11 NAJBOLJIH softvera za upravljanje dokumentima u 2025

Sustav za upravljanje dokumentima je automatizirano rješenje temeljeno na oblaku za stvaranje, organiziranje, dijeljenje i osiguranje poslovnih dokumenata i datoteka. Omogućuje vam praćenje verzije vašeg dokumenta bez ikakvih problema. Ovaj sustav za pohranu u oblaku pruža brži tijek pregleda i odobrenja za različite dionike koji se nalaze na više geografskih lokacija. Omogućuje vam jednostavan pristup vašem poslovni dokumenti s tableta i pametnih telefona.

Nakon što sam proveo više od 110 sati istražujući, recenzirao sam 39+ sustavi za upravljanje dokumentima i pažljivo odabrao najbolje, uključujući besplatne i plaćene opcije. Ovaj sveobuhvatan i dobro istražen vodič nudi detaljan uvid u značajke svakog sustava, prednosti i nedostatke te cijene. Ako tražite pouzdane uvide, moj će članak pružiti sve pojedinosti koje su vam potrebne za donošenje informirane odluke. Ne propustite otkriti vrhunske alate koji mogu promijeniti način na koji upravljate dokumentima. Čitaj više…

NAJBOLJI DigiSustavi upravljanja (kontrole) dokumenata

Ime i Prezime	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	DocHub
Javno dijeljenje	Da	Da	Da	Da
Besplatna proba	15-dnevno besplatno probno razdoblje	30-dnevno besplatno probno razdoblje	14-dnevni povrat novca	Doživotni besplatni osnovni plan
mobilne aplikacije	Da	Da	Da	Da
Lokalni datotečni sustav Sync	Da	Da	Da	Da
Grupne dozvole	Da	Da	Da	Da
Upravljanje sukobima datoteka	Da	Ne	Da	Da
Digitalnog upravljanja pravima	Ne	Da	Ne	Da
Pohrana u oblaku bez lokalnog datotečnog sustava Sync	Da	Da	Da	Da
Platforme	Windows, Mac i Linux	Windows, Mac i Linux	Windows, Mac, Linux, Android, i iOS	Windows, Mac, Linux, iOS, Android
Veza	Saznajte više	Saznajte više	Saznajte više	Saznajte više

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive je izvrstan online platforma za pohranu datoteka i suradnju za timove i tvrtke. Posebno cijenim to što podržava scenarije rada u uredu i na daljinu, što ga čini izvrsnom opcijom za hibridne timove. Alat olakšava stvaranje, dijeljenje i suradnju pomoću centralizirane konzole. To nije samo platforma za pohranu. Zapravo, nudi verziju datoteka, napredno pretraživanje i organizaciju tima, koji su ključni za upravljanje zadacima efikasno. Tijekom moje evaluacije, otkrio sam da vam njegova sposobnost pružanja brzog pristupa informacijama pomaže da ostanete u tijeku sa svojim radom i brže donosite informirane odluke.

Zoho WorkDrive omogućuje učinkovito dijeljenje, upravljanje i zaštitu datoteka. Nudi pametno pretraživanje za trenutačno pronalaženje datoteka i neograničena povijest verzija obnoviti dokumente. S WorkDrive Brza, asinkrona suradnja je pojednostavljena. Alat je izvrstan za sinkronizaciju datoteka u oblaku izravno na vašu radnu površinu i integrira se s više od 5000 aplikacija. Prilagođeno brendiranje i MFA osiguravaju sigurnost i profesionalnost vaših podataka.

Značajke:

• Timske mape: Mogu besprijekorno surađivati ​​sa svojim timom koristeći timske mape, koje su savršene za dijeljenje datoteka i osiguravanje ažuriranja u stvarnom vremenu, pomažući pojednostaviti tijekove rada i centralizirati upravljanje dokumentima.
• Predlošci zbirke datoteka: To vam pomaže stvoriti prilagođene predloške za organiziranje podataka, poboljšanje tijeka rada i prikupljanje dokumenata na strukturiran način, što je od pomoći timovima koji upravljaju velikim projektima.
• Napredna sigurnost podataka: Smatram da je ključna usklađenost s GDPR-om i HIPAA-om za osjetljive podatke. Ovo vam rješenje pomaže u izbjegavanju rizika uz sigurno skladištenje, prilagođeno potrebama poduzeća.
• Zoho WorkDrive Integracija s aplikacijama: Zoho WorkDrive integrira se sa Salesforceom, Slack, Jira i Gmail, omogućujući vam stvaranje prilagođenih tijekova rada. Izvrstan je za tvrtke kojima je cilj pojednostavljeno poslovanje na više platformi.
• Zoho WorkDrive Administratorska konzola: Zoho WorkDriveAdministratorska konzola omogućuje praćenje aktivnosti korisnika, upravljanje pristupom podacima i osiguravanje usklađenosti. Ovo je jedan od najboljih alata za centraliziranu kontrolu.
• Skalabilna pohrana: Izvrstan je za tvrtke koje traže fleksibilnu pohranu. S višeslojnim planovima od 1TB do 5TB i dalje, Zoho WorkDrive mjeri bez napora kako bi zadovoljio potrebe poduzeća.

Cijene:

Zoho WorkDrive je mrežna platforma za pohranu datoteka, sinkronizaciju i suradnju. Planovi počinju od 2.5 USD po korisniku/mjesečno, uz dostupno besplatno probno razdoblje od 15 dana. Idealno za timsku produktivnost.

