RPA là gì? Hình thức đầy đủ, Lợi ích, Công cụ thiết kế & Ứng dụng
Thomas Hamilton
RPA là gì?
RPA (Tự động hóa quy trình robot) cho phép các tổ chức tự động hóa nhiệm vụ giống như con người đang thực hiện chúng trên ứng dụng và hệ thống. Mục đích của RPA là chuyển giao việc thực hiện quy trình từ con người sang bot. Tự động hóa quy trình bằng robot tương tác với kiến trúc CNTT hiện có mà không cần tích hợp hệ thống phức tạp.
Tự động hóa RPA có thể tự động hóa quy trình làm việc, cơ sở hạ tầng, các quy trình hỗ trợ sử dụng nhiều lao động. Các bot phần mềm này có thể tương tác với một ứng dụng nội bộ, trang web, cổng thông tin người dùng, v.v. RPA là viết tắt của Tự động hóa quy trình bằng robot. Tự động hóa quy trình bằng robot là một chương trình phần mềm chạy trên máy tính, máy tính xách tay hoặc thiết bị di động của người dùng cuối. Đó là một chuỗi lệnh được Bot thực thi theo một số quy tắc kinh doanh được xác định.
Mục tiêu chính của quy trình tự động hóa quy trình Robotics là thay thế các nhiệm vụ văn thư lặp đi lặp lại và nhàm chán do con người thực hiện bằng lực lượng lao động ảo. Tự động hóa RPA không yêu cầu phát triển mã cũng như không yêu cầu quyền truy cập trực tiếp vào mã hoặc cơ sở dữ liệu của ứng dụng.
Trong hướng dẫn RPA dành cho người mới bắt đầu này, chúng tôi sẽ đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau về Công nghệ RPA.
Tại sao tự động hóa quy trình bằng robot?
Hãy xem xét tình huống sau đây trong một doanh nghiệp điển hình
- Môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Một doanh nghiệp cần liên tục phát triển quy trình sản phẩm, bán hàng, tiếp thị, v.v. của mình để phát triển và duy trì sự phù hợp.
- Một doanh nghiệp điển hình sử dụng nhiều hệ thống CNTT không kết nối để vận hành hoạt động của mình. Với sự thay đổi quy trình kinh doanh, các hệ thống CNTT này không được thay đổi thường xuyên do các vấn đề về ngân sách, thời gian và độ phức tạp của việc triển khai. Do đó, quy trình kinh doanh không lập bản đồ quy trình kỹ thuật được lập bản đồ trong hệ thống CNTT.
- Để khắc phục khoản nợ kỹ thuật và tổ chức này, một lực lượng lao động con người được thuê để lấp đầy khoảng cách giữa các hệ thống và quy trình. Ví dụ: Một công ty đã thực hiện các thay đổi trong quy trình Bán hàng theo đó bắt buộc phải ứng trước 50% để xác nhận việc đặt hàng sản phẩm của mình. Nhưng điều này vẫn chưa được mã hóa trong hệ thống CNTT. Một nhân viên con người sẽ phải kiểm tra thủ công Hóa đơn và thông tin chi tiết về thanh toán và chỉ xử lý đơn đặt hàng bán hàng nếu ứng trước 50%.
Vấn đề? — Con người
Với bất kỳ thay đổi nào trong quy trình kinh doanh, công ty sẽ cần thuê nhân viên mới hoặc đào tạo nhân viên hiện có để lập bản đồ hệ thống CNTT và quy trình kinh doanh. Cả hai giải pháp đều tốn thời gian và tiền bạc. Ngoài ra, bất kỳ thay đổi quy trình kinh doanh thành công nào cũng sẽ cần tuyển dụng hoặc đào tạo lại.
Nhập RPA
Với Robotic Automation, công ty có thể triển khai các công nhân ảo bắt chước công nhân con người. Trong trường hợp thay đổi quy trình, việc thay đổi một vài dòng mã phần mềm luôn nhanh hơn và rẻ hơn so với việc đào tạo lại hàng trăm nhân viên.
Dưới đây là một số lý do tại sao Tự động hóa quy trình bằng robot lại có lợi
- Con người có thể làm việc trung bình 8 giờ một ngày, trong khi robot có thể làm việc 24 giờ mà không hề mệt mỏi.
