11 Software Manajemen Dokumen TERBAIK Tahun 2025

Sistem manajemen dokumen adalah solusi otomatis berbasis cloud untuk membuat, mengatur, berbagi, dan mengamankan dokumen dan file bisnis. Ini memungkinkan Anda melacak versi dokumen Anda tanpa kerumitan. Sistem penyimpanan cloud ini memberikan alur kerja peninjauan dan persetujuan yang lebih cepat untuk berbagai pemangku kepentingan yang berlokasi di berbagai lokasi geografis. Ini memungkinkan Anda mengakses dengan mudah dokumen bisnis dari tablet dan ponsel pintar.

Setelah menghabiskan lebih dari 110 jam melakukan penelitian, saya telah meninjau 39+ sistem manajemen dokumen dan memilih dengan cermat yang terbaik, termasuk opsi gratis dan berbayar. Panduan yang komprehensif dan diteliti dengan baik ini menawarkan tinjauan mendalam tentang fitur, kelebihan dan kekurangan, serta harga setiap sistem. Jika Anda mencari wawasan tepercaya, artikel saya akan memberikan semua detail yang Anda butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat. Jangan lewatkan kesempatan untuk menemukan alat terbaik yang dapat mengubah cara Anda mengelola dokumen. Baca lebih banyak…

TERBAIK DigiSistem Manajemen Dokumen (Kontrol)

Nama	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Berbagi Publik	Yes	Yes	Yes	Yes
Uji Coba Gratis	Uji Coba Gratis 15 Hari	Uji Coba Gratis 30 Hari	Uang Kembali 14 Hari	Gratis untuk 5 pengguna
Aplikasi Seluler	Yes	Yes	Yes	Yes
Sistem File Lokal Sync	Yes	Yes	Yes	Yes
Izin Grup	Yes	Yes	Yes	Tidak
Manajemen Konflik File	Yes	Tidak	Yes	Yes
DigiManajemen Hak tal	Tidak	Yes	Tidak	Yes
Penyimpanan Cloud Tanpa Sistem File Lokal Sync	Yes	Yes	Yes	N / A
Platform	Windows, Mac dan Linux	Windows, Mac dan Linux	Windows, Mac, Linux, Android, dan iOS	Windows, Mac dan Linux
Link	Pelajari Lebih Lanjut	Pelajari Lebih Lanjut	Pelajari Lebih Lanjut	Pelajari Lebih Lanjut

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive adalah sangat baik platform kolaborasi dan penyimpanan file online untuk tim dan bisnis. Saya sangat menghargai bagaimana alat ini mendukung skenario kerja di kantor dan jarak jauh, menjadikannya pilihan yang bagus untuk tim hibrida. Alat ini memudahkan pembuatan, berbagi, dan kolaborasi menggunakan konsol terpusat. Alat ini bukan sekadar platform penyimpanan. Bahkan, alat ini menawarkan pembuatan versi file, pencarian lanjutan, dan pengorganisasian tim, yang penting untuk mengelola tugas efisien. Selama evaluasi saya, saya menemukan bahwa kemampuannya untuk menyediakan akses cepat ke informasi membantu Anda tetap mengerjakan tugas dan membuat keputusan yang tepat dengan lebih cepat.

Zoho WorkDrive memungkinkan Anda untuk berbagi, mengelola, dan mengamankan file secara efisien. Menawarkan Pencarian Cerdas untuk pengambilan file instan dan riwayat versi tak terbatas untuk mengembalikan dokumen. Dengan WorkDrive Kolaborasi asinkron yang cepat dan mudah kini menjadi lebih mudah. ​​Alat ini sangat bagus untuk menyinkronkan berkas cloud langsung ke desktop Anda dan terintegrasi dengan lebih dari 5000 aplikasi. Pencitraan merek dan MFA yang disesuaikan memastikan keamanan dan profesionalisme data Anda.

Fitur:

• Folder Tim: Saya dapat berkolaborasi secara lancar dengan tim saya menggunakan Team Folders, yang sempurna untuk berbagi file dan memastikan pembaruan waktu nyata, membantu menyederhanakan alur kerja dan memusatkan manajemen dokumen.
• Templat Koleksi Berkas: Ini membantu Anda membuat templat khusus untuk mengatur data, meningkatkan alur kerja, dan mengumpulkan dokumen secara terstruktur, yang berguna bagi tim yang mengelola proyek besar.
• Keamanan Data Tingkat Lanjut: Saya menganggap penting untuk mematuhi GDPR dan HIPAA untuk data sensitif. Solusi ini membantu Anda menghindari risiko dengan penyimpanan aman yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
• Zoho WorkDrive Integrasi dengan Aplikasi: Zoho WorkDrive terintegrasi dengan Salesforce, Slack, Jira, dan Gmail, yang memungkinkan Anda membuat alur kerja khusus. Sangat cocok untuk bisnis yang ingin menyederhanakan operasi lintas platform.
• Zoho WorkDrive Konsol Admin: Zoho WorkDriveKonsol Admin memungkinkan Anda memantau aktivitas pengguna, mengelola akses data, dan memastikan kepatuhan. Ini adalah salah satu alat terbaik untuk kontrol terpusat.
• Penyimpanan yang Dapat Diskalakan: Cocok untuk bisnis yang mencari penyimpanan fleksibel. Dengan paket berjenjang mulai dari 1TB hingga 5TB dan seterusnya, Zoho WorkDrive dapat diskalakan dengan mudah untuk memenuhi kebutuhan perusahaan.

