Componentele și rolul MIS (Management Information System)

Facebook este una dintre cele mai profitabile afaceri din lume, iar întreaga sa existență depinde de utilizarea tehnologiei informației și a sistemelor informaționale.

Alte companii de succes precum Google, Amazon, eBay și instituțiile financiare - cea mai mare parte a succesului lor se datorează tehnologiei.

Acest tutorial va analiza rolurile lui MIS în organizație și modul în care o organizație poate profita de MIS pentru a obține un avantaj competitiv.

Definirea datelor și informațiilor și caracteristicile unei bune informații

Datele se referă la fapte de bază brute, adică prețul unui produs, numărul de produse achiziționate etc. care nu au fost încă procesate.

De exemplu, un preț de 6 USD și o cantitate de 10 nu transmit nicio semnificație unui client la un punct de vânzare până la momentul respectiv. Informațiile ar trebui să fie date prelucrate care să transmită sens destinatarului.

De exemplu, înmulțirea 6 USD cu 10 ne oferă 60 USD, care este factura totală pe care clientul ar trebui să o plătească.

Informațiile bune ar trebui să fie oportune și disponibile atunci când sunt necesare.

Următoarele sunt caracteristicile unei bune informații.

• Precis – informațiile trebuie să fie lipsite de erori și greșeli. Acest lucru se realizează prin respectarea unor standarde stricte stabilite pentru prelucrarea datelor în informații. De exemplu, adăugarea de 6 USD + 10 ne-ar oferi informații inexacte. Informația exactă pentru exemplul nostru este înmulțirea 6 USD cu 10.
• Completa – toate informațiile necesare pentru a lua o decizie bună trebuie să fie disponibile. Nu ar trebui să lipsească nimic. Dacă TAXA este o aplicație pentru calcularea sumei totale pe care clientul ar trebui să o plătească, atunci ar trebui inclusă și aceasta. Lăsarea deoparte poate induce în eroare clientul să creadă că ar trebui să plătească 60 USD numai atunci când, de fapt, trebuie să plătească și impozite.
• Costul efectiv – costul obținerii informațiilor nu trebuie să depășească beneficiul informațiilor în termeni monetari.
• Axat pe utilizator – informațiile trebuie prezentate în așa fel încât să răspundă cerințelor de informații ale utilizatorului țintă. De exemplu, managerii operaționali au cerut informații foarte detaliate, iar acest lucru ar trebui luat în considerare atunci când prezintă informații managerilor operaționali. Aceleași informații nu ar fi potrivite pentru managerii superiori, deoarece ar trebui să le prelucreze din nou. Pentru ei ar fi date și nu informații.
• relevant – informațiile trebuie să fie relevante pentru destinatar. Informațiile trebuie să fie direct legate de problema cu care se confruntă destinatarul vizat. Dacă departamentul TIC dorește să cumpere un nou server, informațiile care vorbesc despre o reducere de 35% la laptopuri nu ar fi relevante într-un astfel de scenariu.
• autoritar – informația trebuie să provină dintr-o sursă sigură. Să presupunem că aveți un cont bancar și doriți să transferați bani într-un alt cont bancar care folosește o altă monedă decât a dvs. Utilizarea cursului de schimb de la un birou de schimb nu ar fi considerată de autoritate în comparație cu obținerea cursului de schimb direct de la banca dvs.
• oportun – informațiile ar trebui să fie disponibile atunci când sunt necesare. Să presupunem că compania dvs. dorește să fuzioneze cu o altă companie. Informațiile care evaluează cealaltă companie cu care doriți să fuzionați trebuie furnizate înainte de fuziune și trebuie să aveți suficient timp pentru a verifica informațiile.

Avantaj competitiv al informațiilor și MIS

Avantajul competitiv este o poziție care face o afacere mai profitabilă decât concurenții săi. De exemplu, producerea de produse la un cost mai mic decât concurenții dvs. vă face mai profitabil.

Sistemele informaționale au capacitatea de a ajuta o organizație într-o astfel de poziție. Ei fac acest lucru în următoarele moduri

Operaexcelenţă naţională – excelența operațională urmărește îmbunătățirea operațiunilor afacerii. Să luăm un exemplu de magazin cu amănuntul. Un magazin de vânzare cu amănuntul poate folosi sisteme de informare pentru a plasa automat o comandă la un furnizor odată ce nivelul stocului atinge limita de recomandă. Acest lucru asigură că magazinul de vânzare cu amănuntul nu rămâne niciodată fără stoc, iar clienții se pot baza întotdeauna pe el pentru a găsi ceea ce au nevoie.

Noi modele de afaceri, produse și servicii – să continuăm cu exemplul unui magazin cu amănuntul. Magazinul de vânzare cu amănuntul poate dezvolta un sistem de comandă bazat pe web sau o aplicație pentru smartphone pe care clienții o pot folosi pentru a cumpăra articole din confortul casei lor sau oriunde s-ar afla. Sistemul de comenzi poate fi legat de o afacere de livrare și poate avea suport pentru plăți online. Acesta este un nou model de afaceri în comparație cu clienții care intră pentru a face achiziții, comparativ cu cei care fac acest lucru din aplicații bazate pe web sau pentru smartphone.

Relații îmbunătățite cu furnizorii și clienții – datele istorice sunt folosite pentru a înțelege nevoile clienților și furnizorilor. Aceste date sunt apoi folosite pentru a crea servicii și produse care răspund nevoilor. Acest lucru duce la relații pe termen lung cu clienții și afacerile, ceea ce pune o organizație într-o poziție mai profitabilă.

