Softphone là gì? Tổng quan, Định nghĩa & Cách nhận một cái
Softphone là gì?
Softphone là một chương trình phần mềm trên máy tính cá nhân hoặc thiết bị di động được sử dụng để thực hiện cuộc gọi thoại qua VOIP thay vì sử dụng điện thoại di động.
Khi ứng dụng điện thoại mềm đã được tải xuống và cài đặt trên điện thoại thông minh hoặc máy tính để bàn của bạn, màn hình sẽ có bàn phím quay số điện thoại trông giống như bàn phím quay số bình thường của điện thoại có dây. Người dùng doanh nghiệp có thể thực hiện cuộc gọi ở bất kỳ nơi nào có truy cập Internet, tăng tính di động và năng suất cho nhân viên nội bộ và nhân viên từ xa.

Softphone hoạt động như thế nào?
Softphone hoạt động giống như cách một chiếc điện thoại thông minh thông thường làm. Sau khi bạn khởi chạy chương trình, hãy sử dụng bàn phím quay số ảo để quay số điện thoại di động. Bạn cũng có thể chọn ai đó từ danh sách liên hệ trên điện thoại di động hoặc máy tính của mình, sau đó chờ kết nối.
Hệ thống điện thoại VoIP truyền dữ liệu giọng nói đến người nhận thông qua internet. Họ sử dụng codec, một chương trình phần mềm chia dữ liệu âm thanh thành các đoạn và chuyển đổi nó thành mã nhị phân. Mã này di chuyển từ máy tính này sang máy tính khác và được “giải mã” ở đầu người nhận.
Sau đây là những điều kiện tiên quyết để thực hiện cuộc gọi điện thoại qua Internet:
- tai nghe VoIP
- Máy tính để bàn, máy tính cá nhân và điện thoại di động
- kết nối mạng Internet
- Dịch vụ VoIP như Skype, RingCentral và vv
Các ứng dụng Softphone không chỉ giới hạn ở máy tính cá nhân. Các yêu cầu sẽ khác nhau giữa các phần cứng, nhưng tất cả chúng đều yêu cầu quyền truy cập vào Internet.
Làm thế nào để sử dụng SoftPhone?
Dưới đây là các bước quan trọng giúp bạn tìm hiểu cách sử dụng Softphones:
Bước 1) Tải xuống phần mềm Softphone
Trước tiên, hãy tải xuống và cài đặt ứng dụng VoIP từ máy tính doanh nghiệp hoặc thiết bị di động của bạn. Sau khi bạn hoàn tất quy trình thiết lập và định cấu hình cài đặt thiết bị của mình, ứng dụng sẽ sẵn sàng sử dụng sau vài phút.
Bước 2) Đảm bảo Internet của bạn ổn định
Kết nối internet không ổn định (dịch vụ DSL hoặc cáp) có thể khiến bạn khó chịu khi thực hiện hoặc nhận cuộc gọi VoIP. Vì vậy, bạn cần đảm bảo rằng bạn đã kết nối với mạng Internet ổn định để tránh gặp phải tình trạng cuộc gọi bị đứt quãng hoặc bị rớt.
Bạn có thể thay đổi chất lượng dịch vụ của bộ định tuyến để ưu tiên các gói thoại hơn so với dữ liệu ít nhạy cảm về thời gian hơn. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm VoIP đều có thể thực hiện việc này hầu như cho bạn.
Bước 3) Hoàn thiện mọi yêu cầu kỹ thuật
Có một số yêu cầu kỹ thuật nữa mà bạn phải đáp ứng.
- Tối thiểu một codec phải là tiêu chuẩn ở cả hai đầu
- Softphone chỉ tương tác với các thiết bị khác có sử dụng tính năng tương tự VoIP giao thức
- Softphone không chỉ hoạt động trên máy tính để bàn và điện thoại thông minh mà còn có thể hoạt động với nhiều nền tảng khác nhau.
Phần mềm Softphone cung cấp trải nghiệm người dùng tương đối đơn giản. Nó cho phép chuyển cuộc gọi điện thoại, giữ cuộc gọi và quản lý tin nhắn thư thoại nhanh chóng.
Tính năng của Softphone
Dưới đây là các tính năng quan trọng của Softphone:
- Danh sách liên hệ được chia sẻ: Các danh sách này chia sẻ kết nối của bạn với đồng nghiệp hoặc tham gia cơ sở dữ liệu liên hệ kinh doanh.
- Less Equipment : Softphone cần ít phần cứng hơn nhiều so với điện thoại bàn truyền thống.
- Không có đường dây chuyên dụng: Việc giảm chi phí đáng kể cho công ty của bạn là không có đường dây chuyên dụng.
