مراحل دورة حياة إدارة المشروع: ما هي المراحل؟
جوناثان ريد
⚡ ملخص ذكي
دورة حياة إدارة المشاريع هي إطار عمل للأنشطة الأساسية التي تحول الفكرة إلى مشروع مكتمل. وهي تتكون من أربع مراحل - البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة، والتحكم، والإغلاق - ولكل منها عمليات ومدخلات ومخرجات محددة.
ما هي دورة حياة إدارة المشاريع؟
دورة حياة إدارة المشاريع هي سلسلة من الأنشطة الأساسية لتحقيق أهداف المشروع أو غاياته. وهو إطار يتضمن مراحل تحويل الفكرة إلى واقع. قد يكون للمشاريع أبعاد ومستويات صعوبة مختلفة، ولكن يمكن تعيينها إلى هيكل دورة حياة إدارة المشروع، مهما كان حجم المشروع.
مراحل دورة حياة إدارة المشروع
تنقسم عملية دورة حياة إدارة المشروع إلى أربعة أجزاء رئيسية: مرحلة البدء، ومرحلة التخطيط، ومرحلة التنفيذ، ومرحلة المراقبة والتحكم والإغلاق، كما هو موضح في الرسم البياني أدناه.
أربع مراحل من دورة حياة إدارة المشاريع
سنستعرض كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع أدناه.
مرحلة بدء المشروع
تُحدد مرحلة البدء العمليات اللازمة لبدء مشروع جديد. والغرض من هذه المرحلة هو تحديد أهداف المشروع.
تتكون هذه المرحلة بشكل أساسي من نشاطين رئيسيين:
- قم بإعداد ميثاق المشروع، و
- تحديد أصحاب المصلحة
تُدرج جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع في ميثاق المشروع وسجل أصحاب المصلحة. وعند الموافقة على ميثاق المشروع، يصبح المشروع مرخصاً رسمياً.
ميثاق المشروع
يحدد ميثاق المشروع العناصر الرئيسية للمشروع:
- أهداف المشروع
- قيود المشروع وبيانات المشكلة
- تعيين مدير المشروع
- قائمة أصحاب المصلحة
- جدول رفيع المستوى والميزانية
- الإنجازات
- الإعتمادات
تُمكّن هذه الوثيقة مدير المشروع من استخدام موارد المؤسسة لصالح المشروع. ولإنشاء ميثاق المشروع، تشمل المدخلات المطلوبة عوامل بيئة المؤسسة، ودراسة جدوى، واتفاقيات، وبيان نطاق عمل المشروع، وأصول عمليات المؤسسة.
تحديد أصحاب المصلحة
A أصحاب المصلحة يمكن أن تؤثر على نجاح وفشل المشروع. لتدوين المعلومات المتعلقة بأصحاب المصلحة، يتم استخدام سجل أصحاب المصلحة.
سيحتوي سجل أصحاب المصلحة على معلومات مثل:
- نوع صاحب المصلحة
- توقع أصحاب المصلحة
- الدور في المشروع (محلل أعمال، مهندس تقني، مدير مشروع العميل)
- المسمى الوظيفي (مدير ، قائد أعمال ، إلخ.)
- نوع التواصل (أسبوعي/شهري)
- التأثير على المشروع (جزئي/داعم/مؤثر)
الأنشطة الأخرى التي تشارك فيها مجموعة عملية البدء هي:
- تكليف مدير المشروع
- تحديد احتياجات أصحاب المصلحة وتوقعاتهم ومتطلباتهم الرئيسية
- تحديد معايير نجاح المشروع
- حدد ميزانية محددة لمرحلة معينة
- تأكد من أن المشروع يتماشى مع الهدف الاستراتيجي للمنظمة
يتم استخدام سجل أصحاب المصلحة وميثاق المشروع كمدخلات لمجموعات التطوير الأخرى، مثل مجموعة عملية التخطيط.
