Tích hợp dự án & Quản lý phạm vi: Định nghĩa và định nghĩa
Jonathan Reed
⚡ Tóm tắt thông minh
Quản lý tích hợp dự án điều phối mọi hoạt động, kế hoạch và thay đổi trong suốt dự án, trong khi quản lý phạm vi dự án xác định và kiểm soát chính xác công việc cần thiết để các nhóm cung cấp sản phẩm đúng mục tiêu, đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Quản lý tích hợp dự án là gì?
Quản lý tích hợp dự án chủ yếu liên quan đến các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng các hoạt động khác nhau của dự án được phối hợp hợp lý.
Nói cách khác, quy trình Quản lý Tích hợp Dự án bao gồm các hoạt động như xác định, định nghĩa, kết hợp và phối hợp các quy trình khác nhau liên quan đến dự án.
Quản lý tích hợp dự án bao gồm các hoạt động sau.
| Quy trình | Giai đoạn dự án | Các điểm chính có thể giao được |
|---|---|---|
| Phát triển các điều lệ dự án | Khởi xướng | Điều lệ dự án |
| Xây dựng kế hoạch quản lý dự án | Lập kế hoạch | Kế hoạch quản lý dự án |
| Chỉ đạo và quản lý công việc dự án | Thực hiện | Phân phôi |
| Giám sát và kiểm soát công việc dự án | Giám sát và Kiểm soát | Thay đổi yêu cầu |
| Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp | Giám sát và Kiểm soát | Thay đổi cập nhật trạng thái yêu cầu |
| Đóng dự án hoặc giai đoạn | đóng dự án | Sản phẩm cuối cùng |
Chúng ta sẽ xem xét từng bước của quy trình dưới đây:
Điều lệ dự án
Điều lệ dự án là một phần không thể thiếu trong Quản lý tích hợp dự án, nếu không có điều lệ dự án thì dự án không thể bắt đầu. Nó chính thức cho phép và xác định các mục tiêu của dự án. Nó bao gồm tên, mô tả và kết quả của dự án, thường được viết bởi người có thẩm quyền cao hơn người quản lý dự án.
| Đầu vào | Công cụ & Kỹ thuật | Kết quả đầu ra |
|---|---|---|
| Tuyên bố kế hoạch công việc | Phán đoán chuyên môn | Điều lệ dự án |
| Trường hợp kinh doanh | ||
| vớitract | ||
| Các yếu tố môi trường doanh nghiệp | ||
| Nội dung quy trình tổ chức |
Kế hoạch quản lý dự án
Việc phát triển kế hoạch dự án sử dụng kết quả đầu ra của các quy trình lập kế hoạch khác để tạo ra một tài liệu hợp lý, nhất quán có thể được sử dụng để hướng dẫn cả việc kiểm soát dự án và thực hiện dự án. Kế hoạch quản lý dự án được sử dụng để chỉ đạo thực hiện dự án, ghi lại các giả định về lập kế hoạch dự án, liên lạc giữa các bên liên quan để kiểm soát dự án tốt hơn, v.v.
| Đầu vào | Công cụ & Kỹ thuật | Kết quả đầu ra |
|---|---|---|
| Điều lệ dự án | Phán đoán chuyên môn | Kế hoạch quản lý dự án |
| Đầu ra từ quá trình lập kế hoạch | ||
| Các yếu tố môi trường doanh nghiệp | ||
| Nội dung quy trình tổ chức |
Chỉ đạo và quản lý công việc dự án
Đó là một quá trình trong đó công việc sẽ được thực hiện như được xác định trong kế hoạch quản lý dự án và thực hiện các thay đổi liên quan đến yêu cầu của dự án.
