسمح هذه الوثيقة لمدير المشروع باستخدام الموارد التنظيمية لصالح المشروع. لإنشاء ميثاق المشروع، ستكون المدخلات المطلوبة هي عامل بيئة المؤسسة وحالة العمل والاتفاقيات وبيان عمل المشروع وأصول العملية التنظيمية.
تحديد أصحاب المصلحة
A أصحاب المصلحة يمكن أن تؤثر على نجاح وفشل المشروع. لتدوين المعلومات المتعلقة بأصحاب المصلحة، يتم استخدام سجل أصحاب المصلحة.
سيكون لدى سجل أصحاب المصلحة معلومات مثل
- نوع صاحب المصلحة
- توقع أصحاب المصلحة
- الدور في المشروع (محلل أعمال، مهندس تقني، مدير مشروع العميل)
- المسمى الوظيفي (مدير ، قائد أعمال ، إلخ.)
- اكتب الاتصال (أسبوعيًا / شهريًا)
- التأثير على المشروع (جزئي / داعم / مؤثر)
الأنشطة الأخرى المشاركة في بدء مجموعة العملية هي:
- تكليف مدير المشروع
- تحديد احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم ومتطلباتهم عالية المستوى
- تحديد معايير نجاح المشروع
- تحديد ميزانية معينة لمرحلة معينة
- تأكد من أن المشروع يتماشى مع الهدف الاستراتيجي للمؤسسة
يتم استخدام سجل أصحاب المصلحة وميثاق المشروع كمدخلات لمجموعات التطوير الأخرى مثل مجموعة عمليات التخطيط.
مرحلة تخطيط المشروع
تغطي مرحلة تخطيط المشروع حوالي 50% من العملية برمتها. تحدد مرحلة التخطيط نطاق المشروع وكذلك هدف المشروع. ويبدأ بمخرجات مرحلة البدء (الميثاق، بيان النطاق الأولي، ومدير المشروع). تكون مخرجات مرحلة التخطيط بمثابة مدخلات لمرحلة التنفيذ.
الجوانب الهامة لعملية التخطيط هي
- لا ينبغي تنفيذ مرحلة التخطيط قبل انتهاء التخطيط الأولي
- حتى لا تبدأ عملية التنفيذ ، يجب ألا تتوقف عن مراجعة الخطط
إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)
من المهم لأي مشروع ناجح أن يكون هيكل تقسيم العمل (WBS). فيما يلي الخطوات اللازمة لإنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS).
- قم بإجراء عصف ذهني لسرد جميع المهام
- قم بإشراك فريقك بالكامل في عملية العصف الذهني
- اكتب شجرة هيكل المهمة المعروفة أيضًا باسم WBS (هيكل تنظيم العمل)
- قم بتقسيم هيكل تقسيم العمل الخاص بك إلى مجموعة هرمية من الأنشطة، على سبيل المثال، الفئات، والفئات الفرعية، وما إلى ذلك. على سبيل المثال، الأجهزة، والبرامج، والمتدربين، وفرق الإدارة، وما إلى ذلك.
- حدد كيفية تسجيل العناصر في WBS الخاص بك
- اسأل أشخاصًا آخرين - يمكن أن يكونوا خبراء أو موظفين ذوي خبرة ، إلخ.
- التفاصيل - ما مدى التفصيل الذي يجب أن تكون عليه مهمتك؟ من الصعب تقدير التكلفة والوقت للحصول على تفاصيل أعلى، بينما بالنسبة إلى تفاصيل أقل، سيتم التعثر بمعلومات مفصلة للغاية
- يجب أن تكون الدقة على المستوى الصحيح وليس مرتفعًا جدًا أو ليس منخفضًا جدًا
تخطيط إدارة الجدول
جدولة الخطة هي عملية وضع الإجراءات والسياسات والوثائق لتخطيط وإدارة وتنفيذ ومراقبة الجدول الزمني للمشروع. وتشمل المدخلات في هذه الأنشطة
- خطة إدارة المشروع
- ميثاق المشروع
- العوامل البيئية للمؤسسة
- أصول العملية التنظيمية
يتضمن ناتج إدارة جدول التخطيط
- خطة إدارة الجدول
تحديد الأنشطة
تحديد الأنشطة هو إجراء لتوثيق وتحديد إجراءات معينة يجب القيام بها لإنتاج مخرجات المشروع.