Posjetite Zoho WorkDrive

15-dnevno besplatno probno razdoblje

---

2) SmartSheet

Smartsheet je sustav za upravljanje dokumentima Pregledao sam i otkrio da je idealan alat za timski rad. To je rješenje koje automatizira zadatke koji se ponavljaju poput slanja upozorenja i upravljanja ažuriranjima. Dok sam provodio procjenu, primijetio sam da su metode šifriranja (256-AES i TLS 1.2) pouzdane i sigurne. Smartsheet se neprimjetno povezuje s alatima kao što su Google, Salesforce i Slack. Njegovi predlošci za marketing i podršku za formate s više datoteka korisni su za upravljanje projektima. Po mom iskustvu, značajke Odjava i Prijava izvrsne su za organiziranje zadataka.

Značajke:

• Centralizirana pohrana dokumenata: SmartSheet pruža jedinstvenu platformu za pohranjivanje i organiziranje dokumenata, osiguravajući da su datoteke sigurne i dohvatljive iz središnjeg repozitorija, što je korisno za pojednostavljenje upravljanja datotekama.
• Timske mape: Mogu učinkovito surađivati ​​sa svojim timom pomoću timskih mapa koje su izvrsne za organiziranje zajedničkih dokumenata. To može pomoći u pojednostavljenju komunikacije i osigurati da svi imaju pristup najnovijim datotekama.
• Kontrola verzija: Cilj mi je upravljati revizijama dokumenata s SmartSheetkontrola verzija, koja vam pomaže da izbjegnete zabunu osiguravajući pristup najnovijim datotekama i zadržavajući potpunu povijest uređivanja.
• Detaljno dopuštenje: Pomaže vam kontrolirati pristup datotekama s bitnim postavkama dopuštenja, što je sjajan način da osigurate da osjetljive datoteke mogu vidjeti samo ovlašteni korisnici.
• Pristupačnost temeljena na oblaku: Ovo vam rješenje omogućuje siguran pristup i uređivanje dokumenata s bilo kojeg mjesta, savršena opcija za poboljšanje suradnje u stvarnom vremenu između timova.
• Tijek rada dokumenta: Automatizira zadatke koji se ponavljaju poput podsjetnika za odobrenje, što je jedan od najboljih načina za smanjenje ručnog napora i ubrzavanje procesa.
• Podrška za razne vrste datoteka: Ova je značajka izvrsna za prilagodbu različitim timovima jer podržava tradicionalne i moderne formate, što je korisno za besprijekorno rukovanje bilo kojom vrstom dokumenta.

Cijene:

Smartsheet je dinamičan radni prostor koji timovima omogućuje upravljanje projektima, automatizaciju radnih procesa i brzo postizanje ciljeva. Planovi počinju od 9 USD mjesečno. Uživajte u 30-dnevnom besplatnom probnom razdoblju. Kreditna kartica nije potrebna.

Posjetiti SmartSheet >>

30-dnevno besplatno probno razdoblje (nije potrebna kreditna kartica)

---

3) Icedrive

Icedrive pruža izvanredne značajke za suradnja i dijeljenje datoteka. Tijekom moje evaluacije, otkrio sam da je njegov pametni sustav predmemoriranja impresivan u pružanju brzog i jednostavnog pristupa datotekama. Idealna je alternativa za Google Drive, nudeći šifriranje bez znanja koje čuva vaše podatke sigurnima i dostupan samo vama.

To je besplatna pohrana u oblaku alat koji čini da se osjećate kao da koristite fizički tvrdi disk. Dobivate sve značajke za usluge hostinga datoteka kao što su uređivanje, brisanje, prijenos, otvaranje itd. To je jedna od najbolje platforme za pohranu u oblaku koji dolazi s operacijom pametne kontrole predmemorije koja vam pomaže pristupiti datotekama odmah nakon instalacije bez čekanja na sinkronizaciju.

Značajke:

• Određivanje verzija datoteke: Mogao bih se osloniti na određivanje verzija datoteka za održavanje prethodnih verzija datoteka, što vam pomaže da se vratite na ranije iteracije kada je to potrebno. Ovo je bitno za učinkovito praćenje promjena.
• Integracija virtualnog pogona: Icedrive omogućuje vam montiranje pohrane u oblaku kao virtualnog pogona na vašem računalu, pružajući jedan od najlakših načina za neprimjetan pristup datotekama kao da su pohranjene lokalno, izbjegavajući ručnu sinkronizaciju.
• Enkripcija na strani klijenta: Icedrive pruža najučinkovitiju enkripciju bez znanja. Osigurava šifriranje datoteka na vašem uređaju prije učitavanja, što je bitno za održavanje povjerljivosti i sigurnosti.
• Preglednik dokumenata: Uključuje ugrađeni preglednik dokumenata koji vam omogućuje pregled popularnih formata datoteka bez njihovog preuzimanja. Ovo je sjajan način da poboljšate učinkovitost tijeka rada i uštedite vrijeme.
• Napredno dijeljenje: To omogućuje sigurno dijeljenje datoteka sa zaštitom lozinkom i datumima isteka, što je najbolji način da se osigura da dokumenti ostanu dostupni samo namijenjenim primateljima.
• Inteligentno predmemoriranje: Koristi inteligentni mehanizam za predmemoriju koji vam pomaže da brzo pristupite često korištenim datotekama dok minimalizira korištenje lokalne pohrane, što je odlična opcija za osiguranje učinkovitog pronalaženja dokumenata.