- Năng suất trung bình của con người là 60%, ít sai sót so với năng suất của Robot là 100% không có sai sót nào.
- Robot xử lý nhiều nhiệm vụ rất tốt so với con người.
Ví dụ về RPA
Hãy xem xét ví dụ sau trong hướng dẫn RPA này về quy trình kinh doanh xử lý hóa đơn
| Mô tả Chi tiết | Có thể được tự động hóa thông qua RPA? |
|---|---|
| Mở email hóa đơn từ nhà cung cấp và in ra để lưu trữ | Có |
| Quét mã vạch | Hướng dẫn sử dụng |
| Tạo mục công việc trong hệ thống phần mềm cũ | Có |
| Nhập PO để lấy Hóa đơn | Có |
| Kiểm tra tên nhà cung cấp có chính xác hay không? | Có |
| Hóa đơn, dữ liệu và số tiền chính | Có |
| Khớp PO và Hóa đơn | Có |
| Kiểm tra xem Số tiền có khớp hay không? | Có |
| Nếu số tiền khớp với Hóa đơn, Tính thuế | Có |
| Hoàn tất xử lý hóa đơn | Có |
| Mục công việc đã đóng | Có |
| Nếu Số tiền không khớp với Giữ, hãy làm theo nhà cung cấp | Có |
| Nhà cung cấp chấp nhận hoặc gửi lại Hóa đơn | Có |
| Nếu tên Nhà cung cấp không chính xác để giữ thẻ vào nhóm ngoại lệ | Có |
| Cờ để xử lý ngoại lệ | Có |
Sự khác biệt giữa Tự động hóa thử nghiệm và RPA
Có nhiều điểm chồng chéo giữa Công cụ tự động hóa thử nghiệm và công cụ RPA. Ví dụ, cả hai đều điều khiển màn hình, bàn phím, chuột, v.v. và có kiến trúc công nghệ tương tự nhau. Nhưng sau đây là những điểm khác biệt chính giữa hai công cụ này
| Tham số | Kiểm tra tự động hóa | RPA |
|---|---|---|
| Mục tiêu | Giảm thời gian thực hiện kiểm thử thông qua tự động hóa | Giảm số lượng nhân viên thông qua tự động hóa |
| Nhiệm vụ | Tự động hóa các trường hợp thử nghiệm lặp đi lặp lại | Tự động hóa các quy trình kinh doanh lặp đi lặp lại |
| Lập trình | Kiến thức mã hóa cần thiết để tạo Tập lệnh kiểm tra | Không cần có kiến thức về mã hóa và điều khiển bằng thuật sĩ |
| Phương pháp tiếp cận công nghệ | Hỗ trợ môi trường phần mềm hạn chế. Ví dụ: Selenium chỉ có thể hỗ trợ các ứng dụng web. | Hỗ trợ nhiều môi trường phần mềm |
| Ví dụ | Các trường hợp thử nghiệm được tự động hóa | Nhập dữ liệu, biểu mẫu, xử lý khoản vay được tự động hóa |
| Các Ứng Dụng | Tự động hóa thử nghiệm có thể chạy trên môi trường QA, Sản xuất, Hiệu suất, UAT. | RPA thường chỉ chạy trên môi trường sản xuất |
| Triển khai hệ thống | Nó có thể tự động hóa một sản phẩm. | Nó có thể tự động hóa một sản phẩm cũng như một dịch vụ. |
| Người dùng | Giới hạn cho người dùng kỹ thuật. | Có thể được sử dụng rộng rãi bởi tất cả các bên liên quan. |
| Vai trò | Hoạt động như một trợ lý ảo. | Hoạt động như một lực lượng lao động ảo. |
| AI | Chỉ có thể thực thi những gì được mã hóa. | Nhiều công cụ RPA đi kèm với công cụ AI có thể xử lý thông tin như con người |
Một lần nữa, các công cụ RPA như UIPath, Blueprism có thể được sử dụng để tự động hóa thử nghiệm. Ngược lại, các công cụ tự động hóa tiên tiến như UFT có thể được sử dụng cho Tự động hóa quy trình bằng robot nếu bạn có kỹ năng viết mã tốt. Nhưng công cụ RPA lại phù hợp hơn với mục đích.