| Đầu vào | Công cụ & Kỹ thuật | Kết quả đầu ra |
|---|---|---|
| Kế hoạch quản lý dự án | Phán đoán chuyên môn | Phân phôi |
| Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt | Hệ thống thông tin quản lý dự án | Thông tin hiệu suất công việc |
| Các yếu tố môi trường doanh nghiệp | Thay đổi yêu cầu | |
| Nội dung quy trình tổ chức | Cập nhật kế hoạch quản lý dự án | |
| Cập nhật tài liệu dự án |
Giám sát và kiểm soát công việc dự án
Giai đoạn này bao gồm tracNgười đứng đầu dự án sẽ xem xét và báo cáo tiến độ để đáp ứng các mục tiêu hiệu quả đã được xác định trong kế hoạch quản lý dự án.
| Đầu vào | Công cụ & Kỹ thuật | Kết quả đầu ra |
|---|---|---|
| Kế hoạch quản lý dự án | Phán đoán chuyên môn | Thay đổi yêu cầu |
| Báo cáo hiệu suất | Cập nhật kế hoạch quản lý dự án | |
| Các yếu tố môi trường doanh nghiệp | Cập nhật tài liệu dự án | |
| Nội dung quy trình tổ chức |
Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp
Đây là giai đoạn mà tác động của bất kỳ thay đổi nào được đánh giá so với dự án. Nó cần được đánh giá trên toàn bộ dự án. Trong quá trình này, công việc thực tế được phân tích so với kế hoạch dự kiến và thực hiện điều chỉnh nếu chúng không phù hợp hoặc đồng bộ.
Sự khác biệt giữa “công việc giám sát & kiểm soát dự án” và “kiểm soát thay đổi tích hợp” là Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp nhấn mạnh vào việc quản lý bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi dự án trong khi công việc trước đây tập trung vào việc quản lý cách thực hiện phạm vi đó.
| Đầu vào | Công cụ & Kỹ thuật | Kết quả đầu ra |
|---|---|---|
| Kế hoạch quản lý dự án | Phán đoán chuyên môn | Thay đổi cập nhật trạng thái yêu cầu |
| Thông tin hiệu suất công việc | Cuộc họp kiểm soát thay đổi | Cập nhật kế hoạch quản lý dự án |
| Thay đổi yêu cầu | Cập nhật tài liệu dự án | |
| Các yếu tố môi trường doanh nghiệp | ||
| Nội dung quy trình tổ chức |
Đóng dự án hoặc giai đoạn
Đây là giai đoạn hoàn thành chính thức các hoạt động liên quan đến dự án.
| Đầu vào | Công cụ & Kỹ thuật | Kết quả đầu ra |
|---|---|---|
| Kế hoạch quản lý dự án | Phán đoán chuyên môn | Chuyển đổi sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng |
| Sản phẩm được chấp nhận | Cập nhật tài sản quy trình tổ chức | |
| Nội dung quy trình tổ chức |
Quản lý phạm vi dự án là gì?
Quy trình Quản lý phạm vi xác định công việc nào cần phải thực hiện và đảm bảo rằng dự án chỉ bao gồm công việc đó để hoàn thành dự án.
Tại sao người quản lý cần Quản lý phạm vi dự án
- Nếu không xác định phạm vi dự án thì không thể ước tính được thời gian hoặc chi phí mà dự án sẽ sử dụng
- Quản lý phạm vi xây dựng các quy trình kiểm soát để giải quyết các yếu tố có thể làm thay đổi dự án trong quá trình thực hiện. vòng đời dự án
- Điều này giúp tránh được những thách thức mà một dự án có thể gặp phải khi phạm vi ngày càng mở rộng và danh sách yêu cầu trở nên khó kiểm soát.
Giai đoạn này bao gồm cả-
- Quản lý phạm vi dự án
- Quản lý phạm vi sản phẩm
Quy trình quản lý phạm vi dự án bao gồm các hoạt động sau.
| Quy trình | Nhóm dự án | Các điểm chính có thể giao được |
|---|---|---|
| Quản lý phạm vi kế hoạch | Lập kế hoạch | |
| Thu thập yêu cầu | Lập kế hoạch | Tài liệu cần thiết |
| Định nghĩa phạm vi | Lập kế hoạch | Tuyên bố phạm vi dự án |
| Tạo WBS | Lập kế hoạch | thư mục WBS, WBS |
| Xác thực phạm vi | Giám sát và kiểm soát | Sản phẩm được chấp nhận |
| Phạm vi kiểm soát | Giám sát và kiểm soát | Thay đổi yêu cầu |
Chúng ta sẽ xem xét từng bước của quy trình dưới đây:
Quản lý phạm vi kế hoạch
Kế hoạch Quản lý phạm vi sẽ xác định cách xác định, xác nhận và kiểm soát phạm vi.
