Microsoft Visio Hướng dẫn: MS Visio là gì? Cách sử dụng [Ví dụ]

Là gì Microsoft Visio?

Microsoft Visio là một công cụ tạo sơ đồ để tạo sơ đồ và đồ họa vector đơn giản cũng như phức tạp. Nó cho phép bạn tạo biểu đồ tổ chức chi tiết, sơ đồ mặt bằng và sơ đồ trục theo nhu cầu kinh doanh của bạn. Nó đi kèm với các mẫu tích hợp giúp bạn tạo sơ đồ ảo với bất kỳ độ phức tạp nào như tác phẩm nghệ thuật dựa trên hình dạng hoặc bản vẽ phức tạp.

Lịch sử của Microsoft Visio

Năm	Milestone
1990	Visio có nguồn gốc từ năm 1990 là một sản phẩm của Shareware Corp với phiên bản 1.0 được phát hành năm 1992.
1995	Công ty được đổi tên thành Visio Corp.
2000	Microsoft Tập đoàn đã mua nó.
2002	Đã phát hành phiên bản 10.0 (bỏ qua phiên bản 7.0 đến 9.0) để phù hợp với số bản phát hành Office.
2007	Visio 2007 được phát hành vào ngày 30 tháng 2006 năm XNUMX bởi Microsoft.
2010	Visio 14.0 được phát hành với các phiên bản Tiêu chuẩn, Chuyên nghiệp, Cao cấp.
2016	Đã phát hành v 16.0 với các phiên bản Standard, Professional và Office 365.
2019	Visio phát hành phiên bản chuyên nghiệp và tiêu chuẩn.
2021	Bạn có thể chọn Microsoft 365, Visio Plan 1 hoặc Plan 2 theo yêu cầu của bạn.

Các loại tệp Visio

Bây giờ trong hướng dẫn MS Visio này, chúng ta sẽ tìm hiểu về các loại tệp Visio khác nhau. Sau đây là các loại tệp quan trọng có sẵn trong phần mềm Visio:

VSD (Visio Drawing): Phần mở rộng tệp này được liên kết với định dạng tệp nhị phân Visio. Nó được sử dụng để lưu trữ sơ đồ và tập tin tài liệu sơ đồ.

VSS (Visio Macintosh): Phần mở rộng tập tin này được liên kết với Microsoft Visio. Tệp chứa các hình dạng thông minh (bút tô). Tệp có định dạng tài liệu Visio nhị phân.

VST (Mẫu Visio): Phần mở rộng tệp VST được liên kết với Microsoft Visio mẫu.

VDW (bản vẽ Visio Web): Phần mở rộng VDW được liên kết với Microsoft Office Visio. Nó chứa bản vẽ web được tạo trong Microsoft Visio văn phòng.

Tải xuống và cài đặt Visio

Ghi chú: Bạn cần phải có giấy phép Visio đang hoạt động để tải xuống Visio. Bạn cần chạy phiên bản “Click-to-Run” của Microsoft Office trước khi cài đặt Visio. Phiên bản Click-to-Run được cài đặt từ https://www.office.com.

Cách khởi động Visio

Bước 1) Bấm vào nút “bắt đầu”.

Nhập Visio vào hộp “tìm kiếm”.

Nhấp vào menu “Visio 2013”.

Bạn cũng có thể đăng ký với Office 365 và truy cập Microsoft Visio Trực tuyến.

và tạo sơ đồ

Các thành phần quan trọng của Visio

Bây giờ trong hướng dẫn Visio dành cho người mới bắt đầu này, chúng ta hãy tìm hiểu về các thành phần quan trọng của Microsoft Visio. Dưới đây là các thành phần thiết yếu của công cụ Visio:

giấy nến

Giấy nến chứa một bộ sưu tập các hình dạng liên quan. Ví dụ: trong mẫu quy trình công việc, có một khuôn tô chứa tất cả các hình dạng đối tượng quy trình làm việc.

Bạn sẽ thấy các hình mẫu ở phía bên trái của trang bản vẽ.

Thanh công cụ Truy cập Nhanh

Thanh công cụ Truy cập Nhanh cho phép bạn thêm lệnh thường được sử dụng để bạn có thể dễ dàng truy cập lệnh đó khi cần.

