Hướng dẫn cơ bản về MS Excel dành cho người mới bắt đầu

Bài hướng dẫn này giới thiệu những kiến ​​thức cơ bản về... Microsoft Excel giúp người mới bắt đầu nhanh chóng làm quen với chương trình và các khái niệm mà mọi người dùng Excel đều sử dụng hàng ngày.

Là gì Microsoft Excel?

Microsoft Excel Đây là một chương trình bảng tính được sử dụng để ghi lại, phân tích và trực quan hóa dữ liệu số và thống kê. Nó cung cấp một bộ tính năng phong phú — tính toán, bảng tổng hợp, công cụ biểu đồ, lập trình macro, và hiện nay là phân tích hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo — và có sẵn trên... Windows, macOS, Android, iOS và web.

Bảng tính Excel là một lưới gồm các cột và hàng. Các cột được đánh dấu bằng chữ cái và các hàng được đánh dấu bằng số. Giao điểm của một cột và một hàng được gọi là một hàng. pinvà địa chỉ của nó là chữ cái đầu của cột theo sau là số hàng (ví dụ: A1, B12).

Tại sao tôi nên học Microsoft Excel?

Hầu hết chúng ta đều làm việc với các con số mỗi ngày — thu nhập, chi phí, giá cả, thời hạn. Excel giúp dễ dàng ghi lại, tính toán và phân tích dữ liệu đó, sau đó trực quan hóa chúng thông qua biểu đồ và bảng điều khiển. Hình minh họa bên dưới cho thấy một bảng ngân sách hàng tháng đơn giản được thiết lập trong Excel.

Tôi có thể nhận được ở đâu Microsoft Excel?

Excel là một phần của Microsoft Bộ ứng dụng 365 (trước đây là Office 365). Bạn có thể đăng ký. Microsoft 365 trực tiếp từ microsoft.comBạn có thể mua giấy phép vĩnh viễn (Office Home & Business) hoặc sử dụng phiên bản miễn phí trên trình duyệt. Excel cho web thông qua một Microsoft tài khoản.

Làm thế nào để mở Microsoft Excel

Việc mở Excel cũng giống như mở bất kỳ ứng dụng nào khác. Windows ứng dụng. Trên hiện đại Windows 10 hoặc 11 bước là:

• Nhấn vào Bắt đầu .
• Nhập “Excel” — các ứng dụng phù hợp sẽ xuất hiện ngay khi bạn bắt đầu nhập.ping.
• Nhấp chuột Microsoft Excel trong kết quả.

Bạn cũng có thể ghim Excel vào thanh tác vụ hoặc menu Bắt đầu, hoặc mở nó từ một phím tắt trên màn hình.

Hiểu về Ribbon

dây băng Thanh công cụ (tab) là tập hợp các tab và biểu tượng ở phía trên cửa sổ Excel. Nó nhóm các lệnh theo tác vụ để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy hành động phù hợp. Lệnh là bất kỳ hành động nào bạn thực hiện — tạo tài liệu mới, in tập tin, áp dụng biểu đồ, v.v.

Các thành phần ribbon đã được giải thích

• Menu Tệp (nút bắt đầu): Mở các lệnh như Mới, Mở, Lưu, In và Tùy chọn để tùy chỉnh Excel.
• Các tab ruy băng: các lệnh liên quan đến nhóm. Trang chủ Tab này bao gồm các chức năng định dạng, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu.
• Các nhóm ruy băng: các mục con bên trong mỗi tab. Ví dụ, Alignment Nhóm lệnh trên tab Trang chủ tập hợp tất cả các lệnh căn chỉnh nội dung ô.

Hiểu về bảng tính — Hàng, Cột, Trang tính và Sổ làm việc

A bảng là một lưới đơn gồm các hàng và cột. Tại điểm giao nhau giữa một hàng và một cột, ta có một hàng. pinvà mỗi ô có một địa chỉ duy nhất, ví dụ như C5Các cột được đánh số bằng chữ cái (A, B, C, …) và các hàng được đánh số bằng số (1, 2, 3, …).

A bảng tính Tệp này chứa một hoặc nhiều trang tính. Sổ làm việc mới mặc định sẽ mở với một trang tính duy nhất, nhưng bạn có thể thêm hoặc xóa trang tính khi cần. Các trang tính được đặt tên là... Sheet1, Sheet2và cứ thế tiếp tục; đổi tên chúng thành những cái tên có ý nghĩa hơn, chẳng hạn như Ngân sách hàng tháng or Chi phí hàng ngày.

Tùy chỉnh Microsoft Môi trường Excel

Sở thích cá nhân mỗi người khác nhau — bạn có thể thích giao diện tối màu, hoặc muốn có thêm các tab như... Nhà phát triểnhoặc ẩn các tab bạn không bao giờ sử dụng. Mọi thứ đều có thể được tùy chỉnh thông qua Tệp> Tùy chọnPhần này bao gồm:

• Tùy chỉnh dải ruy băng.
• Thiết lập chủ đề màu sắc.
• Cài đặt công thức.
• Cài đặt kiểm tra chính tả.
• Lưu các thiết lập.

Tùy chỉnh ruy băng

Mở Tệp> Tùy chọn> Tùy chỉnh ruy-băng Để ẩn, thêm hoặc sắp xếp lại các tab.

• Ở bảng điều khiển bên phải, bỏ chọn các tab bạn muốn ẩn — ví dụ: Bố cục trang, Review, và View.
• Nhấp chuột OK.

