Как да създадете обобщена таблица в Excel: Урок за начинаещи

Ще има моменти, когато ще трябва да анализирате големи количества данни и да създавате лесни за четене и разбиране отчети. Обобщените таблици ни позволяват да анализираме такива данни и да изготвяме отчети, които отговарят на нашите изисквания за бизнес отчети.

Какво е обобщена таблица?

Обобщената таблица е обобщение на голям набор от данни, който обикновено включва общите цифри, средно, минимум, максимум и т.н. Да кажем, че имате данни за продажбите за различни региони, с обобщена таблица можете да обобщите данните по региони и да намерите средните продажби за регион, максималната и минималната продажба за регион и т.н. Обобщените таблици ни позволяват да анализираме, обобщаваме и показваме само подходящи данни в нашите отчети.

Урок стъпка по стъпка за създаване на обобщени таблици

Изображението по-долу показва примерните данни за продажбите, съпоставени от базата данни за достъп на North wind.

Можете да изтеглите примерните данни на Excel от тук.

Изтеглете горния файл с данни на Excel

Както можете да видите от горното изображение, нашата електронна таблица съдържа много данни. Да кажем, че искаме да създадем обобщение на клиентите, да групираме всичките им поръчки по продукт и да покажем количествата, единичната цена и междинните суми за всички транзакции.

• Отворете Excel файла, който сте изтеглили
• Кликнете върху раздела INSERT на лентата

• Ще получите следния прозорец

• Кликнете върху бутона за избор на таблица/обхват, както е показано на изображението по-горе
• Ще получите следния мини прозорец

• Щракнете върху адрес на клетка A1
• Натиснете Ctrl + A на клавиатурата, за да изберете всички клетки с данни
• Вашият мини прозорец, показан сега, се появява по следния начин

• Щракнете върху бутона Затвори, за да се върнете към прозореца с опции
• Кликнете върху бутона OK

• Изберете следните полета
  • Име на фирмата
  • Име на продукта
  • Единична цена
  • Количество
  • Междинна сума
• Вашият работен лист сега трябва да изглежда по следния начин

• Обърнете внимание, че горните данни са групирани по име на фирма на клиент, име на продукт, единична цена, сбор от количества и сбор от междинните суми.
• Обърнете внимание на падащия бутон до Етикети на редове. Този бутон ни позволява да сортираме/филтрираме нашите данни. Да приемем, че се интересуваме само от Alfreds Futterkiste
• Щракнете върху падащия списък Етикети на редове, както е показано по-долу

• Премахнете отметката от (Избери всички)
• Изберете Alfreds Futterkiste
• Кликнете върху бутона OK
• Ще получите следните данни

Двуизмерни осеви таблици

Двумерната обобщена таблица е таблица, която има полета както на редове, така и на колони. Да приемем, че искаме да изброим имената на служителите като редове и да използваме колони, за да представим имената на клиентите и да попълним клетките с общите продажби.

• Активирайте листа с данни за продажбите
• Кликнете върху раздела INSERT
• Кликнете върху бутона Pivot Chart & Table
• Изберете всички данни. Сега Excel трябва да запомни предишния диапазон, така че просто трябва да щракнете върху бутона OK
• Ще бъде създаден нов лист с инструментите за обобщена таблица
• Изберете полетата, както е показано на изображението по-долу

Вашата обобщена таблица сега ще изглежда по следния начин

Визуализиране на данни от обобщена таблица с помощта на диаграми

С Excel 2013 не е необходимо да създавате диаграмите ръчно. Excel ще създаде класациите за вас, докато създавате своите обобщени таблици, променяте агрегатни функции, прилагате филтри и т.н.

Диаграмата по-долу беше автоматично създадена за нас от простото упражнение с обобщена диаграма, за което филтрирахме данни Alfreds Futterkiste само.

Oбобщение

Пивотните таблици и диаграми ни позволяват да обобщаваме и анализираме големи набори от данни. Можем да използваме агрегатни функции като SUM, MINIMUM, MAXIMUM, AVERAGE и т.н. диаграмите се създават и актуализират автоматично за нас от excel, докато работим с данните.