Harga:

Zoho WorkDrive adalah platform penyimpanan, sinkronisasi, dan kolaborasi file daring. Paket mulai dari $2.5/pengguna/bulan, dengan uji coba gratis selama 15 hari. Ideal untuk produktivitas tim.

Kunjungi Zoho WorkDrive

Uji Coba Gratis 15 Hari

---

2) SmartSheet

Smartsheet adalah sistem manajemen dokumen Saya meninjaunya, dan saya menemukannya sebagai alat yang ideal untuk kerja tim. Ini adalah solusi yang mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang seperti mengirim peringatan dan mengelola pembaruan. Saat saya melakukan evaluasi, saya melihat metode enkripsi (256-AES dan TLS 1.2) dapat diandalkan dan aman. Smartsheet terhubung dengan lancar dengan alat seperti Google, Salesforce, dan SlackTemplate-template untuk pemasaran dan dukungan multi-format file sangat membantu manajemen proyek. Menurut pengalaman saya, fitur Check-Out dan Check-In sangat bagus untuk menjaga tugas tetap terorganisasi.

Fitur:

• Penyimpanan Dokumen Terpusat: SmartSheet menyediakan platform terpadu untuk menyimpan dan mengatur dokumen, memastikan file aman dan dapat diambil dari repositori pusat, membantu menyederhanakan manajemen file.
• Folder Tim: Saya dapat berkolaborasi secara efisien dengan tim saya menggunakan Team Folders, yang sangat bagus untuk mengatur dokumen bersama. Ini dapat membantu memperlancar komunikasi dan memastikan semua orang mengakses file terbaru.
• Kontrol Versi: Saya bertujuan untuk mengelola revisi dokumen dengan SmartSheetKontrol versi membantu Anda menghindari kebingungan dengan memastikan akses ke file yang paling diperbarui dan menyimpan riwayat suntingan yang lengkap.
• Izin Granular: Ini membantu Anda mengontrol akses berkas dengan pengaturan izin penting, cara hebat untuk memastikan berkas sensitif hanya dilihat oleh pengguna yang berwenang.
• Aksesibilitas Berbasis Cloud: Solusi ini memungkinkan Anda mengakses dan mengedit dokumen dengan aman dari mana saja, pilihan yang sempurna untuk meningkatkan kolaborasi waktu nyata antar tim.
• Alur Kerja Dokumen: Ini mengotomatiskan tugas-tugas berulang seperti pengingat persetujuan, yang merupakan salah satu cara terbaik untuk mengurangi upaya manual dan mempercepat proses.
• Dukungan untuk Berbagai Jenis File: Fitur ini sangat cocok untuk mengakomodasi beragam tim, karena mendukung format tradisional dan modern, membantu menangani semua jenis dokumen dengan lancar.

Harga:

Smartsheet adalah ruang kerja dinamis yang memberdayakan tim untuk mengelola proyek, mengotomatiskan alur kerja, dan mencapai tujuan dengan cepat. Paket mulai dari $9 per bulan. Nikmati uji coba gratis selama 30 hari. Tidak perlu kartu kredit.

Mengunjungi SmartSheet >>

Uji Coba Gratis 30 Hari (Tidak Perlu Kartu Kredit)

---

3) Icedrive

Icedrive menyediakan fitur luar biasa untuk berkolaborasi dan berbagi fileSelama evaluasi saya, saya menemukan sistem caching pintarnya mengesankan dalam memberikan akses file yang cepat dan mudah. ​​Ini adalah alternatif yang ideal untuk Google Drive, menawarkan enkripsi tanpa pengetahuan yang menjaga informasi Anda tetap aman dan hanya tersedia untuk Anda.

Ini adalah penyimpanan cloud gratis alat yang membuat Anda merasa seperti menggunakan hard drive fisik. Anda mendapatkan semua fitur untuk layanan hosting file seperti mengedit, menghapus, mengunggah, membuka, dll. Ini adalah salah satu platform penyimpanan cloud terbaik yang dilengkapi dengan operasi kontrol cache cerdas yang membantu Anda mengakses berkas Anda segera setelah instalasi tanpa menunggu sinkronisasi.

Fitur:

• Versi File: Saya dapat mengandalkan File Versioning untuk mempertahankan versi file sebelumnya, yang membantu Anda kembali ke iterasi sebelumnya bila diperlukan. Ini penting untuk melacak perubahan secara efisien.
• Integrasi Drive Virtual: Icedrive memungkinkan Anda memasang penyimpanan cloud sebagai drive virtual di komputer Anda, menyediakan salah satu cara termudah untuk mengakses file dengan lancar seolah-olah file tersebut disimpan secara lokal, dan menghindari sinkronisasi manual.
• Enkripsi Sisi Klien: Icedrive menyediakan enkripsi tanpa pengetahuan yang paling efektif. Ia memastikan file dienkripsi di perangkat Anda sebelum diunggah, yang penting untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan.
• Penampil Dokumen: Aplikasi ini dilengkapi penampil dokumen bawaan yang memungkinkan Anda melihat pratinjau format file populer tanpa mengunduhnya. Ini adalah cara yang bagus untuk meningkatkan efisiensi alur kerja dan menghemat waktu.
• Berbagi Lanjutan: Hal ini memungkinkan berbagi file yang aman dengan perlindungan kata sandi dan tanggal kedaluwarsa, yang merupakan cara terbaik untuk memastikan bahwa dokumen tetap dapat diakses hanya oleh penerima yang dituju.
• Caching Cerdas: Ia memanfaatkan mekanisme caching cerdas yang membantu Anda mengakses file yang sering digunakan dengan cepat sambil meminimalkan penggunaan penyimpanan lokal, yang merupakan pilihan hebat untuk memastikan pengambilan dokumen yang efisien.

