Top 35 Microsoft Project Câu hỏi và trả lời phỏng vấn (2026)
Jonathan Reed
Chuẩn bị cho một Microsoft Project Thảo luận? Đã đến lúc dự đoán những câu hỏi bạn có thể gặp phải. Hiểu các khái niệm cốt lõi là điều cần thiết, và câu thứ hai phải tham chiếu đến Microsoft Project Phỏng vấn để làm rõ và tập trung.
Khám phá chủ đề này mở ra cánh cửa đến những cơ hội nghề nghiệp vững chắc, được hỗ trợ bởi kinh nghiệm kỹ thuật, kinh nghiệm chuyên môn và kiến thức chuyên môn vững chắc tích lũy được trong quá trình làm việc thực tế. Với kiến thức chuyên môn, kỹ năng phân tích và bộ kỹ năng được trau dồi, cả ứng viên mới ra trường và ứng viên giàu kinh nghiệm đều có thể tự tin xử lý các câu hỏi và câu trả lời phổ biến, chuyên sâu, cơ bản, nâng cao và viva ở mọi cấp độ.
👉 Tải xuống bản PDF miễn phí: Microsoft Project Câu hỏi & câu trả lời phỏng vấn
Microsoft Project Câu hỏi và trả lời phỏng vấn
1) là gì Microsoft Project và các tính năng chính của nó là gì?
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft Hỗ trợ các nhà quản lý dự án trong việc xây dựng kế hoạch, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và phân tích khối lượng công việc. Giải pháp này giúp các tổ chức hợp lý hóa việc lập lịch trình dự án và cải thiện năng suất thông qua tự động hóa.
Tính năng chính:
- Quản lý tác vụ: Tạo, lên lịch và ưu tiên các nhiệm vụ của dự án.
- Biểu đồ Gantt: Hình dung dòng thời gian và sự phụ thuộc.
- Phân bổ nguồn lực: Phân bổ nguồn nhân lực và vật lực một cách hiệu quả.
- Theo dõi và báo cáo: Theo dõi tiến độ bằng bảng thông tin thời gian thực.
- Hội nhập: Làm việc với những người khác Microsoft 365 ứng dụng như Teams và Power BI.
Ví dụ: Trong một dự án phát triển phần mềm, Project có thể liên kết các tác vụ phụ thuộc (ví dụ: “Kiểm thử” chỉ bắt đầu sau khi “Phát triển” hoàn tất).
2) Giải thích các quan điểm khác nhau có sẵn trong Microsoft Project.
Microsoft Project cung cấp nhiều chế độ xem để trực quan hóa dữ liệu dự án từ nhiều góc độ khác nhau.
Quan điểm chung:
| Kiểu xem | Mục đích | Sử dụng ví dụ |
|---|---|---|
| Chế độ xem biểu đồ Gantt | Hiển thị nhiệm vụ và mốc thời gian một cách trực quan | Để theo dõi thời lượng và sự phụ thuộc của nhiệm vụ |
| Lịch Xem | Hiển thị các tác vụ theo định dạng lịch | Lý tưởng cho việc lập lịch trình ngắn hạn |
| Xem sơ đồ mạng | Minh họa sự phụ thuộc của nhiệm vụ | Hữu ích cho phân tích đường dẫn quan trọng |
| Chế độ xem sử dụng tác vụ | Hiển thị phân bổ nhiệm vụ và tài nguyên | Để cân bằng khối lượng công việc tài nguyên |
| Chế độ xem bảng tài nguyên | Liệt kê tất cả các tài nguyên | Để quản lý chi tiết tài nguyên |
Mỗi góc nhìn giúp hiểu rõ hơn về hiệu suất của dự án, cho phép người quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
3) Làm thế nào Microsoft Project tính toán đường dẫn quan trọng?
con đường quan trọng là chuỗi dài nhất các nhiệm vụ phụ thuộc quyết định thời gian thực hiện dự án ngắn nhất có thể.
Microsoft Project tính toán nó bằng:
- Xác định tất cả các nhiệm vụ và sự phụ thuộc.
- Tính bắt đầu sớm (ES) và bắt đầu muộn (LS) ngày.
- Xác định chùng hoặc nổi (khoảng thời gian một nhiệm vụ có thể bị trì hoãn).
- Làm nổi bật đường dẫn với số không nổi như là đường dẫn quan trọng.
Ví dụ: Nếu Nhiệm vụ A → Nhiệm vụ B → Nhiệm vụ C mất tổng cộng 30 ngày và không có thời gian dự phòng, thì trình tự đó sẽ hình thành nên lộ trình quan trọng của dự án.
4) Các loại phụ thuộc nhiệm vụ khác nhau trong Microsoft Project?
Sự phụ thuộc xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Microsoft Project hỗ trợ bốn loại phụ thuộc:
| Loại phụ thuộc | Mô tả Chi tiết | Ví dụ |
|---|---|---|
| Kết thúc-Bắt đầu (FS) | Nhiệm vụ B bắt đầu sau khi Nhiệm vụ A kết thúc | Việc mã hóa bắt đầu sau khi thiết kế kết thúc |
| Bắt đầu-để-Bắt đầu (SS) | Nhiệm vụ B bắt đầu khi Nhiệm vụ A bắt đầu | Kiểm thử bắt đầu khi quá trình phát triển bắt đầu |
| Hoàn thiện đến Hoàn thiện (FF) | Nhiệm vụ B kết thúc khi Nhiệm vụ A kết thúc | Tài liệu kết thúc khi dự án hoàn thành |
| Từ đầu đến cuối (SF) | Nhiệm vụ B kết thúc khi Nhiệm vụ A bắt đầu | Shift kịch bản bàn giao |
Những mối quan hệ này giúp xác định trình tự dự án và logic lập lịch trình một cách chính xác.