في تحديد الأنشطة ، يتم تقسيم كل حزم عمل إلى أنشطة جدول عمل فردية. تشمل مدخلات تحديد الأنشطة
- خطة إدارة الجدول
- نطاق خط الأساس
- العوامل البيئية للمؤسسة
- أصول العملية التنظيمية
في حين أن مخرجات هذه الأنشطة هي
- قائمة الأنشطة
- سمات النشاط
- قائمة المعالم
تسلسل الأنشطة
أنشطة التسلسل ليست سوى تنظيم منطقي لمخرجات "تحديد الأنشطة". يحدد الترتيب الذي يجب تنفيذ الأنشطة به.
الناتج الرئيسي من عملية تسلسل النشاط هو "مخطط الشبكة".
رسم تخطيطي للشبكة ليس سوى نشر المهمة على السبورة بترتيب منطقي.
على سبيل المثال ، تريد بدء عمل تجاري في بلد أجنبي ، فما هي قائمة الأنشطة الخاصة بك وما هو الترتيب الذي يجب القيام به؟
سوف تقوم بتنفيذ الأنشطة بهذا الترتيب
- اختر دولة
- الحصول على تصريح عمل
- تعيين مدير
- شراء عقار
- شراء الأثاث وما إلى ذلك.
- افتتاح العمل
تقدير موارد النشاط
تشرح هذه المرحلة عملية تقدير جهد العمل والموارد المطلوبة لإكمال المهمة. والعامل الآخر الذي يجب أن يؤخذ في الاعتبار في هذه المرحلة هو توافر الموارد.
أثناء تقدير الموارد ، يجب أن يكون التركيز على أطول مسار للخطة (المسار الحرج) ، والذي سيستهلك المزيد من الوقت والمال.
عليك تقدير الموارد لمهمتين
- المهام الحرجة
- المهام العائمة
تأكد من تقدير المهام الهامة بدقة (وقت الإنجاز).
هناك خمسة مدخلات تستخدم لتقدير موارد النشاط
- خطة إدارة الجدول
- قائمة الأنشطة
- تقويم الموارد
- العوامل البيئية للمؤسسة
- أصول العملية التنظيمية
ناتج هذه المرحلة
- متطلبات موارد النشاط
- هيكل توزيع الموارد
- تحديثات مستندات المشروع
نوت: كل النشاط الذي تم القيام به حتى الآن (تحديد الأنشطة + تسلسل الأنشطة + تقدير موارد النشاط) سيساعد في "تطوير الجدول".
تقدير مدد النشاط
تقدير مدة النشاط هي عملية تقدير عدد فترات العمل (الأسابيع / الأشهر) المطلوبة لإكمال المهمة الفردية بالموارد المقدرة. تحدد هذه الخطوة مقدار الوقت الذي ستستغرقه مهمة فردية حتى تكتمل.
لا يمكنك حساب مدة النشاط دون حساب جهد العمل والموارد المطلوبة لإكمال المهمة. وينبغي أن تتم عملية التقدير بهذا الترتيب
- تقدير جهد العمل أولاً
- تليها تقدير الموارد
- تليها تقدير مدة المهمة
لتقدير فترات النشاط ، تحتاج إلى مدخلات
- قائمة الأنشطة
- سمات النشاط
- تقويمات الموارد
- بيان نطاق المشروع
- أصول العملية التنظيمية
- العوامل البيئية للمؤسسة
بينما هناك نوعان من المخرجات الرئيسية
- تقدير مدد النشاط
- تقدير مدد النشاط - تحديثات وثيقة المشروع
ويشار إلى هذه التقنية أيضًا باسم PERT (تقييم المشروعات و Revتقنيات آيو) التقديرات.
