Componentele MIS (Sistem Informatic de Management)

Facebook este una dintre cele mai profitabile afaceri din lume, iar întreaga sa existență depinde de utilizarea tehnologiei informației și a sistemelor informaționale.

Alte companii de succes, cum ar fi Google, Amazon, eBay și instituțiile financiare își datorează cea mai mare parte a succesului tehnologiei.

Acest tutorial va analiza rolurile lui MIS în organizație și modul în care o organizație poate profita de MIS pentru a obține un avantaj competitiv.

Definirea datelor și informațiilor și caracteristicile unei bune informații

Datele se referă la fapte brute de bază, de exemplu, prețul unui produs, numărul de produse achiziționate etc., care nu au fost încă procesate.

De exemplu, un preț de 6 USD și o cantitate de 10 nu transmit nicio semnificație unui client la un punct de vânzare până la momentul respectiv. Informațiile ar trebui să fie date prelucrate care să transmită sens destinatarului.

De exemplu, înmulțirea 6 USD cu 10 ne oferă 60 USD, care este factura totală pe care clientul ar trebui să o plătească.

Informațiile bune ar trebui să fie disponibile la timp și atunci când este nevoie de ele. Următoarele sunt caracteristicile unei informații bune.

• Precis – informațiile trebuie să fie lipsite de erori și greșeli. Acest lucru se realizează prin respectarea unui set strict de standarde pentru procesarea datelor în informații. De exemplu, adunarea a 6 USD + 10 ne-ar oferi informații inexacte. Informațiile exacte, în exemplul nostru, reprezintă înmulțirea a 6 USD cu 10.
• Completa – toate informațiile necesare pentru a lua o decizie bună trebuie să fie disponibile. Nu trebuie să lipsească nimic. Dacă se aplică TVA la calcularea sumei totale pe care clientul ar trebui să o plătească, atunci aceasta ar trebui inclusă și ea. Omiterea acesteia poate induce în eroare clientul, făcându-l să creadă că ar trebui să plătească doar 60 USD, când, de fapt, trebuie să plătească și TVA.
• Costul efectiv – costul obținerii informațiilor nu trebuie să depășească beneficiul informațiilor în termeni monetari.
• Axat pe utilizator – informațiile trebuie prezentate astfel încât să răspundă cerințelor informaționale ale utilizatorului țintă. De exemplu, managerii operaționali necesită informații foarte detaliate, iar acest lucru ar trebui luat în considerare atunci când li se prezintă informațiile. Aceleași informații nu ar fi potrivite pentru managerii superiori, deoarece ar trebui să le proceseze din nou. Pentru aceștia, ar fi date și nu informații.
• relevant – informațiile trebuie să fie relevante pentru destinatar. Trebuie să fie direct legate de problema cu care se confruntă destinatarul vizat. Dacă departamentul ICT dorește să cumpere un server nou, informațiile care vorbesc despre o reducere de 35% la laptopuri nu ar fi relevante într-un astfel de scenariu.
• autoritar – informația trebuie să provină dintr-o sursă sigură. Să presupunem că aveți un cont bancar și doriți să transferați bani într-un alt cont bancar care folosește o altă monedă decât a dvs. Utilizarea cursului de schimb de la un birou de schimb nu ar fi considerată de autoritate în comparație cu obținerea cursului de schimb direct de la banca dvs.
• oportun – informațiile ar trebui să fie disponibile atunci când este nevoie de ele. Să presupunem că firma dumneavoastră dorește să fuzioneze cu o altă companie. Informațiile care evaluează cealaltă companie trebuie furnizate înainte de fuziune și trebuie să aveți suficient timp pentru a verifica informațiile.

Avantaj competitiv al informațiilor și MIS

Avantajul competitiv este o poziție care face o afacere mai profitabilă decât concurenții săi. De exemplu, producerea de produse la un cost mai mic decât concurenții dvs. vă face mai profitabil.

Sistemele informatice au capacitatea de a ajuta o organizație să ajungă într-o astfel de poziție. Ele fac acest lucru în următoarele moduri:

Operaexcelenţă naţională – excelența operațională urmărește îmbunătățirea operațiunilor afacerii. Să luăm un exemplu de magazin cu amănuntul. Un magazin de vânzare cu amănuntul poate folosi sisteme de informare pentru a plasa automat o comandă la un furnizor odată ce nivelul stocului atinge limita de recomandă. Acest lucru asigură că magazinul de vânzare cu amănuntul nu rămâne niciodată fără stoc, iar clienții se pot baza întotdeauna pe el pentru a găsi ceea ce au nevoie.

Noi modele de afaceri, produse și servicii – să continuăm cu exemplul unui magazin de vânzare cu amănuntul. Magazinul poate dezvolta un sistem de comenzi online sau o aplicație pentru smartphone pe care clienții o pot folosi pentru a cumpăra articole din confortul casei lor sau de oriunde s-ar afla. Sistemul de comenzi poate fi conectat la o firmă de livrare și poate oferi suport pentru plăți online. Acesta este un model de afaceri nou în comparație cu clienții care intră în magazin pentru a face cumpărături.