- Danh bạ liên hệ: Bạn sẽ có thể xem danh sách liên hệ trên Softphone của mình.
- Quay số mở rộng: Điện thoại phần mềm của công ty rất hữu ích như điện thoại bàn, vì vậy họ có thể kết nối với đồng nghiệp thông qua quay số mở rộng, đặc biệt là đối với hội nghị từ xa.
- Chất lượng cuộc gọi vượt trội: Với mức độ ưu tiên băng thông cao hơn và công nghệ bộ định tuyến nâng cao, độ trễ âm thanh và giọng nói khó hiểu không còn là vấn đề nữa và bạn có thể tận hưởng chất lượng cuộc gọi vượt trội.
- Tin khẩn: Bạn có thể sử dụng tính năng trò chuyện tức thì qua phần mềm điện thoại để phối hợp nhanh hơn và trả lời các vấn đề nhanh chóng đồng thời giảm đáng kể khả năng truy cập mọi lúc.
- Cuộc gọi video: Cuộc gọi video cho phép bạn tương tác với nhóm của mình. Để tăng cường hợp tác, các thành viên trong nhóm có thể sử dụng các công cụ như bảng trắng ảo, chia sẻ màn hình, điều khiển màn hình từ xa, v.v.
- Giữ cuộc gọi và ID người gọi: Bất cứ khi nào một nhân viên nhận được một cuộc gọi đến trong khi đang nói chuyện điện thoại với bất kỳ ai khác, tính năng chờ cuộc gọi sẽ cảnh báo họ.
- Điều khiển âm lượng & Tắt tiếng: Điện thoại mềm rất hữu ích để nhận cuộc gọi khi bạn không ở nơi thuận tiện. Bạn có thể tắt tiếng và điều chỉnh âm lượng.
- Hội nghị ba bên: Bạn có thể thực hiện cuộc gọi hội nghị ba chiều với hai liên hệ bổ sung trong khi sử dụng điện thoại mềm.
Làm thế nào để bạn thiết lập một điện thoại mềm?
Thiết lập mạng điện thoại có dây của công ty có thể là một công việc tốn thời gian và quá phức tạp. Bạn có thể thấy việc cài đặt phức tạp và cần các chuyên gia để tiếp cận nơi làm việc của bạn. Nó có thể ngăn cản nhóm của bạn gọi điện trong suốt quá trình cài đặt kéo dài và gây gián đoạn.
Tuy nhiên, bạn sẽ có trải nghiệm mượt mà khi sử dụng hệ thống điện thoại mềm vì quá trình thiết lập trên điện thoại hoặc PC của nhóm bạn có thể diễn ra sau vài phút.
Dưới đây là các bước để nâng cấp Softphone:
Bước 1) Làm theo hướng dẫn thiết lập với nhóm CNTT của bạn, sau đó tải xuống tệp nhà cung cấp phần mềm điện thoại.
Bước 2) Bắt đầu quá trình cài đặt bằng cách chọn biểu tượng tập tin.
Bước 3) Hoàn tất việc kích hoạt chương trình bằng cách chạm vào phần mềm điện thoại để cung cấp biểu tượng hai lần.
Việc thiết lập Softphone và các tính năng liên quan của nó một cách nhanh chóng nghe có vẻ phức tạp nhưng sau ba bước đơn giản, bạn sẽ có thể mang lại trải nghiệm người dùng hàng đầu.
Đặc điểm quan trọng của Softphone
Dưới đây là một số đặc điểm quan trọng của Softphone
- Sự hiện diện: Softphone tiết lộ liệu một nhóm đang ngoại tuyến, trực tuyến, đang họp hay bận. Bạn có thể gọi cho họ khi bạn biết thời gian sẵn sàng của họ hoặc chuyển sang kênh thích hợp hơn, chẳng hạn như tin nhắn tức thời.
- Tính di động: Nhân viên ở xa, nhân viên văn phòng nội bộ và những người thường xuyên đi du lịch có thể mang theo điện thoại di động của công ty đi khắp mọi nơi. Nhân viên không cần phải ở lại nơi làm việc để trả lời các cuộc gọi điện thoại. Họ có thể thực hiện và nhận cuộc gọi từ bất cứ đâu như thể họ đang ngồi ở bàn làm việc.
- Bảo mật: Giả sử bạn muốn giữ thông tin chi tiết của mình ở chế độ riêng tư, bạn có thể sử dụng phần mềm điện thoại để trả lời cuộc gọi công việc từ điện thoại thông minh của mình, nhưng hãy để thông tin chi tiết và danh bạ của bạn tách biệt. Với điện thoại mềm, toàn bộ tổ chức của bạn giao tiếp qua kết nối riêng tư.
