Mô hình Kanban trong kỹ thuật phần mềm là gì?

Kanban là gì?

Kanban là một khuôn khổ rất phổ biến để phát triển trong phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt. Nó cung cấp một cách minh bạch để hình dung các nhiệm vụ và năng lực làm việc của một nhóm. Nó chủ yếu sử dụng bảng vật lý và bảng kỹ thuật số để cho phép các thành viên trong nhóm hình dung được trạng thái hiện tại của dự án mà họ đang thực hiện.

Kanban có nguồn gốc từ Toyota vào những năm 1940. Nghĩa của Kanban trong tiếng Nhật là "bảng quảng cáo". Bảng Kanban có các cột và thẻ câu chuyện. Các cột không là gì cả, nhưng trạng thái và thẻ quy trình công việc không là gì ngoài bản trình bày về nhiệm vụ thực tế mà một thành viên trong nhóm đang thực hiện.

Những tấm thẻ đó mang tín hiệu "đúng lúc cần": một trạm chỉ yêu cầu linh kiện khi thực sự cần, vì vậy không có gì được sản xuất trước. Kanban giữ nguyên ý tưởng đó. Nó là một phương pháp được áp dụng lên quy trình hiện có của bạn chứ không phải là thay thế hoàn toàn, vì vậy nó phù hợp với bất kỳ quy trình nào. Chu trình phát triển phần mềm mô hình bạn đã chạy.

Khi nào nên sử dụng Kanban?

Kanban phù hợp với các nhóm có công việc phát sinh không thể dự đoán trước và cần phát hành ngay khi sản phẩm hoàn thành. Dưới đây là những lý do chính để sử dụng phương pháp Kanban:

• Kanban có thể được sử dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào và nó có thể được sử dụng rất hiệu quả trong phát triển phần mềm. Quản lý dự án Kanban giúp nâng cao hiệu quả của nhóm.
• Nó là một hệ thống dựa trên kéo. Nhiệm vụ sẽ được thực hiện ngay khi một cá nhân rảnh rỗi.
• Kanban nên được sử dụng khi bạn muốn phát hành tác phẩm của mình bất cứ lúc nào. Nó yêu cầu phân nhánh git, nhưng nó có thể thực hiện được.
• Kanban nên được sử dụng khi bạn muốn thay đổi mức độ ưu tiên một cách nhanh chóng. Để làm được điều đó, tất cả những gì bạn cần làm là đặt câu chuyện này lên đầu danh sách việc cần làm.
• Nó nên được sử dụng khi bạn muốn hình dung công việc của mình và bạn muốn xem tiến độ nhiệm vụ của mình một cách trực quan.

Sự phù hợp chỉ là một nửa của quyết định; lợi ích thu được bên dưới là nửa còn lại.

Lợi ích của phương pháp Kanban

Lý lẽ thuyết phục nhất để ủng hộ Kanban là nó cải thiện hiệu quả công việc mà không cần phải tổ chức lại. Không ai thay đổi chức danh và không có lịch trình sprint nào bị áp đặt, nhưng bảng Kanban giúp người dùng dễ dàng nhận biết các vấn đề tồn đọng, tắc nghẽn và những người quá tải ngay từ ngày đầu tiên. Một điểm nghẽn mà mọi người đều có thể nhìn thấy thường sẽ được giải quyết.

Các nhóm áp dụng Kanban thường xuyên báo cáo những lợi ích sau:

