11 melhores softwares de gerenciamento de documentos em 2025

Melhor software de gerenciamento de documentos

O sistema de gerenciamento de documentos é uma solução automatizada baseada em nuvem para criar, organizar, compartilhar e proteger documentos e arquivos comerciais. Ele permite que você rastreie a versão do seu documento sem complicações. Este sistema de armazenamento em nuvem fornece fluxo de trabalho de revisões e aprovações mais rápido para diferentes partes interessadas localizadas em várias localizações geográficas. Ele permite que você acesse facilmente seu documentos comerciais de tablets e smartphones.

Depois de passar mais de 110 horas pesquisando, analisei mais de 39 sistemas de gerenciamento de documentos e selecionamos cuidadosamente os melhores, incluindo opções gratuitas e pagas. Este guia abrangente e bem pesquisado oferece uma visão aprofundada dos recursos, prós e contras e preços de cada sistema. Se você está procurando por insights confiáveis, meu artigo fornecerá todos os detalhes necessários para tomar uma decisão informada. Não perca a oportunidade de descobrir as ferramentas definitivas que podem transformar a maneira como você gerencia documentos.
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Escolha superior
Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive é uma plataforma online de armazenamento de arquivos e colaboração de conteúdo para equipes modernas, pequenas e grandes empresas. Ele oferece uma pesquisa inteligente para recuperação instantânea de arquivos e histórico de versões ilimitado para restaurar documentos.

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melhor DigiSistemas de Gestão (Controle) de Documentos tal

  Zoho WorkDrive Folha inteligente Icedrive bit.ai
Nome Zoho WorkDrive Folha inteligente Icedrive bit.ai
Compartilhamento público Sim Sim Sim Sim
Teste Grátis Teste Grátis de 15 Dias Teste Grátis de 30 Dias Devolução do dinheiro em 14 dias Gratuito para 5 usuários
Aplicativos móveis Sim Sim Sim Sim
Sistema de arquivos locais Sync Sim Sim Sim Sim
Permissões de grupo Sim Sim Sim Não
Gerenciamento de conflitos de arquivos Sim Não Sim Sim
DigiGestão de Direitos Tal Não Sim Não Sim
Armazenamento em nuvem sem sistema de arquivos local Sync Sim Sim Sim N/D
Plataformas Windows, Mac e Linux Windows, Mac e Linux Windows, Mac, Linux, Android, e iOS Windows, Mac e Linux
Ligação Saiba Mais Saiba Mais Saiba Mais Saiba Mais

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive é um excelente plataforma de colaboração e armazenamento de arquivos online para equipes e empresas. Eu particularmente aprecio como ele suporta cenários de trabalho no escritório e remoto, tornando-o uma ótima opção para equipes híbridas. A ferramenta simplifica a criação, o compartilhamento e a colaboração usando um console centralizado. Não é apenas uma plataforma de armazenamento. Na verdade, ele oferece controle de versão de arquivo, pesquisa avançada e organização de equipe, que são essenciais para gerenciamento de tarefas eficientemente. Ao longo da minha avaliação, descobri que sua capacidade de fornecer acesso rápido às informações ajuda você a ficar por dentro do seu trabalho e a tomar decisões informadas mais rapidamente.

Zoho WorkDrive permite que você compartilhe, gerencie e proteja arquivos de forma eficiente. Ele oferece uma Pesquisa Inteligente para recuperação instantânea de arquivos e histórico de versões ilimitado para restaurar documentos. Com WorkDrive Snap, colaboração assíncrona é simplificada. A ferramenta é ótima para sincronizar arquivos de nuvem diretamente para seu desktop e integra-se com mais de 5000+ aplicativos. A marca personalizada e o MFA garantem a segurança e o profissionalismo dos seus dados.

1ª escolha
Zoho WorkDrive
5.0

Formatos de arquivo: PDF, TIF, JPG, JPEG, GIF, PNG e BMP

Check-out/check-in de documentos: Sim

Plataforma suportada: Windows, Mac e Linux.

Teste grátis: 15 Days Free Trial

Visite Zoho WorkDrive

Características:

  • Pastas da equipe: Posso colaborar perfeitamente com minha equipe usando as Pastas de Equipe, que são perfeitas para compartilhar arquivos e garantir atualizações em tempo real, ajudando a otimizar fluxos de trabalho e centralizar o gerenciamento de documentos.
  • Modelos de coleção de arquivos: Isso ajuda você a criar modelos personalizados para organizar dados, aprimorar fluxos de trabalho e coletar documentos de maneira estruturada, o que é útil para equipes que gerenciam grandes projetos.
  • Segurança de dados avançada: Considero essencial ter conformidade com GDPR e HIPAA para dados sensíveis. Esta solução ajuda você a evitar riscos com armazenamento seguro, personalizado para as necessidades empresariais.
  • Zoho WorkDrive Integração com aplicativos: Zoho WorkDrive integra-se com o Salesforce, Slack, Jira e Gmail, permitindo que você crie fluxos de trabalho personalizados. É ótimo para empresas que buscam operações multiplataforma simplificadas.
  • Zoho WorkDrive Console de administração: Zoho WorkDriveO Admin Console do permite que você monitore a atividade do usuário, gerencie o acesso aos dados e garanta a conformidade. Esta é uma das melhores ferramentas para controle centralizado.
  • Armazenamento escalável: É ótimo para empresas que buscam armazenamento flexível. Com planos em camadas de 1 TB a 5 TB e além, a Zoho WorkDrive dimensiona sem esforço para atender às necessidades empresariais.