5) Giải thích sự khác biệt giữa dữ liệu cơ sở và dữ liệu thực tế trong Microsoft Project.
A cơ sở là ảnh chụp nhanh của kế hoạch dự án ban đầu được sử dụng để so sánh hiệu suất, trong khi dữ liệu thực tế phản ánh tiến độ thực tế của dự án.
| Yếu tố | Baseline | Thực tế |
|---|---|---|
| Mục đích | Hoạt động như tài liệu tham khảo để so sánh | Phản ánh sự tiến bộ thực sự |
| Dữ liệu đã thu thập | Kế hoạch bắt đầu, kết thúc, chi phí và công việc | Bắt đầu, kết thúc, chi phí và công việc thực tế |
| Thời gian | Thiết lập trước khi thực hiện dự án | Cập nhật trong quá trình thực hiện |
Ví dụ: Nếu một nhiệm vụ được lên kế hoạch trong 5 ngày nhưng mất 8 ngày, Project sẽ tính toán phương sai để hiển thị độ lệch so với đường cơ sở.
6) Làm thế nào bạn có thể quản lý việc phân bổ quá mức tài nguyên trong Microsoft Project?
Phân bổ quá mức tài nguyên xảy ra khi một tài nguyên được giao nhiều công việc hơn khả năng hiện có của nó. Để quản lý tình trạng này:
- Sử dụng chế độ xem Trang tài nguyên để xác định các nguồn lực được phân bổ quá mức (được đánh dấu màu đỏ).
- Tự động cân bằng tài nguyên: Đến phần Tài nguyên → Tùy chọn cân bằng.
- Điều chỉnh Đơn vị phân công hoặc Thời lượng nhiệm vụ.
- Sử dụng Lịch tài nguyên để phản ánh tình trạng sẵn có thực tế.
Ví dụ: Nếu một nhà phát triển được phân bổ 16 giờ/ngày, việc cân bằng tài nguyên sẽ phân bổ lại khối lượng công việc để duy trì lịch trình thực tế.
7) Nhiệm vụ định kỳ là gì và bạn tạo chúng như thế nào? Microsoft Project?
Nhiệm vụ định kỳ là những hoạt động lặp đi lặp lại diễn ra theo các khoảng thời gian đều đặn, chẳng hạn như các cuộc họp hàng tuần hoặc đánh giá hàng tháng.
Các bước để tạo:
- Đến phần Nhiệm vụ → Nhiệm vụ → Nhiệm vụ định kỳ.
- Nhập tên nhiệm vụ, thời lượng, tần suất (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng).
- Chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Chỉ định tài nguyên và xác nhận.
Ví dụ: Việc thiết lập “Cuộc họp tình hình dự án hàng tuần” vào mỗi thứ Sáu đảm bảo sự thống nhất trong nhóm mà không cần phải nhập lại thủ công.
8) Mô tả sự khác biệt giữa nhiệm vụ đòi hỏi nỗ lực và nhiệm vụ không đòi hỏi nỗ lực.
| Kiểu | Mô tả Chi tiết | Ví dụ |
|---|---|---|
| Nỗ lực thúc đẩy | Tổng khối lượng công việc vẫn không đổi; việc thay đổi nguồn lực sẽ làm thay đổi thời gian thực hiện nhiệm vụ. | Việc thêm một nhà phát triển sẽ làm giảm thời gian nhưng không làm giảm tổng công sức. |
| Không cần nỗ lực | Thời lượng thực hiện nhiệm vụ vẫn không đổi bất kể có thêm tài nguyên nào không. | Một cuộc họp kéo dài 3 ngày vẫn là 3 ngày dù có 2 hay 10 người tham dự. |
Hiểu được sự khác biệt này rất quan trọng để lập lịch trình chính xác và cân bằng khối lượng công việc.
9) Lịch ảnh hưởng đến việc lập lịch trình như thế nào? Microsoft Project?
Lịch xác định thời gian làm việc và không làm việc cho các nhiệm vụ và tài nguyên. Microsoft Project sử dụng:
- Lịch cơ sở: Xác định tuần làm việc tiêu chuẩn (ví dụ: 9 giờ sáng - 5 giờ chiều, Thứ Hai - Thứ Sáu).
- Lịch tài nguyên: Ghi đè lịch cơ sở để biết tình trạng sẵn có của từng nguồn lực.
- Lịch công việc: Xác định thời gian làm việc cho các nhiệm vụ cụ thể.
Ví dụ: Nhiệm vụ sử dụng lịch làm việc ca đêm sẽ được lên lịch khác với nhiệm vụ sử dụng lịch làm việc ca ngày thông thường.