• Thời gian giao hàng ngắn hơn: Giới hạn WIP (Work in Progress) giúp giảm thời gian chờ đợi của thẻ, đây là nguyên nhân chính gây ra sự chậm trễ.
• Tính linh hoạt cao hơn: Một mục khẩn cấp có thể được đưa lên đầu cột việc cần làm bất cứ lúc nào, mà không cần chờ đợi quá trình lặp lại.
• Hợp tác tốt hơn: Khi một cột đạt đến giới hạn, các thành viên miễn phí sẽ giúp xóa cột đó thay vì bắt đầu một cột mới.
• Trao quyền cho nhân viên: Cá nhân tự lựa chọn thẻ tín dụng tiếp theo và chịu trách nhiệm về tình trạng của thẻ, điều này giúp loại bỏ các rào cản trong quá trình phê duyệt.
• Dự báo có thể dự đoán được: Chu kỳ sản xuất dựa trên dữ liệu lịch sử cung cấp ước tính thời gian giao hàng dựa trên bằng chứng thay vì chỉ là phỏng đoán.
• Less chất thải: Không có việc gì được bắt đầu trước khi hệ thống có đủ khả năng để hoàn thành nó.

Những kết quả này xuất phát từ bốn nguyên tắc chi phối mọi quá trình triển khai Kanban.

Bốn nguyên tắc của Kanban

Dưới đây là bốn nguyên tắc cốt lõi chính của Kanban:

1. Hãy bắt đầu với những gì bạn có bây giờ: Hệ thống Kanban đề xuất làm việc tăng dần và bắt đầu với những gì bạn hiện có. Vì một trong những thực tiễn của nó là cải tiến liên tục nên bạn phải cải thiện hệ thống dần dần.
2. Đồng ý theo đuổi những thay đổi mang tính tiến hóa, gia tăng: Kanban đề xuất thay đổi tăng dần trong quy trình và bạn không được thực hiện thay đổi lớn trong quy trình trong một lần.
3. Tôn trọng quy trình, vai trò và trách nhiệm hiện tại: Một lần nữa, hãy bắt đầu với những gì bạn có hiện tại và thay đổi quy trình, vai trò và trách nhiệm theo cách tăng dần.
4. Khuyến khích hành vi lãnh đạo ở mọi cấp độ: Mỗi cá nhân có thể đóng vai trò là người lãnh đạo và đưa ra ý tưởng để nâng cao hiệu quả của hệ thống Kanban tổng thể. Bạn không nên nghĩ rằng đây là một hoạt động ở cấp độ quản lý và ngay cả thành viên trẻ nhất trong nhóm cũng có thể đóng vai trò là người lãnh đạo.

Các nguyên tắc mô tả tư duy. Sáu hành động dưới đây mô tả hành vi hàng ngày giúp hiện thực hóa các nguyên tắc đó.

Sáu thực hành cốt lõi của Kanban

Sau đây là sáu nguyên tắc cốt lõi chính của Kanban:

1. Trực quan hóa quy trình làm việcNguyên tắc này đề xuất sử dụng bảng Kanban (bảng vật lý hoặc bảng điện tử) để trực quan hóa quy trình làm việc. Mỗi thành viên trong nhóm phải nhìn thấy thẻ của mình và thẻ của các thành viên khác. Bạn có thể di chuyển thẻ của mình sang các cột khác nhau theo bố cục bảng. Điều này mang lại sự minh bạch cao hơn trong nhóm và cũng giúp dễ dàng giải quyết các vấn đề vướng mắc.
2. Hạn chế công việc đang tiến hành: Kanban là một hệ thống dựa trên kéo và nó cải thiện hiệu quả của nhóm để hạn chế công việc đang tiến hành và có các nhiệm vụ mà nhóm có thể hoàn thành trong khung thời gian nhất định. Giới hạn WIP này áp dụng từ đầu đến cuối quy trình làm việc. Bạn có thể áp dụng giới hạn trên đầu cột bằng số nguyên dương.
3. Tập trung vào dòng chảy: Nguyên tắc này tập trung vào dòng chảy và bất kỳ sự gián đoạn nào. Nếu có sự gián đoạn hoặc chặn, chúng phải được sửa chữa vĩnh viễn.
4. Chính sách rõ ràng: Các chính sách có thể được thiết lập trong một nhóm để giảm bớt việc làm lại và tập trung vào các lĩnh vực cần chú ý hoặc nơi nào hiệu quả hơn.
5. Vòng lặp thông tin phản hồi: Vòng phản hồi rất cần thiết trong Kanban. Nó không chỉ diễn ra trong nội bộ nhóm mà còn giữa nhiều đội, huấn luyện viên, v.v. Điều này giúp cải thiện tình trạng chung của hệ thống Kanban.
6. Cải tiến liên tục: Đây là nguyên tắc cốt lõi của hệ thống Kanban. Nó nói rằng bạn luôn có thể cải tiến quy trình và điều đó sẽ mang lại hiệu quả tốt hơn.