Cijene:

Icedrive nudi planove od 3.99 USD mjesečno za 150 GB prostora za pohranu. 20% popusta na godišnje plaćanje.

Posjetiti Icedrive >>

Doživotni besplatni osnovni plan s 10 GB besplatnog prostora za pohranu

---

4) DocHub

DocHub je sveobuhvatna platforma za upravljanje dokumentima i uređivanje PDF-ova. Tijekom moje evaluacije, smatrao sam je izvrsnom za pojednostavljenje tijeka rada s dokumentima i povećanje produktivnosti. Ova aplikacija omogućuje vam besprijekorno uređivanje, potpisivanje i dijeljenje dokumenata bez prebacivanja između više alata. Koristi napredne sigurnosne mjere, što je jedan od najboljih načina za osiguranje sigurnog rukovanja dokumentima i usklađenosti s industrijskim standardima.

Omogućuje vam učinkovito upravljanje PDF dokumentima pomoću alata poput elektroničkih potpisa, ispunjavanja obrazaca i suradnje u stvarnom vremenu. DocHubova korisnička podrška dostupna je putem više kanala, osiguravajući da je pomoć dostupna kada je potrebna.

Značajke:

• Uređivanje i anotacija PDF-a: Mogu reći da su DocHubove mogućnosti uređivanja PDF-ova jedan od najboljih načina za učinkovito mijenjanje dokumenata. Omogućuje vam dodavanje teksta, slika i napomena izravno u PDF-ove, izbjegavajući potrebu za dodatnim softverom.
• Elektronički potpisi: S DocHubom bih mogao poboljšati obradu dokumenata korištenjem pravno obvezujućih elektroničkih potpisa. Pomaže vam smanjiti vrijeme obrade uklanjanjem potrebe za ispisom i fizičkim potpisima, što je odličan način za ubrzanje poslovnih procesa.
• Izrada i popunjavanje obrasca: Ključno je pojednostaviti prikupljanje podataka. DocHubove značajke za izradu i ispunjavanje obrazaca nude rješenje s prilagodljivim predlošcima i automatiziranim otkrivanjem polja, savršeno za učinkovitu obradu dokumenata.
• Integracija u oblak: Ovo vam može pomoći ujediniti vaš tijek rada. DocHub vam omogućuje besprijekornu integraciju s Google Drive, Dropbox, OneDrivei Box, izvrsna opcija za glatku sinkronizaciju dokumenata na različitim platformama.
• Suradnja u stvarnom vremenu: To bi moglo biti korisno za poboljšanje timskog rada. DocHubove značajke suradnje u stvarnom vremenu omogućuju više korisnika istovremeni rad na dokumentima, osiguravajući strukturirane i učinkovite tijekove rada.
• Predlošci dokumenata: Jedan od najlakših načina za ubrzavanje izrade dokumenata je korištenje DocHubove opsežne biblioteke predložaka. Omogućuje vam prilagodbu predložaka za najučinkovitiju standardizaciju dokumenata.
• Napredna pretraga: Dobra ideja za brzo pronalaženje informacija je putem DocHubove napredne funkcije pretraživanja. Pomaže vam pronaći određeni sadržaj unutar dokumenata pomoću ključnih riječi i metapodataka za najučinkovitije pronalaženje dokumenata.

Cijene:

DocHub nudi besplatni plan s osnovnim značajkama. Pro planovi počinju od 8 USD mjesečno po korisniku s naprednim funkcijama i neograničenim brojem dokumenata.

Posjetite DocHub >>

Doživotni besplatni osnovni plan

---

5) bit.ai

Bit.ai je a sustav pametnog upravljanja dokumentima koji pomaže tvrtkama u upravljanju informacijama kroz projekte, timove i odjele. Tijekom istraživanja otkrio sam da ovaj alat omogućuje stvaranje neograničen radni prostor s lakoćom. Važno je da organizirati svoje dokumente u mape i podmape, a Bit.ai nudi jednostavan način za to. Teme koje nudi ovaj program izvrsne su za davanje novog i modernog dizajna vašim dokumentima.

Bit.ai, osnovan 2016., višestruki je alat izvrstan za upravljanje i stvaranje sadržaja. Podržava više od 100 formata datoteka i nudi 1 GB besplatnog prostora za pohranu. Korisnici imaju koristi od besprijekornog integracija s Tableauom, Box, Airtable, Figmai Dropbox. Osim toga, Bit.ai pruža predloške za različite sektore, uključujući marketing i obrazovanje, te osigurava sigurnost vaših podataka s 256-AES i TLS enkripcijom, u skladu s GDPR i PCI standardima.