تطوير الجدول الزمني
تطوير الجدول الزمني هو عملية تحليل تسلسل النشاط ومتطلبات الموارد والمدد وقيود الجدول الزمني لإنشاء نموذج الجدول الزمني للمشروع. لجدولة كل مهمة، يتم أخذ ثلاثة عوامل رئيسية في الاعتبار
- المدة
- تبعيات المهام
- القيود
باستخدام هذه العوامل ، يحسب المشروع تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء لكل مهمة.
يمكن استخدام برنامج الجدولة لإنشاء جدول زمني. يقوم بإنشاء نموذج جدول زمني مع التواريخ المخططة لاستكمال أنشطة المشروع.
تتضمن مدخلات هذه الأداة
- خطة إدارة الجدول
- قائمة الأنشطة
- سمات النشاط
- الجدول الزمني للمشروع - الرسوم البيانية للشبكة
- متطلبات موارد النشاط
- تقويمات الموارد
- تقديرات مدة النشاط
- بيان نطاق المشروع
- سجل المخاطر
- تعيينات موظفي المشروع
- هيكل توزيع الموارد
- العوامل البيئية للمؤسسة
- أصول العملية التنظيمية
سيكون الناتج من هذا
- الجدول الزمنى للمشروع
- مخطط شبكة المشروع
- مخططات جانت أو المخططات الشريطية
- مخطط المعالم
- جدولة خط الأساس
- البيانات المجدولة
- تحديثات وثيقة المشروع
جدول التحكم
المرحلة الأخيرة من مرحلة التخطيط هي جدول التحكم. إنها عملية مراقبة حالة أنشطة المشروع لتحديث عملية المشروع وإدارة التغييرات على خط الأساس للجدول الزمني.
إذا كانت التغييرات مطلوبة في الجدول الزمني، فيجب أن تمر عبر عملية التحكم في التغيير. يجب إدارة الجدول الزمني أو التحكم فيه من قبل المدير بشكل استباقي.
هناك أربعة مخرجات رئيسية لعملية جدول التحكم
- خطة إدارة المشروع
- جدولة خط الأساس
- خطة إدارة الجدول
- الجدول الزمني للمشروع
- معلومات أداء العمل
- أصول العملية التنظيمية
هناك خمسة نواتج لجدول التحكم
- إدارة أداء العمل
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
- طلب تغيير
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
مرحلة تنفيذ المشروع
تتكون مرحلة التنفيذ من تلك الأنشطة المحددة في خطة إدارة المشروع. تتضمن هذه العملية إدارة توقعات أصحاب المصلحة، والتنسيق مع الأشخاص والموارد، بالإضافة إلى أداء الأنشطة الأخرى المتعلقة بنتائج المشروع.
أثناء مرحلة التنفيذ ، قد تتطلب النتيجة إعادة تحديد الأساس وتحديثات لمتطلبات المشروع الحالية. قد يؤثر الإجراء المتخذ في مرحلة التنفيذ على خطة أو وثائق إدارة المشروع.
توجيه وإدارة تنفيذ المشروع
هذه المرحلة تستهلك معظم تكلفة المشروعوالوقت والموارد لأن هذه هي العملية التي تنتج نتائج المشروع.
هناك أربعة مدخلات لتوجيه وإدارة تنفيذ المشروع
- خطة إدارة المشروع
- طلب تغيير معتمد
- EEFs (العوامل البيئية للمؤسسات)
- OPA (أصول العمليات التنظيمية)
بينما هناك خمسة نواتج
- التسليمات
- بيانات أداء العمل
- طلب تغيير
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات مستندات المشروع
خلال هذه المرحلة ، تعتبر أحكام الخبراء واجتماعاتهم وتقاريرهم KPI (مؤشرات الأداء الرئيسية) ذات أهمية قصوى.
