Ce este MIS? Introducere și definiție

Ce este MIS?

MIS este utilizarea tehnologiei informației, a oamenilor și a proceselor de afaceri pentru a înregistra, stoca și procesa date pentru a produce informații pe care factorii de decizie le pot folosi pentru a lua decizii de zi cu zi. Forma completă a MIS este Sisteme de Management al Informatiei. Scopul MIS este de a extrage date din surse variate și de a obține perspective care să conducă la creșterea afacerii.

Necesitatea MIS

Următoarele sunt câteva dintre justificările pentru a avea un sistem MIS.

Factorii de decizie au nevoie de informații pentru a lua decizii eficiente. Sistemele de informare de management (MIS) fac acest lucru posibil.
Sistemele MIS facilitează comunicarea în interiorul și în afara organizației – angajații din cadrul organizației pot accesa cu ușurință informațiile necesare pentru operațiunile de zi cu zi. Facilități precum serviciul de mesaje scurte (SMS) și e-mail fac posibilă comunicarea cu clienții și furnizorii din cadrul sistemului MIS pe care o organizație îl folosește.
Ținerea evidenței – sistemele informaționale de management înregistrează toate tranzacțiile comerciale ale unei organizații și oferă un punct de referință pentru tranzacții.

Componentele MIS

Componentele majore ale unei forme lungi tipice MIS (Sistem de Informații de Management) sunt:

oameni – persoane care folosesc sistemul informatic
Date – datele pe care le înregistrează sistemul informaţional
Proceduri de afaceri – proceduri puse în aplicare cu privire la modul de înregistrare, stocare și analiză a datelor
Piese metalice – acestea includ servere, stații de lucru, echipamente de rețea, imprimante etc.
Software – acestea sunt programe folosite pentru a gestiona datele. Acestea includ programe precum programe pentru foi de calcul, software pentru baze de date etc.

Tipuri de sisteme informatice

Tipul de sistem informatic pe care îl folosește un utilizator depinde de nivelul lor într-o organizație. Următoarea diagramă prezintă cele trei niveluri majore de utilizatori dintr-o organizație și tipul de sistem informațional pe care îl folosesc.

Sisteme de procesare a tranzacțiilor (TPS)

Acest tip de sistem informatic este folosit pentru a inregistra tranzactiile zilnice ale unei afaceri. Un exemplu de sistem de procesare a tranzacțiilor este un sistem de punct de vânzare (POS). Un sistem POS este utilizat pentru a înregistra vânzările zilnice.

Sisteme informatice de management (MIS)

Sistemele de informare de management, prescurtate ca MIS, sunt folosite pentru a ghida managerii tactici să ia decizii semi-structurate. Ieșirea din sistemul de procesare a tranzacțiilor este utilizată ca intrare în sistemul MIS.

Sisteme de sprijinire a deciziilor (DSS)

Sistemele de sprijin pentru decizii sunt folosite de managerii de nivel superior pentru a lua decizii semi-structurate. Ieșirea din Sistemul de Informații de Management este utilizată ca intrare în sistemul de sprijinire a deciziilor. Sistemele DSS primesc, de asemenea, date de intrare din surse externe, cum ar fi forțele actuale ale pieței, concurența etc.

Sisteme informatice manuale VS sisteme informatice computerizate (MIS)

Datele sunt fluxul sanguin al oricărei entități comerciale. Toată lumea dintr-o organizație are nevoie de informații pentru a lua decizii. Un sistem informatic este o modalitate organizată de înregistrare, stocare a datelor și preluare a informațiilor.

În această secțiune, ne vom uita la sistemele informaționale manuale vs. sistemele informatice computerizate.

Sistem informatic manual

Un sistem informatic manual nu utilizează niciun dispozitiv computerizat. Înregistrarea, stocarea și preluarea datelor se realizează manual de către persoanele, care sunt responsabile de sistemul informațional.

Următoarele sunt componentele majore ale unui sistem informatic manual

Oameni -oamenii sunt destinatarii sistemului informatic
Proceduri de afaceri -acestea sunt măsuri puse în aplicare care definesc regulile de prelucrare a datelor, stocare, analiză și producere a informațiilor.
Date -acestea sunt tranzacțiile înregistrate zilnic
Sistem de dosar - acesta este un mod organizat de stocare a informațiilor
Rapoarte -rapoartele sunt generate după analizarea manuală a datelor din sistemul de evidență și compilarea acestora.