Các hoạt động cần có người chịu trách nhiệm, và Kanban xử lý vấn đề này khác với các phương pháp khác. phương pháp Agile.

Vai trò và trách nhiệm trong Kanban

Kanban không quy định chức danh công việc mới, và đó là điều có chủ ý — nguyên tắc thứ ba yêu cầu bạn tôn trọng các vai trò mà bạn đã có. Một lập trình viên vẫn là một lập trình viên. Tuy nhiên, trên thực tế, hai trách nhiệm sẽ xuất hiện khi bảng Kanban trưởng thành, và các triển khai trưởng thành sẽ nêu rõ tên của chúng.

Quản lý cung cấp dịch vụ Người này chịu trách nhiệm điều phối luồng công việc trên bảng. Họ theo dõi các thẻ công việc bị đình trệ, báo cáo các vấn đề gây tắc nghẽn, đảm bảo các cột công việc nằm trong giới hạn WIP (Work in Progress - công việc đang tiến hành) và điều hành buổi đánh giá, nơi nhóm kiểm tra dữ liệu thời gian chu kỳ của chính mình. Quản lý yêu cầu dịch vụ Người này chịu trách nhiệm quản lý những nội dung được đưa vào bảng, đại diện cho khách hàng đưa ra yêu cầu, sắp xếp cột việc cần làm sao cho mục quan trọng nhất nằm ở trên cùng và nêu rõ chính sách lựa chọn.

Cả hai đều là trách nhiệm chứ không phải là việc tăng thêm nhân lực; một người thường đảm nhiệm cả hai. Điều quan trọng là phải có người chịu trách nhiệm về luồng công việc và người chịu trách nhiệm về khâu tiếp nhận. Các sản phẩm mà họ quản lý sẽ được xem xét sau đó.

Thẻ Kanban

Phương pháp Kanban khuyến khích trực quan hóa công việc. Nó đề xuất sử dụng bảng vật lý và bảng kỹ thuật số, và bảng bên dưới thể hiện các cột đó với các thẻ được phân bố trên chúng.

Thẻ Kanban là những phần thiết yếu trên bảng Kanban vì nó thể hiện công việc mà nhóm đang thực hiện. Những thẻ này sẽ có

1. Ưu tiên
2. Chủ nhân
3. Kiểu
4. Ngày đáo hạn

Một cột trong bảng Kanban thể hiện giai đoạn công việc và bạn có thể đặt giới hạn WIP (Đang tiến hành) trên cột. Giới hạn WIP có nghĩa là số lượng thẻ tối đa có thể ở trên cột đó.

Vì phương pháp Kanban sử dụng hệ thống kéo, nên khi nào lập trình viên rảnh, họ có thể kéo một thẻ từ cột việc cần làm sang cột việc cần làm. Bảng mà những thẻ này được đặt trên đó đáng để xem xét kỹ hơn.

Bảng Kanban

Bảng Kanban là một công cụ quản lý dự án linh hoạt giúp triển khai Kanban để quản lý các dự án cho mục đích cá nhân và kinh doanh. Đây là bảng vật lý hoặc kỹ thuật số (JIRA) được thiết kế để giúp các nhóm trực quan hóa công việc của họ ở các giai đoạn và quy trình khác nhau. Nó cũng giúp thể hiện các giai đoạn làm việc với các cột bằng thẻ.