Phương pháp thực hiện RPA
Trong hướng dẫn Tự động hóa quy trình bằng robot này, chúng ta sẽ tìm hiểu phương pháp triển khai RPA.
Phương pháp thực hiện RPA
Lập kế hoạch
Trong giai đoạn này, bạn cần Xác định các quy trình mà bạn muốn tự động hóa. Danh sách kiểm tra sau đây sẽ giúp bạn xác định đúng quy trình.
- Quy trình có thủ công và lặp đi lặp lại không?
- Quá trình này có dựa trên quy tắc không?
- Dữ liệu đầu vào có ở định dạng điện tử và có thể đọc được không?
- Hệ thống hiện tại có thể được sử dụng như hiện tại mà không cần thay đổi không?
Tiếp theo, các bước trong giai đoạn lập kế hoạch là
- Nhóm dự án thiết lập sẽ hoàn thiện các mốc thời gian và phương pháp thực hiện.
- Thống nhất về thiết kế giải pháp để thực hiện các quy trình Tự động hóa quy trình bằng robot.
- Xác định cơ chế ghi nhật ký cần được triển khai để tìm các vấn đề khi chạy bot.
- Cần xác định lộ trình rõ ràng để mở rộng quy mô triển khai RPA.
Phát triển
Trong giai đoạn này, bạn phát triển quy trình tự động hóa theo kế hoạch đã thống nhất. Được điều khiển bằng thuật sĩ nên quá trình triển khai diễn ra nhanh chóng.
Kiểm tra
Trong giai đoạn này, bạn chạy các chu trình Kiểm tra RPA cho Tự động hóa trong phạm vi để xác định và sửa lỗi.
Hỗ trợ & Bảo trì
Cung cấp hỗ trợ liên tục sau khi đi vào hoạt động và giúp giải quyết lỗi ngay lập tức. Tuân theo các nguyên tắc bảo trì chung với vai trò và trách nhiệm với các nhóm hỗ trợ CNTT và doanh nghiệp.
Các phương pháp thực hành tốt nhất về triển khai RPA
Hướng dẫn RPA này sẽ dạy về các phương pháp hay nhất để triển khai tự động hóa RPA.
- Người ta nên xem xét tác động kinh doanh trước khi chọn quy trình RPA.
- Xác định và tập trung vào ROI mong muốn.
- Tập trung vào việc nhắm mục tiêu vào các nhóm lớn hơn và tự động hóa các quy trình lớn, có tác động lớn.
- Kết hợp RPA có tham dự và không có giám sát.
- Thiết kế kém, quản lý thay đổi có thể tàn phá.
- Đừng quên tác động lên con người.
- Quản trị dự án là điều quan trọng nhất trong quy trình RPA. Cần đảm bảo tuân thủ Chính sách, Doanh nghiệp, Chính phủ.
Sử dụng chung RPA
Dưới đây là một số cách sử dụng chung của Tự động hóa quy trình bằng robot:
1. Mô phỏng hành động của con người:
Mô phỏng việc thực hiện quy trình lặp đi lặp lại của con người bằng cách sử dụng các ứng dụng và hệ thống khác nhau.
2. Thực hiện các công việc lặp đi lặp lại với khối lượng lớn:
Tự động hóa quy trình bằng robot có thể dễ dàng mô phỏng việc nhập lại dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác. Nó thực hiện các tác vụ như nhập dữ liệu, sao chép và dán.
3. Thực hiện nhiều nhiệm vụ:
Operakiểm tra nhiều tác vụ phức tạp trên nhiều hệ thống. Điều này giúp xử lý giao dịch, thao tác dữ liệu và gửi báo cáo.
4. Tích hợp hệ thống “ảo”:
Thay vì phát triển cơ sở hạ tầng dữ liệu mới, hệ thống tự động hóa này có thể truyền dữ liệu giữa các hệ thống cũ và khác nhau bằng cách kết nối chúng ở cấp độ giao diện người dùng.
5. Tạo báo cáo tự động:
Tự động trích xuất dữ liệu để phát triển các báo cáo chính xác, hiệu quả và kịp thời.
6. Xác thực và kiểm tra thông tin:
Giải quyết và xác minh chéo dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau để xác thực và kiểm tra thông tin nhằm cung cấp đầu ra về tuân thủ và kiểm tra.