أداء ضمان الجودة
أداء مدعمة بالاذكاء الاصطناعي هي عملية تدقيق متطلبات الجودة ونتائج قياسات مراقبة الجودة. هي عملية تسجيل ومراقبة نتائج أنشطة الجودة لتقييم الأداء. يمكن استخدام أدوات مختلفة مثل مخططات التحكم، وتحليل التكلفة والعائد، والمخططات الانسيابية، ومخططات التشغيل، والرسوم البيانية المبعثرة، والفحص والمراجعات، وما إلى ذلك، في هذه العملية.
المدخل الرئيسي لهذا هو
- خطة إدارة المشروع
- مقاييس الجودة
- قياسات ضبط الجودة
- معلومات أداء العمل
بينما ناتج هذا هو
- طلب تغيير
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
الحصول على فريق المشروع
أثناء مرحلة التنفيذ ، يتم اكتساب فريق المشروع ، ويرجع ذلك إلى أنه من المرجح أن تكون هناك حاجة إلى الأفراد ذوي مجموعة المهارات المختلفة أثناء العملية.
هناك ثلاث مدخلات رئيسية لاكتساب فريق المشروع
- الادوار والمسؤوليات
- المخطط التنظيمي للمشروع
- خطة إدارة التوظيف
بينما هناك ثلاثة نواتج
- تعيينات موظفي المشروع
- تقويمات الموارد
- تحديثات خطة إدارة المشروع
تطوير فريق المشروع
تتضمن غالبية عمليات الموارد البشرية عملية التنفيذ، ويعد تطوير فريق المشروع أيضًا جزءًا منها. الغرض الرئيسي من تطوير فريق المشروع هو تحسين الأداء العام لأعضاء الفريق. ويجب أن تبدأ هذه المرحلة في وقت مبكر من المشروع.
تشمل المدخلات في فريق تطوير المشروع
- خطة إدارة الموارد البشرية
- تعيينات موظفي المشروع
- تقويمات الموارد
تشمل مخرجات هذه العملية
- تقييمات أداء الفريق
- تحديثات EEFs
إدارة فريق المشروع
إن إدارة فريق المشروع هي أحد الأجزاء المهمة في إدارة المشروع. وهي أكثر مجالات إدارة المشروع تعقيدًا لأن المديرين في كثير من الأحيان لا يكونون على اتصال مباشر بأعضاء الفريق، وفي مثل هذه الحالة يصبح تحليل أدائهم وتحديد مكافأتهم أمرًا صعبًا.
هناك خمسة مدخلات لإدارة عملية فريق المشروع
- تعيينات موظفي المشروع
- تقييمات أداء الفريق
- تقارير الأداء
- خطة إدارة المشروع
- أصول العملية التنظيمية
هناك أربعة نواتج رئيسية
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
- تحديثات العوامل البيئية للمؤسسة
- طلب تغيير
- تحديثات خطة إدارة المشروع
إدارة الاتصالات
من بين ثلاث سمات اتصال ، تقع إحداها في عملية التنفيذ. في برنامج إدارة الاتصالات ، هناك ثلاثة جوانب اتصال رئيسية يجب مراقبتها.
