13 NAJBOLJIH softvera za upravljanje dokumentima u 2025

Sustav za upravljanje dokumentima je automatizirano rješenje temeljeno na oblaku za stvaranje, organiziranje, dijeljenje i osiguranje poslovnih dokumenata i datoteka. Omogućuje vam praćenje verzije vašeg dokumenta bez ikakvih problema. Ovaj sustav za pohranu u oblaku pruža brži tijek pregleda i odobrenja za različite dionike koji se nalaze na više geografskih lokacija. Omogućuje vam jednostavan pristup vašem poslovni dokumenti s tableta i pametnih telefona.

Slijedi ručno odabrani popis Vrhunski sustavi za upravljanje dokumentima s njihovim popularnim značajkama i poveznicama na web stranice. Popis sadrži softver otvorenog koda (besplatan) i komercijalni (koji se plaća). Čitaj više…

NAJBOLJI Sustav za upravljanje dokumentima

Ime i Prezime	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Javno dijeljenje	Da	Da	Da	Da
Besplatna proba	15-dnevno besplatno probno razdoblje	30-dnevno besplatno probno razdoblje	Doživotni besplatni osnovni plan	Besplatno za 5 korisnika
mobilne aplikacije	Da	Da	Da	Da
Lokalni datotečni sustav Sync	Da	Da	Da	Da
Grupne dozvole	Da	Da	Da	Ne
Upravljanje sukobima datoteka	Da	Ne	Da	Da
Digitalnog upravljanja pravima	Ne	Da	Ne	Da
Pohrana u oblaku bez lokalnog datotečnog sustava Sync	Da	Da	Da	N / A
Platforme	Windows, Mac i Linux	Windows, Mac i Linux	Windows, Mac, Linux, Android, i iOS	Windows, Mac i Linux
Veza	Saznajte više	Saznajte više	Saznajte više	Saznajte više

1) Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive je mrežna platforma za pohranu datoteka i suradnju na sadržaju za moderni timovi, mala poduzeća i velika poduzeća. Bilo da timovi rade iz ureda ili od kuće ili oboje, WorkDrive pomaže im stvarati, dijeliti, surađivati ​​i pohranjivati ​​podatke iz centralizirane konzole. Upravljanje datotekama je više od samog rješenja za pohranu. Kombinira upravljanje dokumentima i timom, verziju datoteka, napredno pretraživanje, mobilnost i još mnogo toga. Zoho WorkDriveCilj im je omogućiti brži pristup informacijama kako bi njihovi korisnici mogli donositi pravovremene odluke i učiniti više.

Zoho WorkDrive omogućuje učinkovito dijeljenje, upravljanje i zaštitu datoteka. Nudi pametno pretraživanje za trenutačno pronalaženje datoteka i neograničenu povijest verzija za vraćanje dokumenata. S WorkDrive Brza, asinkrona suradnja je pojednostavljena. Sigurnost ima prioritet kod enkripcije i standarda usklađenosti kao što su HIPAA i GDPR. Alat je izvrstan za sinkronizaciju datoteka u oblaku izravno na vašu radnu površinu i integrira se s više od 5000 aplikacija. Prilagođeno brendiranje i MFA osiguravaju sigurnost i profesionalnost vaših podataka.

Značajke:

• Zoho WorkDrive pokrenut je 2019. i prije se zvao Zoho Docs koji je nastao 2008.
• Stvorite virtualni radni prostor za svoj tim WorkDriveTimske mape korisnika.
• Pruža detaljne kontrole pristupa korisnicima.
• Zoho WorkDrive dolazi s ugrađenim uredskim paketom.
• Pomoć 24/7 putem live chata, telefona i e-pošte.
• Podržano Operating sustavi: Windows, iOS, Linux, Android.
• Podržani preglednici: Google Chrome, Firefox, safari, Microsoft Edge, Opera.

Cijene:

Zoho WorkDrive je mrežna platforma za pohranu datoteka, sinkronizaciju i suradnju. Planovi počinju od 2.5 USD po korisniku/mjesečno, uz dostupno besplatno probno razdoblje od 15 dana. Idealno za timsku produktivnost.

Posjetite Zoho WorkDrive

15-dnevno besplatno probno razdoblje

---

2) SmartSheet

Smartsheet je sustav za upravljanje dokumentima koji nudi suradnju i upravljanje radom. Automatizira procese koji se ponavljaju slanjem upozorenja, traženjem ažuriranja i zaključavanjem promjena temeljenih na redovima.