| Đầu vào chính | Công cụ và kỹ thuật | Đầu ra chính |
|---|---|---|
| Tuyên bố phạm vi dự án sơ bộ | ||
| Điều lệ dự án | Các cuộc họp | Kế hoạch quản lý yêu cầu |
| Kế hoạch quản lý dự án | Phán quyết của chuyên gia | Kế hoạch quản lý phạm vi |
| Các yếu tố môi trường doanh nghiệp | ||
| Tài sản quy trình tổ chức |
Thu thập yêu cầu
Trong quá trình này, các nhà quản lý sử dụng nhiều kỹ thuật và công cụ khác nhau để thu thập các yêu cầu của dự án từ các bên liên quan. Giai đoạn này rất quan trọng và nếu được thực hiện chính xác, khả năng xảy ra lỗi trong suốt dự án sẽ ở mức tối thiểu.
| Đầu vào chính | Công cụ và kỹ thuật | Đầu ra chính |
|---|---|---|
| Điều lệ dự án | Phỏng vấn | Tài liệu yêu cầu |
| Đăng ký các bên liên quan | Nhóm tập trung | Kế hoạch quản lý yêu cầu |
| Kỹ thuật sáng tạo nhóm | Yêu cầu tracma trận khả năng | |
| Hội thảo được hỗ trợ | ||
| Khảo sát và Bảng câu hỏi | ||
| Sản phẩm mẫu | ||
| Các quan sát | ||
| Kỹ thuật ra quyết định nhóm |
Quy trình xác định phạm vi
Quy trình này chỉ rõ dự án nên tiến triển như thế nào và những gì dự án không được phép làm. Trong quá trình này, dự án luôn được đảm bảo đi đúng hướng. tracbằng cách xem xét các tài liệu hỗ trợ. Phạm vi công việc được xác định sau đó sẽ đề cập đến các yêu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan.
| Đầu vào chính | Công cụ và kỹ thuật | Đầu ra chính |
|---|---|---|
| Điều lệ dự án | Phán quyết của chuyên gia | Tuyên bố phạm vi dự án |
| Tài liệu yêu cầu | Phân tích sản phẩm | Cập nhật tài liệu dự án |
| Tài sản quy trình tổ chức | Nhận dạng thay thế | |
| Hội thảo được hỗ trợ |
Tạo WBS (Cấu trúc phân chia công việc)
WBS cho phép người quản lý dự án và nhóm của anh ta chia nhỏ các sản phẩm bàn giao của dự án cấp cao thành các đơn vị công việc nhỏ hơn, có thể quản lý được gọi là gói công việc.
| Đầu vào chính | Công cụ và kỹ thuật | Đầu ra chính |
|---|---|---|
| Tuyên bố phạm vi dự án | Phân hủy | WBS |
| Tài liệu yêu cầu | Từ điển WBS | |
| Tài sản quy trình tổ chức | Phạm vi cơ sở | |
| Cập nhật tài liệu dự án |
Xác thực phạm vi
Quá trình xác nhận phạm vi dự án bao gồm việc khách hàng chấp nhận. Đó là khi khách hàng chính thức chấp nhận tất cả các sản phẩm bàn giao của dự án. Quá trình này diễn ra vào cuối mỗi giai đoạn. Trong quá trình này, khách hàng đưa ra phản hồi của họ về công việc đã được thực hiện.
