Giới thiệu về Microsoft Excel 101: Lưu ý về MS Excel

Với Microsoft Hướng dẫn Excel, chúng ta sẽ tìm hiểu Microsoft Exel cơ bản. Những cái này Microsoft Ghi chú Excel sẽ giúp bạn tìm hiểu mọi khái niệm MS Excel. Hãy bắt đầu với phần giới thiệu:

Là gì Microsoft Excel?

Microsoft Excel là một chương trình bảng tính được sử dụng để ghi lại và phân tích dữ liệu số và thống kê. Microsoft Excel cung cấp nhiều tính năng để thực hiện các thao tác khác nhau như tính toán, bảng tổng hợp, công cụ đồ thị, lập trình macro, v.v. Nó tương thích với nhiều hệ điều hành như Windows, macOS, Android và iOS.

Bảng tính Excel có thể hiểu là tập hợp các cột và hàng tạo thành một bảng. Các chữ cái theo thứ tự chữ cái thường được gán cho các cột và số thường được gán cho các hàng. Điểm mà một cột và một hàng gặp nhau được gọi là ô. Địa chỉ của một ô được cho bởi chữ cái đại diện cho cột và số đại diện cho một hàng.

Tại sao tôi nên học Microsoft Excel?

Tất cả chúng ta đều xử lý các con số theo cách này hay cách khác. Tất cả chúng ta đều có chi phí hàng ngày mà chúng ta phải trả từ thu nhập hàng tháng mà chúng ta kiếm được. Để chi tiêu một cách khôn ngoan, họ sẽ cần biết thu nhập của mình so với chi tiêu. Microsoft Excel hữu ích khi chúng ta muốn ghi lại, phân tích và lưu trữ dữ liệu số như vậy. Hãy minh họa điều này bằng hình ảnh sau.

Microsoft Excel

Tôi có thể nhận được ở đâu Microsoft Excel?

Có nhiều cách để bạn có thể nhận được Microsoft Excel. Bạn có thể mua nó từ cửa hàng phần cứng máy tính cũng bán phần mềm. Microsoft Excel là một phần của Microsoft Bộ chương trình văn phòng. Ngoài ra, bạn có thể tải xuống từ Microsoft trang web nhưng bạn sẽ phải mua key bản quyền.

Làm thế nào để mở Microsoft Excel?

Chạy Excel không khác gì chạy các ứng dụng khác Windows chương trình. Nếu bạn đang chạy Windows với GUI như (Windows XP, Vista và 7) hãy làm theo các bước sau.

  • Bấm vào menu bắt đầu
  • Trỏ tới tất cả các chương trình
  • Điểm đến Microsoft Excel
  • Nhấp vào Microsoft Excel

Ngoài ra, bạn cũng có thể mở nó từ menu bắt đầu nếu nó đã được thêm vào đó. Bạn cũng có thể mở nó từ lối tắt trên màn hình nếu bạn đã tạo một lối tắt.

Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ làm việc với Windows 8.1 và Microsoft Excel 2013. Thực hiện theo các bước sau để chạy Excel trên Windows 8.1

  • Bấm vào menu bắt đầu
  • Tìm kiếm Excel NB ngay cả trước khi bạn nhập, tất cả các chương trình bắt đầu bằng nội dung bạn đã nhập sẽ được liệt kê.
  • Nhấp vào Microsoft Excel

Hình ảnh sau đây cho bạn thấy cách thực hiện điều này

Làm thế nào để mở Microsoft Excel

Hiểu về Ribbon

Dải băng cung cấp các phím tắt cho các lệnh trong Excel. Lệnh là một hành động mà người dùng thực hiện. Ví dụ về lệnh là tạo tài liệu mới, in tài liệu, v.v. Hình ảnh bên dưới thể hiện dải băng được sử dụng trong Excel 2013.

Hiểu về Ribbon

Các thành phần ribbon đã được giải thích

Nút bắt đầu dải băng – nó được sử dụng để truy cập các lệnh như tạo tài liệu mới, lưu công việc hiện có, in, truy cập các tùy chọn để tùy chỉnh Excel, v.v.

Tab ruy-băng – các tab được sử dụng để nhóm các lệnh tương tự lại với nhau. Tab trang chủ được sử dụng cho các lệnh cơ bản như định dạng dữ liệu để làm cho dữ liệu dễ trình bày hơn, sắp xếp và tìm dữ liệu cụ thể trong bảng tính.

