Анализ и карта на заинтересованите страниping с пример и шаблон
Чарлз Мур
⚡ Умно обобщение
Анализ и карта на заинтересованите страниping идентифицира кой има власт, интерес и влияние върху даден проект, след което ги групира, така че бизнес анализаторите да могат да планират ангажираността, да приоритизират комуникацията и да намалят риска по проекта във всяка фаза на изпълнение.
Какво е анализ на заинтересованите страни?
Анализ на заинтересованите страни е процес на картографиранеping интереса на вашите заинтересовани страни. Това е процес за систематичен анализ и събиране на качествена информация, за да се определи чий интерес трябва да се вземе предвид. Той помага на ръководителите и мениджърите на проекти да оценят интересите, позициите, съюзите и знанията на заинтересованите страни, свързани с проекта.
Какво е карта на заинтересованите страниping?
Карта на заинтересованите страниping е ефективен процес за намиране на ключовите заинтересовани страни, свързани с проекта. Помага да научите повече за заинтересованите страни и да идентифицирате всички лица, които се интересуват от резултата от проекта. След като всички заинтересовани страни бъдат идентифицирани, те могат да бъдат картографирани и категоризирани в зависимост от различните интереси и нива на ангажираност.
Кога трябва да се извърши анализ на заинтересованите страни?
Анализът на заинтересованите страни винаги трябва да се извършва в началото на проекта. Такъв анализ е полезен при изготвянето на логическа рамка. Логическата рамка е общ подход към планирането, мониторинга и оценката на проекта под формата на „матрица на логическата рамка“. Винаги, когато логическите рамки се преразглеждат по време на жизнения цикъл на проекта, анализът на заинтересованите страни ще бъде полезен. Това означава, че когато се извършват междинни прегледи или годишен мониторинг, анализът на заинтересованите страни трябва да бъде част от дейността.
Категоризация на заинтересованите страни
Заинтересованите страни са категоризирани в две категории
| Вътрешни заинтересовани страни | Външни заинтересовани страни |
|---|---|
| В рамките на организацията: служители и ръководство | Извън организацията: Правителствена и търговска асоциация |
Процес за анализ и карта на заинтересованите страниping
Следната карта на заинтересованите страниping Примерът обяснява основните аспекти, които трябва да се вземат предвид при анализа на заинтересованите страни.
Стъпка 1) Идентифицирайте вашите заинтересовани страни: вашият шеф, вашият екип, висши ръководители, бъдещи клиенти, вашето семейство и т.н.
Стъпка 2) Оценете как тези заинтересовани страни могат да бъдат повлияни или да имат ефект върху организацията
Стъпка 3) Дайте приоритет на вашите заинтересовани страни-
| Вид заинтересована страна | действие |
|---|---|
| Голяма мощност, заинтересовани хора | – Управлявайте внимателно |
| Голяма мощност, по-малко заинтересовани хора | – Бъдете доволни |
| Ниска мощност, заинтересовани хора | – Бъдете информирани |
| Ниска мощност, по-малко заинтересовани хора | – Наблюдавайте с минимални усилия |
Стъпка 4) Идентифицирайте области на конфликти (организация срещу заинтересована страна, заинтересована страна срещу заинтересована страна)
Стъпка 5) Приоритизирайте, съгласувайте и балансирайте заинтересованите страни
Стъпка 6) Съгласувайте нуждите на значимите заинтересовани страни със стратегиите и действията на организацията
Следващо в този пример за карта на заинтересованите страниping, нека научим за нещата, за които да се погрижим, когато общуваме със заинтересованите страни
- Бихте ли елиминирали процеси, които не добавят стойност към заинтересованите страни?
- Как бихте общували със заинтересованите страни?
- Вашите комуникации насърчават ли обмена на заинтересовани страни?
- Съобщавате ли на заинтересованите страни стойността на сделката?
Важни въпроси, които трябва да се зададат по време на анализа и картографирането на заинтересованите страниping
| Проверка на различен атрибут за заинтересована страна | Въпрос, който да зададете на вашите заинтересовани страни |
|---|---|
| Идентифициране на заинтересованите страни | Кой плаща за проекта? Кой ще получи резултатите или печалбите от проекта? Както от вашата организация, така и от организацията клиент, които ще работят с вас за изпълнението на проекта? Определете експерта за областта на проекта в организацията. |
| Интерес | Каква пряка полза очакват заинтересованите страни от проекта? Какви резултати очакват заинтересованите страни в резултат на проекта? Какви промени трябва да направят заинтересованите страни в резултат на проекта? Има ли конфликт на интереси между заинтересованите страни? |
| Влияние | Какви легитимни правомощия имат заинтересованите страни в организацията? Кой контролира активите и ресурсите на проекта? Каква степен на влияние или преговорна сила имат идентифицираните от вас заинтересовани страни в организацията? |
| Въздействие | Какво влияние може да окаже дадена заинтересована страна върху проекта и дали това ще повлияе на успеха на проекта. |
Освен това трябва да разберете кога заинтересованите страни ще се включат в следното-
- Визия на проекта
- Определение на обхвата на проекта
- Анализ на бизнес процеси
- Нуждае се от извличане
- Валидиране на изискване
- Прегледи на дизайна
- Тестване за приемане на потребителите
Можете да създадете „Таблица на матрицата на участието за заинтересованите страни, както е дадено в примера на картата на заинтересованите страни по-долу:
| Тип участие | Информирам | Консултирайте се с | партньор | контрол |
|---|---|---|---|---|
| Оценка на нуждите | ||||
| Планиране | ||||
| Прилагане | ||||
| Мониторинг и оценка |
Шаблон за анализ на заинтересованите страни
По-долу е даден шаблон за анализ на заинтересованите страни. Той ще ви помогне да идентифицирате заинтересованите страни и да ги групирате по различни категории и критерии.