- أعضاء فريق المشروع لمدير المشروع
- مديري المشاريع لمدير البرنامج
- مدير البرنامج لأصحاب المصلحة أو الرعاة الآخرين
تشمل مدخلات إدارة الاتصالات
- خطة إدارة الاتصالات
- تقارير أداء العمل
- EEFs
- OPA
سيكون ناتج هذه المرحلة
- اتصالات المشروع
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات مستندات المشروع
- تحديثات OPAs
سلوك المشتريات
في هذه المرحلة، هناك دوران رئيسيان يشارك فيهما البائع والمشتري. أثناء عملية الشراء، تكون الأنشطة المعنية
- إصدار حزمة العطاء للبائعين المحتملين
- عقد مؤتمرات مقدمي العطاءات
- تقييم عروض البائع المحتملة
- حدد عروض البائع الفائزة
تشمل مخرجات عملية الشراء
- خطة إدارة المشروع
- إجراء مستندات الشراء
- معايير اختيار المصدر
- قائمة البائعين المؤهلين
- مقترحات البائع
- وثائق المشروع
- اتخاذ أو شراء القرارات
- اتفاقية الشراكة (اتفاقية التعاون الجماعي)
- أصول العملية التنظيمية
بينما ، سيكون لديك ستة نواتج
- البائعين المختارين
- إرساء عقد الشراء
- تقويمات الموارد
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
إدارة إشراك أصحاب المصلحة
تتضمن هذه المرحلة إدارة أصحاب المصلحة بشكل فعال طوال المشروع. لتجنب التأخير غير المتوقع في المشروع أو التخلي عن المشروع بينهما، يتم تحديد توقعات أصحاب المصلحة وحلها بسرعة.
هناك خمسة مدخلات لإدارة عملية أصحاب المصلحة
- سجل أصحاب المصلحة
- استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة
- خطة إدارة المشروع
- سجل المشكلة
- تغيير السجل
- أصول العملية التنظيمية
تشمل مخرجات هذه العملية
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
- طلب تغيير
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثائق المشروع
مرحلة المشروع Review
في نهاية مرحلة التنفيذ، تتم مراجعة مرحلة المشروع. يساعدك ذلك على توثيق الأنشطة التالية
- وثق نتيجة مراجعة إدارة المشروع
- إبلاغ الراعي بسير المشروع
- تحديد أي مخاطر أو قضايا أثرت على المشروع
- يظهر التسليم لأصحاب المصلحة المنتجة أثناء المشروع
- اطلب الموافقة للانتقال إلى المرحلة التالية
مرحلة مراقبة المشروع والتحكم فيه وإغلاقه
بعد مرحلة التنفيذ، للتأكد من أن المشروع يسير على المسار الصحيح، تصبح مرحلة المراقبة والتحكم نشطة. خلال هذه المرحلة يتم إجراء تغييرات ومراجعات مختلفة لتحسين أداء المشروع.
مراقبة عمل المشروع والتحكم فيه
تتضمن هذه المرحلة تتبع ومراجعة وتنظيم التقدم من أجل تحقيق هدف المشروع. كما تضمن أن تكون النتائج النهائية وفقًا لخطة إدارة المشروع. ويتمثل التركيز الرئيسي لهذه الخطوة في تحديد أي تغييرات تم إجراؤها من وجهة نظر خطة إدارة المشروع لتحديد الإجراء الوقائي المناسب.
تشمل مدخلات هذه المرحلة
- خطة إدارة المشروع
- تقارير الأداء
- توقعات التكلفة
- جدولة التوقعات
- تحقق من صحة التغييرات
- العوامل البيئية للمؤسسة
- أصول العملية التنظيمية
بينما يتضمن الإخراج
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
أداء مراقبة التغيير المتكامل
إنها واحدة من أهم عمليات إدارة المشاريع. وفي هذه المرحلة يتم تقييم تأثير أي تغيير على المشروع. إذا حدث تغيير في هذه المرحلة في أي جزء من المشروع، فسيتم تقييم المشروع بأكمله. ومن الأفضل تنفيذ التغييرات في مرحلة مبكرة من المشروع، لأنه مع تقدم المشروع، تزداد تكلفة تنفيذ التغييرات أيضًا.
يتضمن مدخلات هذه المرحلة
- خطة إدارة المشروع
- تقارير أداء العمل
- تغيير الطلبات
- EEFs
- OPA
بينما المخرجات
- طلبات التغيير المعتمدة
- تغيير السجل
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
تحقق من النطاق
يتضمن التحقق من النطاق التحقق مما إذا كانت التسليمات تلبي معايير قبول العميل. يعد الفحص الخارجي مع العميل أو أصحاب المصلحة جزءًا من التحقق من صحة إدارة النطاق.
