Tích hợp dự án & Quản lý phạm vi: Định nghĩa và định nghĩa

Quản lý tích hợp dự án là gì?

Quản lý tích hợp dự án chủ yếu liên quan đến các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng các hoạt động khác nhau của dự án được phối hợp hợp lý.

Nói cách khác, quy trình Quản lý tích hợp dự án bao gồm các hoạt động như xác định, xác định, kết hợp và điều phối các quy trình khác nhau liên quan đến dự án.

Quản lý tích hợp dự án bao gồm các hoạt động sau.

Quy trình xét duyệt	Giai đoạn dự án	Các điểm chính có thể giao được
Phát triển các điều lệ dự án	Khởi xướng	Điều lệ dự án
Xây dựng kế hoạch quản lý dự án	Lập kế hoạch	Kế hoạch quản lý dự án
Chỉ đạo và quản lý công việc dự án	Thực hiện	Phân phôi
Giám sát và kiểm soát công việc dự án	Giám sát và Kiểm soát	Thay đổi yêu cầu
Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp	Giám sát và Kiểm soát	Thay đổi cập nhật trạng thái yêu cầu
Đóng dự án hoặc giai đoạn	đóng dự án	Sản phẩm cuối cùng

Chúng ta sẽ thấy tất cả quá trình này từng bước dưới đây: -

Điều lệ dự án

Điều lệ dự án là một phần không thể thiếu trong Quản lý tích hợp dự án, nếu không có điều lệ dự án thì dự án không thể bắt đầu. Nó chính thức cho phép và xác định các mục tiêu của dự án. Nó bao gồm tên, mô tả và kết quả của dự án, thường được viết bởi người có thẩm quyền cao hơn người quản lý dự án.

Đầu vào	Công cụ & Kỹ thuật	Kết quả đầu ra
Tuyên bố kế hoạch công việc	Phán đoán chuyên môn	Điều lệ dự án
Trường hợp kinh doanh
Hợp đồng
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Nội dung quy trình tổ chức

Kế hoạch quản lý dự án

Việc phát triển kế hoạch dự án sử dụng kết quả đầu ra của các quy trình lập kế hoạch khác để tạo ra một tài liệu hợp lý, nhất quán có thể được sử dụng để hướng dẫn cả việc kiểm soát dự án và thực hiện dự án. Kế hoạch quản lý dự án được sử dụng để chỉ đạo thực hiện dự án, ghi lại các giả định về lập kế hoạch dự án, liên lạc giữa các bên liên quan để kiểm soát dự án tốt hơn, v.v.

Đầu vào	Công cụ & Kỹ thuật	Kết quả đầu ra
Điều lệ dự án	Phán đoán chuyên môn	Kế hoạch quản lý dự án
Đầu ra từ quá trình lập kế hoạch
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Nội dung quy trình tổ chức

Chỉ đạo và quản lý công việc dự án

Đó là một quá trình trong đó công việc sẽ được thực hiện như được xác định trong kế hoạch quản lý dự án và thực hiện các thay đổi liên quan đến yêu cầu của dự án.

Đầu vào	Công cụ & Kỹ thuật	Kết quả đầu ra
Kế hoạch quản lý dự án	Phán đoán chuyên môn	Phân phôi
Yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt	Hệ thống thông tin quản lý dự án	Thông tin hiệu suất công việc
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp		Thay đổi yêu cầu
Nội dung quy trình tổ chức		Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
		Cập nhật tài liệu dự án

Giám sát và kiểm soát công việc dự án

Giai đoạn này bao gồm việc theo dõi, xem xét và báo cáo tiến độ của dự án nhằm đáp ứng các mục tiêu hiệu suất được xác định trong kế hoạch quản lý dự án.

Đầu vào	Công cụ & Kỹ thuật	Kết quả đầu ra
Kế hoạch quản lý dự án	Phán đoán chuyên môn	Thay đổi yêu cầu
Báo cáo hiệu suất		Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp		Cập nhật tài liệu dự án
Nội dung quy trình tổ chức

Thực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp

Đây là giai đoạn mà tác động của bất kỳ thay đổi nào được đánh giá so với dự án. Nó cần được đánh giá trên toàn bộ dự án. Trong quá trình này, công việc thực tế được phân tích so với kế hoạch dự kiến ​​và thực hiện điều chỉnh nếu chúng không phù hợp hoặc đồng bộ.

