Integracija projekta i upravljanje opsegom: što je, definicija
Jonathan Reed
⚡ Pametni sažetak
Upravljanje integracijom projekata koordinira svaku aktivnost, plan i promjenu unutar projekta, dok Upravljanje opsegom projekta definira i kontrolira točan potreban posao kako bi timovi isporučili pravi proizvod na vrijeme i unutar proračuna.
Što je upravljanje integracijom projekta?
Upravljanje integracijom projekta uglavnom se bavi procesima koji su potrebni kako bi se osiguralo da su različite aktivnosti projekta pravilno koordinirane.
Drugim riječima, proces upravljanja integracijom projekta obuhvaća aktivnosti poput identificiranja, definiranja, kombiniranja i koordinacije različitih procesa povezanih s projektom.
Upravljanje integracijom projekta uključuje sljedeće aktivnosti.
| Proces | Faza projekta | Ključni rezultati |
|---|---|---|
| Razviti projektnu povelju | Iniciranje | Povelja projekta |
| Razviti plan upravljanja projektom | Planiranje | Plan upravljanja projektom |
| Usmjeravajte i upravljajte projektnim radom | Izvršenje | isporučeno |
| Pratite i kontrolirajte projektni rad | Praćenje i kontrola | Zahtjevi za promjenu |
| Izvršite integriranu kontrolu promjena | Praćenje i kontrola | Promijenite ažuriranja statusa zahtjeva |
| Zatvori projekt ili fazu | Zatvaranje projekta | Finalni proizvod |
U nastavku ćemo korak po korak vidjeti svaki proces: -
Povelja projekta
Povelja projekta sastavni je dio upravljanja integracijom projekta, bez povelje projekta projekt ne može započeti. Njime se formalno odobravaju i definiraju ciljevi projekta. Sadrži naziv, opis i rezultate projekta, koje obično piše autoritet viši od voditelja projekta.
| Ulazi | Alati i tehnike | Izlazi |
|---|---|---|
| Izjava o radu projekta | Stručna prosudba | Povelja projekta |
| Poslovni slučaj | ||
| stract | ||
| Čimbenici okruženja poduzeća | ||
| Imovina organizacijskog procesa |
Plan upravljanja projektom
Razvoj projektnog plana koristi rezultate drugih procesa planiranja za izradu konzistentnog, logičkog dokumenta koji se može koristiti za usmjeravanje kontrole i izvedbe projekta. Plan upravljanja projektom koristi se za usmjeravanje izvedbe projekta, dokumentiranje pretpostavki planiranja projekta, komunikaciju među dionicima, za bolju kontrolu projekta itd.
| Ulazi | Alati i tehnike | Izlazi |
|---|---|---|
| Povelja projekta | Stručna prosudba | Plan upravljanja projektom |
| Izlaz iz procesa planiranja | ||
| Čimbenici okruženja poduzeća | ||
| Imovina organizacijskog procesa |
Usmjeravajte i upravljajte projektnim radom
To je proces u kojem će se rad izvoditi kako je definirano u planu upravljanja projektom i implementacija promjena u skladu sa zahtjevima projekta.
| Ulazi | Alati i tehnike | Izlazi |
|---|---|---|
| Plan upravljanja projektom | Stručna prosudba | isporučeno |
| Odobreni zahtjevi za promjenama | Informacijski sustav za upravljanje projektima | Informacije o radnom učinku |
| Čimbenici okruženja poduzeća | Zahtjevi za promjenu | |
| Imovina organizacijskog procesa | Ažuriranja planova upravljanja projektima | |
| Ažuriranja projektnih dokumenata |
Pratite i kontrolirajte projektni rad
Ova faza uključuje trackralj, pregledavanje i izvještavanje o napretku projekta kako bi se ispunili ciljevi izvedbe definirani u planu upravljanja projektom.
| Ulazi | Alati i tehnike | Izlazi |
|---|---|---|
| Plan upravljanja projektom | Stručna prosudba | Zahtjevi za promjenu |
| Izvješća o učinku | Ažuriranja planova upravljanja projektima | |
| Čimbenici okruženja poduzeća | Ažuriranja projektnih dokumenata | |
| Imovina organizacijskog procesa |
Izvršite integriranu kontrolu promjena
To je faza u kojoj se ocjenjuje učinak svake promjene u odnosu na projekt. Zahtijeva procjenu kroz cijeli projekt. U ovom se procesu stvarni rad analizira u odnosu na projektirani plan i vrši prilagodbu ako nisu povezani ili sinkronizirani.