Nó có các cột thể hiện trạng thái của công việc như

1. Làm,
2. Dev
3. Kiểm tra
4. Xong.

Mỗi cột này có thể có thẻ <= giới hạn WIP. Các thẻ đại diện cho công việc thực tế.

Bạn có thể sử dụng các số dương để giới hạn khối lượng công việc đang thực hiện, và con số giới hạn này có thể được đặt ở đầu các cột trên cả bảng Kanban vật lý và kỹ thuật số. Bất kỳ thành viên nào trong nhóm cũng có thể quản lý trạng thái thẻ của mình, và toàn bộ nhóm có thể hình dung được quy trình làm việc. Digibảng điện tử như CHUYẾN DU LỊCH thêm các giới hạn tương tự với chu kỳ thời gian tự động tracvua. Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về quy trình làm việc Kanban mà các cột đó đại diện.

Quy trình làm việc của Kanban

Quy trình làm việc của Kanban là một tập hợp các bước giúp các nhóm xác định các chính sách và nguyên tắc rõ ràng trong Kanban. Nó đại diện cho các quy tắc và thủ tục trong khi công việc đang diễn ra qua các giai đoạn khác nhau của chu kỳ phát triển và phân phối. Quy trình làm việc Kanban bao gồm các quy trình từng bước từ khi bắt đầu đến khi thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.

Hiệu trưởng cơ bản Kanban sau đây là, “dừng bắt đầu, bắt đầu kết thúc”. Với sự trợ giúp của giới hạn WIP, nó sẽ hoàn thành được nhiều việc hơn. Các quy trình và trạng thái Kanban có thể tùy chỉnh có sẵn trong bất kỳ công cụ hiện đại nào như JIRA.

Dưới đây là các trạng thái cơ bản mà nhiều nhóm phần mềm tuân theo để quản lý quy trình làm việc của họ.

Hãy lưu ý rằng các trạng thái "sẵn sàng" là hàng đợi, không phải là công việc. Một lá bài có thể nằm trong hàng đợi vô thời hạn, vì vậy quy tắc di chuyển bài quan trọng hơn trạng thái của chúng.

Hệ thống dựa trên kéo

Kanban là một phương pháp kéo, trong đó các nhiệm vụ được kéo thay vì bị đẩy. Ngay sau khi bạn hoàn thành thẻ hiện tại của mình, bạn có thể rút thẻ mới từ cột trước đó của bảng Kanban.

Với giới hạn WIP, Kanban giúp cải thiện Thời gian chờ và Thời gian chu kỳ. Cần có khoảng cách ít nhất có thể giữa hai thời gian này. Ví dụ, chúng ta có 5 nhà phát triển và chỉ có 1 người kiểm thử; điều gì sẽ xảy ra trong trường hợp này? Sẽ luôn có nhiều thẻ cần kiểm thử và chúng sẽ ở trạng thái chờ và không hoạt động.

Để khắc phục các vấn đề nêu trên và nâng cao hiệu quả, Kanban áp dụng phương pháp kéo dựa trên giới hạn WIP, trong đó sẽ có số lượng thẻ hạn chế được rút.

Vì vậy, người thử nghiệm sẽ kéo một nhiệm vụ từ giai đoạn “sẵn sàng để thử nghiệm” khi anh ta đã hoàn thành nhiệm vụ hiện tại của mình. Với giới hạn WIP trong cột Kanban (các giai đoạn phát triển), bạn sẽ không có nhiều thẻ không được giám sát trong quy trình làm việc của Kanban.

Hệ thống dựa trên cơ chế kéo cũng giúp tìm ra tốc độ làm việc phù hợp cho nhóm. Với tốc độ làm việc phù hợp, nhóm sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Mọi thứ ở đây đều phụ thuộc vào một con số: giới hạn WIP (Work in Progress - công việc đang tiến hành).

Giới hạn WIP(Đang tiến hành)

Trong phương pháp Kanban, WIP (Work in Progress - công việc đang tiến hành) giới hạn số lượng nhiệm vụ/thẻ mà một thành viên nhóm hoặc toàn bộ nhóm có thể thực hiện cùng một lúc.