Vantagens

  • Adoro os recursos colaborativos do Zoho WorkDrive
  • Oferece um espaço de trabalho personalizável e adaptado às necessidades do usuário
  • Oferece opções de integração perfeita com outras ferramentas

Desvantagens

  • Acho o plano gratuito bastante limitado

Preço:

Zoho WorkDrive é uma plataforma de armazenamento, sincronização e colaboração de arquivos online. Os planos começam em US$ 2.5/usuário/mês, com um teste gratuito de 15 dias disponível. Ideal para produtividade de equipe.

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Teste Grátis de 15 Dias


2) SmartSheet

Folha inteligente é um sistema de gestão de documentos Eu revisei e achei que é uma ferramenta ideal para trabalho em equipe. É uma solução que automatiza tarefas repetitivas como enviar alertas e gerenciar atualizações. Ao realizar minha avaliação, notei que seus métodos de criptografia (256-AES e TLS 1.2) eram confiáveis ​​e seguros. O Smartsheet se conecta perfeitamente com ferramentas como Google, Salesforce e Slack. Seus modelos para marketing e suporte a formatos de vários arquivos são úteis para o gerenciamento de projetos. Na minha experiência, os recursos Check-Out e Check-In são ótimos para manter as tarefas organizadas.

#2
Folha inteligente
4.9

Formatos de arquivo: JPG, PNG, GIF, PDF e DOC

Check-out/check-in de documentos: Sim

Plataforma suportada: Windows, Mac OS, Android, iOS e Linux

Teste grátis: Avaliação gratuita de 30 dias (sem necessidade de cartão de crédito)

Visite o Smartsheet

Características:

  • Armazenamento centralizado de documentos: SmartSheet fornece uma plataforma unificada para armazenar e organizar documentos, garantindo que os arquivos estejam seguros e possam ser recuperados de um repositório central, útil para agilizar o gerenciamento de arquivos.
  • Pastas da equipe: Posso colaborar eficientemente com minha equipe usando Team Folders, que são ótimas para organizar documentos compartilhados. Isso pode ajudar a simplificar a comunicação e garantir que todos acessem os arquivos mais recentes.
  • Controle de versão: Meu objetivo é gerenciar revisões de documentos com SmartSheetcontrole de versão do , ajudando você a evitar confusões ao garantir acesso aos arquivos mais atualizados e manter um histórico completo de edições.
  • Permissão granular: Ele ajuda você a controlar o acesso a arquivos com configurações de permissão essenciais, uma ótima maneira de garantir que arquivos confidenciais sejam visualizados apenas por usuários autorizados.
  • Acessibilidade baseada em nuvem: Esta solução permite que você acesse e edite documentos com segurança de qualquer lugar, uma opção perfeita para melhorar a colaboração em tempo real entre equipes.
  • Fluxos de trabalho de documentos: Ele automatiza tarefas repetitivas, como lembretes de aprovação, o que é uma das melhores maneiras de reduzir o esforço manual e acelerar os processos.
  • Suporte para vários tipos de arquivos: Esse recurso é ótimo para acomodar equipes diversificadas, pois oferece suporte a formatos tradicionais e modernos, o que ajuda a lidar com qualquer tipo de documento sem problemas.

Vantagens

  • Descobri que ele fornece planos escaláveis ​​e personalizáveis ​​sem esforço
  • Suporta planilhas híbridas com dados entre departamentos
  • Permite fluxos de trabalho automatizados em planilhas

Desvantagens

  • Dominar a ferramenta exigiu tempo e esforço significativos
  • O registro de atividades é limitado em comparação com outras ferramentas de gerenciamento de projetos

Preço:

O Smartsheet é um espaço de trabalho dinâmico que permite que as equipes gerenciem projetos, automatizem fluxos de trabalho e alcancem metas rapidamente. Os planos começam em US$ 9 por mês. Aproveite um teste gratuito de 30 dias. Não é necessário cartão de crédito.

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Avaliação gratuita de 30 dias (sem necessidade de cartão de crédito)


3) Icedrive

Icedrive fornece recursos notáveis ​​para colaborando e compartilhando arquivos. Ao longo da minha avaliação, achei seu sistema de cache inteligente impressionante em fornecer acesso rápido e fácil aos arquivos. É uma alternativa ideal para Google Drive, oferecendo criptografia de conhecimento zero que mantém suas informações seguras e disponível somente para você.

É um armazenamento em nuvem gratuito ferramenta que faz você se sentir como se estivesse usando um disco rígido físico. Você obtém todos os recursos para serviços de hospedagem de arquivos, como editar, excluir, carregar, abrir, etc. É um dos melhores plataformas de armazenamento em nuvem que vem com uma operação de controle de cache inteligente que ajuda você a acessar seus arquivos imediatamente após a instalação, sem esperar pela sincronização.

Icedrive

Características:

  • Versionamento de arquivo: Eu poderia confiar no File Versioning para manter versões anteriores de arquivos, o que ajuda você a reverter para iterações anteriores quando necessário. Isso é essencial para rastrear alterações de forma eficiente.
  • Integração de unidade virtual: Icedrive permite que você monte o armazenamento em nuvem como uma unidade virtual no seu computador, fornecendo uma das maneiras mais fáceis de acessar arquivos perfeitamente, como se estivessem armazenados localmente, evitando a sincronização manual.
  • Criptografia do lado do cliente: Icedrive fornece a criptografia de conhecimento zero mais eficaz. Ela garante que os arquivos sejam criptografados no seu dispositivo antes do upload, o que é essencial para manter a confidencialidade e a segurança.
  • Visualizador de Documentos: Inclui um visualizador de documentos integrado que permite que você visualize formatos de arquivo populares sem baixá-los. Esta é uma ótima maneira de melhorar a eficiência do fluxo de trabalho e economizar tempo.
  • Compartilhamento avançado: Isso permite o compartilhamento seguro de arquivos com proteção por senha e datas de expiração, o que é a melhor maneira de garantir que os documentos permaneçam acessíveis apenas aos destinatários pretendidos.
  • Cache Inteligente: Ele utiliza um mecanismo de cache inteligente que ajuda você a acessar arquivos usados ​​com frequência rapidamente, minimizando o uso de armazenamento local, o que é uma ótima opção para garantir a recuperação eficiente de documentos.

