Integracija projekta i upravljanje opsegom: što je, definicija

Što je upravljanje integracijom projekta?

Upravljanje integracijom projekta uglavnom se bavi procesima koji su potrebni kako bi se osiguralo da su različite aktivnosti projekta pravilno koordinirane.

Drugim riječima, proces upravljanja integracijom projekta sastoji se od aktivnosti kao što su identificiranje, definiranje, kombiniranje i koordinacija različitih procesa povezanih s projektom.

Upravljanje integracijom projekta uključuje sljedeće aktivnosti.

Proces	Faza projekta	Ključni rezultati
Razviti projektnu povelju	Iniciranje	Povelja projekta
Razviti plan upravljanja projektom	Planiranje	Plan upravljanja projektom
Usmjeravajte i upravljajte projektnim radom	Izvršenje	isporučeno
Pratite i kontrolirajte projektni rad	Praćenje i kontrola	Zahtjevi za promjenu
Izvršite integriranu kontrolu promjena	Praćenje i kontrola	Promijenite ažuriranja statusa zahtjeva
Zatvori projekt ili fazu	Zatvaranje projekta	Finalni proizvod

Vidjet ćemo cijeli ovaj proces korak po korak u nastavku:-

Povelja projekta

Povelja projekta sastavni je dio upravljanja integracijom projekta, bez povelje projekta projekt ne može započeti. Njime se formalno odobravaju i definiraju ciljevi projekta. Sadrži naziv, opis i rezultate projekta, koje obično piše autoritet viši od voditelja projekta.

Ulazi	Alati i tehnike	Izlazi
Izjava o radu projekta	Stručna prosudba	Povelja projekta
Poslovni slučaj
Ugovor
Čimbenici okruženja poduzeća
Imovina organizacijskog procesa

Plan upravljanja projektom

Razvoj projektnog plana koristi rezultate drugih procesa planiranja za izradu konzistentnog, logičkog dokumenta koji se može koristiti za usmjeravanje kontrole i izvedbe projekta. Plan upravljanja projektom koristi se za usmjeravanje izvedbe projekta, dokumentiranje pretpostavki planiranja projekta, komunikaciju među dionicima, za bolju kontrolu projekta itd.

Ulazi	Alati i tehnike	Izlazi
Povelja projekta	Stručna prosudba	Plan upravljanja projektom
Izlaz iz procesa planiranja
Čimbenici okruženja poduzeća
Imovina organizacijskog procesa

Usmjeravajte i upravljajte projektnim radom

To je proces u kojem će se rad izvoditi kako je definirano u planu upravljanja projektom i implementacija promjena u skladu sa zahtjevima projekta.

Ulazi	Alati i tehnike	Izlazi
Plan upravljanja projektom	Stručna prosudba	isporučeno
Odobreni zahtjevi za promjenama	Informacijski sustav za upravljanje projektima	Informacije o radnom učinku
Čimbenici okruženja poduzeća		Zahtjevi za promjenu
Imovina organizacijskog procesa		Ažuriranja planova upravljanja projektima
		Ažuriranja projektnih dokumenata

Pratite i kontrolirajte projektni rad

Ova faza uključuje praćenje, pregled i izvješćivanje o napretku projekta kako bi se ispunili ciljevi izvedbe definirani u planu upravljanja projektom.

Ulazi	Alati i tehnike	Izlazi
Plan upravljanja projektom	Stručna prosudba	Zahtjevi za promjenu
Izvješća o učinku		Ažuriranja planova upravljanja projektima
Čimbenici okruženja poduzeća		Ažuriranja projektnih dokumenata
Imovina organizacijskog procesa

Izvršite integriranu kontrolu promjena

To je faza u kojoj se ocjenjuje učinak svake promjene u odnosu na projekt. Zahtijeva procjenu kroz cijeli projekt. U ovom se procesu stvarni rad analizira u odnosu na projektirani plan i vrši prilagodbu ako nisu povezani ili sinkronizirani.

Razlika između "praćenja i kontrole projektnog rada" i "integrirane kontrole promjena" je u tome što Izvođenje integrirane kontrole promjena stavlja naglasak na upravljanje bilo kojom promjenom opsega projekta, dok se prvi fokusira na upravljanje načinom na koji se takav opseg izvršava.

Ulazi	Alati i tehnike	Izlazi
Plan upravljanja projektom	Stručna prosudba	Promjena statusa zahtjeva
Informacije o radnom učinku	Sastanci kontrole promjena	Ažuriranja plana upravljanja projektom
Zahtjevi za promjenu		Ažuriranja projektnih dokumenata
Čimbenici okruženja poduzeća
Imovina organizacijskog procesa

Zatvori projekt ili fazu

To je faza formalnog završetka aktivnosti povezanih s projektom.

Ulazi	Alati i tehnike	Izlazi
Plan upravljanja projektom	Stručna prosudba	Prijelaz konačnog proizvoda, usluge ili rezultata
Prihvaćene isporuke		Ažuriranja imovine organizacijskog procesa
Imovina organizacijskog procesa

Što je upravljanje opsegom projekta?

Procesi upravljanja opsegom određuju koji posao je potrebno obaviti i osiguravaju da projekt uključuje samo taj posao kako bi se projekt dovršio.

