Apa itu SAP? Arti dari SAP Perangkat Lunak ERP

Apa itu SAP?

SAP singkatan dari Aplikasi Sistem dan Produk dalam Pemrosesan Data. SAP, menurut definisi, juga merupakan nama perangkat lunak ERP (Enterprise Resource Planning) serta nama perusahaannya. SAP Software adalah perusahaan multinasional Eropa yang didirikan pada tahun 1972 oleh Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira. Mereka mengembangkan solusi perangkat lunak untuk mengelola operasi bisnis dan hubungan pelanggan.

SAP sistem terdiri dari sejumlah modul terintegrasi penuh, yang mencakup hampir setiap aspek manajemen bisnis. SAP adalah #1 di pasar ERP. Pada tahun 2010, SAP memiliki lebih dari 140,000 instalasi di seluruh dunia, lebih dari 25 solusi bisnis khusus industri, dan lebih dari 75,000 pelanggan di 120 negara. Produk Kompetitif lainnya dari SAP Perangkat lunak yang ada di pasaran adalah Oracle, Microsoft Dynamics, dll.

Apa itu SAP ERP? Mengapa Diperlukan?

Video berikut akan menjelaskan perlunya Perangkat lunak ERP 'like' SAP di suatu perusahaan

Klik di sini jika video tidak dapat diakses

Pertanyaan paling mendasar bagi setiap pemula adalah alasannya Perencanaan Sumberdaya Perusahaan disebut juga ERP, apakah diperlukan? Untuk menjawabnya, mari kita periksa skenario bisnis yang umum ini.

Misalkan seorang klien mendekati tim penjualan untuk meminta produk tertentu. Tim penjualan menghubungi departemen inventaris untuk memeriksa ketersediaan produk. Yang mengejutkan mereka, tim penjualan mengetahui bahwa stok produk sudah habis. Jadi jika hal ini tidak terjadi lagi, mereka harus memperkenalkan sebuah SAP alat ERP.

Sebelum kita benar-benar melihat secara rinci apa itu ERP dan bagaimana ERP dapat membantu proses bisnis Anda, kita akan memahami bagaimana berbagai departemen terlibat dalam keseluruhan proses bisnis, mulai dari pemesanan bahan baku – hingga pembuatan barang – hingga pengiriman produk akhir ke pelanggan.

Berikut adalah keseluruhan proses yang diikuti oleh setiap unit bisnis.

1. Klien menghubungi tim penjualan untuk memeriksa ketersediaan produk
2. Tim penjualan mendekati departemen Inventaris untuk memeriksa ketersediaan produk
3. Jika produk kehabisan stok, tim penjualan menghubungi Departemen Perencanaan Produksi untuk memproduksi produk
4. Tim perencanaan produksi memeriksa dengan departemen inventaris untuk ketersediaan bahan baku
5. Jika bahan baku tidak tersedia dengan persediaan, tim Perencanaan Produksi membeli bahan baku tersebut dari Vendor
6. Kemudian Perencanaan Produksi meneruskan bahan mentah tersebut ke Shop Floor Execution untuk produksi sebenarnya
7. Setelah siap, Tim Shop Floor mengirimkan barang ke Tim Penjualan
8. Tim Penjualan yang pada gilirannya mengirimkannya ke klien
9. Tim penjualan memperbarui keuangan dengan pendapatan yang dihasilkan oleh penjualan produk. Tim perencanaan produksi memperbarui keuangan dengan pembayaran yang harus dilakukan ke vendor berbeda untuk bahan mentah.
10. Semua departemen mendekati HR untuk setiap masalah terkait Sumber Daya Manusia.

Itu adalah proses bisnis yang khas untuk setiap perusahaan manufaktur. Beberapa kesimpulan penting yang dapat diambil dari skenario ini adalah.

• Ini memiliki banyak departemen atau unit bisnis
• Departemen atau unit bisnis ini terus berkomunikasi dan bertukar data satu sama lain
• Keberhasilan organisasi mana pun terletak pada komunikasi yang efektif, dan pertukaran data, dalam departemen-departemen ini, serta pihak ketiga terkait seperti vendor, agen outsourcing, dan pelanggan.