مرحلة تخطيط المشروع
تُغطي مرحلة تخطيط المشروع حوالي 50% من العملية برمتها. وتُحدد هذه المرحلة نطاق المشروع وأهدافه، وتبدأ بمخرجات مرحلة البدء (ميثاق المشروع، وبيان النطاق الأولي، ومدير المشروع). وتُستخدم مخرجات مرحلة التخطيط كمدخلات لمرحلة التنفيذ.
أهم جوانب عملية التخطيط هي:
- لا ينبغي تنفيذ مرحلة التخطيط قبل الانتهاء من التخطيط الأولي.
- إلى حين بدء عملية التنفيذ، يجب ألا تتوقف عن مراجعة الخطط.
إنشاء هيكل تقسيم العمل (WBS)
يُعدّ هيكل تجزئة العمل (WBS) عنصراً أساسياً لنجاح أي مشروع. فيما يلي خطوات إنشاء هيكل تجزئة العمل:
- قم بإجراء جلسة عصف ذهني لحصر جميع المهام.
- أشرك فريقك بأكمله في جلسة العصف الذهني.
- اكتب مخطط هيكل المهمة، والمعروف أيضًا باسم هيكل تقسيم العمل (WBS).
- قم بتقسيم هيكل تقسيم العمل الرئيسي الخاص بك إلى مجموعة هرمية من الأنشطة، على سبيل المثال، الفئات والفئات الفرعية، وما إلى ذلك. على سبيل المثال، الأجهزة، والبرامج، والمتدربين، وفرق الإدارة، وما إلى ذلك.
- حدد كيفية تسجيل العناصر في هيكل تقسيم العمل (WBS).
- اسأل أشخاصًا آخرين - يمكن أن يكونوا خبراء أو موظفين ذوي خبرة ، إلخ.
- مستوى التفصيل – ما مدى التفصيل الذي يجب أن تكون عليه مهمتك؟ إن تقدير التكلفة والوقت لمستوى تفصيل أعلى أمر صعب، بينما بالنسبة لمستوى تفصيل أقل، فسوف يتعثر الأمر بمعلومات مفصلة للغاية.
- يجب أن تكون دقة التفاصيل مناسبة، لا عالية جدًا ولا منخفضة جدًا.
تخطيط إدارة الجدول
تخطيط الجدولة هو عملية وضع الإجراءات والسياسات والوثائق اللازمة لتخطيط وإدارة وتنفيذ ومراقبة الجدول الزمني للمشروع. وتشمل المدخلات في هذه الأنشطة ما يلي:
- خطة إدارة المشروع
- ميثاق المشروع
- العوامل البيئية للمؤسسة
- أصول العملية التنظيمية
تشمل مخرجات إدارة جدول التخطيط ما يلي:
- خطة إدارة الجدول
تحديد الأنشطة
تحديد الأنشطة هو إجراء لتوثيق وتحديد إجراءات معينة يجب القيام بها لإنتاج مخرجات المشروع.
في تحديد الأنشطة، تُقسّم كل حزمة عمل إلى أنشطة جدولة عمل فردية. وتشمل مدخلات أنشطة التحديد ما يلي:
- خطة إدارة الجدول
- نطاق خط الأساس
- العوامل البيئية للمؤسسة
- أصول العملية التنظيمية
أما مخرجات هذه الأنشطة فهي:
- قائمة الأنشطة
- سمات النشاط
- قائمة المعالم
تسلسل الأنشطة
إن تسلسل الأنشطة ليس سوى تنظيم منطقي لمخرجات "تعريف الأنشطة". وهو يحدد الترتيب الذي يجب أن يتم به تنفيذ الأنشطة.
الناتج الرئيسي من عملية نشاط التسلسل هو "مخطط الشبكة".
A رسم تخطيطي للشبكة الأمر لا يعدو كونه مجرد نشر المهام على لوحة بترتيب منطقي.
على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في بدء عمل تجاري في بلد أجنبي، فما هي قائمة أنشطتك وما هو الترتيب الذي يجب أن يتم به ذلك؟
ستقومون بأداء الأنشطة بهذا الترتيب:
- اختر دولة
- احصل على ترخيص تجاري
- وظف مديرًا
- شراء عقار
- شراء الأثاث، إلخ.