- Hiệu suất: Softphone sẽ giúp bạn sử dụng nhiều tính năng, bao gồm thư thoại trực quan, chuyển đổi cuộc gọi kéo và thả, thông báo cuộc gọi đến và thiết lập thư thoại thành email, thông qua giao diện người dùng (UI).
- Kết nối: Khả năng mang Softphone của bạn đi bất cứ đâu là một lợi thế đáng kể. Bạn có thể cài đặt ứng dụng của mình trên PC mới và đưa ứng dụng đó lên nhiều thiết bị di động. Điều tốt nhất là bạn cần quan tâm đến chi phí di chuyển và thay thế thiết bị.
Lợi ích và hạn chế
Dưới đây là những ưu/lợi ích của việc sử dụng softphone:
- Cuộc gọi có thể được thực hiện hoặc nhận từ bất cứ nơi nào
- Nhân viên có thể giấu số điện thoại và thông tin cá nhân
- Cung cấp các tính năng bổ sung như gọi thoại đến email
- Bạn có thể tải nó xuống nhiều thiết bị
- Nó cho thấy sự sẵn sàng của nhóm và liệu có gọi họ là phương pháp hiệu quả nhất về thời gian hay không
Dưới đây là những nhược điểm/nhược điểm của việc sử dụng softphone:
- Chất lượng kết nối internet của bạn ảnh hưởng đến việc thực hiện và nhận cuộc gọi.
- Bạn có thể phải chịu thêm chi phí trả trước tùy thuộc vào nhà cung cấp VOIP của bạn.
- Việc nắm vững cách thức hoạt động của phần mềm điện thoại có thể cần rất nhiều thời gian.
Điện thoại mềm so với điện thoại bàn
Bạn có thể chưa quyết định nên chọn điện thoại truyền thống hay điện thoại mềm. Dưới đây là những so sánh giúp bạn lựa chọn:
Điện thoại truyền thống:
- Chi phí trả trước đáng kể: Điện thoại truyền thống yêu cầu thiết bị cầm tay đắt tiền, phí thiết lập đường dây điện thoại và có thể phải đi lại dây điện trong tòa nhà để phù hợp với hệ thống. Những chi phí ban đầu này không tính đến số tiền bạn sẽ phải bỏ ra để duy trì hoặc thay thế chúng theo thời gian.
- Các tính năng và chức năng cơ bản hạn chế: Điện thoại cố định truyền thống chỉ xử lý các cuộc gọi âm thanh và yêu cầu nâng cấp cho các cuộc gọi hội nghị.
- Truyền thông Hợp nhất: Có một hệ thống điện thoại duy nhất cho tất cả nhân viên của bạn là có lợi.
- Cung cấp thông tin hạn chế về người gọi vì bạn chỉ có thể xem ID người gọi cơ bản.
Điện thoại mềm:
- Chi phí trả trước thấp: Điện thoại mềm chỉ yêu cầu tai nghe cho tất cả người dùng và nó đi kèm với các tính năng hội nghị và video mà không phải trả thêm phí. Hơn nữa, bạn không phải mua thêm phần mềm vì phần mềm điện thoại tương thích với các phần mềm hiện có. CRM.
- Các tính năng cơ bản mở rộng: Điện thoại mềm vẫn có chức năng chia sẻ tin nhắn tức thời trong các cuộc gọi quan trọng, lên lịch họp trực tuyến nhanh chóng và khả năng chuyển thư thoại sang email mang đến một phạm vi kết nối mới mà điện thoại gốc không thể sánh kịp.
- Khả năng từ xa: Điện thoại mềm có thể hữu ích nếu bạn có nhân viên làm việc từ xa. Nhóm của bạn có thể kích hoạt chuyển tiếp cuộc gọi đến điện thoại thông minh của họ, truy cập ứng dụng điện thoại mềm từ bất kỳ nơi nào trên thế giới và sửa đổi cài đặt chỉ bằng cách nhấn nút. Với khả năng gọi từ mọi nơi, ngay cả các thành viên trong nhóm ở xa cũng sẽ tham gia các cuộc gọi hội nghị.
- Cung cấp thông tin hữu ích: Nó cung cấp thông tin quan trọng về người gọi, bao gồm dữ liệu về các cuộc gọi trước đó.
Sự khác biệt giữa VoIP và Softphone là gì?
Dưới đây là một số khác biệt chính giữa VOIP và Softphones:
- VoIP cho phép điện thoại IP vật lý hoạt động và kết nối với mạng.
- Softphone là một chương trình phần mềm cung cấp trải nghiệm điện thoại thông thường bằng điện thoại thông minh, thiết bị cầm tay hoặc máy tính cá nhân của bạn.