Značajke:

• Skalabilni radni prostori: Najbolje je koristiti Bit.ai skalabilne radne prostore za organiziranje projekata među timovima. To vam omogućuje da zadržite učinkovitost, bez obzira upravljate li malom grupom ili velikom organizacijom.
• Univerzalno pretraživanje: Univerzalna značajka pretraživanja Bit.ai savršena je za brzo lociranje ugrađenog sadržaja i dokumenata. Pomaže vam uštedjeti vrijeme pružajući sve što vam je potrebno na jednom mjestu.
• Napredno dijeljenje: Bit.ai omogućuje napredne opcije dijeljenja kao što su veze koje se mogu pratiti i dokumenti zaštićeni lozinkom, koji su odlični za sigurno dijeljenje i kontrolu nad osjetljivim informacijama.
• Interaktivni pametni dokumenti: Mogu neprimjetno stvarati interaktivne "žive" dokumente s Bit.ai, koji su savršeni za integraciju videozapisa, slika i drugih bogatih medija. To može pomoći u jačanju timske suradnje.
• AI Genius Pisac: Bit.ai-jev AI Genius Writer izvrsno je rješenje za stvaranje sadržaja. Pomaže vam generirati predloške, razmišljati o idejama i pojednostaviti istraživanje, štedeći vrijeme i trud.
• Suradnja u stvarnom vremenu: Cilj mi je surađivati ​​sa svojim timom u stvarnom vremenu koristeći Bit.ai, što mi omogućuje da bez napora radim zajedno, bez obzira na lokaciju. To je jedan od najučinkovitijih načina za povećanje produktivnosti.
• Prilagodljivi predlošci: Ova značajka nudi stotine unaprijed izrađenih predložaka za SOP-ove, bilješke sa sastanka i upute. To je izvrstan način da stvaranje sadržaja učinite brzim i profesionalnim.

Cijene:

Alat Bit.ai nudi planove počevši od 8 USD mjesečno, s 25% popusta za godišnja plaćanja. Možete ga isprobati i uz 7-dnevno besplatno probno razdoblje.

Veza: https://bit.ai/

---

6) IncoDocs

IncoDocs je rješenje koje vam pomaže digitalno upravljanje dokumentima za izvoznike i trgovačka poduzeća. Tijekom svoje analize otkrio sam da je to jedan od najboljih alata za stvaranje datoteka o prodaji i otpremi u kraćem vremenu. Minimizira ručni unos podataka i pomaže u izbjegavanju kašnjenja u isporuci. IncoDocs omogućuje timovima da rade zajedno u zajedničkom radnom prostoru, što je bitno za udaljene zadatke. Također sigurno pohranjuje predloške dokumenata u oblaku, nudeći učinkovitiji postupak izvoza.

IncoDocs je svestrani softver za upravljanje dokumentima, osnovan 2016. godine, dostupan s bilo kojeg uređaja. Omogućuje vam da jednostavno kreirajte komercijalne fakture te nudi predloške za razne prodajne dokumente. Alat se neprimjetno integrira s Xero i QuickBooks i podržava više formata datoteka.

Značajke:

• Biblioteke podataka za višekratnu upotrebu: Smatram da je korisno koristiti knjižnice podataka za višekratnu upotrebu, koje vam omogućuju pohranjivanje pojedinosti o proizvodu i kontakt podataka. Ovo je jedan od najlakših načina da uštedite vrijeme na unosima koji se ponavljaju.
• Digital Potpis: Ovo izvrsno rješenje pomaže vam u digitalnom potpisivanju i pečatiranju dokumenata Digital potpise i pečate tvrtke, eliminirajući ispis i skeniranje radi besprijekornog tijeka rada bez papira.
• Integracija: Dobro je razmotriti njegov API i integracije sustava, koje vam omogućuju povezivanje s ERP-om, TMS-om i drugim sustavima. Ovo je jedan od najučinkovitijih načina za smanjenje ručnog opterećenja.
• Predlošci dokumenata: Neophodno je imati pristup više od 30 predložaka usklađenih s UNLK-om, uključujući komercijalne fakture, Bills teretnice i potvrde o podrijetlu. To vam pomaže osigurati usklađenost s međunarodnim standardima.
• Datum Synckronizacija: Ova vam značajka pomaže minimizirati pogreške unosom pojedinosti o pošiljci jednom u glavnu datoteku, s podacima koji se automatski sinkroniziraju u povezanim dokumentima.
• Radni prostor temeljen na oblaku: Savršen je za suradnju s članovima tima u zajedničkom okruženju temeljenom na oblaku, omogućujući vam pristup dokumentima u stvarnom vremenu i povećavajući operativnu transparentnost.
• Sigurno dijeljenje dokumenata: Ova je značajka izvrsna za siguran prijenos osjetljivih informacija partnerima i klijentima, pomažući vam da izbjegnete povrede podataka i osiguravate učinkovitost.

Cijene:

IncoDocs pojednostavljuje dokumentaciju za uvoz/izvoz, povećavajući učinkovitost globalne trgovine. Cijena: 29 USD mjesečno, 20% popusta godišnje. Uživajte u doživotnom besplatnom osnovnom planu. Pojednostavite, organizirajte i ubrzajte svoju trgovinu.

Veza: https://incodocs.com/

---

7) Predložak

Templafy je izvrsno rješenje za upravljanje dokumentima. Analizirao sam njegove značajke i impresionirao me svojom sposobnošću prikazivanja pravog sadržaja zaposlenicima na temelju njihovih uloga. The nadzornom pločom jednostavno je upravljati i omogućuje vam upravljanje sadržajem bez muke. Tijekom moje evaluacije vidio sam kako povezuje DMS podatke izravno s dokumentima, stvarajući brže tijekove rada. Preporučujem ga tvrtkama koje žele svoju pohranu dokumenata održati točnom i pouzdanom.