- افتح العمل
تقدير موارد النشاط
تشرح هذه المرحلة عملية تقدير جهد العمل والموارد المطلوبة لإكمال المهمة. والعامل الآخر الذي يجب أن يؤخذ في الاعتبار في هذه المرحلة هو توافر الموارد.
أثناء تقدير الموارد، ينبغي التركيز على أطول مسار في الخطة (المسار الحرج)، والذي سيستهلك المزيد من الوقت والمال.
عليك تقدير الموارد اللازمة لمهمتين:
- المهام الحرجة
- المهام العائمة
تأكد من تقدير المهام الهامة بدقة (وقت الإنجاز).
هناك خمسة مدخلات تُستخدم لتقدير موارد النشاط:
- خطة إدارة الجدول
- قائمة الأنشطة
- تقويم الموارد
- العوامل البيئية للمؤسسة
- أصول العملية التنظيمية
ناتج هذه المرحلة هو:
- متطلبات موارد النشاط
- هيكل توزيع الموارد
- تحديثات مستندات المشروع
NOTE: كل الأنشطة التي تم إنجازها حتى الآن (تحديد الأنشطة + تسلسل الأنشطة + تقدير موارد النشاط) ستساعد في "تطوير الجدول الزمني".
تقدير مدد النشاط
تقدير مدة النشاط هي عملية تقدير عدد فترات العمل (الأسابيع / الأشهر) المطلوبة لإكمال المهمة الفردية بالموارد المقدرة. تحدد هذه الخطوة مقدار الوقت الذي ستستغرقه مهمة فردية حتى تكتمل.
لا يمكنك حساب مدة النشاط دون حساب الجهد المبذول والموارد اللازمة لإنجاز المهمة. يجب أن تتم عملية التقدير بهذا الترتيب:
- تقدير جهد العمل أولاً
- تليها تقدير الموارد
- ثم تقدير مدة المهمة
لتقدير مدة الأنشطة، تحتاج إلى مدخلات:
- قائمة الأنشطة
- سمات النشاط
- تقويمات الموارد
- بيان نطاق المشروع
- أصول العملية التنظيمية
- العوامل البيئية للمؤسسة
بينما يوجد مخرجان رئيسيان:
- تقدير مدد النشاط
- تقدير مدة الأنشطة – تحديثات وثائق المشروع
تُعرف هذه التقنية أيضًا باسم PERT (تقييم المشروع و Revتقنيات آيو) التقديرات.
تطوير الجدول الزمني
تطوير الجدول الزمني هو عملية تحليل تسلسل الأنشطة، ومتطلبات الموارد، والمدد الزمنية، وقيود الجدول الزمني لإنشاء نموذج الجدول الزمني للمشروع. عند جدولة كل مهمة، تُؤخذ ثلاثة عوامل رئيسية في الاعتبار:
- المدة
- تبعيات المهام
- القيود
باستخدام هذه العوامل، يقوم المشروع بحساب تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء لكل مهمة.
يمكن استخدام برنامج جدولة لإنشاء جدول زمني. يقوم البرنامج بإنشاء نموذج جدول زمني يتضمن تواريخ مخططة لإنجاز أنشطة المشروع.
تتضمن مدخلات هذه الأداة ما يلي:
- خطة إدارة الجدول
- قائمة الأنشطة
- سمات النشاط
- جدول المشروع – مخططات الشبكة
- متطلبات موارد النشاط
- تقويمات الموارد
- تقديرات مدة النشاط
- بيان نطاق المشروع
- سجل المخاطر
- تعيينات موظفي المشروع
- هيكل توزيع الموارد
- العوامل البيئية للمؤسسة
- أصول العملية التنظيمية
ستكون النتيجة من هذا كالتالي:
- الجدول الزمنى للمشروع
- مخطط شبكة المشروع
- مخططات جانت أو المخططات الشريطية
- مخطط المعالم
- جدولة خط الأساس
- البيانات المجدولة
- تحديثات وثيقة المشروع
جدول التحكم
المرحلة الأخيرة من مرحلة التخطيط هي جدول التحكم. وهي عملية مراقبة حالة أنشطة المشروع لتحديث تقدم المشروع وإدارة التغييرات في خط الأساس للجدول الزمني.