Razlika između "praćenja i kontrole projektnog rada" i "integrirane kontrole promjena" je u tome što Izvođenje integrirane kontrole promjena stavlja naglasak na upravljanje bilo kojom promjenom opsega projekta, dok se prvi fokusira na upravljanje načinom na koji se takav opseg izvršava.
| Ulazi | Alati i tehnike | Izlazi |
|---|---|---|
| Plan upravljanja projektom | Stručna prosudba | Promjena statusa zahtjeva |
| Informacije o radnom učinku | Sastanci kontrole promjena | Ažuriranja plana upravljanja projektom |
| Zahtjevi za promjenu | Ažuriranja projektnih dokumenata | |
| Čimbenici okruženja poduzeća | ||
| Imovina organizacijskog procesa |
Zatvori projekt ili fazu
To je faza formalnog završetka aktivnosti povezanih s projektom.
| Ulazi | Alati i tehnike | Izlazi |
|---|---|---|
| Plan upravljanja projektom | Stručna prosudba | Prijelaz konačnog proizvoda, usluge ili rezultata |
| Prihvaćene isporuke | Ažuriranja imovine organizacijskog procesa | |
| Imovina organizacijskog procesa |
Što je upravljanje opsegom projekta?
Procesi upravljanja opsegom određuju koji posao je potrebno obaviti i osiguravaju da projekt uključuje samo taj posao kako bi se projekt dovršio.
Zašto menadžeri trebaju Project Scope Management
- Bez određivanja opsega projekta ne može se procijeniti vrijeme ili trošak koji će projekt uzeti
- Upravljanje opsegom gradi kontrolne procese za rješavanje elemenata koji mogu promijeniti projekt tijekom životni ciklus projekta
- Pomaže u izbjegavanju izazova s kojima se projekt može susresti zbog stalno rastućeg opsega i nekontroliranog popisa zahtjeva.
Ova faza uključuje oboje-
- Upravljanje opsegom projekta
- Upravljanje opsegom proizvoda
Proces upravljanja opsegom projekta uključuje sljedeće aktivnosti.
| Proces | Projektna skupina | Ključni rezultati |
|---|---|---|
| Upravljanje opsegom plana | Planiranje | |
| Prikupite zahtjeve | Planiranje | Potreban dokument |
| Definirajte opseg | Planiranje | Izjava o opsegu projekta |
| Stvorite WBS | Planiranje | WBS imenik, WBS |
| Provjeri opseg | Praćenje i kontrola | Isporuke prihvaćanja |
| Opseg kontrole | Praćenje i kontrola | Zahtjev za promjenu |
U nastavku ćemo korak po korak vidjeti svaki proces: -
Upravljanje opsegom plana
Plan upravljanja opsegom odredit će kako će opseg biti definiran, potvrđen i kontroliran.
| Primarni ulazi | Alati i tehnike | Primarni izlazi |
|---|---|---|
| Preliminarna izjava o opsegu projekta | ||
| Povelja projekta | Sastanci | Planovi upravljanja zahtjevima |
| Plan upravljanja projektom | Stručna prosudba | Planovi upravljanja opsegom |
| Čimbenici okruženja poduzeća | ||
| Sredstva organizacijskih procesa |
Prikupite zahtjeve
Tijekom ovog procesa menadžeri koriste različite tehnike i alate za prikupljanje projektnih zahtjeva od dionika. Ova faza je vrlo važna i ako se točno izvede, šanse za pogreške tijekom projekta bit će minimalne.