Harga:

Icedrive penawaran Paket mulai dari $3.99 per bulan untuk Penyimpanan 150GB. Diskon 20% untuk Pembayaran Tahunan.

Mengunjungi Icedrive >>

Paket Dasar Gratis Seumur Hidup dengan Penyimpanan Gratis 10GB

---

4) bit.ai

Bit.ai adalah sistem manajemen dokumen pintar yang membantu perusahaan mengelola informasi lintas proyek, tim, dan departemen. Selama penelitian saya, saya menemukan bahwa alat ini memungkinkan untuk membuat ruang kerja tak terbatas dengan mudah. Ini penting untuk mengatur dokumen Anda ke dalam folder dan subfolder, dan Bit.ai menawarkan cara mudah untuk melakukannya. Tema yang disediakan oleh program ini sangat bagus untuk memberikan dokumen Anda desain baru dan modern.

Bit.ai, didirikan pada tahun 2016, adalah alat serbaguna yang hebat untuk mengelola dan membuat konten. Ini mendukung 100+ format file dan menawarkan penyimpanan gratis 1GB. Pengguna mendapat manfaat dari mulus integrasi dengan Tableau, Box, meja udara, Figma, dan Dropbox. Selain itu, Bit.ai menyediakan templat yang melayani berbagai sektor, termasuk Pemasaran dan Pendidikan, dan memastikan keamanan data Anda dengan enkripsi 256-AES dan TLS, sesuai dengan standar GDPR dan PCI.

Fitur:

• Ruang Kerja yang Dapat Diskalakan: Sebaiknya gunakan ruang kerja Bit.ai yang dapat diskalakan untuk mengatur proyek di seluruh tim. Hal ini memungkinkan Anda untuk menjaga efisiensi, baik saat mengelola kelompok kecil maupun organisasi besar.
• Pencarian Universal: Fitur pencarian universal Bit.ai sangat cocok untuk menemukan konten dan dokumen yang disematkan dengan cepat. Fitur ini membantu Anda menghemat waktu dengan menyediakan semua yang Anda butuhkan di satu tempat.
• Berbagi Lanjutan: Bit.ai menyediakan opsi berbagi tingkat lanjut seperti tautan yang dapat dilacak dan dokumen yang dilindungi kata sandi, yang sangat bagus untuk berbagi yang aman dan menjaga kendali atas informasi sensitif.
• Dokumen Cerdas Interaktif: Saya dapat membuat dokumen "hidup" interaktif dengan Bit.ai, yang sempurna untuk mengintegrasikan video, gambar, dan media kaya lainnya. Ini dapat membantu meningkatkan kolaborasi tim.
• Penulis Jenius AI: AI Genius Writer dari Bit.ai adalah solusi hebat untuk pembuatan konten. Aplikasi ini membantu Anda membuat templat, bertukar pikiran, dan menyederhanakan penelitian, sehingga menghemat waktu dan tenaga.
• Kolaborasi Waktu Nyata: Saya ingin berkolaborasi dengan tim saya secara real time menggunakan Bit.ai, yang memungkinkan saya bekerja sama dengan mudah, di mana pun lokasinya. Ini adalah salah satu cara paling efektif untuk meningkatkan produktivitas.
• Template yang Dapat Disesuaikan: Fitur ini menyediakan ratusan templat siap pakai untuk SOP, notulen rapat, dan tutorial. Ini adalah cara hebat untuk membuat pembuatan konten menjadi cepat dan profesional.

Harga:

Tool Bit.ai menawarkan paket mulai dari $8 per bulan, dengan diskon 25% untuk pembayaran tahunan. Anda juga dapat mencobanya dengan uji coba gratis 7 hari.

link: https://bit.ai/

---

5) IncoDocs

IncoDocs adalah solusi yang membantu Anda mengelola dokumen secara digital untuk eksportir dan perusahaan perdaganganSelama analisis saya, saya menemukan bahwa ini adalah salah satu alat terbaik untuk membuat file penjualan dan pengiriman dalam waktu yang lebih singkat. Alat ini meminimalkan entri data manual dan membantu menghindari keterlambatan pengiriman. IncoDocs memungkinkan tim untuk bekerja sama dalam ruang kerja bersama, yang penting untuk tugas jarak jauh. Alat ini juga menyimpan templat dokumen dengan aman di cloud, yang menawarkan proses ekspor yang lebih efisien.

IncoDocs adalah perangkat lunak manajemen dokumen serbaguna, didirikan pada tahun 2016, dapat diakses dari perangkat apa pun. Ini memungkinkan Anda untuk melakukannya dengan mudah membuat faktur komersial dan menawarkan templat untuk berbagai dokumen penjualan. Alat ini terintegrasi dengan Xero dan QuickBooks dan mendukung berbagai format file.