إذا كانت التغييرات مطلوبة في الجدول الزمني، فيجب أن تمر عبر عملية التحكم في التغييرينبغي على المدير إدارة الجدول الزمني أو التحكم فيه بشكل استباقي.
تتضمن عملية جدولة التحكم المدخلات الرئيسية التالية:
- خطة إدارة المشروع
- جدولة خط الأساس
- خطة إدارة الجدول
- الجدول الزمني للمشروع
- معلومات أداء العمل
- أصول العملية التنظيمية
يوجد خمسة مخرجات لجدول التحكم:
- إدارة أداء العمل
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
- طلب تغيير
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
مرحلة تنفيذ المشروع
تتألف مرحلة التنفيذ من الأنشطة المحددة في خطة إدارة المشروع. وتشمل هذه العملية إدارة توقعات أصحاب المصلحة، والتنسيق مع الأفراد والموارد، بالإضافة إلى تنفيذ أنشطة أخرى متعلقة بمخرجات المشروع.
مرحلة تنفيذ المشروع من دورة حياة إدارة المشروع
خلال مرحلة التنفيذ، قد تتطلب النتائج إعادة تقييم الوضع الراهن وتحديث متطلبات المشروع الحالية. وقد تؤثر الإجراءات المتخذة في مرحلة التنفيذ على خطة إدارة المشروع أو وثائقه.
توجيه وإدارة تنفيذ المشروع
هذه المرحلة تستهلك معظم تكلفة المشروعوالوقت والموارد، لأن هذه هي العملية التي تنتج مخرجات المشروع.
هناك أربعة مدخلات لتوجيه وإدارة تنفيذ المشروع:
- خطة إدارة المشروع
- طلب تغيير معتمد
- EEFs (العوامل البيئية للمؤسسات)
- OPA (أصول العمليات التنظيمية)
بينما توجد خمسة مخرجات:
- التسليمات
- بيانات أداء العمل
- طلب تغيير
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات مستندات المشروع
خلال هذه المرحلة، تعتبر أحكام الخبراء والاجتماعات وتقارير مؤشرات الأداء الرئيسية ذات أهمية قصوى.
أداء ضمان الجودة
أداء خدمة ضمان الجودة هي عملية تدقيق متطلبات الجودة ونتائج قياسات مراقبة الجودة. وهي عملية تسجيل ومراقبة نتائج أنشطة الجودة لتقييم الأداء. ويمكن استخدام أدوات متنوعة لهذه العملية، مثل مخططات التحكم، وتحليل التكلفة والعائد، ومخططات التدفق، ومخططات التشغيل، ومخططات التشتت، وعمليات التفتيش والمراجعة، وغيرها.
المدخل الرئيسي في هذا هو:
- خطة إدارة المشروع
- مقاييس الجودة
- قياسات ضبط الجودة
- معلومات أداء العمل
بينما تكون نتيجة ذلك كالتالي:
- طلب تغيير
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
الحصول على فريق المشروع
خلال مرحلة التنفيذ، يتم اختيار أعضاء فريق المشروع، وذلك لأنه من المرجح أن تتطلب العملية أفراداً ذوي مهارات متنوعة.
هناك ثلاثة مدخلات رئيسية للحصول على فريق مشروع:
- الادوار والمسؤوليات
- المخطط التنظيمي للمشروع
- خطة إدارة التوظيف
بينما توجد ثلاثة مخرجات:
- تعيينات موظفي المشروع
- تقويمات الموارد
- تحديثات خطة إدارة المشروع
تطوير فريق المشروع
تشارك غالبية عمليات إدارة الموارد البشرية في عملية التنفيذ؛ التطويرping يُعد فريق المشروع جزءًا منه أيضًا. والهدف الرئيسي من التطوير هو...ping يهدف فريق المشروع إلى تحسين الأداء العام لأعضائه. يجب أن تبدأ هذه المرحلة في وقت مبكر من المشروع.