تشمل المدخلات للتحقق من النطاق
- خطة إدارة المشروع
- متطلبات الدراسة
- توثيق
- مصفوفة تتبع المتطلبات
- التسليمات التي تم التحقق منها
- بيانات أداء العمل
بينما يتضمن إخراج التحقق من النطاق
- التسليمات المقبولة
- تغيير الطلبات
- معلومات أداء العمل
- تحديثات وثيقة المشروع
نطاق التحكم
يضمن نطاق التحكم أنه العمل الوحيد المحدد على أنه في النطاق الذي يتم تسليمه. تتم مقارنة النتيجة الفعلية مع خط الأساس للنطاق وتضمن تسليم النطاق المعتمد بالكامل.
تشمل المدخلات للتحكم في عملية النطاق
- خطة إدارة المشروع
- معلومات أداء العمل
- وثائق المتطلبات
- مصفوفة تتبع المتطلبات
- أصول العملية التنظيمية
بينما يتضمن الإخراج
- قياسات أداء العمل
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
جدول التحكم
عملية التحكم في الجدول الزمني تساعدك بعدة طرق. يساعدك على التقاط حالة الجدول الحالي ، وتحديد التباين من خط الأساس للجدول ، وفهم طبيعة التباين والاستجابة عن طريق اتخاذ الإجراء المناسب.
إذا كانت هناك حاجة إلى تغييرات في الجدول الزمني ، فيجب أن يخضعوا لعملية التحكم في التغيير ، ويجب إعادة تقييم التغيير وعندها فقط يجب استخدامه لتحديث خط الأساس للجدول.
هناك أربعة مدخلات رئيسية لجدول التحكم
- خطة إدارة المشروع
- جدولة خط الأساس
- خطة إدارة الجدول
- الجدول الزمني للمشروع
- معلومات أداء العمل
- أصول العملية التنظيمية
يتضمن الإخراج
- قياسات أداء العمل
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
تكلفة التحكم
تكلفة التحكم هي مقارنة التكلفة الأساسية لكل تسليم مقابل التكلفة الفعلية. يجب أن يتغير خط الأساس للتكلفة فقط استجابةً لطلب التغيير الذي خضع لعملية تنفيذ التحكم المتكامل في التغيير. يضمن التحكم في التكلفة بقاء مشروعك ضمن حدود التمويل.
تشمل مدخلات تكلفة التحكم
- خطة إدارة المشروع
- متطلبات تمويل المشروع
- معلومات أداء العمل
- مراقبة تكلفة الأصول العملية التنظيمية
الإخراج لهذا يشمل
- قياسات أداء العمل ذات القيمة المكتسبة
- توقعات الميزانية القيمة المكتسبة في تكاليف التحكم
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
جودة التحكم
تضمن مراقبة الجودة تسليم المشروع والمنتج وفقًا لخطة إدارة الجودة. فهو يضمن ما إذا كان يتم تنفيذ العمل بشكل صحيح. الناتج الرئيسي لجودة التحكم هو خطة إدارة الجودة. في حين أن المعلومات الأخرى التي من شأنها أن تكون مفيدة هي
- مخطط انسيابي موجود
- حدود التحكم والمواصفات العلوية والسفلية المضمنة في مخططات التحكم
- يتم الإشارة إلى المعلومات مثل معايير العينة وأرقام العينة والقياسات والعينات المتغيرة
- مقاييس الجودة - مقياس قياسي لتلبية متطلبات الجودة
- إنه يضمن اتباع الخطوات المناسبة من أجل الامتثال لجوانب مثل العملية أو السياسات أو اللوائح
هناك أربعة مخرجات رئيسية لعملية مراقبة الجودة:
- التحكم المتكامل في التغيير
- طلبات التغيير المعتمدة
- تمت الموافقة على مراجعة طلبات التغيير
- التغييرات التي تم التحقق من صحتها
اتصالات التحكم
يضمن اتصال التحكم وصول المعلومات الصحيحة إلى أصحاب المصلحة. تتضمن معلومات اتصالات التحكم المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات التي تنتمي إلى هذه العملية.