- A VoIP vật lý điện thoại cắm vào cổng Ethernet và cần có thiết bị cầm tay vật lý.
- Sử dụng điện thoại mềm rất rẻ và bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể truy cập chúng mà không cần phải có mặt ở đó.
Cách chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của bạn
Dưới đây là những điều quan trọng cần nhớ khi chọn nhà cung cấp Softphone phù hợp cho doanh nghiệp của bạn:
- Ứng dụng di động tích hợp: Một softphone phải dựa trên một chương trình softphone tích hợp, thân thiện với người dùng. Nó phải bao gồm các tuyến liên lạc, chẳng hạn như gọi điện, cuộc họp video và nhắn tin tức thời. Nó sẽ cho phép bạn giữ kết nối với đồng nghiệp.
- Đủ số điện thoại: Xác định số lượng đường dây điện thoại mà công ty bạn muốn và cũng đảm bảo rằng nhà cung cấp phần mềm điện thoại bạn chọn có thể cung cấp số lượng đường dây đó.
- Xác định khả năng thích ứng: Phần mềm điện thoại phải có khả năng cung cấp thông tin liên hệ được cá nhân hóa và thích ứng với văn hóa của doanh nghiệp mà nó đang làm việc. Khả năng thích ứng bao gồm khả năng hoạt động dưới áp lực và trong thời gian cao điểm.
- OperaKhả năng tương thích hệ thống: Không phải tất cả các phần mềm điện thoại đều hoạt động với mọi hệ điều hành (HĐH) và bạn phải chọn một phần mềm điện thoại tương thích với HĐH hiện tại của mình. (Windows, macOS, iOS và Android.
- Khả năng tương thích giao thức VoIP: Kiểm tra xem phần mềm điện thoại của bạn có sử dụng giao thức chính xác làm dịch vụ VoIP ưa thích của bạn không. Các giao thức xác định cách dữ liệu được xử lý và di chuyển qua bất kỳ mạng nào. Vì vậy, việc xác minh rằng phần mềm điện thoại mới có đáp ứng tuân thủ VOIP là điều cần thiết.
- Khắc phục sự cố 24/7:Bạn cũng nên đảm bảo rằng nhà cung cấp ưa thích của bạn cung cấp trợ giúp kỹ thuật đầy đủ. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng sẽ có ai đó ở đó để hướng dẫn bạn, bất kể điều gì xảy ra.
- An ninh: Điều quan trọng là phải điều tra các biện pháp phòng ngừa bảo mật được sử dụng bởi từng nhà cung cấp cụ thể. Ngay cả khi có các cuộc tấn công, mối đe dọa bảo mật cũng không lớn hơn trình quản lý tải xuống, tin nhắn tức thời hoặc trình duyệt Internet Explorer. Một số softphone dễ bị hack. Việc bỏ qua các cơ chế bảo mật của Softphone có thể dẫn đến sự thất vọng sau này. Tìm hiểu các biện pháp bảo mật mà nhà cung cấp softphone đã triển khai. Kết quả có thể là dữ liệu nhạy cảm của bạn bị lộ đáng kể, dẫn đến tổn thất lớn.
- Cơ cấu giá và tùy chọn thanh toán:Softphone không đắt tiền. Mỗi nhà cung cấp đưa ra các gói giá và lựa chọn thanh toán khác nhau. Nghiên cứu và đánh giá giá của các nhà cung cấp khác nhau cũng như các dịch vụ và tính năng của họ. Bạn nên xem xét mức giá cho số lượng kết nối và liệu có giới hạn trên về số phút mà doanh nghiệp có thể sử dụng hay không. Bạn nên yêu cầu thời gian thử nghiệm trong hợp đồng và kiểm tra xem dịch vụ có đáp ứng mong đợi của bạn hay không.
- Bảo hiểm địa phương và quốc tế:Để giữ liên lạc với người tiêu dùng, việc nhận số điện thoại và Softphone của bạn ở một địa điểm và từ một nhà cung cấp dịch vụ duy nhất là điều thuận lợi. Nó có thể giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc dành cho hai nhà cung cấp và hệ thống riêng biệt.
Tổng kết
- Hệ thống phần mềm điện thoại là một chương trình phần mềm hoạt động như một chiếc điện thoại truyền thống trên máy tính cá nhân, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh.
- Nó cung cấp các tính năng tích hợp như nhắn tin tức thời, ID người gọi, gọi hội nghị và danh sách liên lạc được chia sẻ.
- Các doanh nghiệp có thể thích sử dụng điện thoại mềm hơn điện thoại bàn dành cho nhân viên ở xa để giảm chi phí thiết lập ban đầu.
- Bạn nên chọn nhà cung cấp phần mềm điện thoại có cung cấp thời gian dùng thử.