10) Ưu điểm và nhược điểm của việc sử dụng là gì? Microsoft Project?
| Ưu điểm | Nhược điểm |
|---|---|
| Cung cấp các công cụ lập lịch và theo dõi mạnh mẽ | Đường cong học tập chuyên sâu cho người mới bắt đầu |
| Tích hợp với Office và Power BI | Chi phí cấp phép cao cho doanh nghiệp |
| Tự động hóa đường dẫn quan trọng và các phụ thuộc | Có thể yêu cầu tùy chỉnh cho các nhóm nhanh nhẹn |
| Cho phép báo cáo và phân tích chi tiết | Sự hợp tác hạn chế trong các phiên bản độc lập |
Nhìn chung, Microsoft Project phù hợp nhất cho các dự án có cấu trúc, sử dụng nhiều nguồn lực, trong đó việc kiểm soát và báo cáo chính xác là ưu tiên hàng đầu.
11) Quản lý giá trị kiếm được (EVM) là gì? Microsoft Project?
Quản lý giá trị kiếm được (EVM) là một kỹ thuật đo lường hiệu suất dự án định lượng tích hợp phạm vi, tiến độ và chi phí để đánh giá tiến độ một cách khách quan. Trong Microsoft Project, số liệu EVM được tính toán tự động sau khi nhập giá trị cơ sở và giá trị thực tế.
Các số liệu EVM chính:
| metric | Công thức | Ý nghĩa |
|---|---|---|
| Giá trị kế hoạch (PV) | % Đã lên kế hoạch × Ngân sách | Chi phí dự toán cho công việc theo lịch trình |
| Giá trị kiếm được (EV) | % Hoàn thành × Ngân sách | Giá trị công việc thực sự được thực hiện |
| Chi phí thực tế (AC) | Chi phí theo dõi | Chi tiêu thực tế cho công việc đã hoàn thành |
| Lập lịch Phương sai (SV) | EV - PV | Chỉ số hiệu suất thời gian |
| Phương sai chi phí (CV) | EV − AC | Chỉ số hiệu suất chi phí |
Ví dụ: SV dương cho thấy tiến độ vượt kế hoạch, trong khi CV âm phản ánh tình trạng vượt chi phí.
12) Làm thế nào để bạn thiết lập và quản lý đường cơ sở của dự án trong Microsoft Project?
A cơ sở thể hiện ảnh chụp nhanh cố định về lịch trình, chi phí và phạm vi ban đầu của dự án, được sử dụng để so sánh trong tương lai.
Các bước để thiết lập đường cơ sở:
- Hoàn thiện kế hoạch dự án của bạn với tất cả các nhiệm vụ, nguồn lực và chi phí.
- Đến phần Dự án → Đặt đường cơ sở → Đặt đường cơ sở cho toàn bộ dự án.
- Khi quá trình thực hiện diễn ra, hãy sử dụng Theo dõi chế độ xem Gantt để hình dung sự khác biệt giữa giá trị cơ sở và giá trị thực tế.
Ví dụ: Nếu đường cơ sở cho thấy hoàn thành trong 60 ngày nhưng tiến độ thực tế lại là 75 ngày, thì sự sai lệch này làm nổi bật tình trạng thiếu hiệu quả hoặc chậm trễ trong việc lập lịch trình.
13) Làm thế nào bạn có thể theo dõi tiến độ dự án trong Microsoft Project?
Microsoft Project cho phép nhiều phương pháp theo dõi tiến trình:
- Hoàn thành toàn bộ: Nhập phần trăm hoàn thành cho từng nhiệm vụ.
- Ngày bắt đầu/kết thúc thực tế: Ghi lại ngày bắt đầu và kết thúc công việc một cách chính xác.
- Công cụ cập nhật dự án: Cho phép cập nhật hàng loạt để theo dõi tiến độ.
- Theo dõi chế độ xem Gantt: So sánh tiến độ cơ sở và tiến độ thực tế một cách đồ họa.
Ví dụ: Nếu một nhiệm vụ được lên kế hoạch trong 10 ngày hoàn thành được 50% sau 6 ngày, người quản lý dự án có thể dự đoán khả năng trượt tiến độ và thực hiện hành động khắc phục.
14) Nhóm tài nguyên trong Microsoft Project và chúng được sử dụng như thế nào?
A Hồ bơi tài nguyên là kho lưu trữ tài nguyên chung (con người, thiết bị, vật liệu) có thể được sử dụng cho nhiều dự án. Nó ngăn ngừa tình trạng trùng lặp và thúc đẩy tối ưu hóa tài nguyên.
Các bước để tạo:
- Tạo tệp mới → Xác định tài nguyên → Lưu dưới dạng “Resource Pool.mpp.”
- Trong các dự án khác, hãy đi đến Tài nguyên → Chia sẻ tài nguyên → Sử dụng nhóm tài nguyên.
Ví dụ: Nếu nhiều dự án sử dụng cùng một nhà thiết kế, Microsoft Project đảm bảo khối lượng công việc của họ được theo dõi chính xác trên tất cả các lịch trình được liên kết.
15) Sự khác biệt giữa một nhiệm vụ và một cột mốc là gì? Microsoft Project?
| Tính năng | Nhiệm vụ | Milestone |
|---|---|---|
| Định nghĩa | Đại diện cho một đơn vị công việc cụ thể | Đánh dấu một sự kiện quan trọng hoặc điểm kiểm tra |
| Độ dài khóa học | Có thời lượng có thể đo được | Thời lượng = 0 ngày |
| Phụ thuộc | Có thể có người tiền nhiệm/người kế nhiệm | Được sử dụng như dấu hiệu phụ thuộc |
| Ví dụ | “Phát triển mô-đun UI” | “Phê duyệt thiết kế UI” |
Các mốc quan trọng rất quan trọng trong việc theo dõi tiến độ và đánh dấu sự hoàn thành các giai đoạn của dự án, chẳng hạn như "Đã phê duyệt nguyên mẫu" hoặc "Trực tiếp".