| Primarni ulazi | Alati i tehnike | Primarni izlazi |
|---|---|---|
| Povelja projekta | Intervjui | Dokumentacija zahtjeva |
| Registar dionika | Fokusirane grupe | Plan upravljanja zahtjevima |
| Tehnike grupnog stvaralaštva | Zahtjevi tracmatrica učinkovitosti | |
| Facilitirane radionice | ||
| Ankete i upitnici | ||
| prototipova | ||
| Promatranja | ||
| Tehnike grupnog odlučivanja |
Proces definiranja opsega
Ovaj proces jasno pokazuje kako bi projekt trebao napredovati i što se ne smije dogoditi. Tijekom ovog procesa osigurava se da projekt ostane na tracpregledom prateće dokumentacije. Rezultirajući opseg tada će spomenuti zahtjeve i očekivanja dionika.
| Primarni ulazi | Alati i tehnike | Primarni izlazi |
|---|---|---|
| Povelja projekta | Stručna prosudba | Izjava o opsegu projekta |
| Dokumentacija zahtjeva | Analiza proizvoda | Ažuriranja projektnih dokumenata |
| Sredstva organizacijskih procesa | Alternativna identifikacija | |
| Facilitirane radionice |
Stvaranje WBS-a (struktura raščlambe rada)
WBS omogućuje voditelju projekta i njegovom timu da raščlane rezultate projekta visoke razine u manje, upravljive jedinice rada koje se nazivaju radni paketi.
| Primarni ulazi | Alati i tehnike | Primarni izlazi |
|---|---|---|
| Izjava o opsegu projekta | Raspad | WBS |
| Dokumentacija zahtjeva | WBS rječnik | |
| Sredstva organizacijskih procesa | Osnovna linija opsega | |
| Ažuriranja projektnih dokumenata |
Provjeri opseg
Proces validacije opsega uključuje prihvaćanje od strane klijenta. To je trenutak kada klijent formalno prihvaća sve isporuke projekta. Ovaj proces se odvija na kraju svake faze. Tijekom ovog procesa klijent daje povratne informacije o obavljenom poslu.
| Primarni ulazi | Alati i tehnike | Primarni izlazi |
|---|---|---|
| Izjava o opsegu projekta | Inspekcija | Prihvaćanje isporučenih |
| Plan upravljanja projektom | Zahtjev za promjenu | |
| Zahtjev TracMatrica mogućnosti | Ažuriranja projektnih dokumenata | |
| Potvrđeni rezultati |
Kontrola opsega
Ovaj proces ili faza uključuje praćenje statusa projekta i upravljanje promjenama opsega. Osim toga, uključuje i procjenu dodatnih zahtjeva od strane kupca ili proaktivno nadgledanje opsega projekta.
| Primarni ulazi | Alati i tehnike | Primarni izlazi |
|---|---|---|
| Plan upravljanja projektom | Analiza varijance | Mjerenja radnog učinka |
| Dokumentacija zahtjeva | Zahtjevi za promjenu | |
| Zahtjev tracmatrica učinkovitosti | ||
| Imovina organizacijskog procesa | ||
| Informacije o radnom učinku | Ažuriranja projektnih dokumenata |
Ključne točke koje treba zapamtiti za upravljanje opsegom
- Kako bi se izbjeglo prekoračenje troškova i odstupanje od rasporeda, opseg mora biti potpun i točan.
- Opseg treba biti jasno definiran kako bi se izbjegao nepotreban rad i zabuna
- Dokument opsega treba podijeliti sa svim dionicima kako bi se izbjegle pogreške u dizajnu i zahtjevima
- Dobra praksa za upravljanje opsegom je da dokument opsega mora ostati nepromijenjen tijekom trajanja projekta
Ključne razlike između integracije projekta i upravljanja opsegom projekta
Iako oba područja znanja pripadaju PMBOK okviru i dijele nekoliko ulaznih podataka, odgovaraju na različita pitanja.
Upravljanje integracijom projekata pita kako se svaki plan, isporučivi rezultat i promjena uklapaju u cijeli životni ciklus projekta. Upravljanje opsegom projekta pita koji će posao projekt isporučiti, a koji neće.