| Đầu vào chính | Công cụ và kỹ thuật | Đầu ra chính |
|---|---|---|
| Tuyên bố phạm vi dự án | Sự kiểm tra | Chấp nhận bàn giao |
| Kế hoạch quản lý dự án | Thay đổi yêu cầu | |
| Hạng mục TracMa trận khả năng | Cập nhật tài liệu dự án | |
| Sản phẩm được xác thực |
Kiểm soát phạm vi
Quá trình hoặc giai đoạn này bao gồm việc giám sát tình trạng dự án và quản lý các thay đổi về phạm vi. Bên cạnh đó, nó cũng bao gồm việc đánh giá các yêu cầu bổ sung từ phía khách hàng hoặc chủ động xem xét lại phạm vi dự án.
| Đầu vào chính | Công cụ và kỹ thuật | Đầu ra chính |
|---|---|---|
| Kế hoạch quản lý dự án | Phân tích phương sai | Đo lường hiệu suất công việc |
| Tài liệu yêu cầu | Thay đổi yêu cầu | |
| Hạng mục tracma trận khả năng | ||
| Nội dung quy trình tổ chức | ||
| Thông tin hiệu suất công việc | Cập nhật tài liệu dự án |
Những điểm chính cần nhớ khi quản lý phạm vi
- Để tránh vượt quá chi phí và trượt lịch trình, phạm vi cần phải đầy đủ và chính xác.
- Phạm vi cần phải được xác định rõ ràng để tránh những công việc không cần thiết và nhầm lẫn
- Tài liệu phạm vi nên được chia sẻ với tất cả các bên liên quan để tránh sai sót trong thiết kế và yêu cầu
- Cách thực hành tốt cho Quản lý phạm vi là tài liệu phạm vi phải không được thay đổi trong suốt thời gian thực hiện dự án.
Những điểm khác biệt chính giữa tích hợp dự án và quản lý phạm vi dự án
Mặc dù cả hai lĩnh vực kiến thức này đều thuộc khuôn khổ PMBOK và có chung một số yếu tố đầu vào, nhưng chúng giải quyết những câu hỏi khác nhau.
Quản lý tích hợp dự án đặt câu hỏi về cách mọi kế hoạch, sản phẩm bàn giao và thay đổi phù hợp với nhau trong toàn bộ vòng đời dự án. Quản lý phạm vi dự án đặt câu hỏi về những công việc dự án sẽ thực hiện và không thực hiện.
Sự khác biệt được thể hiện rõ ràng trong bảng sau.
| Yếu tố | Quản lý tích hợp dự án | Quản lý phạm vi dự án |
|---|---|---|
| Mục đích chính | Phối hợp mọi lĩnh vực kiến thức thành một kế hoạch nhất quán. | Xác định, kiểm chứng và kiểm soát các công việc cần thiết để hoàn thành sản phẩm. |
| Kết quả chính cần đạt được | Điều lệ dự án và kế hoạch quản lý dự án. | Bản mô tả phạm vi, cấu trúc phân chia công việc và cơ sở phạm vi ban đầu. |
| Đầu ra điển hình | Các yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt và kế hoạch đã được cập nhật. | Các sản phẩm bàn giao đã được chấp nhận và các yêu cầu thay đổi chỉ được gắn liền với phạm vi công việc. |
| Chủ nhân | Quản lý dự án làm việc với nhà tài trợ. | Quản lý dự án làm việc với chuyên viên phân tích kinh doanh và các bên liên quan. |
Tóm lại, sự tích hợp giúp các thành phần của dự án hoạt động như một hệ thống duy nhất, trong khi quản lý phạm vi giúp duy trì ranh giới công việc rõ ràng và ổn định.
Làm thế nào để ngăn chặn tình trạng mở rộng phạm vi dự án ngoài kế hoạch?
Sự mở rộng phạm vi dự án ngoài tầm kiểm soát là việc khối lượng công việc dự án được mở rộng một cách không kiểm soát sau khi phạm vi dự án ban đầu đã được phê duyệt. Điều này làm hao hụt ngân sách, trì hoãn tiến độ và ảnh hưởng đến chất lượng nếu không được phát hiện sớm.
Các biện pháp sau đây giúp người quản lý dự án kiểm soát sự thay đổi phạm vi dự án từ giai đoạn khởi đầu đến khi kết thúc.