تشمل مدخلات فريق تطوير المشروع ما يلي:
- خطة إدارة الموارد البشرية
- تعيينات موظفي المشروع
- تقويمات الموارد
تشمل مخرجات هذه العملية ما يلي:
- تقييمات أداء الفريق
- تحديثات EEFs
إدارة فريق المشروع
تُعدّ إدارة فريق المشروع أحد أهم جوانب إدارة المشاريع، وهي من أكثرها تعقيداً، إذ غالباً ما يكون المديرون بعيدين عن التواصل المباشر مع أعضاء الفريق؛ وفي هذه الحالة، يصبح تحليل أدائهم وتحديد مكافآتهم أمراً صعباً.
هناك خمسة مدخلات لعملية إدارة فريق المشروع:
- تعيينات موظفي المشروع
- تقييمات أداء الفريق
- تقارير الأداء
- خطة إدارة المشروع
- أصول العملية التنظيمية
هناك أربعة مخرجات رئيسية:
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
- تحديثات العوامل البيئية للمؤسسة
- طلب تغيير
- تحديثات خطة إدارة المشروع
إدارة الاتصالات
من بين سمات التواصل الثلاث، تندرج إحداها ضمن عملية التنفيذ. في برنامج إدارة التواصل، توجد ثلاثة جوانب رئيسية للتواصل يجب مراقبتها:
- أعضاء فريق المشروع لمدير المشروع
- مديري المشاريع لمدير البرنامج
- مدير البرنامج لأصحاب المصلحة أو الرعاة الآخرين
تشمل مدخلات إدارة الاتصالات ما يلي:
- خطة إدارة الاتصالات
- تقارير أداء العمل
- EEFs
- OPA
ستكون مخرجات هذه المرحلة كالتالي:
- اتصالات المشروع
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات مستندات المشروع
- تحديثات OPAs
سلوك المشتريات
في هذه المرحلة، يوجد دورين رئيسيين: المشتري والبائع. خلال عملية الشراء، تشمل الأنشطة ما يلي:
- إصدار حزمة العطاء للبائعين المحتملين
- عقد مؤتمرات مقدمي العطاءات
- تقييم عروض البائع المحتملة
- حدد عروض البائع الفائزة
تشمل مدخلات عملية الشراء ما يلي:
- خطة إدارة المشروع
- إجراء مستندات الشراء
- معايير اختيار المصدر
- قائمة البائعين المؤهلين
- مقترحات البائع
- وثائق المشروع
- اتخاذ أو شراء القرارات
- اتفاقية الشراكة (اتفاقية التعاون الجماعي)
- أصول العملية التنظيمية
بينما ستحصل على المخرجات التالية:
- البائعين المختارين
- عملية الشراءtracجائزة تي
- تقويمات الموارد
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
إدارة إشراك أصحاب المصلحة
تتضمن هذه المرحلة إدارة أصحاب المصلحة بشكل نشط طوال المشروع. لتجنب التأخير غير المتوقع في المشروع أو التخلي عنه في منتصفه، يتم تحديد توقعات أصحاب المصلحة وحلها بسرعة.
تتضمن عملية إدارة أصحاب المصلحة المدخلات التالية:
- سجل أصحاب المصلحة
- استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة
- خطة إدارة المشروع
- سجل المشكلة
- تغيير السجل
- أصول العملية التنظيمية
تشمل مخرجات هذه العملية ما يلي:
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
- طلب تغيير
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثائق المشروع
مرحلة المشروع Review
في نهاية مرحلة التنفيذ، يتم إجراء مراجعة لمرحلة المشروع. تساعدك هذه المراجعة على توثيق الأنشطة التالية:
- وثق نتيجة مراجعة إدارة المشروع
- إبلاغ الراعي بسير المشروع
- تحديد أي مخاطر أو قضايا أثرت على المشروع
- عرض المخرجات التي تم إنتاجها خلال المشروع على الجهة المعنية
- اطلب الموافقة للانتقال إلى المرحلة التالية
مرحلة مراقبة المشروع والتحكم فيه وإغلاقه
بعد مرحلة التنفيذ، للتأكد من أن المشروع يسير على الطريق الصحيح tracثم تبدأ مرحلة المراقبة والتحكم. وخلال هذه المرحلة، تُجرى تغييرات ومراجعات متنوعة لتحسين أداء المشروع.