Băng rôn

Ribbon là một bảng chứa các nhóm nút chức năng và danh sách thả xuống được sắp xếp theo tab. Nhóm tab này ảnh hưởng đến các chức năng khác nhau của Visio.

Ribbon được thiết kế để tìm các lệnh mà bạn cần để hoàn thành một tác vụ. Nó bao gồm thiết kế trang, chèn đối tượng vào trang hoặc liên kết dữ liệu với hình dạng.

Tab Tệp (Chế độ xem hậu trường)

Tab File cung cấp một vị trí tập trung được gọi là Backstage View. Nó cho phép bạn thực hiện nhiều tác vụ quản lý tệp Visio khác nhau như tạo, đóng, chia sẻ, lưu, in, chuyển đổi sang PDF và gửi email.

Trong Visio, chế độ xem Backstage rất quan trọng. Nó cho phép bạn xem các thuộc tính tài liệu, xóa thông tin cá nhân và giảm kích thước tệp bằng cách loại bỏ các mục không sử dụng.

Quay lại – Quay lại vùng bản vẽ đang làm việc.
Thông tin – Cho phép bạn xóa thông tin cá nhân, hạn chế quyền, giảm kích thước tệp. Nó cũng giúp bạn kiểm tra tính tương thích với các phiên bản Visio cũ hơn.
Mới – Cho phép bạn tạo bản vẽ gốc từ vùng vẽ trống hoặc sử dụng mẫu được định dạng sẵn.
Mở – Mở một bản vẽ.
Tiết kiệm – Lưu bản vẽ.
Save As – Cho phép bạn lưu lại bản vẽ đã lưu dưới dạng tên tệp hoặc loại tệp khác.
In – Cho phép xem và in sơ đồ cuối cùng.
Chia sẻ– Chia sẻ sơ đồ với người khác.
Xuất khẩu– Xuất sơ đồ của bạn sang PDF, XPS, v.v.
Tài khoản- Cho phép bạn quản lý hồ sơ của bạn.
Các lựa chọn – Cho phép bạn thực hiện các thay đổi liên quan đến kiểm chứng và ngôn ngữ.

Tab Trang chủ

Đây là tab mặc định trong Visio. Nó cho phép bạn thay đổi kích thước phông chữ, màu sắc, căn chỉnh văn bản, tìm bất kỳ văn bản nào, tô màu cho hình dạng, cắt, sao chép và dán hình dạng cũng như văn bản.

Tab chèn

Tab chèn cho phép bạn chèn hình minh họa, phần sơ đồ, liên kết và văn bản.

Tab thiết kế

Tab thiết kế cho phép bạn thực hiện các thay đổi về nền, thiết lập trang, đường viền, phối màu và bố cục cơ bản của bản vẽ.

Tab dữ liệu

Bằng cách sử dụng tab dữ liệu, bạn có thể liên kết dữ liệu cơ sở dữ liệu của mình với các hình dạng, tạo đồ họa dữ liệu và chèn chú giải ngang và dọc.

Tab quy trình

Bạn có thể sử dụng tab quy trình để nhập và xuất quy trình làm việc cũng như liên kết quy trình con hiện có với hình dạng trong quy trình lớn hơn.

Revtab iew

Tab này cung cấp cho bạn tính năng thêm nhận xét và kiểm tra chính tả.

Tab Xem

Nó cho phép bạn cá nhân hóa chế độ xem màn hình vẽ của mình. Đối với điều đó, nhiều công cụ khác nhau được cung cấp để thêm thước kẻ, đường lưới, đường dẫn và ngắt trang.

Visio còn cung cấp nút phóng to để phóng to vùng vẽ.

Cách Sử dụng Microsoft Visio

Bây giờ trong hướng dẫn hướng dẫn Visio này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Visio:

Dưới đây là các bước lập kế hoạch và vẽ biểu đồ Visio cơ bản:

Bước 1) Tập hợp các chi tiết phù hợp.
Quyết định những gì bạn đang cố gắng hoàn thành và thu thập các yêu cầu chi tiết phù hợp để vẽ sơ đồ hoặc biểu đồ của bạn.

