تدفق عملية تحليل الأعمال: برنامج تعليمي خطوة بخطوة
تشارلز مور
⚡ ملخص ذكي
يرشد مخطط عملية تحليل الأعمال محلل الأعمال من بداية المشروع وحتى الموافقة على المتطلبات، ويغطي الاكتشاف، ومراجعة أصحاب المصلحة، وتحليل المستندات، وتحديد مجال المشكلة، والعرض المنظم لمديري المشاريع والجهات الراعية.
ما هي الخطوات التي يجب اتباعها في عملية تحليل الأعمال؟
فيما يلي الخطوات المتبعة في عملية تحليل الأعمال. وسوف ترشدك هذه الخطوات من اليوم الأول لعملية تحليل الأعمال حتى نهاية مرحلة التخطيط.
الخطوة 1) جمع كافة المعلومات حول المشروع
انها محلل أعمال المسؤولية عن جمع كل التفاصيل المتعلقة بالمشروع من خلال طرح الأسئلة على الأشخاص المرتبطين به (مدير المشروع، راعي المشروع، المدير الوظيفي، أو صاحب العمل).
ينبغي أن تغطي المعلومات التي تم جمعها المواضيع التالية:
- نطاق المشروع وحدوده
- العوامل الحالية المؤثرة على المنظمة
- مخاطر المشروع والقيود
- سياق تنظيمي أوسع
حدد الجهات المعنية التي تشارك بنشاط في المشروع. هذه أيضًا فرصة جيدة لإجراء... تحليل احتياجات أصحاب المصلحة.
بعد جمع هذه المعلومات، قم بتحليل دورك في المشروع وقم بإنشاء قائمة مرجعية يمكنك كمحلل أعمال تضمينها، مثل:
- ما الدروس المستفادة من التجارب السابقة التي يمكنك تطبيقها على المشروع الحالي؟
- الوثائق والتخطيط اللازمان للمشروع الحالي
- مناقشة النتائج المحتملة للمشروع مع أصحاب المصلحة
- حدد الأعضاء المشاركين في المشروع
- قم بترتيب اجتماع مع العميل وأصحاب المصلحة عند الحاجة إلى مدخلات إضافية.
- المخرجات المتوقعة والشكل المطلوب تقديمها به
- يمكنك مراجعة الوثائق الموجودة للحصول على فهم أفضل للمشروع
- المنهجية (رشيقة أو الشلال) الذي سيكون الأنسب للمشروع
الخطوة الثانية: تحديد أصحاب المصلحة وإعداد Revاجتماع معاينة
في الخطوة الثانية، قم بإعداد اجتماع المراجعة مع مدير المشروع وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق. غالباً ما يؤدي عدم وضوح جدول الأعمال إلى فشل المشروع.
- كن دقيقاً بشأن ما هو متوقع من المشروع.
- أشرك مدير المشروع وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق في الاجتماع واطرح أسئلة تتعلق بالمشروع.
- إذا كنت تعمل على مشروع جديد تمامًا، فاسأل مدير المشروع أو شخصًا للتواصل سبق له العمل في هذا المجال.
الخطوة 3) تحليل جميع الوثائق ذات الصلة بالمشروع
التالي، بشكل صحيح تحليل جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع، مثل:
- وثائق إجراءات العمل
- وثائق متطلبات الأعمال والنظام
- القضايا التجارية
- الرسوم البيانية والرسوم البيانية التدفق
- خطط المشروع
- الهيكل التنظيمي
- وثائق الإستراتيجية وخطط الأعمال
- السياسات والتشريعات
اكشف عن أي معلومات مخفية في وثيقة متطلبات العمل و tracثغرات في الأنظمة والعمليات والإجراءات والتشغيل الحالية. قد تكون الوثيقة المقدمة إليك قديمة، لذا تحقق من كل معلومة تكتشفها قبل اعتبارها نهائية.
الخطوة الرابعة: سجل جميع الحقائق والمعلومات التي تكتشفها
أثناء البحث والتحليل، ستكتشف العديد من الحقائق المفيدة حول المشروع والتي تحتاج إلى تغيير أو تطبيق. سجّل كل نتيجة لتتمكن من مراجعتها لاحقًا.