Sự khác biệt giữa “công việc giám sát & kiểm soát dự án” và “kiểm soát thay đổi tích hợp” là Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp nhấn mạnh vào việc quản lý bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi dự án trong khi công việc trước đây tập trung vào việc quản lý cách thực hiện phạm vi đó.

Đầu vào	Công cụ & Kỹ thuật	Kết quả đầu ra
Kế hoạch quản lý dự án	Phán đoán chuyên môn	Thay đổi cập nhật trạng thái yêu cầu
Thông tin hiệu suất công việc	Cuộc họp kiểm soát thay đổi	Cập nhật kế hoạch quản lý dự án
Thay đổi yêu cầu		Cập nhật tài liệu dự án
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Nội dung quy trình tổ chức

Đóng dự án hoặc giai đoạn

Đây là giai đoạn hoàn thành chính thức các hoạt động liên quan đến dự án.

Đầu vào	Công cụ & Kỹ thuật	Kết quả đầu ra
Kế hoạch quản lý dự án	Phán đoán chuyên môn	Chuyển đổi sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng
Sản phẩm được chấp nhận		Cập nhật tài sản quy trình tổ chức
Nội dung quy trình tổ chức

Quản lý phạm vi dự án là gì?

Quy trình Quản lý phạm vi xác định công việc nào cần phải thực hiện và đảm bảo rằng dự án chỉ bao gồm công việc đó để hoàn thành dự án.

Tại sao người quản lý cần Quản lý phạm vi dự án

• Nếu không xác định phạm vi dự án thì không thể ước tính được thời gian hoặc chi phí mà dự án sẽ sử dụng
• Quản lý phạm vi xây dựng các quy trình kiểm soát để giải quyết các yếu tố có thể làm thay đổi dự án trong quá trình thực hiện. vòng đời dự án
• Nó giúp tránh những thách thức mà một dự án có thể gặp phải khi phạm vi ngày càng mở rộng và danh sách yêu cầu không theo quy tắc.

Giai đoạn này bao gồm cả-

• Quản lý phạm vi dự án
• Quản lý phạm vi sản phẩm

Quy trình quản lý phạm vi dự án bao gồm các hoạt động sau.

Quy trình xét duyệt	Nhóm dự án	Các điểm chính có thể giao được
Quản lý phạm vi kế hoạch	Lập kế hoạch
Thu thập yêu cầu	Lập kế hoạch	Tài liệu cần thiết
Định nghĩa phạm vi	Lập kế hoạch	Tuyên bố phạm vi dự án
Tạo WBS	Lập kế hoạch	thư mục WBS, WBS
Xác thực phạm vi	Giám sát và kiểm soát	Sản phẩm được chấp nhận
Phạm vi kiểm soát	Giám sát và kiểm soát	Thay đổi yêu cầu

Chúng ta sẽ thấy tất cả quá trình này từng bước dưới đây: -

Quản lý phạm vi kế hoạch

Kế hoạch Quản lý phạm vi sẽ xác định cách xác định, xác nhận và kiểm soát phạm vi.

Đầu vào chính	Công cụ và kỹ thuật	Đầu ra chính
Tuyên bố phạm vi dự án sơ bộ
Điều lệ dự án	Các cuộc họp	Kế hoạch quản lý yêu cầu
Kế hoạch quản lý dự án	Phán quyết của chuyên gia	Kế hoạch quản lý phạm vi
Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
Tài sản quy trình tổ chức

Thu thập yêu cầu

Trong quá trình này, người quản lý sử dụng các kỹ thuật và công cụ khác nhau để thu thập các yêu cầu của dự án từ các bên liên quan. Giai đoạn này rất quan trọng và nếu được thực hiện chính xác thì khả năng xảy ra lỗi trong quá trình thực hiện dự án sẽ ở mức tối thiểu.