يمكن أن يكون اتصال التحكم بأي شكل ، يمكن أن يكون
- البيانات الشائعة
- المعلومات المجدولة
- الصورة منحنى
- تنسيقات لوحة القيادة
- استخدم المدرج التكراري
في عملية التحكم في الاتصالات، يتم أخذ معلومات العمل من مختلف العمليات الأخرى، ويتم استخدام تقرير الأداء كمدخل لمختلف عمليات المراقبة والإدارة. إن المخرجات الرئيسية من عملية اتصالات التحكم هي سجل الأداء.
مخاطر السيطرة
طوال دورة المشروع، يعد تحليل المخاطر عملية مستمرة. من المهم أن تقوم بتحليل المخاطر وتحديدها والاستجابة لها بشكل مستمر. الأنشطة المدرجة في مخاطر السيطرة هي
- تتبع المخاطر الموجودة
- مراقبة المخاطر المتبقية
- تحديد المخاطر الجديدة
- تنفيذ خطط الاستجابة للمخاطر
- تقييم مستمر لعملية المخاطر
المدخلات للسيطرة على المخاطر هي
- سجل المخاطر
- معلومات أداء العمل
- تقارير الأداء
- تحليل الاحتياطي
- تدقيقات المخاطر
ناتج مخاطر السيطرة هي
- تحديث سجل المخاطر
- خطة إدارة الخطر
مراقبة المشتريات
من بين أربع خطط شراء، تقع عملية الشراء الثالثة في مجموعة عمليات المراقبة والتنفيذ. تتضمن هذه المرحلة مراقبة أداء البائع والتأكد من استيفاء جميع متطلبات العقد.
تتضمن عملية الشراء الرقابية التحقق
- سواء كانت البضائع أو الخدمات يتم تسليمها
- سواء تم تسليمها في الوقت المحدد
- ما إذا كانت الفاتورة المشحونة للكمية الصحيحة
- سواء تم استيفاء جميع شروط العقد
- ما إذا كانت العلاقة بين المشتري أو البائع تدار بشكل صحيح
المدخلات الرئيسية لعملية الشراء هي
- خطة إدارة المشروع
- وثائق المشتريات
- الاتفاقات
- طلبات التغيير المعتمدة
- تقارير أداء العمل
- بيانات أداء العمل
ناتج المشتريات
- معلومات أداء العمل
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
- تحديثات OPAs
السيطرة على إدارة أصحاب المصلحة
تتعثر العديد من المشاريع بسبب عدم كفاية إدارة أصحاب المصلحة. إذا تمت إدارة أصحاب المصلحة بشكل صحيح، هناك فرص أكبر لنجاح المشروع. في هذه العملية، نقوم بمراقبة مستوى المشاركة الحالي لأصحاب المصلحة ونتخذ الإجراءات وفقًا لذلك.