SmartSheet, osnovan 2005., omogućuje vam jednostavno upravljanje resursima i dijeljenje domene. S 256-AES i TLS 1.2 enkripcija, osigurava sigurnost vaših podataka i nudi sukladne standarde kao što su SOC i HIPAA. Integracija s aplikacijama kao što su Google, Salesforce i Slack je besprijekoran. Pruža predloške za različite potrebe, uključujući marketing, i podržava više formata datoteka. Značajke odjave i prijave dokumenata bitne su za održavanje projektnih planova i rasporeda na pravom putu.

Značajke:

• Smartsheet vam omogućuje automatizaciju tijeka rada, uključujući obrasce.
• Možete se brzo prebacivati ​​između prikaza kartice, prikaza mreže i prikaza kalendara.
• Podržava izvještavanje uživo.
• Lako možete surađivati ​​s drugima.
• Pruža korisničku podršku putem chata i obrasca za kontakt
• Podržane platforme: Windows, macOS, Android, iOS i Linux

Cijene:

Smartsheet je dinamičan radni prostor koji timovima omogućuje upravljanje projektima, automatizaciju radnih procesa i brzo postizanje ciljeva. Planovi počinju od 9 USD mjesečno. Uživajte u 30-dnevnom besplatnom probnom razdoblju. Kreditna kartica nije potrebna.

Posjetiti SmartSheet >>

30-dnevno besplatno probno razdoblje (nije potrebna kreditna kartica)

---

3) Icedrive

Icedrive pruža mnoge značajke za dijeljenje i suradnju datoteka i mapa. Koristi inteligentni sustav predmemoriranja kako bi osigurao da su sve vaše datoteke lako dostupne i preuzete brzinom bez premca. Među najboljim je alternativama Google Drive, s enkripcijom bez znanja kako bi se osiguralo da samo vi možete pristupiti svojim podacima i dešifrirati ih.

To je besplatni alat za pohranu u oblaku koji vam daje osjećaj kao da koristite fizički tvrdi disk. Dobivate sve značajke za usluge hostinga datoteka kao što su uređivanje, brisanje, prijenos, otvaranje itd. To je jedna od najboljih platformi za pohranu u oblaku koja dolazi s operacijom pametne kontrole predmemorije koja vam pomaže pristupiti datotekama odmah nakon instalacije bez čekanja na sinkronizaciju .

Značajke:

• Icedrive pruža čisto i jednostavno sučelje za upravljanje datotekama.
• Omogućuje vam strujanje medija iz pohrane u oblaku i dijeljenje s prijateljima.
• Nudi Twofish enkripciju, privatnost bez znanja i enkripciju na strani klijenta
• Pruža korisničku podršku putem Live Chata, telefona i obrasca za kontakt
• Podržava standarde usklađenosti kao što je GDPR
• Nije potrebna dugotrajna sinkronizacija jer IceDrive možete montirati jednostavnim klikom.
• Nudi 10 GB besplatno i 150 GB plaćenog ograničenja prijenosa
• Podržane platforme: iOS, Android, Windows, Mac i Linux

Cijene:

Icedrive nudi planove od 1.67 USD mjesečno za 150 GB prostora za pohranu. 0.25% popusta na godišnje plaćanje.

Posjetiti Icedrive >>

Doživotni besplatni osnovni plan s 10 GB besplatnog prostora za pohranu

---

4) bit.ai

Bit.ai je pametni sustav za upravljanje dokumentima koji pomaže tvrtkama organizirati znanje po projektima, timovima i odjelima. Ovaj vam alat omogućuje stvaranje neograničenog broja radnih prostora bez ikakvih problema. Omogućuje vam organiziranje sadržaja dokumenta u mape i podmape. Ovaj program nudi teme za pretvaranje vaših dokumenata u novi izgled samo jednim klikom miša.

Bit.ai, osnovan 2016., višestruki je alat izvrstan za upravljanje i stvaranje sadržaja. Podržava više od 100 formata datoteka i nudi 1 GB besplatnog prostora za pohranu. Korisnici imaju koristi od besprijekornog integracija s Tableauom, Box, Airtable, Figmai Dropbox. Osim toga, Bit.ai pruža predloške za različite sektore, uključujući marketing i obrazovanje, te osigurava sigurnost vaših podataka s 256-AES i TLS enkripcijom, u skladu s GDPR i PCI standardima.

Značajke:

• Pomaže vam da dobijete korisne informacije o dokumentima.
• Izvješće analize možete pokrenuti na bilo kojem dokumentu.
• Ovaj softver za upravljanje dokumentima u oblaku omogućuje vam upravljanje korisničkim ulogama i dopuštenjima.
• Bit.ai vam omogućuje prilagodbu tijeka rada.
• Pruža korisničku podršku putem e-pošte i obrasca za kontakt
• Podržane platforme: Windows, Mac OS i Linux

Cijene:

Alat Bit.ai nudi planove počevši od 12 USD mjesečno, s 30% popusta za godišnja plaćanja. Možete ga isprobati i uz 7-dnevno besplatno probno razdoblje.

Veza: https://bit.ai/

---

5) IncoDocs

IncoDocs je alat koji vam omogućuje digitalizaciju upravljanja dokumentima za izvoznike i trgovačka društva. Ova vam aplikacija pomaže da brže izradite datoteke o prodaji i otpremi. Omogućuje vam da eliminirate ručni unos podataka i skupa kašnjenja pošiljaka. IncoDocs vam omogućuje povezivanje vašeg tima u jednom zajedničkom radnom prostoru za rad na daljinu. Nudi predloške dokumenata koji se lako mogu pohraniti u sigurno oblak okruženje. Ova aplikacija pomaže vam smanjiti neučinkovit proces izvoza dokumenata.

IncoDocs je svestrani softver za upravljanje dokumentima, osnovan 2016. godine, dostupan s bilo kojeg uređaja. Omogućuje vam da jednostavno kreirajte komercijalne fakture te nudi predloške za razne prodajne dokumente. Alat se neprimjetno integrira s Xero i QuickBooks i podržava više formata datoteka. Uz 256-AES i TLS enkripciju, osigurava da su vaši podaci sigurni, u skladu s GDPR standardima.

Značajke:

• Nudi digitalne potpise i pečate.
• Omogućuje uvoz podataka iz postojećih izvora.
• Ovaj proizvod vam omogućuje integraciju s vašim postojećim softverom.
• Nudi izvoznu dokumentaciju, fakturiranje, online plaćanja, narudžbenice, automatsko popunjavanje, sigurno dijeljenje dokumenata i više
• Pruža korisničku podršku putem e-pošte, chata i obrasca za kontakt
• Podržane platforme: Windows

Cijene:

IncoDocs pojednostavljuje dokumentaciju za uvoz/izvoz, povećavajući učinkovitost globalne trgovine. Cijena: 18 USD mjesečno, 20% popusta godišnje. Uživajte u doživotnom besplatnom osnovnom planu. Pojednostavite, organizirajte i ubrzajte svoju trgovinu.

Veza: https://incodocs.com/

---

6) Predložak

Templafy je sustav za upravljanje dokumentima koji pomaže tvrtkama da pojednostave zadatke. Ovaj softver automatski prikazuje najrelevantniji sadržaj svakom zaposleniku na temelju položaja i korištenja. Omogućuje vam upravljanje sadržajem s jednostavne nadzorne ploče. Templafy vam omogućuje povezivanje svih DMS podaci izravno na dokumente. Omogućuje brži tijek rada za izradu poslovnih dokumenata. Ova aplikacija osigurava ispravno pohranjivanje svih dokumenata kreiranih putem DMS-a.

Templafy, osnovan 2016., omogućuje vam povezivanje i kombiniranje podataka iz DMS-a, nudeći rješenje za pohranu u oblaku koji vam osigurava pristup dokumentima s raznih uređaja kao što su tableti i pametni telefoni. Besprijekorno se integrira s platformama kao što su Salesforce i Microsoft Teams i podržava više formata datoteka, uključujući PPTX, DOCX i JPG. Štoviše, softver podržava 256-AES enkripciju i u skladu je sa standardima GDPR i ISO 27001. Također nudi upravljanje verzijama, poboljšavajući kontrolu dokumenata.

Značajke:

• Omogućuje jednostavan pristup relevantnom sadržaju tvrtke iz dokumenta.
• Omogućuje brzu izradu točnog sadržaja.
• Automatski popravlja nedosljednost sadržaja jednim klikom miša.
• Ovaj alat možete integrirati sa Dropbox, Salesforce, Box, G Suite i više.
• Pruža korisničku podršku putem e-pošte, chata i obrasca za kontakt
• Podržane platforme: Windows i Mac

Cijene:

Templafy nudi učinkovitost u kreiranju i upravljanju dokumentima. Planovi počinju od 1 USD mjesečno, uz dostupno besplatno probno razdoblje od 14 dana.

Veza: https://www.templafy.com/document-management-software/

---

7) Bitrix24

Bitrix24 je kolaborativni alat za upravljanje dokumentima za velike i male timove. Ovaj softver dostupan je u oblaku i lokalno s pristupom izvornom kodu. Omogućuje vam postavljanje dokumenata, prezentacija i videa za preuzimanje ili privatnu upotrebu. Bitrix24 upravlja verzijom prethodnih dokumenata. Omogućuje vam uređivanje datoteka na računalu bez ikakvih problema. Ova se aplikacija može integrirati s vanjskim mrežnim mjestima za pohranu kao što su Dropbox, OneDrive, Google Drive, Itd

Bitrix24, osnovan 2012., nudi središte za upravljanje dokumentima s 5 GB besplatnog prostora za pohranu. Automatski sprema dokumente na vaš račun, podržava više formata datoteka i nudi konfigurabilne dozvole pristupa. Integracija s platformama poput MailŠimpanza i Slack osigurava da su vaši dokumenti lako dostupni i sigurni. Sukladnost s GDPR i SOC standardima veliko je jamstvo sigurnosti podataka. Bitrix24 savršen je za one koji traže sveobuhvatno, sigurno i učinkovito rješenje za upravljanje dokumentima.

Značajke:

• Ovaj digitalni sustav arhiviranja u potpunosti je prilagodljiv.
• Zaposlenici vaše organizacije mogu učitavati datoteke s osobnih računa.
• Pomaže vam da stvorite prilagođeni tijek rada za podneske nacrta i revizije ugovora.
• Bitrix24 omogućuje vam otvaranje dokumenata pomoću OpenOffice i MS office.
• Pruža korisničku podršku putem e-pošte
• Podržane platforme: Windows, iOS i Android

Cijene:

Bitrix24 nudi pristupačne planove već od 5 USD mjesečno. Iskoristite popust od 35% na godišnje uplate. Istražite uz 30-dnevno besplatno probno razdoblje.

Veza: https://www.bitrix24.com/features/docs.php

---

8) Bynder

Bynder je CMS s više od milijun korisnika diljem svijeta. Omogućuje različite značajke upravljanja dokumentima. Pomaže profesionalcima da ubrzaju stvaranje video i drugog sadržaja i da isporuče odgovarajuća sredstva ljudima i sustavima koji ih trebaju te osigura usklađenost s robnom markom.

Bynder je osnovan 2013., hvaljen je za ubrzavanje životnog ciklusa kreativnog sadržaja i omogućavanje sigurno dijeljenje datoteka, interno i eksterno. Integrira se s platformama poput SAP i Salesforce, podržava više formata datoteka i pridržava se strogih sigurnosnih standarda, uključujući 256-AES enkripciju. Prednosti uključuju trenutne rezultate pretraživanja i sveobuhvatnu kontrolu pristupa. Upravljanje dokumentima poboljšano je značajkama kao što su odjava i prijava te upravljanje verzijama. Izvrstan je za organizacije koje teže učinkovitom, sigurnom upravljanju sadržajem i suradnji.

Značajke:

• Sjajni alati za suradnju
• Jednostavan za stvaranje stilskih vodiča koji se mogu dijeliti.
• Idealno za marketing
• Digitalno upravljanje imovinom
• Nudi kreativan tijek rada.
• Pruža korisničku podršku putem e-pošte, chata, telefona i obrasca za kontakt
• Podržane platforme: Windows, iOS i Android

Cijene:

Bynder nudi niz značajki upravljanja robnom markom i digitalnom imovinom. Planovi počinju od 59 USD mjesečno, uz dostupno besplatno probno razdoblje od 14 dana.

Veza: https://www.bynder.com/en/document-management-system/

---

9) Docuware

Docuware je alat za upravljanje dokumentima i automatizaciju tijeka rada. Omogućuje vam da vaše ključne poslovne informacije budu sigurne i dostupne. Ova aplikacija vam omogućuje dijeljenje, uređivanje i arhiviranje ugovora. Koristi enkripciju podataka za siguran pristup sadržaju. Ovaj alat omogućuje vam dodavanje bilješki, komentara, potpisa u dokumente.

DocuWare, osnovan 1988., može se pohvaliti pozitivnim povratnim informacijama kupaca i bogatstvom značajki. Omogućuje vam učinkovito upravljanje dokumentima pomoću alata kao što su Inteligentno indeksiranje i Automatizacija tijeka rada. Softver se neprimjetno integrira s SAP, Oracle, i više i podržava različite formate datoteka. Uz 256-AES enkripciju, osigurava da vaši dokumenti ispunjavaju standarde sukladnosti kao što su GDPR i HIPAA. DocuWare korisnička podrška dostupna je na različite načine, osiguravajući da je pomoć pri ruci kada je potrebna.

Značajke:

• Ovaj digitalni sustav arhiviranja nudi automatiziranu obradu računa.
• Svojim sadržajima možete pristupiti s bilo kojeg uređaja.
• Omogućuje vam da s lakoćom organizirate evidenciju svojih zaposlenika.
• Omogućuje pohranu svih vaših dokumenata na pohranu temeljenu na oblaku.
• Podržane platforme: Windows i Linux

Cijene:

Docuware nudi planove počevši od 40 USD mjesečno, s 25% popusta na godišnja plaćanja. 30-dnevno besplatno probno razdoblje dostupno je za procjenu.

Veza: https://start.docuware.com/

---

10) Alfresco

Alfresco je alat koji vaš proces upravljanja dokumentima čini jednostavnim i lakim. Omogućuje vam praćenje dokumenta uz minimalan napor. Ovaj alat grupira datoteke za jednostavno otkrivanje sadržaja. Omogućuje vam upravljanje dokumentima preko 60+ aplikacija kao što su FileNet, Documentum i OpenText. Ovaj softver ima ugrađen tijek rada koji pojednostavljuje odobravanje i pregled dokumenata. Nudi filtre koji vam omogućuju brže dohvaćanje relevantnog sadržaja.

Alfresco je osnovan 2005. To je moćan alat koji pojednostavljuje kontrolu verzija dokumenta i integrira se s platformama kao što su SAP i Salesforce. Podržava različite formate datoteka i osigurava sigurnost podataka s 256-AES enkripcijom. Alfresco se pridržava međunarodnih standarda sukladnosti i nudi značajke kao što su označavanje dokumenata, snažno pretraživanje i sigurno upravljanje sadržajem.

Značajke:

• Svojim dokumentima možete pristupiti izvan mreže.
• Omogućuje vam dodavanje indeksa u vaš dokument.
• Omogućuje arhiviranje vašeg dokumenta.
• Ovom se softveru može pristupiti s mobilnog uređaja, weba i stolnog računala.
• Pruža korisničku podršku putem telefona, chata i obrasca za kontakt
• Podržane platforme: Windows i Linux

Cijene:

Alfresco nudi robusno upravljanje sadržajem i suradnju po pristupačnoj cijeni. Planovi počinju od 5 USD mjesečno, uz dostupno besplatno probno razdoblje od 30 dana.

Veza: https://www.alfresco.com/ecm-software/document-management

---

11) Openkm

Openkm je jedan od najboljih sustava za upravljanje dokumentima za pohranu i upravljanje vašim sadržajem. Ova aplikacija čini distribuciju datoteka jednostavnom i lakom. Omogućuje vam praćenje statusa tijeka rada, zadataka i procesa. Openkm softver može skenirati i sigurno pohraniti sve vaše papirnate dokumente. Omogućuje izradu osobnog dokumenta za svakog korisnika. Ova aplikacija može skenirati sve prenesene dokumente na viruse.

OpenKM, osnovan 2005., omogućuje vam pronalaženje i komentiranje dokumenata bez napora, osiguravajući suradnički i učinkovit radni prostor. Podržava više formata datoteka, neprimjetno se integrira s Google Drive, i nudi SSL enkripciju za sigurnost. Odjava i prijava dokumenata te usklađeni standardi poput HIPAA i ISO naglašavaju njegove prednosti. Označavanje dokumenata i pristup prethodnim verzijama također su olakšani, što ga čini sveobuhvatnim alatom za učinkovito upravljanje i osiguravanje vaših dokumenata.

Značajke:

• Pomaže vam kontrolirati sadržaj vašeg poduzeća.
• Možete surađivati ​​s drugim ljudima na projektima i dokumentima.
• Nudi dodatke za Excel, Outlooks, PowerPoint i Word.
• Omogućuje slanje dokumenta kao privitka e-pošte ili putem URL-a dokumenta.
• Nudi administraciju, tražilicu, sigurnost, predvizualizaciju dokumenata i kapitalizaciju
• Pruža korisničku podršku putem e-pošte, telefona i obrasca za kontakt
• Podržane platforme: Linux Windows i Mac OS

Cijene:

OpenKM nudi rješenja za upravljanje dokumentima već od 29 dolara mjesečno. Korisnici mogu istražiti njegove značajke uz 30-dnevno besplatno probno razdoblje.

Veza: https://www.openkm.com/

---

12) FileNet Content Manager

FileNet Content Manager je alat koji vam omogućuje izvlačenje korisnih informacija iz dokumenata s lakoćom. Ova aplikacija kombinira značajke poslovnog sadržaja, sigurnosti i pohrane s tijek rada spreman za korištenje. Omogućuje siguran pristup u više od jedne pohrane sadržaja i automatizira klasifikaciju datoteka. Ova vam aplikacija omogućuje brzu suradnju s drugim ljudima.

FileNet Content Manager, osnovan 1982. godine, omogućuje vam besprijekornu izgradnju i integraciju usluga sadržaja u vaše poslovanje putem API-ja. Koristeći prednosti integracija kao što je Salesforce, nudi predloške za PowerPoint i e-poštu. Alat podržava više formata datoteka kao što su JPEG, BMP i TIFF. S 256-AES i end-to-end enkripcija, osigurava sigurnost vaših podataka. Osim toga, nudi značajke kao što su odjava i prijava dokumenata i pridržava se standarda poput ISO/IEC 9075-10:2003.

Značajke:

• Pomaže vam u upravljanju verzijama dokumenata.
• Ova aplikacija automatski mijenja dokumente ovisno o ulozi korisnika.
• Može stvoriti polja indeksa i vrste sadržaja.
• Nudi sigurno dijeljenje, upravljanje u oblaku, razvojne alate s niskim kodom i GraphQL API-je i više
• Pruža korisničku podršku putem e-pošte, chata, telefona i obrasca za kontakt
• Podržane platforme: Windows i Linux

Cijene:

FileNet Content Manager robusno je rješenje za upravljanje sadržajem. Cijena: Zatražite ponudu od prodaje. Besplatno probno razdoblje: uživajte u 30-dnevnom besplatnom probnom razdoblju.

Veza: https://www.ibm.com/products/filenet-content-manager/details

---

13) Zoho projekti

Zoho Projects je alat za suradnju i upravljanje dokumentima koji je stvorio Zoho. Ovaj vam softver pomaže planirati vaše projekte, dodjeljivati ​​zadatke i učinkovito komunicirati. Omogućuje vam spajanje dokumenata, grafika, video isječaka, izvješća i proračunskih tablica na jednom mjestu. Zoho Projects omogućuje vam dijeljenje datoteka vaše organizacije s drugim ljudima. Također vam pomaže da pratite svoje verzije dokumenata. Ovaj vam alat omogućuje pretraživanje datoteka pomoću riječi napisanih u sadržaju ili naslovu i trenutačni pregled rezultata.

Zoho Projects, osnovan 1996., hvaljen je zbog dobrih recenzija kupaca i nudi 5 GB besplatnog prostora za pohranu. Podržava 2FA, MFA, 256-AES i TLS 1.2/1.3 enkripciju, osiguravajući sigurnost vaših podataka. Standardi usklađenosti kao što su GDPR, CCPA i drugi. Omogućuje vam jednostavno upravljanje projektima, nudeći besprijekornu integraciju s različitim platformama i podržavajući više formata datoteka. Alat pruža specijalizirane predloške za različite industrije i osigurava učinkovito upravljanje dokumentima sa značajkama odjave i prijave, označavanja i upravljanja verzijama.

Značajke:

• Svatko tko radi na projektu može zabilježiti svoje naplative i nenaplative sate pomoću vremenskih tablica.
• Omogućuje vam stvaranje problema i njihovo praćenje dok se popravljaju i testiraju.
• Tim će uvijek imati pristup najnovijoj verziji svih projektnih dokumenata.
• Lako se integrira s aplikacijama trećih strana kao što su Google, Zapier, GitHub i Dropbox.
• Nudi ugrađene uređivače dokumenata, suradnju i administrativno upravljanje
• Pruža korisničku podršku putem e-pošte i telefona
• Podržane platforme: Windows, iOS i Android

Cijene:

Zoho Projects nudi planove počevši od 4.25 USD mjesečno, s 20% popusta za godišnja plaćanja. Isprobajte ga besplatno uz probno razdoblje od 10 dana. Kreditna kartica nije potrebna.

Veza: https://www.zoho.com/projects/

Kako birate softver za upravljanje dokumentima?

Evo važnih aspekata koji vam pomažu pri odabiru softvera za upravljanje dokumentima:

• Pretraživanje: Morate tražiti širok izbor opcija za brzo pronalaženje potrebnih datoteka. Dobro je što vam omogućuje pretraživanje dokumenata po nazivu, sadržaju, vrsti i datumu izmjene.
• Jednostavna struktura datoteke: Sustav za upravljanje dokumentima mora imati strukturu datoteka jednostavnu za korištenje.
• Kontrola verzije: Kontrola verzija ili verzija je važna značajka softvera za upravljanje dokumentima koja vam omogućuje praćenje promjena u datotekama. Najbolji DMS također bi trebao održavati arhivu starih verzija. Stoga možete lako vidjeti izmjene u dokumentima.
• Mobilni pristup: Morate potražiti Sustav za upravljanje dokumentima koji je dostupan putem tableta i pametnih telefona. To će vam omogućiti pregled, izmjenu i dijeljenje datoteka s bilo kojeg mjesta.
• Integracija: Sustav za upravljanje dokumentima trebao bi se lako integrirati s drugim softverom koji već koristite, poput CRM softvera i klijenta e-pošte.
• Skeniranje: Softver za upravljanje dokumentima trebao bi omogućiti značajku skeniranja dokumenata.
• Sigurnost: Sustav za upravljanje dokumentima mora vam omogućiti da određenom korisniku dodijelite dozvole za pristup mapama i datotekama.

Koji je najbolji način arhiviranja dokumenata?

Evo najboljih načina za arhiviranje dokumenata:

• Abecedni sustav arhiviranja: Najbolji način arhiviranja dokumenata je arhiviranje dokumenata po abecedi. Ime mape treba odgovarati nazivu dokumenata.
• Numerički sustav arhiviranja: Poduzeća koja trebaju brojne dokumente poput faktura trebaju stvoriti numerički sustav arhiviranja.
• Sustav arhiviranja kategorija: Morate rasporediti svoje datoteke prema kategorijama kao što su osobni, marketinški, administrativni i korisnički podaci. Također je moguće uključiti podteme za svaku kategoriju prema vašim potrebama.

Kako funkcionira elektronički sustav upravljanja dokumentima?

Ovo je proces rada sustava za upravljanje dokumentima:

• Snimanje dokumenata: Mogućnost snimanja dokumenata pomoći će vam da spremite svoje datoteke kako biste ih kasnije lako pronašli. To je moguće zbog značajke indeksiranja DMS-a. Također možete dodati neke metapodatke za njihovo pretraživanje bez muke.
• Centralna pohrana dokumenata: DMS ima centralnu pohranu dokumenata. Ovo je važno za upravljanje i zadržavanje dokumenata koji dolaze s više mjesta.
• Dohvaćanje i distribucija dokumenata: DMS uključuje pronalaženje i distribuciju dokumenata. Važno je osigurati da svoje dokumente koristite i dijelite bez ikakvih problema.

Koje su mogućnosti postavljanja softvera za upravljanje dokumentima?

Postoje dvije mogućnosti postavljanja softvera za upravljanje dokumentima: 1) softver temeljen na oblaku i 2) softver na lokaciji.

1. Softver temeljen na oblaku:

Softver temeljen na oblaku nalazi se na internetu umjesto da se instalira na vaše računalo. Omogućuje vam pristup dokumentima s bilo kojeg mjesta.

Softver temeljen na oblaku ima sljedeće mogućnosti implementacije:

• Ima niže troškove upravljanja dokumentima i omogućuje laku skalabilnost.
• Podaci se pohranjuju na poslužiteljima trećih strana. To će smanjiti teret njegove kontrole.
• Dostupno s bilo kojeg uređaja spojenog na internet.

2. Lokalni softver:

On-premise softver općenito su aplikacije koje su instalirane na lokalnom sustavu. Omogućuje vam da s lakoćom konfigurirate, upravljate i kontrolirate svoje podatke.

Lokalni softver ima sljedeće mogućnosti implementacije:

• Ova vrsta softvera ima veće početne troškove, ali nema ponavljajućih troškova.
• Potrebno je dugo vrijeme implementacije.
• Ažuriranja su odgovornost korisnika.
• Svi vaši podaci pohranjuju se na samoupravljanim poslužiteljima koji korisnicima daju dobru kontrolu nad njima.
• Prilagodljiv je u pogledu kontrole podataka i sigurnosti.

Koje su uobičajene integracije softvera za upravljanje dokumentima?

Evo nekoliko važnih integracija softvera za upravljanje dokumentima:

• Računovodstvo: Pomoći će vam da upravljate i pohranjujete svoje porezne dokumente, financijske podatke, račune kupaca i upravljanje projektima.
• CRM: Omogućuje vam prijenos, pohranjivanje i organiziranje pojedinosti o potencijalnim klijentima.
• E-mail: Možete se integrirati Microsoft Outlook na računalu jer vam omogućuje jednostavno pohranjivanje i upravljanje e-poštom.
• Digital Potpis: Automatski vam omogućuje snimanje digitalnog potpisa na datotekama.

Navedite uobičajene primjene softvera za upravljanje dokumentima

Ovo su uobičajene primjene softvera za upravljanje dokumentima:

• Snimanje i slikanje dokumenata: Koristi najnoviju tehnologiju obrade slika za digitalizaciju vaših ispisanih dokumenata. Te su aplikacije integrirane s čitačima datoteka i značajkama pretraživanja.
• Upravljanje zapisima: Suvremeni sustav upravljanja dokumentima može osigurati zapise klasificiranjem i arhiviranjem vaših osjetljivih podataka.
• Upravljanje ugovorom: Softver za upravljanje dokumentima može olakšati tijek rada za stvaranje i reviziju određenih vrsta ugovora.
• Indeksiranje: Dodjeljuje podatke dokumentima u knjižnici ili arhivi kako bi ih omogućio pretraživanje. Ovi metapodaci mogu biti svojstva kao što su autor i format datoteke.

Koji su najnoviji trendovi u upravljanju dokumentima?

Evo nekih važnih trendova koji se mogu vidjeti na tržištu sustava za upravljanje dokumentima:

• Alati prilagođeni mobilnim uređajima: Dobavljači sustava za upravljanje dokumentima razvijaju alate prilagođene mobilnim uređajima koji vam pružaju besprijekorno iskustvo između vašeg računala i pametnog telefona. Stoga pružanje intuitivnog sučelja na telefonu također postaje ključno.
• Usredotočite se na mogućnosti suradnje: softver za upravljanje dokumentima nudi značajke suradnje kao što je pristup blok datotekama. Mnogi alati također integriraju društvene stranice kako bi poboljšali vještine timskog rada i smanjili pogreške kada više od jednog korisnika radi na istom dokumentu.

PITANJA I ODGOVORI

Najbolji softver za upravljanje dokumentima

Ime i Prezime	Zoho WorkDrive	Smartsheet	Icedrive	bit.ai
Javno dijeljenje	Da	Da	Da	Da
Besplatna proba	15-dnevno besplatno probno razdoblje	30-dnevno besplatno probno razdoblje	Doživotni besplatni osnovni plan	Besplatno za 5 korisnika
mobilne aplikacije	Da	Da	Da	Da
Lokalni datotečni sustav Sync	Da	Da	Da	Da
Grupne dozvole	Da	Da	Da	Ne
Upravljanje sukobima datoteka	Da	Ne	Da	Da
Digitalnog upravljanja pravima	Ne	Da	Ne	Da
Pohrana u oblaku bez lokalnog datotečnog sustava Sync	Da	Da	Da	N / A
Platforme	Windows, Mac i Linux	Windows, Mac i Linux	Windows, Mac, Linux, Android, i iOS	Windows, Mac i Linux
Veza	Saznajte više	Saznajte više	Saznajte više	Saznajte više