- متطلبات العمل بما في ذلك متطلبات إعداد التقارير
- العمليات التجارية والأنظمة الداعمة
- المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية
- القضايا والمخاطر التي تؤثر حاليا على المشروع
الخطوة 5) فهم مجال المشكلة
في هذه المرحلة، تكون قد اكتسبت فهمًا راسخًا للمشروع، لذا يمكنك تحديد مجال المشكلةعليك أن تكتشف:
- ما هي الوظيفة التجارية التي ستتأثر؟
- المخاطر والعوامل التي تؤثر على العمل
- السياسات والقيود التي تؤثر على المشروع
- القيم التي تحدد مستوى أهمية المشروع
- الأنظمة التي تدعم أنشطة الأعمال حاليًا
- الوثائق التي تلخص مجال المشكلة، على سبيل المثال التقرير السنوي
- المشكلات التي تعيق حالياً الشركة عن تحقيق النتائج المرجوة
- ما إذا كان التغيير المقترح سيحدث فرقاً في مجال المشكلة
الخطوة السادسة: عرض متطلبات العمل
بعد جمع جميع متطلبات العمل وفهم مجال المشكلة، فإن الخطوة التالية هي عرض متطلبات العمل لأصحاب المصلحة أو مدير المشروع. تشمل أساليب العرض الشائعة ما يلي:
- جدول أو جدول بيانات
- رسم تخطيطي أو رسم بياني
- نموذج أولي أو محاكاة
- قالب نص منظم أو جملة منظمة
مسرد المصطلحات التي تعطي لمحة سريعة عن عملية محلل الأعمال:
- الغرض: يحدد الغرض من أنشطة تحليل الأعمال المطلوبة للمبادرة المقترحة
- مجال العمل يحدد التسليمات المضمنة والمستبعدة
- السبب الجذري: يحدد الأسباب الجذرية للمشاكل التي تم تحديدها
- الوضع الحالي: يحدد المشكلة التي تستدعي التغيير
- الأنشطة المخطط لها: يحدد سبب النشاط والتسليمات ومواعيد التسليم
- خطة إشراك أصحاب المصلحة: يقدم لمحة عامة عن عملية إشراك أصحاب المصلحة
- إدارة الجودة: يصف هذا القسم الأنشطة التي ستضمن جودة مخرجات المشروع.
- Target شرط: يحدد كيفية معالجة القضايا الحرجة التي تم تحديدها
نصائح سريعة لمحلل الأعمال
- طرح الأسئلة في الاجتماعات
- كن مستعدًا قبل اجتماع أصحاب المصلحة أو المراجعة
- كن قابلاً للتكيف مع التغيير والتجارب الجديدة
- إدارة التوقعات
- استجب للتعليقات
المخرجات الشائعة التي يتم إنتاجها خلال عملية تحليل الأعمال
تُخلّف كل عملية تحليل أعمال مجموعة من الوثائق التي يمكن لفريق المشروع والجهات الراعية والمدققين الاطلاع عليها. tracالعودة إلى. إن إنتاج هذه المخرجات باستمرار هو ما يجعل العملية قابلة للتكرار عبر المشاريع.
- خطة تحليل الأعمال: يصف هذا التقرير النهج والجدول الزمني وخطة إشراك أصحاب المصلحة في أعمال التحليل.
- سجل أصحاب المصلحة: يسرد هذا التقرير جميع أصحاب المصلحة مع ذكر دورهم وتأثيرهم وتوقعاتهم وقناة الاتصال المفضلة لديهم.
- وثيقة متطلبات العمل (BRD): يجسد هذا التقرير احتياجات العمل وأهدافه ومعايير نجاحه على مستوى عالٍ بلغة يفهمها أصحاب المصلحة غير التقنيين.
- المتطلبات الوظيفية وغير الوظيفية: قم بترجمة وثيقة متطلبات العمل (BRD) إلى سلوكيات النظام وسمات الجودة والقيود التي يمكن للمطورين والمختبرين البناء عليها.
- نماذج العمليات وحالات الاستخدام: اعرض سير العمل في الحالة الحالية والحالة المستقبلية باستخدام مخططات BPMN أو حالات استخدام UML أو مخططات النشاط.
- متطلبات الدراسة Tracمصفوفة القدرة (RTM): يربط كل متطلب بمصدره، وعنصر تصميمه، والاختبارات التي تتحقق منه.
- سجل طلبات التغيير: يسجل كل تغيير في النطاق مع تأثيره والقرار المتخذ بشأنه والجهة التي وافقت عليه، بحيث يبقى سجل التدقيق سليماً.
ينبغي تخزين هذه المخرجات في مستودع مشترك مثل Confluence أو SharePoint أو أداة مخصصة لإدارة المتطلبات حتى يعمل كل عضو في الفريق من نفس الإصدار.