Vantagens

  • Sua capacidade de controle de versão simplifica o gerenciamento de alterações para mim
  • Icedrive permite que você use a nuvem como se fosse outro disco rígido
  • Possui velocidade de cache inteligente

Desvantagens

  • Notei que falta uma detecção robusta de arquivos duplicados

Preço:

Icedrive oferece planos a partir de US$ 3.99 por mês para 150 GB de armazenamento. Desconto de 20% no pagamento anual.

Visite a Icedrive >>

Plano básico gratuito vitalício com 10 GB de armazenamento gratuito


4) bit.ai

Bit.ai é um sistema de gerenciamento de documentos inteligente que ajuda as empresas a gerenciar informações em projetos, equipes e departamentos. Durante minha pesquisa, descobri que essa ferramenta torna possível criar espaços de trabalho ilimitados com facilidade. É importante organize seus documentos em pastas e subpastas, e o Bit.ai oferece uma maneira simples de fazer isso. Os temas fornecidos por este programa são excelentes para dar aos seus documentos um design novo e moderno.

Bit.ai, fundado em 2016, é uma ferramenta multifacetada excelente para gerenciamento e criação de conteúdo. Suporta mais de 100 formatos de arquivo e oferece 1 GB de armazenamento gratuito. Os usuários se beneficiam de uma integração perfeita integração com Tableau, Box, mesa de ar, Figma e Dropbox. Além disso, Bit.ai fornece modelos para diversos setores, incluindo Marketing e Educação, e garante a segurança dos seus dados com criptografia 256-AES e TLS, em conformidade com os padrões GDPR e PCI.

bit.ai

Características:

  • Espaços de trabalho escaláveis: É melhor usar os espaços de trabalho escaláveis ​​da Bit.ai para organizar projetos entre equipes. Isso permite que você mantenha a eficiência, esteja você gerenciando um pequeno grupo ou uma grande organização.
  • Pesquisa universal: O recurso de busca universal do Bit.ai é perfeito para localizar rapidamente conteúdo e documentos incorporados. Ele ajuda você a economizar tempo ao fornecer tudo o que você precisa em um só lugar.
  • Compartilhamento avançado: O Bit.ai permite opções avançadas de compartilhamento, como links rastreáveis ​​e documentos protegidos por senha, que são ótimos para compartilhamento seguro e controle sobre informações confidenciais.
  • Documentos inteligentes interativos: Posso criar perfeitamente documentos interativos “vivos” com o Bit.ai, que são perfeitos para integrar vídeos, imagens e outras mídias ricas. Isso pode ajudar a impulsionar a colaboração da equipe.
  • Escritor genial da IA: O AI Genius Writer da Bit.ai é uma ótima solução para criação de conteúdo. Ele ajuda você a gerar modelos, fazer brainstorming de ideias e agilizar pesquisas, economizando tempo e esforço.
  • Colaboração em tempo real: Meu objetivo é colaborar com minha equipe em tempo real usando o Bit.ai, que me permite trabalhar em conjunto sem esforço, independentemente da localização. É uma das maneiras mais eficazes de aumentar a produtividade.
  • Modelos personalizáveis: Este recurso fornece centenas de modelos pré-fabricados para SOPs, notas de reunião e tutoriais. É uma ótima maneira de tornar a criação de conteúdo rápida e profissional.

Vantagens

  • Posso colaborar perfeitamente em documentos com minha equipe
  • Permite colaboração eficiente da equipe em tempo real em projetos
  • Oferece integração perfeita com aplicativos e ferramentas amplamente utilizados

Desvantagens

  • Acho que os recursos do plano gratuito são bastante limitados

Preço:

A Tool Bit.ai oferece planos a partir de US$ 8 mensais, com desconto de 25% para pagamentos anuais. Você também pode experimentá-lo com um teste gratuito de 7 dias.

link: https://bit.ai/


5) IncoDocs

IncoDocs é uma solução que ajuda você gerenciar documentos digitalmente para exportadores e empresas comerciais. Durante minha análise, descobri que é uma das melhores ferramentas para criar arquivos de vendas e remessas em menos tempo. Ele minimiza a entrada manual de dados e ajuda a evitar atrasos nas remessas. O IncoDocs possibilita que as equipes trabalhem juntas em um espaço de trabalho compartilhado, o que é essencial para tarefas remotas. Ele também armazena modelos de documentos com segurança na nuvem, oferecendo um processo de exportação mais eficiente.

IncoDocs é um software versátil de gerenciamento de documentos, fundado em 2016, acessível a partir de qualquer dispositivo. Ele permite que você crie facilmente faturas comerciais e oferece modelos para vários documentos de vendas. A ferramenta integra-se perfeitamente com Xero e QuickBooks e suporta múltiplos formatos de arquivo.