مراقبة عمل المشروع والتحكم فيه
تتضمن هذه المرحلة tracتتضمن هذه المرحلة مراجعة وتنظيم سير العمل لضمان تحقيق أهداف المشروع، والتأكد من مطابقة المخرجات لخطة إدارة المشروع. وينصب التركيز الرئيسي لهذه المرحلة على تحديد أي تغييرات طرأت على خطة إدارة المشروع لتحديد الإجراءات الوقائية المناسبة.
تشمل مدخلات هذه المرحلة ما يلي:
- خطة إدارة المشروع
- تقارير الأداء
- توقعات التكلفة
- جدولة التوقعات
- تحقق من صحة التغييرات
- العوامل البيئية للمؤسسة
- أصول العملية التنظيمية
بينما تتضمن المخرجات ما يلي:
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
أداء مراقبة التغيير المتكامل
تُعدّ هذه المرحلة من أهم عمليات إدارة المشاريع، حيث يتم فيها تقييم أثر أي تغيير على المشروع ككل. فإذا طرأ تغيير في أي جزء من المشروع خلال هذه المرحلة، يُعاد تقييم المشروع بأكمله. ومن الأفضل تطبيق التغييرات في المراحل الأولى من المشروع، لأن تكلفة تطبيقها تزداد مع تقدم المشروع.
تتضمن مدخلات هذه المرحلة ما يلي:
- خطة إدارة المشروع
- تقارير أداء العمل
- تغيير الطلبات
- EEFs
- OPA
بينما تكون المخرجات كالتالي:
- طلبات التغيير المعتمدة
- تغيير السجل
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
تحقق من النطاق
تتضمن عملية التحقق من نطاق المشروع التأكد من استيفاء المخرجات لمعايير قبول العميل. ويُعدّ التحقق الخارجي مع العميل أو أصحاب المصلحة جزءًا من إدارة التحقق من نطاق المشروع.
تتضمن مدخلات التحقق من النطاق ما يلي:
- خطة إدارة المشروع
- متطلبات الدراسة
- توثيق
- متطلبات الدراسة tracمصفوفة القدرة
- التسليمات التي تم التحقق منها
- بيانات أداء العمل
بينما تتضمن مخرجات التحقق من النطاق ما يلي:
- التسليمات المقبولة
- تغيير الطلبات
- معلومات أداء العمل
- تحديثات وثيقة المشروع
نطاق التحكم
يضمن نطاق التحكم تسليم الأعمال المحددة ضمن نطاق العمل فقط. تتم مقارنة النتيجة الفعلية بخط الأساس لنطاق العمل، مما يضمن تسليم جميع الأعمال المعتمدة فعلياً.
تشمل مدخلات عملية نطاق التحكم ما يلي:
- خطة إدارة المشروع
- معلومات أداء العمل
- وثائق المتطلبات
- متطلبات الدراسة tracمصفوفة القدرة
- أصول العملية التنظيمية
بينما تتضمن المخرجات ما يلي:
- قياسات أداء العمل
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
جدول التحكم
تساعدك عملية جدولة التحكم في نواحٍ عديدة. فهي تساعدك على رصد حالة الجدول الزمني الحالية، وتحديد الانحراف عن خط الأساس للجدول الزمني، وفهم طبيعة هذا الانحراف، والاستجابة من خلال اتخاذ الإجراءات المناسبة.
إذا كانت هناك حاجة لإجراء تغييرات على الجدول الزمني، فيجب أن تمر هذه التغييرات بعملية التحكم في التغيير؛ يجب إعادة تقييم التغيير، وعندها فقط يجب استخدامه لتحديث خط الأساس للجدول الزمني.