16) Làm thế nào để tạo báo cáo trong Microsoft Project?
Microsoft Project bao gồm các báo cáo được xây dựng sẵn và có thể tùy chỉnh để theo dõi tiến độ, chi phí và tài nguyên.
Bước sau:
- Hướng đến Báo cáo → Bảng thông tin / Tài nguyên / Chi phí / Đang tiến hành.
- Chọn từ các mẫu như Tổng Quan Dự Án, Tổng quan về chi phí, hoặc là Nhiệm vụ quan trọng.
- Tùy chỉnh hình ảnh bằng cách thêm biểu đồ, bảng hoặc trường.
Ví dụ: “Báo cáo tổng quan về dự án” hiển thị phần trăm hoàn thành, tổng chi phí và các nhiệm vụ còn lại — một bản tóm tắt hữu ích cho các bên liên quan hoặc ban điều hành đánh giá.
17) Giải thích cách sử dụng bộ lọc và nhóm trong Microsoft Project.
Bộ Lọc và Nhóm tinh chỉnh khả năng hiển thị dữ liệu để phân tích tốt hơn:
- Bộ lọc: Chỉ hiển thị các tác vụ đáp ứng các tiêu chí cụ thể (ví dụ: tác vụ chưa hoàn thành, tác vụ đường dẫn quan trọng).
- Phân nhóm: Phân loại nhiệm vụ hoặc tài nguyên theo thuộc tính (ví dụ: theo phòng ban, loại tài nguyên).
Ví dụ: Người quản lý có thể lọc "Nhiệm vụ chậm tiến độ" hoặc nhóm tài nguyên theo "Loại kỹ năng" để xác định sự mất cân bằng khối lượng công việc.
Các công cụ này giúp tập trung vào những hiểu biết có thể thực hiện được, đặc biệt là trong các kế hoạch dự án lớn hoặc phức tạp.
18) Các trường tùy chỉnh là gì trong Microsoft Projectvà tại sao chúng được sử dụng?
Các trường tùy chỉnh cho phép người dùng tạo các cột dữ liệu bổ sung phù hợp với nhu cầu cụ thể của dự án, cải thiện báo cáo và phân tích.
Các loại trường tùy chỉnh:
| Loại trường | Mục đích | Ví dụ |
|---|---|---|
| bản văn | Thêm nhãn mô tả | “Loại rủi ro” |
| Con số | Gán các giá trị số | “Mức độ ưu tiên” |
| Ngày | Theo dõi thời hạn | "Kế tiếp RevNgày mới” |
| Flag | Chỉ số nhị phân | “Rủi ro nghiêm trọng – Có/Không” |
Ví dụ: Việc thêm trường tùy chỉnh “Mức độ rủi ro” cho phép người quản lý dự án lọc và báo cáo nhiệm vụ dựa trên mức độ rủi ro.
19) Macro có thể được sử dụng như thế nào trong Microsoft Project?
Macro trong Microsoft Project tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại thông qua VBA (Visual Basic cho ứng dụng) viết kịch bản.
Sử dụng chung:
- Tự động tạo báo cáo.
- Áp dụng định dạng hàng loạt cho các tác vụ hoặc tài nguyên.
- Nhập/xuất dữ liệu hiệu quả.
Ví dụ: Macro có thể tự động đánh dấu các tác vụ vượt quá thời gian dự kiến hơn 10%.
Để tạo macro: Xem → Macro → Ghi Macro → Thực hiện hành động → Dừng ghi.
Điều này làm giảm đáng kể lỗi thủ công và cải thiện năng suất trong các dự án quy mô lớn.
20) Bạn xử lý sự chậm trễ của dự án bằng cách nào? Microsoft Project?
Việc xử lý sự chậm trễ của dự án bao gồm các biện pháp khắc phục và phòng ngừa trong Dự án:
- Phân tích Đường dẫn quan trọng: Xác định những nhiệm vụ bị trì hoãn nào sẽ ảnh hưởng đến ngày kết thúc dự án.
- Điều chỉnh sự phụ thuộc: Sửa đổi các liên kết để đẩy nhanh các tác vụ song song.
- Thêm tài nguyên: Tăng cường nhân lực cho các hoạt động quan trọng.
- Thiết lập lại đường cơ sở: Nếu có thay đổi lớn về lịch trình, hãy thiết lập một đường cơ sở mới.
- Giao tiếp: Sử dụng báo cáo sai lệch để cập nhật cho các bên liên quan.
Ví dụ: Nếu giai đoạn "Thử nghiệm" bị trì hoãn 5 ngày, việc "Đào tạo người dùng" chồng chéo có thể giảm thiểu tác động và duy trì tính toàn vẹn của lịch trình tổng thể.
21) Mẫu dự án trong Microsoft Project và chúng hữu ích như thế nào?
A mẫu dự án in Microsoft Project đóng vai trò là một cấu trúc được xác định trước, bao gồm các tác vụ, lịch và cài đặt tài nguyên cho các loại dự án thường dùng. Mẫu giúp đẩy nhanh quá trình tạo dự án và đảm bảo chuẩn hóa trên toàn tổ chức.