Fitur:

• Perpustakaan Data yang Dapat Digunakan Kembali: Saya merasa terbantu untuk menggunakan Reusable Data Libraries, yang memungkinkan Anda menyimpan detail produk dan informasi kontak. Ini adalah salah satu cara termudah untuk menghemat waktu pada entri yang berulang.
• Digitanda tangan: Solusi hebat ini membantu Anda menandatangani dan memberi stempel dokumen secara digital dengan DigiTanda Tangan dan Stempel Perusahaan, menghilangkan pencetakan dan pemindaian untuk alur kerja yang lancar dan tanpa kertas.
• Integrasi: Sebaiknya pertimbangkan API dan Integrasi Sistemnya, yang memungkinkan Anda terhubung dengan ERP, TMS, dan sistem lainnya. Ini adalah salah satu cara paling efektif untuk mengurangi beban kerja manual.
• Templat Dokumen: Sangat penting untuk memiliki akses ke lebih dari 30 template yang selaras dengan UNLK, termasuk Faktur Komersial, BillSurat Muatan, dan Sertifikat Asal. Ini membantu Anda memastikan kepatuhan terhadap standar internasional.
• Data Syncronisasi: Fitur ini membantu Anda meminimalkan kesalahan dengan memasukkan rincian pengiriman sekali dalam File Induk, dengan data yang secara otomatis disinkronkan di seluruh dokumen terkait.
• Ruang Kerja Berbasis Cloud: Sempurna untuk berkolaborasi dengan anggota tim dalam lingkungan berbasis cloud bersama, memungkinkan Anda mengakses dokumen secara real-time dan meningkatkan transparansi operasional.
• Berbagi Dokumen Aman: Fitur ini sangat bagus untuk mengirimkan informasi sensitif kepada mitra dan klien dengan aman, membantu Anda menghindari pelanggaran data dan memastikan efisiensi.

Harga:

IncoDocs menyederhanakan dokumentasi impor/ekspor, meningkatkan efisiensi perdagangan global. Harga: $29/bulan, diskon 20% setiap tahun. Nikmati paket dasar gratis seumur hidup. Sederhanakan, atur, dan percepat perdagangan Anda.

link: https://incodocs.com/

---

6) Templat

Templafy adalah solusi manajemen dokumen yang sangat baik. Saya menganalisis fitur-fiturnya, dan saya terkesan dengan kemampuannya untuk menunjukkan konten yang tepat kepada karyawan berdasarkan peran mereka. dasbor mudah dinavigasi dan memungkinkan Anda mengelola konten tanpa kesulitanSelama evaluasi saya, saya melihat bagaimana alat ini menghubungkan data DMS secara langsung ke dokumen, sehingga alur kerja menjadi lebih cepat. Saya merekomendasikannya bagi bisnis yang ingin menjaga keakuratan dan keandalan penyimpanan dokumen mereka.

Templafy, didirikan pada tahun 2016, memungkinkan Anda menghubungkan dan menggabungkan data dari DMS, menawarkan a solusi penyimpanan cloud yang memastikan akses Anda ke dokumen dari berbagai perangkat seperti tablet dan telepon pintar.

Fitur:

• Pembuatan Dokumen Otomatis: Saya dapat menyusun dokumen yang lengkap menggunakan otomatisasi berbasis aturan dan GenAI. Ini adalah salah satu cara termudah untuk menarik konten terkini dari pustaka internal atau integrasi pihak ketiga.
• Perpustakaan Konten Terpusat: Templafy memungkinkan Anda mengakses semua aset di satu tempat, yang sangat bagus untuk membangun pustaka yang dipersonalisasi. Ini dapat membantu meningkatkan efisiensi tanpa harus beralih di antara aplikasi yang berbeda.
• Manajemen Tanda Tangan Email: Templafy membantu Anda membuat dan mengelola tanda tangan email dalam lingkungan yang minim kode. Cara terbaik adalah dengan meluncurkan pembaruan atau kampanye dengan cepat tanpa memerlukan bantuan TI.
• Templat Cerdas: Saya dapat memastikan konsistensi dan kepatuhan dengan secara otomatis memasukkan identitas visual, pedoman merek, dan pernyataan hukum ke dalam templat. Ini membantu Anda menghemat waktu dan menghindari kesalahan manual di semua jenis dokumen.
• Integrasi Konten Dinamis: Ini adalah cara yang hebat untuk mengotomatiskan elemen-elemen yang diperlukan dengan menarik konten dari pustaka internal dan eksternal. Ini memungkinkan Anda untuk melakukan penyesuaian secara efisien sambil tetap menjaga kepatuhan jika diperlukan.
• Manajemen Template Waktu Nyata: Ini membantu Anda menjaga semuanya tetap terkini dengan manajemen templat terpusat. Mungkin akan membantu untuk memastikan semua pengguna dapat mengakses versi terbaru secara real time.
• Manajemen pengguna: Penting untuk mengelola profil pengguna dan tingkat akses melalui panel admin terpusat. Ini memungkinkan Anda untuk meningkatkan skala dan mengamankan manajemen konten secara intuitif.

Harga:

Templafy meningkatkan efisiensi dalam pembuatan dan pengelolaan dokumen. Hubungi tim penjualan untuk mengetahui harganya.

link: https://www.templafy.com/home/platform/

---

7) Bitrix24

Bitrix24 menawarkan solusi yang sangat baik untuk tim yang membutuhkan perangkat lunak manajemen dokumenSaya meninjau fitur-fiturnya, dan mereka adalah cocok untuk tim kecil atau besar. Mendukung sistem berbasis cloud dan lokal serta menyediakan akses kode sumber. Alat ini berguna untuk menyimpan file penting, termasuk video, dokumen, dan presentasi, untuk penggunaan pribadi atau bersama. Saya merasa sistem pelacakan versinya mengesankan untuk mengatur file.