تتضمن جدولة التحكم المدخلات الرئيسية التالية:
- خطة إدارة المشروع
- جدولة خط الأساس
- خطة إدارة الجدول
- الجدول الزمني للمشروع
- معلومات أداء العمل
- أصول العملية التنظيمية
يتضمن الإخراج:
- قياسات أداء العمل
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
تكلفة التحكم
تتمثل آلية التحكم في التكاليف في مقارنة التكلفة الأساسية لكل مُخرَج بالتكلفة الفعلية. ولا ينبغي تغيير التكلفة الأساسية إلا استجابةً لطلب تغيير تم اجتيازه عملية التحكم المتكامل في التغييرات. ويضمن التحكم في التكاليف بقاء مشروعك ضمن حدود التمويل المتاحة.
تشمل مدخلات تكلفة التحكم ما يلي:
- خطة إدارة المشروع
- متطلبات تمويل المشروع
- معلومات أداء العمل
- مراقبة تكلفة الأصول العملية التنظيمية
تتضمن مخرجات هذا ما يلي:
- قياسات أداء العمل ذات القيمة المكتسبة
- توقعات الميزانية القيمة المكتسبة في تكاليف التحكم
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
- تحديثات أصول العملية التنظيمية
جودة التحكم
تضمن مراقبة الجودة تسليم المشروع والمنتج وفقًا لخطة إدارة الجودة، كما تضمن تنفيذ العمل بشكل صحيح. ويتمثل الناتج الرئيسي لمراقبة الجودة في خطة إدارة الجودةأما المعلومات الأخرى التي ستكون مفيدة فهي:
- مخطط انسيابي موجود
- حدود التحكم والمواصفات العلوية والسفلية المضمنة في مخططات التحكم
- يتم الرجوع إلى معلومات مثل معايير العينة، وأعداد العينات، والقياسات، وأخذ العينات المتغيرة
- مقاييس الجودة – هي مقياس معياري لتلبية متطلبات الجودة
- يضمن ذلك اتباع الخطوات الصحيحة للامتثال لجوانب مثل الإجراءات والسياسات واللوائح
هناك أربعة مخرجات رئيسية لعملية مراقبة الجودة:
- التحكم المتكامل في التغيير
- طلبات التغيير المعتمدة
- تمت الموافقة على مراجعة طلبات التغيير
- التغييرات التي تم التحقق من صحتها
اتصالات التحكم
تضمن عملية التحكم في الاتصالات وصول المعلومات الصحيحة إلى الجهة المعنية. وتشمل هذه المعلومات المدخلات والأدوات والتقنيات والمخرجات المتعلقة بهذه العملية.
يمكن أن تتخذ اتصالات التحكم أي شكل من الأشكال. يمكن أن تكون:
- البيانات الشائعة
- المعلومات المجدولة
- الصورة منحنى
- تنسيقات لوحة القيادة
- استخدم المدرج التكراري
في عملية التواصل الرقابي، تُستقى معلومات العمل من عمليات أخرى متنوعة، ويُستخدم تقرير الأداء كمدخل لعمليات المراقبة والإدارة المختلفة. ويُعدّ سجل الأداء الناتج الرئيسي من عملية التواصل الرقابي.
مخاطر السيطرة
يُعد تحليل المخاطر عملية مستمرة طوال دورة حياة المشروع. من المهم تحليل المخاطر وتحديدها والاستجابة لها بشكل متواصل. تشمل أنشطة إدارة المخاطر ما يلي:
- Tracking المخاطر الحالية
- مراقبة المخاطر المتبقية
- تحديد المخاطر الجديدة
- تنفيذ خطط الاستجابة للمخاطر
- تقييم مستمر لعملية المخاطر
المدخلات الخاصة بإدارة المخاطر هي:
- سجل المخاطر
- معلومات أداء العمل
- تقارير الأداء
- تحليل الاحتياطي
- تدقيقات المخاطر
الناتج الخاص بمخاطر التحكم هو:
- تحديث سجل المخاطر
- خطة إدارة الخطر
مراقبة المشتريات
من بين خطط الشراء الأربع، تندرج العملية الثالثة ضمن مجموعة عمليات المراقبة والتنفيذ. تتضمن هذه المرحلة مراقبة أداء المورد والتأكد من أن جميع العقودtracيتم استيفاء المتطلبات.