Templafy, osnovan 2016., omogućuje vam povezivanje i kombiniranje podataka iz DMS-a, nudeći rješenje za pohranu u oblaku koji vam osigurava pristup dokumentima s raznih uređaja kao što su tableti i pametni telefoni.

Značajke:

• Automatizirano generiranje dokumenata: Mogao sam sastaviti potpuno oblikovane dokumente koristeći automatizaciju temeljenu na pravilima i GenAI. Ovo je jedan od najlakših načina za preuzimanje ažuriranog sadržaja iz internih biblioteka ili integracija trećih strana.
• Centralizirane biblioteke sadržaja: Templafy vam omogućuje pristup svim resursima na jednom mjestu, što je odlično za izgradnju personaliziranih knjižnica. To može poboljšati učinkovitost bez prebacivanja između različitih aplikacija.
• Upravljanje potpisom e-pošte: Templafy vam pomaže stvoriti i upravljati potpisima e-pošte u okruženju s niskim kodom. Najbolje je brzo uvesti ažuriranja ili kampanje bez potrebe za IT pomoći.
• Pametni predlošci: Mogu osigurati dosljednost i usklađenost automatskim uključivanjem vizualnog identiteta, smjernica robne marke i pravnih odricanja od odgovornosti u predloške. To vam pomaže uštedjeti vrijeme i izbjeći ručne pogreške u različitim vrstama dokumenata.
• Dinamička integracija sadržaja: To je sjajan način za automatizaciju potrebnih elemenata povlačenjem sadržaja iz internih i eksternih biblioteka. To vam omogućuje učinkovitu prilagodbu uz održavanje usklađenosti gdje je to potrebno.
• Upravljanje predlošcima u stvarnom vremenu: To vam pomaže da sve bude ažurno uz centralizirano upravljanje predlošcima. Moglo bi biti korisno osigurati da svi korisnici mogu pristupiti najnovijim verzijama u stvarnom vremenu.
• Upravljanje korisnicima: Neophodno je upravljati korisničkim profilima i razinama pristupa putem centralizirane administrativne ploče. To vam omogućuje intuitivno skaliranje i osiguranje upravljanja sadržajem.

Cijene:

Templafy poboljšava učinkovitost u stvaranju i upravljanju dokumentima. Kontaktirajte prodajni tim za cijene.

Veza: https://www.templafy.com/home/platform/

---

8) Bitrix24

Bitrix24 nudi izvrsno rješenje za timove kojima je potreban softver za upravljanje dokumentima. Pregledao sam njegove karakteristike i jesu savršeno za male ili velike timove. Podržava i oblak i on-premise sustave i omogućuje pristup izvornom kodu. Ovaj je alat koristan za pohranu važnih datoteka, uključujući videozapise, dokumente i prezentacije, za privatnu ili zajedničku upotrebu. Smatram da je njegov sustav praćenja verzija impresivan za organiziranje datoteka.

Bitrix24, osnovan 2012., pruža a središte za upravljanje dokumentima s 5 GB besplatnog prostora za pohranu. Automatski sprema dokumente na vaš račun, podržava više formata datoteka i nudi konfigurabilne dozvole pristupa. Bitrix24 savršen je za one koji traže sveobuhvatno, sigurno i učinkovito rješenje za upravljanje dokumentima.

Značajke:

• Suradnja u stvarnom vremenu: Neophodno je imati besprijekoran timski rad. Bitrix24 omogućuje vam zajedničko uređivanje dokumenata s kolegama ili vanjskim korisnicima istovremeno, osiguravajući da projekti ostanu ažurni i organizirani.
• Pohrana i dijeljenje datoteka: Sjajan način za zaštitu datoteka je korištenje opcija za pohranu datoteka Bitrix24. Pomaže vam da pohranjujete i dijelite datoteke bez napora, a istovremeno osigurava pristup sa stolnih računala i mobilnih uređaja.
• Povijest verzija: Ova značajka omogućuje vam praćenje izmjena kroz povijest verzija, a zaključavanje dokumenta pomaže vam da izbjegnete slučajne promjene tijekom kritičnih ažuriranja. To je najbolje za osiguranje integriteta podataka.
• Dopuštenja pristupa: Dobra ideja je konfigurirati prava pristupa kako bi se zaštitili osjetljivi podaci. Bitrix24 pomaže vam osigurati da samo ovlašteno osoblje može pregledavati i uređivati ​​kritične dokumente.
• Izrada i uređivanje dokumenta: Mogu stvarati i uređivati ​​dokumente, proračunske tablice i prezentacije u stvarnom vremenu uz Bitrix24, koji podržava formate kao što su docx, pptx i xlsx. To može pomoći u poboljšanju suradnje među timovima.
• Mobilni pristup: Korisno je koristiti mobilnu aplikaciju Bitrix24 za pristup, uređivanje i dijeljenje dokumenata dok ste u pokretu. Ovo je savršeno za ostanak produktivan izvan ureda.
• Automatizirani tijek rada dokumenata: Jedan od najučinkovitijih načina za pojednostavljenje odobrenja dokumenata je putem automatiziranih radnih procesa Bitrix24. Pomaže vam osigurati dosljednost i pravovremenu obradu u svim timovima.