Đầu vào chính	Công cụ và kỹ thuật	Đầu ra chính
Điều lệ dự án	Phỏng vấn	Tài liệu yêu cầu
Đăng ký các bên liên quan	Nhóm tập trung	Kế hoạch quản lý yêu cầu
	Kỹ thuật sáng tạo nhóm	Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu
	Hội thảo được hỗ trợ
	khảo sát và bảng câu hỏi
	Sản phẩm mẫu
	Các quan sát
	Kỹ thuật ra quyết định nhóm

Quy trình xác định phạm vi

Quá trình này chỉ rõ cách thức dự án được cho là sẽ tiến triển và những gì dự án không thể làm. Trong quá trình này, dự án sẽ được đảm bảo đi đúng hướng bằng cách xem xét các tài liệu hỗ trợ. Phạm vi kết quả sau đó sẽ đề cập đến các yêu cầu và kỳ vọng của bên liên quan.

Đầu vào chính	Công cụ và kỹ thuật	Đầu ra chính
Điều lệ dự án	Phán quyết của chuyên gia	Tuyên bố phạm vi dự án
Tài liệu yêu cầu	Phân tích sản phẩm	Cập nhật tài liệu dự án
Tài sản quy trình tổ chức	Nhận dạng thay thế
	Hội thảo được hỗ trợ

Tạo WBS (Cấu trúc phân chia công việc)

WBS cho phép người quản lý dự án và nhóm của anh ta chia nhỏ các sản phẩm bàn giao của dự án cấp cao thành các đơn vị công việc nhỏ hơn, có thể quản lý được gọi là gói công việc.

Đầu vào chính	Công cụ và kỹ thuật	Đầu ra chính
Tuyên bố phạm vi dự án	Phân hủy	WBS
Tài liệu yêu cầu		Từ điển WBS
Tài sản quy trình tổ chức		Phạm vi cơ sở
		Cập nhật tài liệu dự án

Xác thực phạm vi

Quá trình xác thực phạm vi liên quan đến sự chấp nhận của khách hàng. Đó là khi khách hàng chính thức chấp nhận tất cả các sản phẩm của dự án. Vào cuối mỗi giai đoạn, quá trình này xảy ra. Trong quá trình này, khách hàng đưa ra phản hồi của họ về công việc đã được thực hiện.

Đầu vào chính	Công cụ và kỹ thuật	Đầu ra chính
Tuyên bố phạm vi dự án	Sự kiểm tra	Chấp nhận bàn giao
Kế hoạch quản lý dự án		Thay đổi yêu cầu
Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu		Cập nhật tài liệu dự án
Sản phẩm được xác thực

Kiểm soát phạm vi

Quá trình hoặc giai đoạn này liên quan đến việc giám sát trạng thái dự án và quản lý các thay đổi về phạm vi. Ngoài ra, nó còn liên quan đến việc đánh giá các yêu cầu bổ sung của khách hàng hoặc chủ động xem xét phạm vi dự án.

Đầu vào chính	Công cụ và kỹ thuật	Đầu ra chính
Kế hoạch quản lý dự án	Phân tích phương sai	Đo lường hiệu suất công việc
Tài liệu yêu cầu		Thay đổi yêu cầu
Ma trận truy xuất nguồn gốc yêu cầu
Nội dung quy trình tổ chức
Thông tin hiệu suất công việc		Cập nhật tài liệu dự án

Những điểm chính cần nhớ khi quản lý phạm vi

• Để tránh vượt quá chi phí và trượt lịch trình, phạm vi cần phải đầy đủ và chính xác.
• Phạm vi cần phải được xác định rõ ràng để tránh những công việc không cần thiết và nhầm lẫn
• Tài liệu phạm vi nên được chia sẻ với tất cả các bên liên quan để tránh sai sót trong thiết kế và yêu cầu
• Cách thực hành tốt cho Quản lý phạm vi là tài liệu phạm vi phải không được thay đổi trong suốt thời gian thực hiện dự án.

Tổng kết

Quản lý phạm vi được sử dụng để xác định phần còn lại của quy trình lập kế hoạch phạm vi sẽ được quản lý như thế nào.

Khía cạnh quan trọng của giai đoạn này

• Phân tích yêu cầu dự án
• Truyền đạt sự thay đổi phạm vi cho tất cả các bên liên quan
• Vai trò và trách nhiệm liên quan đến phạm vi