Các giới hạn WIP đảm bảo rằng nhóm ổn định công việc của họ và tăng tính chất dự đoán, điều này rất cần thiết trong hệ thống dựa trên kéo. Thông thường, quyết định giới hạn WIP do chính nhóm đưa ra.

Lý do đặt giới hạn WIP

Dưới đây là lý do để đặt Giới hạn WIP:

• Nó chuyển sự tập trung vào việc hoàn thành công việc khi một cá nhân tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm.
• Nó giúp các đội hiểu được năng lực của họ.
• Nó cải thiện năng suất và thời gian chu kỳ.
• Nó giúp tránh các nhiệm vụ chồng chất (ở chế độ chờ).
• Nó cải thiện sự lưu chuyển trong quy trình làm việc, giúp các nhiệm vụ được thực hiện liên tục.
• Điều này cũng giúp giải quyết các trở ngại vì người làm việc không phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ khác nhau.

⚠️ Cảnh báo: Giới hạn đặt quá cao cũng giống như không đặt giới hạn — thẻ sẽ xếp hàng chờ và thời gian xử lý kéo dài. Giới hạn đặt quá thấp sẽ khiến mọi người nhàn rỗi. Hãy thay đổi giới hạn của từng cột một và theo dõi thời gian xử lý trong hai tuần.

Đó là phần lý thuyết cuối cùng; phần dưới đây sẽ chuyển nó thành hành động thực tế.

Hướng dẫn triển khai Kanban từng bước một

Kanban rất dễ bắt đầu: bước một mô tả những gì bạn đã làm. Hãy cùng toàn bộ nhóm thực hiện trình tự này.

1. Lập sơ đồ quy trình làm việc hiện tại. Hãy lần lượt duyệt qua từng bước chuyển giao của một sản phẩm đã hoàn thành. Mỗi bước chuyển giao trở thành một cột, bao gồm cả các trạng thái chờ mà không ai chính thức sở hữu.
2. Vẽ bàn cờ. Một cột cho mỗi tiểu bang, từ trái sang phải, cột cuối cùng là "Đã xong". Một bảng trắng với giấy ghi chú dán là đủ cho tháng đầu tiên.
3. Viết các tấm thiệp. Cấp cho mỗi hành lý xách tay một thẻ ghi rõ thứ tự ưu tiên, chủ sở hữu, loại và ngày đến hạn, sau đó đặt thẻ vào cột tương ứng với tình trạng thực tế của nó.
4. Xác định trạng thái “đã hoàn thành” cho mỗi cột. Hãy viết các tiêu chí thoát ra lên bảng. Việc thực hành các chính sách rõ ràng này là điều ngăn chặn các thẻ bị bật ngược trở lại.
5. Đặt giới hạn WIP ban đầu. Chọn một số bắt đầu cho mỗi cột, ngoại trừ cột Việc cần làm và Đã hoàn thành, bằng một phương pháp được liệt kê bên dưới, sau đó viết số đó lên trên tiêu đề.
6. Thống nhất quy tắc kéo. Không ai bắt đầu chơi bài mới khi cột bài của họ đã đạt giới hạn; thay vào đó, họ giúp dọn sạch cột bài bên phải.
7. Kiểm tra bảng mạch mỗi ngày. Di chuyển từ phải sang trái, bắt đầu với lá bài cũ nhất, hỏi xem điều gì đang cản trở lá bài này và ai có thể giải quyết vấn đề đó hôm nay.
8. Đo rồi siết chặt. Sau hai tuần, dữ liệu về thời gian chu kỳ cho thấy cột nào giữ thẻ lâu nhất. Giảm giới hạn đó hoặc tăng dung lượng, rồi lặp lại quy trình.

