Nhật ký kế toán: Cách ghi nhật ký (Ví dụ)
Mia trẻ
Nhật ký kế toán là gì?
Mục nhật ký chỉ đơn giản là bản tóm tắt các khoản ghi nợ và ghi có của mục nhập giao dịch vào Nhật ký. Các mục nhật ký rất quan trọng vì chúng cho phép chúng ta sắp xếp các giao dịch của mình thành dữ liệu có thể quản lý được.
Hãy xem xét sơ đồ sau
Bạn sẽ nhận thấy sơ đồ trên hiển thị bước đầu tiên là “Tài liệu nguồn”. Chứng từ nguồn là những thứ như biên lai, hóa đơn, bảng kê ngân hàng và bảng sao kê thẻ tín dụng được thu thập trong năm để chúng tôi có tất cả thông tin cần thiết khi đến thời điểm chúng tôi thực hiện công việc kế toán/sổ sách kế toán. Rõ ràng, trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ không yêu cầu bạn ra ngoài và thu thập các hóa đơn và biên lai, vì vậy bây giờ chúng tôi sẽ thuận tiện “bỏ qua” bước đó.
Các loại mục Nhật ký
Sau đây là các loại mục nhật ký trong kế toán
- Mục mở đầu
- Chuyển mục
- Đóng các mục nhập
- Mục ghép
- Điều chỉnh mục nhập
- Revxóa mục
Bước tiếp theo là nhập tạp chí. Mỗi khi một giao dịch xảy ra, nó sẽ được ghi lại bằng cách sử dụng một mục nhật ký.
Ví dụ về mục nhật ký
Mọi việc chúng tôi làm kể từ thời điểm này trở đi sẽ là những việc mà các kế toán viên và nhân viên kế toán thực sự đang làm tại văn phòng của họ vào thời điểm hiện tại. Điều đó có nghĩa là bài học này sẽ mang tính kỹ thuật hơn một chút so với những bài học trước. Đừng để điều đó làm bạn sợ hãi. Bạn sẽ ngạc nhiên vì nó có thể đơn giản đến thế nào! Bây giờ sẽ là thời điểm tốt để chúng ta trình bày các bước trong quy trình kế toán/sổ sách:
Hãy tưởng tượng bạn có một chồng lớn biên lai và hóa đơn từ các cửa hàng, nhà cung cấp và khách hàng khác nhau. Mọi thông tin bạn cần đều có ở đó, nhưng sẽ vô ích khi tất cả rối tung lên như thế! Các mục nhật ký giúp chúng ta sắp xếp tất cả những điều này thành thông tin có ý nghĩa.
Định dạng của một mục tạp chí
Đây là một mục nhật ký điển hình trông như thế nào:
Giao dịch: Thanh toán chi phí 100 USD.
Nhật ký ghi:
| Dr | kinh phí | $100 |
| Cr | Ngân hàng | $100 |
Chúng ta hãy xem điều này có nghĩa là gì.
Trước hết, Dr và Cr chỉ đơn giản là viết tắt của Ghi nợ và Tín dụng.
Mỗi giao dịch bao gồm hai chuyển động: chuyển động ghi nợ và chuyển động tín dụng. Hãy cẩn thận đừng nhầm lẫn điều này với ghi nợ và tín dụng bên. Đây là hai điều khác nhau.
Chuyển động ghi nợ và ghi có được sử dụng trong kế toán để hiển thị sự tăng hoặc giảm trong tài khoản của chúng tôi. Do đó, thay vì nói rằng tài khoản tăng hoặc giảm, chúng tôi nói đã có chuyển động ghi nợ hoặc chuyển động tín dụng.
Ví dụ: trong hướng dẫn trước, chúng ta đã học cách hiển thị những điều trên giao dịch như thế này:
| BÊN NỢ | BÊN TÍN DỤNG | ||
|---|---|---|---|
| Tài khoản | Số tiền | Tài khoản | Số tiền |
| kinh phí | + $ 100 | ||
| Ngân hàng | - $ 100 | ||
Bây giờ, thay vì hiển thị chúng dưới dạng cộng và trừ, chúng ta sẽ hiển thị chúng trong mục nhật ký dưới dạng chuyển động ghi nợ và chuyển động ghi có:
| Dr | Chi phí | $100 |
| Cr | Ngân hàng | $100 |
Bản chất của từng chuyển động được giải thích dưới đây:
| BÊN NỢ
(Tài sản, Chi phí, Bản vẽ) |
BÊN TÍN DỤNG (Nợ phải trả, Revenue, Vốn chủ sở hữu) |
|
|---|---|---|
| Tăng lên | Chuyển động ghi nợ | Phong trào tín dụng |
| Giảm bớt | Phong trào tín dụng | Chuyển động ghi nợ |
Hãy áp dụng điều này vào ví dụ của chúng tôi:
Khi chúng ta thanh toán chi phí, điều đó có nghĩa là chi phí của chúng ta đã tăng lên. Ngoài ra, khi chúng ta thanh toán chi phí, tài khoản ngân hàng của chúng ta rõ ràng sẽ giảm xuống.
Vì vậy, tóm lại, chúng ta cần ghi lại một giao dịch sẽ làm tăng chi phí và giảm chi phí ngân hàng.
Quay lại ma trận của chúng ta, chúng ta có thể thấy rằng để tăng chi phí, chúng ta cần có chuyển động ghi nợ.
|
BÊN NỢ (Tài sản, Chi phí, Bản vẽ) |
BÊN TÍN DỤNG (Nợ phải trả, Revenue, Vốn chủ sở hữu) |
|
|---|---|---|
|
Tăng lên |
Chuyển động ghi nợ | Phong trào tín dụng |
| Giảm bớt | Phong trào tín dụng | Chuyển động ghi nợ |
Chúng ta cũng có thể thấy rằng việc giảm ngân hàng của chúng ta đòi hỏi phải có chuyển động tín dụng:
|
BÊN NỢ (Tài sản, Chi phí, Bản vẽ) |
BÊN TÍN DỤNG (Nợ phải trả, Revenue, Vốn chủ sở hữu) |
|
|---|---|---|
| Tăng lên | Chuyển động ghi nợ | Phong trào tín dụng |
| Giảm bớt | Phong trào tín dụng | Chuyển động ghi nợ |
Do đó, mục nhật ký của chúng ta sẽ liên quan đến chuyển động ghi nợ vào chi phí, chuyển động ghi có vào ngân hàng, giống như chúng ta đã thấy trước đây:
| Dr | Chi phí | $100 |
| Cr | Ngân hàng | $100 |
Bây giờ đến lượt bạn. Hãy thử viết nhật ký về các giao dịch mà chúng ta đã thực hiện trong các bài học trước. Người đầu tiên đã được thực hiện cho bạn.