Bitrix24, didirikan pada tahun 2012, menyediakan pusat manajemen dokumen dengan Penyimpanan gratis 5 GB. Secara otomatis menyimpan dokumen ke akun Anda, mendukung berbagai format file, dan menawarkan izin akses yang dapat dikonfigurasi. Bitrix24 sangat cocok bagi mereka yang mencari solusi manajemen dokumen yang komprehensif, aman, dan efisien.

Fitur:

• Kolaborasi Waktu Nyata: Kerja sama tim yang lancar sangatlah penting. Bitrix24 memungkinkan Anda untuk menyunting dokumen bersama rekan kerja atau pengguna eksternal secara bersamaan, memastikan proyek tetap terkini dan terorganisasi.
• Penyimpanan dan Berbagi File: Cara terbaik untuk mengamankan file adalah dengan menggunakan opsi penyimpanan file Bitrix24. Opsi ini membantu Anda menyimpan dan berbagi file dengan mudah sekaligus memastikan akses dari desktop dan perangkat seluler.
• Riwayat Versi: Fitur ini memungkinkan Anda melacak suntingan melalui riwayat versi, dan penguncian dokumen membantu Anda menghindari perubahan yang tidak disengaja selama pembaruan penting. Fitur ini paling baik untuk memastikan integritas data.
• Izin Akses: Sebaiknya Anda mengonfigurasi hak akses guna melindungi data sensitif. Bitrix24 membantu Anda memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat melihat dan mengedit dokumen penting.
• Pembuatan dan Pengeditan Dokumen: Saya dapat membuat dan mengedit dokumen, spreadsheet, dan presentasi secara real-time dengan Bitrix24, yang mendukung format seperti docx, pptx, dan xlsx. Ini dapat membantu meningkatkan kolaborasi antar tim secara efektif.
• Akses Seluler: Sangatlah bermanfaat untuk menggunakan aplikasi seluler Bitrix24 guna mengakses, mengedit, dan berbagi dokumen saat bepergian. Ini sangat cocok untuk tetap produktif di luar kantor.
• Alur Kerja Dokumen Otomatis: Salah satu cara paling efektif untuk menyederhanakan persetujuan dokumen adalah melalui alur kerja otomatis Bitrix24. Alur kerja ini membantu Anda memastikan konsistensi dan pemrosesan tepat waktu di seluruh tim.

Harga:

Bitrix24 menawarkan paket terjangkau mulai dari $49 per bulan. Dapatkan diskon hingga 20% untuk pembayaran tahunan. Jelajahi dengan uji coba gratis selama 30 hari.

link: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

8) Pengantar

Bynder adalah pilihan terbaik untuk manajemen konten. Saya menguji kemampuan manajemen dokumennya, dan alat ini membuat alur kerja saya lebih cepat dan lebih efisien. Alat ini sangat bagus untuk para profesional yang perlu membuat video dengan cepat dan mengirimkannya ke tim mereka. Saya menyarankan untuk memperhatikan kemampuannya dalam memastikan kepatuhan merek. Menurut pengalaman saya, alat ini sangat bagus untuk menyederhanakan manajemen aset.

Bynder didirikan pada tahun 2013, dipuji karena mempercepat dan mengaktifkan siklus hidup konten kreatif berbagi file aman, secara internal dan eksternal. Sangat cocok untuk organisasi yang ingin mengelola dan berkolaborasi secara efisien dan aman.

Fitur:

• DigiManajemen Aset (DAM): Bynder membantu Anda mengatur dan mengendalikan aset seperti gambar, video, dan dokumen di bawah satu sistem. Hal ini dapat membantu menyederhanakan alur kerja dan memastikan penggunaan sumber daya yang paling efektif.
• Dukungan Multimedia: Saya dapat dengan yakin mengatakan bahwa Bynder sangat bagus untuk mengelola jenis berkas yang kompleks. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk menangani gambar dan video dengan mudah, sehingga meningkatkan fleksibilitas pengelolaan dokumen.
• Penandaan Gambar Otomatis: Bynder memungkinkan Anda mengotomatiskan penandaan gambar menggunakan AI, sehingga memudahkan pengkategorian dan pencarian file secara efisien. Aplikasi ini paling cocok untuk menyederhanakan tugas-tugas yang berulang.
• Pemutaran Video: Saya dapat menggunakan Bynder untuk meninjau dan berkolaborasi pada konten video dengan mudah, berkat fitur pemutaran langsungnya. Ini adalah pilihan yang bagus untuk tim yang membutuhkan berbagi video tanpa hambatan.
• Perpustakaan Terpusat: Sangat penting untuk memiliki repositori terpadu, dan Bynder membantu Anda mengelola pustaka yang aman untuk akses tim dan pengorganisasian aset yang konsisten.
• Konsistensi Merek: Solusi ini sangat bagus untuk memastikan identitas merek dengan alat yang memungkinkan Anda menyelaraskan materi dengan pedoman merek Anda. Solusi ini mungkin berguna untuk penyampaian pesan yang konsisten.

Harga:

Bynder menawarkan berbagai fitur manajemen aset digital dan merek. Hubungi tim penjualan untuk mendapatkan penawaran harga.

link: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) Perangkat Dokumen

Docuware adalah alat manajemen dokumen dan otomatisasi alur kerjaSelama evaluasi saya, saya menemukan bahwa sangat bagus untuk menjaga data bisnis penting tetap aman dan mudah diaksesAplikasi ini memungkinkan Anda berbagi, memperbarui, dan menyimpan kontrak tanpa repot. Aplikasi ini menggunakan enkripsi data, yang merupakan salah satu cara terbaik untuk memastikan akses aman ke berkas.