Lợi ích của mẫu:
- Giảm thời gian thiết lập cho các loại dự án định kỳ.
- Đảm bảo tính nhất quán trong trình tự nhiệm vụ và quy ước đặt tên.
- Cho phép đưa vào các phương pháp hay nhất và chính sách của tổ chức.
- Cải thiện độ chính xác của ước tính thời gian và chi phí.
Ví dụ: Một công ty phần mềm có thể tạo ra "Mẫu phát hành sản phẩm" bao gồm các giai đoạn chuẩn—Lập kế hoạch, Phát triển, Kiểm tra và Triển khai—đảm bảo tính thống nhất trong tất cả các dự án trong tương lai.
22) Làm thế nào có thể Microsoft Project tích hợp với những người khác Microsoft các công cụ như Power BI hoặc Teams?
Tích hợp giữa Microsoft Project, Power BIvà Đội tăng cường khả năng cộng tác, trực quan hóa dữ liệu và báo cáo:
- Tích hợp Power BI: Cho phép xuất dữ liệu dự án để phân tích nâng cao và tạo bảng thông tin. Các trường dữ liệu dự án như nhiệm vụ, chi phí và tiến độ được hiển thị trực quan trên biểu đồ thời gian thực.
- Tích hợp nhóm: Cho phép cộng tác dự án trực tiếp trong các kênh Teams để thảo luận, chia sẻ tệp và theo dõi nhiệm vụ.
- SharePoint / OneDrive: Cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu và kiểm soát phiên bản cho các tệp liên quan đến dự án.
Ví dụ: Người quản lý dự án có thể sử dụng Power BI để trực quan hóa sự khác biệt của nhiệm vụ và chia sẻ báo cáo qua Teams cho các cuộc họp thường nhật.
23) Phân tích phương sai là gì? Microsoft Project và tại sao nó quan trọng?
Phân tích phương sai xác định độ lệch giữa hiệu suất dự án theo kế hoạch (cơ sở) và thực tế về mặt thời gian, chi phí và công việc. Điều này rất quan trọng để theo dõi hiệu suất và quản lý rủi ro.
Các trường phương sai chung:
| Phần | Mô tả Chi tiết |
|---|---|
| Phương sai khởi đầu | Sự khác biệt giữa khởi đầu cơ sở và khởi đầu thực tế |
| Kết thúc phương sai | Sự khác biệt giữa đường cơ sở và đường hoàn thiện thực tế |
| Phương sai chi phí | EV − AC (Giá trị thu được − Chi phí thực tế) |
| Phương sai công việc | Giờ làm việc theo kế hoạch so với giờ làm việc thực tế |
Ví dụ: Nếu “Kiểm tra” được lên kế hoạch bắt đầu vào ngày 1 tháng 11 nhưng bắt đầu vào ngày 5 tháng 11, thì Độ lệch bắt đầu = +4 ngày, báo hiệu sự chậm trễ trong lịch trình.
24) Những phương pháp tốt nhất để sử dụng là gì? Microsoft Project có hiệu quả?
Thực hành tốt nhất:
- Xác định Cấu trúc phân chia công việc (WBS) rõ ràng trước khi lên lịch các nhiệm vụ.
- Đặt ra các đường cơ sở thực tế trước khi bắt đầu thực hiện.
- Cập nhật thường xuyên tiến độ thực tế để duy trì độ chính xác của lịch trình.
- Tránh lạm dụng các ràng buộc; để các phụ thuộc điều khiển lịch trình
- Sử dụng Cân bằng Tài nguyên để giải quyết xung đột khối lượng công việc.
- Tạo báo cáo định kỳ để theo dõi hiệu suất.
- Sao lưu và kiểm soát phiên bản tệp dự án để đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.
Ví dụ: Thói quen cập nhật hàng tuần đảm bảo ban quản lý có thể phát hiện sớm rủi ro và chủ động điều chỉnh nguồn lực.
25) Một số thách thức phổ biến khi sử dụng là gì? Microsoft Project và làm sao để giảm thiểu chúng?
| Thách thức | Mô tả Chi tiết | Chiến lược giảm thiểu |
|---|---|---|
| Giao diện phức tạp | Đường cong học tập chuyên sâu cho người mới bắt đầu | Sử dụng mẫu và tài nguyên đào tạo |
| Phân bổ quá mức tài nguyên | Tài nguyên được phân bổ vượt quá khả năng | Áp dụng cân bằng tài nguyên |
| Thiếu sự hợp tác thời gian thực | Cập nhật máy tính để bàn tĩnh | Sử dụng Project cho Web hoặc Teams |
| Đường cơ sở không chính xác | Ước tính ban đầu kém | Tiến hành hội thảo xác nhận phạm vi |
| Quá phụ thuộc vào đầu vào thủ công | Cập nhật tốn thời gian | Sử dụng macro hoặc Power Automate |
Bằng cách kết hợp đào tạo kỹ thuật với quản trị dữ liệu nhất quán, những thách thức này có thể được giảm thiểu hiệu quả.
26) Làm thế nào Microsoft Project hỗ trợ phương pháp luận dự án Agile và lai?
Phiên bản hiện đại của Microsoft Project (đặc biệt Dự án cho Web và Dự án trực tuyến) bao gồm Quan điểm nhanh nhẹn như là Cuộc đánh nhau và Kanban Ban.