- Viết một bản mô tả phạm vi rõ ràng. Mô tả chi tiết mọi sản phẩm bàn giao, điều khoản loại trừ, giả định và ràng buộc trong bản mô tả phạm vi công việc để các bên liên quan cùng hiểu rõ về công việc.
- Tạo cấu trúc phân tích công việc chi tiết. Phân chia các hạng mục công việc thành các gói công việc đủ nhỏ để có thể ước tính thời gian thực hiện bằng giờ hoặc ngày. Một cấu trúc phân chia công việc (WBS) chính xác giúp làm rõ các yêu cầu mới vì chúng không phù hợp với bất kỳ gói công việc hiện có nào.
- Xác định phạm vi ban đầu ngay từ đầu. Cố định phạm vi công việc, cấu trúc phân chia công việc (WBS) và từ điển WBS làm cơ sở phạm vi và lưu trữ chúng trong hệ thống kiểm soát phiên bản để có thể đo lường bất kỳ sự thay đổi nào.
- Mọi yêu cầu đều phải được xử lý thông qua quy trình kiểm soát thay đổi tích hợp. Khi một bên liên quan yêu cầu một tính năng mới, hãy ghi lại yêu cầu đó, đánh giá tác động của nó đến chi phí, tiến độ, chất lượng và rủi ro, sau đó phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu đó trên bảng kiểm soát thay đổi.
- Tracyêu cầu k với a tracMa trận khả năng. Liên kết mọi yêu cầu với nhu cầu kinh doanh, sản phẩm bàn giao và bài kiểm tra chấp nhận. Các yêu cầu không thể... tracNhững đề xuất quay trở lại nhu cầu kinh doanh thường là những ứng cử viên hàng đầu cho việc bị từ chối.
- Truyền đạt các quyết định về phạm vi công việc. Hãy chia sẻ mọi thay đổi đã được phê duyệt và bị từ chối với toàn bộ nhóm để không ai vô tình bắt đầu công việc ngoài ngân sách.
Những bước này không loại bỏ sự thay đổi. Chúng giúp cho sự thay đổi được nhìn thấy và được chi trả, đó là sự khác biệt giữa sự tiến hóa lành mạnh và sự mở rộng phạm vi mang tính phá hoại.
Các công cụ phổ biến cho việc tích hợp dự án và quản lý phạm vi
Các nhà quản lý dự án hiện đại hiếm khi tracViệc tích hợp và phạm vi kiến thức chỉ gói gọn trong bảng tính. Các công cụ sau đây đáp ứng nhu cầu chung của hai lĩnh vực kiến thức này.
- Microsoft Project: Công cụ lập kế hoạch trên máy tính để bàn và đám mây với các tính năng mạnh mẽ như biểu đồ Gantt, quản lý tài nguyên và lập kế hoạch cơ sở. tracPhù hợp nhất cho các dự án quy mô vừa và lớn.
- Jira và Jira Align: Được sử dụng rộng rãi trong các nhóm Agile để quản lý các epic, story và các phụ thuộc giữa các nhóm, đồng thời duy trì danh sách công việc cần thực hiện (scope backlog).
- Bảng thông minh: Một công cụ dựa trên lưới hỗ trợ cấu trúc phân tích công việc, nhật ký thay đổi và bảng điều khiển tích hợp mà không cần quá nhiều thời gian học tập.
- Asana và monday.com: Các nền tảng cộng tác kết hợp danh sách công việc, chế độ xem danh mục đầu tư và quy trình yêu cầu thay đổi trong cùng một không gian làm việc.
- Confluence và SharePoint: Các nền tảng lưu trữ tài liệu giúp tìm kiếm dễ dàng bản điều lệ dự án, bản mô tả phạm vi và các quyết định thay đổi tại cùng một nơi.
Việc lựa chọn đúng phụ thuộc vào quy mô nhóm, phương thức thực hiện và tiêu chuẩn báo cáo mà nhà tài trợ sử dụng.