Bước 2) Xác định loại biểu đồ.
Xác định loại biểu đồ nào phù hợp nhất để minh họa thông tin bạn muốn truyền tải. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ tạo một sơ đồ đăng nhập.

Bước 3) Mở mẫu.
Trong Visio, chọn và mở mẫu theo loại biểu đồ của bạn.

Mỗi hình dạng đại diện cho những thứ khác nhau, từ hình chữ nhật, hình vuông, hình bầu dục và mũi tên đơn giản cho đến hàng trăm hình dạng và biểu tượng chuyên biệt.

Bước 4) Kết nối các hình dạng.
Kéo và kết nối các hình dạng hoặc biểu tượng để minh họa các mục và quy trình của chúng.

Kéo hình kết thúc vào vùng vẽ.
Kéo hình dạng Compare2.
Kéo đầu nối động vào vùng vẽ và kết nối hai hình dạng này.

Bước 5) Thêm nhãn.
Để thêm nhãn, hãy chuyển đến tab Insert rồi nhấp vào “Text Box” và chọn Văn bản ngang Box.

Nhấp vào vùng vẽ để thêm nhãn.

Bước 6) Review sơ đồ của bạn.
Cuối cùng, xem lại sơ đồ của bạn và so sánh với thiết kế thô của bạn.

Dưới đây là ví dụ về sơ đồ khối hiển thị quy trình đăng nhập.

Ứng dụng của Microsoft Visio

Dưới đây là những ứng dụng và chức năng thiết yếu của Microsoft Visio:

Sử dụng	Mô tả Chi tiết
Sơ đồ quy trình kinh doanh	Đây là một trong những ứng dụng Visio được sử dụng phổ biến nhất. Nó giúp bạn minh họa các quy trình kinh doanh.
Sơ đồ tổ chức	Sơ đồ tổ chức thường được sử dụng trong sơ đồ cho doanh nghiệp của bạn.
Sơ đồ động não	Sơ đồ động não cho phép bạn ghi lại và phát triển bất kỳ tập hợp ý tưởng hoặc thông tin liên quan nào như chiến lược kinh doanh mới, đề cương sách, ghi chú du lịch, biên bản cuộc họp, v.v.
Kế hoạch xây dựng	Bạn cũng có thể xây dựng các bản vẽ xây dựng chính xác nhất trong Visio. Sơ đồ này cũng cung cấp góc nhìn từ trên xuống của tường, cửa ra vào, cửa sổ và đồ nội thất.
Sơ đồ	Lưu đồ có thể được sử dụng để ghi lại và phân tích một quy trình; tiêu chuẩn hóa một quy trình để đạt được hiệu quả và chất lượng. Nó cũng được sử dụng để đào tạo hoặc tìm hiểu bởi các bộ phận khác của tổ chức.
nghiên cứu	Visio cung cấp phương pháp tập trung để tạo sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) chuyên nghiệp cho tất cả các loại dự án.
Trong kinh doanh	Bạn có thể vẽ Mô hình hóa và ký hiệu quy trình nghiệp vụ được gọi ngắn gọn là (BPMN). Nó nhắm tới những người tham gia và các bên liên quan khác trong một quy trình kinh doanh.
Trong kỹ thuật hóa học	Visio cho phép bạn vẽ Sơ đồ quy trình (PFD), đây là một loại sơ đồ giải thích mối quan hệ giữa các thành phần khác nhau tại một nhà máy công nghiệp.

Thực tiễn tốt nhất về việc sử dụng Microsoft Visio

Sau đây là những cách thực hành tốt nhất để sử dụng Microsoft Visio:

Bắt đầu với mẫu Visio phù hợp nhất với loại sơ đồ bạn muốn tạo để có được giải pháp kinh doanh của mình. Trong trường hợp mẫu chính xác không có trong thư viện, hãy chọn mẫu gần nhất.
Người sử dụng nên sử dụng các stencil Visio để kéo vào một nhóm các hình dạng giống như stencil Flowchart Shapes cơ bản.
Thêm dữ liệu vào hình dạng của bạn bằng cách nhập vào cửa sổ Dữ liệu hình dạng.

Lợi ích của Microsoft Visio

Sau đây là những lợi ích/nhược điểm của việc sử dụng Microsoft Visio.

