Как да създадете обобщена таблица в Excel: Урок за начинаещи

⚡ Умно обобщение

Обобщените таблици в Excel обобщават голям набор от данни в компактен отчет с общи суми, средни стойности и други агрегати. Тази страница обяснява какво представлява обобщената таблица, изгражда я стъпка по стъпка от данни за продажбите, създава двуизмерна обобщена таблица и генерира обобщена диаграма.

📊 Основна дефиниция: Обобщаващата таблица обобщава голям набор от данни с общи стойности, средни стойности, минимуми и максимуми, показвайки само съответните цифри.
🧱 Четири области: Полетата се плъзгат в редове, колони, стойности и филтри, за да се оформи отчетът.
🖱️ Създаване: Изберете данните, използвайте INSERT, след това PivotTable и изберете диапазона, който съдържа всеки запис.
🔍 Филтър: Падащото меню „Етикети на редове“ сортира и филтрира, например, за да се показва само един клиент.
🔲 Двуизмерно: Поставянето на поле както в редовете, така и в колоните създава кръстосана таблица на данните, например служители спрямо клиенти.
📈 Оборотна диаграма: Excel изгражда диаграма от обобщената таблица и я актуализира, когато филтрите и полетата се променят.

Прочетете повече

Ще има моменти, когато ще трябва да анализирате големи количества данни и да създавате лесни за четене и разбиране отчети. Обобщените таблици ни позволяват да анализираме такива данни и да изготвяме отчети, които отговарят на нашите изисквания за бизнес отчети.

Какво е обобщена таблица?

Обобщената таблица е обобщение на голям набор от данни, който обикновено включва общите цифри, средно, минимум, максимум и т.н. Да кажем, че имате данни за продажбите за различни региони, с обобщена таблица можете да обобщите данните по региони и да намерите средните продажби за регион, максималната и минималната продажба за регион и т.н. Обобщените таблици ни позволяват да анализираме, обобщаваме и показваме само подходящи данни в нашите отчети.

Четирите области на обобщена таблица

Всяка обобщена таблица се изгражда чрез плъзгане на полетата на изходните данни в една от четирите области в списъка с полета. Разбирането на тези области улеснява представянето на следващите стъпки.

Район	Какво го прави	Пример
Редове	Изброява категориите отляво, по една на ред	Име на фирма
Колони	Разпространява втора категория отгоре	Потребителско име
Ценности	Числата, които се агрегират, използвайки SUM, AVERAGE, MIN или MAX	Сума на междинната сума
Филтри	Ограничава цялата таблица до избрана стойност	Показване само на един продукт

💡 Съвет: Поле, поставено едновременно в редовете и колоните, създава двуизмерната таблица, показана по-късно. Променете агрегата в областта „Стойности“, като щракнете върху полето и изберете „Настройки на полето за стойност“, след което изберете „Средна стойност“, „Брой“, „Максимум“ или „Минимум“.

Урок стъпка по стъпка за създаване на обобщени таблици

Изображението по-долу показва примерните данни за продажбите, съпоставени от базата данни за достъп на North wind.

Можете да изтеглите примерните данни на Excel от тук.

Изтеглете горния файл с данни на Excel

Както можете да видите от горното изображение, нашата електронна таблица съдържа много данни. Да кажем, че искаме да създадем обобщение на клиентите, да групираме всичките им поръчки по продукт и да покажем количествата, единичната цена и междинните суми за всички транзакции.

Отворете Excel файла, който сте изтеглили
Кликнете върху раздела INSERT на лентата

Ще получите следния прозорец

Кликнете върху бутона за избор на таблица/обхват, както е показано на изображението по-горе
Ще получите следния мини прозорец

Щракнете върху адрес на клетка A1
Натиснете Ctrl + A на клавиатурата, за да изберете всички клетки с данни
Вашият мини прозорец, показан сега, се появява по следния начин

Щракнете върху бутона Затвори, за да се върнете към прозореца с опции
Кликнете върху бутона OK

Изберете следните полета
- Име на фирмата
- Име на продукта
- Единична цена
- Количество
- Междинна сума
Вашият работен лист сега трябва да изглежда по следния начин

Обърнете внимание, че горните данни са групирани по име на фирма на клиент, име на продукт, единична цена, сбор от количества и сбор от междинните суми.
Обърнете внимание на падащия бутон до Етикети на редове. Този бутон ни позволява да сортираме/филтрираме нашите данни. Да приемем, че се интересуваме само от Alfreds Futterkiste
Щракнете върху падащия списък Етикети на редове, както е показано по-долу

Премахнете отметката от (Избери всички)
Изберете Alfreds Futterkiste
Кликнете върху бутона OK
Ще получите следните данни

Двуизмерни осеви таблици

Двумерната обобщена таблица е таблица, която има полета както на редове, така и на колони. Да приемем, че искаме да изброим имената на служителите като редове и да използваме колони, за да представим имената на клиентите и да попълним клетките с общите продажби.

Активирайте листа с данни за продажбите
Кликнете върху раздела INSERT
Кликнете върху бутона Pivot Chart & Table
Изберете всички данни. Сега Excel трябва да запомни предишния диапазон, така че просто трябва да щракнете върху бутона OK
Ще бъде създаден нов лист с инструментите за обобщена таблица
Изберете полетата, както е показано на изображението по-долу

Вашата обобщена таблица сега ще изглежда по следния начин

Визуализиране на данни от обобщена таблица с помощта на диаграми

С Excel 2013 не е необходимо да създавате диаграмите ръчно. Excel ще създаде класациите за вас, докато създавате своите обобщени таблици, променяте агрегатни функции, прилагате филтри и т.н.

Диаграмата по-долу беше автоматично създадена за нас от простото упражнение с обобщена диаграма, за което филтрирахме данни Alfreds Futterkiste само.

Въпроси и Отговори

Нормалната таблица изброява всички записи. Обобщената таблица обобщава тези записи в общи суми и средни стойности по категории и може да бъде пренаредена чрез плъзгане на полета, без да се променят изходните данни.

Обобщената таблица не се актуализира сама. Щракнете върху произволна клетка в нея, отворете раздела „Анализ на обобщената таблица“ и изберете „Обновяване“. Ако са добавени нови редове, първо актуализирайте изходния диапазон с „Промяна на източника на данни“.

Щракнете върху полето в областта „Стойности“, изберете „Настройки на полето за стойност“ и изберете „Средна стойност“, „Брой“, „Максимум“ или „Минимум“. Цялата обобщена таблица се преизчислява незабавно с новия агрегат.

Да. Функции на изкуствен интелект, като например Copilot в Excel, четат данните и изграждат обобщена таблица от обикновена заявка, като например „общи продажби по клиент и продукт“. След това потребителят настройва полетата и агрегата.

Да. Асистентите с изкуствен интелект четат обобщените цифри и описват модела на разбираем език, например кой клиент или продукт е водещ в продажбите. Потребителят проверява обобщението спрямо обобщената таблица, преди да го сподели.