- cặn bã: Hỗ trợ sprint, danh sách tồn đọng sản phẩm và biểu đồ burndown.
- Kanban: Cho phép kéo và thả thẻ tác vụ để trực quan hóa quy trình làm việc.
Các dự án lai có thể kết hợp lập lịch Gantt truyền thống với bảng nhiệm vụ Agile, mang lại sự linh hoạt trong việc quản lý các mục tiêu.
Ví dụ: Một dự án tiếp thị có thể sử dụng biểu đồ Gantt cho mốc thời gian tổng thể trong khi nhóm thiết kế theo dõi các nhiệm vụ sprint trên bảng Kanban.
27) Sự khác biệt giữa Microsoft Project Tiêu chuẩn, Chuyên nghiệp và Dự án trực tuyến?
| Edition | Triển khai | Các tính năng chính |
|---|---|---|
| Tiêu chuẩn | Chỉ dành cho máy tính để bàn | Lên lịch và theo dõi cơ bản |
| Chuyên nghiệp | Máy tính để bàn + Trực tuyến | Hợp tác, tích hợp SharePoint |
| Dự án trực tuyến / Dự án cho Web | Dựa trên đám mây | Hợp tác thời gian thực, tích hợp Power BI, bảng linh hoạt |
Ví dụ: Các doanh nghiệp thường lựa chọn Dự án trực tuyến để cộng tác từ xa và khả năng hiển thị ở cấp độ danh mục đầu tư trên nhiều dự án.
28) Vai trò của Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là gì? Microsoft Project?
A Cấu trúc phân chia công việc phân chia dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Trong Microsoft Project, WBS xuất hiện dưới dạng thụt lề nhiệm vụ theo thứ bậc.
Ưu điểm:
- Tạo điều kiện phân bổ trách nhiệm rõ ràng.
- Nâng cao độ chính xác của việc lập lịch trình.
- Cho phép theo dõi tiến độ chi tiết.
Ví dụ:
WBS cho một dự án xây dựng có thể bao gồm:
- Foundation
- 1.1 Khai quật
- 1.2 Đổ bê tông
- 1.3 Kiểm tra
Cấu trúc như vậy giúp đơn giản hóa việc báo cáo và theo dõi trạng thái.
29) Bạn có thể sử dụng như thế nào Microsoft Project để quản lý danh mục đầu tư (PPM)?
Quản lý danh mục đầu tư cho phép các tổ chức ưu tiên và cân bằng nhiều dự án dựa trên các mục tiêu chiến lược.
Các chức năng PPM chính trong Microsoft Project:
- Điều chỉnh dự án theo chiến lược của tổ chức.
- Đánh giá năng lực nguồn lực trên tất cả các dự án.
- Thực hiện phân tích tình huống bằng cách sử dụng Máy phân tích danh mục đầu tư trong Dự án Trực tuyến.
- Tạo bảng thông tin quản lý trong Power BI.
Ví dụ: Một công ty có thể so sánh “Dự án A – ROI 12%” với “Dự án B – ROI 20%” để đưa ra quyết định đầu tư dựa trên dữ liệu.
30) Tài nguyên chi phí khác với tài nguyên làm việc như thế nào trong Microsoft Project?
| Loại tài nguyên | Mô tả Chi tiết | Ví dụ |
|---|---|---|
| Nguồn lực làm việc | Biểu thị nỗ lực của con người hoặc máy móc được đo bằng giờ | Nhà phát triển, Kỹ sư |
| Chi phí Tài nguyên | Biểu thị chi phí không phải lao động được đo bằng tiền tệ | Du lịch, Cho thuê thiết bị |
Ví dụ: Việc phân bổ “Nguồn chi phí” là 5,000 đô la cho “Mua thiết bị” cho phép theo dõi chi phí chính xác mà không cần liên kết với giờ làm việc.
31) Sự khác biệt giữa chế độ lập lịch thủ công và tự động là gì?
| Chế độ | Mô tả Chi tiết | Mức độ kiểm soát | Trường hợp sử dụng |
|---|---|---|---|
| Lập lịch thủ công | Ngày bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ được nhập thủ công | Kiểm soát người dùng cao | Kế hoạch sớm hoặc phạm vi không chắc chắn |
| Tự động lập kế hoạch | Dự án tính toán ngày dựa trên sự phụ thuộc | Tự động | Lịch trình ổn định, rõ ràng |
Ví dụ: Trong quá trình lập kế hoạch ban đầu, hãy sử dụng chế độ thủ công; sau khi xác nhận được sự phụ thuộc, hãy chuyển sang chế độ lập lịch tự động để có độ chính xác cao hơn.
32) Có những loại ràng buộc nào khác nhau có sẵn trong Microsoft Project?
Ràng buộc xác định các hạn chế về ngày cho các tác vụ.
| Loại ràng buộc | Mô tả Chi tiết | Ví dụ |
|---|---|---|
| Càng sớm càng tốt (ASAP) | Mặc định; bắt đầu ngay sau phần trước | Lý tưởng cho việc sắp xếp lịch trình linh hoạt |
| Phải bắt đầu vào (MSO) | Ngày bắt đầu cố định | Nhiệm vụ theo yêu cầu của khách hàng |
| Kết thúc Không Later Than (FNLT) | Thực thi thời hạn | Các dự án dựa trên cột mốc |
Sử dụng các ràng buộc một cách chiến lược đảm bảo tính linh hoạt của dự án trong khi vẫn tuân thủ thời hạn kinh doanh.