7. Quản lý nợ kỹ thuật:
Nó giúp giảm nợ kỹ thuật bằng cách giảm khoảng cách giữa các hệ thống, ngăn chặn việc triển khai tùy chỉnh.
8. Quản lý sản phẩm:
Nó giúp thu hẹp khoảng cách giữa hệ thống CNTT và nền tảng quản lý sản phẩm liên quan bằng cách cập nhật cả hai hệ thống.
9. Đảm bảo chất lượng:
Nó có thể có lợi cho QA các quy trình bao gồm kiểm tra hồi quy và tự động hóa các tình huống sử dụng của khách hàng.
10. Di chuyển dữ liệu:
Cho phép di chuyển dữ liệu tự động qua các hệ thống mà các phương tiện truyền thống không thể thực hiện được như tài liệu, bảng tính hoặc các tệp dữ liệu nguồn khác.
11. Giải pháp khoảng cách:
Robot tự động lấp đầy những khoảng trống do thiếu sót trong quy trình. Nó bao gồm nhiều tác vụ đơn giản như đặt lại mật khẩu; Thiết lập lại hệ thống, v.v.
12. Revdự báo sau:
Tự động cập nhật báo cáo tài chính để dự đoán dự báo doanh thu.
Ứng dụng RPA
Dưới đây là những ứng dụng quan trọng của tự động hóa quy trình bằng robot.
| Công nghiệp | Sử dụng |
|---|---|
| phù hợp túi tiền |
|
| HR |
|
| Bảo hiểm |
|
| Sản xuất & Bán lẻ |
|
| Viễn thông |
|
| Du lịch & Hậu cần |
|
| Dịch vụ tài chính ngân hàng |
|
| Chính phủ |
|
| Cơ sở hạ tầng |
|
Công cụ RPA – Tự động hóa quy trình bằng robot
Lựa chọn Công cụ RPA phải dựa trên 4 thông số sau:
- Ngày: Dễ dàng đọc và ghi dữ liệu kinh doanh vào nhiều hệ thống
- Loại công việc chủ yếu thực hiện: Dễ dàng cấu hình các quy trình dựa trên quy tắc hoặc dựa trên kiến thức.
- Khả năng cộng tác: Công cụ sẽ hoạt động trên nhiều ứng dụng
- AI: Hỗ trợ AI tích hợp để bắt chước người dùng
Các công cụ tự động hóa robot phổ biến:
1) Lăng kính màu xanh
Blue Prism là phần mềm Tự động hóa quy trình bằng robot. Nó cung cấp cho các doanh nghiệp và tổ chức lực lượng lao động kỹ thuật số nhanh nhẹn.
Tải về liên kết:
2) Tự động hóa mọi nơi
Automation Anywhere là nhà phát triển phần mềm tự động hóa quy trình bằng robot (RPA).
Tải về liên kết:
Tìm hiểu thêm về Automation Anywhere.
3) UiPath
UiPath là phần mềm Tự động hóa quy trình bằng robot. Nó giúp các tổ chức tự động hóa hiệu quả các quy trình kinh doanh.
Tải về liên kết:
Tìm hiểu thêm về UiPath.
Lợi ích của RPA
Một số lợi ích mà RPA có thể mang lại cho tổ chức của bạn:
- Số lượng lớn quy trình có thể dễ dàng được tự động hóa.
- Chi phí giảm đáng kể do RPA xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực quý giá.
- Kỹ năng lập trình không cần thiết để cấu hình robot phần mềm. Do đó, bất kỳ nhân viên không chuyên về kỹ thuật nào cũng có thể thiết lập bot hoặc thậm chí ghi lại các bước của họ để tự động hóa quy trình.
- Hỗ trợ tự động hóa quy trình bằng robot và cho phép tất cả các quy trình tuân thủ thường xuyên được kiểm tra không có lỗi.
- Phần mềm robot có thể nhanh chóng mô hình hóa và triển khai quá trình tự động hóa.
- Các lỗi được theo dõi cho từng câu chuyện về trường hợp thử nghiệm và từng lần chạy nước rút.
- Quản lý xây dựng và phát hành hiệu quả, liền mạch
- Khả năng hiển thị thời gian thực về phát hiện lỗi/lỗi
- Không có hoạt động kinh doanh của con người, điều đó có nghĩa là không cần thời gian cho yêu cầu đào tạo.