تتضمن عملية شراء عناصر التحكم التحقق مما يلي:
- سواء تم تسليم السلع أو الخدمات
- سواء تم تسليمها في الوقت المحدد
- هل الفاتورة الصادرة تخص الكمية الصحيحة؟
- هل جميع شروط العقدtracيتم تلبيتها
- هل تتم إدارة العلاقة بين البائع والمشتري بشكل صحيح؟
المدخل الرئيسي لعملية الشراء هو:
- خطة إدارة المشروع
- وثائق المشتريات
- الاتفاقات
- طلبات التغيير المعتمدة
- تقارير أداء العمل
- بيانات أداء العمل
الناتج الخاص بالمشتريات هو:
- معلومات أداء العمل
- تغيير الطلبات
- تحديثات خطة إدارة المشروع
- تحديثات وثيقة المشروع
- تحديثات OPAs
السيطرة على إدارة أصحاب المصلحة
تتعثر العديد من المشاريع بسبب سوء إدارة أصحاب المصلحة. فإذا أُدير أصحاب المصلحة بشكل سليم، تزداد فرص نجاح المشروع. وفي هذه العملية، نراقب مستوى تفاعل أصحاب المصلحة الحالي ونتخذ الإجراءات اللازمة بناءً على ذلك.
تشمل المدخلات والمخرجات لجميع هذه الأنشطة ما يلي:
| إدخال | الناتج |
|---|---|
| خطة إدارة أصحاب المصلحة | معلومات أداء العمل |
| سجل المشكلة | تغيير الطلبات |
| بيانات أداء العمل | تحديثات خطة إدارة المشروع |
| وثائق المشروع | تحديثات مستندات المشروع |
| تحديثات OPAs |
مرحلة الإغلاق
مرحلة الإغلاق هي العملية التي تُنهي المشروع بشكل مُنظّم في نهايته. يتضمن المشروع ثلاث مراحل إغلاق رئيسية:
- إغلاق المنتج – الحصول على موافقة العميل على المخرجات النهائية، إذا كان المشروع خارجيًا
- إغلاق المشروع – يشمل ذلك الإغلاق الرسمي للإجراءات الإدارية، وتحديث وثائق المشروع، وأرشفة قواعد البيانات والوثائق.
- إغلاق الموارد المخصصة للمشروع – الإغلاق المالي للمشروع؛ يجب إعادة الموارد المخصصة للمشروع
تشمل مدخلات هذه العملية ما يلي:
- خطة إدارة المشروع
- التسليمات المقبولة
- OPA
تشمل مخرجات هذه العملية ما يلي:
- الناتج النهائي أو الخدمة أو النتيجة الانتقالية
- تحديثات OPAs
إغلاق المشتريات
لكل مرحلة من مراحل دورة حياة تطوير المشروع - التخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق - توجد عملية شراء واحدة. تتم عملية الشراء النهائية للإغلاق وفقًا للعقدtracبين البائع والمشتري.
تشمل الأنشطة الختامية والمخرجات ما يلي:
- مراجعات أداء المشروع، بما في ذلك إدارة المخاطر والمشاكل
- خطة إدارة المشروع المحدثة لتعكس النتائج الفعلية
- توزيع التقارير النهائية على أصحاب المصلحة المعنيين
تشمل مدخلات إتمام عملية الشراء ما يلي:
- خطة إدارة المشروع
- وثائق المشتريات
بينما تتضمن المخرجات ما يلي:
- المشتريات المغلقة
- تحديثات OPAs
أخلاقيات المدونة والسلوك في إدارة المشروع
في النهاية، ستصادف أخلاقيات إدارة المشاريع المتعلقة بالقواعد والسلوك، والتي تتناول جوانب سلوكية بشرية مختلفة مثل:
- مسؤوليتنا
- الاحترام
- عدل
- الصراحة
- الكفاءة الثقافية
يتم تطبيق هذا النظام لتعزيز الثقة وتوحيد إطار السلوك لدى مدير المشروع.