33) Làm thế nào có thể Microsoft Project hỗ trợ quản lý rủi ro?
Tuy nhiên Microsoft Project không có “mô-đun rủi ro” chuyên dụng, người dùng có thể quản lý rủi ro bằng cách:
- Thêm một bảng “Sổ đăng ký rủi ro” tùy chỉnh với các lĩnh vực như Rủi ro Description, Xác suất, Tác động và Giảm thiểu.
- Phân công rủi ro như nhiệm vụ hoặc cờ liên quan đến các hoạt động bị ảnh hưởng.
- Sử dụng bộ lọc và mã màu để có tầm nhìn xa trong điều kiện rủi ro cao.
Ví dụ: Đánh dấu tất cả các nhiệm vụ với tùy chọn “Rủi ro cao = Có” giúp ưu tiên các hoạt động giảm thiểu trong các đánh giá hàng tuần.
34) Làm thế nào để xuất và chia sẻ báo cáo từ Microsoft Project?
Báo cáo có thể được xuất ra theo nhiều định dạng:
- Excel: Để phân tích bảng chi tiết.
- PDF: Để tóm tắt thông tin cho các bên liên quan.
- Power point: Dành cho các cuộc họp giao ban của ban điều hành.
- Sức mạnh BI: Dành cho bảng thông tin tương tác.
Bước sau:
- Đến phần Tệp → Xuất → Tạo báo cáo hoặc Báo cáo trực quan.
- Chọn định dạng đầu ra mong muốn.
Ví dụ: Việc xuất báo cáo “Tổng quan chi phí” sang Excel cho phép các nhà phân tích tài chính thực hiện phân tích xu hướng về sự thay đổi chi tiêu.
35) Những xu hướng tương lai nào đang định hình sự phát triển của Microsoft Project?
Các xu hướng mới nổi chính bao gồm:
- Dự báo dựa trên AI để quản lý rủi ro và tài nguyên.
- Hội nhập với Microsoft Phi công phụ để cập nhật dự án ngôn ngữ tự nhiên.
- Hệ sinh thái Power Platform nâng cao (Power Automate + Power BI).
- Cộng tác dựa trên đám mây thông qua Dự án cho Web.
- Khả năng lai và linh hoạt được nhúng vào quy trình làm việc chuẩn.
Ví dụ: Trợ lý AI sẽ sớm tự động đề xuất phân bổ lại tài nguyên hoặc tối ưu hóa lịch trình dựa trên dữ liệu hiệu suất lịch sử.
🔍 Đầu trang Microsoft Project Câu hỏi phỏng vấn với các tình huống thực tế và phản hồi chiến lược
Dưới đây là mười câu hỏi phỏng vấn chuyên nghiệp, thực tế liên quan đến Microsoft Project, cùng với những hiểu biết chiến lược về những gì người phỏng vấn mong đợi và các câu trả lời mẫu mạnh mẽ thể hiện cả năng lực kỹ thuật và tính chuyên nghiệp tại nơi làm việc.
1) Bạn thường cấu trúc lịch trình dự án như thế nào? Microsoft Project?
Mong đợi từ ứng viên: Người phỏng vấn muốn hiểu khả năng tổ chức công việc, xác định mối quan hệ phụ thuộc và tạo ra quy trình làm việc hợp lý của bạn.
Câu trả lời ví dụ:
“Tôi bắt đầu bằng cách xác định phạm vi tổng thể của dự án và chia nhỏ thành các giai đoạn cấp cao. Sau đó, tôi phân tích các giai đoạn đó thành các nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ chi tiết. Tôi phân bổ thời lượng, thiết lập các mối quan hệ phụ thuộc và chỉ áp dụng các ràng buộc khi cần thiết. Tôi cũng đặt ra một đường cơ sở để theo dõi hiệu suất dự án theo thời gian. Cách tiếp cận có cấu trúc này cho phép tôi xây dựng một lịch trình dự án rõ ràng và dễ quản lý.”
2) Bạn có thể giải thích sự khác biệt giữa các phụ thuộc Finish-to-Start và Start-to-Start không?
Mong đợi từ ứng viên: Hiểu rõ mối quan hệ nhiệm vụ trong Microsoft Project.
Câu trả lời ví dụ:
“Kết thúc-Bắt đầu nghĩa là tác vụ kế nhiệm không thể bắt đầu cho đến khi tác vụ tiền nhiệm hoàn thành. Bắt đầu-Bắt đầu nghĩa là tác vụ kế nhiệm có thể bắt đầu ngay khi tác vụ tiền nhiệm bắt đầu. FS là phụ thuộc được sử dụng phổ biến nhất, trong khi SS hữu ích khi các luồng công việc song song có thể bắt đầu cùng lúc.”
3) Mô tả cách bạn sử dụng đường cơ sở trong Microsoft Project.
Mong đợi từ ứng viên: Hiểu biết về theo dõi dự án và phân tích phương sai.
Câu trả lời ví dụ:
“Tôi đặt ra một đường cơ sở sau khi phạm vi, thời gian và nguồn lực của dự án được phê duyệt. Tôi sử dụng đường cơ sở này để so sánh tiến độ dự kiến với tiến độ thực tế trong suốt quá trình thực hiện. Điều này cho phép tôi xác định sớm các sai lệch về tiến độ và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết.”
4) Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn quản lý một lịch trình phức tạp. Bạn đã làm như thế nào? Microsoft Project giúp bạn?
Mong đợi từ ứng viên: Khả năng kết hợp sử dụng công cụ với kinh nghiệm thực tế của dự án.
Câu trả lời ví dụ:
“Trong vai trò trước đây, tôi đã quản lý việc triển khai công nghệ liên quan đến nhiều luồng công việc và thời hạn nghiêm ngặt. Microsoft Project cho phép tôi hình dung các mối quan hệ phụ thuộc, xác định các hoạt động trên đường găng và điều chỉnh phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Chế độ xem Gantt và phân tích đường găng đặc biệt hữu ích trong việc ngăn ngừa sự chậm trễ tiến độ.”
5) Bạn xử lý các nguồn lực được phân bổ quá mức như thế nào trong Microsoft Project?
Mong đợi từ ứng viên: Kiến thức về cân bằng tài nguyên và chiến lược quản lý tài nguyên.
Câu trả lời ví dụ:
“Tôi bắt đầu bằng cách xem lại Bảng Tài nguyên và Chế độ xem Sử dụng Tài nguyên để hiểu nguyên nhân của việc phân bổ quá mức. Tôi giải quyết vấn đề bằng cách điều chỉnh đơn vị phân công, phân bổ lại nhiệm vụ cho các thành viên nhóm có sẵn hoặc điều chỉnh ngày thực hiện nhiệm vụ. Nếu cần, tôi sử dụng tính năng cân bằng tài nguyên, nhưng tôi áp dụng thận trọng để tránh những thay đổi lịch trình bất ngờ.”
6) Mô tả một tình huống mà các yêu cầu của dự án thay đổi giữa chừng. Bạn đã điều chỉnh như thế nào? Microsoft Project lịch trình?
Mong đợi từ ứng viên: Tính linh hoạt, khả năng quản lý thay đổi và thành thạo công cụ.
Câu trả lời ví dụ:
“Ở công việc trước đây của tôi, một khách hàng đã yêu cầu bổ sung các tính năng giữa chừng khi đang triển khai dự án. Tôi đã đánh giá tác động bằng cách cập nhật thời lượng tác vụ, thêm tác vụ mới và điều chỉnh các phụ thuộc. Sau đó, tôi so sánh lịch trình mới với lịch trình cơ sở, thảo luận về các tác động của mốc thời gian với các bên liên quan và triển khai kế hoạch cập nhật.”
7) Bạn sử dụng tính năng đường dẫn quan trọng như thế nào trong Microsoft Project?
Mong đợi từ ứng viên: Hiểu biết về tối ưu hóa lịch trình theo mốc quan trọng.
Câu trả lời ví dụ:
“Tôi xác định lộ trình quan trọng để hiểu rõ những nhiệm vụ nào ảnh hưởng trực tiếp đến ngày hoàn thành dự án. Bằng cách giám sát chặt chẽ các nhiệm vụ này và đảm bảo không có sự chậm trễ nào, tôi duy trì được tiến độ dự án. Nếu rủi ro phát sinh, tôi tập trung vào việc phân bổ lại nguồn lực hoặc điều chỉnh các yếu tố phụ thuộc cụ thể trong lộ trình quan trọng để bảo vệ tiến độ chung.”
8) Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn phải thông báo rủi ro về lịch trình cho các bên liên quan.
Mong đợi từ ứng viên: Kỹ năng giao tiếp và nhận thức rủi ro.
Câu trả lời ví dụ:
“Trong vai trò cuối cùng của tôi, tôi nhận thấy sự trượt dốc trong một số nhiệm vụ trên lộ trình quan trọng do sự chậm trễ của nhà cung cấp. Tôi đã sử dụng Microsoft Project để tạo báo cáo sai số và biểu đồ Gantt trực quan nhằm minh họa rõ ràng tác động. Tôi đã trình bày thông tin cho các bên liên quan cùng với các phương án giảm thiểu, giúp họ nhanh chóng đưa ra quyết định sáng suốt.”
9) Bạn theo dõi tiến độ dự án như thế nào? Microsoft Project?
Mong đợi từ ứng viên: Kiến thức thực tế về việc cập nhật nhiệm vụ và phân tích số liệu.
Câu trả lời ví dụ:
“Tôi theo dõi tiến độ dự án bằng cách cập nhật tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc thực tế, cũng như giá trị công việc thực tế. Tôi xem xét biểu đồ Gantt theo dõi và bảng biến động để nắm rõ hiệu suất tiến độ. Điều này cho phép tôi đảm bảo kế hoạch dự án chính xác và minh bạch cho tất cả các bên liên quan.”
10) Mô tả cách bạn quản lý nhiều dự án trong Microsoft Project.
Mong đợi từ ứng viên: Kinh nghiệm với nhóm tài nguyên và lịch trình hợp nhất.
Câu trả lời ví dụ:
“Ở vị trí trước đây, tôi đã quản lý nhiều dự án đồng thời bằng cách tạo một nhóm tài nguyên chung để tránh phân bổ quá mức cho các sáng kiến. Tôi cũng đã xây dựng một tệp dự án chính để hợp nhất tất cả các dự án con, giúp tôi phân tích các mối quan hệ phụ thuộc giữa các dự án, theo dõi tiến độ và trao đổi các ưu tiên.”