DocuWare, didirikan pada tahun 1988, memiliki umpan balik pelanggan yang positif dan banyak fitur. Ini memungkinkan Anda untuk mengelola dokumen secara efisien dengan alat seperti Intelligent Indexing dan Otomasi WorkflowPerangkat lunak ini terintegrasi dengan mulus dengan SAP, Oracle, dan masih banyak lagi serta mendukung berbagai format file. Dukungan pelanggan DocuWare dapat diakses melalui berbagai cara, memastikan bantuan selalu tersedia saat dibutuhkan.

Fitur:

• Pengindeksan Cerdas: Saya dapat mengatakan bahwa Intelligent Indexing di Docuware adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan pengambilan data yang cepat. Fitur ini memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan pengindeksan, menghindari entri data manual demi efisiensi.
• Otomatisasi alur kerja: Dengan Docuware, saya dapat meningkatkan produktivitas menggunakan Otomatisasi Alur Kerja. Ini membantu Anda mengurangi tugas berulang dengan mengotomatisasi persetujuan dan pemberitahuan, cara yang hebat untuk mempercepat pengambilan keputusan.
• Dokumen Aman Archimencari: Sangat penting untuk menjaga informasi sensitif tetap aman. Dokumen Aman Docuware Archiving menawarkan solusi dengan enkripsi dan kontrol akses, sempurna untuk mematuhi peraturan.
• Kemampuan Integrasi: Ini dapat membantu menyatukan alur kerja Anda. Docuware memungkinkan Anda untuk berintegrasi dengan lancar Microsoft Teams, Outlook, dan SAP, pilihan yang bagus untuk arus informasi yang lancar.
• Pemrosesan Dokumen Cerdas: Mungkin akan membantu untuk menyederhanakan entri data. Pemrosesan Dokumen Cerdas Docuware menangkap informasi dari berbagai sumber dan mengotomatiskan rutinitas, memastikan alur kerja yang terstruktur dan efisien.
• Formulir Elektronik: Salah satu cara termudah untuk mempercepat pengumpulan data adalah dengan menggunakan Formulir Elektronik Docuware. Formulir ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan formulir agar informasi yang dibagikan dapat dibagikan dengan lebih efektif.
• Pencarian Teks Lengkap: Ide bagus untuk menemukan informasi dengan cepat adalah melalui Pencarian Teks Lengkap Docuware. Fitur ini membantu Anda membuat kueri pencarian yang tepat dan dapat disesuaikan untuk pencarian dokumen yang paling efektif.

Harga:

Silakan menghubungi tim penjualan Docuware untuk informasi harga.

link: https://start.docuware.com/

---

10) Manajer Konten FileNet

FileNet Content Manager adalah alat luar biasa yang memungkinkan Anda mengambil informasi berharga dari dokumen. Saya meninjau fitur-fiturnya dan menemukan bahwa itu menyediakan solusi keamanan, penyimpanan, dan konten tingkat perusahaan beserta alur kerja yang mudah diimplementasikan. Saya dapat mengakses beberapa penyimpanan konten dengan aman dan melihat bagaimana ia mengotomatiskan klasifikasi file dengan lancar. Ini dapat membantu tim yang ingin berkolaborasi lebih cepat dan dengan lebih sedikit kerepotan, menjadikannya pilihan yang unggul untuk manajemen dokumen.

FileNet Content Manager, yang didirikan pada tahun 1982, memungkinkan Anda membangun dan mengintegrasikan layanan konten ke dalam bisnis Anda melalui API-nya. Dengan memanfaatkan integrasi seperti Salesforce, ia menyediakan templat untuk PowerPoint dan Email.

Fitur:

• Pengambilan dan Pengindeksan Konten: Dengan FileNet Content Manager, saya dapat secara otomatis mengambil, mengindeks, dan mengatur dokumen, sehingga mengurangi upaya manual. Ini sangat bagus untuk memastikan akses dan pengambilan yang lancar, terutama saat menangani data dalam jumlah besar.
• Kemampuan Pencarian Lanjutan: FileNet Content Manager memungkinkan Anda menemukan dokumen dengan cepat menggunakan metadata dan pencarian teks lengkap. Ini membantu Anda menemukan konten tertentu secara efisien, yang sangat bagus untuk menghemat waktu dalam tugas manajemen dokumen.
• Wawasan Konten Bertenaga AI: Menganalisis data tak terstruktur itu penting, dan FileNet Content Manager memungkinkan hal itu dengan memanfaatkan alat-alat yang didukung AI. Ini membantu Anda mengekstrak wawasan dan mengotomatiskan klasifikasi konten, yang merupakan cara hebat untuk meningkatkan produktivitas.
• Kolaborasi Konten: Fitur ini sangat cocok untuk memfasilitasi kolaborasi secara real-time. Saya dapat dengan mudah berbagi, mengedit, dan membuat anotasi dokumen dalam FileNet Content Manager tanpa harus berpindah-pindah alat. Ini adalah salah satu opsi terbaik untuk menyederhanakan kerja tim.
• Penyimpanan Dokumen Aman: Keamanan data dapat terjamin dengan kontrol akses berbasis peran dan enkripsi. FileNet Content Manager bertujuan untuk melindungi informasi sensitif sekaligus mematuhi peraturan industri.
• Otomatisasi alur kerja: Solusi ini sangat cocok untuk mengotomatiskan alur kerja yang berpusat pada dokumen. FileNet Content Manager memungkinkan Anda meningkatkan efisiensi dan mengelola tugas secara konsisten, yang merupakan cara paling efektif untuk menyederhanakan proses yang berulang.
• Manajemen Konten yang Dapat Diskalakan: Saya menganggap skalabilitas penting saat mengelola kebutuhan bisnis yang berkembang. FileNet Content Manager menawarkan cara hebat untuk menangani volume dokumen besar dengan arsitekturnya yang dapat diskalakan, menjadikannya solusi sempurna untuk organisasi dengan berbagai ukuran.