Bước thứ năm là nơi hầu hết các nhóm bị mắc kẹt, vì vậy đây là ba phương pháp xác định quy mô mà các chuyên gia thường sử dụng:

Coi con số đầu tiên như một giả thuyết. Ghép bảng với hình thức chính thức. thử nghiệm linh hoạt Điều này giúp tránh tình trạng cột kiểm thử trở thành điểm nghẽn, và hai kết quả đo thời gian bên dưới cho thấy liệu phương pháp này có hiệu quả hay không.

Thời gian thực hiện và thời gian chu kỳ

Trong phương pháp Kanban, thời gian dẫn đầu và thời gian chu kỳ được sử dụng rộng rãi, nhưng giữa hai khái niệm này có sự khác biệt, và điều quan trọng là phải hiểu rõ điều đó để tránh nhầm lẫn.

Ở đây, điều quan trọng là phải hiểu là không bao gồm khoảng thời gian từ khi sẵn sàng phát hành đến khi phát hành thực tế.

Cycle Time = Work in Progress/Throughput

💡 Mẹo: Thời gian chờ là trải nghiệm của khách hàng; thời gian chu kỳ là điều mà nhóm kiểm soát được. Khoảng thời gian chờ quá lâu đồng nghĩa với việc công việc phải chờ trong hàng đợi trước khi có ai bắt đầu thực hiện, vì vậy hãy khắc phục vấn đề tiếp nhận công việc trước khi tăng tốc độ làm việc của nhóm.

Trong trường hợp lý tưởng, khoảng cách giữa thời gian dẫn đầu và thời gian chu kỳ nên ở mức tối thiểu, và Kanban sử dụng biểu đồ dòng chảy tích lũy (CFD) để đo lường dữ liệu lịch sử về thời gian dẫn đầu và thời gian chu kỳ. Biểu đồ đó sẽ là chủ đề của phần tiếp theo.

Sơ đồ dòng tích lũy (CFD)

CFD là một biểu đồ có sẵn ở tất cả các giao dịch hàng đầu. công cụ quản lý quy trình làm việc như JIRA. Biểu đồ này đo lường tổng số lượng thẻ công việc/nhiệm vụ đã đưa vào quy trình làm việc và tích lũy các thẻ/nhiệm vụ đã hoàn thành theo thời gian.

Nó giúp bạn ước tính thời gian thực hiện trung bình và thời gian chu kỳ trong thời gian được xác định trước.

Sơ đồ CFD sẽ cung cấp cho bạn các chỉ báo hoặc các khu vực có vấn đề cần khắc phục. Nó sẽ cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng, và dựa trên sơ đồ này, bạn có thể điều chỉnh thời gian dẫn đầu và thời gian chu kỳ của nhóm mình. Sơ đồ dòng chảy tích lũy bên dưới thể hiện mỗi trạng thái dưới dạng một dải màu; dải nào tiếp tục mở rộng thì đó là điểm nghẽn.

Biểu đồ được đọc thông qua bốn đại lượng:

1. Thời gian Chì: Đó là khoảng thời gian từ khi thẻ mới xuất hiện trong quy trình làm việc của bạn cho đến khi thẻ cuối cùng rời khỏi quy trình làm việc.
2. Thời gian chu kỳ: Đó là khoảng thời gian từ khi thẻ đến trạng thái hoạt động cho đến khi thẻ sẵn sàng được phát hành.
3. WIP: Công việc đang tiến hành (WIP) giới hạn số lượng mục công việc tối đa trong các giai đoạn khác nhau của quy trình làm việc.
4. Thông lượng: Đây là hiệu suất thực tế và cho biết số lượng thẻ thực tế được phân phối trong một khung thời gian nhất định.

Throughput = WIP/Cycle Time

Điều đó bao gồm các thành phần, cơ chế và số liệu. Câu hỏi còn lại là Kanban so sánh với Scrum như thế nào.

Scrum Vs. Kanban

Dưới đây là những khác biệt quan trọng giữa Scrum Vs. KanbanĐể có cái nhìn toàn diện hơn, hãy xem... Phương pháp Agile so với Scrum.

Câu Hỏi Thường Gặp