Berdasarkan cara komunikasi dan pertukaran data dikelola. Sistem perusahaan secara luas dapat diklasifikasikan sebagai

1) Sistem Terdesentralisasi

2) Sistem Terpusat yang disebut juga ERP

Sistem Terdesentralisasi

Mari kita lihat sistem Terdesentralisasi terlebih dahulu, di perusahaan dengan Sistem Manajemen Data Terdesentralisasi. Ada dua masalah besar –

• Data disimpan secara lokal di masing-masing departemen
• Departemen tidak mempunyai akses terhadap informasi atau data dari departemen lain

Untuk mengidentifikasi masalah yang timbul karena sistem manajemen Perusahaan yang terdesentralisasi, mari kita lihat kembali proses bisnis yang sama. Pelanggan mendekati tim penjualan untuk suatu produk, tetapi kali ini, dia membutuhkan produk tersebut, dalam keadaan mendesak.

Karena prosesnya terdesentralisasi, Tim Penjualan tidak memiliki akses informasi real-time terkait ketersediaan produk. Oleh karena itu, mereka menghubungi departemen Inventaris untuk memeriksa ketersediaan produk. Proses ini memakan waktu, dan pelanggan memilih vendor lain yang mengakibatkan hilangnya pendapatan dan ketidakpuasan pelanggan.

Sekarang, misalkan stok produk habis, dan Tim Penjualan mendekati tim Perencanaan Produksi untuk memproduksi produk untuk digunakan di masa mendatang. Tim Perencanaan Produksi memeriksa ketersediaan bahan baku yang dibutuhkan.

Dalam sistem terdesentralisasi, informasi bahan baku disimpan secara terpisah oleh Departemen Perencanaan Produksi dan Departemen Inventaris. Dengan demikian, biaya pemeliharaan data (dalam hal ini, Bahan Baku) meningkat.

Informasi bahan baku tersedia di dua departemen yang berbeda, Inventaris serta Perencanaan Produksi. Ketika tim penjualan memeriksa bahan baku tertentu yang diperlukan untuk memproduksi produk, ini menunjukkan bahan baku tersedia sesuai persediaan, tetapi menurut database tim perencanaan produksi, stok bahan baku habis.

Jadi, mereka langsung membeli bahan mentahnya. Dengan demikian, biaya material dan persediaan meningkat.

Setelah bahan baku tersedia, departemen produksi tiba-tiba menyadari bahwa mereka kekurangan pekerja. Mereka mendekati HR, yang pada gilirannya mempekerjakan karyawan sementara dengan harga lebih tinggi dari harga pasar. Dengan demikian Biaya TENAGA KERJA Meningkat.

Departemen perencanaan produksi gagal memperbarui departemen keuangan tentang bahan yang telah mereka beli. Departemen keuangan gagal memenuhi tenggat waktu pembayaran yang ditetapkan oleh vendor sehingga menyebabkan hilangnya reputasi perusahaan dan bahkan mengundang kemungkinan tindakan hukum.

Ini hanyalah beberapa dari sekian banyak permasalahan dalam sistem desentralisasi.

Beberapa masalah utama dengan sistem desentralisasi adalah –

• Banyak sistem informasi berbeda yang dibuat secara individual dari waktu ke waktu yang sulit untuk dipelihara
• Mengintegrasikan data memakan waktu dan uang
• Inkonsistensi dan duplikasi data
• Kurangnya informasi yang tepat waktu menyebabkan ketidakpuasan pelanggan, hilangnya pendapatan dan reputasi
• Biaya persediaan, material, dan sumber daya manusia yang tinggi.

Ini adalah beberapa kelemahan utama yang memerlukan solusi. Nah, Solusinya ada di sini Sistem Terpusat yaitu, ERP.

Sistem Terpusat

Dalam suatu perusahaan, dengan Sistem Informasi dan Pengelolaan Data yang Terpusat.

1) Data disimpan di lokasi terpusat dan dibagikan ke berbagai Departemen

2) Departemen mempunyai akses terhadap informasi atau data dari Departemen lain

Mari kita lihat kembali proses bisnis yang sama untuk memahami bagaimana Sistem Perusahaan Terpusat membantu mengatasi permasalahan yang ditimbulkan oleh Sistem Perusahaan Terdesentralisasi.

Dalam hal ini, semua departemen memperbarui Sistem Informasi Pusat.

