Integrasi Proyek & Manajemen Lingkup: Apa itu, Definisi

Apa itu Manajemen Integrasi Proyek?

Manajemen Integrasi Proyek terutama berkaitan dengan proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa berbagai aktivitas proyek terkoordinasi dengan baik.

Dengan kata lain, proses Manajemen Integrasi Proyek terdiri dari aktivitas seperti mengidentifikasi, mendefinisikan, menggabungkan, dan mengoordinasikan berbagai proses yang terkait dengan proyek.

Manajemen Integrasi Proyek mencakup kegiatan-kegiatan berikut.

Proses	Tahap Proyek	Hasil Kerja Utama
Kembangkan piagam proyek	Memulai	Piagam Proyek
Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek	Perencanaan	Rencana Manajemen Proyek
Mengarahkan dan Mengelola Pekerjaan Proyek	Execution	Deliverables
Memantau dan Mengontrol Pekerjaan Proyek	Pemantauan dan Kontrol	Perubahan permintaan
Lakukan Kontrol Perubahan Terintegrasi	Pemantauan dan Kontrol	Ubah pembaruan status permintaan
Tutup Proyek atau Fase	Penutupan proyek	Produk akhir

Kami akan melihat semua proses ini langkah demi langkah di bawah: -

Piagam Proyek

Piagam proyek merupakan bagian integral dari Manajemen Integrasi Proyek, tanpa piagam proyek, suatu proyek tidak dapat dimulai. Ini secara resmi memberi wewenang dan mendefinisikan tujuan proyek. Ini mencakup nama, deskripsi, dan hasil proyek, biasanya ditulis oleh otoritas yang lebih tinggi daripada manajer proyek.

Masukan	Alat & Teknik	Output
Pernyataan kerja proyek	Penghakiman Pakar	Piagam Proyek
Kasus bisnis
Kontrak
Faktor lingkungan perusahaan
Aset proses organisasi

Rencana Manajemen Proyek

Pengembangan rencana proyek menggunakan keluaran dari proses perencanaan lainnya untuk menghasilkan dokumen logis dan konsisten yang dapat digunakan untuk memandu pengendalian proyek dan pelaksanaan proyek. Rencana Manajemen Proyek digunakan untuk mengarahkan pelaksanaan proyek, mendokumentasikan asumsi perencanaan proyek, berkomunikasi antar pemangku kepentingan, untuk pengendalian proyek yang lebih baik, dll.

Masukan	Alat & Teknik	Output
Piagam proyek	Penghakiman Pakar	Rencana Manajemen Proyek
Keluaran dari proses perencanaan
Faktor lingkungan perusahaan
Aset proses organisasi

Mengarahkan dan Mengelola Pekerjaan Proyek

Ini adalah proses di mana pekerjaan akan dilaksanakan sebagaimana didefinisikan dalam rencana manajemen proyek dan menerapkan perubahan sehubungan dengan kebutuhan proyek.

Masukan	Alat & Teknik	Output
Rencana manajemen proyek	Penghakiman Pakar	Deliverables
Permintaan perubahan yang disetujui	Sistem informasi manajemen proyek	Informasi prestasi kerja
Faktor lingkungan perusahaan		Perubahan permintaan
Aset proses organisasi		Pembaruan rencana manajemen proyek
		Pembaruan dokumen proyek

Memantau dan Mengontrol Pekerjaan Proyek

Tahap ini mencakup pelacakan, peninjauan, dan pelaporan kemajuan proyek untuk memenuhi tujuan kinerja yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek.

Masukan	Alat & Teknik	Output
Rencana manajemen proyek	Penghakiman Pakar	Perubahan permintaan
Laporan kinerja		Pembaruan rencana manajemen proyek
Faktor lingkungan perusahaan		Pembaruan dokumen proyek
Aset proses organisasi

Lakukan Kontrol Perubahan Terintegrasi

Ini adalah fase di mana dampak dari setiap perubahan dinilai terhadap proyek. Penilaian ini perlu dilakukan di seluruh proyek. Dalam proses ini, pekerjaan aktual dianalisis terhadap rencana yang diproyeksikan dan melakukan penyesuaian jika tidak sejalan atau sinkron.

Perbedaan antara “pekerjaan proyek monitor & kontrol” dan “kontrol perubahan terpadu” adalah Lakukan Pengendalian Perubahan Terpadu menekankan pada pengelolaan setiap perubahan pada ruang lingkup proyek sedangkan yang pertama berfokus pada pengelolaan cara lingkup tersebut dijalankan.

Masukan	Alat & Teknik	Output
Rencana manajemen proyek	Penghakiman Pakar	Ubah permintaan pembaruan status
Informasi prestasi kerja	Rapat Kontrol Perubahan	Pembaruan rencana manajemen proyek
Perubahan permintaan		Pembaruan dokumen proyek
Faktor lingkungan perusahaan
Aset proses organisasi

Tutup Proyek atau Fase

Ini adalah fase penyelesaian formal kegiatan terkait proyek.

Masukan	Alat & Teknik	Output
Rencana manajemen proyek	Penghakiman Pakar	Transisi produk akhir, layanan, atau hasil
Kiriman yang diterima		Pembaruan aset proses organisasi
Aset proses organisasi

Apa itu Manajemen Lingkup Proyek?

Proses Manajemen Lingkup menentukan pekerjaan apa yang perlu dilakukan dan memastikan bahwa proyek hanya mencakup pekerjaan tersebut untuk menyelesaikan proyek.