IncoDocs

Características:

  • Bibliotecas de dados reutilizáveis: Acho útil usar Bibliotecas de Dados Reutilizáveis, que permitem que você armazene detalhes do produto e informações de contato. Esta é uma das maneiras mais fáceis de economizar tempo em entradas repetitivas.
  • DigiAssinatura tal: Esta ótima solução ajuda você a assinar e carimbar documentos digitalmente com DigiAssinaturas e selos da empresa, eliminando impressão e digitalização para um fluxo de trabalho contínuo e sem papel.
  • Integração: Uma boa ideia é considerar sua API e Integrações de Sistema, que permitem que você se conecte com ERP, TMS e outros sistemas. Esta é uma das maneiras mais eficazes de reduzir a carga de trabalho manual.
  • Modelos de documentos: É essencial ter acesso a mais de 30 modelos alinhados com a UNLK, incluindo faturas comerciais, Bills de Embarque e Certificados de Origem. Isso ajuda você a garantir a conformidade com os padrões internacionais.
  • Data Synchronização: Esse recurso ajuda você a minimizar erros inserindo os detalhes da remessa uma vez no arquivo mestre, com os dados sendo sincronizados automaticamente entre os documentos relacionados.
  • Espaço de trabalho baseado em nuvem: É perfeito para colaborar com membros da equipe em um ambiente compartilhado baseado em nuvem, permitindo que você acesse documentos em tempo real e aumentando a transparência operacional.
  • Compartilhamento seguro de documentos: Esse recurso é ótimo para transmitir informações confidenciais a parceiros e clientes com segurança, ajudando você a evitar violações de dados e garantindo eficiência.

Vantagens

  • Acho que ajuda a criar documentação eficiente
  • Torna os processos de exportação mais simplificados e sem complicações
  • Melhora a conformidade com os padrões organizacionais ou industriais

Desvantagens

  • O custo da assinatura pode ser uma despesa significativa

Preço:

O IncoDocs simplifica a documentação de importação/exportação, aumentando a eficiência do comércio global. Preço: $ 29/mês, 20% de desconto anual. Desfrute de um plano básico gratuito vitalício. Simplifique, organize e acelere seu comércio.

link: https://incodocs.com/


6) Templificar

Templafy é uma excelente solução de gerenciamento de documentos. Analisei seus recursos e fiquei impressionado com sua capacidade de mostrar o conteúdo certo aos funcionários com base em suas funções. O o painel é fácil de navegar e permite que você gerencie o conteúdo sem complicações. Ao longo da minha avaliação, vi como ele vincula dados do DMS diretamente a documentos, criando fluxos de trabalho mais rápidos. Eu o recomendo para empresas que buscam manter seu armazenamento de documentos preciso e confiável.

A Templafy, fundada em 2016, permite conectar e combinar dados do DMS, oferecendo uma solução de armazenamento em nuvem que garante seu acesso a documentos de vários dispositivos, como tablets e smartphones.

Modelo

Características:

  • Geração automatizada de documentos: Eu poderia compilar documentos totalmente formados usando automação baseada em regras e GenAI. Esta é uma das maneiras mais fáceis de extrair conteúdo atualizado de bibliotecas internas ou integrações de terceiros.
  • Bibliotecas de conteúdo centralizadas: O Templafy permite que você acesse todos os ativos em um só lugar, o que é ótimo para construir bibliotecas personalizadas. Isso pode ajudar a aumentar a eficiência sem alternar entre diferentes aplicativos.
  • Gerenciamento de assinatura de e-mail: O Templafy ajuda você a criar e gerenciar assinaturas de e-mail em um ambiente de low-code. É melhor lançar atualizações ou campanhas rapidamente sem precisar de assistência de TI.
  • Modelos inteligentes: Posso garantir consistência e conformidade incorporando automaticamente identidade visual, diretrizes de marca e isenções de responsabilidade legais em modelos. Isso ajuda você a economizar tempo e evitar erros manuais em todos os tipos de documentos.
  • Integração de conteúdo dinâmico: É uma ótima maneira de automatizar elementos necessários puxando conteúdo de bibliotecas internas e externas. Isso permite que você personalize eficientemente, mantendo a conformidade onde necessário.
  • Gerenciamento de modelos em tempo real: Isso ajuda você a manter tudo atualizado com o gerenciamento centralizado de modelos. Pode ser útil garantir que todos os usuários possam acessar as versões mais recentes em tempo real.
  • Gerenciamento de usuários: É essencial gerenciar perfis de usuários e níveis de acesso por meio de um painel de administração centralizado. Isso permite que você dimensione e proteja o gerenciamento de conteúdo intuitivamente.

Vantagens

  • Adoro como ele simplifica a criação de documentos
  • Aumenta a eficiência ao melhorar a consistência da marca
  • Oferece integração perfeita com ferramentas e plataformas existentes

Desvantagens

  • Acessibilidade limitada para startups ou organizações menores

Preço:

Templafy aumenta a eficiência na criação e gerenciamento de documentos. Entre em contato com a equipe de vendas para saber os preços.

link: https://www.templafy.com/home/platform/


7) Bitrix24

O Bitrix24 oferece uma excelente solução para equipes que precisam de software de gerenciamento de documentos. Eu revisei suas características e elas são perfeito para equipes pequenas ou grandes. Ele suporta sistemas em nuvem e no local e fornece acesso ao código-fonte. Esta ferramenta é útil para armazenar arquivos importantes, incluindo vídeos, documentos e apresentações, para uso privado ou compartilhado. Achei seu sistema de rastreamento de versão impressionante para organizar arquivos.

A Bitrix24, fundada em 2012, oferece uma hub para gerenciamento de documentos com 5 GB de armazenamento gratuito. Ele salva automaticamente documentos na sua conta, suporta múltiplos formatos de arquivo e oferece permissões de acesso configuráveis. O Bitrix24 é perfeito para aqueles que buscam uma solução de gerenciamento de documentos abrangente, segura e eficiente.