Harga:

FileNet Content Manager adalah solusi manajemen konten yang tangguh. Minta penawaran harga dari bagian Penjualan.

link: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Proyek Zoho

Zoho Projects adalah alat yang luar biasa untuk manajemen dokumen dan kolaborasi. Saya menguji alat ini dan menemukannya sangat bagus untuk merencanakan proyek, menugaskan tugas, dan menjaga komunikasi dengan tim sayaMenurut saya, ini adalah salah satu solusi terbaik untuk mengelola berbagai jenis file seperti dokumen, grafik, video, laporan, dan spreadsheet di satu tempat. Ini membantu untuk berbagi file organisasi Anda tanpa kerumitan apa pun. Saya merekomendasikan alat ini untuk pelacakan dan pengelolaan versi dokumen dengan mudah. ​​Fitur pencariannya memungkinkan Anda menemukan file dengan cepat berdasarkan kata kunci dalam judul atau konten, menjadikannya pilihan yang unggul.

Fitur:

• Penyimpanan File Terpusat: Zoho Projects memungkinkan Anda mengelola semua berkas, termasuk dokumen, lembar kerja, dan grafik, di satu lokasi terpusat. Ini membantu Anda menghindari kekacauan dan menjaga semuanya tetap teratur di satu tempat.
• Kontrol Versi: Saya dapat mengonfirmasi bahwa Zoho Projects menyediakan salah satu cara terbaik untuk melacak perubahan, revisi, dan pembaruan. Zoho Projects membantu Anda menjaga kejelasan versi file dengan catatan terperinci dan informasi penulis.
• Alat Pencarian yang Kuat: Menemukan berkas dengan cepat sangatlah penting, dan alat pencarian canggih dari Zoho Projects memungkinkan Anda menemukan dokumen menggunakan judul atau kata kunci. Ini dapat membantu memperlancar alur kerja proyek.
• Kolaborasi Waktu Nyata: Fitur ini memungkinkan Anda memberi anotasi, komentar, dan meninjau berkas secara langsung. Ini adalah cara yang bagus untuk mengurangi miskomunikasi dan memastikan kerja sama tim yang lancar.
• Organisasi Folder Hirarkis: Sebaiknya gunakan folder hierarkis di Zoho Projects. Ini memungkinkan Anda mengatur file berdasarkan alur kerja tim, sehingga navigasi menjadi mudah dan intuitif.
• Log Audit: Log audit di Zoho Projects membantu Anda menjaga transparansi dan kepatuhan. Ini dapat membantu melacak semua aktivitas dokumen, termasuk suntingan dan kunjungan, secara terstruktur.
• Manajemen Alur Kerja Otomatis: Mengotomatiskan tugas berulang seperti pelacakan revisi adalah salah satu cara termudah untuk menghemat waktu. Zoho Projects membantu Anda meningkatkan efisiensi dengan mengelola alur kerja secara lancar.

Harga:

Zoho Projects menawarkan paket mulai dari $4.25 per bulan, dengan diskon 20% untuk pembayaran tahunan. Cobalah secara gratis dengan uji coba 10 hari. Tidak diperlukan kartu kredit.

link: https://www.zoho.com/projects/

Apa itu Sistem Manajemen Dokumen?

Sistem manajemen dokumen adalah solusi otomatis berbasis cloud untuk membuat, mengatur, berbagi, dan mengamankan dokumen dan file bisnis. Ini memungkinkan Anda melacak versi dokumen Anda tanpa kerumitan. Sistem penyimpanan cloud ini memberikan alur kerja peninjauan dan persetujuan yang lebih cepat untuk berbagai pemangku kepentingan yang berlokasi di berbagai lokasi geografis. Ini memungkinkan Anda mengakses dokumen bisnis dengan mudah dari tablet dan ponsel cerdas.

Bagaimana Kami Memilih Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Terbaik?

At Guru99, kami mengutamakan kredibilitas dan berusaha memberikan informasi yang akurat, relevan, dan objektif. Setelah mendedikasikan lebih dari 110 jam untuk meneliti 39+ sistem manajemen dokumen terbaik, Saya telah dengan hati-hati memilih opsi teratas, baik yang gratis maupun berbayar. panduan menawarkan penjelasan mendalam perhatikan fitur, kelebihan dan kekurangan, serta harga setiap sistem, pastikan Anda memiliki wawasan tepercaya diperlukan untuk membuat keputusan yang tepat. Saat memilih perangkat lunak manajemen atau kontrol dokumen terbaik, faktor-faktor seperti keamanan, antarmuka pengguna, dan kemampuan integrasi sangatlah penting. Simak faktor-faktor penting di bawah ini untuk memastikan perangkat lunak tersebut sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda.