Dải ruy băng giờ trông như thế này:

Thêm tab tùy chỉnh vào Ribbon

Bạn cũng có thể tạo tab riêng, đặt tên cho nó và gán các lệnh cho tab đó. Ví dụ bên dưới thêm một tab có tên là Guru99.

1. Nhấp chuột phải vào thanh Ribbon và chọn Tùy chỉnh ruy-băng.
2. Nhấp chuột Tab mới.
3. Chọn tab vừa được tạo.
4. Nhấp chuột Đổi tên và gọi nó Guru99.
5. Chọn nhóm mới bên trong tab.
6. Nhấp chuột Đổi tên và gọi nó Lệnh của tôi.
7. Từ bảng điều khiển trung tâm, chọn một lệnh, ví dụ như... Tất cả các loại biểu đồ.
8. Nhấp chuột Thêmthì OK.

Dải ruy băng hiện chứa nội dung tùy chỉnh của bạn. Guru99 tab:

Đặt chủ đề màu

Để thay đổi chủ đề màu sắc của Excel, hãy mở... Tệp> Tùy chọn và làm theo các bước bên dưới.

1. Tổng quan Tab bên trái được chọn mặc định.
2. Tìm kiếm Văn phòng Chủ đề (Phiên bản cũ hơn: Bảng màu) bên dưới Tùy chỉnh bản sao của bạn Microsoft Office.
3. Chọn chủ đề bạn muốn từ menu thả xuống.
4. Nhấp chuột OK.

Cài đặt cho công thức

Tab Công thức kiểm soát cách Excel hoạt động khi bạn làm việc với công thức — tự động hoàn thành, chế độ tính toán, kiểu tham chiếu ô (A1 so với R1C1) và kiểm tra lỗi.

Đánh dấu vào ô để kích hoạt tùy chọn và bỏ chọn để vô hiệu hóa. Bạn có thể truy cập cùng một bảng điều khiển thông qua... Tệp > Tùy chọn > Công thức.

Cài đặt kiểm lỗi

Tab Kiểm tra chính tả (Proofing) kiểm soát cách Excel xử lý văn bản bạn nhập vào — ngôn ngữ từ điển, Tự động sửa lỗi, gợi ý chính tả, v.v.

Lưu các thiết lập

Tab Lưu cho phép bạn thiết lập định dạng tệp mặc định, khoảng thời gian Tự động Khôi phục và vị trí lưu trữ các tệp Tự động Khôi phục. Hãy sử dụng tab này để đảm bảo công việc của bạn không bao giờ bị mất do khởi động lại máy đột ngột.

Các phím tắt quan trọng trong Excel

Các phím tắt dưới đây giúp tăng tốc các công việc hàng ngày.

phím tắt	Những gì nó
Ctrl + P	Mở hộp thoại in.
Ctrl + N	Tạo một sổ làm việc mới.
Ctrl + S	Lưu lại bảng tính hiện tại.
Ctrl + C	Sao chép các ô đã chọn.
Ctrl + V	Sao chép từ clipboard.
Ctrl + Z	Hoàn tác hành động cuối cùng.
Ctrl + F	Mở chức năng Tìm & Thay thế.
Shift +F3	Mở hộp thoại Chèn Chức năng.
Shift +F11	Tạo một trang tính mới.
F2	Chỉnh sửa ô đang hoạt động và hiển thị phạm vi ô của công thức.

Các phương pháp tốt nhất khi làm việc với Microsoft Excel

1. Lưu ở định dạng hiện tại: sử dụng phương pháp hiện đại .xlsx trừ khi bạn cần chia sẻ với người dùng Excel 2003 trở xuống.
2. Sử dụng tên mô tả Dành cho các cột, trang tính và vùng dữ liệu được đặt tên.
3. Tránh các công thức quá liều: Chia nhỏ các phép tính phức tạp thành các ô trung gian hỗ trợ để bạn có thể kiểm tra từng bước.
4. Sử dụng các chức năng tích hợp sẵn như là SUMIF, XLOOKUPvà FILTER trước khi viết logic tùy chỉnh.
5. Khóa và bảo vệ Các công thức quan trọng để cộng tác viên không ghi đè lên chúng.
6. Sao lưu và phiên bản: lưu bản sao vào OneDrive hoặc SharePoint để lịch sử phiên bản được tự động cập nhật.

Microsoft Excel so với Google Sheets

Nếu bạn đang lựa chọn công cụ bảng tính, bảng dưới đây tóm tắt những điểm khác biệt chính giữa các công cụ đó. Microsoft Excel và Google Trang tính.

Khả Năng	Microsoft Excel	Google Sheets
Thi công	Ứng dụng dành cho máy tính để bàn và web; Microsoft Đăng ký 365.	Chỉ dùng trên trình duyệt; miễn phí với một Google tài khoản.
Sử dụng ngoại tuyến	Đầy đủ chức năng của máy tính để bàn.	Giới hạn thông qua tiện ích mở rộng Chrome.
Cộng tác cùng phát triển:	Cộng tác viết nội dung theo thời gian thực thông qua OneDrive/SharePoint.	Tính năng cộng tác viết bài theo thời gian thực được tích hợp sẵn.
Tính năng nguồn	Power Query, Power Pivot, macro VBA, Copilot.	Apps Script, trình kết nối BigQuery, Gemini trong Sheets.
Tốt nhất cho	Mô hình hóa phức tạp, tập dữ liệu lớn, tài chính.	Hợp tác linh hoạt và dữ liệu dựa trên biểu mẫu.

Câu Hỏi Thường Gặp