VISIO Cung cấp khả năng lập sơ đồ để chuẩn bị các Phần mềm và Cơ sở dữ liệu kỹ thuật kinh doanh khác nhau Archikiến trúc một cách dễ dàng.
Chuẩn bị các mô hình, bản đồ và sơ đồ BPMN. Chuẩn bị Sơ đồ quy trình, Ghi lại các cuộc thảo luận về Brain Storming, v.v.
Visio Standard Online và Visio Professional đều là những sản phẩm có thể tải xuống. Bạn có thể sử dụng các sản phẩm này miễn là chúng tương thích với thiết bị của bạn.
Công cụ này cho phép bạn nắm bắt thông tin theo những cách có giá trị cho bạn và doanh nghiệp của bạn.
Cung cấp hỗ trợ để tạo ra nhiều hình dạng sơ đồ.
Visio Pro cung cấp các tính năng như cập nhật tự động và cài đặt nhiều lần.

Nhược điểm của Visio

Dưới đây là những nhược điểm/nhược điểm của việc sử dụng MS Visio:

Giao diện ribbon không trực quan và ẩn một số tính năng.
Microsoft Visio không có các tính năng như kỹ thuật đảo ngược cho các mô hình cơ sở dữ liệu.
Trong Visio, rất khó để sử dụng phím tắt, thêm kết nối, sao chép và dán, v.v.
Quá trình tải xuống và cài đặt không được suôn sẻ cho lắm.
MS Visio đắt tiền công cụ vẽ sơ đồ so sánh với mức giá thấp hơn của các công cụ tương tự.

Tổng kết

Các loại tệp quan trọng có trong Visio là VSD (Visio Drawing), VSS (Visio Stencil) và VST (Visio Template).
Bạn phải có giấy phép Visio đang hoạt động để tải xuống Visio.
Giấy nến chứa một bộ sưu tập các hình dạng liên quan.
Thanh công cụ Truy cập Nhanh cho phép bạn thêm lệnh thường được sử dụng để bạn có thể dễ dàng truy cập lệnh đó khi cần.
Ribbon là một bảng chứa các nhóm nút chức năng và danh sách thả xuống được sắp xếp theo tab.
Tab Tệp cung cấp một vị trí tập trung được gọi là Chế độ xem hậu trường.
Tab Trang chủ là tab mặc định trong Visio.
Tab Insert cho phép bạn chèn hình minh họa, phần sơ đồ, liên kết và văn bản.
Tab Chèn cho phép bạn thực hiện thay đổi về nền, thiết lập trang, đường viền, phối màu và bố cục cơ bản của bản vẽ.
Bằng cách sử dụng tab dữ liệu, bạn có thể liên kết dữ liệu cơ sở dữ liệu của mình với các hình dạng, tạo đồ họa dữ liệu và chèn chú giải ngang và dọc.
Bạn có thể sử dụng tab này để nhập và xuất quy trình làm việc cũng như liên kết quy trình con hiện có với hình dạng trong quy trình lớn hơn.
RevTab iew cung cấp cho bạn tính năng thêm nhận xét và kiểm tra chính tả.
Tab View cho phép bạn cá nhân hóa chế độ xem màn hình vẽ của mình. Đối với điều đó, nhiều công cụ khác nhau được cung cấp để thêm thước kẻ, đường lưới, đường dẫn và ngắt trang.
Ứng dụng của Microsoft Visio là Sơ đồ quy trình kinh doanh, Sơ đồ tổ chức, Sơ đồ động não và Kế hoạch xây dựng.
VISIO Cung cấp khả năng lập sơ đồ để chuẩn bị các Phần mềm và Cơ sở dữ liệu kỹ thuật kinh doanh khác nhau Archikiến trúc một cách dễ dàng.
Chuẩn bị các mô hình, bản đồ và sơ đồ BPMN. Chuẩn bị Sơ đồ quy trình, Ghi lại các cuộc thảo luận về Brain Storming, v.v.
Giao diện ribbon không trực quan và ẩn một số tính năng.
Microsoft Visio không có các tính năng, như kỹ thuật đảo ngược cho các mô hình cơ sở dữ liệu.