Bitrix24

Características:

  • Colaboração em tempo real: É essencial ter um trabalho em equipe perfeito. O Bitrix24 permite que você coedite documentos com colegas ou usuários externos simultaneamente, garantindo que os projetos permaneçam atualizados e organizados.
  • Armazenamento e compartilhamento de arquivos: Uma ótima maneira de proteger arquivos é usar as opções de armazenamento de arquivos do Bitrix24. Ele ajuda você a armazenar e compartilhar arquivos sem esforço, ao mesmo tempo em que garante acesso de desktops e dispositivos móveis.
  • Histórico da versão: Este recurso permite que você rastreie edições por meio do histórico de versões, e o bloqueio de documentos ajuda a evitar alterações acidentais durante atualizações críticas. É melhor para garantir a integridade dos dados.
  • Permissões de acesso: Uma boa ideia é configurar direitos de acesso para proteger dados sensíveis. O Bitrix24 ajuda você a garantir que somente pessoal autorizado possa visualizar e editar documentos críticos.
  • Criação e edição de documentos: Posso criar e editar documentos, planilhas e apresentações em tempo real com o Bitrix24, que suporta formatos como docx, pptx e xlsx. Isso pode ajudar a melhorar a colaboração entre equipes de forma eficaz.
  • Acesso móvel: É útil usar o aplicativo móvel do Bitrix24 para acessar, editar e compartilhar documentos enquanto estiver em trânsito. Isso é perfeito para se manter produtivo fora do escritório.
  • Fluxos de trabalho de documentos automatizados: Uma das maneiras mais eficazes de agilizar aprovações de documentos é por meio dos fluxos de trabalho automatizados do Bitrix24. Ele ajuda você a garantir consistência e processamento oportuno entre equipes.

Vantagens

  • Possui recursos abrangentes para diversas necessidades de documentação
  • Equipado com ferramentas de colaboração para interação perfeita da equipe
  • Oferece um plano gratuito disponível para uso inicial
  • Os fluxos de trabalho são personalizáveis ​​para atender aos requisitos específicos da equipe

Desvantagens

  • Acho complexo para pequenas equipes ou projetos

Preço:

O Bitrix24 oferece planos acessíveis a partir de US$ 49 por mês. Aproveite até 20% de desconto em pagamentos anuais. Explore com um teste gratuito de 30 dias.

link: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php


8) Bynder

O Bynder é uma escolha bem avaliada para gerenciamento de conteúdo. Testei seus recursos de gerenciamento de documentos e ele tornou meus fluxos de trabalho mais rápidos e eficientes. É ótimo para profissionais que precisam criar vídeos rapidamente e entregá-los às suas equipes. Aconselho prestar atenção à sua capacidade de garantir a conformidade da marca. Na minha experiência, esta ferramenta é excelente para simplificar o gerenciamento de ativos.

A Bynder foi fundada em 2013 e é elogiada por acelerar o ciclo de vida do conteúdo criativo e permitir compartilhamento seguro de arquivos, interna e externamente. É ótimo para organizações que buscam gerenciamento de conteúdo e colaboração eficientes e seguros.

Encadernador

Características:

  • DigiGestão de Ativos Financeiros (DAM): O Bynder ajuda você a organizar e controlar ativos como imagens, vídeos e documentos em um sistema. Isso pode ajudar a simplificar fluxos de trabalho e garantir o uso mais eficaz dos recursos.
  • Suporte Rich Media: Posso dizer com segurança que o Bynder é ótimo para gerenciar tipos de arquivos complexos. Ele permite que você manipule imagens e vídeos com facilidade, aumentando a flexibilidade do gerenciamento de documentos.
  • Marcação automática de imagens: O Bynder permite que você automatize a marcação de imagens usando IA, facilitando a categorização e a busca de arquivos de forma eficiente. É melhor para simplificar tarefas repetitivas.
  • Reprodução de vídeo: Eu poderia usar o Bynder para revisar e colaborar em conteúdo de vídeo sem esforço, graças ao seu recurso de reprodução direta. Esta é uma ótima opção para equipes que precisam de compartilhamento de vídeo sem interrupções.
  • Biblioteca Centralizada: É essencial ter um repositório unificado, e o Bynder ajuda você a manter uma biblioteca segura para acesso consistente da equipe e organização de ativos.
  • Consistência da marca: Esta solução é ótima para garantir a identidade da marca com ferramentas que permitem que você alinhe materiais às diretrizes da sua marca. Pode ser útil para mensagens consistentes.

Vantagens

  • Eu aprecio como o Bynder simplifica a criação de marca sem esforço
  • Fornece uma solução confiável baseada em nuvem para gerenciamento de ativos digitais
  • Incentiva o trabalho em equipe por meio de fluxos de trabalho eficazes e colaborativos
  • Adapta-se perfeitamente às crescentes necessidades empresariais

Desvantagens

  • Achei o processo de configuração inicial bastante complexo

Preço:

A Bynder oferece uma gama de recursos de gestão de ativos digitais e de marca. Entre em contato com a equipe de vendas para obter uma cotação de preço.

link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/


9) Documento

Docuware é um ferramenta de gerenciamento de documentos e automação de fluxo de trabalho. Ao longo da minha avaliação, descobri que ótimo para manter dados comerciais importantes seguros e fáceis de acessar. Este aplicativo permite que você compartilhe, atualize e salve contratos sem problemas. Ele usa criptografia de dados, que é uma das melhores maneiras de garantir acesso seguro a arquivos.