Mengapa manajer memerlukan Manajemen Lingkup Proyek

Tanpa menentukan ruang lingkup proyek, waktu atau biaya yang diperlukan untuk proyek tersebut tidak dapat diperkirakan
Manajemen ruang lingkup membangun proses pengendalian untuk mengatasi elemen-elemen yang dapat mengubah proyek selama proses berlangsung siklus hidup proyek
Ini membantu menghindari tantangan-tantangan yang mungkin dihadapi suatu proyek dengan setiap perluasan cakupan dan daftar persyaratan yang tidak teratur.

Tahap ini mencakup keduanya-

Mengelola ruang lingkup Proyek
Mengelola cakupan Produk

Proses Manajemen Ruang Lingkup Proyek mencakup kegiatan-kegiatan berikut.

Proses	Grup Proyek	Hasil Kerja Utama
Manajemen Lingkup Rencana	Perencanaan
Kumpulkan Persyaratan	Perencanaan	Dokumen yang diperlukan
Tentukan Ruang Lingkup	Perencanaan	Pernyataan lingkup proyek
Buat WBS	Perencanaan	Direktori WBS, WBS
Validasi Cakupan	Pemantauan dan Pengendalian	Hasil penerimaan
Lingkup Kontrol	Pemantauan dan Pengendalian	Ubah permintaan

Kami akan melihat semua proses ini langkah demi langkah di bawah: -

Manajemen Lingkup Rencana

Rencana Manajemen Ruang Lingkup akan menentukan bagaimana ruang lingkup akan didefinisikan, divalidasi, dan dikendalikan.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Primer
Pernyataan Lingkup Proyek Awal
Piagam proyek	Rapat	Rencana manajemen persyaratan
Rencana Manajemen Proyek	Keputusan Ahli	Rencana Pengelolaan Ruang Lingkup
Faktor lingkungan perusahaan
Aset Proses Organisasi

Kumpulkan Persyaratan

Selama proses ini manajer menggunakan berbagai teknik dan alat untuk mengumpulkan persyaratan proyek dari para pemangku kepentingan. Tahap ini sangat penting dan jika dilakukan secara akurat kemungkinan kesalahan selama proyek berlangsung akan minimal.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Primer
Piagam Proyek	wawancara	Dokumentasi kebutuhan
Daftar pemangku kepentingan	Grup fokus	Rencana manajemen kebutuhan
	Teknik kreativitas kelompok	Matriks keterlacakan persyaratan
	Lokakarya yang difasilitasi
	survei dan Kuesioner
	Prototip
	Pengamatan
	Teknik pengambilan keputusan kelompok

Mendefinisikan Proses Ruang Lingkup

Proses ini secara jelas menunjukkan bagaimana proyek seharusnya berjalan dan apa yang tidak dapat dilakukan. Selama proses ini, dipastikan bahwa proyek tetap pada jalurnya dengan meninjau dokumen pendukung. Cakupan yang dihasilkan kemudian akan menyebutkan persyaratan dan harapan pemangku kepentingan.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Primer
Piagam proyek	Penilaian Ahli	Pernyataan Lingkup Proyek
Dokumentasi persyaratan	Analisis produk	Pembaruan dokumen proyek
Aset Proses Organisasi	Identifikasi alternatif
	Lokakarya yang difasilitasi

Membuat WBS (Struktur Perincian Kerja)

WBS memungkinkan manajer proyek dan timnya untuk memecah hasil proyek tingkat tinggi menjadi unit-unit pekerjaan yang lebih kecil dan dapat dikelola yang disebut paket kerja.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Primer
Pernyataan Lingkup Proyek	Penguraian	WBS
Dokumentasi persyaratan		kamus WBS
Aset Proses Organisasi		Garis dasar cakupan
		Pembaruan dokumen proyek

Validasi Cakupan

Proses validasi cakupan melibatkan penerimaan klien. Ini adalah saat klien secara resmi menerima semua hasil proyek. Pada akhir setiap fase proses ini terjadi. Selama proses ini, klien memberikan umpan baliknya atas pekerjaan yang telah dilakukan.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Primer
Pernyataan Lingkup Proyek	Inspeksi	Hasil Penerimaan
Rencana Manajemen Proyek		Ubah permintaan
Matriks Ketertelusuran Persyaratan		Pembaruan dokumen proyek
Hasil yang divalidasi

Kontrol Lingkup

Proses atau fase ini melibatkan pemantauan status proyek dan pengelolaan perubahan ruang lingkup. Selain itu, hal ini juga melibatkan penilaian persyaratan tambahan oleh pelanggan atau secara proaktif mengabaikan ruang lingkup proyek.

Masukan Utama	Alat dan Teknik	Keluaran Primer
Rencana Manajemen Proyek	Analisis varians	Pengukuran prestasi kerja
Dokumentasi persyaratan		Perubahan permintaan
Matriks ketertelusuran kebutuhan
Aset proses organisasi
Informasi prestasi kerja		Pembaruan dokumen proyek

Poin-poin penting yang perlu diingat untuk Manajemen Lingkup

Untuk menghindari pembengkakan biaya dan penyimpangan jadwal, cakupannya harus lengkap dan akurat.
Ruang lingkup perlu didefinisikan dengan jelas untuk menghindari pekerjaan yang tidak perlu dan kebingungan
Dokumen ruang lingkup harus dibagikan kepada seluruh pemangku kepentingan untuk menghindari kesalahan dalam desain dan persyaratan
Praktik yang baik untuk Manajemen Lingkup adalah bahwa dokumen ruang lingkup tidak boleh diubah selama durasi proyek

Kesimpulan

Manajemen ruang lingkup digunakan untuk menentukan bagaimana proses perencanaan ruang lingkup lainnya akan dikelola.

Aspek kunci dari tahap ini

Analisis kebutuhan proyek
Komunikasikan perubahan ruang lingkup kepada seluruh pemangku kepentingan
Peran dan tanggung jawab yang berkaitan dengan ruang lingkup

Anda mungkin ingin: