Microsoft Access 教程：MS Access 示例 [简易笔记]

重要术语和基本对象

现在在这个 Microsoft Access 教程，我们将学习 MS Access 中的一些重要术语和基本对象：

数据库文件

它是一个存储整个数据库的文件。数据库文件保存到您的硬盘或其他存储设备中。

资料类型

数据类型是每个字段的属性。每个字段都有一个数据类型，如文本、数字、日期等。

表

• 表是一种以行和列的格式存储数据的对象。
• 表通常与数据库文件中的其他表相关。
• 每列必须有唯一的名称
• 我们还可以在表中定义主键。

询问

• 查询通过根据搜索条件选择、排序和过滤数据来回答问题。
• 查询根据您提供的条件（限制）显示数据选择。
• 查询可以从一个或多个相关表和其他查询中提取。
• 查询类型可以是 SELECT、INSERT、UPDATE、DELETE。

表单

• 表单是一个数据库对象，可用于为数据库应用程序创建用户界面。
• 表单可帮助您显示表中的实时数据。它主要用于简化数据输入或编辑过程。

报告

• 报告是桌面数据库中的对象，主要用于格式化、计算、打印和汇总选定的数据。
• 您甚至可以自定义报告的外观和感觉。

宏

宏是微型计算机编程结构。它们允许您在表单中设置命令和流程，例如搜索、移动到另一条记录或运行公式。

模块

模块是可以使用以下方式编写的过程（函数） Visual Basic for Applications （VBA）。

Microsoft 访问数据类型

MS Access 常见数据类型如下：

资料类型	描述	尺码
短文本	文本，包括不需要计算的数字。（例如手机号码）。	最多 255 个字符。
长文字	此数据类型用于长文本或字母数字数据。	最多 63 个字符。
联系电话	用于存储数学计算的数字数据类型。	1、2、4、8 和 16 个字节。
日期/时间	存储 100 至 9999 年的日期/时间。	8个字节。
货币	它允许您存储货币值和具有一到四位小数的数字数据。	8个字节。
自动编号	分配一个唯一的编号或由 Microsoft 创建新记录时访问。通常用作主键	四个字节（如果设置为复制 ID，则为 16 个字节）。
是/否	它仅存储逻辑值“是”和“否”。	1 bit
附件	它存储文件，例如数码照片。每条记录可以附加多个文件。	最多可存储 2GB 数据。
OLE对象	OLE 对象可以存储音频、视频和其他二进制大对象。	最多可存储 2GB 数据。
超链接	存储文本或文本与数字的组合。该文本用作超链接地址。	超链接数据类型的每个部分允许最多存储 2048 个字符。
计算	帮助您创建使用一个或多个字段的数据的表达式。	您可以创建使用一个或多个字段的数据的表达式。

Access 和 Excel 之间的差异

Microsoft Access 和 Excel 非常相似，但又有很大不同。以下是两者之间的一些重要区别点：

访问	Excel
处理文本、数字、文件和各种数据	Microsoft Excel 通常处理数值数据
所有数据仅存储一次，存储在一个地方。	许多工作表或文档都存储着类似、重复的数据。
帮助您构建功能强大的数据输入表单和报告模板。	仅主要数据输入屏幕可用。
用户将能够更高效、更准确地输入数据。	数据准确性和速度对格式影响不大。

还检查： - Microsoft Excel 初学者教程：7 天学会 MS Excel

MS Access 的优势

现在，在本 MS Access 教程中，我们将了解使用 MS Access 应用程序的优点/好处：

• Access 在几分钟内即可提供功能齐全的关系数据库管理系统。
• 轻松将来自多个来源的数据导入 Access
• 您可以根据个人和公司需求轻松定制Access
• Microsoft Access online 可以很好地与许多开发语言配合使用 Windows OS
• 它强大而灵活，可以执行任何具有挑战性的办公或工业数据库任务。
• MS-Access 允许您链接到现有位置的数据并使用它来查看、更新、查询和报告。
• 允许您创建表格、查询、表单和报告，并借助宏进行连接
• Access 中的宏是一个简单的编程结构，您可以使用它来向数据库添加功能。
• Microsoft Access online 可以对存储在不同平台上的各种数据集进行异构连接

MS Access 的缺点

以下是使用 MS Access 的缺点

• Microsoft Access 数据库对于中小型企业很有用。然而，它对于大型组织来说并不实用
• 与……相比，缺乏稳健性 数据库 系统如 MS SQL Server or Oracle
• 数据库中的所有信息都保存在一个文件中。这可能会减慢报告、查询和表单的速度
• 技术限制是 255 个并发用户。但实际限制只有 10 到 80 个（取决于您使用的应用程序类型）
• 与其他相比，它需要更多的学习和培训 Microsoft 程式

如何开始 Microsoft 访问

注意：我们假设您拥有最新的 Microsoft 安装了随附的 Access Microsoft Office 365 套件。

有两种方法可以启动 MS Access。

1. 从 Windows， '开始按钮。
2. 在桌面上，右键单击>“新建”选项。

现在在这个 Microsoft Access 教程，让我们看看如何使用这两种方式启动 MS Access：

选项 1) 来自 Windows， 开始按钮。

步骤1） 点击'Windows' 图标。您将看到已安装程序的列表。

步骤2） 找到“访问”图标。检查并单击“访问”图标。

步骤3） 检查窗口。将出现 MS Access 应用程序窗口。

步骤4） 按“Esc”键。

结果：这将打开 MS Access 窗口应用程序。

选项 2）从桌面，“新建”选项。

步骤1） 在桌面上单击鼠标右键，然后单击“新建”

步骤2） 点击 'Microsoft Access 数据库选项'

步骤3） 下面将出现 MS Access 应用程序窗口

步骤4） 按“Esc”

结果：这将打开 MS Access Windows 应用程序

如何创建数据库

在我们创建数据库之前，让我们快速了解数据库的整体情况，特别参考 MS Access。

让我们从一些现实生活中的事情开始 Microsoft 访问数据库示例：

• 我们有放书的书柜，
• 我们有 i-pod，里面收藏了各种音乐，而且盒子数不胜数。

类似地，我们有 MS Access 数据库，它是 MS Access 中所有相互关联的表、查询、表单、报告等的一种存储。

从技术上讲，数据库以井然有序的方式存储数据，以便于访问和检索。

在 SQL Access 中创建数据库有两种方法：

1. 从模板创建数据库
2. 创建空白数据库

让我们详细了解一下每个内容：

从模板创建数据库

• 在很多情况下，我们需要从一些现成的数据库模板开始，以满足给定的需求。
• 针对数据结构已定义的数据库类型需求，MS Access 提供了许多可立即使用的模板。
• 您可以根据我们的要求继续进一步定制模板结构。
• MS Access 数据库示例包括联系人、学生、时间跟踪等。

从模板创建数据库的步骤

步骤1） 打开 MS Access 应用程序，单击“文件”。

结果: 将显示以下窗口。所有 数据库模板 如下所示。

步骤2） 我们可以通过点击来选择任何模板。点击 联系模板 以表达进一步的崇敬。

步骤3） 将出现带有默认文件名的文件名框。

步骤4） 输入新的 名称。

步骤5） 点击 '创造。'

结果： Guru99_Contact 数据库已创建并会出现下面的窗口。

步骤6） 或者，您可以单击左侧导航窗格中的任何对象并打开该对象以供进一步参考和工作。

例如，单击“联系方式”表单将打开“联系方式”表单，如下所示。

创建空白数据库

步骤1） 打开 MS Access 应用程序，单击文件 > 新建

步骤2） 点击“空白数据库”

步骤3） 将出现带有默认文件名的文件名框。

步骤4） 输入新名称。

步骤5） 点击 '创造。'

结果： Guru99 数据库已创建并出现以下窗口。

如何创建表

这一步的第一步 Microsoft Access 教程将数据存储在数据库中，即创建一个用于存放数据的表。创建表后，我们可以继续在表中插入行。

在 MS Access 中创建数据库有两种方法

1. 创建表 设计图
2. 创建表 数据表视图

创建表 – 数据表视图

步骤1） 第一次点击 创建 选项卡。然后从 表 组，点击 表.

步骤2） 系统将显示以“Table1”名称创建的默认表。

步骤3） 至 重命名 列，双击列标题并输入新列名称。

请注意 Course_ID 的数据类型是 '自动编号。' 因此这也是表的唯一键。

步骤4） 你可以 添加列 点击任意类别 “添加和删除” 组。或者，您也可以通过点击“单击以添加”来添加列

例如，点击 “添加和删​​除’组。

步骤5） 将添加默认名称为 ‘字段 1。’

步骤6） 单击标题并重命名为 '课程名。'

步骤7） 按“Ctrl + S”并输入新表名以保存表。

步骤8） 您还可以通过单击“姓名和标题。' 点击它

步骤9） 对话 Box 会出现。添加以下内容并单击“确定”

• “名称”——这是该列的实际名称。
• “标题”——这是该列的用户视图名称。
• “Description'——这是列名的简短描述。

结果： 姓名、标题和 Descript离子现在存在。

创建表 – 设计视图

步骤1） 首先单击“创建”选项卡。然后从“表格”组中单击“表格”。

步骤2） 出现表格对话框。对于每个字段，输入 文件名，数据类型 和 Descript离子。

步骤3） 要将 Course_ID 添加为主键，请选择它并单击“主键”。Course_Id 前面将显示 KEY 图标，如下所示：

步骤4） 按“Ctrl+S”。输入表名称并单击“确定”

结果：

如何在数据表和设计之间切换视图

现在，在本 MS Access 教程中，我们将学习如何在数据表和设计之间切换视图：

要在数据表（电子表格视图）和设计视图之间切换视图，请单击 '视图' 按钮位于 Access 功能区左上角（显示在主页/帮助/设计选项卡中）。然后单击您需要显示的视图。

例如：假设您想将新创建的表“Course_strength”从“设计视图”切换到“数据表”视图。

步骤1） 点击数据表视图

结果：

MS Access-添加数据

• 您已经创建了表 Course 和 Course_Strength。
• 有两种方法可以添加数据。一种是数据表视图，另一种是从表单添加。在本节中，我们将学习如何从数据表视图添加数据。
• 无需手动保存数据。单击其他行后，Access 会自动保存数据。
• 添加数据时唯一需要注意的是，您应该输入正确的数据类型，即，如果列定义为数字，我们只能添加数字而不能添加文本。

让我们 添加一些数据 在表中打开之前创建的 Access 数据库。

步骤1） 选择“课程”表

步骤2） 点击 数据表视图 功能区中的选项和 加 通过在 It 中输入值来获取一些数据。更新的数据将被自动保存。

现在假设你想删除 4^th 以“My SQL”作为课程名称的行。

步骤3） 单击最左侧的列选择行，然后右键单击该行。选项菜单将出现“删除记录”选项

步骤4） 将出现弹出窗口以确认删除记录。点击 '好'

结果：

汇总观点

数据表视图

显示在视图中，允许您将原始数据输入数据库表中。

设计视图：

显示视图，允许您在数据库表中输入字段、数据类型和说明。

MS Access 中的表单

• 表单是一个数据库对象，可用于为数据库应用程序创建用户界面。
• 它主要用于简化数据输入或编辑过程。
• 表单中的数据可以从一个或多个表中选择。
• 表单还可用于控制数据访问，例如哪些字段或数据行对哪些用户可见。
• 表单有一个表单视图。
• 帮助您显示实时数据并轻松创建新数据。

要理解形式，我们首先要创建 两项新纪录 联系人表（来自预先构建的联系人数据库） 点击这里)

步骤1） 从左侧导航中选择“联系人”表。

步骤2） 通过在两行中输入一些相关数据来创建两行。

创建表单，然后我们将看到如何利用表单轻松显示、编辑和创建新数据。

如何创建表单

创建表单的主要方法有以下四种：

• 表单向导
• 表单
• 多项
• 分体式

让我们逐一看一下创建表单的每个选项：

1. 使用表单向导创建

此选项允许用户使用向导创建表单，并从旧式选择窗口格式的列表表单中选择列。

步骤1） 点击 “表单向导”。

步骤2） 系统将显示屏幕下方。

步骤3） 选择您想要以最终形式存在的列。

结果： 已选择 ID

步骤4） 按照上述步骤 3 的说明继续选择所有必填列，然后单击“下一步”。

步骤5） 将出现布局选择框，允许用户选择不同类型的表单布局。单击“下一步”

步骤6） 输入表单名称“Contact_Form”，然后单击“完成”。

结果： Contact_Form 现在存在，并且显示了步骤 4 中选定列的列表中的所有列。

2. 使用表单创建

这是创建表单的最简单方法，其功能如下：

• 默认情况下，在“表单视图”中填充选定表中的所有列，
• 用户可以手动删除不需要的列

步骤1） 选择我们想要创建表单的表并单击“表单”。

步骤2） 将出现下面的窗口。

步骤3） 右键单击我们不想成为最终形式一部分的任何单元格，然后单击“删除”。

结果： '传真'字段现在不存在。

步骤4） 按“Ctrl+S”并输入新表单名称“Contact_Form2”。单击“确定”。

结果： 新表单名称为 '联系表格2' 存在于“表格”部分下。

3. 通过“多项”创建表单

这是另一种类型，其中所有已创建的记录将显示在表单中，并带有添加新记录的选项。

步骤1） 从“创建”选项卡中单击“更多表单”并选择“多个项目”。

结果： 在多行下方，将出现窗口

步骤2） 按“Ctrl+S”。输入新表单名称，然后单击“确定”。

结果： “表单”部分下存在名为“Contact_Form_Multiple_Item”的新表单。

4. 通过“拆分”创建表单

它是简单形式和分裂形式的混合体，这种形式提供了 表格和数据表 在分割窗口中。

用户在表单中输入的任何内容都会立即直接在数据表视图中显示，反之亦然。

步骤1） 在“创建”选项卡中，单击“更多表格”并选择“拆分表格”。

结果： 下面的窗口将与表单和数据表一起出现。

步骤2） 按“Ctrl+S”并输入新表单名称。单击“确定”。

结果： “表单”部分下存在名为“Contact_Form_Split”的新表单。

通过表单编辑现有记录

• 表单的功能之一是我们可以直接从表单中编辑值和数据。
• 它更加用户友好，因为与表中的行格式相比，表单对所选字段具有更好的可见性，并且用户可以直接更新。
• 这些从表单更新的值也将立即反映在原始表中。

让我们看看如何从表单中编辑值：

步骤1） 点击 '联系表'

步骤2） 更新“Contact_Form”值的一些值

步骤3） Double 点击‘联系人’表。

结果： 更新后的值存在于原始表记录中。

向表单添加记录

• 表格还可以灵活地添加记录。
• 再次，与以行形式添加记录相比，这是一种用户友好且有吸引力的添加记录的方式。
• 在这里，我们将 Microsoft 从上面创建的‘Contact_Form_Split’中拆分的访问数据库示例。

步骤1） 打开“Contact_Form_Split”

步骤2） 要添加记录，请单击“新建（空白）记录图标”。

结果： 新记录窗口出现在：

1. 表单视图和
2. 数据表视图。

步骤3） 手动填写表单中的数据。请注意，拆分表单中的所有数据也将自动反映在下面的数据表中。

步骤4） Double 点击‘联系人’表。

结果： 新记录已更新至从表单“Contact_Form_Multiple_Item”添加的“联系人”表

报告

• 报告是 MS Access 中的一个对象，旨在以有组织的方式格式化、计算和打印选定的数据。
• 它包含表格中的信息以及报告设计中的信息。
• 报告很有用，因为它们允许您以易于阅读的格式呈现数据库的所有信息。

让我们以 MS Access 数据库为例 '接触' DB 默认报告 — “电话簿”。

步骤1） 点击“报告”部分下的“电话簿”。系统将打开内置的“电话簿”报告。

它将显示联系人姓名，家庭住址，公司名称和手机号码

对于每个存在的记录。

步骤2） 现在假设我们要将报告标题从“主页”编辑为“主页号码”。右键单击并单击“设计视图”。

系统将在设计视图中打开报告。

步骤3） 编辑您想要更新的名称并按“Ctrl+S”。

步骤4） Double 点击报告下的“电话簿”

结果： 标签从‘家庭’更新为‘家庭电话’。

宏

• MS Access 中的宏是一项节省时间的功能，可让您添加功能或自动执行简单任务。
• 可以使用宏自动执行经常使用的步骤
• 它可以添加一种快速简便的方法将所有其他对象链接在一起以创建一个简单的数据库应用程序。

让我们来看一个 Microsoft Access 数据库示例 '接触' DB 默认宏 – ‘AutoExec’。

步骤1） 单击“报告”部分下的“AutoExec”。系统将打开内置的“欢迎”宏。它将显示欢迎说明和与联系人数据库相关的其他数据，该数据库的代码位于默认的“AutoExec”宏中

步骤2） 如果您想查看此宏背后的代码，请右键单击。

结果：

模块

• 它是用户定义的函数、声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。
• 它可能是一个独立对象，具有您可以在 Access 数据库的任何位置调用的功能。

来自“联系人”数据库​​的 MS Access 数据库示例

步骤1） 点击“modMapping”

结果：

总结

• Microsoft Access 是一个 数据库管理系统 在 Microsoft.
• 允许您创建表格、查询、表单和报告，并借助宏进行连接
• MS-Access 将使您能够链接到其现有位置的数据并使用它来查看、更新、查询和报告。
• 访问包括 四个主要数据库对象：表格、查询、表单和报告。
• 这里有 两种方式 至 在 SQL Access 中创建数据库:
• 从以下位置创建数据库 模板
• 创建一个 空白数据库
• 这里有 两种方式 至 在 MS Access 中创建数据库
• 创建表 设计图
• 创建表 数据表视图
• 只需单击 Access 程序左上角的“查看”按钮即可在数据表和设计视图之间切换。
• 可以使用表单向导、表单、多项、拆分表单来创建表单
• MS Access 数据库中的宏是一种节省时间的功能，可让您添加功能或自动执行简单任务。
• 报告是 MS Access 中的一个对象，旨在以有组织的方式格式化、计算和打印选定的数据。
• 模块是作为一个单元存储在一起的用户定义的函数、声明、语句和过程的集合。

还检查： - 如何在 Excel 中编写宏：宏教程 – 什么是宏以及使用方法