A DocuWare, fundada em 1988, ostenta feedback positivo dos clientes e uma riqueza de recursos. Ela permite que você gerenciar documentos com eficiência com ferramentas como Indexação Inteligente e Automação de fluxo de trabalho. O software integra-se perfeitamente com SAP, Oracle, e mais e suporta vários formatos de arquivo. O suporte ao cliente da DocuWare é acessível por diferentes meios, garantindo que a ajuda esteja disponível quando necessário.

Documentário

Características:

  • Indexação Inteligente: Posso dizer que a Indexação Inteligente no Docuware é uma das melhores maneiras de garantir a recuperação rápida de dados. Ela permite que você automatize a indexação, evitando a entrada manual de dados para eficiência.
  • Automação de fluxo de trabalho: Com o Docuware, eu poderia almejar aumentar a produtividade usando o Workflow Automation. Ele ajuda você a reduzir tarefas repetitivas ao automatizar aprovações e notificações, uma ótima maneira de acelerar a tomada de decisões.
  • Documento Seguro Archivendo: É essencial manter as informações sensíveis seguras. Documento Seguro da Docuware Archiving oferece uma solução com criptografia e controles de acesso, perfeito para conformidade com regulamentações.
  • Capacidades de Integração: Isso pode ajudar a unificar seu fluxo de trabalho. O Docuware permite que você se integre perfeitamente com Microsoft Teams, Outlook e SAP, uma ótima opção para um fluxo tranquilo de informações.
  • Processamento Inteligente de Documentos: Pode ser útil simplificar a entrada de dados. O Intelligent Document Processing da Docuware captura informações de diversas fontes e automatiza rotinas, garantindo fluxos de trabalho estruturados e eficientes.
  • Formulários eletrônicos: Uma das maneiras mais fáceis de acelerar a coleta de dados é usar o Electronic Forms da Docuware. Ele permite que você personalize formulários para o compartilhamento de informações mais eficaz.
  • Pesquisa de texto completo: Uma boa ideia para localizar informações rapidamente é por meio da Full-Text Search do Docuware. Ela ajuda você a gerar consultas de pesquisa precisas e personalizáveis ​​para a recuperação de documentos mais eficaz.

Vantagens

  • Gerenciamento eficiente de documentos para organização e recuperação perfeitas
  • Simplifica tarefas complexas com automação avançada de fluxo de trabalho
  • Permite integração em nuvem para acessibilidade e colaboração remotas
  • Adoro como a funcionalidade de pesquisa encontra rapidamente o que preciso

Desvantagens

  • Alto custo de implementação pode desencorajar pequenas empresas

Preço:

Entre em contato com a equipe de vendas da Docuware para obter informações sobre preços.

link: https://start.docuware.com/


10) Gerenciador de conteúdo FileNet

O FileNet Content Manager é uma ferramenta notável que permite que você recupere informações valiosas de documentos. Revisei seus recursos e descobri que ele oferece soluções de segurança, armazenamento e conteúdo de nível empresarial, juntamente com fluxos de trabalho que são fáceis de implementar. Eu consegui acessar vários armazenamentos de conteúdo com segurança e notei como ele automatiza a classificação de arquivos perfeitamente. Isso pode ajudar equipes que querem colaborar mais rápido e com menos problemas, tornando-o uma escolha superior para gerenciamento de documentos.

O FileNet Content Manager, fundado em 1982, permite que você crie e integre perfeitamente serviços de conteúdo em seu negócio por meio de sua API. Beneficiando-se de integrações como Salesforce, ele fornece modelos para PowerPoint e Email.

Gerenciador de conteúdo FileNet

Características:

  • Captura e indexação de conteúdo: Com o FileNet Content Manager, posso capturar, indexar e organizar documentos automaticamente, reduzindo o esforço manual. Isso é ótimo para garantir acesso e recuperação contínuos, especialmente ao lidar com grandes quantidades de dados.
  • Recursos avançados de pesquisa: O FileNet Content Manager permite que você localize documentos rapidamente usando metadados e pesquisa de texto completo. Isso ajuda você a encontrar conteúdo específico de forma eficiente, o que é ótimo para economizar tempo em tarefas de gerenciamento de documentos.
  • Insights de conteúdo com tecnologia de IA: É essencial analisar dados não estruturados, e o FileNet Content Manager torna isso possível ao alavancar ferramentas com tecnologia de IA. Isso ajuda você a extrair insights e automatizar a classificação de conteúdo, o que é uma ótima maneira de aumentar a produtividade.
  • Colaboração de conteúdo: Este recurso é perfeito para facilitar a colaboração em tempo real. Posso facilmente compartilhar, editar e anotar documentos no FileNet Content Manager sem alternar entre ferramentas. É uma das melhores opções para otimizar o trabalho em equipe.
  • Armazenamento seguro de documentos: É útil garantir a segurança dos dados com controles de acesso baseados em função e criptografia. O FileNet Content Manager visa proteger informações confidenciais enquanto mantém a conformidade com as regulamentações do setor.
  • Automação de fluxo de trabalho: Esta solução é ótima para automatizar fluxos de trabalho centrados em documentos. O FileNet Content Manager permite que você melhore a eficiência e gerencie tarefas consistentemente, o que é a maneira mais eficaz de simplificar processos repetitivos.
  • Gerenciamento de conteúdo escalável: Considero a escalabilidade essencial ao gerenciar as crescentes necessidades de negócios. O FileNet Content Manager oferece uma ótima maneira de lidar com grandes volumes de documentos com sua arquitetura escalável, tornando-o uma solução perfeita para organizações de todos os tamanhos.