Cijene:

Bitrix24 nudi pristupačne planove već od 49 USD mjesečno. Iskoristite do 20% popusta na godišnje uplate. Istražite uz 30-dnevno besplatno probno razdoblje.

Veza: https://www.bitrix24.com/tools/communications/online-documents-and-cloud-file-storage.php

---

9) Bynder

Bynder je najbolje ocijenjen izbor za upravljanje sadržajem. Testirao sam njegove mogućnosti upravljanja dokumentima i učinilo je moje tijekove rada bržima i učinkovitijima. Izvrstan je za profesionalce koji trebaju brzo izraditi videozapise i dostaviti ih svojim timovima. Savjetujem da obratite pozornost na njegovu sposobnost da osigura usklađenost s markom. Po mom iskustvu, ovaj je alat izvrstan za pojednostavljenje upravljanja imovinom.

Bynder je osnovan 2013., hvaljen je za ubrzavanje životnog ciklusa kreativnog sadržaja i omogućavanje sigurno dijeljenje datoteka, interno i eksterno. Izvrstan je za organizacije koje teže učinkovitom, sigurnom upravljanju sadržajem i suradnji.

Značajke:

• Digital Asset Management (DAM): Bynder vam pomaže organizirati i kontrolirati imovinu poput slika, videozapisa i dokumenata u jednom sustavu. To može pomoći u pojednostavljenju tijeka rada i osigurati najučinkovitiju upotrebu resursa.
• Podrška za bogate medije: Pouzdano mogu reći da je Bynder izvrstan za upravljanje složenim vrstama datoteka. Omogućuje vam rukovanje slikama i videozapisima s lakoćom, povećavajući fleksibilnost upravljanja dokumentima.
• Automatsko označavanje slika: Bynder vam omogućuje automatiziranje označavanja slika pomoću umjetne inteligencije, što olakšava kategorizaciju i učinkovito pretraživanje datoteka. Najbolje je za pojednostavljivanje zadataka koji se ponavljaju.
• Reprodukcija videozapisa: Mogao sam koristiti Bynder za pregled i suradnju na videosadržaju bez napora, zahvaljujući njegovoj značajci izravne reprodukcije. Ovo je izvrsna opcija za timove kojima je potrebno besprijekorno dijeljenje videozapisa.
• Centralizirana knjižnica: Bitno je imati objedinjeno spremište, a Bynder vam pomaže u održavanju sigurne knjižnice za dosljedan timski pristup i organizaciju sredstava.
• Dosljednost marke: Ovo je rješenje izvrsno za osiguravanje identiteta robne marke pomoću alata koji vam omogućuju usklađivanje materijala sa smjernicama vaše marke. Moglo bi biti od pomoći za dosljedno slanje poruka.

Cijene:

Bynder nudi niz značajki upravljanja robnom markom i digitalnom imovinom. Obratite se prodajnom timu kako biste dobili ponudu za cijene.

Veza: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

10) FileNet Content Manager

FileNet Content Manager je izvanredan alat koji vam omogućuje dohvaćanje vrijednih informacija iz dokumenata. Pregledao sam njegove karakteristike i otkrio da je pruža rješenja za sigurnost, pohranu i sadržaj na razini poduzeća uz tijek rada koje je lako implementirati. Mogao sam sigurno pristupiti višestrukim trgovinama sadržaja i primijetio sam kako besprijekorno automatizira klasifikaciju datoteka. To može pomoći timovima koji žele surađivati ​​brže i s manje gnjavaže, što ga čini vrhunskim izborom za upravljanje dokumentima.

FileNet Content Manager, osnovan 1982. godine, omogućuje vam besprijekornu izgradnju i integraciju usluga sadržaja u vaše poslovanje putem API-ja. Koristeći prednosti integracija kao što je Salesforce, nudi predloške za PowerPoint i e-poštu.

Značajke:

• Snimanje i indeksiranje sadržaja: S FileNet Content Managerom mogu automatski snimati, indeksirati i organizirati dokumente, smanjujući ručni napor. Ovo je sjajno za osiguravanje besprijekornog pristupa i dohvaćanja, posebno kada se radi o velikim količinama podataka.
• Mogućnosti naprednog pretraživanja: FileNet Content Manager omogućuje vam brzo lociranje dokumenata pomoću metapodataka i pretraživanja cijelog teksta. To vam pomaže da učinkovito pronađete određeni sadržaj, što je odlično za uštedu vremena u zadacima upravljanja dokumentima.
• Uvid u sadržaj koji pokreće AI: Ključno je analizirati nestrukturirane podatke, a FileNet Content Manager to omogućuje korištenjem alata koje pokreće AI. To vam pomaže izvući uvide i automatizirati klasifikaciju sadržaja, što je izvrstan način za povećanje produktivnosti.
• Suradnja na sadržaju: Ova je značajka savršena za olakšavanje suradnje u stvarnom vremenu. Mogu lako dijeliti, uređivati ​​i komentirati dokumente unutar FileNet Content Managera bez prebacivanja između alata. To je jedna od najboljih opcija za pojednostavljenje timskog rada.
• Sigurno skladištenje dokumenata: Korisno je osigurati sigurnost podataka s kontrolama pristupa temeljenim na ulogama i enkripcijom. FileNet Content Manager ima za cilj zaštititi osjetljive podatke uz održavanje usklađenosti s industrijskim propisima.
• Automatizacija tijeka rada: Ovo je rješenje izvrsno za automatizaciju radnih procesa koji su usmjereni na dokumente. FileNet Content Manager vam omogućuje da poboljšate učinkovitost i dosljedno upravljate zadacima, što je najučinkovitiji način za pojednostavljenje procesa koji se ponavljaju.
• Skalabilno upravljanje sadržajem: Skalabilnost smatram ključnom prilikom upravljanja rastućim poslovnim potrebama. FileNet Content Manager nudi izvrstan način za rukovanje velikim količinama dokumenata sa svojom skalabilnom arhitekturom, što ga čini savršenim rješenjem za organizacije svih veličina.