Următoarea diagramă ilustrează modul în care funcționează un sistem informatic manual tipic

Avantajele și dezavantajele unui sistem informatic manual

avantaje:

Următoarele sunt avantajele sistemelor informatice manuale

Rentabil - este mai ieftin în comparație cu un sistem computerizat deoarece nu este nevoie să achiziționați echipamente scumpe precum servere, stații de lucru, imprimante etc.
Flexibil -cerințele de afaceri în evoluție pot fi ușor implementate în procedurile de afaceri și implementate imediat

Dezavantaje:

Următoarele sunt câteva dintre dezavantajele unui sistem informatic manual.

Consumă timp -toate intrările de date trebuie verificate înainte de depunere, aceasta este o sarcină consumatoare de timp atunci când este făcută de oameni. Preluarea datelor din sistemul de fișiere necesită, de asemenea, o perioadă considerabilă de timp
predispus la erori - acuratețea datelor atunci când sunt verificate și validate de ființe umane este mai predispusă la erori în comparație cu verificarea și validarea efectuate prin sisteme computerizate.
Lipsa de securitate - securitatea sistemelor manuale este implementată prin restricționarea accesului la camera de fișiere. Experiența arată că persoanele neautorizate pot obține cu ușurință acces la camera de dosare
Dublarea datelor -majoritatea departamentelor dintr-o organizație trebuie să aibă acces la aceleași date. Într-un sistem manual, este obișnuit să duplicați aceste date pentru a le face ușor accesibile tuturor utilizatorilor autorizați. Provocarea apare atunci când aceleași date trebuie actualizate
Incoerența datelor - din cauza dublării datelor, este foarte obișnuit să actualizați datele dintr-un fișier și să nu actualizați celelalte fișiere. Acest lucru duce la inconsecvența datelor
Lipsa copiilor de rezervă - dacă fișierul se pierde sau este manipulat greșit, șansele de a recupera datele sunt aproape zero.

Sistem informatic computerizat

Au fost dezvoltate sisteme computerizate pentru a răspunde provocărilor sistemelor informatice manuale. Diferența majoră între un sistem informatic manual și cel computerizat este că un sistem computerizat utilizează o combinație de software și hardware pentru a înregistra, stoca, analiza și prelua informații.

Avantajele și dezavantajele unui sistem informatic computerizat (MIS)

Următoarele sunt câteva dintre dezavantajele unui sistem informatic computerizat.

avantaje:

Următoarele sunt avantajele sistemelor informatice computerizate

Procesare rapidă a datelor și regăsire a informațiilor - acesta este unul dintre cele mai mari avantaje ale unui sistem informatic informatic. Procesează datele și preia informații într-un ritm mai rapid. Acest lucru duce la un serviciu îmbunătățit pentru clienți/clienți
Precizie îmbunătățită a datelor - Ușor de implementat verificări de validare și verificare a datelor într-un sistem computerizat în comparație cu un sistem manual.
Securitate îmbunătățită - pe langa restrictionarea accesului la serverul bazei de date, sistemul informatic informatic poate implementa si alte controale de securitate precum autentificarea utilizatorului, sisteme de autentificare biometrica, controlul drepturilor de acces etc.
Dublare redusă a datelor - sistemele de baze de date sunt proiectate astfel încât să reducă la minimum duplicarea datelor. Aceasta înseamnă că actualizarea datelor dintr-un departament le pune automat la dispoziția celorlalte departamente
Sisteme de backup îmbunătățite - cu tehnologia modernă, backup-urile pot fi stocate în cloud, ceea ce facilitează recuperarea datelor dacă s-a întâmplat ceva cu hardware-ul și software-ul utilizat pentru stocarea datelor.
Acces facil la informații - majoritatea directorilor de afaceri trebuie să călătorească și totuși să poată lua o decizie pe baza informațiilor. Web-ul și Mobil tehnologiile fac posibilă accesarea datelor de oriunde.