• Ketika Pelanggan mendekati tim penjualan untuk membeli produk dalam keadaan mendesak. Tim Penjualan memiliki akses informasi real-time terhadap produk dalam persediaan yang diperbarui oleh Departemen Inventaris dalam Sistem Terpusat
• Tim Penjualan merespons permintaan pelanggan tepat waktu, sehingga meningkat Revenue dan Kesenangan Pelanggan.
• Dalam hal produksi, Tim Penjualan perlu memperbarui Basis Data Terpusat, sehingga semua departemen tetap mendapat informasi tentang status produk.
• Departemen Perencanaan Produksi adalah diperbarui secara otomatis oleh Database Terpusat untuk persyaratan. Tim Perencanaan Produksi memeriksa ketersediaan bahan baku yang dibutuhkan melalui Database Pusat yang dimutakhirkan oleh Departemen Inventaris.
• Dengan demikian, Duplikasi Data dapat dihindari, dan data yang akurat tersedia. Tim Shop Floor memperbarui Status Tenaga Kerja mereka secara berkala di Database Pusat, yang dapat diakses oleh departemen SDM.
• Jika terjadi kekurangan tenaga kerja, tim HR memulai proses rekrutmen dengan waktu yang cukup lama untuk merekrut kandidat yang sesuai dengan harga pasar. Dengan demikian biaya tenaga kerja turun.
• Sedangkan vendor dapat langsung menyerahkan invoicenya ke Central Enterprise System yang dapat diakses oleh bagian keuangan. Dengan demikian, pembayaran dilakukan tepat waktu dan kemungkinan tindakan hukum dapat dihindari
• SAP perangkat lunak adalah jenis Sistem Terpusat. SAP Sistem adalah yang paling populer digunakan dalam perangkat lunak ERP.

Manfaat utama Sistem Terpusat

• Ini menghilangkan duplikasi, diskontinuitas, dan redundansi data
• Memberikan informasi lintas departemen secara real time.
• SAP Perusahaan memberikan kendali atas berbagai proses bisnis
• Meningkatkan produktivitas, manajemen inventaris yang lebih baik, meningkatkan kualitas, mengurangi biaya material, manajemen sumber daya manusia yang efektif, mengurangi biaya overhead meningkatkan keuntungan
• Interaksi pelanggan yang lebih baik dan peningkatan throughput. Ini juga meningkatkan layanan pelanggan
• Oleh karena itu, diperlukan sistem manajemen perusahaan yang terpusat.
• SAP Perangkat lunak adalah sistem manajemen perusahaan terpusat, juga dikenal sebagai Perencanaan Sumber Daya Perusahaan.
• Singkatan dari SAP is Aplikasi Sistem dan Produk dalam Pemrosesan Data.

Bagaimana SAP Pekerjaan ERP?

SAP ERP bekerja dengan memusatkan semua data bisnis ke dalam satu sistem sehingga berbagai departemen dapat mengakses dan berbagi informasi secara real-time. Alih-alih setiap departemen bekerja sendiri-sendiri dengan perangkat lunaknya, SAP menciptakan a satu sumber kebenaran untuk seluruh organisasi.

Sebagai contoh:

• Penjualan memeriksa ketersediaan produk secara instan dari Inventaris, menghindari miskomunikasi.
• Rencana produksi melihat tingkat bahan baku dan dapat merencanakan manufaktur secara efisien.
• Cicilan mendapat pembaruan otomatis pada pembayaran, faktur, dan pendapatan.
• HR melacak kebutuhan karyawan dan ketersediaan tenaga kerja dalam sistem yang sama.

Integrasi ini mengurangi duplikasi, meningkatkan akurasi, dan memastikan kolaborasi yang lancar di seluruh departemen. Hasil akhirnya adalah pengambilan keputusan yang lebih cepat, layanan pelanggan yang lebih baik, dan biaya operasional yang lebih rendah.

Fitur Utama dari SAP ERP

SAP ERP menonjol karena modular, terintegrasi, dan terukur, memungkinkan organisasi dari berbagai skala untuk menyederhanakan operasi. Fitur-fiturnya dirancang untuk menghubungkan setiap aspek bisnis dalam satu platform. Lihat fitur-fitur utama SAP ERP:

1. Pemrosesan Data Waktu Nyata

SAP Memastikan informasi mengalir secara instan antar departemen. Misalnya, ketika inventaris memperbarui tingkat stok, tim penjualan dan keuangan langsung melihat perubahannya.

2. Modul Bisnis Terintegrasi

Dari keuangan dan SDM hingga penjualan, pengadaan, dan logistik, SAP ERP memiliki modul khusus yang bekerja sama dengan lancar tanpa entri data duplikat.

3. Kustomisasi dan Fleksibilitas

SAP Dapat disesuaikan untuk berbagai industri dan skala bisnis. Perusahaan dapat mengaktifkan modul yang mereka butuhkan saja dan mengembangkannya nanti.