- Robot phần mềm không bị mệt mỏi và nó ngày càng tăng lên, giúp tăng khả năng mở rộng.
Nhược điểm của RPA
Chúng ta đừng quên một số nhược điểm của quy trình RPA:
- Bot bị giới hạn tốc độ của ứng dụng
- Ngay cả những thay đổi nhỏ được thực hiện trong ứng dụng tự động hóa cũng sẽ cần phải cấu hình lại robot.
Huyền thoại về RPA
- Cần phải mã hóa để sử dụng phần mềm RPAĐo không phải sự thật. Để sử dụng các công cụ Tự động hóa quy trình Robotics, người ta cần hiểu cách phần mềm hoạt động ở mặt trước và cách họ có thể sử dụng nó cho Tự động hóa.
- Phần mềm RPA không cần sự giám sát của con ngườivà đây chỉ là ảo tưởng vì cần có con người để lập trình bot RPA, cung cấp cho chúng các nhiệm vụ Tự động hóa và quản lý chúng.
- Chỉ những công ty lớn mới có đủ khả năng triển khai RPA Các tổ chức vừa và nhỏ có thể triển khai RPA để tự động hóa hoạt động kinh doanh của họ. Tuy nhiên, chi phí ban đầu sẽ cao nhưng sẽ hồi phục sau 4-5 năm.
- RPA chỉ hữu ích trong các ngành phụ thuộc nhiều vào phần mềm
RPA có thể tạo hóa đơn tự động, hóa đơn, dịch vụ điện thoại, v.v., được sử dụng trong nhiều ngành bất kể mức độ sử dụng phần mềm của họ.
Các câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn RPA thường gặp nhất để giúp bạn chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn xin việc RPA. –Bấm vào đây
Làm cách nào để các công cụ thiết kế xây dựng rô-bốt cho các ứng dụng tự động hóa quy trình bằng rô-bốt (RPA)?
Có một số cách mà các công cụ thiết kế có thể xây dựng robot cho ứng dụng RPA.
- Một cách là sử dụng ngôn ngữ lập trình để tạo tệp robots. Cách tiếp cận này được sử dụng khi công cụ thiết kế có quyền truy cập vào hệ thống robot có sẵn hoặc khi lập trình viên đã quen với cơ sở mã robot.
- Một phương pháp khác là sử dụng công cụ chế tạo rô-bốt có sẵn. Những công cụ này cho phép các nhà thiết kế kéo và thả các đối tượng lên màn hình và robot sẽ tự động tạo mã tương ứng cho bạn. Cách tiếp cận này hữu ích khi không có hệ thống robot tồn tại từ trước hoặc khi lập trình viên không truy cập được mã robot.
- Cuối cùng, một số công cụ thiết kế bao gồm các robot tích hợp cho phép người dùng tạo nguyên mẫu và thử nghiệm thiết kế của họ bằng robot một cách nhanh chóng. Cách tiếp cận này rất hữu ích khi đã có sẵn hệ thống robot.
Tổng kết
- Ý nghĩa RPA hay dạng đầy đủ của RPA là Tự động hóa quy trình bằng robot
- Tự động hóa quy trình bằng robot cho phép các tổ chức tự động hóa nhiệm vụ giống như con người đang thực hiện chúng trên ứng dụng và hệ thống.
- Mục tiêu chính của quy trình tự động hóa quy trình Robotics là thay thế công việc văn thư lặp đi lặp lại và nhàm chán do con người thực hiện bằng lực lượng lao động ảo.
- Năng suất trung bình của con người là 60%, ít sai sót so với năng suất của Robot là 100% không có sai sót.
- Người ta nên xem xét tác động kinh doanh trước khi chọn quy trình RPA
- Có nhiều điểm trùng lặp giữa Công cụ tự động hóa thử nghiệm và công cụ RPA. Dù họ vẫn khác nhau
- Việc triển khai RPA có 4 giai đoạn 1) Lập kế hoạch 2) Phát triển 3) Thử nghiệm 4) Hỗ trợ & Bảo trì
- RPA được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp như Chăm sóc sức khỏe, Bảo hiểm, Ngân hàng, CNTT, v.v.