Thanh ruy băng – các thanh dùng để nhóm các lệnh giống nhau lại với nhau. Ví dụ: thanh ribbon Căn chỉnh được sử dụng để nhóm tất cả các lệnh dùng để căn chỉnh dữ liệu lại với nhau.

Hiểu bảng tính (Hàng và Cột, Trang tính, Sổ làm việc)

Một bảng tính là một tập hợp các hàng và cột. Khi một hàng và một cột gặp nhau, chúng tạo thành một ô. Các tế bào được sử dụng để ghi lại dữ liệu. Mỗi ô được xác định duy nhất bằng cách sử dụng địa chỉ ô. Các cột thường được gắn nhãn bằng các chữ cái trong khi các hàng thường là số.

Sổ làm việc là tập hợp các trang tính. Theo mặc định, một sổ làm việc có ba ô trong Excel. Các bạn có thể xóa hoặc thêm nhiều sheet cho phù hợp với yêu cầu của mình. Theo mặc định, các trang tính được đặt tên là Sheet1, Sheet2, v.v. Bạn có thể đổi tên tên trang tính thành những tên có ý nghĩa hơn như Chi phí hàng ngày, Ngân sách hàng tháng, v.v.

Hiểu bảng tính

Tùy biến Microsoft Môi trường Excel

Cá nhân tôi thích màu đen nên theme excel của tôi trông hơi đen. Màu sắc yêu thích của bạn có thể là màu xanh lam và bạn cũng có thể làm cho màu chủ đề của mình trông giống màu xanh lam. Nếu bạn không phải là lập trình viên, bạn có thể không muốn bao gồm các tab ribbon tức là nhà phát triển. Tất cả điều này có thể được thực hiện thông qua các tùy chỉnh. Trong phần phụ này, chúng ta sẽ xem xét;

  • Tùy chỉnh ruy băng
  • Đặt chủ đề màu
  • Cài đặt cho công thức
  • Cài đặt kiểm lỗi
  • Lưu các thiết lập

Tùy chỉnh ruy băng

Tùy chỉnh Ribbon

Hình ảnh trên hiển thị dải băng mặc định trong Excel 2013. Hãy bắt đầu với việc tùy chỉnh dải băng, giả sử bạn không muốn xem một số tab trên dải băng hoặc bạn muốn thêm một số tab bị thiếu, chẳng hạn như tab nhà phát triển. Bạn có thể sử dụng cửa sổ tùy chọn để đạt được điều này.

  • Nhấp vào nút bắt đầu ruy-băng
  • Chọn các tùy chọn từ menu thả xuống. Bạn sẽ có thể thấy cửa sổ hộp thoại Tùy chọn Excel
  • Chọn tùy chọn ribbon tùy chỉnh từ bảng điều khiển bên trái như hiển thị bên dưới

Tùy chỉnh Ribbon

  • Ở phía bên phải của bạn, hãy xóa dấu kiểm khỏi các tab mà bạn không muốn thấy trên dải băng. Đối với ví dụ này, chúng tôi đã xóa Bố cục Trang, Review và tab Xem.
  • Nhấp vào nút “OK” khi bạn hoàn tất.

Ruy băng của bạn sẽ trông như sau

Tùy chỉnh Ribbon

Thêm các tab tùy chỉnh vào ribbon

Bạn cũng có thể thêm tab của riêng mình, đặt tên tùy chỉnh và gán lệnh cho nó. Hãy thêm một tab vào ribbon với dòng chữ Guru99

Thêm tab tùy chỉnh vào Ribbon

  1. Nhấp chuột phải vào dải băng và chọn Tùy chỉnh dải băng. Cửa sổ hội thoại hiển thị ở trên sẽ xuất hiện
  2. Nhấp vào nút tab mới như minh họa trong hình ảnh động bên dưới
  3. Chọn tab vừa tạo
  4. Bấm vào nút Đổi tên
  5. Đặt tên là Guru99
  6. Chọn Nhóm mới (Tùy chỉnh) trong tab Guru99 như trong hình bên dưới
  7. Nhấp vào nút Đổi tên và đặt tên cho Lệnh của tôi
  8. Bây giờ hãy thêm lệnh vào thanh ribbon của tôi
  9. Các lệnh được liệt kê ở bảng giữa
  10. Chọn lệnh Tất cả các loại biểu đồ và nhấp vào nút Thêm
  11. Bấm vào OK

Ruy băng của bạn sẽ trông như sau

Tùy chỉnh Ribbon

Đặt chủ đề màu

Để thiết lập chủ đề màu cho trang tính Excel của bạn, bạn phải vào ribbon Excel và nhấp vào lệnh File àOption. Nó sẽ mở ra một cửa sổ nơi bạn phải làm theo các bước sau.