• Mencari: Anda harus mencari berbagai macam pilihan untuk menemukan file yang dibutuhkan dengan cepat. Bagusnya karena memungkinkan Anda mencari dokumen berdasarkan nama, konten, jenis, dan tanggal modifikasi.
• Struktur File Sederhana: Sistem Manajemen Dokumen harus memiliki struktur file yang mudah digunakan.
• Kontrol Versi: Kontrol versi atau pembuatan versi merupakan fitur penting dari perangkat lunak manajemen dokumen yang memungkinkan Anda melacak perubahan dalam berkas. DMS terbaik juga harus menyimpan arsip versi lama. Oleh karena itu, Anda dapat dengan mudah melihat modifikasi dalam dokumen.
• Akses Seluler: Anda harus mencari Sistem Manajemen Dokumen yang dapat diakses melalui tablet dan smartphone. Ini memungkinkan Anda melihat, mengubah, dan berbagi file dari mana saja.
• Integrasi: Sistem manajemen dokumen harus mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak lain yang sudah Anda gunakan, seperti perangkat lunak CRM dan klien email.
• Memindai: Perangkat lunak manajemen dokumen harus menyediakan fitur pemindaian dokumen.
• Keamanan: Sistem manajemen dokumen harus memungkinkan Anda untuk memberikan izin kepada pengguna tertentu dalam mengakses folder dan file.

Apa cara terbaik untuk mengajukan dokumen?

Berikut cara terbaik untuk mengajukan dokumen:

• Sistem Pengarsipan Berdasarkan Abjad: Cara terbaik untuk mengarsipkan dokumen adalah dengan mengarsipkan dokumen Anda berdasarkan abjad. Nama folder harus sesuai dengan nama dokumennya.
• Sistem Pengarsipan Numerik: Bisnis yang membutuhkan sejumlah dokumen seperti faktur harus membuat sistem pengarsipan numerik.
• Sistem Pengarsipan Kategori: Anda perlu mengatur file Anda menurut kategori seperti data pribadi, pemasaran, administrasi, dan pelanggan. Dimungkinkan juga untuk memasukkan sub-topik untuk setiap kategori sesuai kebutuhan Anda.

Bagaimana cara kerja Sistem Manajemen Dokumen elektronik?

Berikut adalah proses kerja Sistem Manajemen Dokumen:

• Menangkap Dokumen: Fasilitas perekaman dokumen akan membantu Anda menyimpan berkas sehingga Anda dapat menemukannya dengan mudah nanti. Hal ini dimungkinkan berkat fitur pengindeksan DMS. Anda juga dapat menambahkan beberapa metadata untuk mencarinya tanpa repot.
• Penyimpanan Dokumen Terpusat: DMS memiliki penyimpanan dokumen terpusat. Hal ini penting untuk mengelola dan menyimpan dokumen yang datang dari berbagai tempat.
• Pengambilan dan Distribusi Dokumen: DMS mencakup pengambilan dan distribusi dokumen. Penting untuk memastikan bahwa Anda menggunakan dan membagikan dokumen Anda tanpa masalah apa pun.

Apa saja opsi penerapan Perangkat Lunak Manajemen Dokumen?

Ada dua opsi penerapan Perangkat Lunak Manajemen Dokumen: 1) Perangkat lunak berbasis cloud dan 2) Perangkat lunak lokal.

1. Perangkat Lunak Berbasis Cloud:

Perangkat lunak berbasis cloud dihosting melalui internet dan bukan diinstal ke PC Anda. Ini memungkinkan Anda mengakses dokumen Anda dari mana saja.

Perangkat lunak berbasis cloud memiliki opsi penerapan berikut:

• Ini memiliki biaya manajemen dokumen yang lebih rendah dan memberikan skalabilitas yang mudah.
• Data disimpan di server pihak ketiga. Hal ini akan mengurangi beban pengendaliannya.
• Dapat diakses dari perangkat apa pun yang terhubung ke internet.

2. Perangkat Lunak Lokal:

Perangkat lunak lokal umumnya merupakan aplikasi yang diinstal pada sistem lokal. Ini memungkinkan Anda untuk mengonfigurasi, mengelola, dan mengontrol data Anda dengan mudah.

Perangkat lunak di tempat memiliki opsi penerapan berikut:

• Perangkat lunak jenis ini memiliki biaya awal yang lebih tinggi namun tidak memiliki biaya berulang.
• Dibutuhkan waktu implementasi yang lama.
• Pembaruan adalah tanggung jawab pengguna.
• Semua data Anda disimpan di server yang dikelola sendiri yang memberi pengguna kendali yang baik atas data tersebut.
• Ini dapat disesuaikan dalam hal kontrol dan keamanan data.

Putusan

Perangkat lunak manajemen dokumen menyederhanakan pengorganisasian, penyimpanan, dan akses file dengan aman. Saya merasa ini penting bagi bisnis yang ingin menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan kolaborasi tim. Ini adalah solusi yang aman dan andal yang menawarkan fitur kontrol versi, kepatuhan, dan integrasi. Lihat penilaian saya di bawah ini untuk alat dengan peringkat teratas dalam kategori ini.

• Zoho WorkDrive: Platform tangguh yang menawarkan Pencarian Cerdas, versi tak terbatas, kolaborasi lancar, dan integrasi dengan 5000+ aplikasi. Platform ini aman, mudah digunakan, dan ideal untuk bisnis dari segala ukuran.
• Smartsheet: Alat komprehensif untuk mengotomatiskan alur kerja dan mengelola proyek dengan pelaporan langsung dan opsi integrasi.
• Icedrive: Solusi yang aman dan hemat biaya dengan enkripsi tanpa pengetahuan, caching cerdas, dan fitur berbagi file yang andal.

Pertanyaan Umum (FAQ)