Cijene:

FileNet Content Manager robusno je rješenje za upravljanje sadržajem. Zatražite ponudu cijene od prodaje.

Veza: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager

---

11) Zoho projekti

Zoho Projects nevjerojatan je alat za upravljanje dokumentima i suradnju. Testirao sam ovaj alat i smatram ga izvrsnim za planiranje projekata, dodjeljivanje zadataka i održavanje kontakta sa svojim timom. Po mom mišljenju, to je jedno od najboljih rješenja za upravljanje različitim vrstama datoteka poput dokumenata, grafika, videa, izvješća i proračunskih tablica na jednom mjestu. Korisno je dijeliti datoteke vaše organizacije bez ikakvih složenosti. Preporučujem ovaj alat za praćenje i upravljanje verzijama dokumenata s lakoćom. Njegova značajka pretraživanja omogućuje vam brzo lociranje datoteka prema ključnim riječima u naslovu ili sadržaju, što ga čini superiornim izborom.

Značajke:

• Centralizirana pohrana datoteka: Zoho Projects vam omogućuje upravljanje svim vašim datotekama, uključujući dokumente, proračunske tablice i grafike, na jednom središnjem mjestu. To vam pomaže da izbjegnete nered i da sve bude organizirano na jednom mjestu.
• Kontrola verzija: Mogu potvrditi da Zoho Projects pruža jedan od najboljih načina za praćenje promjena, revizija i ažuriranja. Pomaže vam u održavanju jasnoće verzija datoteka s detaljnim bilješkama i podacima o autoru.
• Snažni alati za pretraživanje: Bitno je brzo locirati datoteke, a moćni alati za pretraživanje Zoho Projects omogućuju vam pronalaženje dokumenata pomoću naslova ili ključnih riječi. To može pomoći u pojednostavljenju tijeka rada projekta.
• Suradnja u stvarnom vremenu: Ova vam značajka omogućuje označavanje, komentiranje i pregled datoteka u stvarnom vremenu. To je sjajan način da se smanji pogrešna komunikacija i osigura besprijekoran timski rad.
• Hijerarhijska organizacija mape: Dobro je koristiti hijerarhijske mape u Zoho projektima. To vam omogućuje organiziranje datoteka na temelju tijeka rada vašeg tima, čineći navigaciju jednostavnom i intuitivnom.
• Dnevnici revizije: Dnevnici revizije u Zoho projektima pomažu vam u održavanju transparentnosti i usklađenosti. To može pomoći u praćenju svih aktivnosti dokumenta, uključujući uređivanja i posjete, na strukturiran način.
• Automatizirano upravljanje tijek rada: Automatiziranje zadataka koji se ponavljaju kao što je praćenje revizija jedan je od najlakših načina za uštedu vremena. Zoho Projects vam pomaže poboljšati učinkovitost neometanim upravljanjem tijekovima rada.

Cijene:

Zoho Projects nudi planove počevši od 4.25 USD mjesečno, s 20% popusta za godišnja plaćanja. Isprobajte ga besplatno uz probno razdoblje od 10 dana. Kreditna kartica nije potrebna.

Veza: https://www.zoho.com/projects/

Što je sustav za upravljanje dokumentima?

Sustav za upravljanje dokumentima je automatizirano rješenje temeljeno na oblaku za stvaranje, organiziranje, dijeljenje i osiguranje poslovnih dokumenata i datoteka. Omogućuje vam praćenje verzije vašeg dokumenta bez ikakvih problema. Ovaj sustav za pohranu u oblaku pruža brži tijek pregleda i odobrenja za različite dionike koji se nalaze na više geografskih lokacija. Omogućuje vam jednostavan pristup poslovnim dokumentima s tableta i pametnih telefona.

Kako smo odabrali najbolji softver za upravljanje dokumentima?

At Guru99, prioritet nam je vjerodostojnost i nastojimo pružiti točne, relevantne i objektivne informacije. Nakon što je više od 110 sati posvetio istraživanju 39+ najbolji sustavi za upravljanje dokumentima, pažljivo sam odabrao najbolje opcije, besplatne i plaćene. Ova sveobuhvatna vodič nudi detaljan pogledajte značajke svakog sustava, prednosti i mane i cijene, osiguravajući da imate pouzdani uvidi potrebno za donošenje informirane odluke. Prilikom odabira najboljeg softvera za kontrolu ili upravljanje dokumentima ključni su čimbenici poput sigurnosti, korisničkog sučelja i mogućnosti integracije. U nastavku provjerite važne čimbenike kako biste bili sigurni da je softver usklađen s vašim specifičnim zahtjevima.