4. Otomatisasi Proses

Tugas rutin seperti penggajian, pelacakan pesanan, pembuatan faktur, dan pelaporan diotomatisasi, mengurangi kesalahan dan menghemat waktu.

5. Jangkauan Global

Mendukung berbagai bahasa, mata uang, dan persyaratan peraturan, menjadikannya solusi bisnis global sejati.

✨ Singkatnya, SAP Fitur utama ERP berputar di sekitar integrasi, wawasan waktu nyata, otomatisasi, dan kemampuan beradaptasi, yang bersama-sama membantu bisnis menjadi lebih efisien dan kompetitif.

Manfaat SAP untuk Bisnis

Mengadopsi SAP ERP memberi perusahaan keunggulan kompetitif dengan menyederhanakan operasi, memangkas biaya, dan meningkatkan pengambilan keputusan. Manfaatnya lebih dari sekadar efisiensi TI — ia mentransformasi cara organisasi menjalankan proses sehari-hari.

1. Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Departemen bekerja pada sistem terintegrasi tunggal, yang menghilangkan entri data ganda dan penundaan. Tim berkolaborasi lebih cepat, menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi.

2. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik dengan Wawasan Real-Time

Para eksekutif dan manajer dapat mengakses dasbor dan laporan langsung, membantu mereka membuat keputusan bisnis yang cepat dan berdasarkan data.

3. Dikurangi OperaBiaya Nasional

Dengan mengotomatiskan tugas dan menyederhanakan alur kerja, SAP lebih rendah biaya inventaris, pengadaan, dan tenaga kerja, mengurangi pemborosan dan pengeluaran yang tidak perlu.

4. Peningkatan Pengalaman Pelanggan

Pemrosesan pesanan yang lebih cepat, ketersediaan produk yang akurat, dan penyampaian layanan yang lebih lancar meningkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan.

5. Skalabilitas dan Kemampuan Beradaptasi

Baik Anda perusahaan menengah atau perusahaan global, SAP bisa berkembang bersama bisnis Anda dan beradaptasi dengan pasar atau industri baru.

✅ Singkatnya: SAP membantu bisnis menjadi lebih cerdas, lebih cepat, dan lebih menguntungkan dengan menyelaraskan orang, proses, dan teknologi pada satu platform terintegrasi.

Populer SAP Modul

Salah satu SAP Keunggulan terbesar ERP adalah desain modularnya. Perusahaan dapat memilih modul yang mereka butuhkan, memastikan fleksibilitas sekaligus menjaga semuanya tetap terhubung dalam satu sistem terintegrasi. Berikut adalah modul-modul yang paling banyak digunakan: SAP modul:

1. SAP FI (Akuntansi Keuangan)
   Mengelola semua transaksi keuangan, pelaporan eksternal, dan kepatuhan. Penting untuk neraca yang akurat dan pelacakan laba.
2. SAP CO (Mengendalikan)
   Mendukung pemantauan biaya, penganggaran, dan pelaporan internal untuk membantu bisnis tetap menguntungkan.
3. SAP MM (Manajemen Material)
   Menangani pengadaan, manajemen vendor, dan pengendalian inventaris, memastikan kelancaran operasi rantai pasokan.
4. SAP SD (Penjualan dan Distribusi)
   Meliputi pemrosesan pesanan, penagihan, pengiriman, dan manajemen hubungan pelanggan.
5. SAP PP (Perencanaan Produksi)
   Mengoptimalkan proses manufaktur, alokasi sumber daya, dan aktivitas lantai pabrik.
6. SAP HCM City (Manajemen Sumber Daya Manusia)
   Mengurus penggajian, data karyawan, manajemen bakat, dan perencanaan tenaga kerja.
7. SAP CRM (Pengelolaan hubungan pelanggan)
   Berfokus pada jalur penjualan, kampanye pemasaran, dan layanan purna jual.
8. SAP BW/BI (Gudang Bisnis/Intelijen Bisnis)
   Menyediakan pergudangan data dan analitik untuk menghasilkan wawasan bisnis yang dapat ditindaklanjuti.

Dalam praktiknya: Bisnis jarang menggunakan hanya satu modul. Mereka sering menggabungkan FI + CO untuk keuangan, MM + SD untuk rantai pasokan, atau HCM + CRM untuk manajemen orang dan pelanggan — semuanya terhubung dengan lancar di bawah SAP ekstensi ERP.

Pertanyaan Umum (FAQ)