Îmbunătățirea luării deciziilor – informația este esențială în luarea deciziilor. Sistemele informatice, dacă sunt proiectate și operate eficient, produc informații care au toate caracteristicile unei informații bune descrise în secțiunea de mai sus. Acest lucru permite unei organizații să ia decizii care vor profita organizațiilor.

Componentele MIS și relația lor

Un sistem informațional de management este alcătuit din cinci componente majore și anume oameni, procese de afaceri, date, hardware și software. Toate aceste componente trebuie să lucreze împreună pentru a realiza obiecte de afaceri.

oameni – aceștia sunt utilizatorii care folosesc sistemul informațional pentru a înregistra tranzacțiile zilnice de afaceri. Utilizatorii sunt de obicei profesioniști calificați, cum ar fi contabili, manageri de resurse umane, etc. Departamentul TIC are de obicei personal de asistență care se asigură că sistemul funcționează corect.

Proceduri de afaceri – acestea sunt convenite asupra celor mai bune practici care ghidează utilizatorii și toate celelalte componente cu privire la modul de lucru eficient. Procedurile de afaceri sunt dezvoltate de oameni, adică utilizatori, consultanți etc.

Date – tranzacțiile comerciale înregistrate zilnic. Pentru o bancă, datele sunt colectate din activități precum depozite, retrageri etc.

Piese metalice – hardware-ul este format din calculatoare, imprimante, dispozitive de rețea etc. Hardware-ul oferă puterea de calcul pentru procesarea datelor. De asemenea, oferă capabilități de rețea și de imprimare. Hardware-ul accelerează procesarea datelor în informații.

Software – acestea sunt programe care rulează pe hardware. Software-ul este împărțit în două categorii majore și anume software de sistem și software de aplicații. Software-ul de sistem se referă la sistem de operare de exemplu Windows, Mac OS și Ubuntu, etc. Aplicațiile software se referă la software specializat pentru îndeplinirea sarcinilor de afaceri, cum ar fi a stat de plată program, sistem bancar, sistem punct de vânzare etc.

Lanțul valoric al lui Porter

Gândiți-vă la o companie precum Apple Inc. De ce au succes? De ce clienții iubesc și cumpără iPhone-ul? Se datorează faptului că iPhone-ul adaugă valoare vieții lor. Acesta este motivul pentru care Apple Inc. este o afacere de succes. Lanțul valoric se referă la activitățile pe care o companie le realizează pentru a crea valoare pentru clienții săi.

Conceptul de lanț valoric a fost dezvoltat de Michael Porter. Lanțul valoric al lui Porter are două activități și anume;

• Activitati primare – acestea sunt activități care au legătură cu crearea de produse/servicii, marketing și vânzări și suport. Activitățile principale constau în logistica de intrare, operațiuni, logistică de ieșire, marketing și vânzări și servicii.
• Activități de sprijin – acestea sunt activități care susțin activitățile primare. Activitățile de sprijin constau în achiziții (achiziții), managementul resurselor umane, dezvoltare tehnologică și infrastructură.

Următoarea diagramă prezintă lanțul valoric

Următoarea ilustrație arată lanțul valoric pentru Apple Inc.

Scopul general al lanțului valoric este de a ajuta o afacere să obțină un avantaj competitiv. Avantajul competitiv este poziția unei afaceri pe o piață care o face să fie mai profitabilă decât concurenții săi direcți.

Influența IT asupra obiectivelor organizaționale

Scopurile organizaționale se referă la obiective și la misiunea organizației, mai ales pe termen lung. Indiferent de tipul de afacere în care se angajează o organizație, scopul general este de a crea valoare pentru clienți sau clienți, așa cum este menționat în secțiunea de mai sus.

Alinierea tehnologiei informației de afaceri se referă la utilizarea tehnologiei informației pentru a atinge în mod eficient obiectivele de afaceri.

Două dintre cele mai comune modalități prin care o organizație poate oferi valoare sunt oferirea unui produs de calitate la un preț mai mic decât cel al concurentului sau la un preț ridicat, dar cu mai multe caracteristici care adaugă valoare clienților.

Tehnologia informației permite companiilor să proceseze și să analizeze cantități mari de date la un cost mai mic și în cel mai scurt timp posibil. Acest lucru permite organizațiilor să ofere produse de calitate la un preț mai ieftin.

Să luăm un exemplu de bancă. O bancă poate folosi ATM-ul pentru a permite clienților să retragă bani și alte mijloace automate de a depune bani. Clienții cu întrebări pot fi direcționați către un site web care are întrebări frecvente. Atât persoanele fizice, cât și companiile pot vizualiza extrasele online dacă se abonează la internet banking.

Practicile de afaceri IT de mai sus conduc la reducerea costurilor de a face afaceri și de a crea noi produse și servicii. Costul redus de a face afaceri permite unei bănci să reducă comisioanele bancare, prin urmare, oferind un produs sau un serviciu de calitate la o rată mai ieftină.

Rezumat

Entitățile comerciale există pentru a obține profit. Organizațiile fără scop lucrativ există pentru a furniza servicii sau produse de calitate în mod rentabil.

Indiferent de tipul de organizație, MIS are un rol major de jucat în atingerea obiectivelor.

MIS permite organizațiilor să ia decizii corecte, oferind factorilor de decizie informații.