Vantagens

  • Organização eficiente de documentos para gerenciamento perfeito
  • Simplifica os fluxos de trabalho por meio de recursos de automação robustos
  • Permite controle preciso de versão para melhor colaboração

Desvantagens

  • Parece complexo para projetos simples

Preço:

O FileNet Content Manager é uma solução robusta de gerenciamento de conteúdo. Solicite um orçamento de Vendas.

link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager


11) Projetos Zoho

Zoho Projects é uma ferramenta incrível para gerenciamento de documentos e colaboração. Testei esta ferramenta e achei-a excelente para planejar projetos, atribuir tarefas e manter contato com minha equipe. Na minha opinião, é uma das melhores soluções para gerenciar diferentes tipos de arquivos, como documentos, gráficos, vídeos, relatórios e planilhas em um só lugar. É útil compartilhar os arquivos da sua organização sem nenhuma complexidade. Recomendo esta ferramenta para rastrear e gerenciar versões de documentos com facilidade. Seu recurso de busca permite que você localize arquivos rapidamente por palavras-chave no título ou conteúdo, tornando-o uma escolha superior.

Projetos Zoho

Características:

  • Armazenamento centralizado de arquivos: O Zoho Projects permite que você gerencie todos os seus arquivos, incluindo documentos, planilhas e gráficos, em um local centralizado. Isso ajuda a evitar desordem e manter tudo organizado em um só lugar.
  • Controle de versão: Posso confirmar que o Zoho Projects fornece uma das melhores maneiras de rastrear alterações, revisões e atualizações. Ele ajuda você a manter clareza sobre as versões do arquivo com notas detalhadas e informações do autor.
  • Ferramentas de pesquisa poderosas: É essencial localizar arquivos rapidamente, e as poderosas ferramentas de busca do Zoho Projects permitem que você encontre documentos usando títulos ou palavras-chave. Isso pode ajudar a simplificar os fluxos de trabalho do projeto.
  • Colaboração em tempo real: Este recurso permite que você anote, comente e revise arquivos em tempo real. É uma ótima maneira de reduzir falhas de comunicação e garantir um trabalho em equipe perfeito.
  • Organização hierárquica de pastas: É uma boa ideia usar pastas hierárquicas no Zoho Projects. Isso permite que você organize arquivos com base no fluxo de trabalho da sua equipe, tornando a navegação fácil e intuitiva.
  • Registros de auditoria: Os logs de auditoria no Zoho Projects ajudam você a manter a transparência e a conformidade. Isso pode ajudar a rastrear todas as atividades do documento, incluindo edições e visitas, de forma estruturada.
  • Gerenciamento automatizado de fluxo de trabalho: Automatizar tarefas repetitivas como rastreamento de revisão é uma das maneiras mais fáceis de economizar tempo. O Zoho Projects ajuda você a aumentar a eficiência gerenciando fluxos de trabalho perfeitamente.

Vantagens

  • O Zoho Projects é rico em recursos para necessidades variadas
  • Ferramentas de colaboração permitem comunicação de equipe perfeita
  • Oferece uma variedade de opções de personalização para flexibilidade

Desvantagens

  • Complexo para projetos simples
  • A versão gratuita limitada restringe alguns recursos

Preço:

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O que é um Sistema de Gerenciamento de Documentos?

O sistema de gerenciamento de documentos é uma solução automatizada baseada em nuvem para criar, organizar, compartilhar e proteger documentos e arquivos comerciais. Ele permite que você rastreie a versão do seu documento sem complicações. Este sistema de armazenamento em nuvem fornece fluxo de trabalho de revisões e aprovações mais rápido para diferentes partes interessadas localizadas em várias localizações geográficas. Ele permite que você acesse facilmente documentos comerciais em tablets e smartphones.

Como escolhemos o Melhor Software de Gerenciamento de Documentos?

Escolha o melhor software de controle de documentos

At Guru99, priorizamos a credibilidade e nos esforçamos para fornecer informações precisas, relevantes e objetivas. Depois de dedicar mais de 110 horas pesquisando mais de 39 melhores sistemas de gerenciamento de documentos, selecionei cuidadosamente as principais opções, gratuitas e pagas. Este abrangente guia oferece uma visão aprofundada analise os recursos, prós e contras de cada sistema e os preços, garantindo que você tenha o insights confiáveis necessário para tomar uma decisão informada. Ao selecionar o melhor software de controle ou gerenciamento de documentos, fatores como segurança, interface de usuário e recursos de integração são cruciais. Confira abaixo os fatores importantes para garantir que o software esteja alinhado com seus requisitos específicos.

  • Procurando: Você deve procurar uma ampla variedade de opções para encontrar rapidamente os arquivos necessários. É bom que ele permita pesquisar documentos por nome, conteúdo, tipo e data de modificação.
  • Estrutura de arquivo simples: O Sistema de Gestão Documental deve ter uma estrutura de arquivos fácil de usar.
  • Controle de versão: O controle de versão ou versionamento é um recurso importante do software de gerenciamento de documentos que permite rastrear alterações em arquivos. O melhor DMS também deve manter um arquivo de versões antigas. Portanto, você pode ver facilmente as modificações nos documentos.
  • Acesso móvel: É necessário procurar o Sistema de Gestão Documental acessível através de tablets e smartphones. Isso permitirá que você visualize, altere e compartilhe arquivos de qualquer lugar.
  • Integração: O sistema de gerenciamento de documentos deve ser facilmente integrado a outros softwares que você já usa, como software CRM e cliente de e-mail.
  • Digitalização: O software de gerenciamento de documentos deve fornecer um recurso de digitalização de documentos.
  • Segurança: O sistema de gerenciamento de documentos deve permitir que você atribua permissões a um usuário específico para acessar pastas e arquivos.

