Giới thiệu về Mua hàng & Yêu cầu mua hàng trong SAP

Mua hàng là một bộ phận của SAP Mô-đun MM và quy trình của nó có thể được mô tả sơ bộ trong sơ đồ bên dưới.

MRP (lập kế hoạch nguồn lực vật tư) tạo đề xuất mua sắm và sau đó được chuyển đổi thành Yêu cầu mua hàng. Bước tiếp theo là chỉ định nguồn cho Yêu cầu mua hàng và phát hành Yêu cầu mua hàng. PR được chuyển đổi thành Lệnh mua hàng và khi nhận được hàng hóa, có thể thực hiện biên lai hóa đơn để hoàn tất quy trình mua hàng. Ngoài ra, thanh toán được xử lý (trong mô-đun FI).

Việc mua sắm không nhất thiết phải bắt đầu bằng MRP, nó có thể được bắt đầu bằng kế hoạch dựa trên mức tiêu thụ hoặc bằng cách trực tiếp tạo PR hoặc PO.

MRP là một chức năng hệ thống để xác định các yêu cầu về vật liệu ở cả cấp độ vật liệu và BoM. Một BoM (Bill vật liệu) là danh sách các thành phần và thành phần phụ mà một vật liệu bao gồm.

Một trong những tài liệu cơ bản trong Mua hàng tại SAP là yêu cầu mua hàng.

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng có thể được tạo tự động bằng hệ thống hoặc thủ công. Chúng có thể được chuyển đổi trong đơn đặt hàng nhưng chỉ khi được phát hành (phê duyệt yêu cầu mua hàng).

Chúng ta sẽ đề cập đến một số chủ đề trong bài học này có thể giúp hiểu và tạo yêu cầu mua hàng.

Phạm vi số trong yêu cầu mua hàng được yêu cầu giống như trong các tài liệu khác, nhằm mục đích gán số tài liệu cho các tài liệu mới được tạo.

Later, các dãy số này đang được gán cho các loại tài liệu khác nhau mà chúng tôi có thể xác định để sử dụng trong quá trình xử lý yêu cầu mua hàng.

Chúng tôi cũng sẽ đề cập đến số theo dõi yêu cầu, về cơ bản là tổ hợp số/chữ cái có thể được gán duy nhất cho nhiều tài liệu để theo dõi các yêu cầu quan trọng nhất định.

Bạn sẽ biết cách xác định nguồn hoạt động và lý do tại sao nó hữu ích cũng như cách chỉ định nguồn này cho tài liệu mua hàng của chúng tôi.

Cuối cùng, bạn sẽ tìm hiểu cách xử lý yêu cầu mua hàng, từ khi tạo yêu cầu cho đến khi chuyển nó thành đơn đặt hàng.

Phạm vi số cho Yêu cầu mua hàng

Việc chỉ định phạm vi số cho yêu cầu mua hàng hoạt động trên loại tài liệu. Một số dãy số khác nhau có thể được tạo và sau đó được gán cho một loại yêu cầu mua hàng cụ thể.

Điều này được thực hiện trong việc tùy chỉnh. Các loại tài liệu yêu cầu có thể có hai dãy số được chỉ định. Một phạm vi bên trong và một phạm vi bên ngoài được gán cho từng loại tài liệu. Dãy số bên trong đang được hệ thống tự động tăng lên và dãy số bên ngoài được gán thủ công.

Màn hình bên dưới thể hiện danh sách dãy số cần trưng mua.

Số From là số đầu tiên trong phạm vi, Số To là số có sẵn cuối cùng và số hiện tại là số được gán cuối cùng cho tài liệu.

Ngoài ra, còn có một hộp kiểm cho biết đây có phải là phạm vi số bên ngoài hay không.

Ví dụ: một phạm vi số nội bộ có thể được xác định là một phạm vi từ 20000000 đến 30000000, trong trường hợp này, các tài liệu thuộc loại tài liệu được chỉ định khoảng này sẽ được đánh số bắt đầu từ 20000001 và sẽ tăng thêm 1 cho mỗi tài liệu mới được tạo. Số cuối cùng có sẵn cho khoảng này sẽ là 30000000 và nếu tài liệu của bạn lấp đầy toàn bộ dãy số thì nó phải được mở rộng. Điều này hiếm khi xảy ra vì điều đó có nghĩa là bạn sẽ có 10 triệu tài liệu yêu cầu mua hàng.

Định nghĩa loại tài liệu

Định nghĩa loại tài liệu là hành động xác định các loại tài liệu khác nhau cho một yêu cầu mua hàng. Nó rất hữu ích trong việc nhóm các yêu cầu mua hàng và chỉ định việc sử dụng nó một cách chi tiết hơn. Ví dụ: chúng ta có thể có PR tiêu chuẩn, hợp đồng phụ và chuyển nhượng cổ phiếu. Mỗi loại tài liệu đều phù hợp với một nhu cầu đặc biệt và được cấu hình để sử dụng theo cách đó.