Relații îmbunătățite cu furnizorii și clienții – datele istorice sunt utilizate pentru a înțelege nevoile clienților și furnizorilor. Aceste date sunt apoi utilizate pentru a crea servicii și produse care răspund acestor nevoi. Acest lucru duce la relații pe termen lung cu clienții și companiile, ceea ce plasează o organizație într-o poziție mai profitabilă.

Îmbunătățirea luării deciziilor – informațiile sunt esențiale în luarea deciziilor. Sistemele informatice, dacă sunt proiectate și operate eficient, produc informații care au toate caracteristicile unei informații bune descrise în secțiunea de mai sus. Acest lucru permite unei organizații să ia decizii care vor fi benefice pentru organizație.

Componentele MIS și relația lor

Un sistem informațional de management este alcătuit din cinci componente majore, și anume oameni, procese de afaceri, date, hardware și software. Toate aceste componente trebuie să funcționeze împreună pentru a atinge obiectivele afacerii.

oameni – aceștia sunt utilizatorii care utilizează sistemul informatic pentru a înregistra tranzacțiile comerciale zilnice. Utilizatorii sunt de obicei profesioniști calificați, cum ar fi contabili, manageri de resurse umane etc. Departamentul TIC are de obicei personal de suport care se asigură că sistemul funcționează corect.

Proceduri de afaceri – acestea sunt cele mai bune practici convenite, care ghidează utilizatorii și toate celelalte componente cu privire la modul de lucru eficient. Procedurile de afaceri sunt dezvoltate de către oameni, adică utilizatori, consultanți etc.

Date – tranzacțiile comerciale zilnice înregistrate. Pentru o bancă, datele sunt colectate din activități precum depuneri, retrageri etc.

Piese metalice – hardware-ul este format din calculatoare, imprimante, dispozitive de rețea etc. Hardware-ul oferă puterea de calcul pentru procesarea datelor. De asemenea, oferă capabilități de rețea și de imprimare. Hardware-ul accelerează procesarea datelor în informații.

Software – acestea sunt programe care rulează pe hardware. Software-ul este împărțit în două categorii principale, și anume software de sistem și software de aplicații. Software-ul de sistem se referă la sistem de operareadică, Windows, Mac OS și Ubuntu, etc. Aplicațiile software se referă la software specializat pentru îndeplinirea sarcinilor de afaceri, cum ar fi a stat de plată program, sistem bancar, sistem punct de vânzare etc.

Lanțul valoric al lui Porter

Gândiți-vă la o companie precum Apple Inc. De ce au succes? De ce clienții iubesc și cumpără iPhone-ul? Se datorează faptului că iPhone-ul adaugă valoare vieții lor. Acesta este motivul pentru care Apple Inc. este o afacere de succes. Lanțul valoric se referă la activitățile pe care o companie le realizează pentru a crea valoare pentru clienții săi.

Conceptul de lanț valoric a fost dezvoltat de Michael Porter. Lanțul valoric al lui Porter are două tipuri de activități, și anume:

• Activitati primare – acestea sunt activități legate de crearea de produse/servicii, marketing și vânzări, precum și de asistență. Activitățile principale constau în logistica de intrare, operațiuni, logistica de ieșire, marketing și vânzări și servicii.
• Activități de sprijin – acestea sunt activități care susțin activitățile principale. Activitățile de sprijin constau în achiziții (achiziții), managementul resurselor umane, dezvoltarea tehnologică și infrastructură.

Următoarea diagramă ilustrează lanțul valoric:

Următoarea ilustrație arată lanțul valoric pentru Apple Inc.

Scopul general al lanțului valoric este de a ajuta o afacere să obțină un avantaj competitiv. Avantajul competitiv este poziția unei afaceri pe o piață care o face mai profitabilă decât concurenții săi direcți.

Influența IT asupra obiectivelor organizaționale

Obiectivele organizaționale se referă la obiectivele și misiunea organizației, în special pe termen lung. Indiferent de tipul de afacere în care se angajează o organizație, obiectivul general este de a crea valoare pentru clienți, așa cum s-a menționat în secțiunea de mai sus.

Alinierea tehnologiei informației de afaceri se referă la utilizarea tehnologiei informației pentru a atinge în mod eficient obiectivele de afaceri.

Două dintre cele mai comune modalități prin care o organizație poate oferi valoare sunt oferirea unui produs de calitate la un preț mai mic decât al concurentului sau la un preț ridicat, dar cu mai multe caracteristici care adaugă valoare clienților.

Tehnologia informației permite companiilor să proceseze și să analizeze cantități mari de date la un cost mai mic și în cel mai scurt timp posibil. Acest lucru permite organizațiilor să ofere produse de calitate la un preț mai ieftin.

Să luăm un exemplu bancar. O bancă poate folosi un bancomat pentru a permite clienților să retragă bani și alte mijloace automate pentru a depune bani. Clienții cu întrebări pot fi direcționați către un site web cu întrebări frecvente. Atât persoanele fizice, cât și companiile își pot vizualiza extrasele de cont online dacă se abonează la serviciile bancare prin internet.

Practicile IT menționate mai sus duc la reducerea costurilor de desfășurare a activității și la crearea de noi produse și servicii. Costurile reduse de desfășurare a activității permit unei bănci să reducă comisioanele bancare, oferind astfel un produs sau serviciu de calitate la un preț mai mic.

Întrebări frecvente