Đặt chủ đề màu

  1. Tab chung ở bảng bên trái sẽ được chọn theo mặc định.
  2. Tìm cách phối màu trong Tùy chọn chung để làm việc với Excel
  3. Nhấp vào danh sách thả xuống bảng màu và chọn màu mong muốn
  4. Bấm vào nút OK

Cài đặt cho công thức

Tùy chọn này cho phép bạn xác định cách Excel hoạt động khi bạn làm việc với các công thức. Bạn có thể sử dụng nó để đặt các tùy chọn, tức là tự động hoàn thành khi nhập công thức, thay đổi kiểu tham chiếu ô và sử dụng số cho cả cột và hàng cũng như các tùy chọn khác.

Cài đặt cho Công thức

Nếu bạn muốn kích hoạt một tùy chọn, hãy nhấp vào hộp kiểm của tùy chọn đó. Nếu bạn muốn hủy kích hoạt một tùy chọn, hãy xóa dấu khỏi hộp kiểm. Bạn có thể tùy chọn này từ cửa sổ hộp thoại Tùy chọn trong tab công thức từ bảng điều khiển bên trái

Cài đặt kiểm lỗi

Cài đặt soát lỗi

Tùy chọn này thao tác nhập văn bản vào excel. Nó cho phép cài đặt các tùy chọn như ngôn ngữ từ điển nên được sử dụng khi kiểm tra lỗi chính tả, gợi ý từ từ điển, v.v. Bạn có thể thực hiện tùy chọn này từ cửa sổ hội thoại tùy chọn trong tab soát lỗi từ bảng điều khiển bên trái

Lưu các thiết lập

Lưu các thiết lập

Tùy chọn này cho phép bạn xác định định dạng tệp mặc định khi lưu tệp, bật tự động khôi phục trong trường hợp máy tính của bạn tắt trước khi bạn có thể lưu công việc của mình, v.v.. Bạn có thể sử dụng tùy chọn này từ cửa sổ hội thoại Tùy chọn trong tab lưu từ bảng điều khiển bên trái

Các phím tắt Excel quan trọng

Ctrl + P dùng để mở cửa sổ hội thoại in
Ctrl + N tạo một sổ làm việc mới
Ctrl + S lưu sổ làm việc hiện tại
Ctrl + C sao chép nội dung của lựa chọn hiện tại
Ctrl + V dán dữ liệu từ clipboard
SHIFT+F3 hiển thị cửa sổ hộp thoại chèn chức năng
SHIFT+F11 Tạo một bảng tính mới
F2 Kiểm tra công thức và phạm vi ô được bao phủ

Các phương pháp thực hành tốt nhất khi làm việc với Microsoft Excel

  1. Lưu sổ làm việc với tính tương thích ngược. Nếu bạn không sử dụng các tính năng mới nhất trong các phiên bản Excel cao hơn, bạn nên lưu tệp của mình ở định dạng 2003 *.xls để tương thích ngược
  2. Sử dụng tên mô tả cho các cột và trang tính trong sổ làm việc
  3. Tránh làm việc với các công thức phức tạp có nhiều biến số. Cố gắng chia chúng thành các kết quả nhỏ được quản lý mà bạn có thể sử dụng để xây dựng
  4. Sử dụng các hàm dựng sẵn bất cứ khi nào bạn có thể thay vì viết công thức của riêng bạn

Tổng kết

  • Giới thiệu MS Excel: Microsoft Excel là một chương trình bảng tính mạnh mẽ dùng để ghi, thao tác, lưu trữ dữ liệu số và nó có thể được tùy chỉnh để phù hợp với sở thích của bạn
  • Ribbon được sử dụng để truy cập các lệnh khác nhau trong Excel
  • Cửa sổ hội thoại tùy chọn cho phép bạn tùy chỉnh một số mục như ribbon, công thức, kiểm chứng, lưu, v.v.