Qual a melhor forma de arquivar documentos?

Aqui estão as melhores maneiras de arquivar documentos:

  • Sistema de arquivamento alfabético: A melhor maneira de arquivar documentos é arquivá-los em ordem alfabética. O nome de uma pasta deve estar de acordo com o nome dos documentos.
  • Sistema de arquivamento numérico: As empresas que precisam de vários documentos, como faturas, devem criar um sistema de arquivamento numérico.
  • Sistema de arquivamento de categorias: Você precisa organizar seus arquivos de acordo com categorias como dados pessoais, de marketing, administrativos e de clientes. Também é possível incluir subtópicos para cada categoria conforme sua necessidade.

Como funciona um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos?

Aqui está o processo de funcionamento de um Sistema de Gerenciamento de Documentos:

  • Capturar documentos: O recurso de captura de documentos ajudará você a salvar seus arquivos para que possa encontrá-los facilmente mais tarde. Isso é possível devido ao recurso de indexação do DMS. Você também pode adicionar alguns metadados para pesquisá-los sem complicações.
  • Armazenamento Central de Documentos: Um DMS possui armazenamento central de documentos. Isso é importante para gerenciar e reter documentos provenientes de vários lugares.
  • Recuperação e distribuição de documentos: Um DMS inclui recuperação e distribuição de documentos. É importante garantir que você utilize e compartilhe seus documentos sem problemas.

Quais são as opções de implantação do software de gerenciamento de documentos?

Existem duas opções de implantação de software de gerenciamento de documentos: 1) software baseado em nuvem e 2) software local.

1. Software baseado em nuvem:

O software baseado em nuvem é hospedado na Internet em vez de instalado no seu PC. Ele permite que você acesse seus documentos de qualquer lugar.

O software baseado em nuvem tem as seguintes opções de implantação:

  • Possui custos mais baixos de gerenciamento de documentos e oferece fácil escalabilidade.
  • Os dados são armazenados em servidores de terceiros. Isso reduzirá o fardo de controlá-lo.
  • Acessível de qualquer dispositivo conectado à Internet.

2. Software local:

Software local geralmente são aplicativos instalados no sistema local. Ele permite que você configure, gerencie e controle seus dados com facilidade.

O software local tem as seguintes opções de implantação:

  • Esse tipo de software tem custos iniciais mais elevados, mas não apresenta despesas recorrentes.
  • Leva um longo tempo de implementação.
  • As atualizações são de responsabilidade do usuário.
  • Todos os seus dados são armazenados em servidores autogerenciados que oferecem aos usuários um bom controle sobre eles.
  • É personalizável em termos de controle e segurança de dados.

Veredito

Software de gerenciamento de documentos simplifica a organização, o armazenamento e o acesso seguro aos arquivos. Acho essencial para empresas que buscam otimizar fluxos de trabalho e aprimorar a colaboração em equipe. É uma solução segura e confiável que oferece controle de versão, conformidade e recursos de integração. Confira meu veredito abaixo para as ferramentas mais bem avaliadas nesta categoria.

  • Zoho WorkDrive: Uma plataforma robusta que oferece Smart Search, versionamento ilimitado, colaboração perfeita e integração com mais de 5000 aplicativos. É segura, fácil de usar e ideal para empresas de todos os tamanhos.
  • Folha inteligente: Uma ferramenta abrangente para automatizar fluxos de trabalho e gerenciar projetos com relatórios em tempo real e opções de integração.
  • Icedrive: Uma solução segura e econômica com criptografia de conhecimento zero, cache inteligente e recursos confiáveis ​​de compartilhamento de arquivos.

Perguntas frequentes

Sim. Os sistemas DMS avançados fornecem um recurso automatizado de controle de versão. Ajuda você a gerenciar todas as versões de seus arquivos. O Sistema de gerenciamento de documentos também permite recuperar os arquivos necessários instantaneamente, sem complicações.

Sim. Um bom sistema de gerenciamento eletrônico de documentos possui recursos de digitalização de documentos. Ele ajuda você a digitalizar faturas, formulários e outros arquivos valiosos em papel.

Aqui estão algumas das tendências importantes que podem ser vistas no mercado de sistemas de gerenciamento de documentos:

  • Ferramentas para dispositivos móveis: Os fornecedores de sistemas de gerenciamento de documentos estão desenvolvendo ferramentas compatíveis com dispositivos móveis que proporcionam uma experiência perfeita entre seu PC e smartphone. Portanto, fornecer uma interface intuitiva no telefone também se torna crucial.
  • Capacidades de colaboração: O software de gerenciamento de documentos está oferecendo recursos de colaboração, como acesso a arquivos de bloco. Muitas ferramentas também integram sites sociais para melhorar as habilidades de trabalho em equipe e reduzir erros quando mais de um usuário trabalha no mesmo documento.

Aqui estão algumas integrações importantes de software de gerenciamento de documentos:

  • Contabilidade: Ele o ajudará a gerenciar e armazenar seus documentos fiscais, informações financeiras, contas de clientes e gerenciamento de projetos.
  • CRM: Ele permite transferir, armazenar e organizar os detalhes dos leads de clientes.
  • Email: Você pode integrar Microsoft Outlook no seu PC, pois permite que você armazene e gerencie seus e-mails com facilidade.
  • DigiAssinatura tal: Ele permite capturar automaticamente uma assinatura digital em arquivos.