أخطاء شائعة يجب تجنبها في عملية تحليل الأعمال
حتى محللو الأعمال ذوو الخبرة يقعون في نفس الأخطاء تحت ضغط التسليم. تجنب الأخطاء التالية يمنع معظم عمليات إعادة العمل والمفاجآت المتعلقة بنطاق المشروع لاحقًا.
- جمعةping للوصول إلى حل قبل صياغة المشكلة: إن اقتراح نظام أو أداة أو ميزة قبل فهم السبب الجذري يؤدي إلى إعادة عمل مكلفة وحل لا يلبي الحاجة الحقيقية للعمل.
- تخطىping التحقق من صحة المعلومات من قبل أصحاب المصلحة: إن تسجيل المتطلبات دون موافقة الأشخاص الذين سيستخدمون النظام يخلق ثغرات لا تظهر إلا أثناء اختبار قبول المستخدم.
- التعامل مع المتطلبات على أنها ثابتة: تتغير احتياجات العمل أثناء المشروع. محلل الأعمال الذي لا يُدير مستودع المتطلبات و tracسرعان ما تفقد مصفوفة القدرة السيطرة على النطاق.
- الإفراط في التوثيق بدلاً من التعاون: إن إنتاج وثيقة متطلبات العمل (BRD) من 200 صفحة لا يقرأها أحد أسوأ من وثيقة قصيرة مقترنة بجلسات عمل منتظمة ونماذج مرئية.
- التركيز فقط على المسار السعيد: يؤدي غياب حالات الاستثناء، ومعالجة الأخطاء، والمتطلبات غير الوظيفية إلى دفع العيوب إلى مرحلة الإنتاج وتآكل الثقة مع المستخدمين.
- العمل بمعزل عن الآخرين: إن تحليل المتطلبات دون مشاركة المطورين والمختبرين وفرق العمليات يغفل مخاطر الجدوى والقيود اللاحقة التي كان من الممكن اكتشافها في مراجعة مشتركة.
- استخدام لغة غامضة أو مبهمة: إن استخدام كلمات مثل "سهل الاستخدام" أو "سريع" أو "مرن" دون وجود معايير قبول قابلة للقياس يخلق خلافات لا تظهر إلا عند عرض الميزة.
أدوات شائعة تدعم عملية تحليل الأعمال
تدعم مجموعة الأدوات المناسبة كل مرحلة من مراحل عملية تحليل الأعمال، بدءًا من استخلاص المعلومات وحتى الموافقة النهائية. وتجمع معظم الفرق بين أداة بسيطة لإدارة قائمة المهام، وأداة للنمذجة، ومنصة للتوثيق.
- جيرا و Azure عمليات التطوير: Track ملحميات، قصص المستخدم، وعيوب عبر فرق التسليم الرشيقة وربط المتطلبات بعمل السبرنت.
- كونفلوينس، وشيربوينت، و Notion: قم بتخزين خطة تحليل الأعمال، وملاحظات الاجتماعات، والقرارات، ووثائق متطلبات الأعمال في مساحة قابلة للبحث يمكن لأصحاب المصلحة الوصول إليها.
- Microsoft Visio, Lucidchartو draw.io: ارسم مخططات تدفق العمليات BPMN، ومخططات حالات الاستخدام، ونماذج البيانات التي تجعل سير العمل وعمليات التسليم مرئية.
- جاما كونكت، IBM الأبواب، Modern RequirementsوVisure: إدارة المتطلبات على نطاق واسع باستخدام الخطوط الأساسية، tracالجدوى، وتحليل الأثر للمشاريع الخاضعة للتنظيم.
- Miro والجدارية: تسهيل الاكتشاف عن بُعد، ورسم خريطة رحلة المستخدمpingوخريطة التقاربping ورش عمل في الوقت الفعلي.
- بلسميك و Figma: قم بإنتاج نماذج أولية منخفضة الدقة ونماذج أولية عالية الدقة للتحقق من صحة الشاشات المقترحة مع مستخدمي الأعمال قبل بدء التطوير.
غالباً ما تبدأ الفرق الصغيرة باستخدام Jira و Confluence و Lucidchartتضيف البرامج الأكبر حجمًا أو الخاضعة للتنظيم أداة مخصصة لإدارة المتطلبات بمجرد استخدامها. tracتصبح القدرة على العمل، والخطوط الأساسية، وسجلات التدقيق أموراً إلزامية.