Изтеглете шаблон за анализ на заинтересованите страни
Съвети за управление на вашите заинтересовани страни
- Не се оплаквайте. Приемете заинтересованите страни такива, каквито са
- За гарантиран успех включете ключовото ръководство.
- Уверете се, че сте включили заинтересованите страни в началото на процеса на бизнес анализ
- За чувствителни въпроси, осигурете пълна конфиденциалност с всички заинтересовани страни, за да спечелите тяхното доверие.
- За да избегнете конфликти, помогнете на всички заинтересовани страни да реализират личните си ползи от проекта.
- Карта на заинтересованите страниping и анализът винаги помага.
Карта на популярните заинтересовани страниping Техники
След като заинтересованите страни бъдат идентифицирани, няколко доказани техники помагат на бизнес анализатора да ги визуализира и да избере правилната стратегия за ангажиране. Повечето проекти използват една или две от следните техники, понякога в комбинация.
- Решетка на властта и интересите (матрица на Менделоу): Нанася всеки заинтересован участник върху мрежа 2×2 на сила спрямо интерес, като по този начин се получават четирите групи, използвани в стъпка 3 от горния процес – „Управлявай отблизо“, „Поддържай удовлетвореността“, „Поддържай информацията“ и „Наблюдавай“. Това е най-широко използваната карта.ping инструмент и работи добре за малки и средни проекти.
- Модел на изпъкналост: Въведена от Мичъл, Агъл и Ууд, тя класифицира заинтересованите страни по три атрибута – власт, легитимност и неотложност – и генерира седем типа заинтересовани страни, като например доминиращи, зависими и окончателни. Полезна е, когато в даден проект има много заинтересовани страни с конкуриращи се претенции.
- Матрица на мощността и динамиката: Картира заинтересованите страни по отношение на властта спрямо това колко бързо се променят позициите им. Това подчертава непредсказуемите, но влиятелни заинтересовани страни, които се нуждаят от внимателно наблюдение по време на организационна промяна.
- Матрица на влиянието и въздействието: Подобно на мрежата „Власт-Интерес“, но замества интереса с въздействие върху резултатите от проекта. Често се използва, когато един и същ заинтересован участник може да повлияе на множество резултати.
- Анализ на силовото поле: Техника от Кърт Люин, която изброява силите, които настояват за и против промяната, и оценява тяхната сила. Тя е полезна, когато даден проект зависи от подкрепата на заинтересованите страни за конкретно решение.
- Мрежова диаграма / социограма: Рисува заинтересованите страни като възли, а техните взаимоотношения като ръбове. Разкрива неформални влиятелни лица и комуникационни пътища, които една мрежа може да пропусне.
Изберете техниката въз основа на размера и сложността на проекта. За кратък проект може да е необходима само мрежата „Власт-Интерес“. Голяма организационна промяна обикновено комбинира модела на значимост с мрежова диаграма, така че както формалната власт, така и неформалното влияние да са видими на една страница.
Често срещани грешки, които трябва да се избягват при анализа на заинтересованите страни
Анализът на заинтересованите страни е лесен за лошо провеждане. Следните грешки се срещат често в проектите и си струва да ги проверите спрямо вашия собствен подход.
- Третиране на картата като еднократно упражнение: Позициите на заинтересованите страни се променят с преминаването на проекта през фази. Revпоказва картата на всеки важен етап, не само в началото.
- Пренебрегване на косвените заинтересовани страни: Крайните потребители, регулаторните органи и екипите за поддръжка често влияят върху приемането, дори когато не са лица, вземащи решения. Добавете ги към картата рано.
- Фокусиране само върху властта, а не върху интереса: Влиятелен заинтересован участник с нисък интерес все пак се нуждае от план за лека актуализация, в противен случай едно закъсняло възражение може да провали проекта.
- Объркване на предпочитанията с приоритетите: Всеки заинтересован участник има мнение. Само някои от тези мнения съответстват на целите на проекта. Претеглете картата според стратегическото ѝ съответствие, а не според честотата на изразяване.
- Пропусниping писмени планове за ангажиране: Регистър на заинтересованите страни без съответстващ комуникационен план рядко се използва. Свържете всеки квадрант с документирана честота, канал и собственик.
RevПреглеждането на картата на заинтересованите страни спрямо тези грешки в началото на всяка фаза поддържа анализа честен и проекта в правилната посока.