تشمل المدخلات والمخرجات لجميع هذه الأنشطة
| إدخال | الناتج |
|---|---|
| خطة إدارة أصحاب المصلحة | معلومات أداء العمل |
| سجل المشكلة | تغيير الطلبات |
| بيانات أداء العمل | تحديثات خطة إدارة المشروع |
| وثائق المشروع | تحديثات مستندات المشروع |
| تحديثات OPAs |
الختام- المرحلة
مرحلة الإغلاق هي العملية التي تؤدي إلى إيقاف تشغيل المشروع بشكل متحكم فيه في النهاية. في المشروع، هناك ثلاثة أنشطة إغلاق جارية
- إغلاق المنتج - حمل العميل على قبول التسليمات النهائية ، إذا كان المشروع خارجيًا
- إغلاق المشروع - يتضمن ذلك إغلاق الإجراءات الإدارية رسميًا وتحديث مستندات المشروع وأرشفة قواعد البيانات والمستندات تلك
- إغلاق المورد وراء المشروع - يجب إعادة الإغلاق المالي للمشروع والموارد المخصصة للمشروع
تشمل مدخلات هذه العملية
- خطة إدارة المشروع
- التسليمات المقبولة
- OPA
تشمل مخرجات هذه العملية
- الإخراج النهائي أو الخدمة أو انتقال النتيجة
- تحديثات OPAs
إغلاق المشتريات
لكل مرحلة من مراحل دورة حياة تطوير المشروع - التخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق، هناك عملية شراء واحدة. تتم عملية الشراء الختامية النهائية وفقًا للعقد المبرم بين البائع والمشتري.
تشمل الأنشطة الختامية والمخرجات ما يلي:
-
مراجعات أداء المشروع بما في ذلك إدارة المخاطر والقضايا
-
خطة إدارة المشروع المحدثة لتعكس النتائج الفعلية
-
توزيع التقارير النهائية على أصحاب المصلحة المعنيين
تشمل المدخلات لإغلاق المشتريات
- خطة إدارة المشروع
- وثائق المشتريات
بينما يشمل الإخراج
- المشتريات المغلقة
- تحديثات OPAs
أخلاقيات المدونة والسلوك في إدارة المشروع
في النهاية ، ستصادف أخلاقيات إدارة المشروع المتعلقة بالقواعد والسلوك التي تتعامل مع مختلف جوانب السلوك البشري مثل
- مسؤوليتنا
- الاحترام
- عدل
- الصراحة
- الكفاءة الثقافية
يتم ممارسة هذا الرمز للحث على الثقة وتحقيق إطار مشترك للسلوك في مدير المشروع.
الملخص
تحدد مرحلة البدء تلك العمليات المطلوبة لبدء مشروع جديد. إنه يحدد ما يجب أن ينجزه المشروع في الوقت المناسب.
تتكون مرحلة البدء بشكل أساسي من نشاطين رئيسيين
- تطوير ميثاق المشروع
- تحديد أصحاب المصلحة
يعد سجل أصحاب المصلحة وميثاق المشروع مفيدًا أيضًا في مجموعات العمليات الأخرى لإدارة المشروع مثل عملية التخطيط.
تحدد مرحلة التخطيط نطاق المشروع وهدفه. يتضمن إنشاء مجموعة من الخطط التي ترشدك خلال مراحل التنفيذ والإغلاق للمشروع.
تتكون مرحلة التنفيذ من تلك الأنشطة المحددة في خطة إدارة المشروع. إنها أطول مرحلة في دورة حياة المشروع وتستهلك أقصى قدر من الطاقة والموارد. قد يؤثر الإجراء المتخذ في مرحلة التنفيذ على خطة إدارة المشروع أو وثائقه.
المهام الرئيسية في تنفيذ مراحل دورة حياة المشروع هي
- تنفيذ خطط إدارة المشروع
- توجيه وإدارة تنفيذ المشروع
- تنفيذ تكليفات المهام
- عقد اجتماعات حالة التقدم ، إلخ.
أثناء مرحلة التنفيذ ، قد تتطلب النتيجة إعادة تحديد الأساس وتحديثات لمتطلبات المشروع الحالية.
تضمن مرحلة المراقبة والتحكم أن تكون المخرجات وفقًا لخطة إدارة المشروع قبل مرحلة الإغلاق.
ينصب التركيز الرئيسي لهذه المرحلة على تحديد أي تغييرات يتم إجراؤها من وجهة خطة إدارة المشروع لتحديد الإجراء الوقائي ضد أي نتيجة غير متوقعة.
مرحلة الإغلاق هي العملية التي تؤدي إلى إيقاف تشغيل المشروع في النهاية.