Razlike su jasno vidljive u sljedećoj tablici.
| Aspekt | Upravljanje integracijom projekta | Upravljanje opsegom projekta |
|---|---|---|
| Glavna svrha | Koordinirajte svako područje znanja u jedan konzistentan plan. | Definirati, validirati i kontrolirati rad potreban za isporuku proizvoda. |
| Ključni rezultat | Povelja projekta i plan upravljanja projektom. | Izjava o opsegu, struktura raščlambe posla i osnovna linija opsega. |
| Tipični izlaz | Odobreni zahtjevi za promjene i ažurirani planovi. | Prihvaćeni rezultati i zahtjevi za promjene vezani su samo uz opseg. |
| Vlasnik | Voditelj projekta koji surađuje sa sponzorom. | Voditelj projekta surađuje s poslovnim analitičarom i dionicima. |
Ukratko, integracija održava dijelove projekta u funkciji kao jedinstvenog sustava, dok upravljanje opsegom održava granice posla jasnim i stabilnim.
Kako spriječiti širenje opsega u projektu
Širenje opsega je nekontrolirano širenje projektnog rada nakon što je odobren osnovni opseg. Iscrpljuje proračun, pomiče rokove i šteti kvaliteti ako se ne prepozna rano.
Sljedeće prakse pomažu voditelju projekta da kontrolira širenje opsega od početka do kraja.
- Napišite jasnu izjavu o opsegu. U opisu opsega opišite svaki isporučivi proizvod, izuzeće, pretpostavku i ograničenje kako bi dionici dijelili jedno tumačenje rada.
- Izradite detaljnu strukturu raščlambe posla. Rastavite isporučene proizvode u radne pakete koji su dovoljno mali da se mogu procijeniti u satima ili danima. Precizan WBS čini nove zahtjeve očitima jer ne odgovaraju nijednom postojećem radnom paketu.
- Rano odredite osnovni opseg. Zamrznite naredbu opsega, WBS i WBS rječnik kao osnovnu liniju opsega i pohranite ih u kontrolu verzija kako bi svako odstupanje bilo mjerljivo.
- Usmjerite svaki zahtjev kroz integriranu kontrolu promjena. Kada dionik zatraži novu značajku, zabilježite zahtjev, procijenite njegov utjecaj na troškove, raspored, kvalitetu i rizik, a zatim ga odobrite ili odbijte u odboru za kontrolu promjena.
- Track zahtjeva s a tracmatrica mogućnosti. Povežite svaki zahtjev s poslovnom potrebom, isporučivom i testom prihvatljivosti. Zahtjevi koji se ne mogu tracvraćeni na poslovnu potrebu su jaki kandidati za odbijanje.
- Komunicirajte odluke o opsegu. Podijelite svaku odobrenu i odbijenu promjenu sa širim timom kako nitko slučajno ne započne posao koji nije planiran u proračunu.
Ovi koraci ne eliminiraju promjenu. Oni održavaju promjenu vidljivom i financiranom, što je razlika između zdrave evolucije i destruktivnog širenja opsega.
Popularni alati za integraciju projekata i upravljanje opsegom
Moderni voditelji projekata rijetko track integracija i opseg samo u proračunskim tablicama. Sljedeći alati pokrivaju uobičajene potrebe u dva područja znanja.
- Microsoft Project: Planer za stolna računala i oblak s jakim Ganttovim dijagramom, resursima i osnovnim podacima trackralj za srednje i velike projekte.
- Jira i Jira Align: Široko se koristi u agilnim timovima za upravljanje epskim zadacima, pričama i međutimovskim ovisnostima uz održavanje zaostataka u opsegu.
- Smartsheet: Alat temeljen na mreži koji podržava strukture raščlambe posla, zapisnike promjena i integrirane nadzorne ploče bez velikih troškova učenja.
- Asana i monday.com: Platforme za suradnju koje kombiniraju popise zadataka, prikaze portfelja i tijekove rada zahtjeva za promjenama u jednom radnom prostoru.
- Confluence i SharePoint: Platforme za dokumente koje omogućuju pretraživanje povelje projekta, izjave o opsegu i odluka o promjenama na jednom mjestu.
Pravi izbor ovisi o veličini tima, načinu isporuke i standardu izvještavanja koji koristi sponzor.