• Pretraživanje: Morate tražiti širok izbor opcija za brzo pronalaženje potrebnih datoteka. Dobro je što vam omogućuje pretraživanje dokumenata po nazivu, sadržaju, vrsti i datumu izmjene.
• Jednostavna struktura datoteke: Sustav za upravljanje dokumentima mora imati strukturu datoteka jednostavnu za korištenje.
• Kontrola verzija: Kontrola verzija ili verzija je važna značajka softvera za upravljanje dokumentima koja vam omogućuje praćenje promjena u datotekama. Najbolji DMS također bi trebao održavati arhivu starih verzija. Stoga možete lako vidjeti izmjene u dokumentima.
• Mobilni pristup: Morate potražiti Sustav za upravljanje dokumentima koji je dostupan putem tableta i pametnih telefona. To će vam omogućiti pregled, izmjenu i dijeljenje datoteka s bilo kojeg mjesta.
• Integracija: Sustav za upravljanje dokumentima trebao bi se lako integrirati s drugim softverom koji već koristite, poput CRM softvera i klijenta e-pošte.
• Skeniranje: Softver za upravljanje dokumentima trebao bi omogućiti značajku skeniranja dokumenata.
• Sigurnost: Sustav za upravljanje dokumentima mora vam omogućiti da određenom korisniku dodijelite dozvole za pristup mapama i datotekama.

Koji je najbolji način arhiviranja dokumenata?

Evo najboljih načina za arhiviranje dokumenata:

• Abecedni sustav arhiviranja: Najbolji način arhiviranja dokumenata je arhiviranje dokumenata po abecedi. Ime mape treba odgovarati nazivu dokumenata.
• Numerički sustav arhiviranja: Poduzeća koja trebaju brojne dokumente poput faktura trebaju stvoriti numerički sustav arhiviranja.
• Sustav arhiviranja kategorija: Morate rasporediti svoje datoteke prema kategorijama kao što su osobni, marketinški, administrativni i korisnički podaci. Također je moguće uključiti podteme za svaku kategoriju prema vašim potrebama.

Kako funkcionira elektronički sustav upravljanja dokumentima?

Ovo je proces rada sustava za upravljanje dokumentima:

• Snimanje dokumenata: Mogućnost snimanja dokumenata pomoći će vam da spremite svoje datoteke kako biste ih kasnije lako pronašli. To je moguće zbog značajke indeksiranja DMS-a. Također možete dodati neke metapodatke za njihovo pretraživanje bez muke.
• Centralna pohrana dokumenata: DMS ima centralnu pohranu dokumenata. Ovo je važno za upravljanje i zadržavanje dokumenata koji dolaze s više mjesta.
• Dohvaćanje i distribucija dokumenata: DMS uključuje pronalaženje i distribuciju dokumenata. Važno je osigurati da svoje dokumente koristite i dijelite bez ikakvih problema.

Koje su mogućnosti postavljanja softvera za upravljanje dokumentima?

Postoje dvije mogućnosti postavljanja softvera za upravljanje dokumentima: 1) softver temeljen na oblaku i 2) softver na lokaciji.

1. Softver temeljen na oblaku:

Softver temeljen na oblaku nalazi se na internetu umjesto da se instalira na vaše računalo. Omogućuje vam pristup dokumentima s bilo kojeg mjesta.

Softver temeljen na oblaku ima sljedeće mogućnosti implementacije:

• Ima niže troškove upravljanja dokumentima i omogućuje laku skalabilnost.
• Podaci se pohranjuju na poslužiteljima trećih strana. To će smanjiti teret njegove kontrole.
• Dostupno s bilo kojeg uređaja spojenog na internet.

2. Lokalni softver:

On-premise softver općenito su aplikacije koje su instalirane na lokalnom sustavu. Omogućuje vam da s lakoćom konfigurirate, upravljate i kontrolirate svoje podatke.

Lokalni softver ima sljedeće mogućnosti implementacije:

• Ova vrsta softvera ima veće početne troškove, ali nema ponavljajućih troškova.
• Potrebno je dugo vrijeme implementacije.
• Ažuriranja su odgovornost korisnika.
• Svi vaši podaci pohranjuju se na samoupravljanim poslužiteljima koji korisnicima daju dobru kontrolu nad njima.
• Prilagodljiv je u pogledu kontrole podataka i sigurnosti.

Presuda

Softver za upravljanje dokumentima pojednostavljuje organiziranje, pohranjivanje i siguran pristup datotekama. Smatram da je ključan za tvrtke koje žele pojednostaviti tijek rada i poboljšati timsku suradnju. To je sigurno, pouzdano rješenje koje nudi značajke kontrole verzija, usklađenosti i integracije. U nastavku provjerite moju procjenu za najbolje ocijenjene alate u ovoj kategoriji.

• Zoho WorkDrive: Robusna platforma koja nudi pametno pretraživanje, neograničen broj verzija, besprijekornu suradnju i integraciju s više od 5000 aplikacija. Siguran je, jednostavan za korištenje i idealan za tvrtke svih veličina.
• Smartsheet: Sveobuhvatan alat za automatizaciju tijeka rada i upravljanje projektima s opcijama izvještavanja uživo i integracije.
• Icedrive: Sigurno i isplativo rješenje s enkripcijom bez znanja, inteligentnim predmemoriranjem i pouzdanim značajkama dijeljenja datoteka.

Pitanja i odgovori