Zašto menadžeri trebaju Project Scope Management

• Bez određivanja opsega projekta ne može se procijeniti vrijeme ili trošak koji će projekt uzeti
• Upravljanje opsegom gradi kontrolne procese za rješavanje elemenata koji mogu promijeniti projekt tijekom životni ciklus projekta
• Pomaže u izbjegavanju izazova na koje bi projekt mogao naići sa svakim rastućim opsegom i neposlušnim popisom zahtjeva.

Ova faza uključuje oboje-

• Upravljanje opsegom projekta
• Upravljanje opsegom proizvoda

Proces upravljanja opsegom projekta uključuje sljedeće aktivnosti.

Proces	Projektna skupina	Ključni rezultati
Upravljanje opsegom plana	Planiranje
Prikupite zahtjeve	Planiranje	Potreban dokument
Definirajte opseg	Planiranje	Izjava o opsegu projekta
Stvorite WBS	Planiranje	WBS imenik, WBS
Provjeri opseg	Praćenje i kontrola	Isporuke prihvaćanja
Opseg kontrole	Praćenje i kontrola	Zahtjev za promjenu

Vidjet ćemo cijeli ovaj proces korak po korak u nastavku:-

Upravljanje opsegom plana

Plan upravljanja opsegom odredit će kako će opseg biti definiran, potvrđen i kontroliran.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Preliminarna izjava o opsegu projekta
Povelja projekta	Sastanci	Planovi upravljanja zahtjevima
Plan upravljanja projektom	Stručna procjena	Planovi upravljanja opsegom
Čimbenici okruženja poduzeća
Sredstva organizacijskih procesa

Prikupite zahtjeve

Tijekom ovog procesa menadžeri koriste različite tehnike i alate za prikupljanje projektnih zahtjeva od dionika. Ova je faza vrlo važna i ako se izvede točno, šanse za pogrešku tijekom projekta bit će minimalne.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Povelja projekta	Intervjui	Dokumentacija zahtjeva
Registar dionika	Fokusirane grupe	Plan upravljanja zahtjevima
	Tehnike grupnog stvaralaštva	Matrica sljedivosti zahtjeva
	Facilitirane radionice
	ankete i upitnike
	prototipova
	Promatranja
	Tehnike grupnog odlučivanja

Proces definiranja opsega

Ovaj proces jasno pokazuje kako bi projekt trebao napredovati i što ne može učiniti. Tijekom ovog procesa pregledom popratnih dokumenata osigurava se da projekt ostaje na stazi. Rezultirajući opseg će zatim spomenuti zahtjeve i očekivanja dionika.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Povelja projekta	Stručna prosudba	Izjava o opsegu projekta
Dokumentacija zahtjeva	Analiza proizvoda	Ažuriranja projektnih dokumenata
Sredstva organizacijskih procesa	Alternativna identifikacija
	Facilitirane radionice

Stvaranje WBS-a (struktura raščlambe rada)

WBS omogućuje voditelju projekta i njegovom timu da raščlane rezultate projekta visoke razine u manje, upravljive jedinice rada koje se nazivaju radni paketi.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Izjava o opsegu projekta	Raspad	WBS
Dokumentacija zahtjeva		WBS rječnik
Sredstva organizacijskih procesa		Osnovna linija opsega
		Ažuriranja projektnih dokumenata

Provjeri opseg

Proces provjere opsega uključuje prihvaćanje klijenata. To je kada klijent formalno prihvati sve rezultate projekta. Na kraju svake faze događa se ovaj proces. Tijekom ovog procesa klijent daje povratnu informaciju o obavljenom poslu.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Izjava o opsegu projekta	Inspekcija	Prihvaćanje isporučenih
Plan upravljanja projektom		Zahtjev za promjenu
Matrica sljedivosti zahtjeva		Ažuriranja projektnih dokumenata
Potvrđeni rezultati

Kontrola opsega

Ovaj proces ili faza uključuje praćenje statusa projekta i upravljanje promjenama opsega. Osim toga, to također uključuje procjenu dodatnih zahtjeva od strane kupca ili proaktivno previđanje opsega projekta.

Primarni ulazi	Alati i tehnike	Primarni izlazi
Plan upravljanja projektom	Analiza varijance	Mjerenja radnog učinka
Dokumentacija zahtjeva		Zahtjevi za promjenu
Matrica sljedivosti zahtjeva
Imovina organizacijskog procesa
Informacije o radnom učinku		Ažuriranja projektnih dokumenata

Ključne točke koje treba zapamtiti za upravljanje opsegom

• Kako bi se izbjeglo prekoračenje troškova i odstupanje od rasporeda, opseg mora biti potpun i točan.
• Opseg treba biti jasno definiran kako bi se izbjegao nepotreban rad i zabuna
• Dokument opsega treba podijeliti sa svim dionicima kako bi se izbjegle pogreške u dizajnu i zahtjevima
• Dobra praksa za upravljanje opsegom je da dokument opsega mora ostati nepromijenjen tijekom trajanja projekta

Rezime

Upravljanje opsegom se koristi za određivanje načina na koji će se upravljati ostalim procesima planiranja opsega.

Ključni aspekt ove faze

• Analiza projektnih zahtjeva
• Priopćite promjenu opsega svim dionicima
• Uloge i odgovornosti koje se odnose na djelokrug