Trong định nghĩa loại tài liệu, bạn có thể định nghĩa một số tùy chọn. Khoảng số (bên trong và bên ngoài), khoảng mục, khóa chọn trường, chỉ báo kiểm soát, chỉ báo phát hành tổng thể (xác định xem tất cả các mục trong PR được phát hành đồng thời hay riêng lẻ).

Loại tài liệu Yêu cầu mua hàng tiêu chuẩn trong SAP được xác định trong tất cả các cài đặt là NB.

Số theo dõi yêu cầu

Con số này được sử dụng để theo dõi các yêu cầu cụ thể. Nó có thể được nhập vào trong quá trình tạo yêu cầu mua hàng và được sao chép vào tài liệu đơn đặt hàng. Nó được duy trì ở cấp độ vật phẩm và các vật phẩm có thể được chọn theo số này trong một số báo cáo như MELB.

• Thực hiện MELB Giao dịch.
• Nhấn vào Chọn .

Khi bạn bấm vào Tiếp tục, bạn sẽ quay lại màn hình lựa chọn ban đầu.. Bạn cũng có nhiều lựa chọn khác nhau và nên chọn những phương án phù hợp nhất để thu hẹp phạm vi tìm kiếm.

• Nhập (các) số theo dõi yêu cầu.
• Thi hành, hành hình.

Bạn sẽ được cung cấp một danh sách các tài liệu có chứa số theo dõi.

Xác định nguồn

Việc xác định nguồn hỗ trợ tìm kiếm nguồn phù hợp nhất cho một yêu cầu, ví dụ: nó có thể đề xuất thỏa thuận phác thảo, nguồn mua sắm nội bộ (nhà máy) nào hoặc nhà cung cấp nào có thể được sử dụng để đặt hàng các nguyên liệu cụ thể tại thời điểm nhất định.

Việc xác định nguồn lấy nhiều dữ liệu khác nhau làm tham số cho quá trình xác định thực tế. Chúng bao gồm Thỏa thuận phác thảo, Bản ghi thông tin mua hàng, Nhà máy trong công ty của chúng tôi, Sắp xếp hạn ngạch, Danh sách nguồn.

Tất cả điều này được tính đến khi xác định nguồn tốt nhất có thể cho một yêu cầu.

Kiểm tra đầu tiên được thực hiện thông qua Sắp xếp hạn ngạch trong đó hệ thống xác định xem có nguồn phù hợp với sự sắp xếp hạn ngạch phù hợp cho vật liệu hay không và nếu tìm thấy nguồn phù hợp thì nguồn đó sẽ được chọn và việc tìm kiếm nguồn bổ sung sẽ bị hủy bỏ.

Nếu không, hệ thống sẽ mất danh sách nguồn vào tài khoản và tìm kiếm các nguồn hợp lệ ở đó. Danh sách nguồn bao gồm các bản ghi cố định và bị chặn. Bản ghi cố định dành cho các nhà cung cấp cố định đối với tài liệu cụ thể có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định. Hồ sơ bị chặn không thể được sử dụng làm nguồn khi chúng ở trạng thái này.

Cuối cùng hệ thống tra cứu thỏa thuận phác thảo và ghi thông tin tìm các nguồn đáng tin cậy và giao cho họ yêu cầu trưng dụng. Bạn đã thấy trong bài học trước bản ghi thông tin mua hàng là gì và thỏa thuận phác thảo là một thỏa thuận hoặc hợp đồng lập kế hoạch cũng được sử dụng trong quy trình xác định nguồn làm thông tin đầu vào.

Để sử dụng tính năng xác định nguồn, bạn cần tích vào hộp kiểm Xác định nguồn trên màn hình ban đầu của yêu cầu mua hàng.

Phân công nguồn

Hệ thống có thể thực hiện gán nguồn nền hoặc nền trước.

Nếu tìm kiếm được thực hiện ở chế độ nền trước và tìm thấy nhiều nguồn hợp lệ, một danh sách lựa chọn sẽ xuất hiện để người dùng nên chọn nguồn thích hợp. Nếu chỉ tìm thấy một nguồn phù hợp, nó sẽ được chỉ định tự động.

Nếu việc tìm kiếm được thực hiện ở chế độ nền thì phải xác định một nguồn duy nhất và để đạt được điều đó hệ thống sẽ thực hiện nhiều chức năng khác nhau trong việc tra cứu.

Ví dụ: thỏa thuận phác thảo có mức độ ưu tiên cao hơn nguồn bản ghi thông tin mua hàng và trong trường hợp có xung đột, nguồn thỏa thuận phác thảo sẽ được chọn.

Nếu tìm thấy nhiều nguồn hợp lệ trong các thỏa thuận phác thảo, nguồn hợp lệ duy nhất sẽ là nguồn dành cho nhà cung cấp thông thường và nếu không có bản ghi nào dành cho nhà cung cấp thông thường thì nguồn sẽ phải được xác định theo cách thủ công.

Bạn có thể thấy hệ thống cung cấp hai nguồn như thế nào, từ đó chúng ta phải chọn nguồn tốt hơn theo cách thủ công.